ARAHAN KESELAMATAN DOKUMEN RASMI

KERAJAAN
1. PENDAHULUAN

 Mustahaknya kawalan keselamatan

– Rahsia Kerajaan tidak jatuh ke tangan kuasa asing
– Perkara Terperingkat tidak jatuh kepada orang yang ingin cari faedah kewangan.

 Langkah-langkah keselamatan yang berkesan.

– Arahan senang difahami
– Setiap orang benar-benar memahami perlunya langkah itu diadakan
– Langkah-langkah itu dikuatkuasakan dengan tegas hingga dihormati & menjadi
perkara biasa

 Pengunaan langkah-langkah keselamatan mestilah

– Meliputi semua premis perkara terperingkat (PT) disimpan
– Beri perlindungan keselamatan yang secukupnya kepada PT
– Meliputi semua orang yang berkaitan PT
– Direncana untuk mengetahui orang yang mungkin membahayakan PT
– Menghalang orang tidak berkaitan melihat PT
– Prinsip ‘PT hanya dimaklumkan kepada mereka yang benar-benar ‘Perlu
Mengetahui’

2. TAFSIRAN

 Rahsia Besar
– Dokumen/maklumat/bahan rasmi jika didedahkan tanpa kebenaran
menyebabkan kerosakan amat besar kepada Malaysia

Contoh:
– Kertas-kertas Jemaah Menteri yang sangat penting mengenai dasar utama
kerajaan berkaitan perkara-perkara politik & ekonomi.
– Surat menyurat dengan kerajaan negara asing mengenai aspek perdagangan
dan pertahanan yang amat penting.

 Rahsia
– Dokumen/maklumat/bahan rasmi jika didedahkan tanpa kebenaran akan
membahayakan keselamatan negara/ kerosakan besar kepada kepentingan @
martabat Malaysia/ untung besar kepada kuasa asing

1
 Contoh:
– Maklumat-maklumat penting mengenai pertubuhan-pertubuhan subversif &
kegiatan-kegiatannya;
– Surat menyurat antara jabatan mengenai perkara-perkara dasar yang penting.

 Sulit
– Dokumen/maklumat/bahan rasmi jika didedahkan tanpa kebenaran
memudaratkan kepentingan @ martabat Malaysia@ kegiatan kerajaan@ memalukan
pentadbiran @ menguntungkan sesebuah kuasa asing.
Contoh:
– Laporan-laporan perisikan biasa;
– Maklumat-maklumat yang mungkin membolehkan pendapatan faedah
kewangan daripadanya jika didedahkan sebelum masa.

 Terhad
– Dokumen/maklumat/bahan rasmi selain Rahsia Besar, Rahsia @ Sulit jika tapi
perlu diberi tahap perlindungan keselamatan.
Contoh:
– Buku-buku jabatan bagi maksud arahan;
– Perintah-perintah dan arahan-arahan biasa jabatan;
– Dokumen-dokumen mengenai bekalan barang-barang & alat-alat kelengkapan
biasa tentera & polis

 Dokumen Rasmi
– Apa-apa jenis maklumat yang tercatat berkenaan dengan perkara-perkara rasmi.

 Dokumen Terperingkat
– Dokumen rasmi yang mengandungi maklumat rasmi yang mesti diberi
perlindungan untuk kepentingan keselamatan dan diberi tanda keselamatan.

 Maklumat Rasmi
– Pengetahuan mengenai perkara rasmi walau cara mana sekalipun diperolehi.

 Maklumat Terperingkat
– Maklumat rasmi yang mesti diberi perlindungan untuk kepentingan keselamatan.

 Perkara Rasmi
– Termasuk segala dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi

 Perkara Terperingkat
– Dokumen/maklumat/bahan rasmi yang mesti diberi perlindungan untuk
kepentingan keselamatan dan bertanda dengan suatu peringkat keselamatan

 Buangan Terperingkat

2
– Semua catatan, draf, kertas karbon, stensil dan lain-lain bahan yang telah
digunakan bagi membuat perkara-perkara terperingkat yang tidak dikehendaki lagi.

3. KANDUNGAN

 Ancaman & Tanggungjawab Keselamatan

 Keselamatan Fizikal
 Keselamatan Dokumen
 Keselamatan Peribadi

ANCAMAN KEPADA KESELAMATAN

 Punca
– Parti komunis, kegiatan pelampau dan operasi pertubuhan perisik negara asing.

