BENGKEL PENULISAN AMALAN TERBAIK

PROJEK BERASASKAN TRANSFORMASI SEKOLAH 2025

DEWAN SEMARAK, PPD KLUANG

16/8/2023

SIP+
PPD KLUANG
PENULISAN AMALAN
TERBAIK
PROJEK BERASASKAN SEKOLAH TS25
PPD KLUANG

RAKAN ELIT NEGERI JOHOR

 PENULISAN AMALAN TERBAIK PROJEK BERASASKAN SEKOLAH TS25
PENGENALAN

● Pihak sekolah sering kali merancang pelbagai projek untuk dimasukkan ke dalam takwim
sekolah.
● Terdapat projek-projek yang dijalankan dengan baik namun ada yang dijalankan tanpa
perancangan yang teliti dan sistematik.
● Sesuatu projek boleh mencapai kejayaan sekiranya dirancang dengan teliti dan
mendapat kerjasama pasukan yang baik.
● Pendekatan pengurusan projek boleh dibudayakan untuk memudahkan pelaksanaan
segala aktiviti terutama pihak pengurusan dalam mengenal pasti punca masalah yang
perlu diatasi dan juga dari segi pentadbiran dan pengawalan.
● Penulisan Amalan Terbaik Projek Berasaskan Sekolah TS25 adalah satu inisiatif Rakan
ELIT Negeri Johor dalam memberi pengiktirafan terhadap kejayaan awal (Quick Win)
yang telah dicapai oleh kepimpinan sekolah menerusi pelaksanaan projek yang telah
memperlihatkan impak dalam proses mentransformasi sekolah.
APAKAH PENGURUSAN PROJEK?

Projek dapat dijelaskan dengan menggunakan ciri-ciri berikut ;

● Kompleks dan mempunyai pelbagai aktiviti di dalamnya,

● finit (ada mula dan akhir),
● mempunyai sumber-sumber yang terhad,
● terdapat ramai tenaga kerja,
● mempunyai aktiviti yang tersusun,
● berorientasikan matlamat
● menampakkan hasil akhir (outcomes / keberhasilan / kemenjadian)
Apakah bezanya projek dengan tugasan dan program?

Tugasan ialah kerja-kerja yang dapat dilakukan oleh satu atau lebih tenaga kerja dengan
menggunakan senarai kerja yang ringkas. Oleh itu, tugasan hanyalah merupakan kerja yang
lebih mudah berbanding dengan projek yang mempunyai aktiviti yang pelbagai dan kompleks.

Program pula meliputi skop yang lebih besar dan mengandungi pelbagai projek lain. Sebagai
contoh, sekiranya diadakan Program Pembinaan Taman Teknologi maka ia boleh mempunyai
pelbagai projek di bawahnya iaitu Taman Robotik, Taman Cyber, Taman Ekologi dan lain-lain.

Tugasa Progra
Projek
n m
Tugasa
n Projek Program
Pengurusan projek pula didefinisikan sebagai;

● Kaedah yang meliputi set teknik tertentu berasaskan prinsip pengurusan

yang digunakan iaitu iaitu perancangan, pengelolaan, kepimpinan dan
pengawalan (POLC).
● Setiap satunya dilaksanakan dengan mengambil kira analisis persekitaran.
● Pengurusan projek menitikberatkan anggaran dan kos sebenar projek,
kualiti hasil projek dan kepatuhan kepada jadual pelaksanaan projek.
 PENGURUSAN PROJEK BERASASKAN SEKOLAH
Projek boleh dilaksanakan mengikut empat peringkat seperti berikut :

PERINGKAT 1: PERANCANGAN PROJEK

A. Identifikasi Projek
B. Membina Kerangka Kerja

PERINGKAT 2: PELAKSANAAN PROJEK

PERINGKAT 3: PENGAWALAN PROJEK

A. Mengapa Perlu Kawalan? C. Mengenal pasti sistem dan polisi yang ada di sekolah
B. Matlamat Kawalan D. Tindakan Pengawalan

PERINGKAT 4: REFLEKSI PROJEK

PERINGKAT 1: PERANCANGAN PROJEK

A. Identifikasi Projek

1) Peringkat ini menekankan kepada pengenalpastian projek yang ingin

dilaksanakan.
2) Projek yang ingin dilaksanakan mestilah bermula dengan mengenal pasti
masalah-masalah yang sedia wujud di sekolah sekiranya tidak diambil
tindakan akan menjejaskan prestasi sekolah.
3) Punca kepada masalah itu perlu dikenal pasti dan diatasi dengan
pelaksanaan projek yang terancang.
4) Projek yang dipilih mestilah yang kritikal dan mempunyai impak besar
terhadap sekolah.
PERINGKAT 1: PERANCANGAN PROJEK

