1

PERANCANGAN

SECARA ASAS MENENTUKAN

OBJEKTIF YANG HENDAK DICAPAI
OLEH SESEBUAH ORGANISASI
DAN BAGAIMANA UNTUK
MENCAPAI OBJEKTIF TERSEBUT

2
 PERANCANGAN
Satu spesifikasi sumber-sumber yang
diperlukan dan tindakan yang perlu
diambil untuk mencapai objektif
pengeluaran organisasi; biasanya ia
merangkumi skala masa
satu proses menyatakan terlebih
dahulu (in-advance) bagaimana
objektif pengeluaran organisasi boleh
dicapai

3
FUNGSI PERANCANGAN :
Pemilihan bahan-bahan yang sesuai
pemilihan kaedah-kaedah yang sesuai
pemilihan mesin dan peralatan yang sesuai
menentukan aliran kerja (routing)
membuat anggaran (masa operasi)
menentukan bebanan (kapasiti)
membuat penjadualan

4
MATLAMAT
Memastikan produk yang diperlukan
dikeluarkan dengan kaedah yang terbaik dan
termurah
menentukan tarikh penghantaran yang
sebenar dan mencari bagaimana untuk
mencapainya
menentukan masa yang tepat untuk
tempahan pengeluaran
membolehkan piawai kualiti yang sebenar
tercapai
menentukan kuantiti yang diperlukan
dihasilkan
mengurangkan pembaziran bahan-bahan dan
tenaga kerja

5
PERANAN PENYELIA :

bertanggungjawab dalam penyediaan

perancangan operasi (short term
planning)
perancangan aktiviti harian tenaga
kerja
memberi maklumat kepada pihak
atasan

6
 JENIS-JENIS RANCANGAN
RANCANGAN RANCANGAN
STRATEGIK OPERASIONAL

- menyediakan tindakan
- objektif yang yang diperlukan untuk
merangkumi untuk mencapai objektif
sesebuah organisasi tertentu didalam
rancangan strategik
- skop yang meluas - skop yang lebih kecil
- rancangan jangka- - rancangan jangka-
panjang pendek
- disediakan oleh - disediakan oleh
pihak atasan pengurus peringkat
pengurusan pertengahan dan rendah

7
 LANGKAH-LANGKAH
PERANCANGAN
Tentukan objektif projek
Pilih strategi asas untuk mencapai objektif
Pecahkan projek kepada subunit atau
langkah
tentukan piawai (performance standard)
untuk setiap subunit
Tentukan jangkamasa yang diperlukan
untuk setiap subunit

8
PARAMETER PROJEK
PARAMETER PROJEK

KUALITI KOS MASA

SPESIFIKASI BELANJAWAN JADUAL

9
ANALISA KERJA
UNTUK MENGETAHUI SEMUA
AKTIVITI-AKTIVITI YANG PERLU
DILAKSANAKAN SERTA
KEPERLUAN-KEPERLUAN DALAM
PELAKSANAAN KERJA TERSEBUT
SUPAYA MATLAMAT PROJEK DAPAT
DICAPAI.

10
ANALISA KERJA
Perkara-perkara yang perlu diketahui:
aktiviti-aktiviti yang terlibat
kaedah kerja
proses dan aliran kerja
peralatan dan mesin
tenaga kerja : bilangan dan kemahiran
jangkamasa

11
Analisa Rangkaian Projek

Kaedah Laluan Kritikal : berdasarkan

masa tetap
Project Evaluation and Review
Technique (PERT) : menggunakan
masa anggaran kebarangkalian

12
Fedah Analisa Rangkaian Projek

Mengenalpasti turutan-turutan aktiviti yang

mana perlu dilaksanakan
Kenal kaitan antara aktiviti-aktiviti
Tentukan masa tamat bagi setiap aktiviti dan
tempoh masa keseluruhan projek
Tentukan aktiviti-aktiviti yang kritikal untuk
menyiapkan projek
Memudahkan penjadualan dan perancangan
sumber-sumber

13
Membina Rangkaian
A (aktiviti)
1 2

Aktiviti mula Aktiviti tamat

Peraturan asas:
1. Satu rangkaian hanya mempunyai satu permulaan dan
satu peristiwa tamat
2. Setiap aktiviti ditunjukkan oleh satu anak panah sahaja
3. Mana-mana dua aktiviti tidak boleh dihubungkan
dengan titik mula dan titik tamat yang sama
4. Setiap peristiwa mempunyai nombor pengenalan
sendiri
14
Membina Rangkaian
Aktiviti Bergantung kepada aktiviti
A -

