FAIL

PENGURUSAN
PT3
CONTOH FAIL PUTIH YANG BIASA DIGUNAKAN
JABATAN KERAJAAN (Am 435 Pin. 1/80)
FOKUS UTAMA :
Semua dokumen dalam fail Am 435 Pin. 1/80 perlu diminitkan menggunakan
kertas minit yang sesuai.

Cara perekodan kertas minit :

1. Surat diterima dari luar guna dakwat merah
-. Nomborkan surat/ bahan kandungan pada sudut atas kanan dan
dibulatkan
Bil. Surat/ memo : ...
Perkara :.
Dari :.
Tarikh dikandung : .

2. Surat dikeluarkan dari dalam ke pihak luar guna dakwat biru

atau hitam
Bil Surat/ memo :. ..
Perkara :....
Kepada :..
Tarikh dikandung :
Fail 1 Perlu disediakan sekolah masing-masing

PPDT (AKAD) 600- 1 / 3 / 3

PERKARA

FAIL PENGURUSAN PT3

( Kod : PPDT = Nama agensi/ sekolah; 600 = Akademik; 3 = PBS ; 3 = Pengurusan PT3
* KOD Sekolah adalah singkatan nama sekolah mengikut sekolah masing-masing
FAIL PUTIH (FAIL Am 435 Pin. 1/80)
DIKATEGORIKAN SEBAGAI FAIL TERHAD

Disimpan oleh pihak pentadbiran di bawah

pengawasan Ketua Jabatan
Keluar masuk fail berkenaan perlu
direkodkan oleh kerani pendaftaran
Tajuk fail Induk (termasuk fail-fail rasmi lain)
hendaklah ditulis hidup menggunakan
tangan (tidak boleh dicetak dan digamkan)
Kertas minit juga mesti yang standard dan
tidak digamkan (Kertas am 6)
Prosedur penyusunan dokumen/ surat dalam
fail induk ada di slide no. 13 dan no. 14)
 SENARAI DOKUMEN/ MAKLUMAT YANG
PERLU ADA DALAM FAIL PENGURUSAN PT3.

1 Semua salinan Surat Pekeliling Iktisas(SPI) /

Surat Siaran/ Surat Arahan Pelaksanaan
berkaitan PT3 daripada KPM/ LP/ JPN/ PPD
yang dihantar ke sekolah bagi tahun semasa.
1. Surat Arahan Penyediaan Instrumen dan Arahan
Pelaksanaan Tugasan surat siaran LP
2. Takwim PT3 surat siaran LP
3. Jadual kerja PT3 surat siaran LP
4. Jadual waktu ujian bertulis surat siaran LP

Salinan SPI/ Surat Siaran/ Surat Arahan Pelaksaan yang sebelumnya juga perlu
ada dalam Fail Pengurusan PT3
2 Surat-surat berkaitan PBS yang
dikeluarkan oleh pihak sekolah untuk
dihantar keluar kepada pihak-pihak lain
seperti KPM/ LP/ JPN/ PPD/ PIBG/
IBUBAPA/ WARIS MURID dan lain-lain
pihak yang berkaitan.
1. Surat makluman pelaksanaan PS dan PT3 kepada
waris bagi tahun semasa
2
SEKOLAH KEBANGSAAN DAERAH TENGAH
PETI SURAT 2020
MALAYSIA
Ruj Kami :
Ruj Tuan :
Tarikh:
Pihak yang berkenaan

PENGURUSAN DOKUMEN-DOKUMEN PBS

Senarai manual/ panduan rujukan asal berkaitan PT3

telah dimasukkan ke dalam fail khas (fail kulit keras).

2. Salinan dokumen berkenaan telah diserahkan

kepada panitia/ unit yang berkenaan.

Sekian, terima kasih.