 Subversif
– Kegiatan pertubuhan/perseorangan bertujuan untuk menghancur ketenteraman
dengan cara yang salah di sisi undang-undang atau yang bertentangan dengan
perlembagaan.

 Espionaj
– Kegiatan untuk memperolehi perkara terperingkat dengan cara tersembunyi atau
salah di sisi undang-undang bagi tujuan memudaratkan keselamatan atau kepentingan
Malaysia.

 Sabotaj
– Perbuatan bertujuan menyebabkan kerosakan fizikal untuk kepentingan
sesebuah kuasa asing atau sesuatu tujuan politik yang subservif.

 Pemerasan
Terdesak akibat:
– berhutang
– Rasuah
– Kelakuan dan latar belakang yang tidak sempurna

TANGGUNGJAWAB

 Pegawai Keselamatan Kerajaan

– Merancang, merumus, menyelaras dan melaksanakan sistem kawalan
keselamatan perlindungan.
– Menasihat dan membantu serta menjalankan pemeriksaan dan penyiasatan
keselamatan di semua jabatan secara bebas.

 Ketua Jabatan
– Memastikan Perkara Terperingkat di Jabatannya dikawal sempurna

3
– Memastikan laporan keselamatan dikemukakan kepada Pegawai Keselamatan
Kerajaan apabila dikehendaki.

 Pegawai Keselamatan Jabatan

– Melaksanakan arahan-arahan keselamatan Kerajaan dengan nasihat Pegawai
Keselamatan Kerajaan.

KESELAMATAN FIZIKAL

 Kawasan Terperingkat
– Diwartakan sebagai kawasan larangan ( Akta Kawasan-kawasan Larangan
danTempat-tempat larangan 1959, Akta Rahsia Rasmi 1972)
– Langkah-langkah mencegah kemasukan orang-orang yang tidak dibenarkan
termasuk
 Mengadakan pagar, lampu keselamatan dan menghadkan pintu keluar masuk;
 Mengadakan pengawal keselamatan
 Mengadakan papan kenyataan di tempat sesuai
 Mewujudkan sistem Pas Keselamatan atau Kad Pengenalan Jabatan.

 Keselamatan Bangunan
– Menghadkan jalan keluar-masuk
– Memperkukuhkan tingkap/ pintu/ dinding/ syiling & dilengkapkan dengan kunci
keselamatan
– Memasang alat-alat teknik, mekanik, elektrik & elektronik
– Menyediakan tempat/bilik khas untuk pelawat
– Mewujudkan perkhidmatan pengawalan keselamatan

 Perkhidmatan Pengawalan Keselamatan

 Pas Keselamatan/Kad Pengenalan Jabatan

– Pas Keselamatan Tetap
– Pas Keselamatan Sementara
– Pas Keselamatan Pelawat

 Kawalan Kunci Keselamatan

– Tanggungjawab Ketua Jabatan
– Pegawai Keselamatan Jabatan bertanggungjawab tentang kunci & anak kunci,
menyelenggara buku daftar
– Penjawat awam yang diamanahkan bertanggung jawab keatas keselamatan
kunci tsb.
– Peti keselamatan untuk simpan kunci

 Kawalan Kunci Keselamatan

– Anak kunci pendua tidak boleh dibuat tanpa kebenaran

4
– Penjawat awam yang menggunakan peti-peti keselamatan yang dipasang kunci
tatakira hendaklah:
 Menukar nombor tatakira setahun sekali @ pegawai terbabit bertukar
 Nombor tatakira ditulis pada sekeping kertas dan dimasukkan kedalam sampul
surat , dimeteri & ditulis Rahsia Besar
• Penjawat awam yang bertukar @ berhenti dikehendaki menyerahkan kembali
semua anak kunci
• Kehilangan anak kunci hendaklah dilaporkan kepada Ketua Jabatan yang akan
siasat & kemukakan laporan kepada Pegawai Keselamatan Kerajaan dalam masa 24
jam.
• Tindakan tatatertib terhadap kehilangan anak kunci keselamatan.

