26/08/2022

Trường Đại học Ngoại ngữ - Tin học Thành phố Hồ Chí Minh
Ho Chi Minh City University of Foreign Languages – Information Technology

Bài 3. Cơ sở dữ liệu trong

Excel
Lê Thị Minh Nguyện
Email: nguyenltm@huflit.edu.vn

www.huflit.edu.vn Lê Thị Minh Nguyện 1

Nội dung
1. Khái niệm về Cơ sở dữ liệu (CSDL)
2. Tổ chức CSDL trong Excel
3. Các thao tác trên CSDL: sắp xếp, tìm kiếm, hàm liên quan đến CSDL
4. Subtotal
5. Consolidate
6. Các loại đồ thị
7. PivotTable

www.huflit.edu.vn Lê Thị Minh Nguyện 2

1
 26/08/2022

1. Khái niệm về Cơ sở dữ liệu (CSDL)

• CSDL là một bảng 2 chiều gồm các trường (field) và bản ghi (record).
• Trường là một cột CSDL, mỗi trường biểu thị một thuộc tính của đối
tượng và có kiểu dữ liệu nhất định.
• Bản ghi là một hàng dữ liệu.

www.huflit.edu.vn Lê Thị Minh Nguyện 3

2. Tổ chức CSDL trong Excel

• Dòng đầu tiên của CSDL là tên của các cột (trường/Fields), mỗi
cột đều có tên và tên không trùng nhau
• Các dòng tiếp theo gọi là các mẫu tin (records), mỗi mẫu tin là
tất cả các thông tin có liên quan đến một đối tượng nào đó. (lưu
ý: khi nhập dữ liệu vào Excel là nhập theo từng dòng/mẫu tin (record)
chứ không nhập theo cột)
• Dữ liệu trên từng cột phải mang tính nhất quán về kiểu dữ liệu, tức
chỉ có thể là text hoặc number không thể có cả hai. Nên format kiểu
dữ liệu ngay từ đầu trước khi nhập liệu.
• Trong CSDL không có bất kỳ một dòng trống hay một dòng tổng nào.

www.huflit.edu.vn Lê Thị Minh Nguyện 4

2
 26/08/2022

3. Các thao tác trên CSDL

3.1. Sắp xếp
3.2. Tìm kiếm

www.huflit.edu.vn Lê Thị Minh Nguyện 5

3.1. Sắp xếp

• Khi xếp thứ tự 1 danh sách (CSDL), phải
chọn tất cả các cột để tránh sự mất chính
xác dữ liệu.
• DS không có tên trường thì tên cột sẽ thay
thế.
• Trường quy định cách xếp thứ tự gọi là
khoá. Có thể định tối đa 3 khoá. Các mẫu
tin cùng giá trị ở khoá thứ nhất được xếp
thứ tự theo khoá thứ 2; cùng giá trị ở
khoá thứ 2 được xếp thứ tự theo khoá
thứ 3.

www.huflit.edu.vn Lê Thị Minh Nguyện 6

3
 26/08/2022

3.2. Tìm kiếm

• Mục đích: Lấy ra những mẫu tin (thông tin) thoả mãn điều kiện nhất
định.
• Có thể lọc theo 2 cách:
• AutoFilter: Excel hỗ trợ điều kiện lọc
• Advanced Filter…: người sử dụng tự định điều kiện lọc.

www.huflit.edu.vn Lê Thị Minh Nguyện 7

3.2. Tìm kiếm

AutoFilter
• Chọn miền CSDL gồm cả dòng tên
trường
• Menu Data/Filter/AutoFilter, ô tên
trường có đầu mũi tên thả xuống của
hộp danh sách
• Kích chuột vào đó, có danh sách thả
xuống:
• All: để hiện lại mọi bản ghi
• Top 10…: các giá trị lớn nhất
• Custom…: tự định điều kiện lọc
• Các giá trị của cột

www.huflit.edu.vn Lê Thị Minh Nguyện 8

4
 26/08/2022

3.2. Tìm kiếm

Advanced Filter
B1: Định miền điều kiện:
• Dòng đầu ghi tên trường
để định điều kiện, chú ý
phải giống hệt tên trường
của miền CSDL, tốt nhất là
copy từ tên trường CSDL. Miền giá trị lọc Phái là Nu Miền giá trị lọc ĐTB>=7
• Các dòng tiếp dưới ghi
điều kiện: các điều kiện
cùng dòng là phép AND,
các điều kiện khác dòng là Miền giá trị lọc Phái
Miền giá trị lọc Phái
phép OR. là Nu VÀ ĐTB>=7
là Nu HOẶC ĐTB>=7

