MPK Sekolah

PROSPEKTUS MANUAL PROSEDUR KERJA SEKOLAH MENENGAH MALAYSIA
KATA ALU-ALUAN KETUA PENGARAH PELAJARAN MALAYSIA KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA ( Y.BHG. TAN SRI DATO HAJI ALIMUDDIN BIN HJ. MOHD DOM )
Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh, Salam Sejahtera, Manual Prosedur Kerja (MPK) merupakan dokumen yang sangat penting sebagai rujukan kepada para pemimpin dan pengurus sesebuah institusi atau organisasi khususnya organisasi pendidikan. Justeru usaha menghasilkan dokumen Manual Prosedur Kerja Sekolah Menengah yang dilakukan oleh PKPSM Malaysia ini merupakan sesuatu yang sangat tepat dan begitu signifikan sekali kepada warga pemimpin baru sekolah menengah di negara ini. Pertambahan bilangan sekolah menengah saban tahun, penyerapan sekolah-sekolah agama bantuan kerajaan dan pertambahan pengurus-pengurus muda sekolah menengah sekali gus memerlukan suatu bahan rujukan mengurus sekolah yang standard dan sesuai digunakan oleh semua pengetua tanpa mengira jenis sekolah yang mereka pimpin. Melaluinya, semua pengetua boleh merujuk dan mendapat panduan secara bertulis langkah-langkah tindakan yang perlu mereka lakukan dalam sesuatu aspek pengurusan aktiviti utama sekolah masingmasing. Saya berharap semoga dengan terhasilnya dokumen penting ini, ia akan memberi manfaat kepada semua pengetua baru dan lama dalam usaha mereka mengelolakan sekolah masingmasing. Saya pasti, mereka akan berasa lebih yakin dan jelas untuk melakukan tindakan tindakan yang perlu dan betul mengikut prosedur yang ditetapkan. Dengan mengikuti sepenuhnya MPK ini, seseorang pemimpin sekolah akan bersikap lebih profesional dan yang lebih utama ialah mereka akan sentiasa terkawal dan terpelihara daripada melakukan tindakan-tindakan yang tidak perlu, tidak tepat dan tidak profesional. Pada kesempatan ini, saya ingin mengucapkan syabas dan tahniah kepada PKPSM Malaysia di atas kejayaan menghasilkan dokumen yang menjadi keperluan dan kehendak perkhidmatan awam melalui Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun 1991 ini. Sekian, terima kasih.
(TAN SRI DATO HAJI ALIMUDDIN BIN HAJI MOHD DOM) Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia, Kementerian Pelajaran Malaysia.
ii
KATA ALU-ALUAN PENGARAH BAHAGIAN PENGURUSAN SEKOLAH HARIAN KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh dan Salam Sejahtera. Terlebih dahulu saya ucapkan terima kasih kepada Persidangan Kebangsaan Pengetua Sekolah Menengah Malaysia (PKPSM) kerana memberi peluang kepada saya menyampaikan kata alu-aluan dalam Manual Prosedur Kerja (MPK) Sekolah Menengah ini. MPK merupakan dokumen rujukan utama yang dapat membantu sesebuah organisasi atau jabatan berfungsi dengan cekap dan berkesan. Keperluan, kandungan, tujuan dan faedah MPK telah dinyatakan dengan jelas dalam Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) Bilangan 8 Tahun 1991. Justeru, usaha mewujudkan MPK Sekolah Menengah oleh PKPSM amat dialu-alukan. Usaha ini adalah selari dengan hasrat Perkhidmatan Awam Malaysia memantapkan jentera pentadbiran kerajaan dan seterusnya mempertingkatkan kualiti penyampaian perkhidmatan. Dalam kesempatan ini, saya ingin merakamkan setinggi-tinggi ucapan tahniah dan syabas kepada PKPSM yang telah berjaya menerbitkan MPK Sekolah Menengah. Penyediaan MPK memerlukan perancangan yang teratur dan teliti. Oleh itu saya percaya bahawa penyediaan dokumen penting ini dapat disempurnakan berkat semangat kerja sepasukan yang tinggi dalam kalangan ahli PKPSM. MPK merupakan proses mendokumentasikan secara sistematik fungsi dan objektif penubuhan organisasi, proses dan peraturan kerja bagi membolehkan setiap anggota organisasi menjadikannya panduan dalam menjalankan tanggungjawab masing-masing. Segala isi kandungan MPK perlu difahami dan dihayati oleh semua anggota organisasi bagi mengelakkan kesilapan operasi dan implikasi perundangan ketika menjalankan tugas. Sebagai dokumen rasmi yang menjadi rujukan utama organisasi, MPK perlu dikaji semula dan dikemaskini dari semasa ke semasa bagi mengekalkan tahap kecekapan dan keberkesanan kerja seseorang anggota organisasi. Kajian semula ini juga penting bagi menjamin pencapaian kualiti kerja melalui standard kerja yang telah ditetapkan dalam dokumen MPK. Semoga MPK Sekolah Menengah yang dihasilkan ini dapat dimanfaatkan sepenuhnya oleh anggota organisasi khususnya dalam pengoperasian sekolah. Saya yakin bahawa pengoperasian sekolah yang sistematik dapat merealisasikan matlamat pendidikan negara dan seterusnya meningkatkan imej pendidikan negara di persada antarabangsa. Sekian, terima kasih.
DATO HAJI ZULKIFLY BIN MOHD WAZIR
iii
KATA ALU-ALUAN YANG DIPERTUA PKPSM MALAYSIA (PERSIDANGAN KEBANGSAAN PENGETUA-PENGETUA SEKOLAH MENENGAH MALAYSIA) ( Y.BHG DATO HAJI AZAM BIN HAJI MD. ATAN)
Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh, Salam Sejahtera, Manual Prosedur Kerja (MPK) untuk semua sekolah menengah di negara ini sudah lama dirancang untuk digubal dan diterbitkan bagi memudahkan semua pengetua melaksanakan amanah dan tanggungjawab ketika memimpin sesebuah sekolah. MPK yang diharapkan itu merupakan sebuah dokumen yang boleh diguna pakai di semua jenis sekolah menengah yang terdapat di dalam negara ini. Jika keadaan memerlukan untuk diubah suai dari semasa ke semasa pula ianya akan menjadi penambahbaikan yang perlu mengikut perubahan masa dan keperluan perkhidmatan. Justeru itu, kami mengharapkan agar penerbitan MPK ini bukan merupakan sesuatu yang muktamad sebaliknya ia harus dilihat sebagai titik tolak untuk kita terus menambahbaik, mengubahsuai, melengkap dan menyempurnakannya dari semasa ke semasa. Oleh itu, JK Pelaksana MPK Sekolah Menengah PKPSM Malaysia seharusnya mempunyai rasa keterbukaan yang tinggi bagi menerima sebarang pandangan daripada semua ahli selepas pelancaran draf dan penerbitannya nanti. Kita juga mengharapkan sokongan padu daripada semua ahli untuk memilikinya di setiap sekolah pimpinan mereka. Ianya merupakan dokumen rujukan tambahan dan pelengkap kepada MPK yang mungkin telah disediakan di peringkat sekolah masingmasing mahupun negeri melalui PKPSM negeri masing-masing. Pada kesempatan ini saya ingin merakamkan ucapan terima kasih kepada semua input yang diberikan oleh PKPSM negeri-negeri terutamanya Terengganu, Sarawak, Negeri Sembilan, Melaka dan Johor. Begitu juga sumbang saran daripada Institut Aminuddin Baki (IAB), MAMPU dan Bahagian Sekolah Harian, Kementerian Pelajaran Malaysia. Kepada semua Ahli Jawatankuasa Pelaksana, semoga ianya dapat memberi manfaat kepada kita bersama serta menjadi sumbangan ikhlas kita kepada kemajuan perkhidmatan pendidikan di negara ini. Sekian, terima kasih.
(DATO HAJI AZAM BIN HAJI MD. ATAN) Yang Dipertua, PKPSM Malaysia.
iv
KERTAS KONSEP PELAKSANAAN PROGRAM PENERBITAN MANUAL PROSEDUR KERJA SEKOLAH MENENGAH MALAYSIA OLEH PERSIDANGAN KEBANGSAAN PENGETUA SEKOLAH MENENGAH MALAYSIA (PKPSM)
PENDAHULUAN Manual Prosedur Kerja (MPK) bagi seseorang pegawai terutamanya dalam Kementerian Pelajaran Malaysia (KPM) merupakan suatu kemestian bagi menambahkan keberkesanan perkhidmatan yang diberikan di samping menjadi asas kepada cara-cara bertindak seseorang pegawai awam semasa melaksanakan atau menjalankan tanggungjawab dan amanah masing-masing. Sebelum daripada itu, senarai tugas dan skop tugas masing-masing seperti yang perlu ditunjukkan melalui Fail Meja (FM) setiap perjawatan perlu disiapkan atau dibekalkan kepada mereka guna menjadi rujukan asas mereka dalam pengurusan dan pentadbiran sekolah masing-masing. RASIONAL Tugas pengetua sekolah menengah begitu kompleks meliputi semua aspek yang berkaitan dengan institusi sekolah itu sendiri. Kerencaman dan kompleksiti tugas pengetua begitu ketara sekali apabila timbul pelbagai masalah sama ada dalam kalangan guru, murid, ibu bapa dan penjaga sama ada dalam kawasan sekolah mahupun di kawasan yang boleh dikaitkan dengan sekolah akan terbeban diatas bahu pengetua untuk menanggungnya. Oleh itu, semua pengetua di negara ini memerlukan garis panduan dan skop kerja yang seragam, selaras dan tetap tanpa mengira sempadan geografi negara, jenis dan gred sekolah yang mereka pimpin mahupun batasan waktu. Walau bagaimanapun, hingga kini, adalah didapati bahawa Buku Panduan Tugas Pengetua yang telah bertulis dan disediakan didapati dilakukan secara terasing dan didapati tiada penyelarasan. Ia didapati berbeza-beza mengikut tafsiran antara negeri-negeri mahupun mengikut sekolah dalam negeri yang sama. Dengan panduan yang standard dan seragam itu, adalah dijangkakan akan kurang berlakunya tindakan-tindakan yang berbeza-beza dalam kalangan pengetua ketika menghadapi sesuatu kes atau masalah pentadbiran dan pengurusan yang sama. Oleh itu, sesuatu usaha harus digemblengkan bagi merealisasikan atau menterjemahkan hasrat menerbitkan buku seumpamanya bagi rujukan dan panduan mereka yang terlibat dalam perjawatan ini secara menyeluruh, standard dan seragam. OBJEKTIF 1. 2. 3. Menerbitkan Buku Panduan Pengurusan dan Pentadbiran bagi para pengetua di seluruh negara. Memberi dan menyediakan dokumen rujukan terkini dan reliable kepada semua pengetua bagi membantu mereka dalam proses pengurusan dan pentadbiran di sekolah. Menambahkan keyakinan dan iltizam yang tinggi dalam kalangan pengetua di negara ini dengan sandaran dan pegangan terhadap buku ini dalam melaksanakan tugas dan amanah yang diberikan kepada mereka. Membantu Kementerian Pelajaran Malaysia dalam mengusahakan dokumen rasmi yang sangat berguna dan penting bagi panduan tugas dan kerja para pengetua di negara ini pada masa kini dan akan datang. Meningkatkan keutuhan, kebolehpercayaan dan keyakinan semua pihak kepada para pengetua yang dilantik oleh Kementerian Pelajaran Malaysia sebagai jawatan naik pangkat dalam kerjaya PPPS. Menyediakan dokumen asas dan awal bagi menyatakan secara jelas akan fungsi dan peranan yang perlu dimainkan oleh seorang pengetua yang dilantik pada sesuatu masa. Menambah keupayaan dan kepentingan PKPSM sebagai wadah wacana profesionalisme semua pengetua di negara ini.
4.
5.
6. 7.
SASARAN PENERBITAN Manual Prosedur Kerja (MPK) yang akan dihasilkan ini adalah untuk panduan semua pengetua di negara ini. AHLI JAWATANKUASA INDUK Penaung Penasihat Penyelaras : Y. Bhg. Tan Sri Dato Haji Alimuddin b. Mohd Dom Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia : Y. Bhg. Dato Haji Zulkifly b. Mohd Wazir Pengarah Bahagian Pengurusan Sekolah Harian, KPM : Encik Saiful Bahari b. Mohd Tauhid Penolong Pengarah Bahagian Pengurusan Sekolah Harian Kementerian Pelajaran Malaysia : Y. Bhg. Dato Haji Azam b. Hj. Md. Atan YDP PKPSM Malaysia : Puan Alainal Hasani bt. Mohd Noor NYDP, PKPSM Malaysia : Tuan Haji Md. Fiah b. Md. Jamin Ketua Biro Penerbitan, PKPSM Malaysia : Pn. Noryah bt. Ahmad Setiausaha PKPSM Malaysia : Pn. Hjh. Halimah bt. Haron Penolong Setiausaha PKPSM Malaysia P.Setiausaha Bendahari Ajk : Pn. Hjh. Noorul-Aini bt. Ambak Ketua Biro Profesionalisme, PKPSM Malaysia : Pn. Hjh. Fazilah bt. Ibrahim Bendahari Kehormat PKPSM Malaysia : Tuan Haji Mohd b. Md. Isa (N. Sembilan) Tuan Haji Jamaluddin b. Yaacob (P. Pinang) Pn. Hjh. Mastura bt. Anuar (Sarawak) Tuan Haji Zakaria b. Awang (Terengganu) Tuan Haji Muhamad Khailani b. Abdul Jalil (WP KL) Dr. Hjh. Rosnanaini bt. Sulaiman (Melaka) Tuan Haji Ayob b. Jantan (Johor) Dr. Abdullah Khir b. Sulaiman (Perak) Puan Hjh. Zakiah bt. Md. Lasim (Selangor) Tuan Hj. Wan Mansor b. Mohmood (Kelantan) Pn. Hjh. Hafdzah bt. Ahmad (Kedah) Tuan Haji Ali b. Hj. Deros (WP Labuan) Tuan Haji Hashim b. Mohd Zayat (Pahang) Encik Liasin b. Kaloh (Sabah) Tuan Haji Azni b. Man (Perlis) Tuan Haji Yusof b. Hassan (WP Putrajaya) Encik Ahmad Badri b. Mardi (KB Kebajikan)
Pengerusi T. Pengerusi Setiausaha Bersama
vi
AHLI JAWATANKUASA PELAKSANA MANUAL PROSEDUR KERJA SEKOLAH MENENGAH MALAYSIA

Pengerusi N. Pengerusi Setiausaha N. Setiausaha : Tuan Hj. Azam b. Hj. Md. Atan YDP PKPSM Malaysia : Puan Alainal Hasani bt. Mohd Noor NYDP, PKPSM Malaysia : Tuan Haji Md. Fiah b. Md. Jamin Ketua Biro Penerbitan, PKPSM Malaysia : Puan Noryah bt. Ahmad Setiausaha PKPSM Malaysia : Puan Hjh. Halimah bt. Haron Penolong Setiausaha PKPSM Malaysia Penyelaras : Encik Saiful Bahari b. Mohd Tauhid Penolong Pengarah Bahagian Sekolah Harian Kementerian Pelajaran Malaysia : Puan Fazilah bt. Ibrahim Bendahari PKPSM Malaysia : Tn. Haji Mohd b. Md. Isa (N.Sembilan) Tn. Haji Jamaluddin b. Yaacob (P.Pinang) Dr. Hjh. Rosnanaini bt. Sulaiman (Melaka) Pn. Hjh. Zakiah bt. Md. Lassim (Selangor) Tn. Haji Khailani b. Abdul Jalil (WP KL) Tn. Haji Zakaria b. Awang (Terengganu) Pn. Hjh. Mastura bt. Anuar (Sarawak) Pn. Hjh. Hafdzah bt. Ahmad (Kedah) Tn. Haji Ayob b. Jantan (Johor) Tn. Haji Mohamad b. Mahadi (Johor) Tn. Haji Mohamad Kamaluddin b. Taib (Putrajaya) En. Ahmad Badri b. Mardi (KB Kebajikan & Sosial) Pn. Hjh. Noorul Aini bt. Ambak (KB Profesionalisme)
Bendahari Ajk
vii
SENARAI AHLI JAWATANKUASA PELAKSANA PENYEDIAAN MANUAL PROSEDUR KERJA SEKOLAH MENENGAH MALAYSIA PERINGKAT NEGERI
1. NEGERI SEMBILAN DARUL KHUSUS a. HAJI MOHD BIN MD. ISA (SMK KING GEORGE V, SEREMBAN) b. PUAN NORYAH BT HASHIM (SMK SENAWANG, SEREMBAN) c. PUAN SOLLEHA BT HASHIM (SMK DATO KLANA PUTRA, LENGGENG) d. PUAN MARIAM BT MOHAMED (SM TEKNIK (ERT) DATO UNDANG MOHD. SHARIF, REMBAU) e. HAJI MD.FIAH BIN MD.JAMIN (SMK KOMPLEKS KLIA, NILAI) f. ENCIK AWALLUDIN BIN MAT DIN (SMK TUNKU SYED IDRUS, TAMPIN) g. ENCIK ABDUL HALIM BIN HAJI YUNUS (SMK BANDAR BARU SERTING, BB SERTING) NEGERI PULAU PINANG a. HAJI JAMALUDIN BIN YAACOB (SMK TINGGI BUKIT MERTAJAM) b. PUAN JAMAAH BT. TAMAM (SM SAINS KEPALA BATAS) c. PUAN ZAITON BT MD. NOOR (SMK JAWI) d. PUAN HJH. SITI AJAR BT MAN (SMK PENANTI) e. HAJI ABD. WAHAB BIN MAT (SMK BAKTI) f. ENCIK ISMAIL PAWANTEH(SMK SG. ARA) NEGERI TERENGGANU a. HAJI ZAKARIA BIN AWANG (SMK SULTAN SULAIMAN) b. HAJI MD. ZAIN BIN MUDA (SMK TENGKU INTAN ZAHARAH) c. HAJI HASSAN BIN AWANG MAT (SMK MANIR) d. HAJI AHMAD ZAWAWI BIN MAT JUNOH (SMK TENGKU MAHMUD II) e. HAJAH HAMIDAH BT HUSSIN (SMK KOMPLEKS MENGABANG TELIPOT) f. HAJAH TARUNAH BT SAAD (SMK BUKIT TUNGGAL) g. TUAN HAJI HASHIM BIN ABD. RAHMAN (SMK PADANG NEGARA) WILAYAH PERSEKUTUAN KUALA LUMPUR a. TUAN HAJI MUHAMAD KHAILANI B ABDUL JALIL (SMK SEGAMBUT JAYA) b. PUAN SHAMSHIAH B AHMAD (SMK COACHRANE) c. PUAN FARIDAH BT SALLEH (SMK BANDAR BARU SENTUL) d. Y.BHG. DATIN HASMAH BT ABU (SMK TAMAN TUN DR. ISMAIL) e. PUAN ROAINI BT JAAFAR (SMK SERI BINTANG SELATAN) f. ENCIK ONG BOON PHUAH (SMK KEPONG BAHARU) g. PUAN NORYAH BT. AHMAD (SMK KIARAMAS) h. ENCIK LEONG KUM LAI (SMK LA SALLE, SENTUL) i. ENCIK JUAHIR BIN MUNDAKIR (SMK RAJA ABDULLAH) NEGERI JOHOR DARUL TAKZIM a. b. c. d. e. TUAN HAJI AYOB BIN JANTAN (SMK SERI KENANGAN) TUAN HAJI MUHAMAD BIN MAHADI (SMK TANJUNG DATOK, PENGERANG) ENCIK AZMAN BIN ADNAN (SMK BANDAR PUTRA, KULAI) PUAN SALINA BT. HUSSIN (SMK DATO ABDUL RAHMAN YUNUS, J. BAHRU) TUAN HAJI SAMIAN BIN SAWIYO (SM SAINS MUAR)
2.
3.
4.
5.
viii
6.
NEGERI SELANGOR DARUL EHSAN a. b. c. d. e. f. g. PUAN HAJAH ZAKIAH BT. MD. LASSIM (SMK SULTAN SULAIMAN SHAH, 45600 BESTARI JAYA) TUAN HAJI SURIMIN BIN GIMAN (SMK JALAN 3, BANDAR BARU BANGI) PUAN HAJAH JUNAIDAH BT. TUKIMIN (SMK SAAS, KAJANG) PUAN HAJAH NORSHAM BT. BAHARUDDIN (SMK DAMANSARA UTAMA) PUAN HJH. NOORUL-AINI BT. AMBAK (SMK SULTAN ABDUL SAMAD, PETALING ] JAYA, BEB 86572) ENCIK AHMAD BADRI BIN MARDI (SMK DENGKIL) PUAN HAJAH ALAINAL HASANI BT. MD.NOOR (SMK(P) SRI AMAN)
7.
NEGERI MELAKA a. b. c. d. e. DR. HAJAH ROSNANAINI BT. SULAIMAN (SMK SERI PENGKALAN) TUAN HAJI OMAR BIN SABAN PUAN SHALEHA BT. ABDUL PUAN HAJAH KHALIJAH BT. AB. RAHMAN PUAN HAJAH UMAIZAHRAH BT. ALWI
8.
NEGERI KEDAH DARUL AMAN a. PUAN HAJAH HAFDZAH BT. AHMAD (SMK HUTAN KAMPONG) b. TUAN HAJI ABU SEMAN B. SAREH MD. ISA (SMK JITRA) c. PUAN LATIPAH BT. KASSIM (SMK PULAU NYIOR) d. PUAN SOPIAH BT. RAMLI (SMK TUNKU LAKSAMANA) NEGERI PERAK DARUL REDHUAN a. DR. ABDULLAH KHIR B. SULAIMAN (SMK PEKAN BARU, PARIT BUNTAR) b. TUAN HAJI IDRIS B. ABDULLAH (SMK SERI PERAK, PARIT BUNTAR) c. ENCIK SHAFIEE B. OTHMAN (SMK JELAI, BATU KURAU) d. TUAN HAJI MOHD. ZAHARI B. BAHARIN (SMK AMINUDDIN BAKI, CHEMOR) e. ENCIK CHEE PENG SOO (SMK HUA LIAN, TAIPING) f. ENCIK ABD. KHADIR JALANI B. MOHAMAD (SMK GUNUNG SEMANGGOL) g. TUAN HAJI ALI B. SALLIH (SMK HUTAN MELINTANG) NEGERI SARAWAK a. PUAN HAJAH MASTURA BT. HJ. ANUAR b. PUAN HAJAH JOHARA BT. ZEN c. DR. LINTON @ JERAH BRITTEN d. DR. SLUHI BIN HJ. LAMAT e. ENCIK HASSAN BIN HJ. WA GANI f. ENCIK THOMAS LAU ING NGAN g. ENCIK TAN HOCK SANG h. PUAN HASANAH BT. HJ. JUNAIDI i. TUAN HAJI AFFENDI BIN ROSLI j. DR. LAMBAT AK LINDONG
9.
10.
ix
JADUAL PERBATUAN PROGRAM
Aktiviti Pelan Tindakan i. Pelantikan Pengurusan a. JK Induk Penyediaan MPK b. JK Kerja Penyediaan MPK ii. Dokumentasi a. Objektif Sekolah b. Carta Organisasi Sekolah c. Fungsi Utama & Khusus Sekolah d. Aktiviti Fungsi Utama e. Proses Kerja Aktiviti Fungsi Utama & Khusus f. Carta Aliran Aktiviti Fungsi Utama & Khusus Strategi Pelaksanaan i. Mesyuarat Pelaksanaan ii. Pelancaran iii. Penandaarasan iv. Ujicuba v. Penilaian Pengubahsuaian Mentoring & Coaching i. Tindakan Pembetulan dan Penambahbaikan ii. Tindakan Pencegahan Tindakan Penyeragaman i. Mesyuarat Pelaksanaan ii. Pelancaran iii. Ujicuba iv. Penilaian v. Persijilan
Mula
Tamat
Jangka Masa (minggu)
29.01.09
29.01.09
Merancang
1.
29.01.09
28.02.09
4 minggu
Mei 2009
Pelaksanaan
1. 2.
Penilaian
1.
Jan 2010
Mac 2010
6 minggu
Tindakan Menyeluruh
1.
Jun 2010
PENUTUP Penerbitan Manual Prosedur Kerja Sekolah Menengah Malaysia ini merupakan usaha PKPSM Malaysia dengan kerjasama Bahagian Pengurusan Sekolah Harian, Kementerian Pelajaran Malaysia dan PKPSM Negeri-Negeri untuk menyediakan skop tugas dan panduan tugas kepada semua pengetua di negara ini. Ia juga boleh memberi manfaat kepada semua pihak yang mempunyai kepentingan dan minat dalam kerjaya kepengetuaan di negara ini. Pada masa yang sama ia akan menjadi suatu hasil dokumentasi profesional para pengetua melalui PKPSM sebagai khazanah ilmu yang akan diwariskan kepada para pengetua dari semasa ke semasa. Ia diharap dapat memenuhi hasrat menjadikan ia sebagai bahan rujukan asas yang akan ditambah baik dari semasa ke semasa oleh para pengamal kepimpinan sekolah menengah di seluruh negara pada masa akan datang.
xi
PENGHARGAAN
* * * * * * * * * Y. Bhg. Tan Sri Dato Haji Alimuddin b. Mohd Dom ( Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia) Y. Bhg. Dato Haji Zulkifly b. Mohd Wazir (Pengarah, Bahagian Pengurusan Sekolah Harian, Kementerian Pelajaran Malaysia) Pengarah Institut Aminuddin Baki, Kementerian Pelajaran Malaysia. MAMPU INTAN Wilayah Selatan (IKWAS) Pengarah-pengarah Jabatan Pelajaran Negeri Persidangan Kebangsaan Pengetua Sekolah Menengah Malaysia Negeri-Negeri. Encik Mohd. Nasim b. Zakaria (Pegawai Khas, KPPM). Serta semua pihak yang terlibat sama ada secara langsung mahupun tidak langsung dalam menjayakan projek ini.
Semoga amal bakti yang dicurahkan akan mendapat keberkatan dan anugerah kebaikan daripadaNya serta diucapkan setinggi penghargaan dan terima kasih di atas sumbangan yang diberikan.
xii
SENARAI AKRONIM
xiii
Halaman [
SENARAI AKRONIM
ABM AP AT BBM BI BM BRM BRKM BTPN CRK EMIS GB GKMP GL GO GPK GSTT ICT JAD JPA JPKA JPN JSU JKM JKM JKKK Halaman [ Anggaran Belanja Mengurus Arahan Perbendaharaan Akuan Terima Bahan Bantu Mengajar Bahasa Inggeris Bahasa Melayu Buku Rekod Mengajar Buku Rekod Kemajuan Murid Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Cuti Rehat Khas Education Management Information System Guru Bimbingan dan Kaunseling Guru Kanan Mata Pelajaran Guarantee Letter Goverment Organization Guru Penolong Kanan Guru Sandaran Tidak Terlatih Information Communication Technology Jawatankuasa Audit Dalaman Jabatan Perkidmatan Awam Jawatankuasa Penguasa Kewangan dan Akaun Jabatan Pelajaran Negeri Jadual Spesifikasi Ujian Jadual Kedatangan Murid Jabatan Kebajikan Masyarakat Jawatankuasa Keselamatan dan Kemajuan Kampung
xiv
JPKS KB KBSM KPM KPKK KP KPT KRS KWSG KWSP LDP LNPT LO LPM MARA MPM MSSM NGO NYDP OPMEN PAFA APAP PATSKOM PBS PCG PDRM PEKA
Jawatankuasa Permuafakatan Komuniti dan Sekolah Ketua Bidang Ketua Bidang Sains dan Matematik Kementerian Pelajaran Malaysia Ketua Penyelaras Kokurikulum Ketua Panitia Ketua Pembantu Tadbir Kadet Remaja Sekolah Kumpulan Wang Simpanan Guru Kumpulan Wang Simpanan Pekerja Latihan Dalam Perkhidmatan Laporan Nilaian Prestasi Tahunan Local Order Lembaga Peperiksaan Malaysia Majlis Amanah Rakyat Majlis Peperiksaan Malaysia Majlis Sukan Sekolah-Sekolah Malaysia Non - Goverment Organization Naib Yang Di Pertua Operasi Menengah Penilaian Asas Fardhu Ain Pembantu Am Pejabat Penyata Akaun Tahunan Sekolah Berkomputer Pentaksiran Berasaskan Sekolah Per - Capital Grantt Polis Di Raja Malaysia Pentaksiran Kemahiran Asas Halaman [
xv
PIBG PK PK(P) PMR P&P PPD PPPS PSS PT PTJ PTR PWR SAP SDP SGA SKM SKPM SLAD SMM S&P SPI SPP SPBT SPM SSDM STPM
Persatuan Ibu Bapa dan Guru Penolong Kanan Penolong Kanan Petang Penilaian Menengah Rendah Pengajaran dan Pembelajaran Pegawai Pelajaran Daerah Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Siswazah Pusat Sumber Sekolah Pembantu Tadbir Pusat Tanggungjawab Pembantu Tadbir Rendah Panjar Wang Runcit Sijil Akuan Penerimaan Surat Dalam Perhatian Sijil Gaji Akhir Suruhanjaya Koperasi Malaysia Standard Kualiti Pendidikan Malaysia Skim Lencana Anti Dadah Sistem Maklumat Murid Sukan dan Permainan Surat Pekeliling Iktisas Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran Skim Pinjaman Buku Teks Sijil Pelajaran Malaysia Sistem Salah Laku dan Disiplin Murid Sijil Tinggi Persekolahan Malaysia
Halaman [
xvi
SU SUWA T.T ULBS UPSR YDP
Setia Usaha Sumber Utama Wang Awam Tandatangan Ujian Lisan Berasaskan Sekolah Ujian Penilaian Sekolah Rendah Yang Di Pertua
* Akronim lain sekiranya tidak disenaraikan adalah memberi maksud seperti yang biasa difahami.
Halaman [
xvii
MANUAL PROSEDUR KERJA

SMK / SM ____________________________ ____________________________
Halaman [
xviii
MANUAL PROSEDUR KERJA SMK / SM

