TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH DOANH CÔNG NGHỆ HÀ NỘI

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

MICROSOFT
EXCEL 2010
CHƯƠNG 4

CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG
EXCEL

2
 1. QUY ĐỊNH DỮ LIỆU KHI NHẬP (VALIDATION)

• Bôi đen vùng dữ liệu cần đặt điều kiện nhập.

• Chọn Data/Data Validation/Data Validation. Xuất hiện hộp thoại:

Chọn mức độ quy

định nhập dữ liệu

Đặt quy tắc nhập dữ

liệu Hiển thị lời nhắc khi di
chuyển đến vùng nhập

3
 1. QUY ĐỊNH DỮ LIỆU KHI NHẬP (VALIDATION)
• Thẻ Settings:
- Allow:
+ Any value: giá trị bất kỳ
+ Whole number: quy định cho dữ liệu kiểu số
+ Decimal: quy định cho dữ liệu kiểu thập phân.
+ List: Dữ liệu nhập vào theo danh sách (nhập
vào source hoặc bôi đen vùng danh sách)
+ Date: quy định cho dữ liệu kiểu ngày.
+ Time: quy định cho dữ liệu kiểu thời gian.
+ Text length: quy định theo chiều rộng của dữ
liệu kiểu ký tự.
+ Custom: quy tắc xác định theo công thức, bắt
đầu bởi dấu =
4
 1. QUY ĐỊNH DỮ LIỆU KHI NHẬP (VALIDATION)

• Thẻ Input Message

- Show input message when cell is
selected: Tích chọn nếu di chuyển
chuột vào thì hiển thị lời nhắc.
- Title: Tiêu đề của trên hộp thoại
thông báo.
- Input Message: Nội dung thông
báo.

5
 1. QUY ĐỊNH DỮ LIỆU KHI NHẬP (VALIDATION)
• Thẻ Error Alert
- Show error alert after invalid data is entered: Tích
chọn để hiển thị thông báo lỗi khi dữ liệu nhập
vào không đúng quy định nhập.
- Style: Chọn mức độ quy định
+STOP: mức độ cao nhất, không cho nhập
dữ liệu nếu vi phạm quy tắc.
+ WARNING: vẫn cho phép nhập dữ liệu khi
vi phạm quy tắc nhưng người dùng nhấn YES.
+ INFORMATION: vẫn cho nhập dữ liệu khi
vi phạm quy tắc nhưng người dùng nhấn OK.
- Title: tiêu đề của cửa sổ thông báo.
- Error Message: Nội dung thông báo khi nhập dữ
liệu vi phạm quy tắc.
6
2. SỬ DỤNG AUTOFILTER, ADVANCED FILTER

2.1. Chức năng AutoFilter

Auto Filter là tính năng cho
phép người dùng lọc ra
những bản ghi thỏa mãn
điều kiện. Để thực hiện lọc
ta thực hiện như sau:
• Bước 1: Bôi đen vùng
CSDL (cả hàng tiêu đề)
• Bước 2: Chọn Data/Filter.
Tại trường có điều kiện lọc,
kích chọn:

7
2.1. Auto Filter
• + Equals: lọc ra bản ghi có giá trị bằng giá
trị bạn gõ vào hộp thoại.
• + Does Not Equal: lọc ra các bản ghi có
giá trị khác giá trị mà bạn gõ vào hộp
thoại
• + Greater Than: lọc ra các bản ghi lớn
hơn giá trị mà bạn gõ vào
• + Greater Than Or Equal To: lọc ra các
bản ghi có giá trị lớn hơn hoặc bằng giá
trị mà bạn gõ vào
• + Less Than: lọc ra bản ghi có giá trị nhỏ
hơn giá trị gõ vào.
• + Less Than Or Equal To: lọc ra các bản
ghi có giá trị nhỏ hơn hoặc bằng giá trị
bạn gõ vào.
8
2.1. Auto Filter
• + Between: lọc ra những bản ghi nằm trong
khoảng giá trị mà bạn gõ vào.
• + Top 10: giữ lại 10 bản ghi có giá trị lớn nhất
• + Above Average: lọc ra những bản ghi có giá trị
lớn hơn trung bình cộng của tất cả các bản ghi
trong cột.
• + Below Average: lọc ra những bản ghi có giá trị
nhỏ hơn trung bình cộng của tất cả các bản ghi
trong cột.
• + Begins With: Lọc ra bản ghi bắt đầu bởi ký tự
mà bạn gõ vào.
• + Ends With: Lọc ra bản ghi kết thúc bởi ký tự
mà bạn gõ vào.
• + Contains: Lọc ra bản ghi chứa ký tự mà bạn
gõ vào.
• + Does Not Contain: Lọc ra bản ghi không chứa
ký tự mà bạn gõ vào.

