PROJECT MANAGEMENT

SYSTEM
DKA 1033

1. Development Activities
2. Organize development activities
1. Illustrate user requirement
compiled and scheduled.
Pengurusan Projek

Definisi Projek
Projek didefinasikan sebagai satu aktiviti
operasi yang wujud hanya sekali-sekala dalam
tempoh masa yang tertentu.

Projek merupakan aktiviti yang

besar dan akan mempengaruhi
masa depan syarikat.
Pengurusan Projek

Pengenalan Pengurusan Projek

Pengurusan projek merupakan satu disiplin
dalam merancang, mengatur, menyelaras serta
mengurus sumber-sumber bagi tujuan
mencapai serta menjayakan matlamat serta
objektif yang ditetapkan bagi pelaksanaan
sesuatu projek.
Pengurusan Projek

Projek mempunyai :
• objektif yang spesifik
• perlu diselesaikan di dalam spesifikasi
tertentu
• menentukan tarikh mula dan tamat
• dilakukan oleh manusia atau sumber bukan
manusia (duit, bahan dll),
• dirancang, dilaksanakan dan dikawal,
dengan sumber yang terhad (bajet, orang,
peralatan, masa dll yang terhad)
Pengurusan Projek

Definisi Pengurusan Projek

Pengurusan projek merupakan satu pengurusan
yang melibatkan pembangunan, peribahan dan
inovasi dalam kerja operasi.

Ia merangkumi aktiviti seperti merancang dan

pengawalan sesuatu projek dengan bergantung
kepada kekangan belanjawan supaya projek
dapat disempurnakan dalam tempoh masa yang
ditetapkan.
Pengurusan Projek

Mengukur Kejayaan Pelaksanaan

Projek Sesuatu projek berjaya apabila :
• dapat diselesaikan dalam tempoh masa yang
ditetapkan
• memenuhi kualiti dan mematuhi kehendak
pengguna
• berdasarkan kos yang telah diperuntukkan
Kejayaan Pelaksanaan Projek
Tempoh masa

 Penjadualan tempoh masa dalam pengurusan

projek adalah penyenaraian aktiviti, hasil, dan
progress pelaksanaan dalam projek.
 Jadual tempoh masa juga biasanya
merangkumi tarikh, tempoh, dan sumber
permulaan dan penamat yang dirancang
untuk setiap aktiviti.
 Penjadualan projek yang berkesan adalah
komponen penting dalam pengurusan masa
yang berjaya.
Kejayaan Pelaksanaan Projek
Tempoh masa

3 jenis penjadualan utama :

1. Jadual projek induk (Master project
schedule ) Jadual induk merupakan senarai
tugas yang diperhalusi dengan garis masa atau
kalendar projek.
2. Jadual pencapaian atau jadual ringkasan
(Milestone schedule or summary schedule )
Jadual ini dapat mengenalpasti pencapaian
terbesar projek.
3. Jadual projek terperinci ( detailed project
schedule) Jadual projek yang paling teliti, dapat
mengenal pasti setiap aktiviti projek.
Kejayaan Pelaksanaan
Projek
Tempoh masa
Gantt Chart
Kejayaan Pelaksanaan Projek
Kehendak Pengguna

 Menjelaskan apa yang pengguna ingin

lakukan dengan sistem.
 Dilakukan dalam fasa awal SDLC.
 Keperluan pengguna pada umumnya
didokumentasikan dalam bentuk URS
(User Requirements Specisfication).
 Keperluan pengguna secara amnya
ditandatangani oleh pengguna dan digunakan
sebagai input utama untuk mewujudkan
keperluan sistem.
Kejayaan Pelaksanaan
Projek
Kehendak Pengguna
URS
 Merupakan dokumen perancangan, untuk
membangunkan sistem bagi memenuhi keperluan
tertentu.
 URS mempunyai :
 Pengenalan - termasuk skop sistem, objektif
utama dan kajian masalah.
 Keperluan Projek - fungsi dan aliran kerja yang
dapat dilaksanakan oleh sistem.
 Keperluan Data - jenis maklumat yang mesti
diproses oleh sistem.
 Keperluan Kitaran Hidup - termasuk bagaimana
sistem akan dikekalkan dan pengguna dilatih
Kejayaan Pelaksanaan Projek
Kehendak Pengguna
Kejayaan Pelaksanaan Projek
Kos Projek