Kandungan : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Prakata Pengetua Jawatankuasa MPK Sekolah Penghargaan Latar belakang Sekolah Visi Misi Objektif Carta Organisasi Sekolah FUNGSI KHUSUS : 9.1 KURIKULUM : 9.1.1 Pengajaran dan Pembelajaran 9.1.2 Pengurusan Panitia Mata Pelajaran 9.1.3 Pengurusan Jadual Waktu 9.1.4 Penilaian dan Peperiksaan 9.1.4.1 Penilaian dan Peperiksaan Dalaman 9.1.4.2 Penilaian dan Peperiksaan Awam : 9.1.4.2.1 Pendaftaran Peperiksaan 9.1.4.2.2 Pentaksiran Berasaskan Sekolah 9.1.4.2.3 Pengelolaan Peperiksaan Awam 9.1.5 9.1.6 Pencerapan Latihan Dalam Perkhidmatan (LDP) dan Perkembangan Staf 9.1.6.1 Perkembangan Staf Anjuran Jabatan Pendidikan / Agensi Luar 9.1.6.2 Perkembangan Staf Peringkat Sekolah Pengurusan Sumber 9.1.7.1 Bilik Darjah / Bengkel / Makmal 9.1.7.2 Pusat Sumber Sekolah 9.1.7.3 Pengurusan Sumber Pembelajaran 9.1.7.4 Bahan Bantu Mengajar
9.1.7
9.2. HAL EHWAL MURID 9.2.1. Disiplin Murid 9.2.1.1 Disiplin Murid 9.2.1.2 Tindakan Disiplin Kes Berat 9.2.1.3 Tindakan Disiplin Kes Sederhana 9.2.1.4 Tindakan Disiplin Kes Ringan Kebajikan Murid 9.2.2.1 Pengurusan Takaful 9.2.2.2 Pengurusan Pelajar Sakit Kesihatan Biasiswa dan Bantuan 9.2.4.1 Pemilihan Calon 9.2.4.2 Penerimaan Tawaran Biasiswa Halaman [
9.2.2.
9.2.3. 9.2.4.
xix
9.2.5
Asrama 9.2.5.1 Asrama 9.2.5.2 Keselamatan Asrama Skim Pinjaman Buku Teks (SPBT) 9.2.6.1 Pemohonan dan Penerimaan Buku Teks 9.2.6.2 Pengagihan Buku Teks 9.2.6.3 Pemulangan Buku Teks 9.2.6.4 Pelupusan Buku Teks Pendaftaran dan Pertukaran Murid 9.2.7.1 Pendaftaran Murid Tingkatan 1 9.2.7.2 Perpindahan Masuk Murid 9.2.7.3 Perpindahan Keluar Murid 9.2.7.4 Perpindahan Masuk Murid Bukan Warga Negara 9.2.7.5 Perpindahan Keluar Murid Bukan Warga Negara Kantin Sekolah 9.2.8.1 Buka Tender Kantin Sekolah 9.2.8.2 Pemantauan Kantin Sekolah Keselamatan Pelajar 9.2.9.1 Keselamatan Pelajar Hadir Sekolah 9.2.9.2 Keselamatan Pelajar Pulang Sekolah 9.2.9.3 Keselamatan Pelajar Di Makmal 9.2.9.4 Keselamatan Pelajar Di Padang 9.2.9.5 Keselamatan Pelajar Semasa Aktiviti Kokurikulum 9.2.9.6 Keselamatan Pelajar Semasa Di Kantin 9.2.9.7 Keselamatan Pelajar Semasa Lawatan 9.2.9.8 Latihan Kebakaran
9.2.6
9.2.7
9.2.8
9.2.9
9.2.10 Data Murid 9.2.11 Kepimpinan Pelajar 9.2.11.1 Kepimpinan Pelajar 9.2.11.2 Kepimpinan Pembimbing Rakan Sebaya 9.2.11.3 Kepimpinan Pengawas 9.2.12 Pencegahan 9.2.12.1 Pencegahan Salah Guna Dadah 9.2.12.2 Pencegahan Ponteng 9.3 KOKURIKULUM 9.3.1 Unit Beruniform 9.3.1.1 Kadet Remaja Sekolah 9.3.1.2 Unit Beruniform NGO 9.3.1.3 Unit Beruniform GO 9.3.1.4 Unit Seni Bela Diri 9.3.2 Sukan 9.3.2.1 Olahraga 9.3.2.2 Sukan Berprestasi Tinggi 9.3.2.3 Niche Area
Halaman [
xx
9.3.3
Kelab dan Persatuan 9.3.3.1 Mata Pelajaran dan Umum 9.3.3.2 Kelab Permainan Koperasi Sekolah 9.3.4.1 Penubuhan Koperasi Sekolah 9.3.4.2 Pengurusan Koperasi Sekolah 9.3.4.3 Pembelian dan Jualan 9.3.4.4 Urusniaga Harian Koperasi
9.3.4
9.4
BIMBINGAN DAN KAUNSELING 9.4.1 Sahsiah dan Disiplin 9.4.2 Akademik dan Kerjaya FUNGSI UMUM PENTADBIRAN AM 10.1.1 Keselamatan Sekolah 10.1.2 Pengurusan Pejabat: 10.1.2.1 Pengurusan Fail 10.1.2.2 Pengurusan Surat (Penerimaan) 10.1.2.3 Pengurusan Surat (Pengiriman) 10.1.2.4 Pengurusan Stor 10.1.2.5 Pengurusan Percetakan 10.1.2.6 Pengurusan Buku Kehadiran Staf 10.1.3 Hubungan Komuniti 10.1.3.1 Persatuan Ibubapa dan Guru (PIBG): 10.1.3.1.1 Pengurusan Mesyuarat Agung 10.1.3.1.2 Pengurusan Mesyuarat Agung Tergempar 10.1.3.2 Pengurusan Komuniti 10.1.3.3 Agensi Lain 10.1.3.4 Permuafakatan 10.1.3.5 Penggunaan Premis 10.1.3.6 Kutipan Derma 10.1.3.7 Kutipan Derma Hari Kantin 10.1.3.8 Aduan Pelanggan Data dan Maklumat
10. 10.1
10.1.4 10.2
PENGURUSAN SUMBER MANUSIA 10.2.1 Perkhidmatan 10.2.1.1 Pendaftaran Guru 10.2.1.2 Perlantikan 10.2.1.3 Pengesahan Dalam Perkhidmatan dan Pemberian Tahap Berpencen 10.2.1.4 Perlanjutan Tempoh Percubaan 10.2.1.5 Persaraan Wajib 10.2.1.6 Persaraan Pilihan 10.2.1.7 Pemangkuan dan Kenaikan Pangkat 10.2.1.8 Perakuan dan Kelulusan Tanggung Kerja 10.2.1.9 Perisytiharan Harta 10.2.1.10 Penyelenggaraan Kes Tindakan Tatatertib 10.2.1.11 Tindakan Tatatertib Kes Jenayah Halaman [
xxi
10.2.1.12 10.2.1.13 10.2.1.14 10.2.1.15 10.2.1.16 10.2.1.17 10.2.1.18 10.2.1.18.1 10.2.1.18.2 10.2.1.18.3 10.2.1.18.4 10.2.1.18.5 10.2.1.18.6 10.2.1.18.7 10.2.1.18.8 10.2.1.18.9 10.2.1.18.10 10.2.1.18.11 10.2.1.18.12 10.2.1.18.13 10.2.1.19 10.2.1.20 10.2.1.21
Penyelenggaraan Kes Jenayah (Tahan Kerja) Penyelenggaraan Kes Jenayah (Gantung Kerja) Penyelenggaraan Kes Jenayah (Perintah Tahanan dan Sebagainya) Penyelenggaraan Kes Tidak Hadir Bertugas Penyelenggaraan Kes Tindakan Tatatertib Tidak Hadir Bertugas Tanpa Dikesan Penyelenggaraan Kes Rayuan tatatertib dan Surcaj Cuti: Cuti Rehat Cuti Rehat Khas Cuti Tanpa Gaji Cuti Separuh Gaji Cuti Sakit Cuti Sakit Tambahan Cuti Bersalin Cuti Sakit Tibi,Kusta,Barah Serta Sakit Setaraf Cuti Tanpa Rekod Cuti Haji Cuti Menjaga Anak Cuti Ikut Pasangan Cuti Isteri Bersalin Pertukaran Ke Luar dan Dalam Negeri Perlepasan Dalam Jawatan dan Perlepasan Jawatan Dengan Izin Perletakan Jawatan
10.2.2 Pembangunan 10.2.2.1 Latihan dan kursus 10.2.2.2 Latihan Dalaman 10.3 PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN 10.3.1 Terimaan dan Pungutan 10.3.2 Perolehan 10.3.3 Pembayaran 10.3.4 Anggaran Belanja Mengurus 10.3.5 Panjar Wang Runcit (PWR) 10.3.6 Utiliti 10.3.7 Gaji Berkomputer 10.3.8 Buku Tunai 10.3.9 Geran Per - Kapita (PCG) 10.3.10 Penyata Tahunan 10.3.11 Pinjaman Komputer 10.3.12 Pinjaman Kenderaan 10.3.13 Pinjaman Perumahan 10.3.14 Potongan Cukai Berjadual (PCB) 10.3.15 Potongan KWSP 10.3.16 Tuntutan Lebih Masa 10.3.17 Sebut Harga
Halaman [
xxii
10.4 PENGURUSAN PEMBANGUNAN DAN ASET 10.4.1 Pembangunan 10.4.1.1. Pembangunan 10.4.1.2. Penyelenggaraan 10.4.1.3. Kemudahan Asas 10.4.1.4. Kemudahan dan Kelengkapan 10.4.1.5. Keceriaan dan Pembangunan Fizikal 10.4.2 Aset 10.4.2.1. Rekod Terimaan Aset 10.4.2.2. Rekod Keluar Aset 10.4.2.3. Pelupusan Aset 10.4.2.4. Hapus Kira Aset
Halaman [
xxiii
1. PRAKATA PENGETUA
Halaman [
1.
PRAKATA PENGETUA
Tujuan MPK Hubungan MPK Dengan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun 1991 Hasrat dan Harapan Terhadap Kewujudan MPK o Kualiti Kerja o Pencapaian o Panduan o Inovasi
Halaman [
2. JAWATANKUASA MPK SEKOLAH
Halaman [
2.
JAWATANKUASA MPK SMK__________________.
PENGERUSI NAIB PENGERUSI SETIAUSAHA PEN. SETIAUSAHA AJK
: PENGETUA : SEMUA GPK : KETUA BIDANG : KETUA BIDANG : KETUA BIDANG : KETUA PANITIA MATA PELAJARAN : GURU DATA : GURU BIMBINGAN DAN KAUNSELING : GURU MEDIA : GURU SPBT : GURU DISIPLIN : KPT : KP MAKMAL : DAN LAIN-LAIN (JIKA PERLU)
Halaman [
3. PENGHARGAAN
Halaman [
3.
PENGHARGAAN
MAMPU Pengarah-Pengarah Jabatan Pelajaran Negeri PKPSM Malaysia Persidangan Kebangsaan Pengetua-Pengetua Sekolah Menengah Malaysia Negeri-Negeri. Guru dan Staf SMK/SM_________________________. Serta semua pihak yang terlibat sama ada secara langsung mahupun tidak langsung dalam menjayakan projek ini. Semoga amal bakti yang dicurahkan akan mendapat keberkatan dan anugerah kebaikan daripada-Nya serta diucapkan setinggi-tinggi penghargaan dan terima kasih di atas sumbangan yang diberikan.
Halaman [
4. LATAR BELAKANG SEKOLAH
Halaman [
4.
LATAR BELAKANG SMK___________________.
Dalam bentuk Ayat Sejarah Penubuhan o Siapa o Di mana o Berapa bangunan o Bil. Murid o Bil. Guru Kedudukan Sekarang
Halaman [
5. VISI
Halaman [
5.
VISI SMK____________________________.
Sama dengan Visi Kementerian Pelajaran Malaysia
Halaman [
10
6. MISI
Halaman [
11
6.
MISI SMK/SM_____________________________.
Sama dengan Misi Kementerian Pelajaran Malaysia
Halaman [
12
7. OBJEKTIF
Halaman [
13
7.
OBJEKTIF SMK/SM_________________.
o Objektif SMK/SM_______________.
Halaman [
14
8. CARTA ORGANISASI SEKOLAH
Halaman [
15
8.1
CARTA ORGANISASI SMK/SM___________________.
Halaman [
16
Halaman [
17
9. FUNGSI KHUSUS
Halaman [
9.1 KURIKULUM
Halaman [
9.1 9.1.1(1)
KURIKULUM PENGURUSAN PENGAJARAN DAN PEMBELAJARAN PROSES KERJA

1. Menerima arahan melaksanakan tugas pengurusan pengajaran dan pembelajaran. 2. Menyemak untuk memastikan semua perkara asas yang perlu untuk proses P&P disediakan, iaitu a) Jadual Waktu lengkap diluluskan b) Buku rekod mengajar telah dilengkapkan c) Bahan-bahan P&P 3. Membuat dan memastikan agihan semua bahan untuk proses P&P kepada semua guru mata pelajaran.
JAWATAN
Pengetua
Penolong Kanan
Guru
4. Melengkapkan buku rekod mengajar ( Dalam tempoh satu bulan selepas sekolah dibuka ) 5. Menyediakan Rancangan Pengajaran Harian berdasarkan format seperti dalam pekeliling dan dihantar ke pejabat sekolah pada setiap hujung minggu untuk ditandatangani ( Pengetua/ PK/ GK Mata Pelajaran ). 6. Melaksanakan proses P&P yang merangkumi. a) Set induksi b) Langkah penyampaian c) Penilaian/ Latihan d) Rumusan 7. Membuat Refleksi 8. Menyemak latihan dan kerja rumah 9. Membuat persediaan untuk sesi P&P seterusnya
Halaman [
9.1.1 ( 1/3 )
9.1.1(2)
CARTA ALIR PENGURUSAN P&P
Halaman [
9.1.1 ( 2/3 )
9.1.1(3)
BORANG ATAU DOKUMEN YANG DIGUNAKAN

1. 2. Borang Pemantauan Kelas Akta Pendidikan 1996 ( Akta 550 ) SKPM Buku Rekod Mengajar Guru. Sukatan Pelajaran Mata Pelajaran.
3. 4. 5.
Halaman [
9.1.1 ( 3/3 )
9.1.2(1)
PENGURUSAN PANITIA MATA PELAJARAN PROSES KERJA

1. Menerima arahan melaksanakan tugas pengurusan panitia 2. Menubuhkan JK Kurikulum Sekolah Pengerusi : Pengetua Naib Pengerusi : Penolong Kanan Setiausaha : Guru Kanan Mata Pelajaran Ahli : Semua Penolong Kanan : Semua Guru Kanan Mata Pelajaran : Semua Guru Panitia : Kaunselor Pelajar : Setiausaha Peperiksaan : Guru Media : Penyelaras ICT
JAWATAN
Pengetua
Penolong Kanan/ Setiausaha
3. Menetapkan Jadual Mesyuarat JK Kurikulum 4. Mengedarkan surat jemputan dan menetapkan agenda mesyuarat.
Pengetua Setiausaha Pengetua Ketua Panitia
5. Mengendalikan/ mempengerusikan mesyuarat ( 4 kali setahun ) 6. Menyediakan Draf Minit Mesyuarat dan mendatangani 7. Menyemak minit mesyuarat dan menandatangani. 8. Mengadakan mesyuarat panitia masing-masing dalam tempoh dua minggu selepas mesyuarat JK Kurikulum sekolah a. Merancang aktiviti sepanjang tahun b. Headcount c. Bahan Bantu Mengajar ( BBM ) d. Per Capital Grant ( PCG ) 9. Menyediakan Draf Minit Mesyuarat dalam tempoh seminggu dari tarikh mesyuarat panitia diadakan. 10. Menyemak dan menandatangani minit mesyuarat. 11. Melaksanakan aktiviti yang telah dirancangkan. 12. Memantau pengurusan semua panitia sepanjang tahun. 13. Menyediakan pelaporan semua aktiviti panitia mata pelajaran.
Ahli Panitia (Setiausaha) Pengetua/ PK GKMP Ketua Panitia Pengetua/ PK/ GKMP Ketua Panitia
Halaman [
9.1.2 ( 1/3 )
9.1.2(2)
CARTA ALIR PELAJARAN
PENGURUSAN
PANITIA
MATA
Halaman [
9.1.2 ( 2/3 )
9.1.2(3)

1. 2. 3. Senarai Kehadiran. Pekeliling 4/1986. SKPM
Halaman [
9.1.2 ( 3/3 )
9.1.3(1)
PENGURUSAN PENYEDIAAN JADUAL WAKTU PROSES KERJA

1. Menerima arahan melaksanakan tugas pengurusan pengajaran dan pembelajaran. 2. Mempengerusi mensyuarat Jawatankuasa Jadual Waktu serta menetapkan dasar penyediaan jadual waktu dengan mengambil kira : a. Bilangan waktu mengajar bagi setiap guru. b. Agihan waktu mengajar seimbang setiap hari. c. Penggunaan waktu berkembar. d. Penggunaan bilik-bilik khas seperti makmal, bengkel dll.
JAWATAN
Pengetua
Penolong Kanan/ Guru Kanan/ MP/ Ketua Panitia
3. Menyediakan senarai guru dan opsyen, mata pelajaran elektif dan bilangan kelas. 4. Mengadakan perbincangan berkaitan dengan agihan mengajar guru-guru. 5. Menyediakan jadual waktu berdasarkan agihan waktu mengajar yang diputuskan (menggunakan aplikasi komputer ) 6. Melulus dan mengesahkan jadual waktu yang telah disediakan. 7. Mengedar jadual waktu kelas dan jadual waktu persendirian semasa Mesyuarat Guru Pertama ( Sebelum sesi persekolahan bermula ). 8. Rekodkan Jadual Waktu dalam Buku Rekod Mengajar. 9. Mengajar mengikut jadual yang telah diluluskan.
Penolong Kanan/ AJK Jadual Waktu
Pengetua AJK Jadual Waktu
Guru
Penolong Kanan (PK)
10. Menyemak dan memantau kelancaran jadual waktu secara berterusan. 11. Mendokumentasikan jadual waktu induk dan mempamerkannya.
PK
12. Mengenal pasti guru-guru yang perlu diganti (cuti/ tugas rasmi di luar) 13. Menyediakan guru ganti berdasarkan jadual
AJK Jadual Waktu
Penolong Kanan
14. Menyimpan rekod.
Halaman [
9.1.3 ( 1/3 )
9.1.3(2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PENYEDIAAN JADUAL WAKTU
Halaman [
9.1.3 ( 2/3 )
9.1.3(3)

1. 2. 3. 4. 5. 6. Maklumat diri guru. Agihan waktu mengajar untuk setiap guru. Jadual Waktu Induk. SKPM : Elemen 8.1.3 Akta Pendidikan 550. Jadual Waktu Ganti.
Halaman [
9.1.3 ( 3/3 )
9.1.4 9.1.4.1 (1)
PENILAIAN DAN PEPERIKSAAN PENGURUSAN PENILAIAN DAN PEPERIKSAAN DALAMAN PROSES KERJA
1. Menubuhkan Jawatankuasa Penilaian dan Peperiksaan. 2. Mengadakan mesyuarat Jawatankuasa Peperiksaan untuk menentukan perkara berkaitan dengan peperiksaan dalaman iaitu : a. tarikh peperiksaan b. masa/ tempoh bagi setiap mata pelajaran c. Jadual Spesifikasi Ujian ( JSU ) d. pengawasan peperiksaan e. pelaporan
JAWATAN
Pengetua
PK / Penyelaras Pep. Dalaman
3. Menyediakan draf jadual waktu ujian/ peperiksaan ( termasuk jadual pengawasan ) dan mempamerkannya untuk semakan dan pembetulan. 4. Menyerahkan draf jadual waktu ujian/ peperiksaan kepada Pengetua untuk kelulusan.
Guru mata pelajaran Ketua Panitia Staf Sokongan Setiausaha Pep PK / Penyelaras Pep. Dalaman
5. Mengubal soalan berdasarkan JSU dan menyerah kepada Ketua Panitia untuk semakan. 6. Menyemak kertas soalan. 7. Mencetak kerta soalan. 8. Menyimpan kertas soalan di tempat yang selamat. 9. Mengedar jadual waktu ujian/ peperiksaan kepada semua guru, setiap kelas dan mempamerkannya pada papan kenyataan di bilik guru dan kelas. 10. Menyampaikan maklumat jadual peperiksaan kepada guru dan pelajar. 11. Mengagih kertas soalan mengikut jadual peperiksaan.
Guru Guru Mata Pelajaran
12. Mengawas ujian/ peperiksaan 13. Menyelia ujian/ peperiksaan mata pelajaran berkaitan 14. Memeriksa kertas jawapan dan membincang skema pemarkahan bersama pelajar dalam kelas. 15. Menyerahkan markah akhir kepada Guru Tingkatan pada/ sebelum tarikh yang ditetapkan.
Semua Guru
Halaman [
9.1.4.1 (1/4)
JAWATAN
Guru Tingkatan
PROSES KERJA
16. Mencatatkan keputusan dalam Buku Rekod Kemajuan Murid (BRKM)/ menaip keputusan dalam transkrip perperiksaan berkomputer dan Buku Rekod Mengajar. 17. Menyerahkan Buku Rekod Kemajuan Murid/ Transkrip Keputusan Berkomputer kepada pihak pentadbir.
Pengetua/ PK, PK (Ptg) Guru Tingkatan
18. Menandatangani Buku Rekod Kemajuan Murid/ Transkrip Keputusan 19. Menyerahkan BRKM/ Transkrip Keputusan kepada ibu bapa/ penjaga. 20. Mengumpul semula BRKM dan menyimpan di tempat yang ditetapkan.
Guru Mata Pelajaran
21. Membuat analisis peperiksaan untuk mesyuarat postmortem. 22. Membentang analisis peperiksaan dalam mesyuarat postmortem. 23. Menyimpan dokumen peperiksaan.
Guru Kanan JK Penilaian dan Peperiksaan
Halaman [
9.1.4.1 (2/4)
9.1.4.1 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PENILAIAN DAN PEPERIKSAAN DALAMAN
Halaman [
9.1.4.1 ( 3/4 )
9.1.4.1 (3)

1. 2. 3. 4. 5. Borang Kebenaran Mencetak. Senarai markah individu murid dalam buku rekod. Borang Markah Induk ( Mark Sheet ) Borang Analisis Keputusan Peperiksaan. Buku Panduan Peperiksaan.
Halaman [
9.1.4.1 (4/4)
9.1.4.2 9.1.4.2.1 (1) JAWATAN

Pengetua
PENGURUSAN PENILAIAN/ PEPERIKSAAN AWAM PENGURUSAN PENDAFTARAN PEPERIKSAAN PROSES KERJA

1. Menerima surat arahan/ edaran dan borang-borang pendaftaran daripada Lembaga Peperiksaan/ Majlis Peperiksaan Malaysia. Mengadakan perbincangan dengan Jawatankuasa Peperiksaan. Mengedar Borang Pendaftaran kepada semua calon. Memberi taklimat kepada semua calon bersama Guru Tingkatan tentang cara mengisi Borang Kemasukan dan Borang Permohonan Kad Perakuan ( bagi murid yang tidak ada Kad Pengenalan ) Mengedar, mengumpul dan menyemak borang yang telah diisi oleh calon. Menyerahkan borang-borang yang telah lengkap dengan betul kepada Setiausaha Peperiksaan untuk semakan. Memperaku dan mengesahkan borang-borang pendaftaran. Mengisi Borang Pendaftaran secara on-line. Mengedarkan Kenyataan Kemasukan/ Semak Pendaftaran Calon kepada Guru-guru Tingkatan kelas peperiksaan.
2. 3. 4.
Setiausaha Peperiksaan
Guru Tingkatan
5. 6.
Pengetua Setiausaha Peperiksaan
7. 8. 9.
10. Mencetak dokumen-dokumen pendaftaran untuk pengesahan calon. Pengetua 11. Menyemak semua dokumen pendaftaran on-line dan mengesahkan. 12. Menghantar dokumen-dokumen pendaftaran bersama disket ke PPD/JPN ( Unit Penilaian Peperiksaan, PPD/JPN ) PK / Setiausaha Peperiksaan 13. Mengurus kes calon pindah/ menumpang/ pendaftaran lewat. 14. Menghantar Borang Perpindahan Pusat Peperiksaan yang telah ditandatangani oleh Pengetua dan Bank Draf ke JPN. 15. Menerima Borang Perpindahan Pusat Peperiksaan dan Bank Draf untuk yuran perpindahan daripada sekolah berkenaan jika ada. 16. Menerima Computer print-out dan calon menyemak maklumat dan menurunkan tadatangan. Penolong Kanan 17. Menyimpan dokumen pendaftaran calon.
Halaman [
9.1.4.2.1 (1/4)
9.1.4.2.1 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PEPERIKSAAN
PENDAFTARAN
Halaman [
9.1.4.2.1 (2/4)
Halaman [
9.1.4.2.1 (3/4)
9.1.4.2.1 (3)

1. Borang Pendaftaran LPM/ PMR 1 Pin. 5/97 ( PMR )/ LPM/ SPM 27 Pin.6/2001 ( SPM ) 2. Borang Perpindahan Calon ( PMR&SPM ) 3. Borang Calon Cacat 4. Borang Permohonan Kad Perakuan ( Borang PBKP / 93 ) - ( PMR & SPM ) 5. Borang SKP - Senarai Calon Yang Menggunakan Kad Perakuan ( PMR & SPM ) 6. Kad Perakuan ( PMR & SPM ) 7. Borang Kemasukan Data Sekolah ( Borang Kawalan ) - ( LPM/ DS 1 Pin. 4/99 )( PMR & SPM )
Halaman [
9.1.4.2.1 (4/4)
9.1.4.2.2 (1) PENGURUSAN SEKOLAH JAWATAN

Pengetua
PENTAKSIRAN
BERASASKAN
PROSES KERJA
1. Menerima maklumat tentang urusan pentaksiran mata pelajaran PMR dan SPM. 2. Mengeluarkan surat lantikan Ketua Pentaksir dan Pentaksir bagi setiap mata pelajaran yang berkaitan.
JK Peperiksaan
3. Menetapkan perkara-perkara berkaitan dengan pentaksiran : a. Pelaksanaan Pentaksiran b. Tarikh akhir penyediaan markah. c. Pensijilan 4. Melaksanakan pentaksiran : a. Kerja kursus PMR b. PAFA PMR dan SPM c. ULBS PMR dan SPM d. PEKA Sains SPM dan STPM 5. Mengumpul dan menyelaras markah pentaksiran
Guru mata pelajaran
Setiausaha Guru mata pelajaran Pengetua Guru Tingkatan
6. Menghantar markah pentaksiran ke PPD/ JPN/ LPM/ MPM. 7. Menyediakan sijil PEKA, ULBS dan menyerahkannya kepada Pengetua. 8. Mendatangani sijil-sijil PEKA, ULBS 9. Menyerahkan sijil kepada pelajar.
Halaman [
9.1.4.2.2 (1/3)
9.1.4.2.2 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN BERASASKAN SEKOLAH
PENTAKSIRAN
Halaman [
9.1.4.2.2 (2/3)
9.1.4.2.2 (3)

1. Borang Pemarkahan PEKA, PAFA, ULBS 2. Sijil-sijil PEKA, ULBS
Halaman [
9.1.4.2.2 (3/3)
9.1.4.2 9.1.4.2.3 (1) JAWATAN

Pengetua
PENGURUSAN PENILAIAN/ PEPERIKSAAN AWAM PENGURUSAN PENGELOLAAN PEPERIKSAAN PROSES KERJA

1. Menerima Jadual Waktu Peperiksaan dan slip KenyataanPeperiksaan daripada Pejabat Pelajaran Daerah/ Jabatan Pelajaran Negeri. Mengedar Jadual Waktu Peperiksaan kepada semua calon. Menerima pekeliling garis panduan pengurusan Peperiksaan Awam. Menyediakan Pusat Peperiksaan - bilik peperiksaan, bilik kebal, bilik untuk taklimat pengawas dan lain-lain bahan yang diperlukan. Memberi taklimat peperiksaan kepada calon berhubung peraturan dan persediaan. Menyelia/ mengawas perjalanan peperiksaan. Mengambil keputusan peperiksaan daripada Pejabat Pelajaran Daerah/ Jabatan Pelajaran Negeri. Mengedarkan slip keputusan peperiksaan dan Sijil ULBS/PEKA Sains kepada calon
PK (P)/ Setiausaha Peperiksaan Pengetua
2.
3. 4.
PK
5. Pengetua/ PK 6. 7. Guru Tingkatan 8.
PK / SU Pep.
9.
Mengurus kes rayuan semak semula kertas peperiksaan (jika ada)
10. Membuat analisis keputusan dan menyerahkan kepada pengetua. Guru Kanan/ Ketua Panitia Pengetua Setiausaha 11. Menjalankan post-mortem terhadap anilisis keputusan dengan mengenal pasti kekuatan dan kelemahan serta strategi peningkatan. 12. Menerima laporan post-mortem. 13. Mendokumentasikan keputusan dan analisis peperiksaan.
Halaman [
9.1.4.2.3 (1/3)
9.1.4.2.3 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PEPERIKSAAN
PENGELOLAAN
Halaman [
9.1.4.2.3 (2/3)
9.1.4.2.3 (3)

1. Borang Anilisis Keputusan PMR, SPM, STPM
Halaman [
9.1.4.2.3 (3/3)
9.1.5 (1) JAWATAN

Pengetua
PENGURUSAN PENCERAPAN PROSES KERJA

1. Merancang pelaksanaan pencerapan proses pengajaran dan pembelajaran. 2. Mengadakan mesyuarat Jawatankuasa Kurikulum dan menetapkan perkara berikut :a. garis panduan pencerapan b. pengagihan tugas c. jadual pencerapan d. instrumen pencerapan 3. Memberi taklimat tentang urusan pencerapan. 4. Mencerap P&P guru 5. Melengkapkan borang pencerapan dan diserahkan kepada guru yang dicerap. 6. Membincang hasil cerapan dengan guru yang berkenaan.
Pengetua, PK, GKMP, KP
Penolong Kanan Pengetua/ Penolong Kanan, Guru Kanan/ Ketua Panitia
Penolong Kanan (P), Guru Kanan
7. Membuat tindakan susulan seperti berikut (jika perlu) 8.1 Latihan dalaman jika ada masalah dalam penyampaian pengajaran. 8.2 Membuat rakaman pengajaran bagi P&P cemerlang untuk rujukan. 8. Menyimpan rekod dalam fail induk pencerapan.
Penolong Kanan (P)
Halaman [
9.1.5 (1/3)
9.1.5 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PENCERAPAN
Halaman [
9.1.5 (2/3)
9.1.5 (3)

1. SKPM : Dimensi 3, Elemen 9 2. Borang PPSMI/ JNS/ C1 - Pemantauan dan Bimbingn Pelaksanaan Pengajaran dan Pembelajaran Sains dn Matematik dalam Bahasa Inggeris 3. Borang EMS09/9 - Micro - Teaching Assessment Form 4. Borang Pencerapan JPN/ Sekolah 5. Jadual Pencerapan 6. SKPM.
Halaman [
9.1.5 (3/3)
9.1.6 9.1.6.1 (1)
PENGURUSAN PERKEMBANGAN STAF PENGURUSAN PERKEMBANGAN STAF ANJURAN PPD/ JPN/ KPM/ AGENSI LUAR PROSES KERJA
1. Menerima surat arahan pencalonan peserta kursus daripada PPD/ JPN/ KPM Agensi Luar. 2. Merujuk keperluan latihan dengan mengambil kira syarat yang ditetapkan oleh pihak penganjur.
JAWATAN
Pengetua
PK Pengetua & PK Guru/ Staf Pengetua PTR Pengetua PAP
3. Menghebahkan iklan/ tawaran kursus kepada guru/ staf. 4. Memilih calon untuk menghadiri kursus 5. Mengisi dan melengkapkan borang pencalonan/ permohonan 6. Mengesahkan borang pencalonan 7. Menyediakan surat iringan 8. Menandatangani surat iringan 9. Menghantar/ mengepos borang pencalonan peserta kursus. 10. Menghadiri kursus 11. Menyediakan laporan kursus untuk diserahkan kepada pengetua.
Guru/ Staf
Penolong Kanan
12. Membuat tindakan susulan yang perlu a. Mengadakan kursus dalaman di peringkat sekolah b. Mengedar bahan kursus 13. Menyimpan rekod.
Halaman [
9.1.6.1 (1/3)
9.1.6.1 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PERKEMBANGAN STAF ANJURAN PPD/ JPN/ KPM/ AGENSI LUAR
Ya
Tamat
Halaman [
9.1.6.1 (2/3)
9.1.6.1 (3)

