Professional Documents
Culture Documents
Mengujudkan Nombor Siri Semasa Mengujudkan Nombor Rujukan Dokumen Mengemaskinikan Akaun Bayaran Pukal (sekiranya berlaku perubahan kod perakaunan) Membawa Tanggungan Belum Selesai Tahun Kewangan Yang Lepas ke Tahun Kewangan Yang Baru
4.
Mengujudkan Nombor Siri Semasa Rujuk Panduan Pengguna eSPKB PK0102 dan AK0103 Contoh:
Maklumat Pembekal dan Penerima Perseorangan/ Perseorangan/Individu Gunakan borang JANM06 dan JANM07. Maklumat pembekal/penerima individu perlu dikuncimasuk dengan betul supaya apa-apa laporan yang dihasilkan adalah tepat. Maklumat yang dimasukkan akan digunakan tujuan berikut:
1. Pesanan Tempatan dan Kontrak 2. Daftar Bayaran dan Baucar Bayaran 3. Sistem e-Maklum
Rujuk: PK0104 AK0105 PK0105 AK0106
BEST PRACTICES BAGI KOD KONTRAK DALAM PENDAFTARAN KOD PEMBEKAL Convention yang dicadangkan: Gabungan Kod PTJ dan Singkatan Nama Vendor Contohnya : PTJ-610201 Vendor- Koperasi Bumi Sdn Bhd Gabungan 610201/KBSB diguna sebagai Kod Pembekal Ruangan yang perlu diisi Kesan ketidakpatuhan
Laporan BV 123 akan memaparkan senarai yang tidak seragam (Senarai hanya difahami oleh pihak PTJ shj)
E-Maklum
PELARASAN REKOD Modul Pelarasan Rekod dalam eSPKB adalah bertujuan untuk mengemaskini vot eSPKB bagi urusniaga yang terpaksa dibuat secara manual disebabkan perkara yang tidak dapat dielakkan y PTJ hendaklah mendapatkan dokumen sokongan yang lengkap bagi tujuan pengemaskinian Vot eSPKB y Pemilihan modul yang betul amat penting bagi menentukan rekod yang telah dikemaskini dapat disesuaikan dalam proses penyesuaian vot
y
Pelarasan Rekod
Semak Format A3 dalam Penyata Penyesuaian dan kenalpasti urusniaga yang belum dikemaskini
Buku Vot akan menunjukkan baki yang tidak tepat Perbelanjaan tidak dapat dibayar kerana baki peruntukan tidak mencukupi
KUIRI Status 6 DOKUMEN DITOLAK Status 6 URUSNIAGA DIBATALKAN Status 7 URUSNIAGA LULUS Status 8 URUSNIAGA LULUS Status 8
FAIL EFT
PETUNJUK eSPKB DSM W/M GFMAS DTB EFT - Sistem Perancangan dan Kawalan Belanjawan Elektronik - Document Status Manager - WebMethod - Government Financial Management Accounting System - Desktop Banking - Electronic Fund Transfer
STATUS BAYARAN EFT FAIL EFT
Peraturan pemakaian Notis Pergerakan Dokumen eSPKB (JANM 08) hendaklah dipatuhi
Notis hendaklah dicop di atas atau di belakang dokumen utama bagi urusniaga
PTJ bertanggungjawab menentukan semua perkara yang ditanda atau dicatat pada Senarai Semak adalah benar dan dokumen sokongan disertakan sepenuhnya
WARAN PERUNTUKAN
Gunakan Kod Jabatan dan PTJ SENDIRI pada ruangan PTJ Mengeluar Dan PTJ Menerima KESILAPAN Rujuk Sub-Modul Profil Jabatan
Waran
Asal Tambah Pindah/Viremen Ditarik Kecil Dibatalkan
Sediakan Waran Peruntukan Asal. Sediakan Waran Peruntukan Ditarik. Sediakan Waran Peruntukan Kecil Masuk. Sediakan Waran Pindah Peruntukan.
PESANAN TEMPATAN
PERMOHONAN LULUS
Terima Permohonan
Semak Pembekal
{Bukan DCS}
BELUM WUJUD
SUDAH WUJUD
TIDAK
Sub-Modul Pesanan Tempatan Cari Nota Minta Lulus {No. Nota Minta}
PROSES
Sediakan Sediakan Pesanan Pesanan Tempatan, Tempatan Dengan Pindaan, Sah dan Lulus Sah dan Lulus Cetak, tandatangan dan hantarkan kepada Pembekal
6. 7. 8. 9.