www.huflit.edu.vn Lê Thị Minh Nguyện 9

3.2. Tìm kiếm

Advanced Filter B2: Thực hiện lọc Data/Advanced

Hiện KQ lọc ngay tại miền dữ liệu

Hiện KQ lọc ra nơi khác
Chọn miền CSDL
Chọn miền điều kiện
Chọn miền hiện KQ
Chỉ hiện 1 bản ghi trong số những KQ trùng lặp

www.huflit.edu.vn Lê Thị Minh Nguyện 10

5
 26/08/2022

4. Subtotal
• Subtotal dùng để tính toán trên các
nhóm con trong 1 danh sách
• Bước 1: Sắp xếp danh sách dữ liệu theo
cột cần gom nhóm để tính toán
• Bước 2: Data -> Subtotal
• Ô At each change in: chọn Cột muốn gom
nhóm
• Ô Use Funtion: chọn hàm tính toán
• Vùng Add subtotal to: check chọn Cột muốn
thực hiện phép tính -> chọn OK
• (Lưu ý: check chọn Replace current
subtotals và Summary below data)

www.huflit.edu.vn Lê Thị Minh Nguyện 11

4. Subtotal

Vùng dữ liệu ban đầu đã được sắp

xếp theo thứ tự Phòng ban.
Nên COPY dữ liệu qua một vùng khác
trước khi làm subtotal.
www.huflit.edu.vn Lê Thị Minh Nguyện 12

6
 26/08/2022

5.Consolidate
• Consolidate: dùng để thống kê dữ liệu từ nhiều sheet
• Bước 1: Copy các cột tiêu đề cần thống kê sang 1 bảng tính mới
• Bước 2: Chọn 1 vùng dữ liệu có tiêu đề ở Bước 1 (bao gồm tiêu đề và
1 số dòng trống phía dưới)
• Bước 3: Chọn Consolidate trong menu Data,
bảng Consonlidate xuất hiện, thực hiện:
• Ô Funtion: Chọn hàm tính toán
• Ô Reference: chọn Vùng dữ liệu ở các bảng tính (bắt đầu bằng cột cần thống kê)
-> Add bảng tính vào All references
• Mục Use labels in: Check chọn Top row và Left column -> chọn OK

www.huflit.edu.vn Lê Thị Minh Nguyện 13

5.Consolidate

www.huflit.edu.vn Lê Thị Minh Nguyện 14

7
 26/08/2022

5.Consolidate
• Bước 1: Copy các cột tiêu đề cần thống kê sang 1 bảng tính mới

• Bước 2: Chọn 1 vùng dữ liệu có tiêu đề ở Bước 1 (bao gồm tiêu đề và 1 số

dòng trống phía dưới)

www.huflit.edu.vn Lê Thị Minh Nguyện 15

5.Consolidate
• Bước 3: Chọn Consolidate trong menu Data, bảng Consonlidate xuất hiện,
thực hiện:
• Ô Funtion: Chọn hàm tính toán

www.huflit.edu.vn Lê Thị Minh Nguyện 16

8
 26/08/2022

6. Các loại đồ thị

6.1. Mục tiêu
6.2. Chọn đúng kiểu đồ thị
• Tạo đồ thị

www.huflit.edu.vn Lê Thị Minh Nguyện 17

6.1. Mục tiêu

• Đồ thị giúp trình bày quan điểm của người dùng một cách
nhanh chóng. Với đồ thị người dùng chuyển dữ liệu trong bảng
tính thành hình ảnh, và cho phép người dùng so sánh và thấy
hướng tăng trưởng chỉ trong chớp mắt.

www.huflit.edu.vn Lê Thị Minh Nguyện 18

9
 26/08/2022

6.2. Chọn đúng kiểu đồ thị

Tiền xe

• Mỗi đồ thị đều chứa đựng ý nghĩa bên

trong của nó – đó là thông điệp mà người
70000
60000

50000

40000
tạo đồ thị muốn gửi đến người xem. Vì
thế đặc điểm đánh giá chính yếu là thông
Tiền xe
30000
20000

10000

0
điệp phải truyền đi hiệu quả nhất.
0 1 2 3 4 5 6

T i ền xe

70000
• Các kiểu đồ thị khác nhau có thể truyền
đi các thông điệp khác nhau của cùng 1
60000

50000 Tiền xe

đối tượng dữ liệu

40000
T i ền xe
30000

20000

10000 Đà Lạt
0 Nha Trang
Đà L ạt Nha V ũng t àu P hú Qu ốc Hu ế
Vũng t àu
T r ang
Phú Quốc
Huế

www.huflit.edu.vn Lê Thị Minh Nguyện 19

6.2. Chọn đúng kiểu đồ thị

• Đồ thị cột (column): thích hợp để so sánh trực tiếp các giá trị với
nhau.

