Bab 4:

Pengurusan Skop Projek

Kepentingan Pengurusan Skop

Yg Baik
Kajian CHAOS 1995 menamakan penglibatan
pengguna, misi yg jelas, dan perancangan
teratur sebagai penting untuk kejayaan projek.
Pengurus program di Keller Graduate School of
Management menyatakan bahawa definisi
projek dan skop sebagai sebab utama kegagalan
projek.

Apa itu Pengurusan Skop Projek?

Skop merujuk kepada semua kerja yg terlibat dalam
menghasilkan produk projek dan proses yang
digunakan untuk mencipta produk.
Pengurusan skop projek meliputi proses yg terlibat
dalam menakrifkan dan mengawal apa yang perlu dan
tidak perlu dimasukkan ke dalam projek.
Kumpulan projek dan pemegang saham mesti
mempunyai pemahaman yg sama tentang apa produk
yang akan dihasilkan oleh projek dan apa proses yang
digunakan dlm penghasilan.

Proses Pengurusan Skop Projek

Permulaan: memulakan projek atau bersambung ke
fasa seterusnya.
Perancangan skop: menyediakan dokumen sebagai
asas untuk keputusan projek masa depan.
Takrifan skop: membahagikan penghantaran atau
deliverable utama projek ke dalam komponen kecil
yang mudah diurus.
Pentahkikan skop: merasminkan penerimaan skop
projek.
Kawalan perubahan skop: mengawal perubahan
kepada skop projek.

Memulakan Projek: Perancangan

Strategik dan Pemilihan Projek
Langkah pertama dalam memulakan projek
adalah melihat kepada gambaran kasar (umum)
atau rancangan strategik organisasi.
Perancangan strategik melibatkan objektif
perniagaan jangka panjang.
Projek TM sepatutnya menyokong objektif
strategik dan kewangan bisnes.
Analisa SWOT

J4-1. Mengapa Firma Melabur dalam Teknologi Maklumat

Mengenalpasti Projek Berpotensi

Banyak organisasi mengikut proses
perancangan untuk memilih projek TM.
Pertama, sediakan perancangan strategik TM
berasaskan perancangan strategik organisasi.
Kedua, lakukan analisa bisnes.
Ketiga, takrifkan projek berpotensi.
Akhir sekali, pilih projek TM dan tentukan
sumber.

R4-1. Proses Perancangan TM

Kaedah Utk Memilih Projek

Biasanya bilangan projek melebihi
jumlah masa dan sumber untuk
melaksanakan projek.
Penting utk mengikuti proses logikal
dalam memilih projek TM utk
dilaksanakan.
Kaedah termasuk fokus kpd keperluan
meluas, mengkategorikan projek,
kaedah kewangan dan model weighted
scoring

Fokus kpd Keperluan Organisasi Yg Luas

Sukar untuk memberikan justifikasi kpd projek
TM, tetapi semua bersetuju bhw ia bernilai
tinggi.
It is better to measure gold roughly than to
count pennies precisely
Tiga kriteria penting untuk projek:
Ada keperluan utk projek
Ada dana
Ada kemahuan kuat untuk menjayakan
projek

Mengkategorikan Projek TM
Satu kategori adalah sama ada projek
berkaitan
masalah
peluang
arahan
Kategori lain adalah berapa lama utk
menyiapkan projek dan bila ia
diperlukan
Yg lain, kepentingan keseluruhan projek

Analisa Kewangan Projek

Faktor kewangan adalah faktor
penting dalam pemilihan projek
Tiga kaedah utama untuk
menentukan ramalan :
Analisa Net present value (NPV)
Return on investment (ROI)
Analisa bayar balik atau payback

Analisa Net Present Value

Analisa net present value (NPV) ialah
kaedah mengira ramalan
keuntungan/kerugian dari projek dengan
mengambil kira semua tunai masuk dan
keluar (inflows and outflows) tunai
kepada titik semasa
Projek dgn NPV positif patut diambilkira
jika nilai kewangan adalah nilai utama
Lebih tinggi sesuatu NPV, lebih baik

R 4-2. Cth Net Present Value

Excel file

Return on Investment
Return on investment (ROI) ialah
pendapatan dibahagikan dengan
pelaburang
ROI = (total discounted benefits - total
discounted costs) / discounted costs

Lebih tinggi ROI, lebih baik

Byk organisasi mempunyai kadar pulangan
tertentu atau kadar minima ke atas
pelaburan untuk projek

Analisa Bayar Balik atau

Payback
Analisa payback adalah satu lagi ukuran
kewangan yang penting
Tempoh payback adalah jumlah masa utk
mendapatkan semula dalam bentuk tunai masuk
(inflow) , wang yang dilaburkan dalam projek
Payback berlaku apabila faedah dan kos
terkumpul > 0
Kebanyakan organisasi mahukan projek TM
dengan tempoh payback yang pendek

