LABORATORY PLANNING,

ORGANIZATION, AND CONTROL

Oleh
Entuy Kurniawan, S.Si, MKM
Politeknik Kesehatan Depkes Bandung
Jurusan Analis Kesehatan
 Laboratorium Kesehatan ?
Sarana kesehatan yang melaksanakan pelayanan
pemeriksaan, pengukuran, penetapan dan
pengujian terhadap bahan yang berasal dari
manusia atau bahan bukan berasal dari manusia
untuk penentuan jenis penyakit, penyebab
penyakit, kondisi kesehatan atau faktor-faktor
yang dapat berpengaruh pada kesehatan
perorangan dan masyarakat
Proses Analisis di Laboratorium

DOKTER LABORATORIUM

Pengambilan Penanganan
Pasien sampel sampel
Analisis :

Diagnosa Pre-analitik Pipetasi

campur
dgn
Analitik reagen.
A P H Inkubasi,
n e as pengukur
a m i l an,
m f kalkulasi,
n Is L Post-analitik dokumen
e Ik a tasi
s Interpretasi Hasil
b
a Hasil Analisis
 Laboratorium
sebagai suatu sistem
Politics Power Conflict Resolution

Planning Satisfactory
Financial
Financial
Organizing Performance
Physical
Physical Product
Leading Self-serving
Human
Human
Controling Behavior

Politics Power Conflict Resolution

Inputs Process Outputs

 Proses manajemen
Planning
Identifying goals and
Identifying
objectivesgoals and
objectives
Establishing polices for
Establishing
operation polices for
operation
Analyzing forecast data and
Analyzing forecast data and
making decisions
making
Statingdecisions
premises and
Stating premises and
assumptions
assumptions OUTPUTS
Estimating spece, personal,
INPUTS Estimating spece, personal,
and equipment
Controlling and equipment Satisfactory
Preparing budgets Organizing
Physical Resources Preparing budgets Performance
Establishing standars
space Establishing
Developing standars
feedback Grouping related work accurate and timely
Developing feedback Grouping related work
activities
mechanisme activities an organization report
mechanisme
Measuring performance Developing
equipment Measuring Developing an organization Product
against goal performance chart
chart
against goal
Correcting deviations Establishing lines of legible and
Correcting deviations Establishing lines
communication and of
supplies Conseling personnel communication and interpretable
Conseling personnel authority
Analyzing and acting on authority laboratory report
Finacial Resources Analyzing
financial andand acting on
productivity Staffing and scheduling
financial and productivity Staffing andprocedures
Establishing schedulingand self-serving
data Establishing procedures and
data
Preparing report rules Behaviors
operating budget Preparing report Leading
rules
Organization equipment and
Organization equipment and sense of
capital workflow
Creating an effective workflow accomplisment by
budget Creating an effective
communication
communication
system
system
staf
Supervising daily work
Human Resources Supervising
Conductingdaily work
meetings
Conducting
Creating a meetings
challenging work
technical staff Creating a challenging work
environment
environment
support Integrating organizational
Integrating organizational
and personal goal, e.g.,
staf and personal goal, e.g.,
motivating
motivating
Delegating responsilitiies
Delegating responsilitiies
Training and staff
Training and staff
development
development

PROCESS
 Perencanaan ?

Proses berpikir untuk menentukan

tindakan sebagai dasar untuk
mengenal masa depan

Merupakan tujuan dan arah

organisasi
Kenapa perlu perencanaan ?

Protective benefits, yang

dihasilkan dari
pengurangan
kemungkinan terjadinya
kesalahan dalam
pembuatan keputusan
Positive benefits, dalam
bentuk meningkatnya
suskes pencapaian tujuan
organisasi
 8 langkah perencanaan ?

Mengumpulkan fakta, data dan informasi

mengenai situasi dan kondisi lingkungan
disekitar organisasi
Mengumpulkan fakta, data dan informasi
mengenai situasi dan kondisi di dalam
organisasi
Mengadakan analisis mengenai fakta, data
dan informasi yang didapatkan dari
langkah 1 dan 2 ; mencari peluang,
mengenali ancaman, mengetahui kekuatan
dan kelemahan
 8 langkah perencanaan ?

