Teori & Aplikasi Organisasi

STRUKTUR ORGANISASI

Dr. A. Wahyudi Atmoko 1

 Goals and
Strategy
Environment Power,
Change

Culture Structure Technology

2
 Contoh Organization Chart

CEO

V ice P re sid e nt V ice P re sid e nt D ire cto r

F in an ce M a nu fa ctu ring H u m an R e so u rces

C h ief B u dg et P la nt M a inte na n ce T ra in ing B e ne fits

A cco u nta nt A n a lyst S u pe rin ten de nt S u pe rin ten de nt S p e cia list A d m inistra tor

3
 General Motors’ Organization Chart, 1997

Board of Directors

President’s Council Corporate Functions

North Delphi GM International Hughes

American Automotive Acceptance Operations Electronics
Operations Systems Corporation

GM Europe
Midsize Small GM Vehicle Development
& Car Power Sales, & & Technical Asian &
Luxury Group Train Marketing Cooperation Pacific
Car Group Group Group Operations
Group
Latin
American,
African, &
Middle East 4
Operation
Royal Dutch/Shell Group, 1994: Matrix Structure

5
The Organization Chart – What it Shows

Organization charts convey five major points about an

organization’s structure:

1. Activities of the organization: the chart as a whole

indicates the range of activities in which the
organization is involved.
2. Subdivisions of the organization: each box represents
a subdivision of the organization responsible for a portion
of the work.
3. Type of work performed: the label in each box indicates
the department’s area of responsibility.
6
The Organization Chart – What it Shows II

4. Levels of management: the chart shows the management

hierarchy; all persons who report to the same individual
are on the same management level, or horizontal level on
the chart.

5. Lines of Authority: the lines that connect the boxes show

the official lines of authority and channels of
communication for the organization.

7
The Organization Chart – What it Doesn’t Show

There are a number of things the organization chart does not

show about the firm:

1. Degree of responsibility and authority of individuals;

2. Degree of decentralization that exists;
3. Staff and line functions;
4. Position status or importance;
5. Lines of actual communication;
6. Relationships among members; and
7. The ‘informal’ organization.

8
Apa itu STRUKTUR?
Struktur adalah hubungan antar bagian dari keseluruhan
yang terorganisir.

Struktur (Sosial) Organisasi:

adalah hubungan antar elemen-elemen sosial termasuk
orang, posisi, dan unit-unit organisasi yang dimiliki.

Diferensiasi

Integrasi

9
The Basic Tasks of Organization

Achieving high levels of productivity requires SPECIALIZATION

Specialization by individuals necessitates COORDINATION

For coordination to be effective requires COOPERATION

But goals of employees == goals of owners

THE AGENCY PROBLEM

THE ORGANIZATIONAL CHALLENGE:

To design structure & systems that:
 Permit specialization
 Facilitate coordination by grouping individuals & link groups with
systems of communication, decision making, & control
 Create incentives to align individual & firm goals
 Struktur Organisasi
Menurut
Weber

1. Division of Labor
2. Hierarchy of Authority (wewenang, pelaporan, rentang
kendali)
3. Coordination Mechanism (vertikal & horisontal)

11
Weber’s Principles of Bureaucracy

12
 Coordination Mechanism: Vertikal

Tinggi

+ Sistem
Informasi

Tingkat Penambahan
Koordinasi Hirarki+
Vertikal
Yang
Diperlukan + Rencana &
jadual
Peraturan &
+
Prosedur

+ Hirarki

Rendah
Rendah Kapasitas Hubungan Tinggi
(Ukuran Organisasi & Tingkat Ketidakpastian)

13
 Coordination Mechanism: Horisontal

Tinggi Integrator
Permanen+

+ Tim
Tingkat
Koordinasi Satgas/
Horisontal Taskforce+
Yang
Diperlukan
+ Penghubung

Kontak
+
Langsung

+ Dokumen Tertulis
Rendah
Rendah Kapasitas Hubungan Tinggi
(Tingkat Ketidakpastian, Derajat Saling Ketergantungan,
Sasaran/Dominant Competitive Issue)
14
Dimensions of Organizational Social Structure