Dengan menggunakan borang yang berkaitan, sediakan 1 Kod Pembekal baru sehingga Kod Kontrak seperti Convention yang dicadangkan Sediakan 1 Nota Minta menggunakan kod pembekal yang diujudkan dalam Tugasan 5. Sediakan 1 Nota Minta menggunakan kod kontrak yang diujudkan dalam Tugasan 5. Sediakan 1 Pesanan Tempatan menggunakan Nota Minta pada Tugasan 6. Sediakan 1 Pesanan Tempatan Dengan Pindaan menggunakan Nota Minta pada Tugasan 7.
TANGGUNGAN KONTRAK
Semak Pembekal
{Bukan DCS}
SUDAH WUJUD
BELUM WUJUD
11.
Sediakan 1 Daftar Kontrak menggunakan kod pembekal dan kod kontrak yang diujudkan dalam Tugasan 5 dengan bayaran berperingkat sebanyak 12 kali bayaran. Sediakan Perubahan Kontrak menggunakan Daftar Kontrak di Tugasan 10.
Akaun Pukal diujudkan berdasarkan Jadual Akaun Bayaran Pukal (BP20) yang dikeluarkan oleh Pejabat Perakaunan
Kesan Kesalahan Pengeluaran WPUA dipertanggungkan kepada charge-line seperti di Kod Akaun Bayaran Pukal di eSPKB Pembayaran akan dikenakan kepada charge-line seperti di GFMAS Perbelanjaan tidak dapat dibayar kerana perbelanjaan melebihi peruntukan
Contoh Waran
PROSES WARAN PERJALANAN UDARA Dapatkan Sebutharga Tiket dari Pembekal Tentukan Kod Objek MAS {Rujuk Jadual}
Terima Permohonan
PERMOHONAN LULUS
14.
Daftarkan 1 Akaun Bayaran Pukal MAS/AirAsia ke dalam Sistem eSPKB. Sediakan 1 Waran Penerbangan Udara Awam secara pembayaran Pukal dengan menggunakan Kod Akaun Bayaran Pukal di Tugasan 12. Sediakan 1 Waran Penerbangan Udara Awam Bukan Pukal dengan menggunakan Kod Pembekal dan Kod Kontrak di Tugasan 5.
BEST PRACTICES DALAM KUNCI MASUK PERIHAL BB DI PERINGKAT DAFTAR BAYARAN Convention yang dicadangkan oleh JANM mengikut jenis pembayaran
Bayaran Kepada Agensi Kerajaan Bayaran Kepada Individu/Panjar Bayaran Kepada Pembekal
LENGKAP
PROSES
Sediakan baucar bayaran bagi Pesanan Tempatan di Tugasan 8. Sediakan baucar bayaran bagi Pesanan Tempatan di Tugasan 9 dengan mengambilkira faktor bekalan barang yang tidak lengkap.
Terima Invois
LENGKAP
PROSES
Rujuk: PK0302
STATUS 4
PROSES
18.
19.
Sediakan baucar bayaran bagi bayaran pertama bagi kontrak di Tugasan 10 dengan mengambilkira potongan Denda Pecah Kontrak (Kod Objek 76103) Sediakan 1 Kod Kontrak bagi pembekal pemfaktoran menggunakan kod pembekal sediaada (Tumpang Kod Pembekal) Sediakan baucar bayaran menggunakan kaedah pemfaktoran bagi bayaran kedua untuk kontrak di Tugasan 10 dengan mengambilkira potongan Wang Jaminan Pelaksanaan (Kod deposit 79507).
