FOLIO PRINSIP

PERAKAUNAN
(DOKUMEN SUMBER PERTAMA)
 DOKUMEN 1

PESANAN BELIAN

Pesanan belian merupakan dokumen sumber yang

disediakan oleh pembeli kepada pembekal untuk memesan
barang niaga atau menyediakan perkhidmatan. Harga
adalah berdasarkan kepada sebut harga atau senarai harga
yang dibekalkan oleh pembekal. Pesanan belian biasanya
disediakan dalam beberapa salinan untuk diagihkan kepada
pembekal dan untuk disimpan oleh pembeli.

2
 DOKUMEN 2

NOTA SERAHAN

Nota serahan adalah dokumen yang dihantar bersama

barang kepada pembeli. Fungsi nota serahan adalah sebagai
dokumen pengesahan penerimaan barang untuk
memastikan barang yang dihantar betul, cukup kuantitinya
dan dalam keadaan baik. Pembeli barang dikehendaki
menandatangani nota serahan sebagai akuan penerimaan
barang tersebut.

3
 DOKUMEN 3

INVOIS

Invois dikeluarkan oleh pembekal kepada pembeli

atau penghutang bagi jualan barang secara kredit. Fungsi
dokumen ini adalah untuk menunjukkan jumlah hutang
yang perlu dibayar. Invois mengandungi maklumat lengkap
mengenai barang-barang dibeli dan syarat-syarat
pembayaran. Dokumen ini lazimnya disediakan dalam dua
salinan. Dokumen asal dihantar kepada pembeli, manakala
dokumen salinan disimpan oleh pembekal sebagai rujukan

4
 DOKUMEN 4

NOTA KREDIT

Nota kredit merupakan dokumen yang dikeluarkan

oleh pembekal bagi mengurangkan jumlah pada invois
yang dihantar kepada pembeli. Pengurangan ini biasanya
terjadi jika terdapat pulangan barang atau invois yang
dikeluarkan telah terlebih caj.

5
 DOKUMEN 5

NOTA DEBIT
(Invois Tambahan)

Nota debit dikeluarkan kepada pembeli bagi

menambahkan jumlah pada invois atau mengenakan caj
tambahan seperti caj pengangkutan.

6
 DOKUMEN 6

BIL TUNAI

Bil tunai merupakan dokumen yang dikeluarkan

kepada pembeli bagi urus niaga jualan tunai. Jika
menggunakan cek, biasanya nombor cek akan ditulis pada
bil tunai tersebut.

7
 DOKUMEN 7

SLIP DAFTAR TUNAI

Slip daftar tunai juga dikeluarkan kepada pembeli bagi

urus niaga jualan tunai. Pembekal akan menggunakan
mesin daftar tunai untuk urus niaga hariannya. Slip daftar
tunai asal akan diberikan kepada pembeli, manakala
salinannya disimpan oleh pembekal untuk rekod
perakaunan.

8
 DOKUMEN 8

RESIT

Resit dikeluarkan oleh pembekal kepada pembeli sebagai

pengakuan penerimaan tunai atau cek. Lazimnya, resit
disediakan dalam dua salinan. Resit asal diberi kepada
pembeli,manakala resit salinan pula disimpan oleh
pembekal.

9
 DOKUMEN 9

CEK

Cek ialah dokumen yang sangat penting dalam dunia

perniagaan pada masa kini. Cek ialah bil perintah bertulis
yang mengarahkan bank untuk membayar sejumlah wang
yang dinyatakan kepada penama yang tertulis pada cek.
Penggunaan cek boleh memudahkan pembayaran dalam
sesuatu urus niaga. Ini kerana peniaga tidak perlu
membawa wang tunai yang banyak semasa membuat
bayaran. Oleh itu, cara pembayaran begini menjimatkan
masa dan lebih selamat.

10
 DOKUMEN 10

KERATAN CEK

Keratan cek disimpan oleh sesebuah organisasi

perniagaan sebagai pengesahan pembayaran cek seperti
membeli barang, membeli aset, membayar pemiutang,
membayar belanja, dan pengeluaran tunai dari bank.

11
 DOKUMEN 11

BAUCAR

Baucar merupakan dokumen yang mengesahkan sesuatu

pembayaran sama ada secara tunai atau cek. Baucar asal
akan disimpan oleh penerima bayaran, manakala
salinannya akan disimpan oleh pemberi.

12
 DOKUMEN 12

MAKLUMAN DEBIT

Makluman debit merupakan dokumen yang diterima

daripada bank untuk memaklumkan bahawa akaun
pembekal telah didebitkan. Ini kerana pihak bank telah
membuat pembayaran bagi pihak peniaga untuk urus niaga
seperti pembayaran insurans dan sewa bangunan.

13
 DOKUMEN 13

MAKLUMAN KREDIT

Makluman kredit merupakan dokumen yang diterima

daripada bank untuk memaklukan bahawa akaun pembekal
telah dikreditkan. Ini kerana pihak bank telah menrima
bayarn daripada pihak ketiga bagi pihak peniaga.

14
 DOKUMEN 14

SLIP SIMPANAN BANK

Slip simpanan bank merupakan dokumen yang perlu

digunakan apabila pembekal membuat deposit tunai atau
cek akan diserahkan kepada pihak bank. Setelah
pengesahan penerimaan deposit oleh bank, salinan
simpanan bank akan diberikan kepada pemegang akaun.

15
 DOKUMEN 15

MEMO

Memo biasanya digunakan untuk merekod urus niaga yang

berlaku antara pemilik perniagaan dengan perniagaan. Ini
selaras dengan konsep entiti berasingan. Memo berfungsi
sebagai dokumen dalaman. Contohnya rekod permulaan
perniagaan, ambilan barang atau aset dan tambahn modal
ke dalam perniagaan.

16
 DOKUMEN 16

BIL BAYARAN

Bil bayaran adalah bil yang perlu oleh peniaga setelah

menggunakan perkhidmatan seperti elektrik,air, dan
telefon. Bil-bil ini dibayar kepada Jabatan Bekalan Air
(JBA), Tenaga Nasional Berhad (TNB) dan Syarikat
Telekom Malaysia (TELEKOM). Setelah pembayaran
dibuat, peniaga akan diberi keratan bil sebagai bukti
pembayaran.

17
 DOKUMEN 17

PENYATA AKAUN

Penyata akaun adalah satu dokumen yang menunjukkan

butir-butir uru niaga yang berlaku antara pembeli dan
pembekal. Penyata lazimnya disediakan pada setiap akhir
bulan dan dihantar kepada pembeli. Dengan merujuk
kepada penyata akaun , pembeli boleh mengetahui baki
hutang yang belum dibayar. Penyata ini juga bertujuan
mengingatkan pembeli agar menjelaskan hutangnya kepada
pembekal.

18