9
2.1. Auto Filter

+ Custom Filter: tùy chọn khác, hiển

thị hộp thoại:
Tại vị trí 1 tích chọn vào hộp thả, xuất
hiện các tùy chọn như trên, gõ giá trị
vào vị trí 3, nếu có hai điều kiện đồng
thời thì tích chọn And, điều kiện hoặc
thì tích chọn Or và chọn tại vị trí 2, gõ
giá trị vào vị trí số 4.
• * Hủy lọc:
• Để hủy tính năng lọc, chọn
Data/Filter.
10
2.2. ADVANCED FILTER

a. Thiết lập vùng điều kiện (criteria range)

- Vùng điều kiện có hai loại: điều kiện trực tiếp và điều kiện gián tiếp.
* Vùng điều kiện trực tiếp:
Được thành lập bằng cách sau: Gồm tối thiểu hai hàng, hàng đầu tiên
phải là tên trường trong CSDL, từ hàng thứ hai trở đi gõ giá trị cần so
sánh với nó, có thể kết hợp dấu >, <, <>,>=, <=, =.
Nếu điều kiện đồng thời (and) thì giá trị bản ghi của các trường cùng
hàng, còn điều kiện hoặc thì phải khác hàng.

11
2.2. ADVANCED FILTER

a. Thiết lập vùng điều kiện (criteria range)

* Vùng điều kiện trực tiếp:
Ví dụ 1:
+ Điều kiện lọc những ra những người có Giới tính là Nữ hoặc Thực lĩnh lớn
hơn 5 triệu:

12
2.2. ADVANCED FILTER

a. Thiết lập vùng điều kiện (criteria range)

* Vùng điều kiện trực tiếp:
Ví dụ 1:
+ Điều kiện lọc ra những người có Họ là “Đỗ” và Thực lĩnh nhỏ hơn 5 triệu:

13
2.2. ADVANCED FILTER

a. Thiết lập vùng điều kiện (criteria range)

* Vùng điều kiện gián tiếp:
Được thiết lập gồm hai hàng và một cột, hàng đầu tiên lấy tên bất kỳ (không
được trùng với bất kỳ tên trường nào trong CSDL), hàng thứ hai là biểu thức
logic, có thể kết hợp nhiều hàm, so sánh trên bản ghi đầu tiên của CSDL, kết
quả trả về TRUE hoặc FALSE.
Ví dụ: + Điều kiện lọc những ra những người có Giới tính là Nữ hoặc Thực lĩnh
lớn hơn 5 triệu:

14
2.2. ADVANCED FILTER

a. Thiết lập vùng điều kiện (criteria range)

* Vùng điều kiện gián tiếp:
Ví dụ: + Điều kiện lọc ra những người có Họ là “Đỗ” và Thực lĩnh nhỏ hơn 5
triệu:

+ Điều kiện lọc ra những người ở phòng "Kế hoạch" và Thực lĩnh khác 6 triệu:

15
2.2. ADVANCED FILTER

b. Sử dụng tính năng Advanced

Filter
• Bước 1: Bôi đen vùng cơ sở dữ liệu
(hàng tiêu đề không được trộn –
Merge cell)
• Bước 2: Chọn Data/Tại Sort & Filter
chọn Advanced. Xuất hiện hộp
thoại:

16
2.2. ADVANCED FILTER
b. Sử dụng tính năng Advanced Filter
Action:
+ Filter the list, in-place: Lọc và để kết quả tại bảng
csdl đang chọn.
+ Copy to another location: Lưu kết quả sau khi lọc
sang một vị trí khác, vị trí này được xác định bởi
phần Copy to (chỉ cần chọn 1 cell trong vùng trống
để lưu)
List range: vùng csdl
Criteria range: vùng điều kiện (được thiết lập bằng
vùng điều kiện gián tiếp hoặc trực tiếp)
Unique records only: tích chọn này để giữ lại một
bản ghi nếu trùng nhau.
Nhấn OK 17
3. CƠ SỞ DỮ LIỆU
Cơ sở dữ liệu trong Excel gồm:
• Trường (Field): là một thuộc tính nào đó của đối tượng. Ví dụ: Họ
tên, Giới tính, Ngày sinh, HSL, …vv
• Bản ghi (Record): là giá trị của các trường tương ứng. Ví dụ:
Nguyễn Văn A, Nam, 23/04/1978, 3.67, …vv

