Professional Documents
Culture Documents
KEPADA
PENGURUSAN
PROJEK
BBP 20402
KANDUNGAN
1. PENGENALAN
2. KITAR HAYAT PROJEK
3. BIDANG-BIDANG PENGURUSAN
PROJEK
4. PENJADUALAN, ANGGARAN SUMBER
DAN PENGUKURAN PRESTASI
1. PENGENALAN
APA MAKNA
PROJEK ?
Apa dia
Sementara?
PROJEK
Dilaksanakan pada pelbagai
peringkat, baik perseorangan atau
berkumpulan
Projek memerlukan masa mungkin
100 jam atau 10,000,000 jam atau
lebih
Projek melibatkan satu organisasi
atau pelbagai organisasi
Ianya merupakan komponen penting
bagi menentukan pencapaian
sesebuah organisasi dalam mencapai
9
Contoh projek
Memajukan sesuatu
perkhidmatan atau produk
Melibatkan perubahan kepada
struktur, kakitangan, atau gaya
bagi sesebuah organisasi
Merekabentuk sebuah kenderaan
bermotor
Membina sebuah bangunan
10
PERMULAAN
KAWALAN
PERANCANGAN
PELAKSANAAN
PENAMATAN
KAITAN ANTARA KUMPULAN PROSES
12
PERMULAAN
Peringkat permulaan adalah
peringkat kajian kemungkinan,
cadangan konsep, penentuan dan
mendapatkan kelulusan terutama
kos bagi melaksanakan sesuatu
projek
13
PERANCANGAN
Membuat perancangan teliti
berdasarkan keperluan projek dari
segi sumber-sumber yang ada
berdasarkan skop, masa, kos, kualiti
dan risiko yang bakal dihadapi.
Perancangan yang tidak
menitikberatkan keseimbangan
dalam aspek tersebut akan
mengakibatkan kegagalan dalam
pelaksanaan projek
14
KAWALAN
Kawalan merupakan aspek yang sangat penting
dalam pelaksanaan projek yang mana perlu
mematuhi segala perundangan dan prosedurprosedur yang telah ditetapkan. Seperti
pematuhan kepada AP,EPU,Pekeliling KPKR,
Pekeliling Perbendaharaan dsbnya.
Tanpa kawalan, projek adalah berisiko tinggi
untuk menemui kegagalan dan cara
menyelamatkannya memerlukan kos yang tinggi
dan menjadikan projek tidak berjaya.
15
PELAKSANAAN
Kejayaan pelaksanaan bergantung
kepada perancangan dan kawalan
yang teliti berpandukan kepada
proses-proses pengurusan projek
yang seimbang dan bersepadu
supaya pelaksanaan projek dapat
diuruskan dengan betul dan teratur.
16
PENAMATAN
Pelaksanaan projek mempunyai
tempoh tertentu iaitu bermula dan
tamat. Setiap projek yang diuruskan
dengan betul dan dikawal dengan
baik akan dapat disiapkan dengan
sempurna dan digunakan
sebagaimana yang telah dirancang.
17
Skop
Masa
Kos
Kualiti
Risiko
- Keperluan dan harapan yang berbeza
oleh stakeholder
- Kehendak yang dikenalpasti(keperluan)
kehendak yang tidak dapat dikenalpasti
(harapan)
18
Stakeholders
Stakeholders adalah orang-orang
perseorangan dan organisasi yang
terlibat secara aktif dalam projek,
atau pihak yang mempunyai
kepentingan yang terlibat secara
positif atau negatif dan boleh
memberi kesan kepada pelaksanaan
projek atau penyiapan projek dengan
jayanya.
19
Pelanggan
- orang perseorangan atau organisasi yang akan
menggunakan produk projek
Organisasi Pelaksana
- pekerja-pekerja yang terlibat secara langsung
dalam
20
Pembiaya :
orang perseorangan atau
kumpulan dalam organisasi
pelaksana yang menyediakan
sumber-sumber kewangan, samada
dalam bentuk tunai atau barangan
untuk projek.
-
21
22
Aktiviti Utama
Pengurusan Projek
Merancang
Memantau
Meyakinkan
Memimpin
Mengawal
23
Merancang
Merancang dan merangka strategi
pelaksanaan sesuatu projek bagi
mencapai objektif dan keperluan
pelanggan
24
Memimpin
Memimpin ke arah merealisasikan
matlamat pelaksanaan projek untuk
menghasilkan projek yang berkualiti
dan menepati keperluan pengguna
25
Memantau
Memantau pelaksanaan projek untuk
mempastikan projek dilaksanakan
mengikut garis-garis panduan, arahanarahan pihak berkuasa, arahan-arahan
dan pekeliling-pekeliling jabatan dan
Kerajaan semasa yang telah ditetapkan.
