JABATAN KEBANGSAAN

KEMENTERIAN SUMBER MANUSIA

ARAS 7 & 8 BLOK D4, PARCEL D
62502 PUTRAJAYA

KERTAS PENERANGAN
PROGRAM / PROGRAM NCS - CORE ABILITIES (Z-009)

TAHAP / LEVEL L1

NO. DAN TAJUK

05 - HANDLING INFORMATION
MODUL/MODULE NO. AND TITLE

KEBOLEHAN/ABILITIES 05.01 : IDENTIFY & GATHER INFORMATION

AT THE END OF THIS MODULE, TRAINEES WILL BE

ABLE TO :
OBJEKTIF MODUL / MODULE
1. IDENTIFY & GATHER INFORMATION
OBJECTIVE
2. DOCUMENT INFORMATION, PROCEDURE &
PROCESS

NO. KOD Z-009 / M05/ P(1) Muka : 1 dpd : 6

TAJUK: MENGURUS MAKLUMAT

TUJUAN:

Memberi pengetahuan kepada pelatih untuk mengenalpasti jenis-jenis maklumat dan dokumen
yang diperolehi disamping mengumpulnya untuk disimpan ditempat yang bersesuaian
mengikut prosedur yang betul.
NO. KOD Z-009 / M05 / P(1) Muka : 2 drp : 6

PENERANGAN

1. APAKAH YANG DIKATAKAN MAKLUMAT

Maklumat seringkali dikaitkan dengan data. Perbezaannya ialah data wujud dalam
bentuk mentah yang belum diproses. Maklumat setelah diproses lebih memberi makna
serta berguna kepada kita.

PENGHASILAN
AKTIVITI PENGHASILAN PRODUK
MAKLUMAT
Data Mentah
Input Bahan Mentah

Sistem Maklumat
Proses Pembuatan

Maklumat
Keluaran Produk Fizikal

2. KEPERLUAN KEPADA MAKLUMAT

Antara keperluan kepada maklumat adalah :

(a) Objektif
(misalnya untuk bahan laporan/makluman/justifikasi/simpanan/rujukan dll.).
(b) Kuantiti
(c) Kualiti
(d) Bila
(e) Siapa
NO. KOD Z-009 / M05 / P(1) Muka : 3 drp : 6

Membuat
keputusan
Melaksana
Perancangan
tugasan

FUNGSI
MAKLUMAT

Agihan Menyelesai
sumber masalah
Kawalan
tindakan

Rajah 1 adalah menunjukkan fungsi maklumat

3. KENALPASTI JENIS MAKLUMAT YANG DIPERLUKAN

Antara jenis-jenis maklumat yang diperlukan adalah :

(a) Perangkaan
(b) Laporan
(c) Primer atau sekunder
(d) Bukan tulisan (gambar, lukisan, gambar, rajah,dll)
(e) Rasmi atau tidak rasmi

4. KEBIJAKSANAAN MENGGUNAKAN MAKLUMAT

MISI

MATLAMAT ORGANISASI

SASARAN
JABATAN KERJA

PERJAWATAN PERAKAUNAN OPERASI PEMBELIAN

Rajah 2 menunjukkan fungsi maklumat di dalam organisasi

NO. KOD Z-009 / M05 / P(1) Muka : 4 drp : 6

5. SUMBER MAKLUMAT

Berikut adalah sumber maklumat seperti :

(a) Buku dan makalah/ bahan bertulis, bahan bercetak

(b) Individu
(c) Perpustakaan (elektronik & bukan elektronik)
(d) Gambarajah/Lukisan
(e) Pengkalan data
(f) Pemerhatian sendiri
(g) Dokumen persendirian & organisasi

SUMBER DALAMAN SUMBER PERSEKITARAN

BERCETAK SECARA LISAN
Laporan Mesyuarat
Fail Perbualan telefon
Surat menyurat Lawatan
Memo Perbincangan
Majalah Perhimpunan
Papan Maklumat Taklimat
Pekeliling Hebahan
Tatacara kerja

6. TINDAKAN UNTUK MENDAPATKAN MAKLUMAT

Tindakan untuk mendapatkan maklumat adalah seperti :

(a) Kenalpasti lokasi maklumat

(b) Tentukan kesesuaiannya
(c) Cari maklumat dan saring kejituan dan kesahihannya
(d) Maklumat direkod dalam format yang bersesuaian

NO. KOD Z-009 / M05 / P(1) Muka : 5 drp : 6

7. TINDAKAN MENYARING DAN MENSAHIHKAN MAKLUMAT

 JENIS MAKLUMAT PENGESAHAN

Tatacara Kerja
Ketua atau rakan sejawat

Operasi
Unit yang berkaitan

Berita
Sumber asal berita

Penulis laporan
Laporan

Setiausaha/pencatat minit
Minit Mesyuarat

Pentadbiran & Kewangan

Gaji & Tuntutan

Pakar
Khusus

8. PENYUSUNAN & PEREKODAN MAKLUMAT

Maklumat yang diperolehi perlu disusun dan disimpan rapi secara automatik.
Penyelenggaraan rekod perlu supaya ia dapat dicari apabila diperlukan di dalam
bentuk yang dapat memberi nilai maksima kepada mereka yang
menggunakannya.

NO. KOD Z-009 / M05 / P(1) Muka : 6 drp : 6

SOALAN

1. Apakah yang dimaksudkan dengan maklumat?

 ______________________________________________________

______________________________________________________

2. Senaraikan keperluan kepada maklumat?

______________________________________________________

______________________________________________________

3. Apakah sumber kepada maklumat?

______________________________________________________

______________________________________________________

RUJUKAN:

1. internet : filing system literature organizer.htm