АРХИВИРАЊЕ НА

ДОКУМЕНТАЦИЈА
1. Приемот на документите во архива го врши работник
овластен од страна на одговорно лице кое раководи со
претпријатието. 

- По приемот на документите работникот врши нивно

заведување во деловодникот со запишување на оснониот
број, кратка содржина на предметот, дата на прием и се
става отпечаток на приемен штембил
Пример за приемен штембил
Приемен штембил
(формат 60 x 20)

 Примено  (дата на приемот на актот)

 Организациона единица (се запишува арапски
двоцифренн број, според планот на архивски знаци)
 Број (основниот број и подброј од деловникот)
 Прилог (вкупниот број на примени прилози)
- Примениот документ/запис задолжително се заведува
истиот ден во деловодник и во помошните евиденции и се
доставува за работа на организационите единици или
службени лица.  

- Доколку примениот документ/запис не може да се заведе

истиот ден кога е примен, се заведува на почетокот од
следниот работен ден, пред заведувањето на новата пошта,
и тоа под датумот кога е примен.
2. Деловодник е книга за водење основна евиденција на
документите. 
- Државните органи, претпријатијата и други правни лица,
по правило водат само еден деловодник. По
исклучок одделни внатрешни организациони
единици можат да водат одделни деловодници ако е тоа
предвидено со интерни акти за нивната организација и
начин на работа. 
- Покрај деловодникот, заради полесно и побрзо ракување
со документите/записите, се водат и помошни книги за
евиденција.   Помошни книги за евиденција се: попис на
документи, регистар, интерна доставна книга, книга за
препорачана пошта и книга за место.
- Запишувањето на податоците во деловодникот се врши со
сино мастило, со читлив ракопис, водејќи сметка за тоа
податоците од една рубрика да не преминуват во друга. За
оделни називи можат да се употребуват кратенки што се
општопознати и можат без тешкоти да се прочитат и
 разберат.
- Во деловодникот не се врши бришење на погрешно
запишани броеви или зборови, лепење на хартија или
ставање на коректурен лак преку погрешно пополнети
рубрики и сл. Исправките се вршат со повлекување на тенка
линија преку погрешно запишаниот текст, а над тоа се
испишува правилниот текст. Исправките во деловодникот ги
врши службеното лице кое го води деловодникот и ги
заверува со датум, потпис и печат.
- Деловодникот се води по систем на основни броеви и
подброеви. Деловодникот ги содржи следните елементи:
основен број и подброј, пренос на документот
или предметот, датум на приемот, податоци за испраќачот
или примачот, број и датум на испраќањето, архивски знак
на организационата единица и разведување на
документот или предметот. 
Пример за деловодник (архивска книга), 
Формат 240 х 310 мм
3. Испаќањето на документите и предметите се врши преку
архива, преку поштенска служба или преку специјализирани
слижби ( ДХЛ, дипломатска служба и сл.)

Сите акти примени до крајот на работниот ден архива ги

испраќа истиот ден. Актите примени по истекот на
работнотo време, ако не се испратени се испраќаат
наредниот ден.
- Сите акти кои се испраќаат преку поштенска служба се
распоредуваат во групи: 1 - обични пратки, 2- препорачани
пратки и се запишуваат во книга за пошта.    
- Книгата за пошта служи како евиденција за извршеното
испраќање за пратките и за евиденција на поштенски
трошоци.
4. Решените предмети се ставаат во архива и се чуваат во
неа.
-  во архивата решените документи се класифицираат,
средуваат и сместуваат во архивски кутии/фасцикли