1. 2. Borang Penyertaan Kursus ( yang diedar oleh pihak penganjur ) Borang Pelapor Kursus Dalaman
Halaman [
9.1.6.1 (3/3)
9.1.6 9.1.6.2 (1) JAWATAN

Pengetua
PENGURUSAN PERKEMBANGAN STAF PENGURUSAN PERKEMBANGAN STAF PERINGKAT SEKOLAH PROSES KERJA
1. Membentuk Jawatankuasa Latihan Dalam Perkhidmatan (LDP). 2. Menerima peruntukan LDP (jika ada)
Jawatankuasa LDP
3. Menyediakan Borang Keperluan Latihan (Needs Analysis) 4. Mengedarkan borang keperluan latihan kepada semua guru dan staf.
Guru/ Staf JK LDP
5. Mengisi borang keperluan latihan. 6. Mengumpul borang keperluan latihan serta memproses maklumat yang diterima. 7. Menyediakan laporan dapatan keperluan latihan untuk tindakan selanjutnya.
Penolong Kanan
8. Mempengerusikan mesyuarat bagi menentukan : a. Takwim Perkembangan Staf b. Tajuk kursus dalaman c. Bahan-bahan kursus/ brosur d. Aguhan peruntukan/ Anggaran kos e. Borang penilaian latihan 9. Menghadiri latihan 10. Mengisi borang penilaian setiap sesi latihan
Guru/ Staf Sokongan
Jawatankuasa LDP
11. Menyedia laporan untuk diserahkan kepada Pengetua 12. Mendokumentasikan dan merekodkan program
Halaman [
9.1.6.2 (1/3)
9.1.6.2 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PERKEMBANGAN STAF PERINGKAT SEKOLAH
Halaman [
9.1.6.2 (2/3)
9.1.6.2 (3)

1. 2. 3. Borang Keperluan Latihan Borang Penilaian Kursus Borang Laporan Kursus
Halaman [
9.1.6.2 (3/3)
9.1.7 9.1.7.1 (1)
PENGURUSAN SUMBER PEMBELAJARAN PENGURUSAN BILIK DARJAH/ BILIK KHAS/ MAKMAL/ BENGKEL PROSES KERJA
1. Melantik guru yang bertanggungjawab terhadap bilik darjah/ bilik khas/ makmal/ bengkel. a. Guru kelas b. Ketua Panitia c. Guru ( bilik khas ) 2. Menyenarai Senarai Tugas Guru dan keperluan bilik. 3. Mengurus bilik darjah/ makmal/ bengkel dari aspek kebersihan, keceriaan, bermaklumat dan menambahbaikan secara berterusan. 4. Menghantar cadangan/ senarai keperluan.
JAWATAN
Pengetua
Penolong Kanan Guru/ Guru Kelas/ Ketua Panitia
Penolong Kanan/ Guru Kanan Mata Pelajaran
5. Menyemak cadangan/ senarai keperluan 6. Mengemukakan cadangan/ senarai keperluan kepada Pengetua.
Pengetua Guru/ Guru Kelas/ Ketua Panitia Pengetua Guru/ Guru Kelas/ Ketua Panitia Pengetua Guru/ Guru Kelas/ Ketua Panitia Guru Pengetua/ Penolong Kanan/ Guru Kanan Mata Pelajaran/ Ketua Panitia
7. Meluluskan cadangan/ senarai keperluan. 8. Mengisi Nota Minta 9. Menandatangan Nota Minta 10. Membuat pesanan dengan mengisi borang Pesanan Tempatan (LO) 11. Menandatangan borang pesanan tempatan. 12. Menerima Pesanan. 13. Merekod bekalan dalam Stok Inventori. 14. Mengguna bahan 15. Memantau penggunaan bahan/ bilik.
Halaman [
9.1.7.1 (1/4)
9.1.7.1 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN BILIK DARJAH/ MAKMAL/ BENGKEL
Halaman [
9.1.7.1 (2/4)
Halaman [
9.1.7.1 (3/4)
9.1.7.1 (3)

1. 2. 3. 4. Buku Rekod Penggunaan Bilik Makmal/ Bilik Khas Nota Minta. Local Order Kew PA.2 / Kew PA.3.
Halaman [
9.1.7.1 (4/4)
9.1.7 9.1.7.2 (1)
PENGURUSAN SUMBER PEMBELAJARAN PENGURUSAN PUSAT SUMBER SEKOLAH
JAWATAN
Pengetua Penolong Kanan
PROSES KERJA
1. Menubuhkan Jawatankuasa Induk Pusat Sumber Sekolah serta membina Carta Organisasi 2. Menubuhkan JK Kerja PSS dan membina Carta Organisasi. 3. Menyediakan Senarai Tugas JK Induk dan JK Kerja
Pengetua Penolong Kanan/ Guru Media
4. Mengadakan mesyuarat JK Induk PSS untuk merancang aktiviti, takwin dan bajet tahunan. 5. Mengadakan mesyuarat JK Kerja PSS bagi melaksanakan aktiviti-aktiviti bagi setiap unit PSS. 6. Menyediakan Peraturan-Peraturan dan Rekod Penggunaan Unit-Unit PSS
Ketua-Ketua Unit PSS Guru Media Penolong Kanan Guru Media
7. Melaksanakan aktiviti-aktiviti PSS 8. Memantau pelaksanaan aktiviti-aktiviti PSS 9. Mengadakan mesyuarat Post Mortem 10. Menyediakan laporan penilaian dan dokumentasi untuk difailkan/ dihantar ke PPD/ JPN
Halaman [
9.1.7.2 (1/3)
9.1.7.2 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PUSAT SUMBER SEKOLAH (PSS)
Halaman [
9.1.7.2 (2/3)
9.1.7.2 (3)

1. 2. 3. Borang Rekod Penggunaan PSS Borang Rekod Peminjaman Peralatan Borang Rekod Peminjaman Buku
Halaman [
9.1.7.2 (3/3)
9.1.7 9.1.7.3 (1)
PENGURUSAN SUMBER PEMBELAJARAN PENGURUSAN ICT
JAWATAN
PROSES KERJA
1. Menubuhkan Jawatankuasa Induk ICT Sekolah serta membina Carta Organisasi 2. Menubuhkan JK Kerja ICT dan membina Carta Organisasi 3. Menyediakan Senarai Tugas JK Induk dan JK Kerja
4. Mengadakan mesyuarat JK Induk ICT untuk merancang aktiviti, takwim dan bajet sekolah. 5. Mengadakan mesyuarat JK Kerja ICT bagi melaksanakan aktiviti-aktiviti 6. Menyediakan Peraturan-Peraturan dan Rekod Penggunaan Peralatan ICT
Guru ICT Penolong Kanan Pengetua Guru ICT/ Juru Teknik ICT Pembantu Tadbir Pengetua Pembantu Tadbir Pembantu Am Rendah
7. Melaksanakan aktiviti-aktiviti ICT 8. Memantau pelaksanaan aktiviti-aktiviti ICT 9. Membuat penilaian 10. Mengambil tindakan susulan/ penambahbaikan 11. Membuat laporan ke BTPN 12. Menyediakan surat iringan 13. Menandatangani laporan dan surat iringan 14. Membuat salinan dan merekod 15. Menghantar/ Pos 16. Failkan salinan
Halaman [
9.1.7.3 (1/3)
9.1.7.3 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN ICT SEKOLAH
Halaman [
9.1.7.3 (2/3)
9.1.7.3 (3)

1. 2. Borang Terima Peralatan Borang Rekod Pinjaman
Halaman [
9.1.7.3 (3/3)
9.1.7 9.1.7.4 (1)
PENGURUSAN SUMBER PEMBELAJARAN PENGURUSAN BAHAN BANTU BELAJAR (BBB)
JAWATAN
PROSES KERJA
1. Mengadakan mesyuarat 2. Menubuhkan JK Kerja BBB dan membina Carta Organisasi. 3. Menyediakan Senarai Tugas JK Induk dan JK Kerja
Pengetua Penolong Kanan/ Guru Media
4. Mengadakan mesyuarat JK Induk BBB untuk merancang aktiviti, takwim dan bajet sekolah. 5. Mengadakan mesyuarat JK Kerja BBB bagi melaksanakan aktiviti-aktiviti. 6. Menyediakan Peraturan-Peraturan dan Rekod Penggunaan Unit-Unit BBB
Ketua-Ketua Unit PSS Guru Media Penolong Kanan Guru Media
7. Melaksanakan aktiviti-aktiviti BBB 8. Memantau pelaksanaan aktiviti-aktiviti BBB 9. Mengadakan mesyuarat Post Mortem. 10. Menyediakan laporan penilaian dan dokumentasi untuk difailkan/ dihantar ke PPD/ JPN
Halaman [
9.1.7.4 (1/3)
9.1.7.4 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PUSAT SUMBER SEKOLAH (PSS)
Halaman [
9.1.7.4 (2/3)
9.1.7.4 (3)

1. Panduan Pengurusan Pusat Sumber Sekolah (BTP)
Halaman [
9.1.7.4 (3/3)
9.2 HAL EHWAL MURID
Halaman [
9.2.1 9.2.1.1 (1)
PENGURUSAN DISIPLIN MURID PENGURUSAN DISIPLIN MURID PROSES KERJA

1. Menerima arahan dalam menjalankan kuasa disiplin murid. 2. Melantik jawatankuasa disiplin dan lembaga pegawas sekolah. 3. Mengeluarkan surat penurunan kuasa (merotan) dan menetapkan garis panduan tindakan (buku panduan disiplin). 4. Merancang program peningkatan prestasi disiplin murid untuk sepanjang tahun. 5. Menerima aduan daripada pengadu a. Guru disiplin b. Guru kelas c. Guru yang diberi kuasa d. Pengawas sekolah e. Ibu bapa/ pelajar f. Sumber luar (KPM/JPN/ PPD/ MEDIA) 6. Membuat siasatan awal untuk mendapat maklumat lanjut, bukti dan saksi (Boleh perturunkan kuasa kepada guru disiplin) Jika ada kes : a. Pihak sekolah perlu hubungi ibu bapa untuk menjelaskan kesalahan yang disyaki dilakukan. b. Hubungi pihak polis jika melibatkan kes berat yang perlu dilaporkan c. Maklumat awal dihantar je JPN/ PPD sekiranya melibatkan polis dan media 7. Memanggil sidang Lembaga Disiplin untuk tindakan dan keputusan : a. Murid yang melakukan kesalahan perlu diberi penjelasan mengenai kesalahan yang dilakukan (tuduhan) b. Murid diberikan peluang untuk menafikan dan menjelaskan kesilapan (right to be heard) c. Buat pendakwaan dan pelaporan daripada penyiasatan@kesaksian d. Hukuman perlu dibuat secara adil dan saksama 8. Mempengerusikan mesyuarat disiplin bagi kes-kes rayuan (dalam tempoh yang dibenarkan)
JAWATAN
Pengetua
Halaman [
9.2.1.1 (1/4)
JAWATAN
PK HEM
PROSES KERJA
9. Melaksanakan program peningkatan sahsiah, motivasi dan disiplin seperti dirancang 10. Memaklumkan kepada ibu bapa mengenai kesalahan dan hukuman yang dikenakan kepada murid.
Guru Disiplin
11. Memaklumkan kes-kes disiplin lebih awal kepada PK HEM dan Pengetua 12. Menyediakan minit, laporan dan catatan keputusan difailkan 13. Mengeluarkan surat perintah/ hukuman kepada ibu bapa murid 14. Merekodkan dalam SSDM dan laporan kepada JPN/ PPD 15. Merujukkan kes kepada guru kaunseling.
Kaunselor
16. Menjalankan sesi kaunseling 17. Menyimpan rekod murid yang terlibat dengan perlanggaran disiplin @ rujukan kes @ menjalani sesi kaunseling. 18. Bagi kes rayuan : menghantar laporan pemantauan kepada JPN/ PPD dan ibu bapa setiap bulan (selama enam bulan)
Guru Disiplin
19. Jika melibatkan hukuman gantung sekolah atau buang sekolah yang diterima semula atas sebab rayuan : a. Buat aku janji berkelakuan baik ( pelajar dan ibu bapa) b. Pemantauan pada satu tempoh yang ditentukan. 20. Mengemaskini maklumat pelajar dalam jadual kedatangan murid. 21. Kes selesai.
Guru Kelas
Halaman [
9.2.1.1 (2/4)
9.2.1.1 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN DISIPLIN
Halaman [
9.2.1.1 (3/4)
9.2.1.1 (3)

1. 2. Buku Panduan Disiplin. Peraturan-Peraturan (Tatatertib Sekolah) Pelajaran, 1959.
Halaman [
9.2.1.1 (4/4)
9.2.1.2 (1)
PENGURUSAN TINDAKAN DISIPLIN KES BERAT
Halaman [
9.2.1.2 (1/3)
9.2.1.2 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN TINDAKAN DISIPLIN KES BERAT
Ya
Halaman [
9.2.1.2 (2/3)
9.2.1.2 (3)

1. Peraturan-Peraturan (Tatatertib Sekolah) Pelajaran, 1959.
Halaman [
9.2.1.2 (3/3)
9.2.1.3 (1) PENGURUSAN TINDAKAN DISIPLIN KES SEDERHANA
Halaman [
9.2.1.3 (1/3)
9.2.1.3 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN TINDAKAN DISIPLIN KES SEDERHANA
Halaman [
9.2.1.3 (2/3)
9.2.1.3 (3)

1. Peraturan-Peraturan (Tatatertib Sekolah) Pelajaran, 1959.
Halaman [
9.2.1.3 (3/3)
9.2.1.4 (1)
PENGURUSAN TINDAKAN DISIPLIN KES RINGAN
Halaman [
9.2.1.4 (1/3
9.2.1.4 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN TINDAKAN DISIPLIN KES RINGAN
Halaman [
9.2.1.4 (2/3)
9.2.1.4 (3)
1.
Peraturan-Peraturan (Tatatertib Sekolah) Pelajaran, 1959.
Halaman [
9.2.1.4 (3/3)
9.2.2 9.2.2.1 (1) JAWATAN

Pengetua
KEBAJIKAN PENGURUSAN TAKAFUL PROSES KERJA

1. Menerima arahan melaksanakan tugas pengurusan kebajikan murid Melantik guru yang diberi mandat melaksanakan tugas dan tanggungjawab atau suatu jawatan kuasa kebajikan murid/ staf Mengeluarkan surat kuasa bagi sebarang kutipan bayaran (cth : Takaful) Mengeluarkan surat siaran berkaitan kebajikan Mengedarkan borang penyertaan takaful/insuran diri/ kelompok kepada murid melalui guru tingkatan Menyediakan jadual guru bertugas - kaitan dengan pelajar sakit semasa sesi persekolahan Mengedar borang takaful/insuran kepada murid Mengumpul borang daripada murid beserta wang bayaran dan menyerah kepada PK HEM/Kerani kewangan Menerima aduan/laporan kemalangan @ musibah daripada murid/penjaga
2.
3.
4. PK Hem 5.
6.
Guru Tingkatan
7. 8.
9.
PK Hem
10. Menguruskan tuntutan bayaran yang melibatkan takaful atau syarikat insuran melalui pejabat/kerani yang diberi tugas 11. Menyemak untuk pastikan bayaran diterima oleh penuntut bayaran
Halaman [
9.2.2.1 (1/3)
9.2.2.1 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN KEBAJIKAN MURID (TAKAFUL)
Halaman [
9.2.2.1 (2/3)
9.2.2.1 (3)

1. 2. 3. 4. Borang Tuntutan Takaful / Insuran. Borang Penyertaan Takaful Laporan Polis Laporan hospital
Halaman [
9.2.2.1 (3/3)
9.2.2.2 (1) JAWATAN

Pengetua
PENGURUSAN PELAJAR SAKIT PROSES KERJA

1. Menerima arahan melaksanakan tugas pengurusan kebajikan murid Melantik guru yang diberi mandat melaksanakan tugas dan tanggungjawab (berdasarkan senarai guru bertugas) Memberi kebenaran guru bertugas mengurus penghantaran murid ke klinik/hospital Menerima aduan/makluman pelajar sakit Menyemak untuk pastikan guru bertugas diberi makluman dan mengambil tindakan Menghubungi ibu bapa pelajar (persetujuan ibu bapa boleh ambil pelajar atau pihak sekolah uruskan ke klinik) Menyediakan surat perakuan sekolah (GL) untuk dikemukakan kepada klinik/hospital Menghantar pelajar ke bilik sakit sementara menunggu proses yang lain (hantar ke klinik atau ibu bapa mengambilnya) Menguruskan penghantaran pelajar ke klinik untuk mendapat rawatan
2.
3.
PK HEM
4. 5.
6.
Guru Bertugas/ Guru Kelas
7.
8.
Guru Bertugas
9.
10. Jika perlu hantar ke rumah/ke sekolah (berdasarkan persetujuan) 11. Catatkan dalam buku laporan
Halaman [
9.2.2.2 (1/3)
9.2.2.2 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PELAJAR SAKIT
Halaman [
9.2.2.2 (2/3)
9.2.2.2 (3)
BORANG DOKUMEN YANG DIGUNAKAN
1. 2.
Borang GL. Buku Keluar Murid.
Halaman [
9.2.2.2 (3/3)
9.2.3 (1) JAWATAN

Pengetua
PENGURUSAN KESIHATAN PROSES KERJA

1. Menerima arahan melaksanakan tugas pengurusan kesihatan murid Membentuk jawatan kuasa kesihatan murid Menyediakan prasarana/kemudahan bagi perkhidmatan kesihatan Merancang program kesihatan murid sepanjang tahun Melaksana dan mengawal selia program kesihatan murid seperti yang dirancang Menubuhkan pasukan flying squad bagi membantu pihak sekolah memantau persekitaran sekolah Menghantar laporan ke JPN/PPD Bekerjasama dengan Kementerian Kesihatan Merancang dan melaksanakan program kesihatan; a) Katakan tidak kepada dadah, rokok dan arak b) Mengatur urus ceramah kesihatan c) Mempamerkan maklumat tentang kesihatan gigi, badan, mata, HIV/AIDS dan rokok
2. 3.
4. PK HEM 5.
6.
7. 8. Guru Bimbingan dan Kaunseling 9.
10. Mengadakan sesi kaunseling kepada pelajar bermasalah kesihatan Guru Tingkatan 11. Menyediakan data/maklumat kesihatan murid 12. Mengurus sistem fail/rekod kesihatan murid 13. Mendapatkan kebenaran bertulis daripada ibu bapa bagi rawatan yang disediakan oleh pihak luar seperti DBKL Guru Data Guru Kesihatan 14. Menyimpan rekod/data kesihatan murid dalam SMM 15. Mengurus hal ehwal kesihatan murid 16. Menguruskan kelengkapan bilik rawatan dan memantau penggunaannya
Halaman [
9.2.3 (1/3)
9.2.3 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN KESIHATAN MURID
berkenaan
Tidak
Halaman [
9.2.3 (2/3)
9.2.3 (3)

1. 2. 3. Borang GL Buku Penggunaan Sick Bay Borang Kebenaran Membawa Keluar Pelajar.
Halaman [
9.2.3 (3/3)
9.2.4 9.2.4.1 (1) JAWATAN

Pengetua
BIASISWA DAN BANTUAN PENGURUSAN PEMILIHAN CALON PROSES KERJA

1. Menerima arahan melaksanakan tugas mengendalikan urusan biasiswa dan batuan murid Menerima pekeliling Biasiswa dan bantuan-bantuan lain dari JPN Membentuk Jawatankuasa Biasiswa dan Bantuan Mempengerusikan mesyuarat JK Biasiswa dan bantuan Menghadiri Taklimat Pengurusan Biasiswa oleh JPN dan menerima borang permohonan biasiswa Memberi taklimat kepada guru biasiswa Memberi taklimat kepada guru tingkatan dan mengedar borang-borang perlu kepada guru tingkatan Mengenalpasti murid yang layak Mengedar, mengumpul dan menyemak borang permohonan daripada murid
2.
3. 4. PK HEM 5.
6. Guru Biasiswa 7.
Guru Tingkatan
8. 9.
Guru Data
10. Mengumpul dan memproses borang permohonan dan mengembalikan borang permohonan yang tidak lengkap untuk pembetulan 11. Mempengerusikan mesyuarat pemilihan dan mengesahkan borang penmohonan. 12. Menyimpan dan menyusun Borang Permohonan Biasiswa untuk dikemukakan kepada JPN/PPD
Pengetua
PK HEM
Halaman [
9.2.4.1 (1/3)
9.2.4.1 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PEMILIHAN CALON
Halaman [
9.2.4.1 (2/3)
9.2.4.1 (3)

1. 2. Buku Panduan Biasiswa. Buku Panduan Biasiswa Sukan.
Halaman [
9.2.4.1 (3/3)
9.2.4.2 (1) JAWATAN

Pengetua PK HEM
PENGURUSAN PENERIMAAN TAWARAN BIASISWA PROSES KERJA

1. 2. Menerima senarai calon yang berjaya Menyemak semula senarai penerima yang berjaya dan menerima permohonan rayuan daripada pemohon yang gagal Memproses biasiswa dalam kalangan pemegang biasiswa yang berpindah masuk dan keluar sekolah Memberi taklimat kepada penerima biasiswa Mengarahkan murid membuka akaun bank Mengedar surat tawaran biasiswa, surat persetujuan dan surat Aku Janji Mengumpul kembali Surat Persetujuan dan Aku janji bersama salinan fotostat buku akaun murid Mengutip buku akaun murid Menghantar salinan fotostat buku akaun murid bersama senarai murid yang menerima biasiswa ke JPN
3.
Guru Biasiswa
4. 5. 6.
7.
8. PK HEM 9.
Halaman [
9.2.4.2 (1/3)
9.2.4.2 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PENERIMAAN TAWARAN BIASISWA
Ya
Halaman [
9.2.4.2 (2/3)
9.2.4.2 (3)

1. 2. Surat Tawaran Biasiswa. Surat Persetujuan dan Aku Janji.
Halaman [
9.2.4.2 (3/3)
9.2.5 9.2.5.1 (1) JAWATAN

Pengetua
PENGURUSAN ASRAMA PENGURUSAN ASRAMA PROSES KERJA

1. 2. Menerima arahan melaksanakan tugas pengurusan asrama Memastikan semua perkara asas yang perlu untuk kemasukan pelajar asrama disediakan, iaitu a) Pejabat pentadbiran asrama b) Prasarana yang lengkap termasuk katil, tilam dan bantal c) Bilik khas/ ruang khas/ peralatan / rekreasi d) Memastikan peraturan asrama disediakan untuk penguatkuasaan Melantik ketua warden dan warden mengikut kadar murid asrama (1:50) serta menghantar borang lantikan warden (SPK 6/95) dan sokongan pemberian elaun warden asrama (KEW32-pin 5/67) ke JPN untuk diproses Mengeluarkan surat kuasa memungut wang kepada ketua penyelia / penyelia Memastikan pemilihan kontraktor @ pembekal makanan bermasak telah dibuat diperingkat KPM Mendaftar kemasukan pelajar berasaskan surat tawaran masuk asrama Menubuhkan jawatan kuasa pengurusan asrama dan mempengerusikan mesyuarat sekurang-kurangnya empat kali setahun Melantik jawatan kuasa pimpinan pelajar/pengawas asrama beserta senarai tugas dan peranan; a) Membantu warden dalam pengurusan pelajar asrama b) Membantu penguatkuasaan peraturan dan disiplin c) Membantu pemantauan kebersihan dan kesihatan pelajar d) Menjadi mata dan telinga ketua warden Memantau pengurusan, pembangunan dan program pembangunan pelajar asrama
3.
4. 5. 6. 7.
8.
9.
10. Menjadi penasihat kepada Perwakilan Ibu Bapa Guru Asrama (jika berkenaan) 11. Mempengerusikan mesyuarat Lembaga Disiplin Pelajar Asrama PK HEM 12. Membantu pengetua dalam semua urusan asrama seperti dalam senarai diatas 13. Merancang program pembangunan pelajar asrama (bersama warden) meliputi aspek; a Akademik b Kokurikulum dan rekreasi
Halaman [
9.2.5.1 (1/4)
JAWATAN
c d e f
PROSES KERJA
Sahsiah, kerohanian dan amali islami Kepimpinan Kebajikan pelajar dan warden asrama Hubungan luar / ibu bapa
14. Memantau dan mempastikan perlaksanaan program yang dirancang 15. Mempengerusikan mesyuarat warden mengikut keperluan 16. Mencadangkan kepada penilai pertama tentang prestasi warden di bawah LNPT Ketua Warden 17. Melaksanakan proses pendaftaran pelajar mengikut jadual yang ditetapkan 18. Menyediakan jadual bertugas dalam kalangan warden dan agihan mentee di bawah seliaan setiap warden 19. Mencadangkan nama-nama pemimpin pelajar/pengawas asrama kepada pihak pengurusan untuk perlantikan 20. Menyediakan perancangan strategik pembangunan pelajar asrama/program kecemerlangan asrama sepanjang tahun 21. Memanggil mesyuarat pengurusan asrama dengan nasihat pengetua 22. Mengendalikan mesyuarat/post mortem peningkatan prestasi menyeluruh mengikut keperluan Warden Asrama 23. Membantu ketua warden dalam pengurusan dan pentadbiran asrama 24. Menjalankan tugas-tugas warden sebagaimana ditetapkan dalam senarai tugas warden di samping melaksanakan pro gram mentor mantee 25. Melaksanakan program gotong-royong/gotong royong perdana mingguan dalam kalangan pelajar asrama 26. Menyemak untuk memastikan aktiviti pelajar asrama berjalan mengikut jadual Ketua Penyelia/ Penyelia Asrama 27. Melaksanakan tugas pengurusan dan pentadbiran pejabat asrama sebagaimana ditetapkan dalam senarai tugas 28. Mengendalikan akaun asrama dan menerima semua bayaran asrama bagi pihak sekolah 29. Menyemak untuk pastikan penyediaan makanan asrama (oleh pembekal makanan bermasak) mengikut prosedur yang ditetapkan 30. Merancang dan melaksanakan program pembangunan fizikal asrama, penyelenggaraan dan mengemaskini stok dan inventori
Halaman [
9.2.5.1 (2/4)
9.2.5.1 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN ASRAMA
Halaman [
9.2.5.1 (3/4)
9.2.5.1 (3)

1. 2. Buku Panduan Pengurusan Asrama. Borang Permohonan Asrama.
Halaman [
9.2.5.1 (4/4)
9.2.5.2 (1) JAWATAN

Pengetua
PENGURUSAN KESELAMATAN ASRAMA PROSES KERJA

1. Menerima arahan melaksanakan tugas pengurusan keselamatan asrama Menubuhkan JK Keselamatan Asrama Menyemak untuk pastikan persekitaran selamat (Pegawai keselamatan, pagar, jeriji dan kawasan persekitaran) Menyediakan prosedur dan peraturan keselamatan di pejabat asrama dan bilik-bilik penginapan Menyimpan anak-anak kunci jeriji besi, kunci spare almari pelajar di tempat khas yang teratur dan sistematik Mengarahkan pengawal keselamatan membuat rondaan
2. P.K HEM / Warden 3.
4.
Penyelia Asrama Pengetua / P.K HEM
5.
6.
7. Warden/ Penyelia Asrama 8.
Menjalankan pemantauan dari semasa ke semasa Menerima laporan kerosakan jeriji, almari dan kunci-kunci dari pelajar dan pekerja swasta asrama
9. PK HEM
Menerima laporan cubaan atau ceroboh masuk asrama
10. Menyemak untuk pastikan semua laporan kerosakan diambil tindakan 11. Menjalankan siasatan dan follow-up ke atas laporan pencerobohan asrama atau membuat laporan polis
Halaman [
9.2.5.2 (1/3)
9.2.5.2 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN KESELAMATAN ASRAMA
Halaman [
9.2.5.2 (2/3)
9.2.5.2 (3)

1. Buku Panduan Pengurusan Asrama.
Halaman [
9.2.5.2 (3/3)
9.2.6 9.2.6.1 (1)
PENGURUSAN SKIM PINJAMAN BUKU TEKS (SPBT) PENGURUSAN PERMOHONAN DAN PENERIMAAN BUKU TEKS PROSES KERJA
1. 2. Mengarahkan Guru SPBT membuat pesanan Mengisi Borang Keperluan Buku Teks - Borang Komputer BTBTR 190 berdasarkan enrolmen murid dan buku stok Menyemak Borang BTBTR 190 Menyemak borang-borang tersebut dan menandatanganinya Menaip surat litup / surat iringan Menguruskan/merekod pengiriman dan mengepos Menerima buku teks yang dihantar oleh pengedar Pastikan bahawa : a. Kod sekolah dan nama sekolah pada invois yang betul b. Judul buku dan bilangan naskhah buku yang di bekalkan adalah seperti pada invois dan BTBTR 460 c. Buku yang dibekalkan adalah dalam keadaan yang baik Penerima mengisi invois dengan : a. menurun tandatangan b. menulis tarikh penerimaan buku c. meletak mohor sekolah d. mengisi store certificate
JAWATAN
Pengetua Guru SPBT
PK HEM Pengetua PT/PTR/PAP
3. 4. 5. 6. 7. 8.
Pengetua/ Penolong Kanan/Guru SPBT/KPT 9.
KPT/PT/PTR/ PAP Guru SPBT
10. Menyerahkan invois yang lengkap diisi kepada pengedar
11. Menyimpan salinan invois/SAP ke dalam Fail Invois SPBT 12. Buku yang diterima, dihantar, diproses dan direkod dalam buku stok. a. Cop sekolah b. Memberi nombor siri pada setiap buku
PT/PTR/PAR
13. Menaip surat litup / surat iringan 14. Menghantar laporan penerimaan buku/salinan invois ke Bahagian Buku Teks, JPN.
Halaman [
9.2.6.1 (1/3)
9.2.6.1 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PERMOHONAN DAN PENERIMAAN BUKU TEKS
Halaman [
9.2.6.1 (2/3)
9.2.6.1 (3)

1. 2. 3. Borang SAP. Borang Pesanan Buku Teks (BTBTR 190) Borang BTBTR 460
Halaman [
9.2.6.1 (3/3)
9.2.6.2 (1) JAWATAN

