SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI MS ISO 9001:2008 SEKOLAH-SEKOLAH NEGERI SELANGOR

PROSEDUR KUALITI

PK 07 PENGURUSAN MESYUARAT

PK07 SPSK JPNSel

2/3

1.

OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk memastikan proses pengendalian mesyuarat yang teratur mengikut agenda yang ditetapkan dengan mematuhi Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam Bilangan 2 Tahun 1991.

2.

SKOP Prosedur ini digunapakai oleh semua sekolah di Negeri Selangor dalam mengendalikan mesyuarat di mana kehadiran ahli mesyuarat tidak kurang dua pertiga dan ketidakhadiran adalah atas sebab-sebab yang munasabah.

3.

RUJUKAN 3.1 3.2 Manual Kualiti Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam Bilangan 2/1991

4.

DEFINISI Pengerusi : Pegawai yang dipertanggungjawabkan bagi mengendalikan mesyuarat. : Guru yang mengurus hal ehwal mesyuarat dan mencatat minit mesyuarat. : Anggota organisasi yang terlibat dalam sesuatu jawatankuasa. : Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam

Setiausaha

Ahli PKPA 5.

TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TINDAKAN 1. Menentu dan mengeluarkan surat panggilan mesyuarat kepada ahli mesyuarat, yang mengandungi maklumat berikut: a) Nama Mesyuarat b) Tarikh dan Masa Mesyuarat c) Tempat Mesyuarat d) Nama Pengerusi Mesyuarat e) Agenda Mesyuarat PERANTARA Notis Mesyuarat

TANGGUNGJAWAB Pengerusi / Setiausaha

Pengerusi

2. Mempengerusikan pelaksanaan mesyuarat berdasarkan agenda yang ditetapkan 3. Mencatat minit mesyuarat seperti maklumat berikut: a) Senarai Kehadiran b) Perkara-perkara penting yang dibincangkan c) Keputusan yang dibuat

Agenda Mesyuarat Minit Mesyuarat

Setiausaha

No. Keluaran 01

Tarikh Keluaran 01 DISEMBER 2010

No. Pindaan 0

Tarikh Pindaan 0

Tarikh Kuatkuasa 03 JANUARI 2011

PK07 SPSK JPNSel

3/3

4. Menyediakan minit mesyuarat menggunakan format minit mesyuarat. Setiausaha 5. Mengedarkan minit mesyuarat dan Borang Maklum balas dalam tempoh 7 hari selepas mesyuarat kepada semua ahli mesyuarat. Minit Mesyuarat dan Borang Maklum Balas Borang Maklum balas Borang Maklum balas Fail Mesyuarat

Ahli

6.

Mengambil tindakan hasil keputusan mesyuarat yang telah dipersetujui. Mengumpul dan menyatukan dapatan maklum balas untuk edaran mesyuarat akan datang. Memfailkan minit mesyuarat.

7.

8.

9. Sekiranya terdapat langkah-langkah yang tidak mematuhi spesifikasi, ambil tindakan pembetulan merujuk kepada PK 15 Pengurusan Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Akur

6.

REKOD KUALITI

BIL. 1. 2. 3. 4.

JENIS REKOD Surat jemputan mesyuarat kepada ahliahli Minit mesyuarat yang diluluskan Maklum balas pelaksanaan keputusan mesyuarat Kertas kerja yang dibentangkan (sekiranya ada)

TEMPOH SIMPANAN 2 tahun 2 tahun 2 tahun 2 tahun

LOKASI Pejabat sekolah Pejabat sekolah Pejabat sekolah Pejabat sekolah

No. Keluaran 01

Tarikh Keluaran 01 DISEMBER 2010

No. Pindaan 0

Tarikh Pindaan 0

Tarikh Kuatkuasa 03 JANUARI 2011