18
3. NHÓM HÀM CSDL

CÚ PHÁP CHUNG:
DTên hàm(database, field, criteria)
Trong đó:
- D Tên hàm có thể là các hàm: DAVERAGE, DSUM, DMAX, DMIN, DCOUNT,
DCOUNTA.
- database: vùng cơ sở dữ liệu bao gồm cả tên các trường và các bản ghi.
- field: thứ tự xuất hiện tên trường trong cơ sở dữ liệu, hoặc địa chỉ ô chứa tên
trường hoặc tên trường đặt trong cặp dấu “”, là trường tham gia tính toán trên
nó.
- criteria: vùng điều kiện để thực hiện tính toán, vùng này có thể là vùng trực
tiếp hoặc gián tiếp.
19
3. NHÓM HÀM CSDL
1. DSUM (database, field, criteria)
* Ý nghĩa: Sử dụng để tính tổng trên trường field theo điều kiện, field phải có dữ liệu kiểu số.
* Ví dụ: Dựa vào Bang luong, tính tổng Thực lĩnh của những người có giới tính nữ hoặc thực
lĩnh lớn hơn 5 triệu:

20
 3. NHÓM HÀM CSDL

2. DMAX(database, field, criteria)

Ý nghĩa: Sử dụng để đưa ra giá trị lớn nhất trên trường field theo điều
kiện, field phải có dữ liệu kiểu số.
3. DMIN(database, field, criteria)
* Ý nghĩa: Sử dụng để đưa ra giá trị nhỏ nhất trên trường field theo
điều kiện, field phải có dữ liệu kiểu số.
4. DAVERAGE(database, field, criteria)
* Ý nghĩa: Sử dụng để đưa ra trung bình cộng trên trường field theo
điều kiện, field phải có dữ liệu kiểu số.

21
 3. NHÓM HÀM CSDL
5. DCOUNT(database, field, criteria)
* Ý nghĩa: Đếm số bản ghi trên trường field theo điều kiện, field phải có dữ liệu kiểu số.
* Ví dụ: Dựa vào Bang luong, đếm số người có giới tính nữ hoặc thực lĩnh lớn hơn 5 triệu:

22
 3. NHÓM HÀM CSDL
6. DCOUNTA(database, field, criteria)
* Ý nghĩa: Đếm số bản ghi trên trường field theo điều kiện, dữ liệu của trường đếm có thể là kiểu số,
ký tự, …vv.
* Ví dụ: Dựa vào Bang luong, đếm số người có giới tính nữ hoặc thực lĩnh lớn hơn 5 triệu:

23
4. SẮP XẾP CSDL

• Bước 1: Chọn vùng

CSDL.
• Bước 2: Chọn
Data\Sort. Xuất
hiện hộp hội thoại:

24
5. CHỨC NĂNG SUBTOTAL

• Bước 1: Sắp xếp

vùng CSDL, sắp xếp
theo trường phân
nhóm.
• Bước 2: Bôi đen
vùng CSDL đã được
sắp xếp, chọn
Data/Subtotal. Xuất
hiện hộp hội thoại:

25
5. CHỨC NĂNG SUBTOTAL
At each change in: Chọn
trường đã tham gia phân
nhóm.
Use function: Chọn hàm
tham gia tổng hợp.
+ Sum: tính tổng (hàm mặc
định)
+ Count: Đếm số bản ghi
+ Max: Tính giá trị lớn nhất
+ Min: Tính giá trị nhỏ nhất
+ Product: Tính tích các giá
trị
26
 5. CHỨC NĂNG SUBTOTAL
• Add subtotal to: Chọn trường mà
thực hiện tính toán trên dữ liệu
của trường đó.
• Replace current subtotals: Tích
chọn để thay thế Subtotal hiện tại.
• Page break between group: Đặt
dấu ngắt trang giữa các nhóm.
• Summary below data: Kết quả
tổng hợp để cuối mỗi nhóm.
• Remove all: Xóa bỏ chức năng
Subtotal.
• Nhấn OK: Chấp nhận các thiết lập.
• Cancel: Bỏ qua.
27
5. HÀM SUBTOTAL

Subtotal là hàm tính toán cho một nhóm con trong một danh sách hoặc
bảng dữ liệu tuỳ theo phép tính mà bạn chọn lựa trong đối số thứ nhất.
• Cú pháp: SUBTOTAL(function_num,ref1,ref2,...)
• Function_num là các con số từ 1 đến 11 và từ 101 đến 111 qui định hàm
nào sẽ được dùng để tính toán trong subtotal
• Ref1, ref2,... là các vùng địa chỉ tham chiếu mà bạn muốn thực hiện phép
tính trên đó.

