Professional Documents
Culture Documents
Pemimpin yang dilantik perlu mempunyai kemahiran mentadbir dan mengurus sesebuah persatuan Mengurus kewangan, surat-menyurat, menyimpan fail,mengadakan mesyuarat dan tentukan kehendak persatuan dilaksanakan dengan baik Kemahiran mentadbir dan mengurus persatuan ditumpukan kepada tiga aspek: sistem fail, surat rasmi, komunikasi rasmi melalui media elektronik
SISTEM FAIL
Sebahagian daripada pengurusan rekod yang melibatkan penyusunan dan penyimpanan mengikut klasifikasi rekod supaya mudah dikesan dan diperolehi dengan cepat apabila diperlukan. Setiap organisasi memerlukan penyimpanan rekod yang baik untuk rujukan. Faktor mustahak mengenai perkhidmatan, data pekerja, data statistik, produk, perlu didapatkan melalui fail yang disimpan secara sistematik.
Pengetahuan mendalam mengenai sistem fail akan meningkatkan kecekapan organisasi. Seseorang pengurus mesti tahu:teknik penyimpanan fail. rekod-rekod pentadbiran sistem penyimpanan rekod yang diamalkan peralatan yang patut disediakan personel yang menyelenggarakan fail.
JENIS FAIL
1. FAIL "HOUSEKEEPING" Diwujudkan untuk melaksanakan dan melicinkan pentadbiran. Rekod-rekod mengenai aktiviti pentadbiran Lima kategori utama seperti berikut:Pentadbiran Am Bangunan dan Harta Kelengkapan dan Bekalan Kewangan Perkhidmatan dan Personel FAIL FUNCTIONAL Diwujudkan dan digunakan oleh Bahagian Operasi untuk menjalankan kerja harian yang berkaitan dengan aktiviti mereka. Perkara berkaitan dengan urusan aktiviti kerja harian yang ada kaitan dengan aset seperti penggunaan mesin, jeti, kerja penyelenggaraan yang dilakukan setiap tahun (routine), kebombaan, keselamatan.
2.
Nombor fail disusun mengikut level (aras) fail tersebut. Ada jabatan yang menggunakan abjad dan diikuti dengan nombor dan ada pula nombor sahaja.
Berikut ialah contoh bentuk level fail : i. Level 1 Fail Utama :01 ii. Level 2 Fail Perkara :01/01 iii. Level 3 Fail Aktiviti :01/01/01
Contoh: Level 1 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
FAIL UTAMA Asrama Hal Ehwal Murid Kemudahan Fizikal Kewangan dan Akaun Kokurikulum Kurikulum Pentadbiran Am Sekolah Perhubungan Masyarakat Perjawatan dan Perkhidmatan Kakitangan Pelbagai (Perkara-perkara yang tidak dapat dikategorikan dari 01 09)
Contoh: Nombor; Level I 01 - Asrama Level II 01 / 07 - Peraturan Asrama Level III 01 / 07 / 001 - Kebenaran Keluar Asrama Abjad dan nombor ; Level I ASR - Asrama Level II ASR / 07 - Peraturan Asrama Level III ASR / 07 / 001 - Kebenaran Keluar Asrama
KOD FAIL
01/01/001
Tajuk Utama Contoh: Tajuk Perkara Aktiviti Kod Fail Perkara Aktiviti
KULIT FAIL
Mengandungi maklumat berikut:
i. Nama Organisasi ii. Kod Fail iii. Perkara iv. Tarikh Kandungan Pertama v. Tarikh Kandungan Terakhir vi. Rekod Pergerakan Fail
Dari bahan kertas yang tebal dan tahan lasak serta boleh menampung sekurang-kurangnya 100 salinan surat
