MINIT MESYUARAT SEKRETARIAT NP2 PESTA HOKI USM PENANG INTERNATIONAL 2011 KALI KEDUA

TARIKH HARI MASA TEMPAT KEHADIRAN : HADIR: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Encik Encik Cik Cik Cik Cik Cik Cik Cik Encik Encik Encik

: 11 Oktober 2011 : Selasa : 8:30 malam 10:30 malam : Bilik VIP Stadium

TIDAK HADIR DENGAN SEBAB: 1. 2. 3. 4. Cik Cik Encik Encik

AGENDA :
1. PERUTUSAN PENGERUSI Tuan Pengerusi mengucapkan terima kasih dan mengalu-alukan kehadiran semua ahli ke mesyuarat sekretariat NP2 kali kedua. Semua diberi peringatan kehadiran untuk mesyuarat NP2 adalah diwajibkan kepada semua ahli dan jika tidak dapat hadir perlu diberitahu terlebih dahulu kepada setiausaha NP2 dengan alasan yang kukuh. Untuk Makluman 2. PEMBENTANGAN DAN PENGESAHAN MINIT MESYUARAT

Minit Mesyuarat Sekretariat NP2 Pesta Hoki USM- PENANG INTERNATIONAL 2011 kali pertama pada 4 Oktober 2011 disahkan tanpa pindaan. Untuk Makluman 3. PERKARA BERBANGKIT i. Memberi keterangan secara am mengenai penganjuran Pesta Hoki USM. - Semua ahli sekretariat NP2 telah diberitahu dengan jelas penubuhan Pesta Hoki USM pada mesyuarat yang lepas. ii. Menjelaskan skop kerja dan tugasan bagi setiap penyelaras dan pembantu penyelaras yang terlibat mengikut bahagian dalam NP2. - Selain itu, pada mesyuarat yang lalu semua penyelaras dan pembantu penyelaras telah didedahkan dengan skop kerja dan tugasan mengikut bahagian masing-masing. Memberitahu mengenai peraturan. - Semua ahli memberikan komitmen yang baik dalam menjalankan tugas. Catatan kehadiran juga telah dicatat pada Correspondent Book. Majlis Pelancaran Pesta Hoki USM - PENANG INTERNATIONAL 2011 - Majlis Pelancaran Pesta Hoki USM telah berlangsung dengan jayanya di Eastin Hotel pada 8 Oktober yang lalu. Tuan Pengerusi mengucapkan tahniah di atas kehadiran semua yang terlibat. Tindakan Semua Ahli Sekretariat NP2

iii.

iv.

4. LAPORAN TERKINI SETIAP BAHAGIAN NP2 i. Logistic (LOG) - Penyelaras perlu mendapatkan bilangan bas yang diperlukan sepanjang Pesta Hoki berlangsung nanti mengikut kapasiti pasukan yang akan menyertai.

ii.

International Laison (LO) - LO telah menerima penyertaan dari negara luar seperti Brunei, England, Indonesia, Singapura, Sri Lanka, Taiwan, dan Thailand. - Penyelaras dan pembantu penyelaras LO telah memastikan penyertaan pasukan dari setiap negara dengan berhubung terus melalui emel dan telefon pada setiap hari. - Negara negara jiran yang lain telah mengesahkan penyertaan mereka kecuali Singapura yang menghantar 2 penyertaan yang mana salah satu daripada pasukan tersebut masih tidak memberi sebarang respon.

iii.

Pasukan dari England telah bersetuju untuk menjadi salah satu pasukan wakil dan telah menghantar penyertaan. Kerjasama dari ahli bahagian LO adalah sangat baik tetapi kekurangan tenaga kerja pembantu penyelaras tambahan diperlukan dalam masa terdekat. Masih ada pasukan yang tidak membuat bayaran lagi.

Equipment & Facilities (E&F) - Tempahan barang keperluan setiap bahagian NP2 dan semua bahagian dalam Sekretariat boleh dibuat dengan mengisi borang senarai tempahan barang yang telah disediakan oleh Encik Muhd Noorhadi Saiful. - Sebarang surat yang hendak ditulis boleh dapatkan dari Puan Maimunah di pejabat mengikut format tahun lalu. - Mesyuarat bersama pihak pembekal akan diadakan bersama penyelaras dan pembantu penyelaras E&F. - Bagi penyertaan kategori Veteran perlawanan akan berlansung sepenuhnya di Padang berumput, Minden USM. Result & Record (R&R) - Tiada perkembangan terkini. - Diminta membantu TOG dan bahagian lain bagi mempercepatkan proses mengisi dan mengemaskini maklumat serta lain-lain tugas. - Digalakan mengisi borang senarai tempahan barang dari bahagian E&F. Techical of Game (TOG) - Bahagian TOG masih lagi dalam proses mengemaskini borang dan mengisi maklumat berkaitan di dalam general entry serta mengisi maklumat mengikut kategori penyertaan yang telah diterima. - Encik Dharvind juga telah berhubung dengan semua pasukan yang telah mengesahkan penyertaan dan pasukan yang mempunyai masalah dalam mengisi borang. - Sehingga kini 2 pasukan masih lagi tidak dapat dihubungi. - 50 penyertaan sudah diproses dan disahkan menyertai Pesta Hoki USM.

iv.

v.

Dalam pemerhatian : a) pasukan kategori veteran dari Gelang Patah tiada cop pengesahan (Affiliation) dari Pesatuan Hoki Negeri. b) Kelab Hoki Felda tidak mendaftar atas talian sebaliknya hanya cetak borang dan faks. c) Team Rajawali.

Semua pembantu penyelaras perlu memastikan semua borang ynag diterima selesai diproses pada atau sebelum dari tarikh tutup penyertaan iaitu pada 15 Oktober 2011. Penyertaan yang telah diterima sehingga hari Selasa adalah hampir 100 pasukan dari pebagai kategori. TOG perlu bersedia dengan beban kerja yang akan bertambah dari semasa ke semasa. Selesai bahagian memasukan data dan maklumat. TOG akan menyiapkan jadual pelawanan yang akan berlangsung nanti. Kerjasama yang diberikan oleh setiap ahli TOG baik walaupun ada yang tidak dapat hadirkan diri kerana tugas tugas lain. Tindakan Semua Penyelaras & Pembantu Mengikut Bahagian

5. HAL HAL LAIN Temuduga Pegawai Padang bagi Pesta Hoki USM - PENANG INTERNATIONAL 2011 akan diadakan pada 12 Oktober sehingga 13 Oktober 2011. Semua ahli diminta menyebarkan maklumat kepada pelajar- pelajar yang berminat untuk menyertai. Tindakan Semua Ahli Sekretariat NP2 6. PENANGGUHAN MESYUARAT Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 10 : 30 malam dan akan bersambung pada 18 Oktober 2011. Untuk Makluman

DISEDIAKAN OLEH,

DISAHKAN OLEH,

______________________

_________________________

Setiausaha (NP2) Sekretariat Pesta Hoki USM 13 Oktober 20x1

Naib Pengerusi 2 (NP2) Sekretariat Pesta Hoki USM 13 Oktober 20x0