PENULISAN LAPORAN

ZULKIFLI YAHYA
1

DEFINASI LAPORAN
SECARA MUDAH:

SATU PERSEMBAHAN / PENYAMPAIAN MAKLUMAT (PRESENTATION OF INFORMATION)

SECARA LANJUT:

KOMUNIKASI BERTULIS/(TIDAK BERTULIS) BAGI MENYAMPAIKAN SESUATU MAKSUD KEPADA PIHAK YANG DI SARANKAN. DOKUMEN YANG MEMBERI MAKLUMAT, MELAPORKAN PENEMUAN, KEMUKAKAN IDEA DAN KADANGKALA MEMBUAT CADANGAN, SYOR MENGENAI SESUATU PERKARA UNTUK PEMBACA TERTENTU/YANG BERKENAAN
2

FUNGSI LAPORAN

MENYAMPAIKAN MAKLUMAT TENTANG (GIVE INFORMATION)

Sejarah dan/atau latar belakang sesuatu perkara, isu, projek Proses, keadaan sesuatu perkara, isu, projek Bahan rekod untuk rujukan akan datang

...sambung...

MEMBUAT KESIMPULAN
Proses sesuatu perkara, projek Menjelaskan sebab dan akibatnya (kejayaan atau kegagalan sesuatu perkara, projek) Penemuan/Hasil sesuatu perkara, kajian

...sambung...

MEMBERI IDEA/PERAKUAN (PUT FOWARD IDEAS/RECOMMENDATION)

Membuat penilaian tentang tahap pencapaian/ kegagalan sesuatu perkara, projek Memberi idea untuk menyelesaikan sesuatu masalah mengemukakan cadangan khusus untuk menyelesaikan sesuatu masalah

KATEGORI LAPORAN

Secara umumnya terdapat (2)

Bentuk Borang (form report)
Laporan kemalangan Laporan berkala (periodic)

Bentuk Terbuka/Panjang (Extended Report)

Laporan untuk menyampaikan maklumat (information)
Membuat kesimpulan tentang sesuatu masalah Menyediakan laporan tahunan Menyediakan laporan prestasi (progress report)

Laporan perakuan (recommendation)

Laporan kajian Laporan bagi menyelesaikan sesuatu masalah
6

KUALITI LAPORAN
Kualiti sesuatu laporan boleh dilihat melalui prinsip 5C+1P:

BETUL/TEPAT (CORRECT/ACCURATE)
Data, fakta dan maklumat yang betul, tepat dan accountable (stand by your statement, e.g. on figures and facts) Gunakan data semasa Data terdahulu boleh dijadikan/digunakan sebagai perbandingan
7

PADAT (CONCISE)
Tulis seberapa ringkas yang boleh Ringkas tetapi padat, mencakupi semua perkara yang perlu

LENGKAP (COMPLETE/COMPREHENSIVE)
Mempunyai data, fakta dan maklumat yang lengkap Lampiran yang perlu, disertakan Ada sinopsis/ringkasan, jika melebihi 6 muka (berpandukan Panduan Penyediaan Kertas JM) Menyatakan bahan-bahan rujukan

JELAS(CLEAR)
Huraian yang jelas Menggunakan bahasa yang mudah difahami Mengikut urutan logik (logical sequence) Susun atur yang baik dan menarik (layout) Ilustrasi yang menarik dan pelbagai

10

Urutan

Sequential, dimana fakta/maklumat yang penting dikemukakan dahulu, diikuti dengan fakta/maklumat lain mengikut tahap kepentingan

Mengikut hierarki (hierachical) dimana penyataan umum diikuti oleh butir-butir/perincian Perbandingan (comparative) dimana sesuatu idea dibandingkan dengan idea lain. Digunakan bersama dengan mana-mana dua diatas
11

Format/Susun Atur
Berpandukan Arahan untuk kertas Jemaah Menteri

Ukuran kertas ialah saiz A4 Jarak (spacing) satu setengah (1.5) Saiz Font yang seragam iaitu Arial saiz 14. Justified

Nombor muka surat

Muka surat sebelum isi (body) guna huruf Roman, i.e. i, ii, iii dan seterusnya. Muka surat isi (body), guna Arabic, i.e. 1- 9 dan seterusnya.

Nombor tajuk, sub tajuk dan para. (amalan kertas Jemaah Menteri)
1. TUJUAN 1.1. 1.1.1 2. LATAR BELAKANG 2.1. 2.1.1.

12

Penggunaan Bahasa

Bahasa Malaysia, bila perlu terjemahan Bahasa Inggeris disertakan. Mengguna ejaan baru. Istilah teknikal atau perkataan yang mungkin menimbulkan kekeliruan hendaklah dijelaskan sewajarnya
Penjelasan dalam kurungan, atau Nota kaki, atau Lampiran penjelasan istilah, dan Perkataan Bahasa Inggeris dicondongkan (italic).
13

MEYAKINKAN(CONVINCING)
Matlamat utama kertas untuk mendapat sokongan/pertimbangan. Oleh itu semua asas/sebab/hujah (argument) perlu meyakinkan.

14

BERSOPAN (POLITE)
Menggunakan gaya bahasa dan penulisan yang bersesuaian, tidak keras.