R 4-3. NPV, ROI, dan Analisa

Payback utk Projek 1

Excel file

R 4-4. NPV, ROI, and Payback

Analysis for Projek 2

Excel file

Model Weighted Scoring

Model weighted scoring ialah alat yang menyediakan
proses sistematik untuk memilih projek berdasarkan byk
kriteria
Pertama kenalpasti kriteria yg penting untuk proses pemilihan
projek
Kemudian, tetapkan pemberat (peratus) kpd setiap kriteria
(jumlah peratus = 100%
Kemudian tentukan skor untuk setiap kriteria utk setiap projek
Darabkan skor dengan pemberat dan dapatkan jumlah skor

Lihat What Went Right? utk penerangan bagaimana

sykt kewangan gunakan model weighted scoring utk
projek IT

R 4-5. Sample Weighted Scoring Model

for Project Selection

Excel file

Piagam Projek
Setelah membuat keputusan projek mana
akan dilakukan, kita perlu rasmikan projek
Piagam projek ialah dokumen yg mengenali
dengan formal kewujudan projek dan
berikan tujuan ttg objektif dan pengurusan
projek
Pemegang saham projek utama mesti
tandatangan piagam projek sebagai
persetujuan tentang keperluan dan tujuan
projek

Jadual 4-2. Cth Piagam Projek

Project Title: Information Technology (IT) Upgrade Project
Project Start Date: March 4, 200
Projected Finish Date: December 4, 2002
Project Manager: Kim Nguyen, 691-2784, knguyen@abc.com
Project Objectives: Upgrade hardware and software for all employees (approximately 2,000) within 9
months based on new corporate standards. See attached sheet describing the new standards. Upgrades may
affect servers and midrange computers as well as network hardware and software. Budgeted $1,000,000 for
hardware and software costs and $500,000 for labor costs.
Approach:
Update the IT inventory database to determine upgrade needs
Develop detailed cost estimate for project and report to CIO
Issue a request for quotes to obtain hardware and software
Use internal staff as much as possible to do the planning, analysis, and installation

Copyright Course Technology 2001

22

Jadual 4-2. Cth Piagam Projek

Project Title: Information Technology (IT) Upgrade Project
Project Start Date: March 4, 200
Projected Finish Date: December 4, 2002
Project Manager: Kim Nguyen, 691-2784, knguyen@abc.com
Project Objectives: Upgrade hardware and software for all employees (approximately 2,000) within 9
months based on new corporate standards. See attached sheet describing the new standards. Upgrades may
affect servers and midrange computers as well as network hardware and software. Budgeted $1,000,000 for
hardware and software costs and $500,000 for labor costs.
Approach:
Update the IT inventory database to determine upgrade needs
Develop detailed cost estimate for project and report to CIO
Issue a request for quotes to obtain hardware and software
Use internal staff as much as possible to do the planning, analysis, and installation

Copyright Course Technology 2001

23

Jadual 4-2. Contoh Piagam Projek

Roles and Responsibilities:
N am e
R o le
W a lte r S c h m id t, C E O
P ro je c t S p o n s o r
M ik e Z w a c k
C IO
K im N g u y e n
Jeff Jo h n so n
N a n c y R e y n o ld s

P ro je c t M a n a g e r
D ire c to r o f IT O p e ra tio n s
V P , H u m a n R e so u rce s

S te v e M c C a n n

D ire c to r o f P u rc h a s in g

R e s p o n s ib ility
M o n ito r p ro je c t
M o n ito r p ro je c t, p ro v id e
s ta ff
P la n a n d e x e c u te p ro je c t
M e n to r K im
P ro v id e s ta ff, is s u e m e m o
to a ll e m p lo y e e s a b o u t
p ro je c t
A s s is t in p u rc h a s in g
h a rd w a re a n d s o ftw a re

S ig n -o ff: (S ig n a tu re s o f a ll a b o v e s ta k e h o ld e rs )
C o m m e n ts : (H a n d w ritte n c o m m e n ts fro m a b o v e s ta k e h o ld e rs , if a p p lic a b le )
T h is p ro je c t m u s t b e d o n e w ith in te n m o n th s a t th e a b s o lu te la te s t. M ik e Z w a c k , C IO
W e a re a s s u m in g th a t a d e q u a te s ta ff w ill b e a v a ila b le a n d c o m m itte d to s u p p o rtin g th is
p ro je c t. S o m e w o rk m u s t b e d o n e a fte r h o u rs to a v o id w o rk d is ru p tio n s , a n d o v e rtim e
w ill b e p ro v id e d . J e ff J o h n s o n a n d K im N g u y e n , In fo r m a tio n T e c h n o lo g y D e p a r tm e n t
Copyright Course Technology 2001

24

Perancangan Skop dan

Pernyataan Skop
Pernyataan skop ialah dokumen yang digunakan
utk bangunkan dan sahkan pemahaman tentang
skop projek. Ia mengandungi

Justifikasi projek
Penerangan ringkas tentang produk projek
Ringkasan penghantaran atau deliverable
Kenyataan tentang apa yang menentukan kejayaan
projek

