PK07

Pengurusan Mesyuarat

SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI KE ARAH MS ISO 9001:2008 PENGURUSAN PEMBELAJAR AN DAN PENGAJARAN SEKOLAH RENDAH NEGERI JOHOR SEKTOR JAMINAN KUALITI JABATAN PELAJARAN JOHOR PK 07 PENGURUSAN MESYUARAT Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 1 Mac 201 1 - Keluaran 02 | Pindaan 00 Muka Surat | 1

PK07

Pengurusan Mesyuarat

1. OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk memastikan proses pengendalian mesyuarat yang terat ur mengikut agenda yang ditetapkan dengan mematuhi Pekeliling Kemajuan Perkhidma tan Awam. 2. SKOP Prosedur ini digunapakai oleh semua sekolah menengah di negeri Johor dalam mengendalikan mesyuarat di mana kehadiran ahli mesyuarat tidak kurang 2/3 dan ke tidakhadiran adalah atas sebab-sebab yang tidak dapat dielakkan. 3. RUJUKAN 3.1 Manual Kualiti 3.2 Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam Bil 2 Tahun 1991. 4. DEFINISI Sila rujuk Definisi Singkatan Perkataan (Manual SPSK) Pengerusi Mesyuar at : Pegawai yang dipertanggungjawabkan bagi mengendalikan mesyuarat. Setiausaha Pencatat Minit : Guru yang mengurus hal ehwal mesyuarat dan mencatat minit mesy uarat. : Guru yang mencatat minit mesyuarat. 5. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TINDAKAN 1. Menentu dan mengeluarkan surat panggilan mesyuarat kepada ahli mesyuarat dalam tempoh sekurang-kurangnya 7 hari bekerja, yang mengandungi maklumat berikut: a) Tajuk Mesyuarat b) Tarikh dan Masa Mesyuar at c) Tempat Mesyuarat d) Nama Pengerusi Mesyuarat e) Agenda Mesyuarat RUJUKAN P K 07/1 : Surat Panggilan Mesyuarat TANGGUNGJAWAB Pengerusi / Setiausaha mesyuarat Pengerusi 2. Mempengerusikan mesyuarat berdasarkan agenda yang ditetapkan . 3. Mencatat mi nit mesyuarat seperti maklumat berikut: a) Senarai Kehadiran b) Perkara-perkara yang dibincangkan c) Keputusan yang dibuat Agenda Mesyuarat PK 07/2 : Senarai Kehadiran Setiausaha / Pencatat Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 1 Mac 201 1 - Keluaran 02 | Pindaan 00 Muka Surat | 2

PK07

Pengurusan Mesyuarat

4. Menyediakan minit mesyuarat menggunakan format Minit Mesyuarat 5. Mengedarkan Minit Mesyuarat dalam tempoh tidak lewat 1 minggu selepas tarikh mesyuarat diad akan kepada semua ahli mesyuarat . Mengedarkan borang maklum balas kepada ahli m esyuarat yang telah diberi tanggungjawab melaksanakan sesuatu keputusan mesyuara t. Mengambil tindakan hasil minit mesyuarat yang telah dipersetujui. Mengumpul b orang maklum balas dalam tempoh 2 minggu dan membuat laporan maklum balas mesyua rat untuk edaran mesyuarat akan datang. Memfailkan minit mesyuarat. PK 07/3 : Minit Mesyuarat PK 07/4 : Rekod Edaran PK07/5 : Borang Maklum Balas La poran Tindakan 6. 7. Ahli Mesyuarat 8. Setiausaha 9. Fail Mesyuarat 10. Sekiranya terdapat langkah-langkah yang tidak mematuhi spesifikasi, ambil ti ndakan pembetulan merujuk kepada PK 15 Pengurusan Kawalan Perkhidmatan Yang Tida k Akur. 6. REKOD KUALITI BIL. 1. 2. 3. 4. JENIS REKOD Surat mesyuarat kepada ahli-ahli Minit mesyuarat yang diluluskan Mak lum balas pelaksanaan keputusan mesyuarat Kertas kerja yang dibentangkan (sekira nya ada) TEMPOH 3 tahun 3 tahun 3 tahun 3 tahun LOKASI Bilik Fail Bilik Fail Bilik Fail Bilik Fail Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 1 Mac 201 1 - Keluaran 02 | Pindaan 00 Muka Surat | 3