Yang menurut perintah,

..
Cap pengetua

( Sediakan fail kulit keras untuk simpanan dokumen-dokumen PBS )

 3 SURAT LANTIKAN SEBAGAI AHLI JAWATANKUASA VERIFIKASI
SKOR, PENCETAK, PENYIMPAN INSTRUMEN/SKRIP & PENTAKSIR
MATA PELAJARAN PT3 BAGI TAHUN SEMASA

- Dalam fail pengurusan PT3 dicadangkan dalam

bentuk senarai nama bagi semua kakitangan
sokongan/ guru yang dilantik sebagai jawatankuasa
verifikasi skor, pencetak, penyimpan instrumens/skrip,
pentaksir mata pelajaran peringkat sekolah dan lain-
lain jawatan berkaitan PT3.
- Surat asal lantikan sebagai (PS dan PT3)
jawatankuasa verifikasi skor, pencetak, penyimpan
instrumens/skrip, pentaksir mata pelajaran peringkat
sekolah dan lain-lain jawatan berkaitan PT3
diserahkan kepada personalia berkenaan untuk
disimpan beliau.
 SEKOLAH KEBANGSAAN DAERAH TENGAH
PETI SURAT 2020
MALAYSIA

Ruj Kami :
Ruj Tuan :
Tarikh:
Pihak yang berkenaan

SENARAI PENTAKSIR PT3 PERINGKAT SEKOLAH

LANTIKAN SEKOLAH BAGI TAHUN PERSEKOLAHAN 2015
BIL NAMA PERLANTIKAN SEBAGAI TANDATANGAN
PENERIMAAN

01 AHMAD BIN ABU AJK JVS, PENTAKSIR &

PENYIMPAN SKRIP (B. MELAYU )
02 SALMAH BT A. KADIR PENTASKIR & PENYIMPAN SKRIP
(SEJARAH, BAHASA MELAYU)

Sekian, terima kasih.

Yang menurut perintah,

..
Cap Pengetua
 SEKOLAH KEBANGSAAN DAERAH TENGAH
PETI SURAT 2020
4 MALAYSIA

Ruj Kami :
Ruj Tuan :
Tarikh:

Pihak yang berkenaan

MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA VERIFIKASI SKOR 2015

Dilampirkan minit mesyuarat verifikasi skor peringkat sekolah

bagi tahun persekolahan 2015.

2. Salinan minit mesyuarat berkenaan telah diserahkan

Kepada ahli jawatankuasa verifikasi untuk makluman/
tindakan.
Sekian, terima kasih.

Yang menurut perintah,

..
Cap Pengetua
5
SEKOLAH KEBANGSAAN DAERAH TENGAH
PETI SURAT 2020
MALAYSIA
Ruj Kami :
Ruj Tuan :
Tarikh:
Pihak yang berkenaan

ANALISIS PENCAPAIAN PENTAKSIRAN PT3 2015

Analisis PT3 telah dimasukkan ke dalam fail kulit

keras bagi komponen yang berkenaan (Fail kulit
keras).

2. Salinan dokumen berkenaan telah diserahkan

kepada panitia/ unit yang berkenaan untuk tindakan.

Sekian, terima kasih.

Yang menurut perintah,

..
Cap pengetua

( Sediakan fail kulit keras untuk simpanan dokumen-dokumen PBS )

 CARA SUSUNAN SURAT / DOKUMEN DALAM FAIL INDUK PBS

Lembaga Peperiksaan Malaysia

Kementerian Pelajaran Malaysia 1
Kertas minit No. 2 Helai No. 1
PUTRJAYA
________________________________________
1 Bil surat/ memo LP SPM 150/2/Jld. 2 Ruj Tuan :
1 Perkara Siaran Pelaksanaan PT3
Ruj Kami : LP.SPM.150/2/jld 2
Dari Lembaga Peperiksaan
Tarikh : 12 Januari 2015
Tarikh dikandung 13 Januari 2015

Pejabat Pelajaran Daerah

2 Bil.Surat/ memo PPDT (PENT) 100-3/8/(3)
Seberang Perai Tengah 2
2 Perkara Makluman Pelaksanaan PT3
13500 Permatang Pauh
Kepada Ibubapa dan waris murid
_________________________________________________
Tarikh dikandung 22 Februari 2015

Ruj Tuan :
Ruj Kami : PPDT (PENT)100-3/8/(3)