Pengetua
PENGURUSAN PENGAGIHAN BUKU TEKS PROSES KERJA

1. Mengarahkan Guru SPBT membuat agihan buku teks kepada murid Mengedar Borang SPBT G kepada guru kelas Menerima dan melengkapkan borang berkenaan dan menyerahkan kembali kepada Guru SPBT Menyemak dan melengkapkan borang-borang berkenaan Mengagih buku-buku kepada murid melalui guru kelas. Borang SPBT G diedar bersama kepada Guru Kelas Mengagihkan buku-buku dan melengkapi borang SPBT G Menyerahkan salinan Borang SPBT G kepada guru buku teks Menerima borang SPBT G dan failkan
Guru SPBT Guru Kelas
2. 3.
Guru SPBT
4. 5.
Guru Kelas
6. 7.
Guru SPBT
8.
Halaman [
9.2.6.2 (1/3)
9.2.6.2 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN AGIHAN BUKU TEKS
Halaman [
9.2.6.2 (2/3)
9.2.6.2 (3)
1.
Borang SPBT G
Halaman [
9.2.6.2 (3/3)
9.2.6.3 (1) JAWATAN

Pengetua/ PK HEM Guru SPBT
PENGURUSAN PEMULANGAN BUKU TEKS PROSES KERJA

1. Menetapkan tarikh-tarikh pemulangan buku teks mengikut tingkatan Mengedarkan borang SPBT G kepada guru kelas untuk tujuan pemulangan buku teks Memungut buku teks daripada murid dan melengkapkan tandatangan murid pada Borang SPBT G Menyerahkan buku teks bersama Borang SPBT G yang lengkap kepada guru SPBT Menyemak untuk pastikan bilangan buku teks mencukupi dan menyimpan buku-buku tersebut Failkan Borang SPBT G
2.
Guru Kelas
3.
4.
Guru SPBT
5.
6.
Halaman [
9.2.6.3 (1/3)
9.2.6.3 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PEMULANGAN BUKU TEKS
Ya
Halaman [
9.2.6.3 (2/3)
9.2.6.3 (3)
1.
Borang SPBT G.
Halaman [
9.2.6.3 (3/3)
9.2.6.4 (1) JAWATAN

Guru SPBT
PENGURUSAN PELUPUSAN / HAPUS KIRA BUKU TEKS PROSES KERJA

1. Memastikan Buku teks yang usang/rosak atau buku teks yang tidak digunakan lagi diasingkan dan diikat (nilai buku teks yang hendak dilupuskan bagi setiap permohonan tidak melebihi RM50,000.00) Merekod bilangan naskhah bagi setiap judul buku yang hendak dilupuskan. Mengasingkan buku teks Pendidikan Agama Islam Mengadakan perbincangan/mesyuarat untuk meluluskan cadangan pelupusan/hapuskira.
2.
3. JK Pemeriksa Pelupusan Buku Teks Guru SPBT PK HEM Pengetua Pembantu Tadbir Pengetua 4.
5. 6. 7. 8.
Mengisi Borang Kew. 300-V dalam 7 salinan. Menyemak dan mengesahkan Borang Kew 300-V Melulus dan menandatangani borang berkenaan Menghantar 6 salinan Borang Kew 300-V ke Bahagian Buku Teks, JPN. Menerima surat kelulusan pelupusan daripada JPN dan mengarahkan tindakan pelupusan dibuat dengan segera
9.
PK HEM
10. Menerima surat kelulusan dan mengarahkan guru SPBT mengambil tindakan 11. Mengambil tindakan pelupusan/hapuskira 12. Melengkapkan Borang Kew 300 - X dan sijil saksi
Guru SPBT
PK HEM
13. Menyemak dan mengesahkan Borang Kew 300 - X dan sijil saksi 14. Melulus dan menandatangani Borang Kew 300 - X dan sijil saksi 15. Hantar sijil pelupusan (Borang Kew 300 - X) yang telah diisi dan sijil saksi ke Bahagian Buku Teks, JPN 16. Mengemaskini rekod stok SPBT
Pengetua
PT
Guru SPBT
Halaman [
9.2.6.4 (1/3)
9.2.6.4 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PELUPUSAN / HAPUS KIRA BUKU TEKS
Halaman [
9.2.6.4 (2/3)
9.2.6.4 (3)

1. 2. Borang Kew 300 - V. Borang Kew 300 - X.
Halaman [
9.2.6.4 (3/3)
9.2.7 9.2.7.1 (1)
PENGURUSAN PENDAFTARAN DAN PERTUKARAN MURID PENGURUSAN PENDAFTARAN MURID TINGKATAN SATU / PERALIHAN PROSES KERJA
1. Menerima surat kemasukan murid (senarai nama) daripada Pejabat Pelajaran Daerah (PPD) Menetapkan tarikh pendaftaran murid Mengedarkan surat tawaran kemasukan ke sekolah asal (feeder school) beserta dengan makluman keperluan semasa pendaftaran : a. Borang Maklumat Murid b. Salinan Sijil Lahir c. Salinan keputusan UPSR d. Gambar Murid e. Senarai keperluan-keperluan lain Mendapatkan keputusan UPSR daripada sekolah asal Membuat agihan kelas berdasarkan pencapaian akademik, jantina dan kaum Menetapkan Guru Kelas yang bertugas untuk pendaftaran dan memberi taklimat tentang perkara yang perlu semasa pendaftaran Mengurus pendaftaran murid pada hari yang ditetapkan dan mengumpul dokumen seperti pada perkara 3. Merekod nama murid serta semua maklumat berkaitan ke dalam Buku Jadual Kedatangan Murid Merekod kemasukan murid ke dalam Buku Pendaftaran Murid
JAWATAN
Pengetua
2. Pengetua / PK HEM 3.
PK HEM
4. 5.
Pengetua
6.
PK HEM / Guru Kelas Guru Kelas
7.
8.
9.
Pengetua / PK HEM
10. Menghantar laporan pendaftaran murid kepada PPD dan JPN
Halaman [
9.2.7.1 (1/3)
9.2.7.1 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PENDAFTARAN MURID TINGKATAN SATU / PERALIHAN
Halaman [
9.2.7.1 (2/3)
9.2.7.1 (3)
1. 2.
Buku Pendaftaran Murid Buku Jadual Kedatangan Murid
Halaman [
9.2.7.1 (3/3)
9.2.7.2 (1) JAWATAN

Pengetua
PENGURUSAN PERPINDAHAN MASUK MURID PROSES KERJA

1. Menerima surat kelulusan pindah masuk daripada Pejabat Pelajaran Daerah / Jabatan Pelajaran Negeri Menerima pelajar dan menyemak dokumen / maklumat berikut : a. Salinan Sijil Lahir b. Kad Laporan Prestasi (dari sekolah asal) c. Laporan Disiplin Pelajar (dari sekolah asal) d. Biasiswa atau bantuan lain (jika ada) e. Kad 001M Menempatkan murid ke dalam kelas mengikut kebolehan / mata pelajaran elektif
Pengetua/ PK HEM
2.
PK HEM/ Penyelia Tingkatan Guru Kelas
3.
4.
Mendaftar nama murid dan melengkapkan semua maklumat berkaitan ke dalam Buku Jadual Kedatangan Murid dan mendapatkan dokumen yang perlu seperti perkara 2 di atas Menyerahkan buku teks (mengikut keperluan) Mendapatkan maklumat kegiatan kokurikulum murid di sekolah asal dan serahkan kepada Penolong Kanan Kokurikulum Merekodkan kemasukan murid ke dalam Buku Pendaftaran Murid Surat daripada PPD/JPN difailkan ke dalam Fail Perpindahan Masuk
5. 6.
7.
PTR
8.
Halaman [
9.2.7.2 (1/3)
9.2.7.2 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PERPINDAHAN MASUK MURID
Menerima surat kemasukan murid daripada PPD/JPN
Menerima murid dan menyemak dokumen yang perlu
Menempatkan murid ke dalam kelas mengikut kebolehan / matapelajaran elektif Mendaftarkan nama murid ke dalam Buku Jadual Kedatangan dan melengkapkan semua butiran berkaitan
Menyerahkan buku teks (jika perlu)
Mendapatkan maklumat kegiatan kokurikulum dan serahkan kepada Penolong Kanan Kokurikulum Merekodkan kemasukan murid ke dalam Buku Pendaftaran Murid
Failkan surat kelulusan daripada PPD/JPN
Halaman [
9.2.7.2 (2/3)
9.2.7.2 (3)

1. 2. Borang Pertukaran Murid Dari Sekolah Asal. Semua Dokumen Akademik, Displin, Rekod Kesihatan dan Kokurikulum Yang Diperlukan. Buku Jadual Kedatangan Murid. Buku Pendaftaran Murid.
3. 4.
Halaman [
9.2.7.2 (3/3)
9.2.7.3 (1) JAWATAN

Penolong Kanan HEM
PENGURUSAN PERPINDAHAN KELUAR MURID PROSES KERJA

1. Menerima dan menyemak Borang Permohonan Perpindahan Keluar dengan memastikan semua butiran dilengkapi. Borang P.U.(A)275(LN)-pertukaran luar negeri Borang P.U. (A) 275 (DN)- pertukaran dalam negeri 6 salinan (1 salinan untuk waris, 1 salinan untuk sekolah dan 4 salinan untuk PPD/JPN) Menyemak dan menandatangani borang Permohonan Perpindahan Keluar. Menyediakan surat iringan untuk ditandatangani oleh Pengetua Menghantar Borang Permohonan Perpindahan Keluar ke PPD/Jabatan Pelajaran Negeri Menerima surat kelulusan perpindahan keluar daripada PPD/ JPN Menyedia dan menyerahkan dokumen yang di perlukan kepada murid ; a. Kad Laporan Prestasi b. Laporan Disiplin Pelajar c. Biasiswa atau bantuan lain d. Kad 001M e. Senarai buku teks (jika murid membawa bersama buku teks) Menyediakan laporan Pernilaian Berasaskan Sekolah (PBS) seperti berikut untuk dihantar ke sekolah baru : a. Pentaksiran/Ujian Lisan Berasaskan Sekolah (BM dan BI) b. PEKA Sains c. PAFA d. Markah Semua Kerja Kursus PMR/SPM (jika ada) Menyedia surat litup/surat iringan dan mengepos laporan PBS ke sekolah baru Merekod perpindahan keluar murid ke dalam Buku Jadual Kedatangan
Pengetua
2.
Pembantu Tadbir Rendah
3.
4.
5.
PK HEM / Kaunselor / Guru Kelas
6.
PK/ Guru mata pelajaran
7.
PK /PTR
8.
Guru Kelas
9.
10. Failkan surat daripada PPD/JPN difailkan ke dalam Fail Perpindahan Keluar
Halaman [
9.2.7.3 (1/3)
9.2.7.3 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PERPINDAHAN KELUAR MURID
Menerima dan menyemak 6 salinan Borang Permohonan Perpindahan Keluar dengan memastikan semua butiran dilengkapi Menyemak dan menandatangani borang Permohonan Perpindahan Keluar Menyediakan surat iringan untuk ditandatangani oleh Pengetua Menghantar Borang Permohonan Perpindahan Keluar ke PPD/JPN Tidak Lulus ? Ya Menerima surat kelulusan perpindahan keluar daripada PPD/JPN Menyediakan dokumen murid yang berpindah : - Kad Laporan Prestasi - Laporan disiplin murid - Biasiswa atau bantuan lain - Kad 001M - Senarai buku teks (jika murid membawa bersama buku teks) Menyediakan laporan PBS seperti berikut untuk dihantar ke sekolah baru : ULBS (BM dan BI), PEKA sains, PAFA, Markah Kerja Kursus PMR/SPM Menyediakan surat iringan dan mengepos laporan PBS ke sekolah baru Merekod perpindahan keluar murid ke dalam Buku Jadual Kedatangan Failkan surat kelulusan pindah
Masuk Semula
Halaman [
9.2.7.3 (2/3)
9.2.7.3 (3)

1. 2. Borang Pertukaran Murid. Semua Dokumen Akademik, Displin, Rekod Kesihatan dan Kokurikulum Murid Yang Diperlukan. Buku Jadual Kedatangan Murid.
3.
Halaman [
9.2.7.3 (3/3)
9.2.7.4 (1)
PENGURUSAN PERPINDAHAN MASUK MURID BUKAN WARGA NEGARA PROSES KERJA

1. Menerima surat kelulusan pindah masuk daripada Pejabat Pelajaran Daerah / Jabatan Pelajaran Negeri Menerima pelajar dan menyemak dokumen / maklumat berikut : a. Salinan Permit Belajar b. Resit Pembayaran Yuran Bukan Warganegara c. Tarikh kelahiran melalui pasport atau surat beranak pelajar untuk menetapkan kedudukan tingkatan d. Salinan Resit bayaran permit, paspot dan dokumendokumen untuk rekod simpanan sekolah Melengkapkan data rekod SMM. Menempatkan murid ke dalam kelas mengikut kebolehan / mata pelajaran elektif Mendaftar nama murid dan melengkapkan semua maklumat berkaitan ke dalam Buku Jadual Kedatangan Murid dan mendapatkan dokumen yang perlu seperti perkara 2 di atas Mendapatkan maklumat kegiatan kokurikulum murid di sekolah asal dan serahkan kepada Penolong kanan Kokurikulum Memungut Bayaran Tambahan dan Derma PIBG dan Yuran Peperiksaan dan Bayaran-bayaran lain yang berkaitan Merekodkan kemasukan murid ke dalam Buku Pendaftaran Murid Surat daripada PPD / JPN difailkan ke dalam Fail Perpindahan masuk murid bukan warganegara
JAWATAN
Pengetua
Pengetua/ PK HEM
2.
PK HEM/ Penyelia Tingkatan Guru Kelas
3.
4.
5.
6.
7.
PTR
8.
Halaman [
9.2.7.4 (1/3)
9.2.7.4 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PERPINDAHAN MASUK MURID BUKAN WARGA NEGARA
Menerima surat kemasukan murid daripada PPD/JPN
Menerima murid dan menyemak dokumen yang perlu
Menempatkan murid ke dalam kelas mengikut kebolehan/ mata pelajaran elektif Mendaftarkan nama murid ke dalam Buku Jadual Kedatangan dan melengkapkan semua butiran berkaitan Murid membeli sendiri buku teks (Tidak layak menerima SPBT)
z z z z z
Mendapat maklumat kegiatan kokurikulum dan serahkan kepada Penolong Kanan Kokurikulum Merekod kemasukan murid ke dalam Buku Pendaftaran Murid
Failkan surat kelulusan daripada PPD/JPN
Halaman [
9.2.7.4 (2/3)
9.2.7.4 (3)

1. 2. Borang Pertukaran Murid. Surat Kelulusan Pendaftar Membenarkan Murid Bersekolah Di Sekolah Bantuan Penuh Kerajaan. (Permit Belajar) Visa Belajar Murid Passport Murid Resit Pembayaran Yuran Bukan Warganegara Data / Rekod SMM Kad Prestasi Murid Kad 001 M. Buku Jadual Kedatangan Murid.
3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Halaman [
9.2.7.4 (3/3)
9.2.7.5 (1)
PENGURUSAN PERPINDAHAN KELUAR MURID BUKAN WARGA NEGARA PROSES KERJA

1. Menerima dan menyemak Borang Permohonan Perpindahan Keluar dengan memastikan semua butiran dilengkapi Borang P.U. (A)275(LN) - pertukaran luar negeri Borang P.U. (A)275(DN) - pertukaran dalam negeri 6 salinan (1salinan untuk waris, 1 salinan untuk sekolah dan 4 salinan untuk PPD/JPN) Menyemak borang Permohonan Perpindahan Keluar Menyediakan surat iringan untuk ditandatangani oleh Pengetua Menghantar Borang Permohonan Perpindahan Keluar ke PPD/Jabatan Pelajaran Negeri. Menerima surat kelulusan perpindahan keluar daripada PPD/ JPN Menyedia dan menyerahkan dokumen yang diperlukan kepada murid : a. Kad Laporan Prestasi b. Laporan Disiplin Pelajar c. Kad 001M Menyediakan laporan Penilaian Berasaskan Sekolah (PBS) seperti berikut untuk dihantar ke sekolah baru : a. Pentaksiran /Ujian Lisan Berasaskan Sekolah (BM dan BI) b. PEKA Sains c. PAFA d. Markah Semua Kerja Kursus PMR/SPM (jika ada) Menyedia surat litup/surat iringan dan mengepos laporan PBS ke sekolah baru Merekod perpindahan keluar murid ke dalam Buku Jadual Kedatangan
JAWATAN
Penolong Kanan HEM
2. Pembantu Tadbir Rendah 3.
4.
5.
PK HEM / Kaunselor / Guru Kelas
6.
PK/ Guru mata pelajaran
7.
PK / PTR
8.
Guru Kelas
9.
10. Failkan surat daripada PPD/JPN difailkan ke dalam Fail Perpindahan Keluar Murid Bukan Warga Negara
Halaman [
9.2.7.5 (1/3)
9.2.7.5 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PERPINDAHAN KELUAR MURID BUKAN WARGA NEGARA

Mula Menerima dan menyemak 6 salinan Borang Permohonan Perpindahan Keluar dengan memastikan semua butiran dilengkapi Menyemak dan menandatangani borang Permohonan Perpindahan Keluar Menyediakan surat iringan untuk ditandatangani oleh Pengetua
Masuk Semula
Menghantar Borang Permohonan Perpindahan Keluar ke PPD/JPN
Lulus ? Ya Menerima surat kelulusan perpindahan keluar daripada PPD/JPN Menyediakan dokumen murid yang berpindah : - Kad Laporan Prestasi - Laporan disiplin murid - Biasiswa atau bantuan lain - Kad 001M Menyediakan laporan PBS seperti berikut untuk dihantar ke sekolah baru : ULBS (BM dan BI), PEKA Sains, PAFA, Markah Kerja Kursus PMR/SPM
Menyedia surat litup dan mengepos laporan PBS ke sekolah baru Merekod perpindahan keluar murid ke dalam Buku Jadual Kedatangan
Failkan surat kelulusan pindah
Tamat Halaman [ 9.2.7.5 (2/3) ]
9.2.7.5 (3)

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Borang Pertukaran Murid. Permit Belajar Murid Visa Pelajar Murid Passport Murid Resit Pembayaran Yuran Bukan Warganegara Data / Rekod SMM Kad Prestasi Murid Kad 001 M. Buku Jadual Kedatangan Murid.
Halaman [
9.2.7.5 (3/3)
9.2.8 9.2.8.1 (1)
PENGURUSAN KANTIN SEKOLAH PENGURUSAN BUKA TENDER KANTIN
JAWATAN
Pengetua 1.
PROSES KERJA
Membentuk dan melantik Jawatankuasa Tender Kantin Sekolah. Menentukan tarikh mengeluarkan surat tawaran sebut harga dan tarikh akhir penyerahan borang sebut harga. Menyedia dan mengeluarkan surat tawaran sebut harga. Menyediakan borang sebut harga kantin sekolah. Mengeluarkan borang sebut harga kepada pengusaha yang berminat. Menyediakan kotak / peti pengumpulan borang sebut harga. Menerima borang sebut harga sehingga tarikh akhir yang ditetapkan. Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Tender Kantin Sekolah untuk memilih sebut harga yang memenuhi syarat yang dikehendaki. Mengeluarkan surat tawaran membekalkan perkhidmatan kantin sekolah kepada pengusaha yang dipilih.
2.
3.
Pengetua / PK HEM
4.
5.
6.
PT / PTR
7.
Pengetua / PK HEM
8.
9.
10. Mengeluarkan surat pemakluman kepada pengusaha yang tidak berjaya. 11. Menyedia dan menandatangani Kontrak Perkhidmatan Kantin Sekolah. 12. Menyerah permis kantin sekolah kepada pengusaha. PT / PTR 13. Failkan Kontrak Perkhidmatan Kantin Sekolah.
Halaman [
9.2.8.1 (1/3)
9.2.8.1 (2) CARTA ALIR PENGURUSAN BUKA TENDER KANTIN

Membentuk dan melantik Jawatankuasa Tender Kantin Sekolah Menentukan tarikh mengeluarkan surat tawaran sebut harga dan tarikh akhir serah borang sebut harga. Menyedia dan mengeluarkan surat tawaran sebut harga. Menyediakan borang sebut harga.
Mengeluarkan borang sebut harga kepada pengusaha yang berminat. Menyediakan kotak / peti pengumpulan borang sebut harga. Menerima borang sebut harga sehingga tarikh akhir yang ditetapkan. Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Tender Kantin Sekolah untuk memilih sebut harga yang memenuhi syarat yang dikehendaki. Mengeluarkan surat tawaran membekalkan perkhidmatan kantin sekolah kepada pengusaha yang dipilih. Mengeluarkan surat pemakluman kepada pengusaha yang tidak berjaya. Menyedia dan menandatangani Kontrak Perkhidmatan Kantin Sekolah.
Menyerah premis kantin sekolah kepada pengusaha.
Failkan Kontrak Perkhidmatan Kantin Sekolah.
Halaman [
9.2.8.1 (2/3)
9.2.8.1 (3)
1.
Sebut harga kantin
Halaman [
9.2.8.1 (3/3)
9.2.8.2 (1)
PENGURUSAN PEMANTAUAN KANTIN SEKOLAH
JAWATAN Pengetua PK HEM 1.
PROSES KERJA Membentuk dan melantik Jawatankuasa Pemantauan Kantin Sekolah. Memberi taklimat pemantauan kepada Jawatankuasa Pemantauan Kantin Sekolah dan pengusaha kantin sekolah. Melaksanakan pemantauan berpandukan kepada pekeliling dan garis panduan yang ditetapkan. Menyediakan laporan pemantauan status pengurusan kantin. Memaklumkan status pengurusan kantin kepada pengusaha kantin untuk tindakan susulan. Menyerahkan laporan pemantauan kepada Jabatan Kesihatan Daerah secara berkala. Failkan laporan
2.
Jawatankuasa Pemantauan Kantin Sekolah
3.
4.
PK HEM
5.
6. PTR
7.
Halaman [
9.2.8.2 (1/3)
9.2.8.2 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PEMANTAUAN KANTIN SEKOLAH
Membentuk dan melantik Jawatankuasa Pemantauan Kantin Sekolah Memberi taklimat pemantauan kepada Jawatankuasa Pemantauan Kantin Sekolah dan pengusaha kantin sekolah. Melaksanakan pemantauan berpandukan kepada pekeliling dan garis panduan yang ditetapkan. Menyediakan laporan pemantauan status pengurusan kantin. Memaklumkan status pengurusan kantin kepada pengusaha kantin untuk tindakan susulan. Menyerahkan laporan pemantauan kepada Jabatan Kesihatan Daerah secara berkala.
Failkan laporan.
Halaman [
9.2.8.2 (2/3)
9.2.8.2 (3)

1. 2. 3. Borang Pemantauan Harian Kantin Jabatan Kesihatan. Borang Pemantauan Mingguan Kantin Sekolah. Borang Penilaian Kendiri Sekolah.
Halaman [
9.2.8.2 (3/3)
9.2.9 KESELAMATAN PELAJAR 9.2.9.1 (1) PENGURUSAN KESELAMATAN PELAJAR HADIR KE SEKOLAH
JAWATAN Pengetua 1.
PROSES KERJA Memberi arahan melaksanakan aspek keselamatan pelajar berdasarkan pekeliling Menyediakan keperluan-keperluan pengurusan keselamatan pelajar a. b. c. d. e. Buku Panduan Kecemasan Buku Panduan Bencana Alam Keselamatan Jalan Raya Poster Bilik dll
2.
Penolong Kanan HEM / Penyelaras
3. 4.
Menubuhkan Jawatankuasa Keselamatan Pelajar Merancang aktiviti keselamatan pelajar. a. b. c. Pelan Keselamatan Hadir Ke Sekolah. Kempen Keselamatan Jalan Raya Pelan Sekolah Selamat
Guru / Pengetua / Penolong Kanan HEM / Penyelaras Guru
5.
Melaksanakan aktiviti keselamatan pelajar ketika hadir ke sekolah. Melaksanakan pemantauan dan penilaian semua aktiviti keselamatan pelajar hadir ke sekolah. Menyediakan laporan / dokumentasi Menghantar laporan kepada PK HEM Menyemak dan menghantar laporan kepada Pengetua
6.
7. 8. Penolong Kanan HEM / Pengetua 9.
10. Menghantar laporan ke PPD,JPN
Halaman [
9.2.9.1 (1/3)
9.2.9.1 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN KESELAMATAN PELAJAR HADIR KE SEKOLAH
Menerima arahan melaksanakan aspek keselamatan pelajar berdasarkan pekeliling Menyediakan keperluan pengurusan keselamatan pelajar hadir ke sekolah. a. Buku Panduan Kecemasan b. Buku Panduan Bencana Alam c. Keselamatan Jalan Raya d. Poster e. Bilik dll Menubuhkan Jawatankuasa Keselamatan Pelajar Merancang aktiviti keselamatan pelajar hadir a. Pelan Keselamatan Hadir Sekolah b. Kempen Keselamatan Jalan Raya c. Pelan Sekolah Selamat Melaksanakan pemantauan dan penilaian semua aktiviti keselamatan pelajar hadir sekolah Menyediakan Laporan atau Dokumentasi
Menyemak Laporan
Tidak Ya
Lengkap?
Menghantar laporan ke PPD,JPN
Halaman [
9.2.9.1 (2/3)
9.2.9.1 (3)
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Borang Pemantauan Keselamatan Murid : Hadir Sekolah. Panduan Keselamatan. Pelan Keselamatan. Buku Panduan Kecemasan. Buku Panduan Keselamatan Jalan Raya. Buku Panduan Bencana Alam.
Halaman [
9.2.9.1 (3/3)
9.2.9.2 (1)
PENGURUSAN KESELAMATAN PELAJAR PULANG DARI SEKOLAH
JAWATAN Pengetua 1.
PROSES KERJA Memberi arahan melaksanakan aspek keselamatan pelajar berdasarkan pekeliling Menyediakan keperluan-keperluan pengurusan keselamatan pelajar a. b. c. d. e. Buku Panduan Kecemasan Buku Panduan Bencana Alam Keselamatan Jalan Raya Poster Bilik dll
2.
3. 4.
Menubuhkan Jawatankuasa Keselamatan Pelajar Merancang aktiviti keselamatan pelajar. a. b. c. Pelan Keselamatan Hadir Ke Sekolah. Kempen Keselamatan Jalan Raya Pelan Sekolah Selamat
Guru / Pengetua / Penolong Kanan HEM / Penyelaras Guru
5.
Melaksanakan aktiviti keselamatan pelajar ketika hadir ke sekolah. Melaksanakan pemantauan dan penilaian semua aktiviti keselamatan pelajar hadir ke sekolah. Menyediakan laporan / dokumentasi Menghantar laporan kepada PK HEM Menyemak dan menghantar laporan kepada Pengetua
6.
7. 8. Penolong Kanan HEM / Pengetua 9.
Halaman [
9.2.9.2 (1/3)
9.2.9.2 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN KESELAMATAN PELAJAR PULANG DARI SEKOLAH
Menerima arahan melaksanakan aspek keselamatan pelajar berdasarkan pekeliling Menyediakan keperluan pengurusan keselamatan pelajar hadir ke sekolah. a. Buku Panduan Kecemasan b. Buku Panduan Bencana Alam c. Keselamatan Jalan Raya d. Poster e. Bilik dll Menubuhkan Jawatankuasa Keselamatan Pelajar Merancang aktiviti keselamatan pelajar hadir a. Pelan Keselamatan Hadir Sekolah b. Kempen Keselamatan Jalan Raya c. Pelan Sekolah Selamat Melaksanakan pemantauan dan penilaian semua aktiviti keselamatan pelajar hadir sekolah Menyediakan Laporan atau Dokumentasi
Menyemak Laporan
Tidak Lengkap? Ya Menghantar laporan ke PPD,JPN
Halaman [
9.2.9.2 (2/3)
9.2.9.2 (3)

1. 2. 3. 4. 5. 6. Panduan Keselamatan. Pelan Keselamatan. Borang Pemantauan Keselamatan Murid. Buku Panduan Kecemasan. Buku Panduan Keselamatan Jalan Raya. Buku Panduan Bencana Alam.
Halaman [
9.2.9.2 (3/3)
9.2.9.3 (1)
PENGURUSAN KESELAMATAN PELAJAR DI MAKMAL
JAWATAN Pengetua 1.
PROSES KERJA Memberi arahan melaksanakan aspek keselamatan pelajar berdasarkan pekeliling Menyediakan keperluan-keperluan pengurusan keselamatan pelajar a. b. c. 3. Buku Panduan Kecemasan Buku Panduan Keselamatan Dalam Makmal Poster
2.
Menubuhkan Jawatankuasa Keselamatan Pelajar Merancang aktiviti keselamatan pelajar di makmal. a. b. c. Pelan Kecemasan Dalam Makmal. Pelan Sekolah Selamat Peringatan Keselamatan Di Makmal Bersiri.
Penolong Kanan HEM / GKMP SM
4.
Guru MP Sains Pengetua / Penolong Kanan HEM / GKMP SM Guru MP Sains
5. 6.
Melaksanakan aktiviti keselamatan pelajar di makmal. Melaksanakan pemantauan dan penilaian semua aktiviti keselamatan pelajar di makmal. Menyediakan laporan / dokumentasi Menghantar laporan kepada PK HEM Menyemak dan menghantar laporan kepada Pengetua
7. 8.
Penolong Kanan HEM Pengetua
9.
Halaman [
9.2.9.3 (1/3)
9.2.9.3 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN KESELAMATAN PELAJAR DI MAKMAL
Menerima arahan melaksanakan aspek keselamatan pelajar berdasarkan pekeliling Menyediakan keperluan pengurusan keselamatan pelajar a. Buku Panduan Kecemasan dalam makmal. b. Poster
Menubuhkan Jawatankuasa Keselamatan Pelajar Merancang aktiviti keselamatan pelajar di makmal a. Pelan Keselamatan Hadir Sekolah b. Pelan Sekolah Selamat Melaksanakan pemantauan dan penilaian semua aktiviti keselamatan pelajar di makmal Menyediakan Laporan atau Dokumentasi
Menyemak Laporan
Halaman [
9.2.9.3 (2/3)
9.2.9.3 (3)

1. 2. Panduan Keselamatan Dalam Makmal. Pekeliling Keselamatan.
Halaman [
9.2.9.3 (3/3)
9.2.9.4 (1)
PENGURUSAN KESELAMATAN PELAJAR DI PADANG
JAWATAN Pengetua 1.
PROSES KERJA Menerima arahan melaksanakan aspek keselamatan pelajar di padang berdasarkan pekeliling. Menyediakan keperluan-keperluan pengurusan keselamatan pelajar a. b. c. 3. Buku Panduan Kecemasan Buku Panduan Keselamatan Di Padang Poster
2.
Menubuhkan Jawatankuasa Keselamatan Pelajar Merancang aktiviti keselamatan pelajar di padang. a. b. Latihan kecemasan Peringatan berkala dan setiap kali menggunakan padang.
Penolong Kanan Kokurikulum / Penyelaras KK
4.
Semua Guru / Pengetua / Penolong Kanan KK
5.
Mengurus dan memastikan aktiviti pelajar selamat ketika di padang. Melaksanakan pemantauan dan penilaian semua aktiviti keselamatan pelajar di padang. Menyediakan laporan / dokumentasi Menghantar laporan kepada PK Kokurikulum. Menyemak dan menghantar laporan kepada Pengetua
6. Penyelaras KK / Semua Guru
7. 8.
Penolong Kanan Kokurikulum Pengetua
9.
Halaman [
9.2.9.4 (1/3)
9.2.9.4 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN KESELAMATAN PELAJAR DI PADANG
Menerima arahan melaksanakan aspek keselamatan pelajar berdasarkan pekeliling Menyediakan keperluan pengurusan keselamatan pelajar di padang a. Buku Panduan Kecemasan b. Poster c. Bilik dll
Menubuhkan Jawatankuasa Keselamatan Pelajar Merancang aktiviti keselamatan pelajar di padang a. Latihan kecemasan b. Pelan Sekolah Selamat c. Peringatan bersiri dan semasa aktiviti Melaksanakan pemantauan dan penilaian semua aktiviti keselamatan pelajar di padang
Menyediakan Laporan / Dokumentasi
Menyemak Laporan
Tidak Lengkap?
Ya Menghantar laporan ke PPD,JPN
Halaman [
9.2.9.4 (2/3)
9.2.9.4 (3)