B -

C -

D A

E B

F C,D,E

G F

H G

I G

J H

K I,J

15
Membina Rangkaian

16
Soalan:
Aktiviti Bergantung kepada aktiviti
A -

B -

C -

D A

E A

F B

G C

H D

I E

J H,I

K F,J

L G,K
17
SPESIFIKASI PROJEK
1. LATARBELAKANG PROJEK
2. OBJEKTIF PROJEK
3. KOMPONEN PROJEK
- komponen yang perlu untuk
mencapai objektif
- alternatif teknik-teknik asas,
anggaran pengeluaran dan teknologi-
teknologi yang boleh diperolehi
4. ANGGARAN KOS PROJEK
- modal, operasi dan penyenggaraan

18
5. OUTPUT DAN FAEDAH
- saiz permintaan/pasaran bagi keluaran atau
perkhidmatan
- faedah-faedah yang dijangka
- kawasan sasaran
6. JUSTIFIKASI PROJEK
- justifikasi pemilihan projek
- pulangan kewangan/ekonomi
7. MAKLUMAT TAMBAHAN
-halangan/faktor yang memberi kesan kepada
projek
8. PELAKSANAAN PROJEK
- tanggungjawab agensi pelaksana
- penjadualan pelbagai aktiviti
- jadual pelaksanaan

19
 Contoh:-
TAJUK PROJEK : BEKALAN ELEKTRIK KE KAWASAN
FELDA

A. Latar Belakang dan Tujuan

- sebahagian dari usaha kerajaan untuk mempercepatkan lagi
pembangunan wilayah-wilayah tersebut diseluruh negara
- dapat membantu mempercepatkan program-program pembangunan
masyarakat yang telah disusun oleh pihak Felda
- merupakan pemasangan rangkaian pembahagian ke perkampungan
FELDA dengan keupayaan dalam linkungan 33KVB dan ke bawah.

B. Keterangan mengenai Projek

- bahagian-bahagian utama untuk projek-projek ini adalah seperti
berikut :
- Perancangan projek
- Pesanan bahan-bahan
- Kerja-kerja fizikal
- Penyambungan bekalan

20
- merupakan projek jangka panjang yang akan
memakan masa antara satu hingga tiga tahun
untuk dilaksanakan
- pelaksanaan projek ini sebahagian besarnya
akan diberikan kepada kontaktor-kontraktor
tempatan
- pengurusan projek akan dikendalikan oleh
kakitangan Jabatan Bekalan Elektrik Luar Bandar
(BELB),TNB.
- Keperluan kakitangan bagi jabatan ini akan
dapat diisi secara berperingkat berdasarkan kepada
keutamaan projek dari skim latihan kakitangan yang
dikenalpastikan oleh TNB.
21
C. Keperluan Kewangan dan Tenaga Manusia
- Kos bagi melaksanakan projek ini dijangka akan
memerlukan sebanyak RM88 juta.
- semua perbelanjaan ini akan dibiayai melalui grant
Kerajaan Persekutuan
- Sebahagian besar pelaksanaan projek akan diberikan
kepada kontraktor tempatan. Sementara kerja-kerja
perancangan, rekabentuk, penyeliaan operasi dan
penyelenggaraan akan dijalankan oleh kakitangan TNB.

D. Faedah dan Justifikasi Projek

- dalam tempoh RM8, TNB merancang memberi bekalan elektrik
kepada 106 buah rancangan FELDA diseluruh Semenanjung yang
akan memberi faedah kepada 44,618 pengguna.

22
 - faedah secara langsung kepada TNB merupakan hasil
jualan elektrik, tetapi feadah yang lebih penting adalah
lebihan faedah yang akan diterima oleh pengguna dengan
cara penggantian sumber tenaga. Selain daripada itu
pengguna memperolehi faedah daripada penggunaan alat-
alat kelengkapan elektrik yang akan dapat meningkatkan
taraf hidup
- penjimatan kos dengan menggunakan elektrik dengan
tujuan penggunaan lampu adalah dianggarkan sebanyak
RM7.78 sebulan bagi setiap penguna berbanding dengan
kos minyak tanah.