Ibu bapa / Waris / Penjaga

MAKLUMAN PELAKSANAAN PBS
 SURAT/ DOKUMEN PERTAMA PALING BAWAH DAN
SEMAKIN KE ATAS SEMAKIN TERKINI

1
Kertas minit No. 2 Helai No. 1
2
1 Tarikh surat diterima 12 Januri 2015 daripada 3
1 Lembaga Peperiksaan Malaysia KPM. Perkara
.. dikandungkan pada 12 Januari
2015 oleh ............................
4

2 Tarikh surat bertarikh..kepada..

Perkara.dihantar pada
2

Fail ini ditutup apabila catatan surat masuk dan

surat keluar di kertas minit mencapai nombor 100 /
1 inci. Fail baru jilid 2 akan dibuka

Ditulis bermula di sebelah belakang dulu, di kertas minit no. 1

PENUTUPAN
FAIL
3. Fail PT3 Fail kulit keras rujukan pentadbir

Manual Panduan Pentadbiran PT3 - Pelbagai

instrumen, ujian lisan BMBI, ujian bertulis
Panduan Penjaminan Kualiti PT3
Garis panduan Pengurusan Keselamatan Pentadbiran
PT3
Jadual Percetakan instrumens
Jadual kerja/ senarai semak Pelbagai Instrumens
(Dokumen sekolah)
Jadual sidang ujian lisan mendengar dan bertutur
3. Fail PT3 Fail kulit keras rujukan pentadbir

Peraturan penyediaan dan penyimpanan instrumens

pentaksiran ( Bahan rujukan: Peraturan Pentadbiran Ujian
Bertulis PT3 2015 )
Senarai pentaksir kawasan bagi sekolah berkenaan untuk
semua subjek PT3
Contoh borang-borang penskoran/ pemarkahan bagi semua
subjek PT3 (Borang selain daripada yang sedia ada dalam
dokumen penjaminan kualiti PT3)
Analisis pencapian murid PT3 yang dicetak daripada
aplikasi PT3/ analisis pencapaian PT3 yang dibuat sekolah
Contoh sijil-sijil PT3 yang dikeluarkan sekolah kepada murid
Fail 2 Sudah sedia ada di sekolah masing-masing

PPDT (AKAD) 600 1 / 3 / 2

PERKARA

FAIL KES-KES KHAS

Fail ini akan mengandungi

- Salinan Minit mesyuarat PBS sekolah (mesti ada bagi
setiap tahun )
- Salinan JK PBS peringkat sekolah (mesti ada bagi setiap
tahun)
- Dokumen-dokumen berkaitan kes-kes kategori khas murid
yang berkenaan sebagai bahan bukti (sekiranya ada murid
berkes khas) bagi PS dan PT3
4. Fail Penjaminan Kualiti PBS Peringkat
Sekolah ( Pementoran, Pemantauan,
Penyelarasan dan Pengesanan ) Fail Kulit
Kertas
Laporan pelaksanaan penjaminan kualiti yang telah
dibuat berdasarkan jadual pengoperasian yang telah
dirancang oleh pihak pengurusan sekolah (Laporan
yang dikemukakan oleh personel penjaminan kualiti
yang dilantik oleh JK PBS sekolah berdasarkan
laporan pelaksanaan pada peringkat pengurusan
atasan atau panitia).
- Borang-borang/ dokumen-dokumen yang telah
digunakan pada peringkat pengurusan untuk
melaksanakan proses penjaminan kualiti sepanjang
tahun.
 Sebarang masalah & persoalan sila hubungi:

1. USTAZ MOHD HUSNI B. ABD. MANAP

( Ketua Unit PBS SPPJPPP - 0194665335
2. EN. MOHD NURAZRI BIN KAMARUDIN
( Pegawai Meja PT3 - 0125164510
3. EN MUHAMAD SABRI HARON
( Pegawai PBS PPDT 016 4914834).
4. EN. YUSRI B. MUHAMMAD
(Pegawai PBS PPDS 018 - 4616846)
5. PN NOORHASLIZA MOHD ALI
(Pegawai PBS PPDBD 019 - 4730223)
6. EN. MOHD ASRI B. SALLEH
( Pegawai PBS PPDU 0194003916 )
7. EN. AHMAD NAWAWI B. ISMAIL@ ABDULLAH
( Pegawai Pep. Dalaman PPDTL - 0125699918