A. Identifikasi Projek

5) Masalah boleh dikenal pasti dengan pelbagai pendekatan antaranya ialah

percambahan fikiran (brain storming), analisis SWOT, rajah Ishikawa (sebab
akibat), analisis jurang dan sebagainya. Kemungkinan banyak masalah yang
wujud ketika proses mengenal pasti namun masalah yang kritikal sahaja
yang perlu ditangani.
PERINGKAT 1: PERANCANGAN PROJEK

A. Identifikasi Projek

6) Projek yang terancang mestilah sekurang-kurangnya mempunyai:

a) Matlamat yang jelas,

b) Objektif yang khusus,
c) Struktur Pecahan Kerja ( SPK) /Work Breakdown Structure - (WBS) yang
komprehensif,
d) Alat-alat pengurusan projek yang bersesuaian, dan
e) Indikator-indikator prestasi yang boleh dicapai.
PERINGKAT 1: PERANCANGAN PROJEK

B. Membina Kerangka Kerja

1) Projek yang berjaya memerlukan perancangan yang teliti dan semua aktiviti,
tanggungjawab individu, kos, tempoh masa, sasaran projek dikenal pasti dan
disusun secara teratur dan sistematik. (RPS) – Perancangan Strategik &
Pintas

2) Susunan semua elemen ini secara teratur dan sistematik dikenali sebagai
'Struktur Pecahan Kerja sesuatu projek. Ini merupakan sebuah struktur
yang dapat membahagikan projek kepada subunit atau aktiviti-aktiviti yang
lebih banyak atau berhierarki.

3) Ini juga memberi gambaran yang lebih jelas tentang aktiviti yang terlibat,
masa, kos dan spesifikasi projek.
PERINGKAT 1: PERANCANGAN PROJEK

B. Membina Kerangka Kerja

4) Hasil daripada Struktur Pecahan Kerja akan dapat ;

a) memberikan matriks tanggungjawab iaitu siapa yang bertanggungjawab
dalam melaksanakan tugas-tugas tertentu dan bilangan tenaga kerja
diperlukan mengikut kebolehan tertentu.
b) penjadualan jaringan kerja dapat dilihat dengan jelas
c) penyediaan kos bagi keseluruhan projek dapat dikira
d) membolehkan kita menganggar atau membuat andaian tentang
kemungkinan masalah yang boleh memberi jawapan kepada; Apa yang
perlu dibuat? Siapa yang akan dipertanggungjawabkan? Bagaimana perlu
melakukannya? Berapa kosnya?
:
PERINGKAT 1: PERANCANGAN PROJEK

B. Membina Kerangka Kerja

6) Beberapa tindakan lain juga akan dilakukan setelah SPK atau WBS ini
disiapkan iaitu menentukan tempoh masa bagi setiap aktiviti iaitu aktiviti mana
patut didahulukan atau boleh berjalan serentak dan apabila aktiviti dapat
dilaksanakan dan disiapkan.
7) Bagi sesuatu projek terdapat banyak pakej kerja yang dikenali sebagai aktiviti.
Umpamanya projek 'DJ Corner" mempunyai beberapa aktiviti yang terlibat
seperti aktiviti 'Pembelian Peralatan, Bengker Penulisan Skrip', 'Bengkel
Latihan DJ', 'Pengendalian Konti', 'Penilaian', dan 'Pemantauan'. Bagi
memastikan tidak ada aktiviti yang tertinggal maka struktur pecahan kerja
hendaklah diwujudkan terlebih dahulu. (Rujuk Jadual 1 & Jadual 2)
PERINGKAT 1: PERANCANGAN PROJEK
PERINGKAT 1: PERANCANGAN PROJEK
Jadual 1: Jadual Pendahulu
Projek
PERINGKAT 1: PERANCANGAN PROJEK
Jadual 2 : Aktiviti

Semua aktiviti hendaklah mempunyai lakaran jaringan yang jelas supaya

pemantauan dan pengawalan projek dapat dilakukan dengan lancar.
PERINGKAT 2: PELAKSANAAN PROJEK

1) Setelah projek dikenal pasti maka projek hendaklah dilaksanakan mengikut

perancangan yang dibuat.

2) Peringkat pelaksanaan meliputi aktiviti menentukan tanggungjawab sumber

manusia mengikut spesifikasi tugas.