Diem chuan theo khu vuc

20

15 ĐIỂM
CHUẨN
K.VỰC1
điểm

10
ĐIỂM
CHUẨN
5 K.VỰC2

0
MÁY TÍNH ĐIỆN TỬ XÂY DỰNG HÓA
ngành

www.huflit.edu.vn Lê Thị Minh Nguyện 20

10
 26/08/2022

6.2. Chọn đúng kiểu đồ thị

• Pie chart: Đồ thị pie để so sánh các phần tử trong 1 tổng thể với nhau để
làm rỏ mức độ đóng góp của từng phần tử. Đây là đồ thị lý tưởng để biểu
diễn cơ cấu, tỷ trọng của 1 đối tượng

DOANH THU NÔNG SẢN QUÝ 1 NĂM 2019

32%
41%

27%

Cà phê Ca cao Hạt điều

www.huflit.edu.vn Lê Thị Minh Nguyện 21

6.2. Chọn đúng kiểu đồ thị

• Line so sánh các giá trị qua
thời gian: phù hợp biểu diễn
xu hướng biến động theo thời
gian như sản lượng, doanh thu,
và lợi nhuận. Sử dụng đồ thị
Line khi trục hoành là thời
gian.

www.huflit.edu.vn Lê Thị Minh Nguyện 22

11
 26/08/2022

6.2. Chọn đúng kiểu đồ thị

• XY Scatter – mối quan hệ 2
đại lượng
• XY Scatter – phù hợp để thể
hiện mối quan hệ giữa các giá
trị dữ liệu khoa học hay thống
kê.
• Thể hiện 2 thang đo trong 1 đồ
thị qua 2 trục X và Y

www.huflit.edu.vn Lê Thị Minh Nguyện 23

7. PivotTable
• Khái niệm
• Tạo lập pivot table
• Tiêu chí phân tích
• Các phương pháp thống kê
• Công cụ Group
• Công cụ Slicer

www.huflit.edu.vn Lê Thị Minh Nguyện 24

12
 26/08/2022

7.1 Khái niệm

• Pivot Table là 1 công cụ của Excel dùng tổng hợp và phân tích
dữ liệu với nhiều góc độ và nhiều cấp khác nhau, tùy biến cao.

www.huflit.edu.vn Lê Thị Minh Nguyện 25

7. PivotTable

www.huflit.edu.vn Lê Thị Minh Nguyện 26

13
 26/08/2022

7. PivotTable
• Tổng hợp:
• Doanh thu từng tỉnh
• Doanh thu từng nhóm hàng
• Doanh thu từng đại lý
• Doanh thu từng năm
• phân tích:
• Doanh thu từng tỉnh theo từng mặt hàng
• Doanh thu từng đại lý theo từng mặt hàng
• Doanh thu từng năm của từng tỉnh
• Doanh thu từng đại lý theo năm
• Doanh thu từng năm theo nhóm hàng
• Chi tiết Doanh thu từng nhóm hàng cho từng đại lý, nhóm theo tỉnh.

www.huflit.edu.vn Lê Thị Minh Nguyện 27

7.2. Tạo lập Pivot table

❑ Bước 1: Chỉ định nguồn dữ liệu

• Bôi đen cơ sở dữ liệu cần tạo
• Menu Insert → PivotTable

www.huflit.edu.vn Lê Thị Minh Nguyện 28

14
 26/08/2022

7.2. Tạo lập Pivot table

• Trường tổng hợp cấp cao nhất vào Page (Năm)
• 1 hoặc 2 Trường tổng hợp cấp thấp hơn vào Row (Tỉnh, Đại lý)
• 1 hoặc 2 Trường phân tích vào Column(Mặt hàng)
• Trường dữ liệu phân tích vào Data(Doanh thu)

www.huflit.edu.vn Lê Thị Minh Nguyện 29

7.2. Tạo lập Pivot table

www.huflit.edu.vn Lê Thị Minh Nguyện 30

15
 26/08/2022

7.2. Tạo lập Pivot table

www.huflit.edu.vn Lê Thị Minh Nguyện 31

7.3. Tiêu chí phân tích

• Tiêu chí phân tích là bất kỳ tiêu chí nào có thể dùng để phân
loại dữ liệu: tiêu chí loại chi phí, tiêu chí nhóm sản phẩm, tiêu
chí vùng thị trường, tiêu chí loại khách hàng...
• Phân loại dữ liệu cần chính xác, không trùng lắp, không mơ hồ.
Một dòng dữ liệu chỉ có thể nằm trong 1 loại, không được
hơn.
• Nếu gõ sai chính tả, dư dấu space, thiếu dấu sắc, dấu huyền;
Pivot cũng coi như 1 loại mới và tách riêng ra.