Perancangan Skop dan Work

Breakdown Structure
Slps perancangan projek disiapkan, langkah seterusnya
ialah untuk takrifkan kerja dengan membahagikannya
kepada bahagian-bahagian kecil
Definisi skop yg baik
Membantu meningkatkan ketepatan anggaran masa,
kos dan sumber
Takrifkan baseline untuk ukuran persembahan dan
kawalan propjek
Membantu dalam menyampaikan tanggungjawab
kerja yang jelas

Work Breakdown Structure

Work breakdown structure (WBS) ialah
analisa berorientasikan hasil ttg kerja yang
terlibat dalam projek yg menakrifkan skop
projek
Ialah dokumen asas dalam PP kerana ia
menyediakan asas utk perancangan dan
pengurusan jadual, kos dan perubahan

Rajah 4-6a. Sample Intranet

WBS Organized by Product

Rajah 4-6b. Sample Intranet

WBS Organized by Phase

Jadual 4-3. Intranet WBS in Tabular Form

1.0 Concept
1.1 Evaluate current systems
1.2 Define Requirements
1.2.1 Define user requirements
1.2.2 Define content requirements
1.2.3 Define system requirements
1.2.4 Define server owner requirements
1.3 Define specific functionality
1.4 Define risks and risk management
approach
1.5 Develop project plan
1.6 Brief web development team
2.0 Web Site Design
3.0 Web Site Development
4.0 Roll Out
5.0 Support

Rajah 4-7. Intranet WBS and Gantt

Chart in Project 2000

Project 98 file

Rajah 4-8. Intranet WBS and Gantt Chart

Organized by Project Management Process Groups

Pendekatan untuk
Membangunkan WBS
Gunakan panduan: organisasi seperti DOD,
sediakan panduan untuk buat WBS
Pendekatan analogi: Gunakan WBS utk
projek yg serupa sebagai panduan
Pendekatan atas bawah: Mulakan dengan
butiran terbesar di atas dan terus pecahkan
ke butiran yg lebih kecil
Pendekatan bawah atas: Mulakan dengan
butiran kecil hingga ke butiran terbesar

Prinsip Asas utk Membangunkan

WBS *

1. Satu unit kerja wujud sekali shj dlm WBS.

2. Kandungan kerja butir WBS adalah jumlah butiran WBS di bawahnya.
3. Butiran WBS adalah tanggungjawab 1 individu walaupun ramai org yg
mengerjakannya.
4. WBS mesti konsisten dengan cara kerja sebenar kerja dilaksnakan; ia patut
melayan kump projek dahulu dan tujuan lain hanya jika praktikal.
5. Ahli kump projek sepatutnya terlibat dalam pembangunan WBS ukt tentukan
konsistensi dan beli semula.
6. Setiap butir WBS mesti didokumenkan untuk pastikan pemahaman yg tepat
tentang skop kerja di dalam dan diluar butiran
7. WBS - satu alat yg fleksibel utk disesuaikan dengan perubahan di samping
mengekalkan kawalan ke atas kandunan kerja dalam projek bergantung kepada
pernyatan skop.
*Cleland, David I. Project Management: Strategic Design and Implementation, 1994

Pentahkikan Skop dan Kawalan

Perubahan Skop
Bukan mudah utk mencipta pernyataan skop
dan WBS projek
Lbh sukar utk mentahkikkan skop projek dan
minimakan perubahan skop
Byk projek IT dipengaruhi scope creep and
pentahkikan skop yg buruk
FoxMeyer Drug ishtihar bankrap setelah projek
robot gudang dilanda scope creep
Jurutera di Grumman panggil satu sistem
Naziware dan enggan menggunakannya

Jadual 4-4. Faktor Masalah

Projek TM*
Factor
Lack of user input
Incomplete requirements and specifications
Changing requirements and specifications
Lack of executive support
Technology incompetence
Lack of resources
Unrealistic expectations
Unclear objectives
Unrealistic time frames
New Technology

Rank
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

*Johnson,
Jim. CHAOS:
The
Drain
Information
Technology
Project
*Johnson,
Jim, "CHAOS:
TheDollar
Dollar Drain
of ITof
Project
Failures," Application
Development
Trends,
January
1995, www.stadishgroup.com/chaos.html
Failures,
Application
Development Trends (January 1995)
www.standishgroup.com/chaos.html
Copyright Course Technology 2001

36

Cadangan untuk
Meningkatkan Input Pengguna
Pastikan semua projek ada penaja dari
organisasi
Masukkan pengguna ke dalam kumpulan projek
Kerap adakan perjumpaan
Hantar sesuatu kepada pengguna projek dan
penaja secara tetap
Tempatkan pengguna dan pembangun di lokasi
yg sama

Cadangan untuk mengurangkan Keperluan Yg

Tidak Lengkap dan Kerap Berubah
Bangunkan dan ikut proses pengurusan perubahan
Gunakan teknik seperti prototaip, guna pemodelan kes
atau use case modeling, dan Joint Application
Design utk memahami keperluan pengguna
Letakkan semua keperluan dalan penulisan
Cipta PD pengurusan keperluan
Sediakan pengujian yg mencukupi
Gunakan proses untuk mengulas perubahan dari
perspektif sistem
Tekankan tarikh selesai