• Cel warsztatu:

• Praktycznie przećwiczenie doboru mierników procesu na przykładzie wybranego procesu

MG - „Prowadzenie spraw w zakresie polityki gospodarczej”
• Rezultatem warsztatu będzie dokumentacja definiująca mierniki opracowane podczas
warsztatu.
• Czas trwania ok. 3,5 godz.
• Uczestnicy
• Ernst & Young – Bartosz Nowak
• Ministerstwo Gospodarki – Krzysztof Grymm, Beata Lubos, Michał Drobniak, Przemysław
Strzemieczny
• Ministerstwo Edukacji Narodowej – Grzegorz Cwalina
• Kancelaria Prezesa Rady Ministrów – Grzegorz Wolszczak
1.Omówienie procesu „Prowadzenie spraw w zakresie polityki
gospodarczej”
2.Analiza i zweryfikowanie celu procesu zgodnie z modelem
SMART (wykorzystanie narzędzia SMART)
3.Opracowanie listy mierników (praca koncepcyjna/burza
mózgów)
4.Wybór najistotniejszych mierników do dalszego opracowania
(2-3 mierniki)
5.Zdefiniowanie najistotniejszych mierników (wypełnienie pliku
- Definicje mierników)
6.Przetestowanie/zatwierdzenie zdefiniowanych mierników
• Organizacja powinna przekładać cele strategiczne na cele
operacyjne, jednocześnie przekładając je na cele procesów.
• Należy dokonać klasyfikacji i wyboru procesów kluczowych
(np. na podstawie kryteriów związanych ze strategią,
potrzebami klientów, pracochłonnością, zagrożeniami, itp.),
które będą mierzone.
• Takie podejście do wyznaczania mierników procesów pozwala
skupić się na procesach o największym wpływie na cele
organizacji oraz zidentyfikować nowe procesy, które należy
uruchomić.
• Przy opracowywaniu mierników należy zachować
rozwagę oraz wziąć pod uwagę parametry, takie jak np.
możliwość zastosowania, niezawodność danych do
obliczania wartości lub związek z celami procesu.
• Podczas opracowywania mierników, ich parametry
powinny być stale kwestionowane:
 Czy mierniki mają sens?
 Czy jest możliwe ich porównanie z innymi istniejącymi
miernikami?
 Czy tworzą one kompletny zestaw (np. czy pokrywają obszary
krytyczne dla organizacji, takie jak np. czas, koszt, jakość i
zadowolenie klientów)?
 Czy wzmacniają pożądane zachowania/doskonalenie procesów?
 Powinien jasno precyzować co mierzy. Powinna być również
Jasny/zrozumiały wskazana osoba odpowiedzialna za podejmowanie działań
naprawczych kiedy wystąpią odchylenia od standardu.

Wymierny i obiektywny Miernik, aby był efektywny i spełniał swoją rolę, musi być zarówno
wymierny jak i obiektywny.

Dostosowany do celów i Miernik musi mieć znaczenie dla perspektyw rozwoju organizacji.
potrzeb organizacji

Dostępność miernika w określonym czasie pozwala na

Dostępny w określonym rozpatrzenie jego wartości i odpowiednio wczesne podjęcie
czasie działań naprawczych.
• Proces „Prowadzenie spraw w zakresie polityki
gospodarczej”

• Aby dobrać odpowiednie mierniki do procesu należy zrozumieć

przebieg i elementy procesu: cel, właściciela, klientów, produkty,
wejścia, wyjścia.
• Należy również określić, jakie będą oczekiwane efekty realizacji
procesów z punktu widzenia potrzeb klientów oraz
sprawności/skuteczności działania ministerstwa, np. jaka
dokumentacja, informacje, wielkości i stany powinny być osiągane
w wyniku ich realizacji.
• Wybór odpowiednich mierników powinien wynikać z celów
procesów, a te z kolei z celów na poziomie całego
Ministerstwa.

Cel procesu: Realizacja zadań MG w zakresie kreowania

rozwiązań służących poprawie konkurencyjności gospodarki,
w tym:
1.Opracowanie strategii i programów kształtowani polityki gospodarczej
oraz monitorowanie przebiegu ich realizacji.
2.Odentyfikowanie i analizowanie barier wzrostu konkurencyjności
gospodarki
3.Opracowanie analiz i trendów rozwoju konkurencyjności gospodarki
4.Opracowanie lub współpraca w opracowywaniu propozycji
instrumentów wsparcia w obszarze polityki gospodarczej
Przykładowe mierniki
poziom satysfakcji klienta
jakość realizacji zadań
terminowość
stopień realizacji celów
użyteczność tworzonych dokumentów i/lub informacji
produktywność wykorzystania zasobów, w tym czasu, miejsca
liczba błędów
czas akceptacji
• Przed opracowaniem listy mierników, należy się zastanowić
nad zakresem mierzenia i określić obszary mierzenia np.
Cel procesu Obszary mierzenia Potencjalne mierniki Czas potrzebny na
opracowanie
(K=krótki, Ś=średni,
D=długi)
• Z opracowanej listy potencjalnych mierników należy wybrać 2-3
najistotniejsze mierniki dla każdego procesu, do dalszego opracowania.

Cel procesu Obszary Potencjalne Czas potrzebny Istotność

mierzenia mierniki na opracowanie miernika
(K=krótki, (ranking)
Ś=średni,
D=długi)
• Wybrane mierniki należy zdefiniować zgodnie z zestawem
wybranych kryteriów – omówienie pliku „Definicje
mierników”.
• Na podstawie danych zebranych w ramach pierwszego cyklu
monitorowania należy przetestować i ostatecznie zatwierdzić
zdefiniowane mierniki.
• Można dokonać również ewentualnych zmian w sposobie
mierzenia/zbierania danych.
• Efektywne monitorowanie mierników wiąże się z wdrożeniem
systemu informatycznego BI (Business Inteligence) do raportowania
i analiz, który umożliwia monitorowanie mierników procesów
biznesowych i ich wpływu na wyniki organizacji.
• Mierniki procesów powinny być automatycznie pozyskiwane z
systemów informatycznych organizacji.
• Podstawowym rozwiązaniem jest zastosowanie Excela/Accessa.

• Najczęstszymi problemami związanymi z raportowaniem mierników

są:
▫ brak systematycznego pomiaru mierników procesu,
▫ jakość zbieranych danych,
▫ czas pozyskania danych,
▫ koszt pozyskania danych.