Projek dilaksanakan sebagaimana yang
telah dipersetujui bersama dengan
pelanggan.
26
Mengawal
Mengawal pelaksanaan projek
mengikut keperluan dan
perancangan yang telah ditetapkan
dan dipersetujui bersama terutama
perkara-perkara yang melibatkan kos
dan garis-garis panduan yang telah
ditetapkan.
27
PROJECT DELIVERABLES
Program Kerja
( What, Where,
When ?)
( penghasilan projek )
Matriks
Tanggungjawab
( Who?Namakan personel
dan bukan jawatannya )
Process
( How ?)
DELIVERABLES
Penyediaan Sumber
( Materials, Machine, Man power,
Money )
Dokumen Kontrak, Lukisan, Spesifikasi, Standards,
QA/QC, Method Statements, Needs Statements,
Keperluan-keperluan lain
INPUT
PROCESS
OUTPUT
28
DELIVERY SYSTEM
Re-Design
PRODUCT &
SERVICES
Leadership
SUPPLIERS
( SISTEM PENGHASILAN )
Measure
Value
Competitors
Products/Services
Work PROCESSES
Vision, Values
STRATEGIC
DIRECTION
STAFF DEVELOPMENT
Carrier Path,
Involvement
Customer
Satisfaction
Business
Results
29
Akal budi
Berilmu/Berpengetahuan
Berfikiran terbuka
Boleh menyesuaikan
Berdaya cipta
Bijak mengurus risiko
Adil
Komited
Sikap mesti boleh buat
31
KITAR HAYAT
PROJEK
32
Peringkat/Fasa Projek
Projek biasanya dibahagi kepada
beberapa peringkat/fasa
bertujuan untuk
mengawal pengurusan dengan
lebih berkesan
Peringkat/fasa tersebut ditakrif
KITAR HAYAT PROJEK
33
(sambungan)
PEN
AMA
TAN
PEL
AKS
ANA
AN
AN
PER
ANC
ANG
UL A
AN
PER
M
% siap/perbelanjaan
(RM)
Peringkat 1.
Peringkat 2
Peringkat 3.
Peringkat 4.
Perumusan
projek
Perancangan &
rekabentuk
Kerja-kerja awam
Penyerahan
Kerja-kerja M & E
Penyenggaraan
Kajian
kemungkinan
Mula projek
an
Masa
47
Pe
na
ma
tan
Pe
Pe
m
lak
&
a
n
Ka ta
sa
wa ua
na
an
lan n
Pe
ran
ca
ng
an
Pe
rm
ula
Kerja
Projek siap
48
BIDANG-BIDANG
PENGURUSAN
PROJEK
49
Bidang-bidang
Pengurusan Projek
Pengurusan Penyepaduan
Pengurusan Risiko
Pengurusan Skop
Pengurusan Perolehan
Pengurusan Komunikasi
Pengurusan Sumber Manusia
Pengurusan Masa
Pengurusan Kos
Pengurusan Kualiti
50
Pengurusan Penyepaduan
Memastikan pelbagai unsur-unsur projek diuruskan
dengan betul
51
Kawal Keseluruhan Perubahan
Bidang-bidang
Pengurusan Projek
Pengurusan Penyepaduan
Pengurusan Risiko
Pengurusan Skop
Pengurusan Perolehan
Pengurusan Komunikasi
Pengurusan Sumber Manusia
Pengurusan Masa
Pengurusan Kos
Pengurusan Kualiti
52
Pengurusan Skop
Memastikan semua skop kerja yang diperlukan
siap dengan sempurna
Permulaan
Menentukan organisasi mulakan fasa projek
berikutnya
Perancangan Skop
Mengadakan kenyataan bertulis skop kerja
Takrifan Skop
Membahagikan projek dalam fasa/pakej
yang
mudah diurus
Tentusahkan Skop
Terima skop projek secara rasmi
Kawal Perubahan Skop
Mengawal perubahan skop projek
53
Bidang-bidang
Pengurusan Projek
Pengurusan Penyepaduan
Pengurusan Risiko
Pengurusan Skop
Pengurusan Perolehan
Pengurusan Komunikasi
Pengurusan Sumber Manusia
Pengurusan Masa
Pengurusan Kos
Pengurusan Kualiti
54
Pengurusan Masa
Memastikan projek disiapkan dalam
tempohnya
Takrifan Aktiviti
Kawal Jadual
Kawal perubahan dalam jadual projek
55
Bidang-bidang
Pengurusan Projek
Pengurusan Penyepaduan