www.huflit.edu.vn Lê Thị Minh Nguyện 32

16
 26/08/2022

7.3. Tiêu chí phân tích

• HCM dư khoảng trống
nên nhảy sang dòng
khác

www.huflit.edu.vn Lê Thị Minh Nguyện 33

7.4. Các phương pháp thống kê

• Thống kê
• Số học sinh mỗi lớp dự thi
• Điểm cao nhất của mỗi lớp
• Điểm thấp nhất của mỗi lớp
• Điểm trung bình mỗi lớp

www.huflit.edu.vn Lê Thị Minh Nguyện 34

17
 26/08/2022

7.4. Các phương pháp thống kê

• Hãy tạo 1 Pivot table với cấu trúc như sau: Kéo thả Lớp vào Rows, Tên HS
và điểm vào Data.

• Vì trường tên HS là text, nên Excel tự gán công thức là count: 2 lớp có 6
HS và 1 lớp có 5 HS. Trường Điểm là số(number) nên Excel tự gán công
thức Sum.

www.huflit.edu.vn Lê Thị Minh Nguyện 35

7.4. Các phương pháp thống kê

• Nhấn chuột phải vào trường “Sum of Điểm”, chọn field setting. Chọn lại là
Max thay vìSum, sửa tên field thành Điểm lớn nhất

www.huflit.edu.vn Lê Thị Minh Nguyện 36

18
 26/08/2022

7.4. Các phương pháp thống kê

• Kéo thả Trường điểm vào 2 lần nữa, một lần là Min và 1 lần là Average ta
sẽ có:

• Nếu thay vì trường “Lớp”, ta kéo trường Môn vào Row, ta sẽ có:

www.huflit.edu.vn Lê Thị Minh Nguyện 37

7.5. Công cụ Group

• Group trường loại số: Giả
sử với dữ liệu Doanh thu như
trên ta có thể Group trường
Năm thành nhóm 2 năm, hoặc
3 năm như sau:
• Bấm chuột phải vào trường
Năm trên Pivot Table, chọn
Group:

www.huflit.edu.vn Lê Thị Minh Nguyện 38

19
 26/08/2022

7.5. Công cụ Group

• Group trường loại ngày tháng

www.huflit.edu.vn Lê Thị Minh Nguyện 39

7.5. Công cụ Group

• Report Layout

www.huflit.edu.vn Lê Thị Minh Nguyện 40

20
 26/08/2022

7.6. Công cụ Slicer

• Slicer là một công cụ rất hữu ích trong Pivot, giúp lọc đồng thời nhiều
báo cáo Pivot Table

www.huflit.edu.vn Lê Thị Minh Nguyện 41

7.6. Công cụ Slicer

• Tạo 2 Pivot Table trên cùng một sheet

www.huflit.edu.vn Lê Thị Minh Nguyện 42

21
 26/08/2022

7.6. Công cụ Slicer

• Tạo Slicer:
• Bước 1: Chọn 1 bảng Pivot Table bất kỳ, trong thẻ PivotTable
Tools chọn mục Insert Slicer

www.huflit.edu.vn Lê Thị Minh Nguyện 43

7.6. Công cụ Slicer

• Bước 2: Chọn những đối tượng cần sử dụng để làm tiêu chí lọc báo cáo trong
cửa sổ Insert Slicer

www.huflit.edu.vn Lê Thị Minh Nguyện 44

22
 26/08/2022

7.6. Công cụ Slicer

• Bước 3: Sử dụng đối tượng trong Slicer để lọc dữ liệu của báo cáo

www.huflit.edu.vn Lê Thị Minh Nguyện 45

7.6. Công cụ Slicer

• Nối slicer tới nhiều báo cáo pivot table, click phải vào Slicer

• Trong cửa sổ Report Connections, đánh dấu chọn cho mục PivotTable2 rồi
bấm OK

www.huflit.edu.vn Lê Thị Minh Nguyện 46

23
 26/08/2022

www.huflit.edu.vn Lê Thị Minh Nguyện 47

Q&A
Lê Thị Minh Nguyện 48

24