JABATAN PEMBANGUNAN KEMAHIRAN

KEMENTERIAN SUMBER MANUSIA

ARAS 7 & 8 BLOK D4, KOMPLEKS D
62530 PUTRAJAYA

KERTAS PENERANGAN
PROGRAM / PROGRAM

NCS - CORE ABILITIES ( Z-009)

TAHAP / LEVEL

L1

NO. DAN TAJUK MODUL

06 : COMMUNICATION FUNCTION
/ MODULE NO. AND TITLE
KEBOLEHAN / ABILITIES

MODUL OBJEKTIF /
OBJECTIVE MODULE

NO. KOD / CODE NO

TAJUK:

02.04 : PREPARE BRIEF REPORTS AND CHECKLISTS

USING STANDARD FORMS
AT THE END OF THIS MODULE, TRAINEES WILL BE
ABLE TO:
1) INTERPRET AND FOLLOW MANUALS,
INSTRUCTIONS AND SOP'S.
2) FOLLOW TELEPHONE/ TELECOMMUNICATION
PROCEDURE.
3) COMMUNICATE CLEARLY.
4) PREPARE BRIEF REPORTS AND CHECKLISTS
USING STANDARD FORMS.
Z-009-1 / M06 / P(4/5)

Page :1

of 6

LAPORAN RINGKAS DAN SENARAI SEMAK

TUJUAN:
Memberi pengetahuan supaya pelatih mengetahui fungsi laporan dan senarai semak ,
dan perkara yang perlu dimasukkan ke dalam dokumen tersebut agar komunikasi di
dalam sebuah organisasi dapat dilakukan dengan lebih berstruktur dan sistematik.

NO. KOD / CODE NO

Z-009-1 / M06 / P(4/5)

Page :2

of

PENERANGAN:
1. Laporan ringkas
1.1 Definisi laporan
Merupakan dokumen yang digunakan untuk menyampaikan maklumat kepada pihak
pengurusan, pelanggan atau kakitangan organisasi yang lain.

Penilaian ke atas penulis sebuah laporan dibuat berdasarkan kebolehan menulis dan
menyusun atur kandungan laporan , oleh itu , adalah penting untuk kita menyiapkan laporan
yang berkualiti.

Tujuan laporan boleh dibahagikan kepada 3 perkara yang utama seperti di bawah :
(a)

Memaklumkan / memberi informasi

(b)

Kajian kebolehlaksanaan (feasibility / viability studies)

(c)

Mendapat keputusan (rumusan membantu / meminta pihak ketiga membuat keputusan)

Maklumat dan data di dalam laporan akan digunakan untuk membuat keputusan yang penting
dalam sesebuah organisasi . Oleh itu, kita perlu memastikan bahawa data di dalam laporan
adalah

relevan kepada isu utama laporan , yang terkini, yang sahih, dalam bentuk yang

sesuai dan maklumat berdasarkan sumber yang boleh dipercayai , boleh dipastikan oleh
sumber lain serta dapat diperiksa semula kesahihan .

1.2 Menyusun Maklumat Dalam Laporan

(a)

Mengikut aliran masa (chronological)

(b)

Mengikut isu

(c)

Mengikut susunan kepentingan (priorities)

1.3 Panjang Sebuah Laporan Ringkas

Sebuah laporan tidak perlu terlalu panjang dan terlalu banyak isi kandungannya.

Di bawah merupakan panduan umum untuk panjang laporan yang sesuai mengikut peringkat
pembaca :
(a)

Pembaca pengurus peringkat eksekutif

- 1 hingga 2 mukasurat

(b)

Pembaca pengurus peringkat pertengahan - 3 hingga 5 mukasurat

(c)

Pembaca peringkat penyelia

- kurang dari 10 mukasurat

(d)

Pembaca peringkat kerani

- kurang dari 50 mukasurat

NO. KOD / CODE NO

Z-009-1 / M06 / P(4/5)

Page :3

of

1.4 Bentuk maklumat di dalam laporan

(a)

Ringkas

(b)

Padat

(c)

Tepat/jitu

(d)

Jelas

(e)

Ulangkan jika perlu penekanan

(f)

Ayat aktif

- subjek diikuti predikat

- cth : Ali drove the lorry dan bukan the lorry was driven by Ali.
Jika menggunakan istilah teknikal atau bahasa asing : JELASKAN

1.5 Komponen Laporan

Setiap laporan terdiri daripada elemen utama dan sekunder
a) Elemen Utama
Fokus lebih kepada maklumat penting yang ingin disampaikan melalui laporan tersebut,
seperti di dalam Pengenalan dan Kesimpulan. Elemen Utama boleh ditulis mengikut 2
kaedah iaitu dengan menyampaikan fakta dan yang kedua adalah menyampaikan maklumat
kepada pembaca dalam bentuk keputusan. Format ini digunakan apabila laporan tersebut
akan dinilai oleh pihak pengurusan.

