УТВРДУВАЊЕ НА

РИЗИЦИ, НИВНА
ПРОЦЕНКА И НАЧИН
НА ПОСТАПУВАЊЕ ВО
ПРОЦЕС НА ЈАВНИ
НАБАВКИ
 ВОВЕД
• Системот на јавни набавки и неговото спроведување се темелат врз начелата на
слободно движење на стоките, слобода за основање, слобода за обезбедување
услуги, како и начелата на економичност, ефикасност, конкуренција помеѓу
економските оператори, транспарентност, еднаков третман на економските
оператори и сразмерност
• Начелото на економичност и ефикасност укажува дека договорниот орган треба
ги спроведува јавните набавки на начин што ќе обезбеди економично и ефикасно
користење на јавните средства и успешно остварување на целите на своето
работење, утврдени во согласност со прописите кои го уредуваат користењето на
буџетските и другите јавни средства
• Во постапката за јавна набавка, договорниот орган не смее неоправдано да ја
ограничува конкуренцијата помеѓу економските оператори, односно не смее да
ги ограничи потенцијалните понудувачи со избирање на видот на постапката или
со нејзино спроведување спротивно на овој закон
 ВОВЕД
• Понудувачите се избираат на транспарентен начин и во согласност со
пропишаната постапка, со објавување огласи за јавни набавки на ЕСЈН или на
ЕСЈН и во Службеното гласило на Европската унија
• Договорниот орган е должен да обезбеди еднаков третман на економските
оператори во сите фази од постапката за јавна набавка и во однос на сите
елементи од понудата, и да ги презема сите потребни дејствија за да избегне
околности што ќе резултираат со територијална, материјална или лична
дискриминација на понудувачите
• Постапката за јавна набавка се спроведува сразмерно на предметот на
набавка, особено во однос на изборот, дефинирањето и примената на
условите, барањата и критериумите, кои мора да се логички поврзани со
предметот на набавка
 УПРАВУВАЊЕ СО РИЗИЦИ
• Управувањето со ризик согласно Законот за јавна внатрешна финансиска
контрола опфаќа утврдување, процена и контрола на можните настани или
состојби кои имаат негативно влијание врз функционирањето на субјектот
• Успешното справување со ризиците зависи од контролната средина и
контролите воспоставени кај субјектот
• Контролната средина опфаќа: личен и професионален интегритет на
раководителите и вработените, организациона структура која обезбедува
поделба на одговорностите, политики на управување со човечките ресурси и
компетентност на вработените
• Контролите опфаќаат: процедури, поделба на должностите, систем на двоен
потпис, ex-ante и ex-post контроли
 СИСТЕМ НА ИНТЕРНИ КОНТРОЛИ
• Законот за јавна внатрешна финансиска контрола бара секој договорен орган кој
припаѓа во групата на субјекти наведени во законот да воспостави доволно и соодветни
интерни контроли за справување со ризиците кои можат да го загрозат остварувањето
на целите на процесот на јавните набавки
• Целите на договорните органи при спроведување на јавните набавки е рационално, на
економичен, ефикасен и транспарентен начин користење на буџетските средства
• Преку системот на интерни контроли (клучни контроли) во процесот на јавни набавки
субјектот ги детектира основните ризици кои можат негативно да влијаат на целите на
системот на интерни контроли. Како цели на системот на интерни контроли се сметаат:
• Законитост
• Целосност/комплетност
• Точност
• Навременост и
• Авторизација/овластување
 УТВРДУВАЊЕ НА КЛУЧНИ РИЗИЦИ
• Клучните ризици се распределени во фазите на спроведување на
постапките на јавните набавки, почнувајќи од планирање на
јавните набавки, нивното спроведување, изборот на најповолен
понудувач, склучување на договори, заклучно со следење на
реализицијата на склучените договори за јавни набавки
• Одговорните лица кај субјектот треба перманентно да вршат
процена дали воспоставените контроли ги покриваат клучните
ризици. Зависно од тоа дали одредени контроли се воспоставени
или не, се дава оценка за секој ризик поединечно, како и општа
оценка за резидуалниот ризик на дизајнираниот систем на
интерни контроли во процесот на јавните набавки
 РЕЗИДУАЛЕН РИЗИК
• Резидуалниот ризикот на интерните контроли е ризик кој
треба да биде покриен со контролите кои се дизајнирани и
воспоставени
• Резидуалниот ризик се оценува како:
• НИЗОК – доколку ризиците се целосно покриени со интерни контроли и
не се утврдени слабости на дизајнирањето на контролите
• СРЕДЕН – доколку ризиците се делумно покриени со интерни контроли
и се утврдени слабости на дизајнирањето на контролите и
• ВИСОК – доколку ризиците не се покриени со интерни контроли и се
утврдени слабости на дизајнирањето на контролите
 РИЗИЦИ ПРИ ПЛАНИРАЊЕ НА ЈАВНИ
НАБАВКИ
• Од аспект на целосност и законитост постои ризик:
• Јавните набавки да не се спроведуваат согласно Планот за јавни набавки
• Да не се вршат дополнувања и измени во Планот за јавни набавки, зависно од
дополнителни потреби и согласно финансискиот план/буџетот на договорниот
орган
• Со контролите потребно е да се утврди:
• Дали е донесена процедура за утврдување на приоритети во набавките доколку
има недостиг на финансиски средства ?
