CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

Nội dung chính:

1. Giới thiệu chung về phân tích công việc

2. Quy trình thực hiện phân tích công việc

3. Các phương pháp thu thập thông tin

4. Viễn cảnh của phân tích công việc

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

1.Giới thiệu chung về phân tích công việc

a. Khái niệm:

Là một quá trình nghiên cứu nội dung công

việc, nhằm xác định điều kiện tiến hành, các
nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện
công việc và các năng lực, phẩm chất, kỹ
năng người lao động cần có để hoàn thành công
việc
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
1.Giới thiệu chung về phân tích công việc

a. Khái niệm:

Nhiệm vụ Là một hoạt động riêng biệt với một mục

(Tasks) đích cụ thể mà mỗi người lao động phải
thực hiện.

Vị trí Tập hợp các nhiệm vụ mà một người lao

(Positions) động phải thực hiện.

Công việc Tất cả các vị trí giống nhau về mặt nhiệm

(Jobs) vụ chính phải thực hiện .
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

1.Giới thiệu chung về phân tích công việc

a. Khái niệm:
 Bản mô tả công việc (Job Description):

Bản viết tóm tắt bản chất và các yêu cầu của một công việc.
 Bản tiêu chuẩn công việc (Job specification):

Bản mô tả năng lực, học vấn, kỹ năng, kinh nghiệm và các

phẩm chất cần thiết, các yêu cầu khác để thực hiện công việc.
 CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

1.Giới thiệu chung về phân tích công việc

a. Khái niệm:
Bản mô tả công việc (Job Description):
- Nhận diện công việc: Tên công việc, mã số công việc, người
thực hiện, người giám sát, giám sát ai…
- Tóm tắt công việc
- Các mối quan hệ trong công việc
- Chức năng, trách nhiệm, quyền hành.
- Tiêu chuẩn mẫu trong đánh giá thực hiện công việc
- Điều kiện làm việc
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

1.Giới thiệu chung về phân tích công việc

b. Thành phần tham gia phân tích công việc

- Đại diện bộ phận nhân sự

- Nhân viên

- Người quản lý trực tiếp

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

1.Giới thiệu chung về phân tích công việc

c. Thời gian phân tích công việc

- Doanh nghiệp mới thành lập

- Có thêm công việc mới

- Thay đổi công việc

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

1.Giới thiệu chung về phân tích công việc

d. Thông tin cần thu thập để phân tích công việc

- Điều kiện làm việc

- Máy móc thiết bị
- Hoạt động thực tế
- Phẩm chất nhân viên
- Tiêu chuẩn mẫu (hành vi và kết quả)
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
1.Giới thiệu chung về phân tích công việc
d. Những thông tin cần thu thập trong phân tích công việc

Tổ chức hoạt động của doanh nghiệp

Chế độ lương bổng, khen thưởng

Các yếu tố
của điều kiện Tầm quan trọng của công việc
làm việc
Điều kiện vệ sinh lao động
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
1.Giới thiệu chung về phân tích công việc
d. Những thông tin cần thu thập trong phân tích công việc
Số lượng

Chủng loại
Thông tin về
máy máy, Quy trình kỹ thuật và tính năng
thiết bị
Cách thức sử dụng

Bảo quản tại nơi làm việc

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
1.Giới thiệu chung về phân tích công việc
d. Những thông tin cần thu thập trong phân tích công việc

Phương pháp làm việc

Mối quan hệ trong thực hiện công việc

Hoạt động
thực tế của Cách thức làm việc với khách hàng
nhân viên Cách thức phối hợp với nv khác

Cách thức thu thập, xử lý số liệu

Cách thức làm việc với máy móc,

thiết bị
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
1.Giới thiệu chung về phân tích công việc
d. Những thông tin cần thu thập trong phân tích công việc

Trình độ học vấn, kiến thức

Kinh nghiệm, kỹ năng làm việc

Phẩm chất
cần có của Tuổi đời, ngoại hình, sở thích, sức khỏe
nhân viên Quan điểm, tham vọng

Các đặc điểm cá nhân cần có

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

1.Giới thiệu chung về phân tích công việc

e. Khó khăn trong phân tích công việc?

- Nhân viên
- Lãnh đạo
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
2. Quy trình thực hiện phân tích công việc

Xác định mục đích của phân tích công việc

Thu thập thông tin cơ bản

Lựa chọn các công việc tiêu biểu

Thu thập thông tin phân tích công việc

Kiểm tra lại thông tin

Thiết kế bản mô tả CV, bản tiêu chuẩn công việc

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

 Bản mô tả công việc (Job Description):

Bản viết tóm tắt bản chất và các yêu cầu của một công việc.
 Bản tiêu chuẩn công việc (Job specification):

Bản mô tả năng lực, học vấn, kỹ năng, kinh nghiệm và các

phẩm chất cần thiết, các yêu cầu khác để thực hiện công việc.
 CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

Bản mô tả công việc (Job Description):

- Nhận diện công việc: Tên công việc, mã số công việc, người
thực hiện, người giám sát, giám sát ai…
- Tóm tắt công việc
- Các mối quan hệ trong công việc
- Chức năng, trách nhiệm, quyền hành.
- Tiêu chuẩn mẫu trong đánh giá thực hiện công việc
- Điều kiện làm việc
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

THẢO LUẬN NHÓM:

XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

(SV tự chọn công việc yêu thích)
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