1. 2. Pekeliling Keselamatan. Panduan Keselamatan Di Padang.
Halaman [
9.2.9.4 (3/3)
9.2.9.5 (1)
PENGURUSAN KESELAMATAN PELAJAR SEMASA AKTIVITI KOKURIKULUM
JAWATAN Pengetua 1.
PROSES KERJA Menerima arahan melaksanakan aspek keselamatan pelajar berdasarkan pekeliling. Menyediakan keperluan-keperluan pengurusan keselamatan pelajar a. b. c. 3. Buku Panduan Kecemasan Keselamatan Pelajar Semasan Aktiviti Kokurikulum. Poster
2.
Menubuhkan Jawatankuasa Keselamatan Pelajar Merancang aktiviti keselamatan pelajar semasa kokurikulum. a. b. c. d. Latihan kecemasan Kempen Keselamatan Semasa Aktiviti Kokurikulum Pelan Sekolah Selamat Peringatan Semasa aktiviti kokurikulum dan P&P
Penolong Kanan KK / Penyelaras KK
4.
Guru / Pengetua / Penolong Kanan KK
5.
Melaksanakan aktiviti keselamatan pelajar semasa aktiviti Kokurikulum. Melaksanakan pemantauan dan penilaian semua aktiviti keselamatan pelajar semasa aktiviti kokurikulum. Menyediakan laporan / dokumentasi Menghantar laporan kepada KP KK Menyemak dan menghantar laporan kepada Pengetua
6.
Penyelaras KK Guru
7. 8.
9.
Halaman [
9.2.9.5 (1/3)
9.2.9.5 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN KESELAMATAN PELAJAR SEMASA AKTIVITI KOKURIKULUM
Menerima arahan melaksanakan aspek keselamatan pelajar berdasarkan pekeliling Menyediakan keperluan pengurusan keselamatan pelajar semasa aktiviti kokurikulum a. Buku Panduan Kecemasan b. Buku Panduan Kecemasan Semasa KK c. Poster Menubuhkan Jawatankuasa Keselamatan Pelajar Merancang aktiviti keselamatan pelajar semasa KK a. Latihan Kecemasan b. Buku Panduan Keselamatan KK c. Pelan Sekolah Selamat Melaksanakan pemantauan dan penilaian semua aktiviti keselamatan pelajar semasa KK Menyediakan Laporan atau Dokumentasi
Menyemak Laporan
Halaman [
9.2.9.5 (2/3)
9.2.9.5 (3)

1. 2. Pekeliling Keselamatan. Panduan Keselamatan Murid Semasa Aktiviti Kokurikulum.
Halaman [
9.2.9.5 (3/3)
9.2.9.6 (1)
PENGURUSAN KESELAMATAN PELAJAR DI KANTIN
JAWATAN Pengetua 1.
PROSES KERJA Menerima arahan melaksanakan aspek keselamatan pelajar berdasarkan pekeliling. Menyediakan keperluan-keperluan pengurusan keselamatan pelajar di kantin a. b. c. 3. Buku Panduan Kecemasan Poster Pelan Kecemasan
2.
Menubuhkan Jawatankuasa Keselamatan Pelajar Merancang aktiviti keselamatan pelajar ketika di kantin a. b. c. d. Latihan kebakaran Pelan kecemasan Pelan Sekolah Selamat Peringatan berkala
4.
Guru / Pengetua / Penolong Kanan HEM Penyelaras Guru
5. 6.
Melaksanakan aktiviti keselamatan pelajar di kantin Melaksanakan pemantauan dan penilaian semua aktiviti keselamatan pelajar di kantin Menyediakan laporan / dokumentasi Menghantar laporan kepada PK HEM Menyemak dan menghantar laporan kepada Pengetua
7. 8.
9.
Halaman [
9.2.9.6 (1/3)
9.2.9.6 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN KESELAMATAN PELAJAR DI KANTIN
Menerima arahan melaksanakan aspek keselamatan pelajar berdasarkan pekeliling Menyediakan keperluan pengurusan keselamatan pelajar ketika di kantin a. Buku Panduan Kecemasan b. Pelan Kecemasan c. Poster
Menubuhkan Jawatankuasa Keselamatan Pelajar Merancang aktiviti keselamatan pelajar di kantin a. Latihan Kebakaran b. Pelan Kecemasan c. Pelan Sekolah Selamat d. Peringatan berkala Melaksanakan pemantauan dan penilaian semua aktiviti keselamatan pelajar di kantin Menyediakan Laporan / Dokumentasi
Menyemak Laporan
Tidak
Lengkap? Ya Menghantar laporan ke PPD,JPN
Halaman [
9.2.9.6 (2/3)
9.2.9.6 (3)

1. 2. Buku Panduan Keselamatan. Garis Panduan Keselamatan Pelajar Di Kantin.
Halaman [
9.2.9.6 (3/3)
9.2.9.7 (1)
PENGURUSAN KESELAMATAN PELAJAR SEMASA LAWATAN
JAWATAN Pengetua 1.
PROSES KERJA Menerima arahan melaksanakan aspek keselamatan pelajar berdasarkan pekeliling. Menyediakan keperluan-keperluan pengurusan keselamatan pelajar a. b. c. 3. Buku Panduan Keselamatan Semasa Lawatan. Keselamatan Jalan Raya Poster
2.
Menubuhkan Jawatankuasa Keselamatan Pelajar Merancang aktiviti keselamatan pelajar semasa lawatan a. b. c. d. Latihan kecemasan Kempen Keselamatan Jalan Raya Peringatan berkala dan semasa lawatan Semasa aktiviti kokurikulum dan P & P
4.
Guru Pengetua / Penolong Kanan HEM Penyelaras Guru
5.
Melaksanakan aktiviti keselamatan pelajar semasa lawatan Melaksanakan pemantauan dan penilaian semua aktiviti keselamatan pelajar semasa membuat lawatan Menyediakan laporan / dokumentasi Menghantar laporan kepada PK HEM Menyemak dan menghantar laporan kepada Pengetua
6.
7. 8.
9.
Halaman [
9.2.9.7 (1/3)
9.2.9.7 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN KESELAMATAN PELAJAR SEMASA LAWATAN
Menerima arahan melaksanakan aspek keselamatan pelajar berdasarkan pekeliling
Menyediakan keperluan pengurusan keselamatan pelajar semasa lawatan a. Buku Panduan Kecemasan b. Keselamatan Jalan Raya c. Poster
Menubuhkan Jawatankuasa Keselamatan Pelajar Merancang aktiviti keselamatan pelajar semasa lawatan a. Latihan Kecemasan b. Kempen Keselamatan Jalan Raya c. Peringatan berkala dan semasa lawatan Melaksanakan pemantauan dan penilaian semua aktiviti keselamatan pelajar semasa lawatan. Menyediakan Laporan / Dokumentasi
Menyemak Laporan
Tidak
Halaman [
9.2.9.7 (2/3)
9.2.9.7 (3)
1. 2. 3.
Pekeliling Lawatan. Panduan Keselamatan Pelajar Semasa Lawatan. Panduan Keselamatan Jalan Raya.
Halaman [
9.2.9.7 (3/3)
9.2.9.8 (1)
PENGURUSAN LATIHAN KEBAKARAN
JAWATAN Pengetua 1.
PROSES KERJA Menerima arahan melaksanakan aspek keselamatan pelajar berdasarkan pekeliling. Menyediakan keperluan-keperluan pengurusan keselamatan pelajar a. b. c. 3. Buku Panduan Kecemasan Pelan Kecemasan dan Kebakaran Poster
2.
Menubuhkan Jawatankuasa Keselamatan Pelajar Merancang aktiviti latihan kebakaran a. b. c. Pelan Kecemasan dan Kebakaran Pelan Sekolah Selamat Peringatan secara berkala
4.
Guru / Pengetua / Penolong Kanan HEM Penyelaras Guru Penolong Kanan HEM Pengetua
5. 6.
Melaksanakan aktiviti keselamatan pelajar Melaksanakan pemantauan dan penilaian semua aktiviti latihan kebakaran Menyediakan laporan / dokumentasi Menghantar laporan kepada PK HEM Menyemak dan menghantar laporan kepada Pengetua
7. 8. 9.
Halaman [
9.2.9.8 (1/3)
9.2.9.8 (2) CARTA ALIR KEBAKARAN
PENGURUSAN
LATIHAN
Menerima arahan melaksanakan aspek keselamatan pelajar berdasarkan pekeliling Menyediakan keperluan pengurusan keselamatan pelajar semasa aktiviti kokurikulum latihan kebakaran sekolah a. Buku Panduan Kecemasan b. Pelan kecemasan dan kebakaran c. Poster
Menubuhkan Jawatankuasa Keselamatan Pelajar Merancang aktiviti latihan kebakaran a. Pelan kebakaran dan kecemasan b. Pelan Sekolah Selamat c. Peringatan berkala Melaksanakan pemantauan dan penilaian semua aktiviti latihan kebakaran Menyediakan Laporan / Dokumentasi
Menyemak Laporan
Tidak
Halaman [
9.2.9.8 (2/3)
9.2.9.8 (3)
1. 2.
Pelan Kecemasan dan Kebakaran Nombor Hubungan : 2.1 2.2 2.3 Jabatan Bomba Dan Penyelamat PDRM Jabatan Kesihatan
3.
Borang Pemantauan Latihan Kecemasan Dan Kebakaran.
Halaman [
9.2.9.8 (3/3)
9.2.10 (1)
PENGURUSAN DATA MURID
JAWATAN Pengetua 1.
PROSES KERJA Menerima arahan melaksanakan tugas pengurusan data murid Menyemak untuk memastikan semua perkara asas yang perlu untuk pengurusan data murid disediakan,iaitu a. komputer b. talian internet c. bilik / ruang khas Melantik guru data (murid) Mengedar borang maklumat murid kepada guru tingkatan Mengedar borang kepada murid Mengumpul borang daripada murid dan menyerah kepada PK HEM Menyemak data murid dengan teliti dan mengesahkannya. Menyerah borang kepada Guru Data Memindah data ke dalam Sistem Maklumat Murid (SMM) dan Sistem Salah Laku dan Disiplin Murid (SSDM).
2.
3. PK HEM 4.
Guru Tingkatan
5. 6.
PK HEM
7.
8. Guru Data 9.
Pengetua PK HEM
10. Menyemak dan mengesah data 11. Menghantar data kepada PPD / JPN mengikut tarikh yang ditetapkan
Halaman [
9.2.10 (1/3)
9.2.10 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN DATA MURID
Terima arahan
Sedia perkara atas
Lantik Guru Data (murid)
Edar borang
Kumpul borang
Semak data Pembetulan Tidak
Lengkap? Ya Serah borang
Pindah data
Semak dan sah data
Hantar data
Halaman [
9.2.10 (2/3)
9.2.10 (3)
1. 2.
Panduan SMM Panduan SSDM
Halaman [
9.2.10 (3/3)
9.2.11 9.2.11.1 (1)

JAWATAN Pengetua
PENGURUSAN KEPIMPINAN PELAJAR PENGURUSAN KEPIMPINAN PELAJAR

PROSES KERJA 1. 2. 3. Menerima arahan melaksanakan pengurusan kepimpinan pelajar berdasarkan pekeliling Menubuhkan Jawatankuasa Kepimpinan Pelajar Menyediakan keperluan pengurusan kepimpinan pelajar
Pengetua / Penolong Kanan HEM Penyelaras / Guru
4.
Menyediakan latihan kepada ahli jawatankuasa
5.
Merancang aktiviti kepimpinan pelajar a. Perkhemahan b. Kursus / Seminar / Bengkel / Penanda arasan c. Mentor - mentee d. Pembimbing Rakan Sebaya dll Melaksanakan aktiviti kepimpinan pelajar
Guru Pengetua / Penolong Kanan HEM Guru
6.
7.
Memantau dan menilai pelaksanaan aktiviti kepimpinan pelajar
8.
Menyediakan laporan / dokumentasi
Halaman [
9.2.11.1 (1/3)
9.2.11.1 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN KEPIMPINAN PELAJAR
Menerima arahan melaksanakan pengurusan kepimpinan pelajar berdasarkan pekaliling Menubuhkan Jawatankuasa Kepimpinan Pelajar Menyediakan keperluan pengurusan kepimpinan pelajar Menyediakan latihan kepada ahli jawatankuasa Merancang aktiviti kepimpinan pelajar a. Perkhemahan b. Kursus / Seminar / Bengkel / Penanda arasan c. Mentor - mentee d. Pebimbing Rakan Sebaya Melaksanakan aktiviti kepimpinan pelajar Memantau dan menilai pelaksanaan aktiviti kepimpinan pelajar Menyediakan Laporan / Dokumentasi
Menyemak Laporan / Dokumentasi
Tidak Lengkap? Ya Menghantar laporan Pengetua,PPD,JPN kepada
Halaman [
9.2.11.1 (2/3)
9.2.11.1 (3)
1.
Modul Latihan Kepimpinan Pelajar.
Halaman [
9.2.11.1 (3/3)
9.2.11.2 (1)
PENGURUSAN PEMBIMBING RAKAN SEBAYA
JAWATAN Pengetua 1.
PROSES KERJA Menerima arahan melaksanakan pengurusan kepimpinan PRS berdasarkan pekeliling sedia ada. Menubuhkan Jawatankuasa Kepimpinan PRS Menyediakan keperluan pengurusan kepimpinan PRS Mengadakan latihan kepada ahli jawatankuasa kepimpinan PRS
2. 3. Pengetua / Guru BK 4.
Penyelaras / Guru BK
5.
Merancang aktiviti kepimpinan PRS a. Perkhemahan b. Kursus / Seminar / Bengkel / Penanda arasan c. Mentor - mentee Melaksanakan aktiviti kepimpinan PRS Memantau dan menilai pelaksanaan aktiviti kepimpinan PRS
Guru BK / Pengetua / Penolong Kanan HEM Guru
6. 7.
8. 9.
Menyediakan laporan / dokumentasi aktiviti kepimpinan PRS Menghantar laporan kepada GPK HEM
GPK HEM
10. Menyemak dan memanjangkan kepada Pengetua untuk pengesahan seterusnya menghantar kepada PPD dan JPN
Halaman [
9.2.11.2 (1/3)
9.2.11.2 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PEMBIMBING RAKAN SEBAYA
Menerima arahan melaksanakan pengurusan kepimpinan pelajar berdasarkan pekaliling Menubuhkan Jawatankuasa Kepimpinan PRS Menyediakan keperluan pengurusan kepimpinan PRS Menyediakan latihan kepada ahli jawatankuasa Merancang aktiviti kepimpinan PRS a. Perkhemahan b. Kursus / Seminar / Bengkel / Penanda arasan c. Mentor - mentee
Melaksanakan aktiviti kepimpinan PRS
Memantau dan menilai pelaksanaan aktiviti kepimpinan PRS
Tidak Lengkap? Ya Menghantar laporan Pengetua,PPD,JPN kepada
Halaman [
9.2.11.2 (2/3)
9.2.11.2 (3)

1. 2. Buku Panduan Pembimbing Rakan Sebaya. Modul Latihan Pekeliling Rakan Sebaya.
Halaman [
9.2.11.2 (3/3)
9.2.11.3 (1)
PENGURUSAN PENGAWAS SEKOLAH
JAWATAN Pengetua 1.
PROSES KERJA Menerima arahan melaksanakan pengurusan kepimpinan Pengawas berdasarkan pekeliling sedia ada. Menubuhkan Jawatankuasa Kepimpinan Pengawas Menyediakan keperluan pengurusan kepimpinan pengawas Mengadakan latihan kepada ahli jawatankuasa kepimpinan pengawas
2. 3. Pengetua / Penolong Kanan HEM Penyelaras / Guru 4.
5.
Merancang aktiviti kepimpinan pengawas a. Perkhemahan b. Kursus / Seminar / Bengkel / Penanda arasan c. Mentor - mentee Melaksanakan aktiviti kepimpinan pengawas Memantau dan menilai pelaksanaan aktiviti kepimpinan pengawas Menyediakan laporan / dokumentasi aktiviti kepimpinan pengawas Menghantar laporan kepada GPK HEM
Guru Pengetua / Penolong Kanan HEM Guru
6. 7.
8.
9. GPK HEM
10. Menyemak dan memanjangkan kepada Pengetua untuk pengesahan seterusnya menghantar kepada PPD dan JPN
Halaman [
9.2.11.3 (1/3)
9.2.11.3 (2)
CARTA ALIR SEKOLAH
PENGURUSAN
PENGAWAS
Menerima arahan melaksanakan pengurusan kepimpinan pelajar berdasarkan pekaliling Menubuhkan Jawatankuasa Kepimpinan Pengawas Menyediakan keperluan pengurusan kepimpinan Pengawas Mengadakan latihan kepada ahli jawatankuasa Merancang aktiviti kepimpinan pengawas a. Perkhemahan b. Kursus / Seminar / Bengkel / Penanda arasan c. Mentor - mentee
Melaksanakan aktiviti kepimpinan Pengawas Memantau dan menilai pelaksanaan aktiviti kepimpinan pengawas
Tidak Ya
Lengkap?
Menghantar laporan Pengetua,PPD,JPN
kepada
Halaman [
9.2.11.3 (2/3)
9.2.11.3 (3)

1. 2. Modul Latihan Kepimpinan Pelajar. Panduan Pengurusan Kepimpinan Pelajar.
Halaman [
9.2.11.3 (3/3)
9.2.12 9.2.12.1 (1)
PENGURUSAN PENCEGAHAN PENGURUSAN PENCEGAHAN SALAH GUNA DADAH PROSES KERJA

1. Menerima arahan melaksanakan aspek pencegahan salah guna dadah dalam kalangan pelajar berdasarkan pekeliling sedia ada Menubuhkan Jawatankuasa Pencegahan Salah Guna Dadah Pelajar menyediakan keperluan pelaksanaan pengurusan pencegahan dadah a. Buku-buku Panduan b. Latihan untuk guru c. Peruntukan
JAWATAN
Pengetua
2. 3.
Penolong Kanan HEM / Kaunselor / Guru Disiplin Guru Disiplin / Kaunselor
4.
Merancang aktiviti pengurusan pencegahan salah guna dadah
5.
Melaksanakan aktiviti pencegahan salah guna dadah a. Ujian air kencing b. Ceramah / bengkel oleh agensi berkenaan c. Karnival pencegahan salah guna dadah d. Laluan / anjung maklumat anti dadah e. Skim Lencana Anti Dadah (SLAD) Melaksanakan pamantauan dan penilaian aktiviti pencegahan salah guna dadah Menyediakan laporan / dokumentasi Menentukan langkah susulan a. Hantar ke kaunselor b. Agensi Anti Dadah Kebangsaan c. Pusat Serenti Menghantar laporan dan dokumentasi kepada Penolong Kanan HEM
Pengetua / Penolong Kanan HEM/ Guru Disiplin
6.
7. 8.
9.
10. Menyemak dan memanjangkan kepada Pengetua untuk pengesahan 11. Mengesah laporan 12. Menghantar laporan kepada PPD dan JPN
Halaman [
9.2.12.1 (1/3) ]
9.2.12.1 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PENCEGAHAN SALAH GUNA DADAH

Menerima arahan melaksanakan pengurusan pencegahan salah guna dadah dalam kalangan pelajar berdasarkan pekeliling Menubuhkan jawatankuasa pencegahan salah guna dadah Menyediakan keperluan pelaksanaan pengurusan pencegahan salah guna dadah a. Buku-buku Panduan b. Latihan untuk guru c. Peruntukan Merencang aktiviti pengurusan pencegahan salah guna dadah Melaksanakan aktiviti pencegahan a. Ujian air kencing b. Ceramah / bengkel c. Mentor - mentee d. Karnival / SLAD Melaksanakan pemantauan dan penilaian aktiviti pencegahan salah guna dadah Menyediakan laporan dan dokumentasi Menyemak laporan
Tidak Ya
Lengkap?
Menentukan langkah susulan Menghantar laporan dan dokumentasi kepada Penolong Kanan HEM Menyemak dan memanjangkan kepada pengetua untuk pengesahan Mengesahkan laporan dan menghantar ke PPD dan JPN
Halaman [
9.2.12.1 (2/3)
9.2.12.1 (3)
1. 2.
Buku Panduan SLAD. Modul Latihan SLAD Guru.
Halaman [
9.2.12.1 (3/3)
9.2.12.2 (1) JAWATAN

Pengetua
PENGURUSAN PENCEGAHAN PONTENG PROSES KERJA

1. Menerima arahan melaksanakan aspek pencegahan ponteng dalam kalangan pelajar berdasarkan pekeliling sedia ada Menubuhkan Jawatankuasa Pencegahan Ponteng Menyediakan keperluan pelaksanaan pengurusan pencegahan ponteng a. Buku - buku Panduan b. Latihan untuk guru c. Peruntukan
2. 3.
Penolong Kanan HEM / Kaunselor / Guru Disiplin Guru Disiplin / Kaunselor
4.
Merancang aktiviti pengurusan pencegahan ponteng
5.
Melaksanakan aktiviti pencegahan ponteng a. Buku Rekod pemantauan Kelas b. Buku Jadual Kedatangan Murid c. Taklimat dan Penerangan Pencegahan Ponteng d. Perjumpaan 3 Penjuru Melaksanakan pamantauan dan penilaian aktiviti pencegahan ponteng Menyediakan laporan / dokumentasi Menentukan langkah susulan a. Hantar dengan kaunselor b. Pemberitahuan kepada ibu bapa / penjaga Menghantar laporan dan dokumentasi kepada Penolong Kanan HEM
Pengetua / Penolong Kanan HEM Guru Disiplin
6.
7. 8.
9. Penolong Kanan HEM Pengetua
10. Menyemak dan memanjangkan kepada Pengetua untuk pengesahan 11. Mengesah laporan 12. Menghantar laporan kepada PPD dan JPN
Halaman [
9.2.12.2 (1/3)
9.2.12.2 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PENCEGAHAN PONTENG
Menerima arahan melaksanakan pengurusan pencegahan ponteng dalam kalangan pelajar berdasarkan pekeliling Menubuhkan jawatankuasa pencegahan ponteng Menyediakan keperluan pelaksanaan pengurusan pencegahan ponteng a. Buku - buku Panduan b. Latihan untuk guru c. Peruntukan Merancang aktiviti pencegahan ponteng pengurusan
Melaksanakan aktiviti pencegahan a. Buku Rekod Pemantauan Kelas b. Buku Jadual Kedatangan Murid c. Taklimat dan Ceramah d. Perjumpaan 3 Penjuru Melaksanakan pemantauan dan penilaian aktiviti pencegahan ponteng Menyediakan Laporan / Dokumentasi
Menyemak Laporan Tidak Lengkap? Ya Menentukan langkah susulan Menghantar laporan dan dokumentasi kepada Penolong Kanan HEM Menyemak dan memanjangkan kepada pengetua untuk pengesahan Mengesahkan laporan dan menghantar ke PPD dan JPN
Halaman [
9.2.12.2 (2/3)
9.2.12.2 (3)

1. 2. Pekeliling Ponteng Sekolah. Borang Pengesanan Ponteng Sekolah.
Halaman [
9.2.12.2 (3/3)
9.3 PENGURUSAN KOKURIKULUM
Halaman [
9.3.1 9.3.1.1 (1)
PENGURUSAN UNIT BERUNIFORM PENGURUSAN KADET REMAJA SEKOLAH (KRS)
JAWATAN
Pengetua 1. 2. 3. 4. PK Kokurikulum 5.
PROSES KERJA
Menerima arahan melaksanakan tugas pengurusan KRS berdasarkan pekeliling Memohon kebenaran menubuhkan KRS daripada Pendaftar di JPN Melantik guru-guru penasihat KRS Menyediakan Buku Panduan Pelaksanaan KRS Memastikan semua KRS didaftar kepada a. Pendaftar Sekolah b. Pendaftar JPN Memastikan KRS mempunyai perlembagaan Menyediakan Jadual Pelaksanaan aktiviti KRS Mendaftar ahli KRS Melaksanakan aktiviti / kegiatan KRS mengikut Jadual Menyediakan laporan aktiviti KRS
6. Guru Penasihat 7. 8. 9. 10.
Pengetua / Penolong Kanan Kokurikulum / Guru Penyelaras KK Guru Penasihat Penyelaras Unit Beruniform / PK Kokurikulum Pengetua
11. Memantau pelaksanaan KRS
12. Mengisi markah aspek kokurikulum pelajar dalam buku Penilaian Kokurikulum dan menghantar ke Penyelaras Unit Beruniform 13. Mengumpul dan menyemak laporan penilaian kokurikulum Unit Beruniform 14. Menghantar laporan ke PK Kokurikulum untuk semakan 15. Menyemak Laporan sebelum dihantar kepada Pengetua
16. Mengesahkan laporan 17. Menghantar laporan ke PPD,JPN
Halaman [
9.3.1.1 (1/4)
9.3.1.1 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN KADET REMAJA SEKOLAH (KRS)
Menerima arahan melaksanakan tugas pengurusan KRS Menyediakan semua keperluan melaksanakan aktiviti KRS a. Pemohonan penubuhan b. Melantik guru penasihat c. Menyediakan Buku Panduan Menyemak untuk memastikan KRS didaftar kepada a. Pendaftar Sekolah b. Pendaftar JPN
Menyemak untuk memastikan KRS mempunyai perlembagaan Menyediakan Jadual Pelaksanaan KRS
Mendaftarkan ahli KRS
Melaksanakan aktiviti / kegiatan KRS mengikut Jadual
Memantau aktiviti KRS
Halaman [
9.3.1.1 (2/4)
Mengisi Borang Markah KRS pelajar dan hantar ke Penyelaras Unit Beruniform
Membuat laporan aktiviti
Menilai laporan
Tidak
Lengkap? Ya Mengumpul,menyemak & hantar laporan ke Penolong Kanan Kokurikulum Mengesahkan dan menghantar kepada Pengetua untuk pengesahan
Halaman [
9.3.1.1 (3/4)
9.3.1.1 (3)

1. 2. Buku Laporan Kokurikulum. Buku Panduan KRS.
Halaman [
9.3.1.1 (4/4)
9.3.1.2 (1)
PENGURUSAN UNIT BERUNIFORM BERASASKAN NGO
JAWATAN
Pengetua 1. 2. 3. 4. 5. PK Kokurikulum 6.
PROSES KERJA
Menerima arahan melaksanakan tugas pengurusan Unit Beruniform NGO berdasarkan pekeliling Mengenal pasti badan NGO yang hendak ditubuhkan di sekolah Memohon kebenaran menubuhkan Unit beruniform NGO daripada Pendaftar di JPN Melantik guru-guru penasihat untuk semua Unit NGO Menyediakan Buku Panduan Pelaksanaan semua Unit NGO Memastikan semua unit NGO didaftar kepada a. Pendaftar Sekolah b. Pendaftar JPN c. Badan Induk Memastikan unit NGO mempunyai perlembagaan Menyediakan Jadual Pelaksanaan aktiviti unit NGO Mendaftarkan ahli unit NGO Melaksanakan aktiviti / kegiatan unit NGO mengikut Jadual Menyediakan laporan aktiviti unit NGO
7. Guru Penasihat 8. 9. 10. 11.
Pengetua / Penolong Kanan Kokurikulum / Guru Penyelaras KK Guru Penasihat Penyelaras Unit Beruniform PK Kokurikulum Pengetua
12. Memantau pelaksanaan semua unit NGO
13. Mengisi markah aspek kokurikulum pelajar dalam buku Penilaian Kokurikulum dan menghantar ke Penyelaras Unit Beruniform 14. Mengumpul dan menyemak laporan penilaian kokurikulum Unit Beruniform 15. Menghantar laporan ke PK Kokurikulum untuk semakan 16. Menyemak Laporan sebelum dihantar kepada Pengetua 17. Memgesahkan laporan 18. Menghantar laporan ke PPD,JPN
Halaman [
9.3.1.2 (1/4)
9.3.1.2 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN UNIT BERUNIFORM BERASASKAN NGO
Menerima arahan melaksanakan tugas pengurusan Unit Beruniform NGO Menyediakan semua keperluan melaksanaan aktiviti Unit Beruniform NGO a. Mengenal pasti Unit Beruniform NGO b. Pemohonan penubuhan c. Melantik guru penasihat d. Menyediakan Buku Panduan Menyemak untuk memastikan Unit Beruniform NGO didaftar kepada a. Pendaftar Sekolah b. Pendaftar JPN c. Badan Induk Menyemak untuk memastikan Unit Beruniform NGO mempunyai perlembagaan
Menyediakan Jadual Pelaksanaan Unit Beruniform NGO
Mendaftarkan ahli Unit Beruniform NGO
Melaksanakan aktiviti / kegiatan Unit Beruniform NGO mengikut jadual
Memantau aktiviti Unit Beruniform NGO
Halaman [
9.3.1.2 (2/4)
Mengisi Borang Markah Unit Beruniform NGO pelajar dan hantar ke Penyelaras Unit Beruniform Membuat laporan aktiviti
Menilai laporan
Tidak Lengkap? Ya Mengumpul,menyemak & hantar laporan ke Penolong Kanan Kokurikulum Mengesahkan dan menghantar kepada Pengetua untuk pengesahan
Halaman [
9.3.1.2 (3/4)
9.3.1.2 (3)

1. 2. Buku Rekod Kokurikulum. Buku Panduan Aktiviti Unit Beruniform NGO.
Halaman [
9.3.1.2 (4/4)
9.3.1.3 (1)
PENGURUSAN UNIT BERUNIFORM BERASASKAN GO