1. Size
2. Administrative Component
3. Span of Control
4. Specialization
5. Standardization
6. Formalization Pengaruh
7. Centralization Perspektif
Moden
8. Complexity

15
 Dimensions of
Organizational Social Structure

1. Size : number of employees of the organization.

2. Administrative Component: percentage of total number employees that have
administrative responsibilities.
3. Span of Control : total number of subordinates over whom a manager
has authority.
4. Specialization : number of specialities performed within an
organization.
5. Standardization : existence of procedures for regularly recurring events
or activities.
6. Formalization : extent to which rules, procedures, and
communications are written down.
7. Centralization : concentration of authority to make decisions.
8. Complexity : vertical differentiation (number of hierachical levels)
16
& horizontal differentiation (the number of units within the organization).
Contoh Analisis Radar SSO
Hasil survey di atas yaitu elemen besaran
dikuatkan dari hasil wawancara mendalam.
Hasil wawancara mendalam dapat di-
summary-kan dalam catatan berikut ini.

 Jumlah SDM dirasakan kurang untuk tugas yang dilimpahkan.

 Dalam kondisi tertentu, pegawai bisa terhitung cukup
jumlahnya, namun dirasakan menjadi tidak cukup karena
harus diperbantukan ke bagian lain.
 Ketidak-cukupan pegawai yang paling dirasakan adalah
tenaga administrasi di setiap bagian. Ada kecenderungan staf
mengerjakan hal lain di luar tugas yang telah diberikan,
karena diperbantukan ke atasan tertinggi sebagai sekertaris
atau mengelola kegiatan keuangan administrasi.
 Pada kondisi tertentu ketika banyak pegawai turun lapangan,
terjadi overload pekerjaan terutama disebabkan oleh kegiatan
administratif.
 Adanya kebutuhan yang tinggi untuk tenaga-tenaga analis
tertentu yang membutuhkan keahlian tertentu pula, seperti
tenaga analis pasar, pembinaan, dan pengawasan.

17
 A Comparison of Mechanistic, Organic, and
Bureaucratic Organizations

Complexity Formalization Centralization

Organic low low Low

Mechanistic high high high

Bureaucratic high high low

18
19
 Teori Perspektif Evolusi dari Larry Greiner

The Organizational Lifecycle Renewal

Crisis

Pahse Red-tape
Crisis
Collaboration Phase
Control
Crisis
Formalization Phase
Autonomy
Crisis
Delegation Phase
Leadership
Crisis
Collectivity Phase

Entrepreneurial Phase

20
Time
Teori Model Sistem Terbuka dari Katz & Kahn
Pandangannya: Pertama, struktur dibuat berdasarkan kebutuhan
teknis inti, kemudian dari tuntutan integrasi internal, dengan
kombinasi dari duntutan lingkungan.

21
 Five Basic Parts of an Organization

Top
Management

Technical Middle Administrative

Support Management Support

Technical Core

Source: Based on Henry Mintzberg, The Structuring of Organizations (Englewood Cliffs, N. J.: Prentice-Hall, 1979) 215-297;
and Henry Mintzberg, “Organization Design: Fashion or Fit?” Harvard Business Review 59 (Jan. – Feb. 1981): 103-116.
22
Organizational Design Forms

23
Simple Organization

Entrepreneur

Employees

24
Characteristics of Simple Organizations

1. Small
2. Flat
3. Highly Centralized
4. Very Flexible
5. Fast

25
Karakteristik Aliran dalam Struktur Organisasi:

Klasik: * Pembagian dan pengelompokan tugas sesuai fungsi

* Koordinasi vertikal melalui peraturan, rencana, hirarki

Modern: * Pembagian dan pengelompokan tugas dalam self-contained unit

* Koordinasi vertikal dan horisontal

-- muncul Stuktur Fungsional & Struktur Produk

Ciri Struktur Fungsional:

1. Kegiatan yang fungsinya sama dikumpulkan pada satu bagian
2. Pengelompokan orang/kegiatan berdasar sumber
3. Menuntut keahlian fungsional dan mutu pekerjaan yang baik ~ efisiensi

Ciri Struktur Produk:

1. Terdiri dr bagian2 yg memiliki seluruh fungsi yg dibutuhkan secara lengkap
2. Pengelompokan orng/kegiatan berdasar output
3. Koordinasi tinggi, tapi efisiensi rendah

26
Structural Design Options for Grouping Employees into
Departments

Functional
Grouping CEO

Engineering Marketing Manufacturing

Product
Grouping CEO

P ro d u ct P ro d u ct P ro d u ct
D iv is io n 1 D iv is io n 2 D iv is io n 3

Source: Adapted from David Nadler and Michael Tushman,

Strategic Organization Design (Glenview, Ill.: Scott Foresman, 1988), 68. 27
 Karakteristik Struktur Organisasi Fungsional

ASPEK KARAKTERISTIK
LINGKUNGAN 1. Ketidakpastian Lingkungan Rendah – Sedang
2. Masalah/Isu Utama Spesialisasi Teknis, Efisiensi, &
Perbaikan Mutu
KELEBIHAN
1. Paling sesuai untuk lingkungan stabil
2. Dapat mencapai efisiensi ekonomis pada masing2 bagian
3. Merangsang berkembangnya ketrampilan yang bersifat fungsional
4. Mampu mencapai sasaran bagian (sasaran fungsi)
5. Sesuai untuk organisasi berukuran kecil sampai sedang
6. Baik untuk organisasi yg menghasilkan satu atau sejumlah kecil jenis produk

KEKURANGAN
1. Respon organisasi terhadap perubahan kondisi lingkungan agak lambat
2. Pengambilan keputusan menumpuk pada puncak organisasi, sehingga beban pimpinan puncak menjadi
terlalu berat
3. Koordinasi antar bagian/fungsi tidak terlalu baik
4. Inovasi terbatas
5. Pandangan terhadap sasaran organisasi agak terbatas, anggota organisasi cenderung hanya memperhatikan
sasaran bagiannya sendiri

28
 Karakteristik Struktur Organisasi Produk

ASPEK KARAKTERISTIK
LINGKUNGAN 1. Ketidakpastian Lingkungan Sedang – Tinggi
2. Masalah/Isu Utama Merebut/melayani suatu segmen pasar,
kepuasan konsumen, kegiatan2 yang
terkoordinasikan menurut suatu jenis
output/produk

KELEBIHAN
1. Paling sesuai untuk lingkungan yang tidak stabil dengan perubahan cepat
2. Penanggungjawab produk jelas, sehingga konsumen bisa merasa puas
3. Koordinasi antar fungsi menjadi baik
4. Bagian2 dapat beradaptasi dengan baik terhadap tuntutan dari luar
5. Sesuai untuk organisasi berukuran besar
6. Baik untuk organisasi yang menghasilkan banyak jenis produk
KEKURANGAN
1. Tidak mampu mencapai efisiensi ekonomis
2. Koordinasi antar produk sulit
3. Keahlian teknis hilang karena tidak ada spesialisasi fungsional
4. Integrasi dan standarisasi antar produk sulit tercapai

29
Struktur Organisasi terkadang perlu disesuaikan karena tuntutan lingkungan/strategi,
misalnya dengan Struktur Geografis atau Struktur Campuran (Hibrid).

Karakteristik Struktur Geografis:

* Daerah operasi luas: sulit dikoordinasikan secara dari kantor pusat & tiap daerah
berbeda sifatnya.
* Setiap unit yang menangani daerah tertentu mempunyai fungsi yang dibutuhkan.

Karakteristik Struktur Campuran:

* Gabungan Fungsional & Produk: struktur produk memiliki secara lengkap fungsi2
yang dibutuhkan, namun beberapa fungsi lain tetap dikuasi pusat.