3. Các phương pháp thu thập thông tin phân tích

công việc

a. Phỏng vấn

b. Bảng câu hỏi

c. Quan sát tại nơi làm việc

d. Sử dụng nhật ký ngày làm việc

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

3. Các phương pháp thu thập thông tin phân tích

công việc

a. Phỏng vấn

 Người phân tích công việc phải

gặp gỡ và phỏng vấn trực tiếp
với người hoặc nhóm người thực
hiện công việc tại hiện trường.
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

3. Các phương pháp thu thập thông tin phân tích

công việc
a. Phỏng vấn

- Ưu điểm:
+ Hiểu sâu về công việc
+ Cơ hội để giải thích các yêu cầu và chức năng công việc
- Nhược điểm:
+ Thông tin sai lệch hoặc không đầy đủ
+ Tốn thời gian
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

3. Các phương pháp thu thập thông tin phân tích

công việc
a. Phỏng vấn

Nâng cao chất lượng phỏng vấn:

– Đưa ra câu hỏi đúng
– Chọn người thích hợp
– Thiết lập quan hệ với người bị phỏng vấn
– Đặt câu hỏi rõ ràng và dễ trả lời
– Kiểm tra tính chính xác của thông tin
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

3. Các phương pháp thu thập thông tin phân tích

công việc
b. Bảng câu hỏi

- Bảng hỏi: gồm danh sách câu hỏi được chuẩn bị sẵn,
sử dụng cho hàng loạt các vị trí công việc khác nhau.
- Cách thực hiện:
 Lập bảng câu hỏi cho các công việc
 Người thực hiện công việc trả lời.
 Người quản lý kiểm tra
 Người phân tích công việc tổng hợp.
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

3. Các phương pháp thu thập thông tin phân tích

công việc
b. Bảng câu hỏi
 Ưu điểm:
 Có thể thu thập thông tin từ một lượng lớn người lao động.
 Thu thập thông tin nhanh.
 Hạn chế:
 Có thể cung cấp thông tin sai lệch về nhiệm vụ thực hiện
 Tốn thời gian và chi phí thiết kế bảng hỏi.
 Các yêu cầu công việc có thể bị bỏ qua hoặc xem nhẹ do quá tập
trung vào phân tích nhiệm vụ.
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

3. Các phương pháp thu thập thông tin phân tích

công việc
b. Bảng câu hỏi

Nâng cao chất lượng:

– Cấu trúc của các câu hỏi

– Cách thức đặt câu hỏi
– Nơi thực hiện
– Thử nghiệm trước khi sử dụng
 CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

3. Các phương pháp thu thập thông tin phân tích

công việc
c. Quan sát tại nơi làm việc
- Trực tiếp quan sát 1 hoặc nhóm người làm 1 công việc từ đầu đến cuối.
- Thông tin thu thập:
 Cái gì? (What was done?)
 Như thế nào? (How it was done?)
 Bao lâu? (How long it took?)
 Điều kiện môi trường (what the invironment was like?)
 Dụng cụ/thiết bị được sử dụng (what equipment was used)
 CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

3. Các phương pháp thu thập thông tin phân tích

công việc
c. Quan sát tại nơi làm việc

• Ưu điểm:
- Quan sát được thao tác thực tế của người thực hiện
công việc.
• Nhược điểm:
- Tốn thời gian
- Chỉ quan sát được hành vi của người thực hiện
công việc.
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

3. Các phương pháp thu thập thông tin phân tích

công việc
c. Quan sát tại nơi làm việc

Nâng cao chất lượng:

– Quan sát kết hợp với các phương tiện kỹ thuật

– Quan sát theo chu kỳ hoàn chỉnh
– Nói chuyện trực tiếp với nhân viên để hoàn thiện thông
tin
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

3. Các phương pháp thu thập thông tin phân tích

công việc

d. Nhật ký ngày làm việc

– Hiệu quả: công việc khó quan sát

– Thu hút nhiều người tham gia cung
cấp thông tin nhanh chóng
– Không trung thực những lỗi sai do
chủ quan
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
4. Xu hướng mới của phân tích công việc
- Số lượng công việc: giảm; nội dung
công việc: phong phú, thú vị hơn; Ranh
giới giữa các việc: thu hẹp.
Cách thức tổ
chức doanh - Công việc sẽ được tổ chức theo các quá
nghiệp và thực trình tổng hợp và được thực hiện bằng
hiện công việc các tổ chức nhóm, đội, nhân viên được
đào tạo theo hướng đa kỹ năng.
thay đổi
- Cơ cấu tổ chức được cải tiến và đơn
giản hóa, số lượng cấp bậc quản trị giảm.

Thay đổi yêu cầu đối với phân tích công việc
 CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
4. Xu hướng mới của phân tích công việc

Thay đổi yêu cầu đối với phân tích công việc

- Việc phân tích công việc và xây dựng bảng mô tả công việc
sẽ được áp dụng cho NHÓM, ĐỘI.
- Nhân viên sẽ chia sẻ những quan điểm chung và học cách
thực hiện các công việc khác trong đội.
- Các tiêu chuẩn, nhiệm vụ và các qui định của công việc sẽ
trình bày không quá chi tiết.
- Nhân viên sẽ sử dụng các cố gắng cá nhân và sử dụng
nguồn lực của tập thể để thực hiện công việc một cách sáng
tạo và linh hoạt.