PROSES KERJA 1. Menerima arahan melaksanakan tugas pengurusan Unit Beruniform GO berdasarkan pekeliling Mengenal pasti badan GO yang hendak ditubuhkan di sekolah Memohon kebenaran menubuhkan Unit beruniform GO daripada Pendaftaran JPN Melantik guru-guru penasihat untuk semua Unit GO Menyediakan Buku Panduan Pelaksanaan semua Unit GO Menyemak untuk memastikan semua unit GO didaftar kepada i. Pendaftar Sekolah ii. Pendaftar JPN iii. Badan Induk Menyemak untuk memastikan unit GO mempunyai perlembagaan Menyediakan Jadual Pelaksanaan aktiviti unit GO Mendaftar ahli unit GO
JAWATAN Pengetua
2.
3.
4. 5. PK Kokurikulum 6.
7.
Guru Penasihat
8. 9.
10. Melaksanakan aktiviti / kegiatan unit GO mengikut Jadual 11. Menyediakan laporan aktiviti unit GO Pengetua/ Penolong Kanan Kokurikulum/ Guru Penyelaras KK Guru Penasihat 12. Memantau pelaksanaan semua unit GO
13. Mengisi markah aspek kokurikulum pelajar dalam buku Penilaian Kokurikulum dan menghantar ke Penyelaras Unit Beruniform 14. Mengumpul dan menyemak laporan penilaian kokurikulum Unit Beruniform 15. Menghantar laporan ke PK Kokurikulum untuk semakan
Penyelaras Unit Beruniform
PK Kokurikulum Pengetua
16. Menyemak Laporan sebelum dihantar kepada Pengetua 17. Mengesahkan laporan 18. Menghantar laporan ke PPD, JPN
Halaman [
9.3.1.3 (1/4)
9.3.1.3 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN UNIT BERUNIFORM BERASASKAN GO
Menerima arahan melaksanakan tugas pengurusan Unit Beruniform GO Menyediakan semua keperluan melaksanakan aktiviti Unit Beruniform GO a. Mengenal pasti Unit Beruniform GO b. Pemohonan penubuhan c. Melantik guru penasihat d. Menyediakan Buku Panduan Menyemak untuk memastikan Unit Beruniform GO didaftar kepada a. Pendaftar Sekolah b. Pendaftar JPN c. Badan Induk Menyemak untuk memastikan Unit Beruniform GO mempunyai perlembagaan Menyediakan Jadual Pelaksanaan Unit Beruniform GO
Mendaftarkan ahli Unit Beruniform GO
Melaksanakan aktiviti / kegiatan Unit Beruniform GO mengikut Jadual Memantau aktiviti Unit Beruniform GO
Halaman [
9.3.1.3 (2/4)
Mengisi Borang Markah Unit Beruniform GO pelajar dan hantar ke Penyelaras Unit Beruniform
Menyemak dan Menilai laporan
Tidak
Lengkap ? Ya Mengumpul, menyemak & hantar laporan ke Penolong Kanan Kokurikulum Mengesahkan dan menghantar kepada Pengetua untuk pengesahan
Menghantar laporan ke PPD, JPN
Halaman [
9.3.1.3 (3/4)
9.3.1.3 (3)
1. 2.
Buku Panduan Aktiviti Unit GO. Buku Rekod Kokurikulum.
Halaman [
9.3.1.3 (4/4)
9.3.1.4 (1)
PENGURUSAN UNIT SENI BELA DIRI
JAWATAN Pengetua 1.
PROSES KERJA Menerima arahan melaksanakan tugas urusan tugas pengurusan Unit Seni Bela Diri berdasarkan pekeliling Mengenal pasti badan Unit Seni Bela Diri yang hendak ditubuhkan di sekolah Memohon kebenaran menubuhkan Unit Seni Bela Diri daripada Pendaftar di JPN Melantik guru-guru penasihat untuk semua Unit Seni Bela Diri Menyediakan Buku Panduan Pelaksanaan semua Unit Seni Bela Diri Memastikan semua Unit Seni Bela Diri didaftar kepada a. Pendaftar b. Pendaftar JPN c. Badan Induk Memastikan Unit Seni Bela Diri mempunyai perlembagaan Menyediakan Jadual Pelaksanaan aktiviti Unit Seni Bela Diri Mendaftarkan ahli Unit Seni Bela Diri
2.
3.
4. 5. PK Kokurikulum
6.
7. Guru Penasihat 8. 9.
10. Melaksanakan aktiviti / kegiatan Unit Seni Bela Diri mengikut Jadual 11. Menyediakan laporan aktiviti Unit Seni Bela Diri Pengetua/ Penolong Kanan Kokurikulum/ Guru Penyelaras KK / Guru Penasihat Penyelaras Unit Beruniform 12. Memantau pelaksanaan semua Unit Seni Bela Diri 13. Mengisi markah aspek kokurikulum pelajar dalam buku Penilaian Kokurikulum dan menghantar ke Penyelaras Unit Beruniform
14. Mengumpul dan menyemak laporan penilaian kokurikulum Unit Beruniform 15. Menghantar laporan ke PK Kokurikulum untuk semakan
PK Kokurikulum Pengetua
16. Menyemak laporan sebelum dihantar kepada Pengetua 17. Mengesahkan laporan 18. Menghantar laporan ke PPD, JPN
Halaman [
9.3.1.4 (1/4)
9.3.1.4 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN UNIT SENI BELA DIRI
Menerima arahan melaksanakan tugas pengurusan Unit Seni Bela Diri Menyediakan semua keperluan melaksanakan aktiviti Unit Seni Bela Diri a. Mengenal pasti Unit Seni Bela Diri b. Pemohonan penubuhan c. Melantik guru penasihat d. Menyediakan Buku Panduan Menyemak untuk memastikan Unit Seni Bela Diri didaftar kepada a. Pendaftar Sekolah b. Pendaftar JPN c. Badan Induk
Menyemak untuk memastikan Unit Seni Bela Diri mempunyai perlembagaan Menyediakan Jadual Pelaksanaan Unit Seni Bela Diri
Mendaftarkan ahli Unit Seni Bela Diri
Melaksanakan aktiviti / kegiatan Unit Seni Bela Diri mengikut Jadual
Memantau aktiviti Unit Seni Bela Diri
Halaman [
9.3.1.4 (2/4)
Mengisi Borang Markah Unit Seni Bela Diri pelajar dan hantar ke Penyelaras Unit Beruniform
Menilai laporan
Tidak
Lengkap ? Ya Mengumpul, menyemak & hantar laporan ke Penolong Kanan Kokurikulum Mengesahkan dan menghantar kepada Pengetua untuk pengesahan
Menghantar laporan ke PPD, JPN
Halaman [
9.3.1.4 (3/4)
9.3.1.4

1. 2. Buku Panduan Pengurusan Seni Bela Diri. Buku Rekod Kokurikulum.
Halaman [
9.3.1.4 (4/4)
9.3.2 9.3.2.1 (1)

JAWATAN Pengetua
PENGURUSAN SUKAN DAN PERMAINAN PENGURUSAN OLAHRAGA DAN BALAPAN

PROSES KERJA 1. 2. Menerima arahan melaksanakan tugas pengurusan olahraga balapan berdasarkan pekeliling Mengenalpasti jenis acara olahraga tambahan yang hendak dilaksanakan (hurdles, marathon, decathlon dsb) Mendaftar kepada MSSM Negeri dan Daerah bagi acara olahraga dan balapan Melantik Setiausaha Sukan Melantik guru-guru penasihat rumah sukan Melatih guru-guru penasihat melalui siri LDP Sukan & Permainan Menyediakan Buku Panduan Pelaksanaan Sukan Menyediakan jadual Pelaksanaan aktiviti olahraga dan balapan Mendaftarkan ahli rumah sukan Melaksanakan aktiviti / kegiatan sukan olahraga dan balapan mengikut Jadual Menyediakan laporan aktiviti Memantau pelaksanaan sukan tahunan dan penyertaan di peringkat daerah dan negeri
Pengetua / PK Kokurikulum
3. 4. 5. 6. 7.
Guru Penyelaras Koku Guru Penasihat
8.
9. 10. 11.
Pengetua / Penolong Kanan Kokurikulum / Guru Penyelaras S&P Guru Penasihat
12.
13.
Mengisi borang markah Sukan & Permainan pelajar dan hantar ke penyelaras Sukan & Permainan dan hantar ke Penolong Kanan Kokurikulum Mengumpul dan menyemak laporan penilaian kokurikulum Sukan dan Permainan Mengesahkan dan menghantar kepada pihak yang berkenaan
Penyelaras Sukan & Permainan Penolong Kanan Kokurikulum
14.
15.
Halaman [
9.3.2.1 (1/4)
9.3.2.1 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN OLAHRAGA DAN BALAPAN
Menerima arahan melaksanakan tugas pengurusan olahraga dan balapan Mengenalpasti jenis sukan tambahan yang hendak dilaksanakan
Menyediakan semua keperluan melaksanakan aktiviti olahraga dan balapan
Melantik guru-guru penasihat rumah sukan
Melatih guru-guru penasihat melalui siri LDP Sukan & Permainan
Menyediakan Buku Panduan Pelaksanaan Sukan & Permainan Menyediakan Buku Panduan Pelaksanaan Sukan & Permainan Mendaftarkan ahli Sukan & Permainan
Melaksanakan aktiviti / kegiatan Sukan & Permainan mengikut Jadual
Menyediakan laporan aktiviti
Halaman [
9.3.2.1 (2/4)
Memantau aktiviti sukan & permainan
Menyediakan laporan
Menyemak dan Menilai laporan
Tidak Lengkap ? Ya Mengisi Borang Markah Sukan & Permainan pelajar dan hantar ke Penyelaras Sukan & Permainan
Mengumpul, menyemak & menghantar kepada Penolong Kanan Kokurikulum Mengesahkan dan menghantar kepada pihak yang berkenaan (PPD, JPN dan KPM)
Halaman [
9.3.2.1 (3/4)
9.3.2.1 (3)

1. 2. Buku Rekod Kegiatan Ko-Kurikulum. Buku Panduan Olahraga & Balapan.
Halaman [
9.3.2.1 (4/4)
9.3.2.2 (1)
PENGURUSAN SUKAN BERPRESTASI TINGGI
JAWATAN Pengetua 1. 2.
PROSES KERJA Memastikan arahan melaksanakan tugas pelaksanaan sukan berprestasi tinggi berdasarkan pekeliling Mengenalpasti jenis sukan berprestasi tinggi yang hendak dilaksanakan. Mendaftar kepada MSSM Negeri dan Daerah bagi acara sukan berprestasi tinggi Melantik guru-guru penasihat sukan berprestasi tinggi Melatih guru-guru penasihat melalui siri LDP Sukan & Permainan Menyediakan Buku Panduan Pelaksanaan Sukan Berprestasi Tinggi Menyediakan jadual Pelaksanaan aktiviti sukan berprestasi tinggi
3. 4. 5. 6.
Guru Penyelaras S&P Guru Penasihat
7.
8. 9.
Mendaftarkan ahli setiap jenis sukan berprestasi tinggi Melaksanakan aktiviti / kegiatan sukan berprestasi tinggi mengikut Jadual 10. Menyediakan laporan aktivti 11. Memantau pelaksanaan sukan berprestasi tinggi dan penyertaan di peringkat daerah dan negeri
12. Mengisi borang markah Sukan & Permainan pelajar dan hantar ke penyelaras Sukan & Permainan dan hantar ke Penolong Kanan Kokurikulum 13. Mengumpul dan menyemak laporan penilaian kokurikulum Sukan & Permainan 14. Mengesahkan dan menghantar kepada pihak yang berkenaan
Halaman [
9.3.2.2 (1/4)
9.3.2.2 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN SUKAN BERPRESTASI TINGGI
Menerima arahan melaksanakan tugas pengurusan sukan berprestasi tinggi Mengenalpasti jenis sukan berprestasi tinggi yang hendak dilaksanakan Menyediakan semua keperluan melaksanakan aktiviti sukan berprestasi tinggi Melantik guru-guru penasihat sukan berprestasi tinggi
Melatih guru-guru penasihat melalui siri LDP Sukan & Permainan Menyediakan Buku Panduan Pelaksanaan Sukan Berprestasi Tinggi
Mendaftarkan ahli sukan berprestasi tinggi
Melaksanakan aktiviti / kegiatan Sukan berprestasi tinggi mengikut jadual Menyediakan laporan aktiviti
Halaman [
9.3.2.2 (2/4)
Memantau aktiviti sukan berprestasi tinggi
Menyediakan laporan
Menilai laporan
Tidak Lengkap ? Ya Mengisi Borang Markah Sukan & Permainan pelajar dan hantar ke Penyelaras Sukan & Permainan Mengumpul, menyemak & menghantar kepada Penolong Kanan Kokurikulum Mengesahkan dan menghantar kepada pihak yang berkenaan (PPD, JPN dan KPM)
Halaman [
9.3.2.2 (3/4)
9.3.2.2 (3)
1. 2.
Buku Panduan Sukan. Borang Peraturan Sukan dan Permainan.
Halaman [
9.3.2.2 (4/4)
9.3.2.3 (1)
PENGURUSAN NICHE AREA
PROSES KERJA Menerima arahan melaksanakan tugas pelaksanaan sukan untuk niche area berdasarkan pekeliling Mengenalpasti jenis sukan niche area yang hendak dilaksanakan. Mendaftar kepada MSSM Negeri dan Daerah bagi acara sukan niche area Melantik guru-guru penasihat sukan niche area Melatih guru-guru penasihat melalui siri LDP Sukan & Permainan Menyediakan Buku Panduan Pelaksanaan Sukan niche area Menyediakan jadual Pelaksanaan aktiviti sukan niche area
3. 4. 5. 6.
Guru Penyelaras S&P Guru Penasihat
7.
8. 9.
Mendaftarkan ahli setiap jenis sukan niche area Melaksanakan aktiviti / kegiatan sukan niche area mengikut jadual 10. Menyediakan laporan aktiviti 11. Memantau pelaksanaan sukan niche area dan penyertaan di peringkat daerah dan negeri
12. Mengisi borang markah Sukan & Permainan pelajar dan hantar ke penyelaras Sukan & Permainan dan hantar ke Penolong Kanan kokurikulum 13. Mengumpul dan menyemak laporan penilaian kokurikulum Sukan dan Permainan
14. Mengesahkan dan menghantar kepada pihak yang berkenaan
Halaman [
9.3.2.3 (1/4)
9.3.2.3 (2) CARTA ALIR PENGURUSAN NICHE AREA
Menerima arahan melaksanakan tugas pengurusan sukan niche area Mengenalpasti jenis sukan niche area yang hendak dilaksanakan Menyediakan semua keperluan melaksanakan aktiviti sukan niche area
Melantik guru-guru penasihat sukan niche area
Melatih guru-guru penasihat melalui siri LDP Sukan & Permainan
Menyediakan Buku Panduan Pelaksanaan Sukan niche area Menyediakan Buku Panduan Pelaksanaan Sukan niche area Mendaftarkan ahli sukan niche area
Melaksanakan aktiviti / kegiatan Sukan niche area mengikut jadual
Menyediakan laporan aktiviti
Halaman [
9.3.2.3 (2/4)
Memantau aktiviti sukan niche area
Menyediakan laporan
Menilai laporan
Tidak Lengkap ? Ya Mengisi Borang Markah Sukan & Permainan pelajar dan hantar ke Penyelaras Sukan & Permainan Mengumpul, menyemak & menghantar kepada Penolong Kanan Kokurikulum Mengesahkan dan menghantar kepada pihak yang berkenaan (PPD, JPN dan KPM)
Halaman [
9.3.2.3 (3/4)
9.3.2.3 (3)

1. 2. Buku Panduan sukan niche area. Borang Peraturan sukan/permainan niche area.
Halaman [
9.3.2.3 (4/4)
9.3.3 PENGURUSAN KELAB & PERSATUAN 9.3.3.1 (1) PENGURUSAN PERSATUAN MATA PELAJARAN DAN UMUM
JAWATAN Pengetua 1. 2. 3. 4. 5. PK Kokurikulum 6. PROSES KERJA Menerima arahan melaksanakan tugas pengurusan persatuan mata pelajaran berdasarkan pekeliling Mengenalpasti persatuan mata pelajaran yang ditubuhkan Melantik guru-guru penasihat persatuan mata pelajaran Menyediakan Buku Panduan Pelaksanaan persatuan mata pelajaran Menyediakan program latihan persatuan mata pelajaran Memastikan semua persatuan mata pelajaran didaftar kepada a. Pendaftar Sekolah b. Pendaftar JPN Memastikan setiap persatuan mata pelajaran mempunyai perlembagaan Menyediakan jadual pelaksanaan aktiviti persatuan mata pelajaran
7.
Guru Penyelaras
8.
Guru Penasihat
9. Mendaftarkan ahli persatuan mata pelajaran 10. Melaksanakan aktiviti / kegiatan persatuan mengikut jadual 11. Menyediakan laporan aktiviti 12. Memantau pelaksanaan persatuan
Pengetua / Penolong Kanan Kokurikulum / Guru Penyelaras Guru Penasihat
13
Mengisi markah aspek kokurikulum pelajar dalam buku penilaian Kokukurikulum dan menghantar ke Penyelaras Kelab & Persatuan
14. Mengumpul dan menyemak laporan penilaian kokurikulum persatuan 15. Menghantar laporan kepada GPK Ko-Kurikulum untuk semakan 16. Menghantar laporan untuk pengesahan kepada Pengetua 17. Menghantar laporan kepada PPD, JPN
GPK HEM Pengetua
Halaman [
9.3.3.1(1/4)
9.3.3.1 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PERSATUAN MATA PELAJARAN DAN UMUM
Menerima arahan melaksanakan tugas pengurusan kelab & persatuan Menyediakan semua keperluan melaksanakan aktiviti kelab & persatuan a. Alatan b. Guru Penasihat Melantik guru-guru penasihat kelab & persatuan
Menyediakan Buku Panduan Pelaksanaan kelab & persatuan Menyediakan program latihan kelab & persatuan
Memastikan setiap kelab & persatuan mempunyai perlembagaan Memastikan semua kelab & persatuan didaftar kepada Pendaftar Sekolah Melaksanakan aktiviti /kegiatan kelab & persatuan mengikut jadual
Memantau aktiviti kelab & persatuan
Halaman [
9.3.3.1 (2/4)
Menyediakan laporan
Menilai laporan
Tidak
Lengkap ? Ya Mengisi borang markah kelab dan persatuan dan hantar ke Penyelaras Kelab dan Persatuan Mengumpul, menyemak dan menghantar kepada Penolong Kanan Kokurikulum Mengesah dan menghantar kepada pihak yang berkaitan (PPD, JPN, KPM)
Halaman [
9.3.3.1 (3/4)
9.3.3.1 (3)

1. Buku Rekod Penilaian Ko-Kurikulum
Halaman [
9.3.3.1 (4/4)
9.3.3.2 (1)
PENGURUSAN KELAB PERMAINAN
JAWATAN Pengetua 1. 2. 3. 4. 5. PK Kokurikulum 6.
PROSES KERJA Menerima arahan melaksanakan tugas pengurusan Kelab Permainan berdasarkan pekeliling Mengenalpasti kelab permainan yang hendak ditubuhkan Melantik guru-guru penasihat kelab permainan Menyediakan Buku Panduan Pelaksanaan kelab permainan Menyediakan program latihan kelab permainan Menyemak untuk memastikan semua kelab permainan didaftar kepada a. Pendaftar Sekolah b. Pendaftar JPN Menyemak untuk memastikan setiap kelab permainan mempunyai perlembagaan Menyediakan jadual pelaksanaan aktiviti kelab permainan
7.
Guru Penyelaras Guru Penasihat
8.
9. Mendaftarkan ahli kelab permainan 10. Melaksanakan aktiviti / kegiatan kelab permainan mengikut jadual 11. Menyediakan laporan aktiviti 12. Memantau pelaksanaan kelab permainan
Pengetua/ Penolong Kanan Kokurikulum / Guru Penyelaras Guru Penasihat
13. Mengisi markah aspek kokurikulum pelajar dalam buku penilaian Kokurikulum dan menghantar ke Penyelaras Kelab & Persatuan 14. Mengumpul dan menyemak laporan penilaian kokurikulum persatuan 15. Menghantar laporan kepada GPK Kokurikulum untuk semakan 16. Menghantar laporan untuk pengesahan kepada Pengetua 17. Menghantar laporan kepada PPD, JPN
GPK KK Pengetua
Halaman [
9.3.3.2 (1/4)
9.3.3.2 (2) CARTA ALIR PENGURUSAN KELAB PERMAINAN
Menerima arahan melaksanakan tugas pengurusan kelab permainan
Menyediakan semua keperluan melaksanakan aktiviti kelab permainan a. Alatan b. Guru Penasihat Melantik guru-guru penasihat kelab permainan
Menyediakan Buku Panduan Pelaksanaan kelab permainan Menyediakan program latihan kelab permainan
Menyemak untuk memastikan setiap kelab permainan mempunyai perlembagaan Menyemak untuk memastikan semua kelab permainan didaftar kepada Pendaftar Sekolah Melaksanakan aktiviti / kegiatan kelab permainan mengikut jadual Memantau aktiviti kelab permainan
Halaman [
9.3.3.2 (2/4)
Menyediakan laporan
Menilai laporan
Tidak Lengkap ? Ya Mengisi borang markah kelab dan persatuan pelajar dan hantar ke Penyelaras Kelab dan Persatuan Mengumpul, menyemak dan menghantar kepada Penolong Kanan Kokurikulum Mengesah dan menghantar kepada pihak yang berkaitan (PPD, JPN, KPM)
Halaman [
9.3.3.2 (3/4)
9.3.3.2 (3)

1. Buku Rekod Penilaian Kokurikulum.
Halaman [
9.3.3.2 (4/4)
9.3.4 9.3.4.1 (1)
PENGURUSAN KOPERASI SEKOLAH PENGURUSAN PENUBUHAN KOPERASI
JAWATAN Pengetua 1.
PROSES KERJA Menerima arahan melaksanakan tugas pengurusan koperasi sekolah berdasarkan pekeliling Menubuhkan koperasi sekolah a. Menubuhkan Jawatankuasa Penaja b. Mengadakan Mesyuarat Agung Penubuhan Memohon kebenaran menubuhkan koperasi sekolah daripada Suruhanjaya Koperasi Malaysia (SKM Cawangan) melalui JPN Menggubal Perlembagaan Koperasi / Undang-undang Kecil Koperasi Sekolah. Menerima surat kelulusan penubuhan daripada SKM Mendaftar ahli koperasi sekolah
2.
3.
JK Penaja
4.
Pengetua PK(KK)/ Setiausaha Penaja Pengetua
5. 6.
7.
Mengadakan Mesyuarat Agung Koperasi
Halaman [
9.3.4.1 (1/3)
9.3.4.1 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PENUBUHAN KOPERASI
Arahan penubuhan koperasi sekolah
Penubuhan JK Penaja Koperasi Sekolah
Permohonan kebenaran daripada SKM
Penggubalan Perlembagaan / Undang-undang Kecil Koperasi
Terima surat kelulusan penubuhan
Pendaftaran anggota koperasi
Mesyuarat Agung Koperasi Sekolah
Halaman [
9.3.4.1 (2/3)
9.3.4.1 (3)
1. 2.
Panduan Pengurusan Koperasi. Perlembagaan Koperasi sekolah.
Halaman [
9.3.4.1 (3/3)
9.3.4.2 (1)
PENGURUSAN KOPERASI SEKOLAH
JAWATAN Setiausaha Koperasi Pengetua / Pengerusi 1.
PROSES KERJA Menghantar notis Mesyuarat Agung Tahunan Koperasi
2. 3.
Mempengerusikan Mesyuarat Agung Tahunan Koperasi Memilih guru dan pelajar menganggotai Lembaga Koperasi melalui Mesyuarat Agung Tahunan dan Jawatankuasa Audit Dalaman. Melantik petugas koperasi dan menyedia jadual bertugas Menjalankan tugas masing-masing serta memastikan urusan di koperasi berjalan dengan licin. Membantu memantau perjalanan kedai koperasi. Mengadakan mesyuarat bulanan untuk membincangkan pengurusan koperasi. a. Laporan Setiausaha b. Laporan Bendahari - Kewangan c. Laporan Urus niaga d. Laporan AJK yang lain (jika ada) Setiausaha menghantar minit mesyuarat bulanan ke Suruhanjaya Koperasi Malaysia. Mengaudit urus niaga dan pengurusan koperasi dari semasa ke semasa dan melaporkan hasil auditan kepada Pengerusi Koperasi.
Setiausaha Anggota Lembaga PK (KK) Anggota Lembaga Koperasi
4. 5.
6. 7.
Setiausaha
8.
Juru Audit Dalaman
9.
Pengetua / Pengurusi Bendahari
10. Memastikan Lembaga Koperasi menjalankan tugas mengikut Perlembagaan Koperasi. 11. Mencadangkan pembahagian dividen dan bonus untuk dikemukakan dalam Mesyuarat Agung Tahunan.
Halaman [
9.3.4.2 (1/3)
9.3.4.2 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN KOPERASI SEKOLAH
Notis Mesyuarat Agung Tahunan
Mesyuarat Agung Tahunan
Pemilihan Anggota Lembaga Koperasi dan Jawatankuasa Audit Dalaman
Lantikan petugas koperasi
Operasi harian koperasi
Pemantauan
Mesyuarat bulanan
Minit Mesyuarat ke SKM
Auditan oleh JAD
Pembahagian dividen dan bonus
Halaman [
9.3.4.2 (2/3)
9.3.4.2 (3)

1. Perlembagaan Koperasi
Halaman [
9.3.4.2 (3/3)
9.3.4.3 (1)
PENGURUSAN BELIAN DAN JUALAN
JAWATAN Pengurus Belian Pengurus Belian 1. 2. 3. Pengurus Stok Bendahari 4. 5.
PROSES KERJA Menyemak stok barangan jualan Membuat Anggaran Pembelian Stok Membuat pembelian barangan jualan daripada pembekal terpilih Menyimpan dan merekod stok barangan Membuat pembayaran melalui cek berdasarkan invois daripada pembekal Mengeluar stok untuk jualan (mengisi buku keluaran stok) Menyemak stok dari semasa ke semasa
Pengurus Jualan Pengurus Belian & Stok JK Audit Dalaman
6. 7.
8. 9.
Membuat auditan dari semasa ke semasa Membuat teguran dan laporan
Pengetua Pengerusi
10. Menerima teguran dan laporan Juru Audit Dalaman
Halaman [
9.3.4.3 (1/3)
9.3.4.3 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN BELIAN DAN JUALAN
Menyemak Stok barangan jualan
Membuat Anggaran Belian Stok
Membuat Pembelian Barangan
Menyimpan dan Merekod Stok
Membuat Bayaran
Merekod Keluaran Stok
Menyemak Stok Berkala
Membuat Auditan Berkala
Menerima Laporan Juru Audit Dalaman
Halaman [
9.3.4.3 (2/3)
9.3.4.3 (3)
1.
Perlembagaan Koperasi
Halaman [
9.3.4.3 (3/3)
9.3.4.4 (1)
PENGURUSAN URUS NIAGA HARIAN KOPERASI
JAWATAN Pengurus Stok 1. 2. Pengurus Jualan Petugas / Pengurus Jualan 3. 4. 5. 6. Bendahari 7.
PROSES KERJA Mengeluarkan barangan untuk jualan. Merekodkan keluaran barangan / stok Mengesah penerimaan keluaran stok Menjalankan urus niaga Mengira hasil jualan Harian Menyerah wang tunai kepada Bendahari Menerima dan merekod serahan wang tunai oleh petugas / pengurus jualan Memasukkan wang tunai di bank Melaporkan Penyata Kewangan Bulanan dalam Mesyuarat berkala
8. 9.
JK Audit Dalam Bendahari
10. Mengaudit Penyata Kewangan Koperasi 11. Menghantar Penyata Kewangan kepada SKM 3 bulan sekali
Halaman [
9.3.4.4 (1/3)
9.3.4.4 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN URUS NIAGA HARIAN KOPERASI
Keluaran barangan /stok
Pengesahan Penerimaan barangan
Menjalankan Urus Niaga
Merekod hasil jualan
Memasukkan wang tunai di bank
Menyediakan Penyata Kewangan Koperasi
Mengaudit Penyata Kewangan
Menyerahkan Penyata Kewangan kepada SKM 3
Halaman [
9.3.4.4 (2/3)
9.3.4.4 (3)
1. 2.
Buku Tunai. Buku Perlembagaan Koperasi
Halaman [
9.3.4.4 (3/3)
9.4 BIMBINGAN DAN KAUNSELING
Halaman [
9.4. 9.4.1 (1)

JAWATAN Pengetua
PENGURUSAN BIMBINGAN DAN KAUNSELING PENGURUSAN SAHSIAH & DISIPLIN

PROSES KERJA 1. Menerima arahan melaksanakan tugas pengurusan dan khidmat kaunseling di sekolah Merancang program tahunan kaunseling - program peningkatan sahsiah murid Memantau dan memastikan pelaksanaan program yang telah dirancang. Menyemak untuk memastikan setiap program yang dilaksanakan didokumentasikan Membuat penilaian keberkesanan program yang telah dirancang pada akhir tahun. Merancang dan menyemak program tahunan kaunseling -program peningkatan sahsiah murid bersama pengetua dan kaunselor. Memantau program yang dirancang dilaksanakan mengikut takwim / kesesuaian masa. Melibatkan diri dalam program yang dirancangkan. Memastikan setiap program yang dilaksanakan didokumentasikan.
2.
3.
4.
5.
PK HEM
6.
7.
8. 9.
Kaunselor
10. Menerima pelantikan sebagai guru kaunseling 11. Mengadakan mesyuarat dan membincangkan aktiviti tahunan bersama Pengetua dan PK HEM 12. Menghebah dan mengedarkan maklumat mengenai kepentingan kaunseling / bimbingan kepada murid. 13. Mendapatkan nama-nama pelajar yang diperlukan kaunseling daripada semua pihak yang berkenaan 14. Mengadakan sesi kaunseling untuk murid-murid yang terlibat secara individu dan / atau kelompok 15. Menyediakan laporan sesi kaunseling untuk rekod.
Halaman [
9.4.1 (1/4)
16. Melaporkan hasil sesi kaunseling kepada Pengetua / PK HEM / guru kelas jika perlu. 17. Menghantar laporan kepada JPN/ PPD setiap bulan. 18. Mengadakan pelbagai program peningkatan sahsiah murid mengikut takwim yang dirancangkan. a. Kempen salah laku sifar - kes ponteng, datang lewat, merokok b. Program Senyum, Salam dan Sapa. 19. Mendokumentasikan setiap program yang telah dilaksanakan. 20. Menyerahkan dokumentasi yang telah dibuat kepada Pengetua / PK HEM 21. Membantu semua program kecemerlangan sekolah) merentas bidang) 22. Menyerahkan nama murid yang memerlukan sesi bimbingan / kaunseling kepada kaunselor. Guru Kelas 23. Mendapatkan maklumat hasil sesi kaunseling daripada kaunselor.
Halaman [
9.4.1 (2/4)
9.4.1 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN SAHSIAH DAN DISIPLIN
Menerima pelantikan dan lantik AJK
Mengadakan Mesyuarat dan merancang program Menyediakan maklumat dan jadual waktu / tampal Menerima nama murid yang perlukan kaunseling
Mengadakan sesi kaunseling / aktiviti
Menyediakan laporan / dokumentasi
Hantar laporan ke JPN / PPD
Menyerahkan laporan kepada Pengetua / PK HEM Penilaian program
Failkan untuk rekod
Halaman [
9.4.1 (3/4)
9.4.1 (3)
1. 2. 3. 4.
Buku Panduan Bimbingan dan Kaunseling. Surat Rujukan. Borang Laporan Seri Kaunseling. Surat/Borang Temu Janji.
Halaman [
9.4.1 (4/4)
9.4.2 (1)
PENGURUSAN PROGRAM PENINGKATAN AKADEMIK DAN KERJAYA