 Kawalan Mesin-mesin Penyalin

Peraturan:
– Melantik pegawai bertanggungjawab mengawasi mesin, buku daftar disediakan
– Disimpan di bilik berkunci
– Kakitangan PT sahaja boleh buat salinan dokumen terperingkat
– Jumlah salinan seperti yang diluluskan; salinan yang rosak mesti dibinasakan
– Semakan buku daftar hendaklah dibuat
– Penyelewengan & penyalahgunaan dilaporkan kepada Ketua Jabatan

KESELAMATAN DOKUMEN

 Pengurusan Dokumen Terperingkat

– Sistem Pendaftaran Rahsia
– Jawatan : Pendaftar Rahsia
 Menyimpan, menerima, memproses,
 menghantar dokumen, menyelenggara fail terperingkat.

 Peringkat Keselamatan
– Rahsia Besar, Rahsia, Sulit, Terhad
– Pemula perkara terperingkat bertanggung jawab mengulangkaji peringkat,
mengubah peringkatnya jika perlu dan memaklumkan kepada mereka yang berkenaan
– Perkara Terperingkat hanya boleh diturunkan peringkatnya dengan persetujuan
pemulanya.

 Tanda Keselamatan
– Dokumen terperingkat yang kekal terjilid
 Peringkat Keselamatan(PK) dicap huruf besar >7mm disebelah luar kulit
hadapan dan belakang, muka tajuk, muka pertama & muka penghabisan. Penjuru kiri
atas & penjuru kanan bawah
– Dokumen terperingkat yang tidak kekal terjilid
 PK ditanda huruf besar penjuru kiri atas & penjuru kanan bawah setiap muka
surat.

5
– Lukisan/Tekapan/negatif foto/gambar foto
 PK ditanda pada bahan supaya dapat dilihat pada salinan, juga di sebelah
belakang gambar foto terperingkat.

– Fail Terperingkat
 PK di tanda disebelah luar kulit hadapan dan belakang
 No rujukan fail ditulis disebelah luar kulit hadapan
 Tajuk dicatat disebelah dalam kulit hadapan (kecuali fail Terhad)

 Kulit fail:
– Rahsia Besar: kuning & berpalang merah disebelah luar kulit hadapan &
belakang
– Rahsia : merah jambu & berpalang merah disebelah luar kulit hadapan &
belakang
– Sulit : hijau
– Terhad : putih

 Membuat salinan Rahsia Besar/ Rahsia hanya dengan kebenaran Pemula

 Penyimpanan Perkara-perkara Terperingkat

– Rahsia Besar & Rahsia
 bilik kebal/peti besi dengan kunci tatakira/kabinet keluli dengan palang berkunci.
– Sulit & Terhad
 Kabinet keluli

 Penghantaran Dokumen Terperingkat

– Ada resit akuan terima menggunakan Borang Jadual

– Sistem satu lapis sampul surat diguna jika dokumen terperingkat dihantar melalui
peti/beg berkunci. PK ditanda, nama & alamat penerima serta meteri.

– Sistem dua lapis sampul surat diguna jika tidak dihantar melalui peti/beg
berkunci. Sampul dalam ditanda PK, nama & alamat penerima serta meteri

 Membawa dokumen terperingkat keluar pejabat

– Tidak boleh kecuali jika dikehendaki untuk tujuan rasmi di tempat lain.
– Rahsia Besar/Rahsia hendaklah mendapat kebenaran bertulis Ketua Setiausaha
Kementerian @ Setiausaha Kerajaan Negeri
– Sulit & Terhad : kebenaran bertulis Ketua Jabatan

 Pelepasan Perkara Terperingkat

– Ke luar negara: dengan kebenaran Kerajaan Malaysia
– Kepada orang yang bukan dalam perkhidmatan kerajaan: mesti tentukan
 Minimum
 Penerima boleh dipercayai & disedarkan

6
 Penerima mempunyai kesediaan untuk menyimpan dengan selamat
– Siaran akhbar: mesti mendapat kebenaran Ketua Jabatan

 Pemusnahan Dokumen Terperingkat

– Rahsia Besar : sijil pemusnahan dihantar kepada kuasa pemula dokumen
– Dokumen terperingkat yang banyak: rujuk Pegawai Keselamatan Kerajaan &
Arkib Negara

 Cara memusnahkan
– Dikoyak kecil/dirincih dengan mesin perincih dan dibakar dibawah penyeliaan
penjawat awam yang dibenarkan mengendalikan dokumen tersebut
– Abunya dihancurkan sehingga tidak dikenali