 Proses menganggarkan, memperuntukkan, dan

mengawal kos dalam sesuatu projek.
 Bertujuan meramalkan perbelanjaan yang
akan datang untuk mengurangkan
kemungkinan ia melebihi anggaran.
 Kos yang diunjurkan dikira semasa fasa
perancangan projek dan mesti dipersetujui
sebelum kerja bermula.
Kejayaan Pelaksanaan Projek
Kos Projek
Kejayaan Pelaksanaan Projek
Kos Projek
Mengorganisasi Aktiviti
Pembangunan

4 Konsep Utama
Pengurusan
1. Tanggungjawab
(Responsibility )
2. Kuasa ( Authority )
3. Agihan (Delegation)
4. Akauntabiliti
( Accountability )
Mengorganisasi Aktiviti Pembangunan
Konsep Utama Pengurusan
Tanggungjawab

1. Tanggungjawab (Responsibility)
 suatu tugas yang terpaksa dilaksanakan
 individu yang perlu merancang dan mengawal
sesuatu tugas dari mula ke akhir.
Mengorganisasi Aktiviti Pembangunan
Konsep Utama Pengurusan
Kuasa

2. Kuasa (Authority)
 hak untuk membuat keputusan, mengarah
individu lain mengambil tindakan atau
melaksanakan tugas untuk mencapai
matlamat organisasi.
Mengorganisasi Aktiviti Pembangunan
Konsep Utama Pengurusan
Kuasa

 Ciri-Ciri Kuasa
i. Kuasa adalah satu hak
ii. Menggunakan kuasa dalam membuat
keputusan, mengambil tindakan atau
melaksanakan tugas
iii. Kuasa diberi untuk capai matlamat
organisasi.
 Tahap Kuasa (Degree Of Authority )
Pengurus mesti berkuasa untuk mengelola dan
mengarah sumber untuk capai matlamat
organisasi.
Mengorganisasi Aktiviti Pembangunan
Konsep Utama Pengurusan
Agihan

3. Agihan (Delegation)
 Proses memberi tanggungjawab bersama
dengan kuasa kepada orang lain
 Konsep pengurusan yang penting untuk
memastikan kemampuan seorang pengurus
melaksanakan kerja
 Risiko seorang pengurus yang menentukan
berjaya atau gagal satu operasi adalah di
bawah tanggungjawabnya
Mengorganisasi Aktiviti Pembangunan
Konsep Utama Pengurusan
Agihan

Delegation ?
Membolehkan Tindakan Membantu Mengarah
kepada Hasil
pengurus yang dalam latihan keputusan
melaksanakan dan peningkatan
diambil lebih lebih baik
kerja-kerja yang pembangunan motivasi
lebih mencabar cepat pekerja
Mengorganisasi Aktiviti Pembangunan
Konsep Utama Pengurusan
Agihan

Masalah Agihan (Delegation)

i. Jika respon tidak sempurna, pengurus akan
hilang kawalan dan tidak dapat menyelesaikan
masalah.

ii. Proses agihan akan gagal sekiranya tahap

tanggungjawab dan kuasa tidak dijelaskan
dan difahami.
Mengorganisasi Aktiviti Pembangunan
Konsep Utama Pengurusan
Agihan

Masalah Agihan (Delegation)

iii. Jika cara agihan, kemahiran dan pengalaman
untuk melaksanakan kerja atau membuat
keputusan tidak mampu dilakukan, pengurusan
projek tidak akan berjaya.

iv. Masalah akan timbul jika pekerja diberi

tanggungjawab tetapi hak untuk
melaksanakan kerja tidak mencukupi.
Mengorganisasi Aktiviti Pembangunan
Konsep Utama Pengurusan
Akauntabiliti

4. Akauntabiliti (Accountability)
 Sebarang cara untuk memastikan individu
yang sepatutnya melaksanakan kerja
samada betul atau tidak.
 Keadaan akan menjadi tidak terurus
jika pekerja tidak akauntabel.
Mengorganisasi Aktiviti Pembangunan
Konsep Utama Pengurusan
Akauntabiliti

Konsep Akauntabiliti
Akauntabiliti boleh dipastikan dengan :
 Pemeriksaan dan pemerhatian ke atas
individu oleh pengurus
 Orang bawahan membuat laporan dan
menyerahkan kepada pengurus
 Laporan yang dilaksanakan oleh orang lain.
Contoh : aduan pelanggan
 Melalui sistem atas talian atau alat
pengukuran lain.
Mengorganisasi Aktiviti Pembangunan
Konsep Utama Pengurusan
Akauntabiliti

PENGURUS YANG
AKAUNTABEL

Pemberian kuasa yang

mencukupi

Pekerja yang layak dan

berkemampuan

Tanggungjawab perlu dijelaskan dan

difahami sepenuhnya