Pengurusan Risiko
Pengurusan Skop
Pengurusan Perolehan
Pengurusan Komunikasi
Pengurusan Sumber Manusia
Pengurusan Masa
Pengurusan Kos
Pengurusan Kualiti
56
Pengurusan Kos
Memastikan projek siap dalam lingkungan bajet
Perancangan Sumber
menetapkan sumber (4M) dan kuantitinya
Anggaran Kos
membuat anggaran kos sumber yang
diperlukan
Membajet Kos
peruntukkan anggaran kos keseluruhan pada
setiap item kerja
Kawalan Kos
Mengawal perubahan di dalam projek
57
Bidang-bidang
Pengurusan Projek
Pengurusan Penyepaduan
Pengurusan Risiko
Pengurusan Skop
Pengurusan Perolehan
Pengurusan Komunikasi
Pengurusan Sumber Manusia
Pengurusan Masa
Pengurusan Kos
Pengurusan Kualiti
58
Pengurusan Kualiti
Memastikan projek memenuhi keperluan seperti yang
dijangkakan pada peringkat awal
Perancangan Kualiti
Jaminan Kualiti
Kerap menilai prestasi keseluruhan
projek untuk memberi keyakinan yang
projek akan disiapkan dan dapat
memenuhi piawai kualiti
Kawalan Kualiti
Memantau hasil-hasil projek bagi
memastikan ia memenuhi piawai kualiti
yang berkaitan.
59
Bidang-bidang
Pengurusan Projek
Pengurusan Penyepaduan
Pengurusan Risiko
Pengurusan Skop
Pengurusan Perolehan
Pengurusan Komunikasi
Pengurusan Sumber Manusia
Pengurusan Masa
Pengurusan Kos
Pengurusan Kualiti
60
Perancangan Organisasi
Pengambilan Kakitangan
Pembangunan Kumpulan
Bidang-bidang
Pengurusan Projek
Pengurusan Penyepaduan
Pengurusan Risiko
Pengurusan Skop
Pengurusan Perolehan
Pengurusan Komunikasi
Pengurusan Sumber Manusia
Pengurusan Masa
Pengurusan Kos
Pengurusan Kualiti
62
Pengurusan Komunikasi
Memastikan maklumat dijana, kumpul, sebar
dan simpan dalam tempoh yang ditetapkan
Perancangan Komunikasi
tentukan siapa perlukan maklumat,
maklumat
apa, bila diperlukan dan bagaimana untuk
disebar
Laporan Prestasi
kumpul & sebar maklumat prestasi projek
kepada stakeholders dalam masa yang
ditetapkan
Penamatan Pentadbiran
jana, kumpul dan sebar maklumat bagi
putuskan fasa atau projek siap 63
Bidang-bidang
Pengurusan Projek
Pengurusan Penyepaduan
Pengurusan Risiko
Pengurusan Skop
Pengurusan Perolehan
Pengurusan Komunikasi
Pengurusan Sumber Manusia
Pengurusan Masa
Pengurusan Kos
Pengurusan Kualiti
64
Pengurusan Perolehan
Proses-proses untuk mendapatkan bahan
Perancangan Perolehan
Pelangganan
dapatkan cadangan sebutharga, tender,
tawaran
Pilihan Sumber
Pilih pembekal yang berpotensi
Pentadbiran Kontrak
urus hubungan dengan pembekal
Penutupan Kontrak
penutupan dan penyelesaian kontrak
65
Bidang-bidang
Pengurusan Projek
Pengurusan Penyepaduan
Pengurusan Risiko
Pengurusan Skop
Pengurusan Perolehan
Pengurusan Komunikasi
Pengurusan Sumber Manusia
Pengurusan Masa
Pengurusan Kos
Pengurusan Kualiti
66
Pengurusan Risiko
Kenalpasti, analisa dan bertindakbalas risiko-risiko projek
Kenalpasti Risiko
tentukan yang berkemungkinan akan menjejaskan
dokumen ciri-cirinya
projek dan
Pengkuantitian Risiko
nilai dan taksir kemungkinan berlakunya risiko
dan
67
projek
Risiko Skop
Risiko bekalan pembekal tidak dapat
membekal apa yang kita perlukan
mengikut spesifikasi atau keperluan.