30
 Geographical Structure
for Apple Computer
CEO
Steve Jobs

Apple Apple Apple Apple

Products Americas Europe Pacific

Canada France Australia

Latin
America/ Japan
Caribbean

Sales Asia
Service and
Marketing
to Regions
31
Source: www.apple.com
 Mobil Corporation, 1997

Board of Directors

CEO
Executive Office

Corporate Center Support Services

North New Worldwide Technology

America Exploration LNG & IPP

Asia/ Europe Africa & South

Pacific & CIS Middle America
East North
America Worldwide
Shipping M&R Chemicals
 Struktur Matriks:
Beberapa organisasi memerlukan kelebihan Struktur Fungsional & Produk
secara simultan.

Kondisi yang Cocok untuk Struktur Matriks:

1. Tekanan ‘ganda’ dari dua/lebih sektor kritis secara simultan.
2. Lingkungan kompleks, sering berubah, perlu hubungan vertikan &
horizontal yg efektif.
3. Perlu penggunaan sumber secara efisien, sehingga sesuai untuk
organisasi ukuran sedang.

33
 Contoh: Disain Struktur Matirks

Pimpinan
Pimpinan Organisasi Pimpinan
Produk Fungsional

Pimpinan Pimpinan Pimpinan Pimpinan

Produk Pemasaran Produksi Logistik

Produk A Bawahan

Bawahan Aliran Horizontal

Produk B Wewenang &
Tanggung Jawab
Menurut Produk
Bawahan
Produk C

Aliran Vertikal
Wewenang & Tanggung Jawab 34
Menurut Fungsi
Jabatan Penting dalam Struktur Matriks:

1. Pimpinan Tertinggi:
• Hrs mjd penyeimbang kekuatan fungsi & produk
• Delegasi – keputusan oleh bawahan
• Mendorong kontak & koordinasi

2. Pimpinan Matriks
* Pimpinan salah satu matriks
* Masalah pokok: kewenangan terhadap bawahan tidak 100% jad prl berunding
* Harus berani konfontasi
* Menghabiskan waktu, perlu komunikasi, kesabaran, & ketrampilan kerja sama

3. Pimpinan 2 Atasan:
* Jabatan sulit: menghadapi tuntutan yg berbeda, namun sah, dari 2 atasan
* Perlu keberanian ‘menentang’ atasan, hubungan baik & loyalitas ganda
terhadap 2 bos.

35
 Karakteristik Struktur Organisasi Matriks

ASPEK KARAKTERISTIK
LINGKUNGAN 1. Ketidakpastian Lingkungan Tinggi
2. Masalah/Isu Utama Bersifat ‘ganda’ (spt.: lokasi-fungsi,
produk-fungsi, mutu-efisiensi)

KELEBIHAN
1. Mampu mencapai tingkat koordinasi yang cocok untuk tuntutan ‘ganda’
2. Pemanfaatan karyawan fleksibel, menurut jenis produk atau kegiatan
3. Sesuai untuk pengambilan keputusan yang sifatnya rumit dan lingkungan yang tidak stabil dengan
frekuensi perubahan yang tinggi
4. Memberikan kesempatan yang sama untk pengembangan ketrampilan fungsional maupun ketrampilan
integrasi menurut produk
5. Sesuai untuk organisasi ukuran sedang dengan beberapa jenis produk
KEKURANGAN
1. Wewenang ‘ganda’ menyebabkan munculnya kebingungan & frustasi
2. Karyawan perlu dilatih agar terampil saling berhubungan dalam matirks
3. Menghabiskan banyak waktu untuk koordinasi penyelesaian masalah
4. Lancar jika karyawan mengerti sifat matriks, menganut hubungan kolegial, bukan vertikal
5. Perlu tuntutan ‘ganda’ (dari lingkungan) agar organisasi tetap seimbang

36
Hybrid Structure
Part 1. Sun Petrochemical Products

President

Functional Chief
Human Technology Financial
Resources Vice Services
Structure Counsel
Director President Vice Pres.