28
5. HÀM SUBTOTAL
Function_num

Hàm tính toán

Tính toán cả các giá Không tính toán các
trị ẩn (bằng Hide) giá trị ẩn (bằng Hide)

1 101 AVERAGE
2 102 COUNT
3 103 COUNTA
4 104 MAX
5 105 MIN
6 106 PRODUCT
7 107 STDEV
8 108 STDEVP
9 109 SUM
10 110 VAR
11 111 VARP
29
 6. TẠO CÁC BẢNG PIVOT

Để thực hiện việc tạo bảng tổng hợp bằng Pivot Table, bạn thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Bôi đen bảng CSDL.
- Bước 2: Chọn Insert/Pivot Table/Pivot Table. Xuất hiện hộp thoại:

Chọn vị trí lưu bảng

Chọn vùng dữ Pivot
liệu

30
 6. TẠO CÁC BẢNG PIVOT

Xuất hiện bảng có dạng:

31
 6. TẠO CÁC BẢNG PIVOT

• Một số khái niệm:

+ Report Filter:Chọn trường lọc dữ liệu
trên bảng Pivot.
+ Column Labels: Kéo trường hiển thị
dưới dạng cột trong bảng Pivot.
+ Row Lables: Kéo trường hiển thị dưới
dạng hàng trong bảng Pivot.
+ Values: Trường tham gia quá trình tính
toán (sử dụng các hàm trong Function).

32
 6. TẠO CÁC BẢNG PIVOT

Ví dụ: Tính tổng thực lĩnh theo Chức vụ và Phòng ban, lọc theo giới tính.

33
 6. TẠO CÁC BẢNG PIVOT

Chú ý: Có thể thay đổi các trường bằng việc kéo thả, thay đổi hàm tính toán bằng
cách tích chọn vào phần Sum of Thực lĩnh trong Values, chọn Value Field Settings.
Xuất hiện hộp hội thoại:

34
 6. TẠO BIỂU ĐỒ PIVOT CHART
Pivot Chart là chức năng cho phép tổng hợp dữ liệu dưới dạng biểu đồ.
Để thực hiện được chức năng này:
• Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu cần tạo biểu đồ.
• Thực hiện Insert/Pivot Table/Pivot Chart

Chọn vùng lưu

biểu đồ Pivot
Chọn vùng dữ
liệu

35
 6. TẠO BIỂU ĐỒ PIVOT CHART
+ Report Filter: Những Field nào
được thêm vào trong vùng này, sẽ
được dùng để lọc toàn bộ dữ liệu
nguồn. Nói cách khác, PivotChart chỉ
hiển thị những dữ liệu nào thỏa mãn
điều kiện của Report Filter.
+ Axis Field: Chọn trường hiển
thị trên biểu đồ theo trục hoành (nằm
ngang)
+ Legend Field: trường hiển thị
chú giải theo trục tung (nằm dọc).
+ Value: Tính toán trên trường
để hiển thị dữ liệu trên biểu đồ mặc
định là hàm SUM. Bạn có thể chọn
hàm khác bằng việc tích vào trường
trên vùng Value, chọn Value Field
Settings (giống như trong Pivot Table).
36
 6. TẠO BIỂU ĐỒ PIVOT CHART
Mặc định là hàm SUM. Chọn hàm khác bằng việc tích vào trường trên vùng Value,
chọn Value Field Settings (giống như trong Pivot Table).
Ví dụ: Biểu đồ tổng thực lĩnh theo chức vụ, hiển thị theo phòng ban.

37
 7. CHỨC NĂNG CONSOLIDATE

• Chức năng Consolidate cho phép tổng hợp dữ liệu trên nhiều sheet
hoặc trên các sheet của các Book khác nhau. Với điều kiện là CSDL
đó có cấu trúc giống nhau, và kết quả được lưu ở một sheet bất kỳ.
* Thao tác thực hiện chức năng Consolidate
- Bước 1: Đặt con trỏ tại vị trí ô cần để bảng tổng hợp, thực hiện lệnh
Data/Tại Data Tools chọn Consolidate.
- Bước 2: Xuất hiện hộp hội thoại:

38
 7. CHỨC NĂNG CONSOLIDATE
* Function:
- Sum: tính tổng
- Average: tính trung bình cộng
- Max: tính giá trị lớn nhất
- Min: tính giá trị nhỏ nhất.
- Count: Đếm số bản ghi.
• Reference: vùng dữ liệu tham gia tổng hợp.
• Browse: thêm vùng dữ liệu nếu dữ liệu ở
tệp khác
• All reference: hiển thị vùng dữ liệu tham gia
tổng hợp.

39