How to develop a project plan? A.

Process map to develop a project plan based on PMBOK Processes to consider in generate a project plan: 1. Scope plan, scope definition, resource plan 2. Activity definition, activity sequence, activity estimation 3. Cost estimation, risk control 4. Schedule develop, cost budgeting 5. Project plan development

From your project statement, you should have the following information: 1. Project objective 2. Constraints (limitation of existing system, budget, technology) and assumptions (availability of hardware, pre-build s/w & h/w components)

First process to consider: scope plan Input: project statement Tool: product analysis and your judgment Output: scope statement (information such as project justification, major deliverables, strategy)

5. Cost estimation task $ 1. Servers hardware 0 2. Server software 0 3. OCC deployment 5,000

4. Gateway 7,000 5. SIP phones 3,000 6. Schedule & milestones Task Deliverable
Wk1-Wk4 Wk5 Wk6-Wk9 Wk9 Wk10-Wk18 Wk 21 (or wk22) Wk22-Wk26 Wk27-Wk32 Wk31-32 Wk33

Time

1. Overview of SIP and Vocal Project statement 2. Each team setting up basic Vocal & learn VoIP basic project plan 3. Project execution Interim report 4. Project execution & control Status report for integration readiness 5. VoIP system deployment & documentation Integrated test (for commission) 6. Project presentation

Next process to consider: scope definition Input: scope statement Tool to use: WBS and decomposition Output: WBS chart and scope statement update (you can combine scope plan and scope definition in small project)

Other process: Activity definition Input: WBS chart, scope statement, constraints Tool: decomposition Output: activities list, WBS chart update

Activity sequencing

Input: activities list, common sense in dependencies, project description Tool: diagram method (arrow diagram) Output: project network diagram, activities list update

Activities duration estimate Input: project network diagram, activities list update, resource information (requirement & capabilities), risk factor, historical information Tool: your judgment Output: activities duration estimates, activities list update

Resource planning Input: WBS chart, historic information, scope statement, activities duration estimate Tool: your judgment Output: resource information (requirement & capabilities)

Risk monitor and control Input: policies, project statement, stakeholder risk analysis, WBS structure Tool: team judgment Output: Risk management plan (methodology, role and responsibilities, threshold, tracking, budget and timing), identified risk (for other processes)

Cost estimation & budgeting Input: WBS chart, resource requirement, activities duration estimate, historical information, risk Tools: estimating tools (parametric model, analogous estimate) Output: cost estimate, cost management plan (state how cost variance will be managed)

Project plan development Input: cost estimate, cost management plan, risk management plan, risk, resource information, activities list and its estimate, WBS chart Tools: project plan methodology (as stated in PMI), PMIS Output: project plan, update WBS chart, activities list, budget, and various management plan

B. Project plan document (template to be used) 1. Project objectives 2. Approach or strategy 3. Scope statement 4. WBS chart (scope) 5. Cost estimates ($$$) 6. Schedule (time) 7. Major milestones and their target dates (can combined with #6) 8. Performance measurement (i.e. testing criterion) 9. Key skills & support required 10. Key risks 11. Other issues

Pitfall of project plan! Be careful! All plans are estimates Aware of the big picture Consider the trade-off: quality, time, scope and cost Do not only plan without action No plan is perfect

C. Project Plan Example (Excerpt version) 1. Project objectives To develop a VoIP system based on Vocal system. This deployed system able to handle # of phone per hour with standard features including proxy, features server and various Marshal services. It also provides development platform for VoIP deployment by Dept. of ICT. 2. Approach or strategy Based on industrial standard platform, final year students are divided into many small teams, each team responsible for a certain technological area. For those team managed to final their tasks, they are allocated time to arrange integration and commission of the system. Multiple teams are allocated to the same area to provide redundancy in class there are poor performance. 3. Scope statement A fully integrated and function VoIP system deployed which will be resided in the new Operation and Control Centre of the NTC. Some of the key functions are: account, PSTN connectivity, PABX connectivities. Voice mail system and H.323 VoIP integration. This will be used as a pilot VoIP system. 4. WBS chart (you should use the technique learn with MS-Project to create the following charts)

Cmo desarrollar un plan de proyecto? A. mapa de procesos para desarrollar un plan de proyecto basado en PMBOK Procesos a considerar en la generacin de un plan de proyecto: 1. Plan de alcance, definicin del alcance, plan de recursos 2. Definicin de la actividad, la secuencia de la actividad, la estimacin de la actividad 3. Estimacin de costos, control de riesgos 4. Planificar el desarrollo, del Presupuesto de Costes 5. Proyecto de desarrollo del plan De su estado de proyecto, debe tener la siguiente informacin: 1. Objetivo del proyecto 2. Restricciones (limitacin del sistema existente, el presupuesto, la tecnologa) y los supuestos (disponibilidad de hardware, pre-build s / W & H / W componentes) El primer proceso a considerar: plan de alcance Entrada: memoria del proyecto Herramienta: anlisis del producto y su juicio Salida: mbito de aplicacin declaracin (informacin como la justificacin del proyecto, los resultados principales, la estrategia)