Jika menggunakan tali fail (tali hijau), pastikan tali tersebut tahan dan dimasukkan melalui kedua-dua bahagian fail. Bahagian sebelah kanan untuk surat dan bahagian sebelah kiri untuk Kertas Minit
Warna Kulit Fail hendaklah selaras dengan pengelasan fail. Umumnya di sekolah kulit fail adalah berwarna putih kerana fail-fail di sekolah lebih kepada pengelasan terhad dan terbuka. Saiz kulit fail dicadangkan supaya seragam, iaitu 36 cm x 24 cm di muka hadapan dan 36 cm x 35 cm di muka belakang (temasuk 8 cm sebagai ' flap')
ASESIBILITI EKONOMI -
KEANJALAN
LOKASI
- Hendaklah diletakkan di tempat yang mudah dan segera diperolehi tanpa berlengah - Supaya memberi kemudahan dalam mengesan lain-lain dokumen yang bersangkutan atau dapat dicari di bawah berbagai tajuk
- Bagi membolehkan fail-fail yang tidak lagi aktif dipindahkan
RUJUKAN SILANG
RETENTION
KLASFIKASI
2. Kertas minit
Dikepilkan pada bahagian dalam kulit fail Merekodkan dokumen yang dimasukkan dalam fail
PENUTUPAN FAIL
Fail mengandungi 100 kandungan atau tebal 1 inci (yang mana lebih awal). Fail dianggap terlalu tebal walaupun kurang 100 kandungan (1 inci) Catatkan bil. jilid pada nombor rujukan dan buka fail lain dengan menggunakan jilid 2 dan sebagainya. Kod fail masih sama tetapi surat atau kandungannya dimulakan dengan nombor 01.
SMTM-PSS 01 / 04 / 01 / 001 / Jld. 2 (01)
Apabila fail asal ditutup, kulit fail itu hendaklah dicatat: DITUTUP JILID 2 DIBUKA
PENYIMPANAN FAIL
Disimpan di tempat yang selamat- tidak rosak, tidak mudah musnah, terkawal dari segi maklumat dan tidak hilang. Menjaga maklumat daripada rosak, musnah, hilang atau jatuh kepada orang yang tidak berkaitan. Disimpan di tempat yang kering dan ada aliran udara. Fail-fail terbuka boleh disimpan di rak fail yang diperbuat daripada besi. Jika rak diperbuat daripada kayu, pastikan kayu tersebut telah dibubuh ubat anai-anai.
Fail terhad hendaklah disimpan di kabinet dan fail sulit di tempat yang berasingan daripada failfail terhad dan terbuka. Kawasan penyimpanan fail hendaklah menjadi kawasan larangan bagi mereka yang tidak berkenaan. Bagi fail Rahsia Besar, Rahsia dan Sulit, sediakan buku pendaftaran berasingan/indeks berasingan bagi mengawal pergerakan fail-fail tersebut. Fail yang telah ditutup disimpan berasingan dengan fail-fail lain.
Kepala Surat
PERSATUAN BIMBINGAN DAN KAUNSELING SEKOLAH MENENGAH TEKNIK LANGKAWI, 07000 LANGKAWI KEDAH.
Nombor Rujukan
PERSATUAN BIMBINGAN DAN KAUNSELING SEKOLAH MENENGAH TEKNIK LANGKAWI, 07000 LANGKAWI KEDAH.
TARIKH
PERSATUAN BIMBINGAN DAN KAUNSELING SEKOLAH MENENGAH TEKNIK LANGKAWI, 07000 LANGKAWI KEDAH.
Taip (u.p.........................................................) untuk tindakan pegawai yang berkenaan. Semua baris ditaip dari tepi sebelah kiri tanpa menggunakan indensi.
Jarak di antara alamat dengan pembukaan surat ialah empat jarak antara barisan (spacing).
Tidak perlu ditulis perkataan "PER" atau "PERKARA", hanya memadai dengan menggariskan di bawah tajuk atau perkara.
Tajuk surat ditaip huruf besar bagi huruf pertama setiap perkataan.
Tamat ...
Sekian