 Kehilangan Dokumen Terperingkat

– Lapor kepada Ketua Jabatan untuk siasatan dan kemukakan laporan kepada
Pegawai Keselamatan Kerajaan dalam masa 24 jam
– Sah hilang, pemula hendaklah dimaklumkan untuk tindakan menyelamat @
pembetulan
– Terbukti hilang : Akta Rahsia Rasmi 1972

KESELAMATAN PERIBADI

 Undang-undang
Akta Rahsia Rasmi 1972
– Akta undang-undang untuk memberi perlindungan terhadap rahsia-rahsia rasmi
kerajaan daripada jatuh ke tangan orang yang tidak dibenarkan.
– Semua penjawat awam dikehendaki menandatangani perakuan berkenaan
semasa memegang Jawatan Kerajaan (lampiran D) & perakuan kedua semasa
meninggalkan perkhidmatan (lampiran E)

 Penalti.
– Sesiapa didapati bersalah kerana mengintip di bawah Akta Rahsia Rasmi akan
dikenakan hukuman penjara seumur hidup;
– Sesiapa didapati bersalah kerana memecahkan kerahsiaan mana-mana
maklumat @ bahan-bahan terperingkat dikenakan:
 Denda tidak lebih dari RM20,000 @ penjara selama tidak lebih dari lima tahun;
atau
 Kedua-duanya sekali.

 Tapisan keselamatan
– Tapisan Kasar : untuk melihat perkara terperingkat setakat SULIT.
 Borang: KPKK
– Tapisan Halus : untuk penjawat awam yang sentiasa dikehendaki melihat
perkara terperingkat Rahsia @ Rahsia Besar.

7
 Borang: AM(SULIT)480
– Kuasa pusat tapisan keselamatan – Pejabat Pegawai Keselamatan Kerajaan

 Rekod keputusan tapisan keselamatan hendaklah direkod dalam Buku

Perkhidmatan setiap pejawat awam.

 Lulus tapisan keselamatan.

– hanya berhak melihat perkara terperingkat sekadar yang perlu untuk
membolehkannya menjalankan kewajipannya.

 Prinsip ‘Perlu Mengetahui’

– Untuk penjawat awam yang menguruskan perkara terperingkat Rahsia Besar
menimbangkan penyampaian perkara terperingkat kepada orang lain.
– Penjawat awam yang dibenar akses perkara terperingkat sahaja boleh
menaip,menyalin @ meniru dokumen tsb.

 Pendidikan
– Cara paling berkesan mendidik penjawat awam menerima peraturan
keselamatan sebagai kewajipan.
– Memasukkan kurikulum keselamatan perlindungan di semua pusat latihan
kerajaan
 Pelanggaran
– Kecuaian dan kelalaian keselamatan
 Bercakap PT melalui telefon/ditempat awam/ menyampaikan maklumat PT
kepada orang tidak dibenarkan mengetahuinya
 Mengurus PT dengan cara yang tidak dibenarkan spt menerima, menghantar dll

 Kecuaian dan kelalaian keselamatan

– Mendedahkan PT kepada orang yang tidak dibenarkan spt meninggalkan PT di
pejabat yang tidak berkunci
– Menyimpan PT dalam laci @ gagal kunci peti keselamatan
– Gagal guna prinsip ‘Perlu Mengetahui’
– Memusnahkan buangan terperingkat dengan cara yang tidak dibenarkan/cuai
mengendalikan
– Kecuaian Pengawal Keselamatan

 Kegiatan Pengintipan
– Kegiatan mendapatkan maklumat terperingkat oleh pertubuhan subversif @
perisik.
Cara-cara
– Menyamar sebagai penjawat awam/memecah masuk
– Memintas,mencuri, menyalin dokumen terperingkat
– Memeras/ mendesak orang dibenar akses
– Mencuri dengar melalui telefon/rakaman

8
 4. PENUTUP

 Tugas-tugas keselamatan tidak diminati & jarang dihargai khususnya berkaitan

pemeliharaan perkara terperingkat walau pun kawalan rahsia-rahsia itu penting untuk
kesejahteraan seseorang & negara
 ‘Maklumat ialah Kuasa’.
 Kuasa - rebutan musuh negara & bercita-cita besar mendapat laba peribadi.
 Sasaran - pegawai-pegawai kerajaan yang menguruskan perkara terperingkat &
tempat-tempat penyimpanannya.
 Tanggungjawab penjawat awam mengawal rahsia kerajaan tanpa mengira
pangkat & tempat bekerja.