5. Estimacin de costos tarea $ 1. Los servidores de hardware 0 2. Software de servidor 0 3. OCC despliegue de 5.000 4. Puerta de enlace 7000 5. SIP telfonos 3000 6. Calendario y etapas Tiempo de Trabajo Disponible 1. Descripcin general de la SIP y Vocal WK1-WK4 Proyecto de declaracin de WK5 2. Cada equipo de la creacin vocal bsica y aprender de VoIP bsica WK6-Wk9 proyecto de plan de Wk9 3. Ejecucin del proyecto WK10-Wk18

Wk Informe provisional de 21 (o wk22) 4. Proyecto de ejecucin y control Wk22-Wk26 Informe de situacin para la preparacin para la integracin 5. VoIP sistema de despliegue y documentacin Wk27-Wk32 Prueba integrada (por comisin) Wk31-32 6. Presentacin del proyecto Wk33

Siguiente proceso a considerar: la definicin del alcance Entrada: declaracin sobre el alcance Herramienta a utilizar: PEP y la descomposicin Salida: EDT carta y el alcance de la declaracin de actualizacin (Se puede combinar plan de alcance y definicin del alcance de proyecto de pequea) Otro proceso: definicin de la actividad Entrada: WBS grfico, la declaracin del alcance, las limitaciones Herramienta: La descomposicin Salida: la lista de actividades, tabla de actualizacin de la EDT Actividad de secuenciacin De entrada: la lista de actividades, el sentido comn en las dependencias, descripcin del proyecto Herramienta: El mtodo de diagrama (diagrama de flechas) Salida: proyecto de diagrama de red, la lista de actividades de actualizacin Actividades estimacin de la duracin Entrada: Diagrama de proyecto de la red, actualizar la lista de actividades, informacin de recursos (requisito y capacidades), factor de riesgo, la informacin histrica Herramienta: tu juicio Salida: Estimaciones de actividades de duracin, la lista de actividades de actualizacin Planificacin de recursos Entrada: WBS grfico, informacin histrica, la declaracin del alcance, la estimacin de duracin de las actividades

Herramienta: tu juicio Salida: fuente de informacin (requisitos y capacidades) Riesgo de monitoreo y control Entrada: polticas, la declaracin de proyecto, anlisis de riesgo de los interesados, la estructura de la EDT Herramienta: el juicio del equipo Salida: plan de gestin del riesgo (metodologa, funciones y responsabilidades, el umbral, el seguimiento, presupuesto y calendario), de riesgo identificado (para otros procesos) Estimacin de costos y presupuestos Entrada: WBS grfico, las necesidades de recursos, estimacin de las actividades de la duracin, la informacin histrica, el riesgo Herramientas: herramientas de estimacin (modelo paramtrico, estimacin anloga) Salida: estimacin de costos, plan de gastos de gestin (estatal como variacin de los gastos ser administrado) Proyecto de desarrollo del plan Entrada: estimacin de costos, plan de gestin de costes, plan de gestin del riesgo, riesgo, recursos de informacin, la lista de actividades y su estimacin, tabla de PEP Herramientas: la metodologa del plan del proyecto (como se indica en PMI), PMIS Salida: proyecto de plan de actualizacin WBS grfico, la lista de actividades, presupuesto y plan de gestin de los diversos B. Proyecto de documento del plan (de plantilla que se utiliza) 1. Los objetivos del proyecto 2. Enfoque o estrategia 3. mbito de aplicacin la declaracin 4. WBS grfico (alcance) 5. Las estimaciones de costos ($ $ $) 6. Horario (tiempo) 7. Principales hitos y sus fechas objetivo (se pueden combinar con el # 6) 8. La medicin del rendimiento (es decir, criterio de las pruebas) 9. Las competencias clave y de apoyo necesarios 10. Los principales riesgos 11. Otros temas

Dificultades del plan de proyecto! Ten cuidado! Todos los planes son estimaciones Consciente de la gran imagen Tenga en cuenta el trade-off: calidad, tiempo, alcance y costo No slo va sin accin Ningn plan es perfecto C. Ejemplo de proyecto del Plan (versin Extracto) 1. Los objetivos del proyecto Para desarrollar un sistema de VoIP basado en el sistema vocal. Este sistema implementado capaz de manejar ... N de telfono por hora, con caractersticas estndar como proxy, servidor de funciones y servicios diversos Mariscal. Tambin proporciona la plataforma de desarrollo para la implementacin de VoIP por el Departamento de las TIC. 2. Enfoque o estrategia Basado en la plataforma estndar de la industria, estudiantes de ltimo ao estn divididos en muchos pequeos equipos, cada equipo responsable de una determinada rea tecnolgica. Para los equipo logr definitiva de sus funciones, se les asigna tiempo para organizar la integracin y puesta en marcha del sistema. Varios equipos se asignan a la misma rea para proporcionar redundancia en clase hay un rendimiento deficiente. 3. mbito de aplicacin la declaracin Un sistema de VoIP totalmente integrado y la funcin de desplegado que se viva en la nueva operacin y el Centro de Control de la NTC. Algunas de las funciones clave son: cuenta, conectividad PSTN, conectividades PABX. Sistema de correo de voz y la integracin de H.323 VoIP. Esto se utiliza como un sistema de piloto de VoIP. 4. WBS grfico (se debe utilizar la tcnica de aprender con MS-Project para crear los grficos siguientes)