Berikut adalah komponen di dalam elemen utama:

i). Pengenalan :

Tujuan Laporan

Penerangan tentang situasi yang memerlukan laporan tersbut ditulis

Skop

Penerangan tentang kandungan laporan

Kaedah & prosedur

ii). Kesimpulan :

Rumusan laporan, cadangan, penemuan.

b) Elemen Sekunder :
Merupakan pelengkap kepada laporan , komponennya adalah seperti di bawah :
(i)

Cover Letter surat yang menyatakan tindakan yang perlu diambil berdasarkan laporan
tersebut

(ii)

Rumusan Eksekutif /Abstrak - Menerangkan dengan ringkas tujuan dan kandungan

laporan

(iii)

Jadual Isi Kandungan

NO. KOD / CODE NO

Z-009-1 / M06 / P(4/5)

(iv)

Lampiran / Apendiks

(v)

Bibliografi / Senarai bahan rujukan

Page :4

of

1.6 Susun kerja mengikut jadual

Kerja-kerja mengumpul maklumat, data, soal siasat dan menyiapkan laporan dibuat secara
berjadual untuk menentukan serahan laporan dapat dilakukan dalam tempoh waktu yang diberi.
Kepentingan menyerahkan laporan mengikut tarikh yang ditetapkan ( deadline) adalah kerana
pihak yang mengarahkan untuk menyiapkan laporan tersebut sudah tentu akan membuat suatu
keputusan berdasarkan kandungan laporan tersebut.

Dalam sesebuah organisasi , kebolehan membuat keputusan yang tepat dalam masa yang
singkat sangat kritikal dimana laporan yang telah ditulis dengan baik dan jelas membantu proses
ini.

Di bawah merupakan Carta Gantt ( Gambarajah 1 : Contoh Carta Gantt) yang merupakan teknik
dokumentasi yang boleh digunakan untuk memantau dan menjadi panduan untuk mengatur
kerja agar tidak melebihi masa ( deadline ) yang telah ditetapkan.

Gambarajah 1 : Contoh Carta Gantt

Seperti yang ditunjukkan diatas , Carta Gantt menunjukkan persilangan garis masa
berdasarkan tugasan yang perlu dilakukan dan unit masa yang diperlukan untuk menyiapkan
tugasan tersebut.

2. Senarai Semak
2.1 Tujuan senarai semak
(a)

Panduan menjalankan tugasan

(b)

Memperincikan tugasan-tugasan penting

NO. KOD / CODE NO

Z-009-1 / M06 / P(4/5)

(c)

Menyusun tugasan

(d)

Menentukan tiada tugasan tertinggal

Page :5

of

2.2 Komponen senarai semak

(a)

Tajuk/Perkara yang disemak

(b)

Nama dan butir pegawai yang menyemak

(c)

Tarikh penyemakan

(d)

Kriteria penyemakan

(e)

Komen pegawai yang menyemak

2.3 Kaedah untuk menghasilkan senarai semak

(a)

Dapatkan arahan daripada pihak pengurusan

(b)

Dapatkan senarai kriteria yang diperlukan oleh pihak pengurusan

(c)

Jalankan pemerhatian & kajian ke atas persekitaran atau proses yang ingin
disemak.

(d)

Hasilkan draf senarai semak

(e)

Uji keberkesanan senarai semak tersebut

(f)

Dapatkan persetujuan dan pengesahan dari[ada pihak pengurusan untuk

menggunakan senarai semak tersebut

(g)

Agihkan dan latih pegawai yang akan menggunakan senarai semak tersebut tentang
kaedah menggunakan senarai semak itu.

NO. KOD / CODE NO

Z-009-1 / M06 / P(4/5)

Page :6

of

SOALAN :
1.

Nyatakan perbezaan diantara laporan ringkas dan senarai semak

______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________

2.

Senaraikan perkara yang perlu diletakkan didalam sebuah laporan

_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________

3.

Nyatakan kaedah untuk menghasilkan senarai semak

_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________

RUJUKAN :
1. Heerkens, Gary R.(2002). Project Management. United States of America, McGraw-Hill.
2. Nota Kursus Perlaksanaan National Competency Standard (NCS) Core Abilities,
Train The Trainer Session Kuala Nerang , Kedah.