BAYARAN WARAN UDARA PUKAL (MAS) Bayaran akan dilaksanakan oleh Pejabat Perakaunan y PTJ perlu memastikan Laporan BP21 diterima dari Pejabat Perakaunan dan disemak sewajarnya y Buku Vot eSPKB akan dikemaskini secara automatik (termasuk pelarasan ke atas sebarang perbezaan) y PTJ diperlukan untuk menyemak Laporan Perbezaan Bayaran Pukal (BV504) dan membuat pelarasan (jurnal) mengikut keperluan y Bayaran yang tidak sah hendaklah dituntut balik dari MAS
y
Terima Invois
LENGKAP
PROSES
STATUS 4
PROSES
IMPAK PROSES DOKUMEN PEROLEHAN DAN BAYARAN DENGAN PT KE ATAS BUKU VOT eSPKB SEDIA
SAH LULUS SEDIA SAH LULUS
WU
KONTRAK
VOT : 1. (-) BAKI BAYANG 2. (-) BAKI SEBENAR 3. (+) TANGGUNGAN & (+) TBS VOT : 1. (-) TANGGUNGAN & (-) TBS 2. (+) LIABILITI & (+) LBS
LENGKAP
BELUM WUJUD
SUDAH WUJUD
Tugasan Hands-On eSPKB Hands20. Sediakan kod kontrak Telekom Malaysia Berhad dan baucar bayaran invois tanpa PT bagi bayaran bil telefon dengan menggunakan Kod Pembekal dan Kod Kontrak agensi gunasama.
BAUCAR BAYARAN
BAUCAR BAYARAN
VOT : 1. (+) LIABILITI & (+) LBS 2. (-) BAKI BAYANG 3. (-) BAKI SEBENAR
BAUCAR BAYARAN PERSEORANGAN, GAJI, TUNTUTAN PERJALANAN DAN PANJAR WANG RUNCIT
PERMOHONAN LULUS
Terima Permohonan
BELUM WUJUD
23.
Dengan menggunakan borang yang berkaitan, sediakan 1 Kod Penerima Perseorangan Sediakan baucar bayaran tuntutan perjalanan bagi penerima bayaran di Tugasan 23 dengan mengambilkira potongan pendahuluan diri (kod amanah 53201/53202) Sediakan baucar bayaran gaji selain kakitangan bagi penerima bayaran di Tugasan 23 dengan mengambilkira bayaran KWSP (Gunakan Kod Penerima Bayaran Sediaada)
Terima Invois
Kuiri
LENGKAP
Sediakan baucar bayaran bagi bayaran melalui Draf Bank Luar Negeri
Sistem On-line
TIDAK
YA
Sediakan Baucar, Sah dan Lulus Cetak dan Simpan Mengikut Susunan No. Ruj. Dokumen
Baucar Bayaran eP
Sediakan pesanan tempatan eP-eSPKB. Sediakan daftar bayaran eP. Sediakan baucar bayaran eP.
PENYEDIAAN JURNAL
Terima Dokumen (lengkap) Pelbagai PTJ Bayar
YA
TIDAK
Sediakan Jurnal, Sah dan Lulus Cetak dan Simpan Mengikut Susunan No. Ruj. Dokumen Maklumkan penyediaan Jurnal kepada PTJ Bayar Yang lain
Penyata Pemungut
DOKUMEN STATUS 4
DOKUMEN KEWANGAN LULUS Status 3 DOKUMEN DITERIMA Status 3 DOKUMEN DITERIMA GFMAS Status 4
Dokumen Status 4 adalah dokumen yang telah diterima di GFMAS dan menunggu kelulusan pembayaran Kebiasaan tempoh kelulusan adalah 5 hari bekerja PTJ dinasihatkan menyemak kedudukan sebenar pembayaran sekiranya status tidak bertukar PTJ hendaklah membuat permohonan pertukaran status sekiranya berlaku status tidak bertukar
DOKUMEN STATUS 6
PENYEDIAAN DOKUMEN Status 1 & 2 DOKUMEN KEWANGAN LULUS Status 3 DOKUMEN DITERIMA Status 3 DOKUMEN DITERIMA GFMAS Status 4
Dokumen Status 6 adalah Dokumen yang ditolak oleh Web Method semasa pendaftaran Dokumen yang ditolak dalam proses semakan PTJ perlu batalkan dokumen ini (bagi baucar bayaran, Daftar Bayaran juga mungkin perlu dibatal)
DOKUMEN STATUS 8
PENYEDIAAN DOKUMEN Status 1 & 2 DOKUMEN KEWANGAN LULUS Status 3 DOKUMEN DITERIMA Status 3 DOKUMEN DITERIMA GFMAS Status 4