Merumuskan sasaran
Merumuskan macam-macam tindakan
alternatif dan memilih alternatif yang baik
Merumuskan rencana taktis (program
pelaksanaan)
Menyusun anggaran belanja
 Sistematika perencanaan ?
RENCANA
Informasi OPERASIONAL
Sasaran ANGGARAN
EKSTERN Jadwal kegiatan
JANGKA
Jangka Pendek
PENDEK
SUMBANG
SARAN
Mencari
Analisis alternatif
SWOT tindakan & RENCANA
memilih RENCANA OPERASIONAL
tindakan STRATEGIS Pentahapan
Sasaran yang cocok Jangka Panjang dari Rencana
Informasi JANGKA jangka Panjang
INTERN PANJANG
Tipe dan model perencanaan

Management by objective
Rencana sekali pakai
Rencana tetap
Rencana kontijensi
Management by objectives

Suatu metoda dimana para manager

dan karyawan menentukan tujuan
bagi setiap departemen, proyek dan
orang serta menggunakannya untuk
mengawasi pencapaian kinerja
Model dan proses MBO
Tahap I : Menetapkan tujuan Tahap II : Membangun rencana
tindakan

• Tujuan Strategis
organisasi/perusahaan Rencana tindakan
• Tujuan departemen
• Tujuan individu

Meninjau kemajuan

Tahap III :
Menilaikemajuan

Melakukan tindakan
Penilaian kinerja
korektif

Tahap IV : Penilaian
Kinerja keseluruhan
 Rencana sekali pakai dan
rencana tetap
Rencana sekali pakai Rencana tetap
Rencana yang Rencana yang
dikembangkan untuk digunakan untuk
meraih serangkaian menyediakan
tujuan yang besar, pedoman bagi tugas-
yang kemungkinan tugas yang dikerjakan
tidak akan berulang di secara berulang-ulang
masa depan dalam organisasi
 Tipe-tipe utama rencana sekali pakai
dan rencana tetap
Rencana sekali pakai
Program :
Rencana untuk mencapai tujuan
organisasi pada saat yang telah
ditentukan
Usaha besar yang memerlukan waktu
penyelesaian beberapa tahun
Dalam lingkup besar ; mungkin
berasosiasi dengan beberapa proyek
Proyek :
Menetapkan serangkaian rencana untuk
mencapai tujuan tertentu
Lingkup dan kompleksitas yang lebih
kecil daripada program
Sering merupakan satu bagian dari
program yang lebih besar
Rencana tetap
Kebijakan :
Lingkup luas sebagai petunjuk umum
pelaksanaan
Berdasarkan tujuan menyeluruh
organisasi/rencana strategis
Menjelaskan batasan yang digunakan
untuk membuat keputusan
Prosedur :
Sering disebut standar prosedur operasi
Menjelaskan ketepatan rangkaian
langkah-langkah untuk mencapai
tujuan tertentu
Aturan :
Lingkup sempit
Menjelaskan bagaimana tindakan
spesifik harus dilakukan
Dapat diterapkan pada lokasi tertentu
 Manfaat kebijaksanaan

Meningkatkan efektivitas organisasi

Organisasi menceriminkan nilai-nilai
Dapat menjernihkan berbagai konflik
atau kebingungan yang terjadi pada
tingkat bawah
Manfaat prosedur standar

Menghemat usaha manjerial

Memudahkan pendelegasian
wewenang dan penempatan tanggung
jawab
Menimbulkan pengembangan metoda-
metoda operasi yang lebih efisien
Memudahkan pengawasan
Membantu kegiatan koordinasi
Rencana kontijensi

Rencana yang
menjelaskan reaksi
organisasi terhadap
situasi-situasi
tertentu seperti
keadaan gawat
darurat,
kemunduran, atau
kondisi tak terduga
Hirarki rencana organisasi
MISI
MAKSUD