E. Pelaksanaan Projek
- Jabatan BELB akan bertanggungjawab ke atas
pengawasan dan pengurusan pelaksanaan projek.
Sebahagian besar daripada pembinaan projek ini akan
diberikan kepada kontaktor untuk dilaksanakan.
23
KENALPASTI SUMBER

Bahan Mentah
Sumber Manusia
Mesin dan Peralatan

24
Bahan Mentah
bahan mentah
- bahan mentah asli : besi
- separa siap : komponen logam dan plastik
- siap : bolt, skru, kusyen dll
kuantiti
kualiti
pembekal : sendiri atau orang lain
masa penghantaran
masa penyediaan komponen separa siap
inventori

25
Perancangan Bahan Mentah

Spesifikasi produk
- jenis bahan, ukuran
- lukisan kejuruteraan
- lukisan pemasangan
Permintaan pelanggan dan keupayaan – MPS
Kemudahan mendapatkan bahan mentah
keupayaan inventori
senarai barang untuk produk (BOM)

26
JADUAL PENGELUARAN INDUK
(MPS)

Satu jadual perancangan pengeluaran

untuk memasang atau membuat produk
yang telah ditempah. ia meliputi :
-senarai barang untuk diproses
- kuantiti
- tarikh penghantaran
berasaskan permintaan dan keupayaan
kilang
- ramalan dan tempahan

27
Contoh MPS
Syarikat A mengeluarkan 3 jenis kerusi
mempunyai MPS seperti berikut :

MASA JAN FEB MAC

ITEM

Kerusi pejabat 80 120

Kerusi rehat 50 75

Kerusi dapur 100 90

28
BILL OF MATERIAL (BOM)

Senarai bahan mentah, bahan

separa siap dan barang siap yang
diperlukan dalam menyiapkan
sesuatu produk
menggunakan kaedah rajah pokok
atau struktur pecahan kerja
(projek)

29
KEPERLUAN MESIN DAN
PERALATAN
Berasaskan :
- spesifikasi produk – ketepatan
dimensi
- bilangan produk
- proses pengeluaran yang dipilih
- kapasiti mesin
- keperluan penyenggaraan mesin
- kemampuan syarikat
- aspek-aspek keselamatan

30
KEPERLUAN MESIN DAN
PERALATAN
Susunatur mesin
- bergantung kepada proses
Penjadualan
- penggunaan mesin yang optima
- Carta Gantt – bebanan mesin
- jadual diselaraskan dengan jadual
penugasan kerja

31
 KEPERLUAN SUMBER
MANUSIA
bertujuan menentukan pekerja yang sesuai
dipilih dari segi bilangan dan kemahiran dan
membuat penjadualan kerja yang optima
supaya tiada pekerja atau mesin yang melahu
Jadual penugasan
- jadual pengeluaran induk
- tempoh masa sesuatu kerja
- selari dengan jadual bebanan mesin dan
jadual kerja

32
MERANCANG KOS
PROJEK

KOMPONEN KOS :
tenaga kerja (labour)
perbelanjaan asas (overhead)
bahan-bahan mentah (material)
peralatan dan alat-alat
kelengkapan untuk menyiapkan
projek

33
KENALPASTI PROSES
Mengenalpasti kerja-kerja yang perlu
dilaksanakan
memilih proses yang sesuai
aliran kerja (process flow chart)
struktur pecahan kerja (work
breakdown structure)

34
 STRUKTUR PEMECAHAN
KERJA

Satu teknik yang sistematik dalam

mengenalpasti berbagai-bagai
komponen dan aktiviti
berbentuk susunan dan bertingkat
langkah pertama dalam
penyediaan carta penjadualan dan
analisis kerja
35
STRUKTUR PEMECAHAN
KERJA

membahagi projek mengikut pakej-

pakej kerja atau aktiviti yang sesuai
dan lengkap mengikut lojik
menentukan pembahagian
tanggungjawab bagi semua tugas
yang telah dikenalpasti kepada
organisasi yang tertentu dan
elemen-elemennya (spt bhg, sektor,
pegawai yang bertugas)

36
 STRUKTUR PEMECAHAN KERJA
CONFERENCE PLANNING

PROGRAM SITE MARKETING

THEME MATERIALS SPEAKERS DATE PLACE LISTS BROCHURE REGISTER

PREPARE KITS MAIL BROCHURE

OBTAIN DESIGN
MATERIALS BROCHURE

37
CARTA GANTT (BAR)
Bar-bar yang mendatar mewakili aktiviti
pelaksanaan utama
permulaan dan penghujung
menunjukkan tarikh permulaan dan
tamat setiap aktiviti
paksi mendatar menunjukkan skala
masa
cara yang paling mudah dan berkesan
dalam menunjukkan kedudukan setiap
komponen/aktiviti projek
tidak menunjukkan kesan kelewatan
sesuatu aktiviti dalam menyiapkan
keseluruhan projek 38
 CARTA GANTT
AKTIVITI

B
PLAN
C ACTUAL

2 4 6 8 10 12 14 16 19 HARI 39
SEKIAN

40