PROSES KERJA 1. Menerima arahan melaksanakan Program peningkatan akademik dan minat kerjaya murid. Merancang program peningkatan akademik dan minat kerjaya murid sepanjang tahun Mempengerusikan mesyuarat jawatan kuasa pelaksanaan pro gram peningkatan akademik dan minat kerjaya Melaksanakan program peningkatan akademik dan minat kerjaya seperti dirancang Merancang program kemahiran belajar dan motivasi untuk pelajar baru dan kelas peperiksaan Memantau dan mengawal selia program yang dilaksanakan. Mengenalpasti sasaran murid Merangka kertas cadangan program Berbincang dengan Pengetua untuk pengesahan dan kelulusan.
JAWATAN Pengetua
2.
3.
PK Akademik dan Kurikulum
4.
5.
6. Guru Kaunseling 7. 8. 9.
10. Menguruskan mesyuarat jawatan kuasa pelaksanaan. 11. Menjalankan / melaksanakan program yang dirancang (akademik, kemahiran belajar, motivasi dan kerjaya) 12. Menghubungi dan berbincang dengan agensi-agensi luar yang berkaitan 13. Menyediakan laporan aktiviti dan unit kaunseling untuk diserahkan kepada Pengetua.
Halaman [
9.4.2 (1/3)
9.4.2 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PROGRAM PENINGKATAN AKADEMIK DAN KERJAYA
Merancang program
Mengenalpasti sasaran
Menyediakan kertas cadangan program
Berbincang dengan Pengetua
Tidak
Lengkap ? Ya Mengadakan Mesyuarat jawatankuasa
Melaksanakan program
Menyediakan laporan
Halaman [
9.4.2 (2/3)
9.4.2 (3)
1. 2.
Borang Temu Janji. Borang Laporan Seri Bimbingan.
Halaman [
9.4.2 (3/3)
10. FUNGSI UMUM
Halaman [
10.1 PENTADBIRAN AM
Halaman [
10.1 PENGURUSAN PENTADBIRAN AM 10.1.1 (1) PENGURUSAN KESELAMATAN SEKOLAH
JAWATAN
Pengetua 1. 2. 3. 4. 5.
PROSES KERJA
Menubuhkan Jawatankuasa Keselamatan Sekolah. Mengenalpasti tempat selamat dan kurang selamat. Menyediakan peraturan keselamatan. Menyimpan kunci di tempat yang selamat. Mengarah / memberi taklimat kepada Pengawal Keselamatan dari semasa ke semasa mengenai keadaan kawalan keselamatan kawasan sekolah. Menjalankan tugas mengikut semua arahan yang diberi. Meronda kawasan/ bangunan sekolah/ asrama. Mencatatkan dalam buku / laporan semasa / hal-hal yang didapati dalam rodaan pada masa-masa berkenaan. Memasang semua lampu yang ditentukan dikawasankawasan yang berkenaan.
Pengawal Keselamatan
6. 7. 8.
9.
10. Kunci pintu pagar sekolah / asrama pada masa yang ditentukan. 11. Jika berlaku sesuatu, dikehendaki memberitahu Pengetua / Pihak berkuasa yang berkenaan. Penolong Kanan / PK HEM 12. Periksa laporan di dalam Buku Laporan Harian. 13. Hantar Buku Laporan untuk ditandatangani oleh Pengetua. Pengetua 14. Semak Buku Laporan dan tandatangan.
Halaman [
10.1.1(1/3)
10.1.1 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN KESELAMATAN SEKOLAH
Tubuh J/K
Kenalpasti tempat selamat/kurang selamat
Sedia peraturan
Simpan kunci
Buat arahan kepada pengawal keselamatan
Buat rondaan
Buat laporan
Tandatangan buku laporan
Halaman [
10.1.1(2/3)
10.1.1 (3)
1. 2.
Buku Laporan Jaga Panduan Keselamatan Sekolah.
Halaman [
10.1.1(3/3)
10.1.2 10.1.2.1 (1)
PENGURUSAN PEJABAT PENGURUSAN FAIL
JAWATAN
Pengetua 1. 2. KPT / Pembantu Tadbir 3. 4. 5. 6. 7. 8. Pembantu Am Rendah 9.
PROSES KERJA
Menyenaraikan keperluan fail mengikut jenis. Menetapkan jenis-jenis fail - TERBUKA, TIMBUL dan SULIT. Menyediakan fail. Menetapkan nombor rujukan fail dan tajuk. Menulis nombor rujukan fail dan tajuk. Menyediakan Buku Panduan Sistem Fail. Membuka sebuah buku rekod fail. Membuka sebuah buku rekod SDP (KIV) Melekatkan tali fail
10. Memasukkan kertas minit. 11. Menulis pada kertas minit bagi surat keluar-masuk. 12. Meletak label SULIT bagi fail-fail dikelas dalam SULIT. 13. Melabel kabinet fail dengan nombor siri. Pengetua Pembantu Tadbir 14. Memberi arahan / dokumen yang perlu difailkan. 15. Mengambil tindakan menutup fail yang telah penuh dan mengikat dengan tali merah. 16. Membuka fail baru menggunakan nombor rujukan fail dan tajuk yang sama dengan menambah Jilid No. (Jid.II, III). 17. Menyimpan fail di tempat yang berkunci bagi FAIL SULIT, tempat yang selamat bagi FAIL TERBUKA dan tempat yang mudah dirujuk bagi FAIL TIMBUL.
Halaman [
10.1.2.1.(1/3)
10.1.2.1 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN FAIL
Senarai keperluan fail mengikut jenis
Dapatkan fail berkenaan
Tetapkan jenis fail-fail Terbuka, Fail Sulit, Fail Timbul
Memberi nombor fail
Menulis tajuk
Melekatkan kertas minit
Menguruskan fail
Membuka buku rekod fail dan rekod fail SDP (KIV)
Mengambil tindakan menutup fail
Membuka fail baru
Menyimpan fail
Halaman [
10.1.2.1.(2/3)
10.1.2.1 (3)
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Arahan Perkhidmatan. Arahan Keselamatan. Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629) Akta Perbendaharaan 150 Akta Perbendaharaan 229 Pekeliling Perbendaharaan 10/84 Para 3 Surat Pekeliling Am Bil. 1/1970 Surat Pekeliling Am Bil 1/1977 Surat Pekeliling Perbendaharaan 9/1986
Halaman [
10.1.2.1.(3/3)
10.1.2.2 (1) JAWATAN

Pembantu Tadbir
PENGURUSAN PENERIMAAN SURAT PROSES KERJA

1. 2. 3. 4. 5. Menerima surat. Menandatangani akuan terima. Cop surat. Merekod ke dalam Buku Daftar Masuk. Menyerah Buku Daftar Masuk dan surat-surat kepada Pengetua. Meminitkan surat. Menyerahkan surat-surat kepada Pembantu Tadbir. Memasukkan surat ke dalam fail. Menulis tajuk surat masuk di dalam kertas minit fail dengan dakwat merah.
Pengetua
6. 7.
Pembantu Tadbir Pembantu Am Rendah Pembantu Tadbir Pembantu Am Rendah
8. 9.
10. Merekodkan perjalanan fail (dalam Buku Rekod Fail). 11. Menghantar fail-fail kepada pegawai berkenaan untuk tindakan.
Halaman [
10.1.2.2 (1/3)
10.1.2.2 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PENERIMAAN SURAT
Terima surat / cop / rekod
Meminit Surat
Sulit
Surat berdaftar, Berdaftar AR
Surat Biasa
Serah kepadaPegawai Berkenaan
Berdaftar Berdaftar dengan kiriman Cari fail / masukkan dalam Tulis kertas minit
Rekod
Keluaran resit
Bankkan
Rekodkan fail Serah kepada pegawai berkenaan Serah fail selepas tindakan
Halaman [
10.1.2.2 (2/3)
10.1.2.2 (3)

1. 2. 3. 4. Arahan Perkhidmatan. Arahan Keselamatan. Surat Pekeliling Am Bil 1/1970. Surat Pekeliling Am Bil 1/1977.
Halaman [
10.1.2.2 (3/3)
10.1.2.3(1) PENGURUSAN PENGIRIMAN SURAT JAWATAN

Pengetua Pembantu Tadbir Rendah Pengetua Pembantu Tadbir Rendah 1. 2.
PROSES KERJA
Mendraf surat dengan nombor rujukan fail yang betul. Menaip surat.
3. 4. 5. 6.
Menyemak dan menandatangani surat. Menyediakan sampul surat dengan alamat yang betul. Merekod ke dalam Buku Penghantaran Surat. Melekatkan setem. Mengepos surat. Menghantar surat untuk melalui hantaran tangan kepada PPD/JPN. Menyimpan resit jika surat berdaftar.
Pembantu Am Rendah
7. 8.
9.
Halaman [
10.1.2.3 (1/3)
10.1.2.3 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PENGIRIMAN SURAT

Mula
Draf surat
Taip surat
Serah & tandatangan
Sedia sampul surat
Rekod dalam Buku Daftar Surat.
Lekat setem
Pos surat / hantaran tangan surat
Simpan resit
Tamat
Halaman [
10.1.2.3 (2/3)
10.1.2.3 (3)
1. 2. 3.
Arahan Perkhidmatan. Surat Pekeliling Am Bil. 1/1970. Surat Pekeliling Am Bil. 1/1977.
Halaman [
10.1.2.3(3/3)
10.1.2.4 (1) JAWATAN

Pengetua
PENGURUSAN STOR PROSES KERJA

1. Menyemak untuk memastikan ada stor, almari dan lain-lain peralatan yang sesuai. Menyemak untuk memastikan borang-borang / kad disusun mengikut kumpulan. Menentukan tahap stok barang mengikut kumpulan: a. b. c. d. 4 bulan penggunaan 3 bulan penggunaan 2 bulan penggunaan (Pembelian boleh dibuat jika tahap stok berada di stok minima)
2.
3.
4. 5. KPT / Pembantu Tadbir 6. 7.
Menyediakan prosedur pengambilan / pemulangan. Melantik pegawai untuk menyemak stok. Menyemak untuk memastikan prosedur dipatuhi. Menyemak barang/borang yang diterima dari segi Kualiti dan Kuantiti. Menyemak dan merekod stok mengikut jenis. Menyediakan borang pengeluaran dan pastikan ada tandatangan pegawai yang mengeluarkannya.
8. 9.
Staf / Guru KPT / Pembantu Tadbir
10. Menerima barang/borang. 11. Merekod pengeluaran barang/borang. 12. Menyemak stok.
Halaman [
10.1.2.4(1/3)
10.1.2.4 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN STOR
Semak untuk pastikan ada stor dan peralatan. Susun borang/kad mengikut kumpulan. Semak untuk pastikan tahap stok.
Sedia prosedur.
Lantik pegawai penyemak.
Semak untuk pastikan prosedur dipatuhi. Semak borang/barang diterima. yang
Serah/rekod stok ikut jenis.
Sedia borang pengeluaran /t.t.
Terima barang.
Rekod pengeluaran.
Semak stok.
Halaman [
10.1.2.4(2/3)
10.1.2.4 (3)
1. 2. 3. 4. 5.
Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2/1991. Daftar Harta Modal. Daftar Inventor. Daftar Bekalan Pejabat. Daftar Pergerakan Harta Modal Dan Inventori.
Halaman [
10.1.2.4(3/3)
10.1.2.5 (1) JAWATAN

Pembantu Tadbir Guru
PENGURUSAN PERCETAKAN (RISO & FOTOSTAT) PROSES KERJA

1. 2. Menyediakan borang / buku permohonan mencetak. Mengisi borang / buku permohonan mencetak. (2 minggu sebelum ujian/peperiksaan) (3 hari sebelum penggunaan - bahan edaran, dll)
Penolong Kanan Pembantu Am Rendah
3. 4.
Meluluskan permohonan. Mencetak bahan. (Bahan ujian/peperiksaan - 3 hari sebelum penggunaan) (Edaran cetakan lain - 1 hari sebelum penggunaan)
Guru
5.
Mengambil bahan cetakan.
Halaman [
10.1.2.5(1/3)
10.1.2.5 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PERCETAKAN
Sedia borang / buku permohonan
Isi borang / buku
Kelulusan permohonan
Cetak
Ambil bahan cetakan
Halaman [
10.1.2.5(2/3)
10.1.2.5 (3)
1. 2.
Local Order. Nota Minta.
Halaman [
10.1.2.5(3/3)
10.1.2.6 (1) JAWATAN

Pengetua
PENGURUSAN KEHADIRAN STAF PROSES KERJA

1. Menyemak untuk memastikan Buku Kehadiran Staf / Alat Perakam Kehadiran disediakan. Menyediakan Buku Kehadiran Staf / alat Perakam Kehadiran disediakan. Merakam / menandatangani kehadiran harian. Menandatangani Buku / Laporan Kehadiran Staf.
Penolong Kanan
2.
Semua Staf Pengetua/Penolong Kanan Penolong Kanan / Pembantu Tadbir
3. 4.
5.
Menyimpan Buku / Laporan Kehadiran Staf
Halaman [
10.1.2.6(1/3)
10.1.2.6 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN KEHADIRAN STAF
Pastikan Buku Kehadiran/Alat Perakam Kehadiran disediakan. Sediakan Buku Kehadiran / Alat Perakam Kehadiran.
Rakam/Tandatangan Kehadiran.
Tandatangan / Sah Kehadiran.
Simpan Buku / Laporan
Halaman [
10.1.2.6(2/3)
10.1.2.6 (3)
1. 2.
Arahan Perkhidmatan. Buku Kehadiran.
Halaman [
10.1.2.6(3/3)
10.1.3 10.1.3.1 10.1.3.1.1 (1) JAWATAN

Yang DiPertua
PERHUBUNGAN KOMUNITI PIBG PENGURUSAN MESYUARAT AGUNG TAHUNAN PIBG PROSES KERJA
1. Mengarahkan Setiausaha Kehormat memanggil Mesyuarat Jawatankuasa terakhir, 4 minggu sebelum tarikh Mesyuarat Agung Tahunan PIBG. Menyediakan surat jemputan rasmi kepada tetamu khas (jika perlu) untuk merasmikan majlis. Jemputan kepada pembesar (peringkat negeri ke atas) perlu dirujuk kepada Pengarah Pelajaran Negeri terlebih dahulu. Surat ditandatangani oleh Pengetua. Memberi notis mesyuarat secara bertulis dan Borang Pernyataan Usul kepada ahli sekurang-kurangnya 1 hari sebelum Mesyuarat AgungTahunan PIBG. Membentuk J/K Penyemak Usul terdiri dari 3 orang yang dipengerusikan oleh NYDP. Ahlinya terdiri daripada S/U Kehormat dan seorang lagi yang ditentukan oleh YDP dan Penasihat. Mengadakan mesyuarat menyemak usul. Penasihat turut hadir. Menyediakan kertas mesyuarat : A. a. b. c. d. e. f. g. h. B. C. Agenda Mesyuarat Membentang dan menerima Minit Mesyuarat Agung Tahunan yang lalu. Membentang dan menerima Laporan Tahunan Jawatankuasa. Membentang dan menerima Penyata Kewangan. Memilih Ahli Jawatankuasa yang baru. Memilih 2 orang juruaudit Memilih 4 orang Pemegang Amanah (jika ada harta). Membahas usul (jika ada). Ucapan penangguhan. Minit Mesyuarat Agung yang lalu. Laporan Aktiviti Tahunan Jawatankuasa.
Setiausaha Kehormat/ Penasihat
2.
Setiausaha Kehormat Setiausaha Kehormat/ Penasihat
3.
4.
Naib YDP Setiausaha Kehormat/ Setiausaha Biro /Bendahari Kehormat
5. 6.
Juruaudit
7. 8.
Penyata Kewangan yang telah diaudit dan ditandatangani oleh Bendahari Kehormat dan Juruaudit. Usul yang telah disemak. Menasihati J/K dan menentukan semua prosedur /aturan protokol dipatuhi dan persiapan majlis mengikut kesesuaian tetamu jemputan.
Pengetua
9.
Halaman [ 10.1.3.1.1 (1/4)
JAWATAN
YDP
PROSES KERJA
10. Mempengerusi mesyuarat hingga selesai dan menangguhkannya. 11. Mencatat minit dan keputusan mesyuarat. 12. Menghantar laporan Mesyuarat Agung Tahunan yang mengandungi minit mesyuarat, senarai jawatankuasa yang dipilih serta laporan kewangan yang telah diluluskan kepada Pendaftar Sekolah-Sekolah Negeri.
Pencatat Setiausaha Kehormat
Halaman [ 10.1.3.1.1 (2/4)
10.1.3.1.1 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN MESYUARAT AGUNG TAHUNAN PIBG
Panggil mesyuarat J/K terakhir
Tulis surat jemputan perasmian
Hantar notis mesyuarat dan Borang Pernyataan Usul
Bentuk J/K Menyemak Usul
Semak usul
Sedia kertas mesyuarat
Pastikan persediaan majlis ikut
Jalankan mesyuarat
Sediakan minit mesyuarat
Hantar Laporan mesyuarat ke JPN
Halaman [ 10.1.3.1.1(3/4)
10.1.3.1.1 (3)
1. 2. 3.
Warta Kerajaan Pengendalian PIBG 1998. Perlembagaan PIBG. Akta Pendidikan 1996 (Akta 550).
Halaman [ 10.1.3.1.1(4/4)
10.1.3.1.2 (1) JAWATAN

Penasihat
PENGURUSAN MESYUARAT AGUNG TERGEMPAR PIBG PROSES KERJA

1. Menerima permohonan Jawatankuasa atau permohonan bertulis daripada ahli tertakluk kepada Perlembagaan PIBG. Memanggil mesyuarat jawatankuasa untuk menetapkan tarikh, masa, tempat dan agenda. (Agenda mesyuarat terhad kepada membincang maksud mesyuarat diadakan). Menyediakan kertas mesyuarat. Memberi notis mesyuarat kepada ahli-ahli dalam tempoh 21 hari daripada tarikh permintaan atau keperluan. Mempengerusikan mesyuarat.
Setiausaha Kehormat
2.
3. 4.
YDP/Pengerusi yang dipilih oleh ahli Setiausaha Kehormat
5.
6. 7.
Menyediakan minit mesyuarat. Menghantar keputusan dan minit mesyuarat kepada Pendaftar Sekolah-Sekolah Negeri. Merekod dan menfailkan dokumen.
8.
Halaman [ 10.1.3.1.2(1/3)
10.1.3.1.2 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN MESYUARAT AGUNG TERGEMPAR PIBG
Terima permohonan AJK/Ahli
Panggil mesyuarat Jawatankuasa
Sedia kertas mesyuarat
Hantar notis mesyuarat agung tergempar
Jalankan mesyuarat
Sedia minit mesyuarat
Hantar minit mesyuarat kepada Pendaftar Sekolah-Sekolah Negeri
Rekod dan fail
Halaman [ 10.1.3.1.2(2/3)
10.1.3.1.2 (3)
1. 2. 3.
Warta Kerajaan Pengendalian PIBG 1998. Perlembagaan PIBG. Akta Pendidikan 1996 (Akta 550).
Halaman [ 10.1.3.1.2(3/3)
10.1.3.2 (1) PENGURUSAN HUBUNGAN LUAR - IBU/BAPA/KOMUNITI JAWATAN

Pengetua 1. 2.
PROSES KERJA
Mewujudkan Budaya Mesra melayan tetamu. Memberi kesedaran kepada masyarakat bahawa sekolah adalah satu institusi masyarakat. Menekankan pengalaman Piagam Pelanggan Sekolah. Mengunjungi/menghubungi sekolah secara berhemah. Menerima kehadiran ibu bapa dan komuniti tanpa syarat. Mengenalpasti tujuan kehadiran/hubungan ibu bapa/ komuniti. Mewujudkan/meningkatkan Perkongsian Pintar antara rumah, sekolah dan komuniti. Menubuhkan Jawatankuasa Permuafakatan KomunitiSekolah. Mengadakan mesyuarat/perbincangan untuk pembangunan sekolah.
3. Ibu Bapa / Komuniti Pengetua 4. 5. 6.
7.
8.
J/K Permuafakatan Komuniti-Sekolah
9.
10. Melaksanakan program-program yang melibatkan ibu bapa/ komuniti dan sekolah seperti seminar keibubapaan, gotongroyong, Hari Keusahawanan dan lain-lain. Warga Sekolah 11. Memberi sumbangan kepada komuniti seperti melibatkan diri dalam JKKK, Jawatankuasa Masjid, Persatuan Penduduk, Persatuan Belia, dll.
Halaman [
10.1.3.2(1/3)
10.1.3.2 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN HUBUNGAN SEKOLAH, IBU BAPA / KOMUNITI
Ibu bapa/komuniti berinteraksi dengan sekolah. Sekolah, ibu bapa dan komuniti menubuhkan JPKS. Memberi cadangan dan melaksanakan program. Sumbangan timbal balik sekolah dan komuniti
Halaman [
10.1.3.2(2/3)
10.1.3.2 (3)

1. 2. Akta Pendidikan 1996 (Akta 550). Perintah-Perintah Am.
Halaman [
10.1.3.2(3/3)
10.1.3.3 (1) JAWATAN

PENGURUSAN HUBUNGAN DENGAN AGENSIAGENSI LAIN PROSES KERJA

1. 2. 3. Menerima dan merekod maklumat. Mengenalpasti maklumat. Menyediakan maklumat. Memaklum balas kepada Agensi berkenaan. Memfailkan.
Pengetua Pembantu Am Rendah
4. 5.
Halaman [
10.1.3.3(1/3)
10.1.3.3 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN SEKOLAH DENGAN AGENSI LAIN
Terima maklumat
Kenalpasti maklumat
Sediakan maklumat
Maklum balas
Failkan
Halaman [
10.1.3.3(2/3)
10.1.3.3 (3)

Halaman [
10.1.3.3(3/3)
10.1.3.4 (1)
PENGURUSAN PERMUAFAKATAN SEKOLAH DAN KOMUNITI PROSES KERJA

1. Menubuhkan Jawatankuasa Permuafakatan Komuniti dan Sekolah (JPKS). Memaklumkan kepada PPD dan JPN. Mengadakan mesyuarat. Memberi penerangan dan penjelasan mengenai Visi, Misi dan Objektif Sekolah. Memberi cadangan/idea serta merangka program-program. Melaksanakan program yang dirancang. Memantau dan menilai program. Merekod dan memfailkan.
JAWATAN
Pengetua/PIBG/ JKKK/Agensi Kerajaan dan Swasta
2. 3.
Pengetua
4.
J/K Permuafakatan Komuniti Sekolah Pengetua Setiausaha PIBG
5. 6. 7. 8.
Halaman [
10.1.3.4(1/3)
10.1.3.4 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PERMUAFAKATAN SEKOLAH DAN KOMUNITI
Tubuh J/K Permuafakatan
Maklum ke PPD / JPN
Adakan mesyuarat
Betulkan
Penerangan visi, misi dan objektif sekolah
Beri cadangan dan rangka
Tidak
Keputusan? Ya
Melaksanakan aktiviti/program
Pantau dan nilai
Rekod dan failkan
Halaman [
10.1.3.4(2/3)
10.1.3.4 (3)

Halaman [
10.1.3.4(3/3)
10.1.3.5 (1)
PENGURUSAN PENGGUNAAN PREMIS/HARTA BENDA SEKOLAH PROSES KERJA

1. 2. Menerima borang dan surat permohonan. Menyemak, menyokong dan mengesahkan surat permohonan. Memanjangkan borang permohonan ke PPD. Meluluskan/menolak permohonan. Menyerahkan surat kelulusan kepada Pengetua. Membenarkan penggunaan premis/harta benda dengan syarat yang dipersetujui. Mengarah pengawal keselamatan/guru untuk memantau aktiviti/merekod pinjaman. Menyemak untuk memastikan semua syarat di dalam borang permohonan dan panduan menggunakan premis sekolah/PPD/JPN dipatuhi. Failkan borang permohonan.
JAWATAN
Pengetua
Pemohon PPD Pemohon Pengetua
3. 4. 5. 6.
7.
8.
Pembantu Tadbir
9.
Halaman [
10.1.3.5(1/3)
10.1.3.5 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PENGGUNAAN PREMIS / HARTA BENDA SEKOLAH
Terima borang permohonan.
Betulkan
Menyemak,menyokong mengesahkan borang.
dan
Memanjangkan permohonan ke PPD.
Tidak
Keputusan? Ya Serah kepada pengetua.
Benarkan penggunaan.
Pemantauan.
Semak.
Failkan.
Halaman [
10.1.3.5(2/3)
10.1.3.5 (3)
1.
Borang Permohonan Menggunakan Premis/Harta Benda/ Kemudahan Sekolah. Garis Panduan Penggunaan Premis/Harta Benda/ Kemudahan Sekolah.
2.
Halaman [
10.1.3.5(3/3)
10.1.3.6 (1)
PENGURUSAN KUTIPAN DERMA/SUMBANGAN DARI LUAR (JOGATHON / AEROBIKTHON, DLL) PROSES KERJA
1. 2. Mencadangkan aktiviti kutipan derma. Membawa cadangan di dalam Mesyuarat Agung Tahunan PIBG. Mesyuarat AJK PIBG. Menyediakan Minit Mesyuarat Agung PIBG dan kertas cadangan. Memohon kebenaran JPN (Pendaftar). Melulus permohonan. Memohon kebenaran Polis. Melulus permohonan. Mencetak dan mengedar Kad Jogathon / Aerobikthon, dll.
JAWATAN
Pengetua/PIBG
AJK/PIBG Setiausaha PIBG
3. 4.
5. Pendaftar Setiausaha PIBG Polis AJK PIBG 6. 7. 8. 9.
10. Melaksanakan aktiviti/program. Bendahari Setiausaha PIBG 11. Menyediakan Laporan Penyata Kewangan. 12. Menyediakan laporan. 13. Menghantar laporan ke JPN. Bendahari 14. Tutup akaun.
Halaman [
10.1.3.6(1/3)
10.1.3.6 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN KUTIPAN DERMA/ SUMBANGAN DARI LUAR
Mencadangkan aktiviti kutipan derma.
Penerimaan cadangan semasa Mesyuarat Agung Tahunan PIBG. Mesyuarat AJK PIBG.
Sedia Minit Mesyuarat Agung PIBG.
Pohon kebenaran JPN.
Lulus?
Memohon kebenaran pihak Polis.
Lulus?
Mencetak kad Jogathon/dll dan mengedar.
Melaksanakan aktiviti/program.
Sedia laporan penyata.
Hantar laporan ke JPN.
Tutup akaun.
Halaman [
10.1.3.6(2/3)
10.1.3.6 (3)
1.
SPI Bil. 7/1983 : Garis Panduan Mengenai Pungutan Derma Melibatkan Murid-Murid Sekolah.
Halaman [
10.1.3.6(3/3)
10.1.3.7 (1)
PENGURUSAN KUTIPAN DERMA/SUMBANGAN DARI LUAR/HARI KANTIN/JAMUAN MAKAN MALAM PROSES KERJA
1. 2. Mencadangkan aktiviti kutipan derma. Membawa cadangan di dalam Mesyuarat Agung Tahunan PIBG. Mesyuarat AJK PIBG. Menyediakan Minit Mesyuarat Agung PIBG dan kertas cadangan. Memohon kebenaran JPN (Pendaftar). Melulus Permohonan. Mencetak kupon. Melaksanakan aktiviti/program. Menyediakan Laporan Penyata Kewangan.
JAWATAN
Pengetua/PIBG
AJK PIBG Setiausaha PIBG
3. 4.
5. Pendaftar AJK PIBG 6. 7. 8. Bendahari Setiausaha PIBG 9.
10. Menyediakan laporan aktiviti. 11. Menghantar laporan ke JPN.
Bendahari
12. Tutup akaun.
Halaman [
10.1.3.7(1/3)
10.1.3.7 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN KUTIPAN DERMA/ SUMBANGAN DARI LUAR
Mencadangkan aktiviti kutipan derma.
Penerimaan cadangan semasa Mesyuarat Agung Tahunan PIBG.
Mesyuarat AJK PIBG.
Sedia Minit Mesyuarat Agung PIBG.
Pohon kebenaran JPN.
Kelulusan permohonan?
Mencetak kupon.
Melaksanakan aktiviti/program.
Sedia laporan penyata.
Hantar laporan ke JPN.
Tutup akaun.
Halaman [
10.1.3.7(2/3)
10.1.3.7 (3)
1.
SPI Bil. 7/1983 : Garis Panduan Mengenai Pungutan Derma Melibatkan Murid-Murid Sekolah.
Halaman [
10.1.3.7(3/3)
10.1.3.8 (1)
PENGURUSAN ADUAN PELANGGAN
JAWATAN
Semua Pegawai Pembantu Tadbir Pengetua 1. 2. 3. 4. 5.
PROSES KERJA
Menerima aduan daripada pelanggan Merekod aduan Menyemak untuk memastikan sumber aduan Menentukan unit yang terlibat mengikut fungsi Menyerahkan aduan kepada unit mengikut fungsi yang terlibat untuk siasatan. Menyiasat aduan
Pembantu Tadbir
GPK1/GPK HEM/ GPK Kokurikulum/ PK Petang Pengetua / GPK / KB / Kaunselor Kaunselor Pengetua Pembantu Tadbir
6.
7.
Menjalankan mesyuarat untuk membuat keputusan
8. 9.
Menyediakan laporan keputusan mesyuarat Mengesahkan laporan
10. Menghantar laporan kepada pelanggan (pengadu) dan pihak yang berkepentingan 11. Menyimpan rekod
Halaman [
10.1.3.8 (1/4)
10.1.3.8 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN ADUAN PELANGGAN
Menerima aduan daripada pelanggan
Merekod aduan
Menyemak sumber aduan
Sumber bertanggungjawab?
Menentukan unit yang terlibat
Menyerahkan aduan kepada unit yang terlibat Menyiasat aduan
Halaman [
10.1.3.8 (2/4)
Menjalankan mesyuarat
Menyediakan laporan
Mengesahkan laporan
Sah?
Menghantar laporan kepada pelanggan (Pengadu pihak yang berkepentingan) Menyimpan rekod
Halaman [
10.1.3.8 (3/4)
10.1.3.8 (3) BORANG ATAU DOKUMEN YANG DIGUNAKAN
1.
Perintah-Perintah Am dan Arahan Pentadbiran (Panduan Pengurusan Pejabat Bahagian IV) Borang Aduan Pelanggan. Buku Rekod Aduan Pelanggan.
2. 3.
Halaman [
10.1.3.8 (4/4)
10.1.4 (1) PENGURUSAN DATA DAN MAKLUMAT (EMISS DAN OPMEN)
JAWATAN
Pengetua 1.
PROSES KERJA
Menubuhkan Jawatankuasa Data Sekolah serta membina Carta Organisasi. Menyediakan Senarai Tugas JK Data. Mengadakan mesyuarat JK Data untuk menyusun kerja. Mengedarkan borang maklumat guru. Mengisi dan melengkapkan borang. Menyerahkan borang. Memasukkan data dan kemaskini data. Mencetak data untuk semakan Pengetua. Menyemak maklumat.
Penolong Kanan Pengetua Penolong Kanan Guru/Staf Sokongan
2. 3. 4. 5. 6.
Guru Data
7. 8.
Pengetua Guru Data Pengetua Pembantu Tadbir Pengetua Pembantu Tadbir Pembantu Am Rendah
9.
10. Mencetak maklumat yang telah dikemaskini. 11. Menyemak dan memperakukan data. 12. Menyediakan surat iringan. 13. Menandatangani surat iringan. 14. Membuat salinan dan merekod. 15. Menghantar pos. 16. Failkan salinan.
Halaman [
10.1.4(1/3)
10.1.4 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN DATA DAN MAKLUMAT
Tubuh Jawatankuasa
Sedia senarai tugas
Adakan mesyuarat
Edarkan borang
Isi dan lengkapkan borang
Masuk data dan cetak
Betul? Ya Cetak maklumat yang kemaskini
Tandatangan data
Sedia surat lampiran
Mendatangani surat lampiran
Membuat salinan dan merekod surat
Hantar / pos / failkan
Halaman [
10.1.4(2/3)
10.1.4 (3)
1. 2.
Garis Panduan JK Data Sekolah. Borang Maklumat Guru.
Halaman [
10.1.4(3/3)
10.2
PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Halaman [
10.2.1 10.2.1.1 (1)
PERKHIDMATAN PENGURUSAN PENDAFTARAN GURU
JAWATAN
Pembantu Tadbir 1.
PROSES KERJA
Menyemak senarai Guru Sandaran Tidak Terlatih (GSTT) dan pastikan guru-guru berkenaan telah mempunyai permit mengajar dan diperbaharui setiap tahun. Menyediakan Borang Permohonan Surat Kebenaran Mengajar Di Bawah Undang-Undang Pelajaran 1961 dan pastikan disertakan. Sediakan borang permohonan Pendaftaran Guru dan pastikan. a. b. c. d. e. f. 4. Sijil Akademik Surat Akuan Sumpah Surat Setuju Terima Tawaran Jawatan Surat akuan doktor Gambar ukuran pasport Kiriman wang pos RM6.00
2.
3.
Mendapatkan tandatangan Pengetua bagi perakuan dan pengesahan serta cop rasmi. Menghantar ke Jabatan Pelajaran Negeri. Menerima surat memaklumkan kelulusan kebenaran mengajar dari Jabatan Pelajaran Negeri. Memberitahu kepada pegawai berkenaan kelulusan kebenaran mengajar dan failkan.
Pengetua
5. 6.
Pembantu Tadbir
7.
Halaman [
10.2.1.1(1/3)
10.2.1.1 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PENDAFTARAN GURU
Semak senarai guru-guru Sandaran Tidak Terlatih dan pastikan guru berkenaan memohon permit mengajar. Dapatkan borang permohonan dari Jabatan Pelajaran Negeri dan edarkan kepada pegawai berkenaan. Terima borang dan proses permohonan borang dan dokumen. - Borang Pel. Ingg. 84 Pin. 5/77
Lulus? Lengkapkan semula borang dan dapatkan dokumen tambahan. Dapatkan tandatangan Pengetua untuk Perakuan dan Pengesahan.
Lulus? Lengkapkan bahagian yang tidak sempurna. Hantar ke JPN
Lulus?
Terima surat dari Jabatan Pelajaran Negeri memaklumkan kelulusan kebenaran mengajar. Maklumkan kepada pegawai berkenaan dan failkan untuk rekod sekolah.
Halaman [
10.2.1.1(2/3)
10.2.1.1 (3)
1.
Borang Pel. Ingg. 84
Pin. 5/77
Halaman [
10.2.1.1(3/3)
10.2.1.2 (1)
PENGURUSAN PELANTIKAN
JAWATAN
Pengetua Pembantu Tadbir 1. 2. 3. 4. Pengetua Pembantu Tadbir 5. 6.
PROSES KERJA
Menerima surat Pelantikan dari Suruhanjaya / Kementerian. Merekod Penerimaan Surat. Membuka Fail Peribadi pegawai tersebut. Mendapatkan dokumen peribadi pegawai. Menerima kelulusan pelantikan. Menyediakan Laporan Perubahan (Kew. 8) * Dalam 7 salinan. Menghantar Kew. 8 ke Jabatan Pelajaran Negeri. * Dalam 6 salinan. Menerima kelulusan Kew. 8. Tindakan payroll / menyediakan pembayaran.
7.
Pengetua Pembantu Tadbir
8. 9.
Halaman [
10.2.1.2(1/3)
10.2.1.2 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PELANTIKAN
Terima surat pelantikan pegawai.
Rekod penerimaan.
Buka Fail Peribadi. Minta dokumen maklumat tambahan.
Dapatkan maklumat peribadi.
Lengkap? Minta dilengkapkan. Hantar dokumen ke Suruhanjaya / Kementerian.
Lengkap?
(Kew. 8) Minta dilengkapkan Kew. 8 Terima kelulusan lantikan. Sediakan Laporan Perubahan. 7 salinan dan hantar ke Jabatan Pelajaran Negeri.
Lulus?
Terima kelulusan Kew. 8.
Tindakan payroll / pembayaran.
Halaman [
10.2.1.2(2/3)
10.2.1.2 (3)
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Surat Penerimaan Tawaran Surat Akuan Doktor Surat Akuan Sumpah Surat Akuan Bebas Dari Dadah Laporan Perubahan (Kew. 8) Kew. 320 (SG 20)
Halaman [
10.2.1.2(3/3)
10.2.1.3 (1)
PENGURUSAN PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN DAN PEMBERIAN TARAF BERPENCEN. PROSES KERJA
1. Menyemak senarai pegawai yang mencukupi tempoh percubaan dalam perkhidmatan. * dari rekod perkhidmatan / fail peribadi. Memastikan syarat-syarat dipenuhi. a) memenuhi tempoh percubaan 3 tahun. b) lulus Kursus Induksi dan dapatkan dokumen tersebut. Menyediakan borang dan pastikan permohonan dilengkapi dokumen berikut :a) salinan Sijil Akademik / Diploma. b) salinan Sijil Perguruan. c) pastikan pilihan opsyen pencen / KWSP. Mendapatkan perakuan sokongan Ketua Jabatan. Menghantar permohonan ke Jabatan Pelajaran Negeri. Menerima kelulusan dari Suruhanjaya / Kementerian. Menyediakan Laporan Perubahan (Kew. 8) * 7 salinan. Menghantar Kew. 8 ke Jabatan Pelajaran Negeri. * 6 salinan. * failkan 1 salinan. Menerima kelulusan Kew. 8
JAWATAN
Pembantu Tadbir
2.
3.
Pengetua Pembantu Tadbir Pengetua Pembantu Tadbir
4. 5. 6. 7.
8.
9.
10. Tindakan Payroll. * Menghentikan caruman KWSP bagi yang diberi taraf berpencen.
Halaman [
10.2.1.3(1/3)
10.2.1.3 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN DAN PEMBERIAN TARAF BERPENCEN
Semak senarai pegawai yang mencukupi tempoh percubaan dan layak untuk diperakukan. Minta dokumen dari pegawai berkenaan. Pastikan syarat-syarat dipenuhi mencukupi syarat / dokumen.
Lengkap?
Lengkapkan borang pengesahan jawatan / pemberian taraf pencen. Minta dokumen lengkapkan borang. Dapatkan perakuan Ketua Jabatan.
Lulus / Diperakukan? Minta dilengkapkan dokumen / borang.
Hantar ke Jabatan Pelajaran Negeri.
Lengkap?
Terima kelulusan dari Suruhanjaya / Kementerian. Minta lengkapkan Kew. 8. Sediakan Kew. 8 dan hantar ke Jabatan Pelajaran Negeri.
Lulus?
Tindakan Payroll.
Halaman [
10.2.1.3(2/3)
10.2.1.3 (3)