• Дали Планот за јавни набавки се донесува согласно планираните потреби за
набавка во тековната година по видови на стоки, услуги и работи, со динамика
за нивна реализација, проценета вредност на договорот и видот на постапката ?
• Дали Планот за јавни набавки е донесен врз основа на потребите од сите
сектори и одделенија во субјектот ?
 ПРОДОЛЖУВА
• Со контролите потребно е да се утврди:
• Дали Планот за јавни набавки е донесен до крајот на јануари за тековната
година?
• Дали се вршат измени и дополнувања на планот во услови на
намалување/зголемување на обезбедените средства за финансирање?
• Дали се преземени активности за усогласување на финансиските можности
на договорниот орган и извршена анализа на состојбите на пазарот за
одделни постапки?
• Дали лицата кои учествуваат во изготвување на Планот за јавни набавки
направиле проценка за оптимално количество на набавка со цел да не се
создаваат прекумерни залихи ?
• Дали во субјектот техничките спецификации се изготвуваат од соодветно
обучено и квалификувано лице
 РИЗИЦИ ПРИ ПЛАНИРАЊЕ НА
ЈАВНИ НАБАВКИ
• Од аспект на авторизација и законитост постои ризик:
• Потребата од јавна набавка утврдена со Планот за јавни набавки да не е донесена
од раководителот на субјектот или од него овластено лице
• Проценетата вредност на јавната набавка да е утврдена без усогласување на
финансиските можности на договорниот орган и анализа на состојбите на пазарот
• Со контролите потребно е да се утврди:
• Дали раководителот ја донесува одлуката за јавна набавка со која се утврдува
предметот (видот) и количината на набавката, износот и изворот на средствата
потребни за реализација на договорот, видот на постапката и составот на
комисијата за јавна набавка надлежна за спроведување на истата?
• Дали се врши измена и дополнување на одлуката за јавна набавка со дополнително
обезбедени средства потребни за реализација на договорот во случај на прифатена
понуда со цена повисока од наведената во одлуката ?
 РИЗИЦИ ПРИ СПРОВЕДУВАЊЕ НА
ПОСТАПКИ ЗА ЈАВНИ НАБАВКИ
• Постои ризик во спроведените постапки за јавна набавка да не е обезбедена
транспарентност и фер конкуренција
• Со контролите треба да се утврди:
• Дали за спроведувањето на набавките е донесена процедура согласно Законот за
јавни набавки и Законот за јавна внатрешна финансиска контрола ?
• Дали за постапките со барање за прибирање на понуди, извршено е објавување
на огласот само на ЕСЈН ?
• Дали се преземени активности за усогласување на финансиските можности на
договорниот орган и извршена анализа на состојбите на пазарот за одделни
постапки ?
• Дали за отворена постапка, ограничена постапка, конкурентен дијалог, постапка
со преговарање со претходно објавување на оглас, конкурс за избор на идејно
решение, објавен е на ЕСЈН и во „Службен весник на РМ“ ?
 ПРОДОЛЖУВА
• Со контролите треба да се утврди:
• Дали јавното отварање на понудите за видот на постапките за кои е
предвидено со Законот за јавни набавки е извршено во присуство на
овластени претставници и дали од отварањето е изготвен записник ?
• Дали писмено се известени сите понудувачи кои доставиле понуди за
извршениот избор и дали е доставена одлуката за избор со наведување на
причините за нејзиното донесување ?
• Дали договорниот орган води електронска евиденција за постапките со
барања за прибирање на понуди и ја доставува до ЕСЈН до 31 јули и до 31
јануари за договори склучени во претходните шест месеци и известувања
за склучени договори по видови постапки ?
 ПРОДОЛЖУВА
• Со контролите треба да се утврди:
• Дали во огласите за јавни набавки се објавени проценетата вредност на набавката и
критериумите за избор ?
• Дали тендерската документација е изготвена согласно правилата утврдени за нејзина
изработка кои им овозможуваат на економските оператори да достават исправни и
споредливи понуди?
• Дали во огласите за набавките се објавени критериумите за избор ?
• Дали тендерската документација и техничките спецификации се изготвени согласно
дефинираните правила во Законот за јавни набавки ?