Risiko teknikal kegagalan menghasilkan
sesuatu mengikut kriteria teknikal yang
betul.
Risiko telahan risiko telahan yang tidak
tepat contohnya : seorang ketua
menganggarkan bahawa latihan
kepimpinan selama 2 minggu adalah
memadai bagi membentuk kemahiran
68
memimpin untuk memenuhi keperluan
JADUAL,
ANGGARAN
& PRESTASI
69
3 unsur utama
dalam pengamalan
Pengurusan Projek
- Penjadualan
- Anggaran Sumber
- Pengukuran Prestasi
70
PENJADUALAN
Matlamat penjadualan adalah
untuk menjelaskan urutan
kerja yang perlu dilakukan
bagi
mencapai objektif projek
tepat pada masanya
71
ANGGARAN SUMBER
Memenuhi keperluan
teknikal, jadual dan kos
pada setiap peringkat kerja
72
Pengukuran Prestasi
Menunjukkan laluan kritikal dalam
perancangan projek sebagai asas
dalam meramal kemajuan kerja-kerja
yang sedang dirancang
pelaksanaannya
73
Bagaimana membuat
penjadualan,
anggaran sumber
dan
pengukuran prestasi ?
74
- Rajah Rangkaian
(Network Diagram)
- Struktur Pecahan Kerja
(Work Breakdown Structure)
- Lengkuk S
(S Curve)
75
Sumber-sumber (4M)
Man
Material
Machine
Money
76
Sumber-sumber
( 4M ) samb.
Segala sumber-sumber iaitu man,
material,
machine dan money adalah sangat
penting dalam pelaksanaan projek. Jika
salah satu tidak lengkap,kurang atau
tidak diperolehi ianya akan
mengakibatkan kegagalan kepada
sesuatu projek.
77
Rajah Rangkaian
B
E = 20
L = 20
E = 22
L = 24
3
E = 20
L=0
L = 20
E=0
E = 30
E = 22
E = 25
L = 22
L = 25
L = 30
E = 22
L = 22
78
79
Projek
A
Aktiviti
Aktiviti
Level
Level11
A1
A2
Aktiviti
Level 2
A3
A3/1
Aktiviti
Level 3
A3/2
A3/3
80
Membina Garaj
GARAJ
Asas
Kerangka
Struktur
Bumbung
Dinding &
Lantai
81
Kerja
Luaran
Kerangka
Dinding & Kerja
Bumbung
Struktur
Lantai
Luaran
Lantai Bawah
Parit
Footing
Tiang
Jalan
Stump
Beam &
Slab
Lampu
Jalan
Kerja Tanah
82
KOS
RAJAH LENGKUK S
MASA
83
Keperluan 800m3/hari
Bil. sumber diperlukan = 800/320 = 3 nos.
Ada halangan? - Tiada
Anggaran tempoh :
- 1 hari
- 10 lori
- 3 JCB
86
KENAPA PROJEK
GAGAL?
(PENGALAMAN JKR)
87
89
RUMUSAN
1.
2.
3.
90
RUMUSAN
4.
5.
Sistem-sistem ( langsung & kawal )dan tools penggunaan sistem yang berkesan dan tools yang
betul akan membantu menghasilkan produk atau
perkhidmatan yang baik.
Sokongan sesuatu perkara yang dilakukan
memerlukan sokongan yang jitu dari semua pihak
yang terlibat terutama pelanggan, pegawai atasan
mahu pun bawahan serta pihak-pihak lain yang
terlibat. Dalam pelaksanaan projek, kita bekerja
dalam sebuah organisasi atau kumpulan, jika kita
melakukan sendirian ianya adalah mustahil untuk
dilaksanakan dan mustahil untuk berjaya.
91
RUMUSAN
92
Rujukan
A GUIDE TO THE
PROJECT MANAGEMENT
BODY OF KNOWLEDGE
PMI Standard Committee
William R. Duncan, Director of Standard
Project Managemnet Institute
Four Campus Boulevard
Newton Square, PA 19073-3299 USA
93
n
h
a
i
i
s
k
a
K
Se
a
m
i
r
e
T
94