Product Fuels Lubricants Chemicals

Vice Vice Vice
Structure President President President

Sources: Based on Linda S. Ackerman, “Transition Management:

An In-Depth Look at Managing Complex Change,”
Organizational Dynamics (Summer 1982): 46-66;
and Frank Ostroff, The Horizontal Organization,
(New York: Oxford University Press, 1999), Fig. 2.1, 34.

37
Hybrid Structure
Part 2. Ford Customer Service Division
Vice President and
General Manager

Functional Strategy and Human

Structure Finance Communication Resources

Director and
Process Owner Teams
Horizontal Structure

Parts Supply / Logistics Group

Director and
Process Owner Teams

Vehicle Service Group

Director and
Process Owner Teams

Technical Support Group

Sources: Based on Linda S. Ackerman, “Transition Management:

An In-Depth Look at Managing Complex Change,” Organizational Dynamics 38
(Summer 1982): 46-66; and Frank Ostroff, The Horizontal Organization,
(New York: Oxford University Press, 1999), Fig. 2.1, 34.
 Referensi Disain
Struktur Organisasi

Kebutuhan Kebutuhan
Efisiensi Koordinasi

Struktur Struktur Struktur Struktur Struktur

Fungsional Hibrid Matriks Hibrid Produk

39
Organisasi Hirarkis
(Vertikal)

Organisasi Datar/Flat
(Horizontal)

Proy 1 Proy 2
Nucleic
Ketua 1
Organization

Ketua 2

40
 Two Organization Design Approaches

EFFICIENCY EFFECTIVENESS
EVOLUTION
Mechanical System Design Natural System Design

Vertical Horizontal
Structure Structure

Routine Rigid Organizational Change Empowered Adaptive

Tasks Culture in the Service of Roles Culture
Performance

Formal Competitive Shared Collaborative

Systems Strategy Information Strategy

Stable Environment Turbulent Environment

Efficient Performance Learning Organization

Source: Adapted from David K. Hurst, Crisis and Renewal: Meeting the Challenge of Organizational Change (Boston, Mass.: Harvard Business School)

41
 Goals-Strategy-Structure Alignment

OK? – next level OK? – next level OK?

Analyze Analyze Analyze

GOALS STRATEGY STRUCTURE

•What are the •What is the organization’s •What is the

organization’s strategy? organization’s
goals? •Is the strategy appropriate structure?
•Are the goals given the organization’s •Will the structure
appropriate given goals? allow the strategy
the context? •Will the strategy achieve to be undertaken
•Implications/ the goals? appropriately?
Recommendation •Implications/ •Implications/
Recommendation Recommendation
42
Ciri Struktur Organisasi yang Tidak Sesuai dengan Kebutuhan

1. Pengambilan keputusan terlambat/kurang baik

~ Biasanya beban pengambil keputusan terlalu berat, karena dalam struktur
delegasi kurang sempurna, atau kurang informasi (alat hubungan
vertikal/horizontal kurang baik)
2. Organisasi tidak mampu bereaksi dengan baik terhadap perubahan
~ Karena koordinasi horizontal kurang baik – perubahan lingkungan
tidak diikuti dgn tindakan yg sesuai pd seluruh bagian organisasi
3. Dalam organisasi sering muncul pertentangan
~ Struktur tidak mampu menyatukan kepentingan bagian2,
krn koordinasi horizontal buruk

46
Catatan tentang Struktur Organisasi

Disain Struktur Organisasi perlu mengikuti:

1. Struktur organisasi dirancang dengan memperhatikan pembagian tugas/tanggung-

jawab, hubungan vertikal, pembentukan bagian, dengan uraian yang jelas.
2. Rancangan alat hubungan horizontal & vertikal yang memungkinkan organisasi
terintegrasi secara utuh.
3. Memilih bentuk generik organisasi, fungsional atau produk; jika perlu
menggunakan struktur hibrid.
4. Jika sesuai dengan kebutuhan & berbagai persyaratan lain, menggunakan struktur
organisasi matriks.
5. Evaluasi struktur, menyesuaikan dengan kebutuhan, secara berkala.

47