• Дали се обезбедени докази дека се преземени активност за истражување на пазарот за
предметот на набавката, како и за техничките спецификации и критериумот за
способност ?
• Дали пред објавување на огласот лицата кои се надлежни за дефинирање на
техничките спецификации и критериумите за утврдување на способност имаат
образложение за оправданоста за нивно користење ?
 ПРОДОЛЖУВА
• Со контролите треба да се утврди:
• Дали се одговорени анкетните прашалници со кои се дефинираат техничките
спецификации и критериумите за утврдување на способност од страна на
економските оператори ?
• Дали се користат стандардните тендерски документации и технички
спецификации кои се изготвени од Бирото за јавни набавки ?
• Дали се потпишуваат изјави за непостоење на судир на интереси од членовите на
комисијата за јавни набавки кои се составен дел на досието од спроведената
постапка ?
• Дали пристигнатите пријави за учество во постапката за доделување на договор
за јавна набавка се во согласност со утврдените услови во огласот и тендерската
документација ?
• Дали при јавното отворање на понудите е извршено во присуство на овластени
претставници и дали е изготвен записник ?
 РИЗИЦИ ПРИ ЕВАЛУАЦИЈА
• Постои ризик да не е обезбедено правилно оценување и споредување
(евалуација) на доставените понуди за доделување на договор
• Со контролите треба да се утврди:
• Дали евалуацијата се врши во согласност со критериумите наведени во
тендерската документација и објавени во огласот за доделување на договор за јавна
набавка, а согласно Методологијата за изразување на критериумите за доделување
на договор за јавна набавка во бодови ?
• Дали одлуката за избор е донесена согласно предлогот од Комисијата кој е составен
дел на Извештајот ?
• Дали раководното лице го прифаќа предлогот за избор на најповолна понуда,
освен ако утврди дека предлогот на комисијата е изготвен спротивно на Законот за
јавни набавки?
 ПРОДОЛЖУВА

• Со контролите треба да се утврди:

• Дали раководното лице склучило договор за јавна набавка во законски
утврдениот рок согласно критериумите и условите утврдени во објавениот
оглас и тендерската документација?
• Дали комисијата изготвува писмен извештај од спроведената постапка со
предлог за избор на најповолна понуда согласно извршеното рангирање на
понудите?
• Дали по извршениот избор во законски предвидениот рок се известуваат
понудувачите ?
 РИЗИК ОД НЕОБЕЗБЕДЕНА
ГАРАНЦИЈА
• Постои ризик да не е обезбедена гаранција во случаи предвидени со
Законот кога истата може да се бара
• Со контролите треба да се утврди:
• Дали во тендерската документација е наведено обезбедувањето на
гаранција кога таа се бара?
• Дали обезбедените гаранции за понудата се во рокови на важност на
понудата и 3% од вредноста на понудата?
• Дали обезбедените гаранции за квалитетно извршување на
договорот се во рамки на времето на извршување на договорот и во
износ од 5%-15% од вредноста на договорот (зголемена за
дополнително склучени анекси) ?
 РИЗИК ПРИ ДОДЕЛУВАЊЕ НА
ДОГОВОР
• Постои ризик да се потпише и реализира договор со избраниот
понудувач, пред конечноста на одлуката на Државната комисија за жалби
по јавни набавки за набавка за која е вложена жалба
• Со контролата треба да се утврди:
• Дали комисијата за јавни набавки постапила по решенијата на
Државната комисија за жалби по јавни набавки ?
• Дали е изготвена процедура со која не се дозволува потпишување на
договорот пред да се добие одговор по жалбата од Државната комисија
за жалби ?
 РИЗИК ПРИ СЛЕДЕЊЕ НА
РЕАЛИЗАЦИЈА
• Постои ризик да не е обезбедено следење на реализацијата на сите
склучени договори за јавни набавки
• Со контролите треба да се утврди:
• Дали е донесенa процедура наменета за следење на реализацијата на
договорот ?
• Дали склучените договори се доставени до соодветните служби или
овластени лица заради: вршење на нарачките согласно утврдените
количини со договорот и следење на количините, цените, вредноста
на договорот и другите услови од договорот ?
• Дали при приемот се проверува квалитетот, количината и
спецификацијата на набавената трговска стока, со потврдување на
документот дека нарачката е реализирана ?
 ПРОДОЛЖУВА
• Со контролите треба да се утврди:
• Дали се изготвува документ за прием во најмалку два примероци ?
• Дали организационата единица/иницијатор за набавката врши контрола на
извршената набавка во количина и вредност ?
• Дали е назначено лице за следење на реализацијата на договорите за јавна набавка и
дали истото има воспоставено евиденција за следење на реализацијата ?
• Дали покрај следењето на реализацијата надлежното лице навреме го известува
менаџментот за динамиката на истата, потребно за навремено подготвување на нова
јавна постапка ?