15

PERSEDIAAN
Perlu tahu 5W+1S:

Kenapa laporan ini perlu dibuat (Why?) Apa tujuan/objektif laporan (What?) Jangka masa (When?) Pihak yang meminta laporan dibuat (Who?) Untuk siapa, siapa sasaran/pembaca (Whom?) Skop/lingkungan (Scope?)
16

KEPERLUAN MENGETAHUI SASARAN/PEMBACA

Untuk menyesuaikan dengan keperluan Tahap pengetahuan pembaca, pengetahuan teknikal Pandangannya tentang perkara yang akan dilapor (untuk kuatkan hujah jika bertentangan)

17

STRUKTUR UMUM
Tidak terdapat struktur khusus (no set structure). Umumnya laporan yang baik patut mempunyai corak susunan (pattern) berikut :

Muka tajuk / (Title page) Aluan Ringkasan/abstrak Jadual Kandungan Pengenalan (introduction) Isi Rujukan Nota kaki

Rumusan Cadangan/Syor/Perakuan Lampiran Bibliography Glossary Illustration Acknowledgement Index

18

JENIS LAPORAN
Dalam perkhidmatan Kerajaan terhadap pelbagai jenis laporan, antaranya:

Laporan Minit Mesyuarat Laporan Berita Laporan Pemeriksaan Laporan Penyiasatan Laporan Kajian Laporan Lawatan Laporan Tahunan Laporan Kejadian/Peristiwa Laporan Aktiviti Laporan Klinikal, dll
19

STRUKTUR UMUM MENGIKUT JENIS

LAPORAN MINIT MESYUARAT:

Tajuk Tarikh Masa Kehadiran Perutusan Pengerusi Mengesahkan minit mesyuarat yang lalu Perkara berbangkit Perbincangan agenda Hal-hal lain Ucapan penggulungan/penangguhan
20

LAPORAN BERITA

Pengenalan Tubuh/Isi Penutup Prinsip penulisan berita : 5W + 1H

What (apa): apa yang berlaku Where (di mana): di mana berlaku When (bila): bila ia berlaku Who (siapa): siapa terlibat Why (kenapa): kenapa berlaku How (bagaimana): bagaimana berlaku

21

LAPORAN PEMERIKSAAN
Pengenalan

Tajuk Pegawai telibat Tarikh pemeriksaan Tujuan / objektif Skop pemeriksaan (masa, bidang / perkara, tempat, pihak terlibat)

Latar belakang Dapatan pemeriksaan

Isu / masalah Sebab akibat

Kesimpulan/rumusan Syor / cadangan / perakuan

22

LAPORAN KAJIAN

Tujuan Pengenalan / latar belakang Objektif kajian Skop (masa, bidang, tempat, pihak berkaitan) Kaedah kajian

Rujukan Sampel, dll Tempoh

Perbelajaan Dapatan(findings) Isu Kesimpulan/rumusan Syor/Cadangan Perakuan

23

LAPORAN LAWATAN

Tajuk lawatan Tujuan dan skop laporan Huraian lawatan, tempat, bila, tempoh Itineri lawatan Dapatan, maklumat hasil lawatan Ulasan keseluruhan kejayaan / kegagalan lawatan Kesimpulan/rumusan Syor/Cadangan/Perakuan Lampiran
24

LAPORAN TAHUNAN

Tujuan Latar belakang organisasi

Fungsi dan peranan Bidang tugas dan tanggungjawab Aktiviti utama

Laporan lengkap aktiviti berdasarkan bidang tugas. Perancangan program aktiviti awal tahun.

Pelaksanaan aktiviti sepanjang tahun, bahagian / unit Sasaran dan pencapaian Masalah dan kekangan Implikasi kos dan sumber

Penilaian pencapaian Pengurusan dan pentadbiran Sumbangan Kesimpulan/Rumusan Syor

25

LAPORAN JEMAAH MENTERI (JM)

Arahan Setiausaha Jemaah Menteri bertajuk Panduan Penyediaan Kertas Jemaah Menteri
- Menyelaraskan struktur / bentuk kertas JM supaya konsisten di kalangan semua Kementerian.
26

sambung

Terdapat 2 jenis laporan yang boleh di kemukakan kepada JM. 1. Memorandum

Laporan yang mengesyorkan / mencadangkan keputusan dan mendapat kelulusan Laporan perbincangan YB Menteri dengan Pembesar Negeri Luar Laporan lawatan rasmi YB Menteri serta rombongan Laporan tahunan Badan Berkanun Apa apa laporan yang diminta oleh YAB PM atau JM Laporan yang dikemukakan untuk makluman sematamata.
27

2. Nota

STURKTUR MEMORANDUM JM

Tujuan Latar belakang Asas asas pertimbangan (ada tajuk kecil) Implikasi (Kewangan, Keselamatan, Pentadbiran, Perhubungan Luar dan sebagainya) Kesimpulan Ulasan Kementerian / Organisasi Pusat Syor

28

Bagi Laporan Tahunan dan Penyata Kewangan Badan Berkanun, Tajuk tajuknya berbeza sedikit Tujuan Latar belakang Kejayaan Kesan kepada rakyat / kumpulan sasaran Masalah dihadapi Kesimpulan Ulasan Kementerian dan Agensi Pusat Syor
29

STRUKTUR NOTA JM
Tujuan Latar belakang Perkara perkara yang hendak dimaklumkan (ada tajuk kecil) Penutup

30

SEKIAN, TERIMA KASIH, WASSALAM.

31