3) Tugas-tugas tersebut hendaklah diagihkan kepada mereka yang mahir,

berpengalaman, komited, berpengetahuan dan berketerampilan dalam tugas
yang diberikan.

4) Peringkat ini juga menentukan bilangan tenaga kerja yang diperlukan, ketua-
ketua kumpulan kerja, masa dan tempoh kerja dalam sesuatu aktiviti.
PERINGKAT 3: PENGAWALAN PROJEK

Pengawalan projek merupakan proses memantau pelaksanaan aktiviti-aktiviti projek

dengan membandingkan aktiviti yang telah berlangsung dengan aktiviti yang ditetapkan.
PERINGKAT 3: PENGAWALAN PROJEK

A. Mengapa Perlu Kawalan?

1) Mengenal pasti aktiviti-aktiviti yang masih perlu dilakukan,

2) Mengenal pasti tindakan-tindakan yang perlu dilakukan/penambahbaikan untuk
mencapai keputusan/hasil yang betul,
3) Peruntukan tempoh/ masa/ kos di pantau pelaksanaannya,
4) Memastikan ketepatan waktu semasa melaksanakan aktiviti dengan proses yang
betul atau mengikut urutan langkah yang ditetapkan,
5) Prestasi semasa dalam melaksanakan projek dapat di pantau,
6) Menentukan aktiviti-aktiviti yang sedang dijalankan dan menghubungkannya dengan
aktiviti-aktiviti lain selepas itu,
PERINGKAT 3: PENGAWALAN PROJEK

B. Matlamat Kawalan

1) Mencari maklumat yang tepat,

2) Tindakan pembetulan dapat dijalankan,
3) Ramal apa yang akan berlaku berdasarkan jika keadaan semasa berterusan,
4) Mengurus projek supaya akur (compliance) dengan pelan.

C. Mengenal pasti sistem dan polisi yang ada di sekolah

5) Kenal pasti sistem yang ada di sekolah,

6) Kenal pasti dasar/ polisi yang ada di sekolah,
7) Kenal pasti kawalan/ prosedur/ peraturan yang ada,
8) Tunjukkan bagaimana sistem, dasar dan kawalan yang ada boleh memberi output
projek seperti yang dikehendaki / dirancang.
PERINGKAT 3: PENGAWALAN PROJEK

D. Tindakan Pengawalan

1) Kumpul maklumat berkaitan proses yang sedang berlaku.

a) Melihat input yang ada dan output yang dikehendaki,
b) Mengenal pasti prosedur atau proses kerja yang diguna pakai,
c) Apakah limitasi projek?
d) Apakah perubahan input / proses / output baru?
e) Melalui deskripsi tugas,
f) Melalui alat-alat yang digunakan,
g) Memperoleh maklumbalas daripada ahli-ahli pelaksana projek,
h) Membuat pemerhatian,
i) Daripada mesyuarat ringkas berkala.
PERINGKAT 3: PENGAWALAN PROJEK

D. Tindakan Pengawalan

2) Bandingkan maklumat seperti yang dirancang dengan apa yang sedang berlaku:.

a) Adakah objektif dan matlamat asal realistik?

b) Adakah penjadualan dan bajet realistik?
c) Adakah perancangan sumber/kemudahan mencukupi?
d) Adakah penglibatan daripada pihak berkepentingan?

3) Membuat perubahan pembetulan yang diperlukan

a) Struktur organisasi projek berkesan untuk memenuhi objektif projek?

b) Kuasa pengurus projek mencukupi?
c) Peranan utama telah diperjelas?
PERINGKAT 3: PENGAWALAN PROJEK

D. Tindakan Pengawalan

d) Pengurus dapat mengurus dengan betul (pengetahuan teknikal, kemahiran dalam

bidang berkaitan)?
e) Perbincangan status projek dijalankan?
PERINGKAT 4: REFLEKSI PROJEK

Pemantauan dan Penilaian

1) Semak status projek berdasarkan jadual, kos, prestasi teknikal, matlamat dan objektif
projek serta Key Perfomance Indicators (KPI) setiap aktiviti projek dan KPI
keseluruhan projek dan bandingkan pencapaiannya.
2) Adakah pengelolaan pasukan projek berkesan?
3) Adakah semua maklumat yang telah dikumpul berguna bagi memenuhi pencapaian
objektif projek? Guna maklumat yang ada bagi tujuan
a) Mengukur,
b) Membanding, dan
c) Memulih.
4) Apakah aspek-aspek kekuatan dan kelemahan serta kekangan dalam melaksanakan
projek?
5) Cadangan tindakan penambahbaikan.
26