• Дали во субјектот постои соодветна поделба на надлежностите помеѓу лица овластени
за: одобрување на плаќање, исплата на средства и сметководствено евидентирање ?
• Дали е воспоставен тек на документацијата за плаќање на начин кој опфаќа:
архивирање на примените фактури, нивна верификација и сметководствено
евидентирање ?
 ПРОЦЕДУРА:
• Во рамките на системот за управување со квалитет (ISO стандарди) се изготвуваат
процедури кои помагаат во процесот на финансиско управување и контрола да се
детектираат сите значајни ризици и да се изготват контроли кои целосно и
соодветно ќе се справат со ризиците
• При анализирање на ризиците потребно е да се имаат во предвид:
• Хронологијата на текот на процесот (доставување на барање за јавна набавка, одобрување на
средства, анализа на пазарот, подготвување на тендерска документација, објавување на оглас,
поднесување на понуди, евалуација на истите, донесување на одлука, изготвување на договор и
слично)
• Изготвување на документ како резултат на текот на процесот (налог за набавка, одлука за јавна
набавка, анкетен прашалник, тендерска документација, оглас за доделување на договор, записник
од јавно отворање, извештај од спроведена постапка, договор за набавка и слично)
• Вработени лица и нивната улога од аспект на: одобрување (О), извршување (И), чување (Ч),
регистрирање (Р), проверка (П)
• Ниво на ризик за секој чекор од процесот: високо (В), средно (С) и ниско (Н)
 ЗАКЛУЧОК:
• Независно на постигнатите резултати во поглед на зголемување на
транспарентноста и овозможување поголема ефикасност во системот
на јавни набавки преку користењето на ЕСЈН и реализацијата на
Програмата за едукација на Бирото, актуелните политики и
инструменти во системот за јавни набавки не секогаш обезбедуваат
задоволителен степен на конкуренција, еднаков третман на
економските оператори и рационално и ефикасно искористување на
средствата во постапките за доделување договори за јавни набавки и
доведуваат до намален квалитет на набавките со што е нарушен
принципот за обезбедување на соодветна вредност за дадените
финансиски средства
 ЗАКЛУЧОК:
• Во рамките на Политиките и инструменти во системот на јавни набавки (најниска цена
како единствен критериум, задолжително објавување на проценета вредност и
користење на електронска аукција, негативна референца и банкарска гаранција, анализа
на пазарот и барање согласност за објавување оглас) може да се констатира дека
задолжителното користење на најниската цена како единствен критериум за избор на
најдобра понуда во комбинација со обврската за барање согласност од Советот, ја намали
реалната конкуренција на квалитетни понуди и има влијае на квалитетот на стоки и
услуги што ги набавуваат договорните органи како и врз квалитетот на услугите од
јавниот сектор
• Според практичните искуства, користењето на критериумот најниска цена може да
биде соодветен само во случаите на едноставни договори за јавна набавка и во случаи на
постоење на стандардизиран квалитет на она што треба да се набави, каде цената е
единствен реален фактор за разликување на понудите
 ЗАКЛУЧОК:
• Критериумот економски најповолна понуда со Законот е предвидено
да се користи само за набавка на консултантски и други услуги од
интелектуален карактер или за специфични предмети на набавка, каде
не е можно прецизно да се утврди квалитетот или други елементи како
минимални услови од техничките спецификации. Овој критериум
договорните органи можеа да го користат само по претходно добиена
согласност од Советот
• Обврската за анализа на пазарот како инструмент за поттикнување на
конкуренцијата и привлекување на економските оператори за учество во
постапките, не ги даде очекуваните резултати за остварување на целта и
наметна дополнителен ангажман на лицата вклучени во јавните набавки
и одолговлекување на постапките
 ЗАКЛУЧОК:
• Ефектите од спроведување на електронските аукции не се согласно првичните
проценки и очекувања и не ги даваат очекуваните резултати кога се набавуваат
стандардизирани стоки и услуги, со добро дефинирани технички спецификации и
кога се користат на пазар со висок степен на конкуренција. Од друга страна, сите
предмети на набавка не се погодни да одат на аукција, се постигнува нереално
зголемување на цените во фазата пред аукцијата и возможни се шпекулативни акции
во однос на цената, поради што може да се заклучи дека иако аукциите технички
можат да се прават за сите набавки, не ги даваат очекуваните резултати и не ја
оправдуваат целта на нивното постоење
• Воведената законска обврска договорните органи во огласот за доделување на
договорот за јавна набавка да ја објават и проценетата вредност на набавката, се
овозможи економските оператори однапред да имаат информација за вредноста на
договорот според проценка на договорниот орган и да достават понуди во висината
на оваа вредност или со повисока вредност со цел цените во фазата на е-аукција да се
намалат до нивото на проценетата вредност на набавката