TUJUAN
SASARAN

RENCANA
STRATEGIS

RENCANA-RENCANA
Untuk kegiatan- OPERASIONAL Untuk kegiatan-
kegiatan yang kegiatan yang
tidak diulang berulang

RENCANA RENCANA
SEKALI PAKAI TETAP

KEBIJAKSANAAN
PROGRAM A
N
G
G PROSEDUR DAN
A METODA, STANDAR
R
A
PROYEK N
PERATURAN
 Hubungan perencanaan dan
pengendalian dengan tingkatan
manajemen

Organizational
objectives/goals

Director

Laboratory
operational policies
Administrative
technologist

Implementation
Supervisory procedures
technologist

Rules

Technical/clerical staff

Organization hierarchy Planning and control mechanisme

Pengorganisasian ?
Proses penyusunan struktur
organisasi yang sesuai dengan
tujuan organisasi, sumber daya
yang dimiliki dan lingkungan
yang melingkupi
2 aspek utama dalam penyusunan
struktur organisasi
Departementalisasi
Pengelompokan kegiatan kerja (sejenis dan
berhubungan) organisasi agar dapat
dikerjakan bersama
Pembagian kerja
Perincian tugas-tugas pekerjaan agar setiap
individu dalam organisasi bertanggung
jawab untuk melaksanakan sekumpulan
kegiatan yang terbatas
 Aspek-aspek organisasi dan
proses pengorganisasian
Pembagian kerja
Departementalisasi
Bagan organisasi formal
Rantai perintah dan kesatuan perintah
Tingkat-tingkat hirarki manajemen
Saluran komunikasi
Penggunaan komite
Rentang manajemen
Kelompok informal
 Proses penyusunan personalia
Perencanaan Penarikan Pengenalan dan
sumber daya personalia yang Seleksi orientasi
manusia dibutuhkan

Perencanaan
sumber daya
manusia

Perencanaan dan Pemberian balas Penilaian Latihan dan

pengembangan jasa dan pelaksanaan pengembangan
karier penghargaan kerja karyawan
 Pengawasan ?
Suatu usaha sistematik untuk menetapkan
standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan
perencanaan, merancang sistem informasi
umpan balik, membandingkan kegiatan
dengan standar, menentukan dan
mengukur penyimpangan, serta
mengambil tindakan koreksi untuk
menjamin bahwa sumber daya yang
digunakan efektif dan efisien dam
pencapaian tujuan
 Tipe pengawasan

Pengawasan pendahuluan
(feedforward control)
Pengawasan yang dilakukan
bersamaan dengan pelaksanaan
kegiatan (concurrent control)
Pengawasan umpan balik (feedback
control)
 Proses pengawasan

Penetapan Penentuan Pengukuran Pembandingan

standar pengukuran pelaksanaan dengan standar ;
pelaksanaan pelaksanaan kegiatan evaluasi

Pengambilan
tindakan koreksi
bila perlu
 Karakteristik pengawasan
yang efektif
Akurat
Tepat waktu
Obyektif dan menyeluruh
Terpusat pada titik-titik pengawasan strategik
Realistik secara ekonomis
Realistis secara organisasi
Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi
Fleksibel
Bersifat sebagai petunjuk dan operasional
Diterima para anggota organisasi
 Metoda pengawasan
Pengawasan non-kuantitatif
1. Pengamatan (control by observation)
2. Inspeksi teratur dan langsung
(control by reguler and spot inspection)
3. Pelaporan lisan dan tertulis
(control by report)
4. Evaluasi pelaksanaan
5. Diskusi
 Metoda pengawasan
Pengawasan kuantitatif
1. Anggaran (budget)
2. Audit
3. Analisa break even
4. Analisa rasio
5. Bagan dan teknik yang berhubungan
dengan waktu pelaksanaan kegiatan
: bagan Gantt, Program Evaluation and
Review Technique (PERT), Critical Path
Method (CPM)