1. 2. 3. 4. 5. 6. Borang P.A.A 36 (i) Borang P.A.A 36 (ii) Lampiran A (Pilihan Opsyen Pencen / KWSP) Laporan Perubahan (Kew.8) Kew. 320 (SG 20) Borang P.A.A 38
Halaman [
10.2.1.3(3/3)
10.2.1.4 (1)
PENGURUSAN PELANJUTAN TEMPOH PERCUBAAN
JAWATAN
Pembantu Tadbir 1.
PROSES KERJA
Menyemak senarai kakitangan yang mencukupi tempoh percubaan dalam perkhidmatan. Menyemak untuk memastikan syarat-syarat pengesahan dalam perkhidmatan jika gagal disebabkan : a. gagal Kursus Induksi. b. tidak diperakukan oleh Ketua Jabatan. 3. Menyediakan borang permohonan lanjutan tempoh percubaan dan pastikan. a. mendapat sokongan Ketua Jabatan b. dokumen Kursus Induksi 4. Menghantar permohonan ke Jabatan Pelajaran Negeri. Menerima kelulusan lanjutan tempoh percubaan dari Suruhanjaya / Kementerian dan pastikan. a. lanjutan percubaan dengan berdenda. b. lanjutan percubaan dengan tidak berdenda. c. lanjutan percubaan dengan amaran. d. dan lain-lain keputusan oleh Suruhanjaya / Kementerian.
2.
Pengetua
5.
Pembantu Tadbir
6.
Menyediakan Kew. 8 a. 7 salinan. Menghantar Kew. 8 ke Jabatan Pelajaran Negeri. a. 6 salinan. b. failkan 1 salinan. Menerima kelulusan Kew. 8. Memfailkan / Tindakan susulan. a. berhubung dengan pergerakan gaji.
7.
8. 9.
Halaman [
10.2.1.4(1/3)
10.2.1.4 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PELANJUTAN TEMPOH PERCUBAAN
Semak senarai kakitangan yang mencukupi tempoh percubaan Pastikan syarat-syarat pengesahan perkhidmatan Sediakan permohonan pelanjutan tempoh percubaan jika gagal disahkan jawatan
Dapatkan dokumen tambahan
Lengkap?
Lengkapkan maklumat/ dapatkan dokumen tambahan
Hantar permohonan ke Jabatan Pelajaran Negeri
Lulus?
Terima kelulusan lanjutan tempoh percubaan daripada Kementerian Pelajaran - pastikan jenis lanjutan berdenda, tidak berdenda, amaran dll Sediakan Laporan Perubatan ( Kew.8 )
Hantar ke Jabatan Pelajaran Negeri ( Kew.8 ) Terima kelulusan Kew.8 * Failkan * Tindakan susulan berkaitan pergerakan gaji jika berkaitan
Halaman [
10.2.1.4 (2/3)
10.2.1.4 (3)
BORANG ATAU DOKUMEN DIGUNAKAN
1 2 3 4
Perintah Am A 30 Kew.320 ( SG 20 ) Laporan Perubatan ( Kew.8 ) Surat Kelulusan Daripada Suruhanjaya Perkhidmatan Pendidikan / Kementerian Pelajaran
Halaman [ 10.2.1.4 (3/3)
10.2.1.5 (1)
PENGURUSAN PERSARAAN WAJIB ( MENINGKAT UMUR 58 TAHUN )
JAWATAN Pembantu Tadbir Pengetua 1. 2.
PROSES KERJA Menyemak tarikh lahir kakitangan pada awal tahun. Menerima surat dari Jabatan Pelajaran Negeri bagi maklumat kakitangan yang akan bersara ( setahun sebelum tarikh persaraan ) Memaklumkan kepada Jabatan Pelajaran Negeri * Senarai kakitangan yang akan bersara / tiada yang bersara tahun berkenaan
Pembantu Tadbir
3.
Pengetua
4.
Menerima Notis Persaraan dan borang-borang dan memastikan * Borang-borang persaraan mencukupi
Pembantu Tadbir
5.
Mendapatkan dokumen tambahan dari pegawai yang bersara a) Kad Pengenalan ( diri dan anak-anak bawah 21 tahun ) b) Surat Nikah c) Sijil KWSP / KWSG dan memproses borang permohonan tersebut. Menghantar permohonan persaraan ke Jabatan Pelajaran Negeri * 4 salinan Menerima kelulusan dari Suruhanjaya. Menyediakan Laporan Perubatan ( Kew.8 ) * 7 salinan Menghantar Kew.8 ke Jabatan Pelajaran Negeri * 6 salinan Menerima kelulusan Kew.8 Tindakan payroll dan memastikan * Bulan mana pemberhentian pembayaran dilakukan
6.
7. 8.
9.
Pengetua
10. 11.
Halaman [
10.2.1.5 (1/4)
10.2.1.5 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PERSARAAN WAJIB ( 58 TAHUN )
Semak tarikh lahir kakitangan
Terima surat pekeliling dari JPN
Maklumkan ke Jabatan Pelajaran Negeri # senarai kakitangan akan bersara / tiada
Dapatkan dokumen/ borang tambahan
Terima notis persaraan pegawai berkenaan dan borang-borang
Lengkap?
Dapatkan dokumen tambahan dari pegawai yang akan bersara
Terima dokumen dan proses borang persaraan pegawai berkenaan Lengkap?
Hantar ke Jabatan Pelajaran Negeri Minta dilengkapkan Lengkap?
Halaman [ 10.2.1.5 (2/4)
Terima kelulusan dari Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran
Sediakan Laporan Perubahan Kew.8 - 7 salinan
Hantar Kew.8 ke Jabatan Pelajaran Negeri - 6 salinan
Terima kelulusan Kew.8
Tindakan Payroll
Halaman [
10.2.1.5 (3/4)
10.2.1.5 (3)

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Borang Pen 13 ( Gambar dan Cop Ibu Jari Kanan / Kiri Borang Pen 14 ( Bayaran Pencen ) Borang Pen 15 ( Lampiran A ) Lampiran B1 ( Pengakuan Ahli ) Borang IT 22B ( Cukai Pendapatan ) Lampiran C ( Pinajaman Perumahan ) Lampiran E ( Caruman KWSP ) Borang Pen 10 ( Sijil Akuan Berhutang / Tidak Berhutang ) Kew.8 ( Laporan Perubatan ) Kew.320 ( SG 20 )
Halaman [ 10.2.1.5 (4/4)
10.2.1.6 (1)
PENGURUSAN PERSARAAN PILIHAN
JAWATAN Pembantu Tadbir 1.
PROSES KERJA Menyemak tarikh lahir kakitangan pada tarikh permohonan bersara Memaklumkan kepada Jabatan Pelajaran Negeri / Kementerian Pelajaran Menerima notis persaraan dan borang-borang dan memastikan * Borang-borang persaraan mencukupi Mendapatkan dokumen tambahan dari pegawai yang bersara * Kad Pengenalan ( diri dan anak-anak bawah 21 tahun ) * Sijil KWSP / KWSG dan memproses borang permohonan tersebut Menghantar permohonan persaraan ke Jabatan Pelajaran Negeri * 4 salinan
2.
Pengetua
3.
Pembantu Tadbir
4.
5.
Pengetua
6.
Menerima kelulusan dari Kementerian Pelajaran dan Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran / Jabatan Perkhidmatan Awam Menyediakan Laporan Perubatan ( Kew.8 ) * 7 salinan Menghantar Kew.8 ke Jabatan Pelajaran Negeri * 6 salinan Menerima kelulusan Kew.8 Tindakan payroll dan memastikan * Bulan mana pemberhentian pembayaran dilakukan
Pembantu Tadbir
7.
8.
9. 10.
Halaman [
10.2.1.6 (1/4
10.2.1.6 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PERSARAAN PILIHAN
Semak tarikh lahir kakitangan
Maklumkan ke Jabatan Pelajaran Negeri - Kakitangan mohon bersara / tiada Dapatkan dokumen/ borang tambahan Terima notis persaraan pegawai berkenaan dan borang-borang
Lengkap?
Dapatkan dokumen tambahan dari pegawai yang akan bersara
Terima dokumen dan proses borang persaraan pegawai berkenaan
Lengkap?
Minta dilengkapkan dokumen/ borang tambahan
Hantar ke Jabatan Pelajaran Negeri
Lengkap?
Halaman [ 10.2.1.6 (2/4)
Terima kelulusan dari Suruhanjaya PerkhidmatanPelajaran/ Kementerian Pelajaran Jabatan Perkhidmatan Awam sediakan Laporan Perubahan ( Kew.8 ) 7 salinan Hantar Kew.8 ke Jabatan Pelajaran Negeri - 6 salinan
Tindakan Payroll
Halaman [
10.2.1.6 (3/4
10.2.1.6 (3)
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
Borang Pen 13 ( Gambar dan Cop Ibu Jari Kanan / Kiri ) Borang Pen 14 ( Bayaran Pencen ) Borang Pen 15 ( Lampiran A ) Lampiran B1 ( Pengakuan Ahli ) Borang IT 22B ( Cukai Pendapatan ) Lampiran C ( Pinjaman Perumahan ) Lampiran E ( Caruman KWSG ) Borang Pen 10 ( Sijil Akuan Berhutang / Tidak Berhutang ) Kew.8 ( Laporan Perubahan ) Kew. 320 ( SG 20 )
Halaman [ 10.2.1.6 (4/4) ]
10.2.1.7 (1)
PENGURUSAN PEMANGKUAN DAN KENAIKAN PANGKAT
JAWATAN Pengetua Pembantu Tadbir 1. 2.
PROSES KERJA Menerima surat pekeliling pengambilan jawatan Memaklumkan kepada kakitangan * Permohonan melalui Ketua Jabatan * Tarikh akhir permohonan Meneriman dan menyemak borang permohonan * Dokumen perlu disahkan Menghantar permohonan ke Jabatan Pelajaran Negeri Menerima surat kelulusan lantikan pemangkuan Menyediakan Laporan Perubahan ( Kew.8 ) * 7 salinan Menghantar Laporan Perubahan ( Kew.8 ) ke Jabatan Pelajaran Negeri * 6 salinan * Failkan 1 salinan Menerima kelulusan Kew.8 Tindakan payroll / menyediakan baucer bayaran berasingan
3.
4.
5. 6.
7.
8. 9.
Halaman [
10.2.1.7 (1/3)
10.2.1.7 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PEMANGKUAN DAN KENAIKAN PANGKAT
Terima surat pekeliling pengambilan jawatan Memaklumkan kepada kakitangan Terima dan semak borang permohonan
Minta dokumen / lengkapkan borang
Hantar ke Jabatan Pelajaran Negeri
Lengkap?
Terima surat lantikan pemangkuan Sediakan Laporan Perubahan ( Kew.8 ) Hantar Kew.8 ke Jabatan Pelajaran Negeri
Minta lengkapkan Kew.8
Lulus?
Terima Kew.8 yang diluluskan
Tindakan Payroll
Halaman [ 10.2.1.7 (2/3)
10.2.1.7 (3)
1. 2. 3. 4.
Borang Permohonan Prestasi Tahunan / Semasa Laporan Perubahan Kew.320 ( SG 20)
Halaman [
10.2.1.7 (3/3)
10.2.1.8 (1)
PENGURUSAN PERAKUAN DAN KELULUSAN TANGGUNG KERJA
JAWATAN Pengetua 1.
PROSES KERJA Mengeluarkan surat arahan menjalankan tugas dan * Pastikan kekosongan jawatan dan tempohnya
Pembantu Tadbir
2.
Menghantar surat arahan menjalankan tugas yang diperakui ke Jabatan Pelajaran Negeri * Memastikan sebab-sebab jika arahan menjalankan tugas / kerja melangkaui pegawai sepatutnya
Pengetua
3.
Menerima kelulusan bersertakan dokumen arahan menaggung kerja Menyediakan an memproses dokumen tanggung kerja Menghantar perakuan tanggung kerja ini ke Jabatan Pelajaran Negeri Menerima kelulusan arahan menanggung kerja Menyediakan Laporan Perubahan ( Kew.8 ) * 7 salinan Menghantar Kew.8 ke Jabatan Pelajaran Negeri * 6 salinan * Failkan 1 salinan Menerima Kew.8 yang diluluskan Tindakan payrolI menyediakan pembayaran
Pembantu Tadbir
4. 5.
6. 7.
8.
9. 10.
Halaman [ 10.2.1.8 (1/3)
10.2.1.8 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PERAKUAN DAN KELULUSAN TANGGUNG KERJA
Keluarkan surat arahan menjalankan tugas - Pastikan kelayakan pegawai Hantar ke Jabatan Pelajaran Negeri bagi kelulusan Terima kelulusan dan dokumen Tanggung Kerja
Minta dilengkapkan dokumen tambahan
Sediakan dan memproses dokumen tanggung kerja - Pastikan tempoh tanggung kerja Lengkap?
Terima kelulusan tanggung kerja dari Suruhanjaya / Kementerian Sediakan Laporan Perubahan ( Kew.8 ) - 7 salinan Hantar Kew.8 ke Jabatan Pelajaran Negeri - 6 salinan - Failkan 1 salinan Lulus?
Minta lengkapkan Kew.8
Tindakan Payroll / sediakan pembayaran
Halaman [
10.2.1.8 (2/3)
10.2.1.8 (3)

1. 2. 3. 4. 5. 6. Borang Tanggung Kerja Borang Prestasi Tahunan Borang Prestasi Khas Laporan Perubahan ( Kew.8 ) Kew.320 ( SG 20 ) atau Kew.304, Kew.304A dan Kew.321 Baucer Berasingan
Halaman [ 10.2.1.8 (3/3)
10.2.1.9 (1)
PENGURUSAN PENGISYTIHARAN HARTA
JAWATAN Pembantu Tadbir 1.
PROSES KERJA Menyemak senarai kakitangan yang belum membuat laporan pengisytiharan harta * Pastikan kumpulan / kategori awam Mengedar borang pengisytiharan harta kepada kakitangan Menerima dan menyemak borang permohonan a) Pastikan permohonan / pengisytiharan kali pertama b) Pastikan permohonan / pengisytiharan tambahan c) Dalam 5 salinan Menghantar borang permohonan pengisytiharan harta ke Jabatan Pelajaran Negeri a) 3 salinan b) Failkan 1 salinan c) Kepada kakitangan 1 salinan
Pembantu Am Rendah
2.
Pembantu Tadbir
3.
4.
5. 6.
Menerima kelulusan pengisytiharan harta Memberitahu kelulusan pengisytiharan harta kepada kakitangan Menfailkan dan catatkan dalam kenyataan Perkhidmatan pegawai berkenaan
7.
Halaman [
10.2.1.9 (1/3)
10.2.1.9 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PENYEDIAAN LAPORAN PENGISYTIHARAN HARTA
Semak senarai kakitangan yang belum membuat pengisytiharan harta Mengedarkan borang pengisytiharan harta kepada kakitangan Terima dan menyemak borang Pengisytiharan Harta - pastikan permohonan pertama - pastikan permohonan tambahan
Dapatkan dokumen tambahan/ Lengkapkan maklumat
Lengkap?
Minta lengkapkan maklumat
Hantar ke Jabatan Pelajaran Negeri - 3 salinan
Lengkap?
Terima kelulusan pengisytiharan harta
Beritahu kelulusan kepada kakitangan
Failkan
Halaman [ 10.2.1.9 (2/3)
10.2.1.9 (3)
1. 2. 3. 4. 5. 6.
JPA. TT.1 JPA. TT.2 JPA. TT.3 JPA. TT.4 JPA. TT.5 ( Tambahan ) LAMPIRAN A ( Surat pemberitahuan kelulusan Pengisytiharan Harta )
Halaman [
10.2.1.9 (3/3)
10.2.1.10 (1)
PENGURUSAN PENYELENGGARAAN KES TINDAKAN TATATERTIB
JAWATAN Ketua Pembantu Tadbir 1.
PROSES KERJA Menerima arahan Pengetua / Penolong Kanan untuk sediakan laporan Menyediakan draft laporan mengandungi : a) Butir-butir Pegawai - No. K/P - Gerakan Jawatan / Gred - Tempat Bertugas b) Latar Belakang Kes - Butir-butir mengenai pelanggaran yang dilakukan - Peruntukan undang-undang / peraturan - Dokumen sokongan / butir pelanggaran - Keterangan saksi ( jika ada ) - Laporan siasatan Ketua Jabatan Ulasan dan syor Ketua Jabatan
2.
c) 3.
Mendapatkan salinan Kenyataan Perkhidmatan dari Jabatan Pelajaran Negeri Mengemukakan draf 1 laporan kepada Pengetua / Penolong Kanan Menyemak draf, buat pindaan ( jika ada ) dan meluluskan Membuat pembetulan sewajarnya ( jika ada pindaan )
4.
Pengetua / Penolong kanan Ketua Pembantu Tadbir Pengetua / Penolong Kanan Ketua Pembantu Tadbir
5.
6.
7.
Menandatangani Laporan
8.
Menghantar ke Bahagian Sekolah, Kementerian Pelajaran melalui Pejabat Pelajaran Daerah dan salinan ke Jabatan Pelajaran Negeri Membekalkan dokumen / maklumat tambahan ke Bahagian Sekolah, Kementerian Pelajaran jika ada quiry Menerima surat pertuduhan ( jika ada kes ) daripada Bahagian Sekolah, Kementerian Pelajaran ( Jika tiada kes, tindakan selesai dan kes ditutup )
9.
10.
Halaman [ 10.2.1.10 (1/5 ]
PROSES KERJA Serahkan surat pertuduhan kepada pegawai / anggota sokongan berkenaan dan minta sediakan surat jawapan bela diri dalam tempoh 21 hari dari tarikh penerimaan surat. ( Jika tidak ada representasi daripada pegawai / agoota sokongan tamat tempoh yang diberikan, Ketua Jabatan perlu beritahu kepada Bahagian Sekolah, Kementerian Pelajaran bahawa tidak ada representasi daripada pegawai berkenaan) Sediakan draf ulasan Ketua Jabatan mengenai alasan bela diri pegawai / anggota sokongan berkenaan sama ada alasan-alasan yang diberikan boleh diterima atau tidak. Jika tidak munasabah, buktikan mengenainya. Kemukakan draf kepada Pengetua / Penolong Kanan Semak Draf, buat pindaan ( jika ada ) dan luluskan
12.
13. Pengetua / Penolong Kanan Ketua Pembantu Tadbir 14.
15.
Membuat pembetulan sewajarnya (jika ada pindaan)
Kemukakan untuk dapatkan tandatangan Pengetua Tandatangani surat
18.
Hantar ke Bahagian Sekolah, Kementerian Pelajaran melalui : a) Pejabat Pelajaran Daerah dan salinan kepada b) Jabatan Pelajaran Negeri Terima surat pemberitahuan keputusan tindakan tatatertib daripada Lembaga Tatatertib. ( Jika pegawai didapati tidak bersalah - tindakan selesai dan kes ditutup ) Serahkan surat pemberitahuan keputusan kepada pegawai /aggota sokongan berkenaan. Pegawai boleh mengemukakan rayuan dalam tempoh 14 hari daripada tarikh penerimaan surat. ( Jika tiada rayuan daripada pegawai berkenaan setelah tamat 14 hari, Ketua Jabatan beritahu kepada Bahagian Sekolah, Kementerian Pelajaran bahawa tiada surat rayuan daripada pegawai berkenaan. Jika ada rayuan, tindakan selanjutnya adalah sama seperti proses kerja kes rayuan tatatertib / surcaj )
19.
20.
Halaman [
10.2.1.10 (2/5)
10.2.1.10 (2)
PENGURUSAN PENYELENGGARAAN KES TINDAKAN TATATERTIB
Sediakan laporan salahlaku pegawai / anggota sokongan
Draf laporan salahlaku pegawai / anggota sokongan
Dapatkan salinan Kenyataan Perkhidmatan daripada Jabatan Pelajaran Negeri
Kemukakan draf laporan kepada Pengetua / Penolong Kanan untuk disemak
Pengetua / Penolong Kanan semak draf laporan
Buat pembetulan / pindaan
Pengetua / Penolong Kanan tandatangan laporan
Hantar ke Bahagian Sekolah, Kementerian Pelajaran
Terima surat pertuduhan ( Jika ada kes )
Serahkan Surat Pertuduhan kepada pegawai / anggota sokongan minta sediakan surat jawapan bela diri dalam tempoh 21 hari. Jika tidak ada representasi dari pegawai / anggota sokongan setelah habis tempoh beritahu kepada Bahagian Sekolah, kementerian Pelajaran.
Halaman [ 10.2.1.10 (3/5) ]
Sediakan draf ulasan Pengetua sama ada alasan bela diri boleh diterima atau tidak.
Kemukakan draf kepada Pengetua / Penolong Kanan untuk tandatangani
Terima keputusan tindakan tatatertib ( Jika ada kes )
Hantar ulasan kepada Bahagian Sekolah, Kementerian Pelajaran melalui Pejabat Pelajaran Daerah dan salinan ke Jabatan Pelajaran Negeri Serah surat Pemberitahuan Keputusan kepada pegawai / anggota sokongan
- Sediakan surat rayuan dalam tempoh 14 hari
Halaman [
10.2.1.10 (4/5)
10.2.1.10 (3)
1.
Perintah Am (Tatatertib dan Kelakuan) Pindaan 1993
Halaman [ 10.2.1.10 (5/5) ]
10.2.1.11 (1)
PENGURUSAN TINDAKAN TATATERTIB KES-KES JENAYAH
JAWATAN Ketua Pembantu
PROSES KERJA 1. Menerima surat rayuan keputusan rayuan daripada Tadbir Mahkamah iaitu rayuan pegawai ditolak Nota : jika rayuan peguam diterima, memperakukan kepada Lembaga Tatatertib supaya perintah gantung kerja dihentikan dan mengarahkan pegawai kembali bertugas semula. 2. Menyediakan draf perakuan Ketua Jabatan mengenai tindakan Tatatertib terhadap pegawai berkenaan. 3. Mengemukakan draf perakuan kepada Pengetua / Penolong Kanan
Pengetua /
4. Menyemak draf, membuat pindaan jika perlu dan Penolong kanan kelulusan 5. Membuat pembetulan sewajarnya sebagaimana pindaan ( jika ada ) 6. Mengemukakan perakuan untuk mendapatkan tandatangan Pengetua / Penolong Kanan
Ketua Pembantu Tadbir
7. Menghantar perakuan kepada : a) Bahagian Perjawatan dan Perkhidmatan, kementerian Pelajaran bagi kes pegawai / anggota dalam kumpulan sokongan atau b) Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran (bagi kes PPPS) melalui Pejabat Pelajaran Daerah dan Bahagian Sekolah, kementerian Pelajaran serta salinan ke Jabatan Pelajaran Negeri. 8. Membekalkan dokumen / makluman tambahan sekiranya mendapat quiry daripada Lembaga Tatatertib berkenaan. 9. Menerima surat keputusan tindakan tatatertib daripada Lembaga Tatatertib berkenaan
Halaman [
10.2.1.11 (1/5)
JAWATAN Ketua Pembantu Tadbir
PROSES KERJA 10. Menyerahkan surat keputusan tindakan tatatertib daripada Lembaga Tatatertib kepada pegawai / anggota sokongan berkenaan. Pegawai boleh mengemukakan rayuan dalam tempoh 14 hari daripada tarikh penerimaan surat. Walau bagaimanapun jika kes dikembalikan oleh Suruhanjaya Perkhidmatan pelajaran, pegawai tiada peluang merayu Nota : Jika tiada rayuan daripada pegawai berkenaan setelah tamat tempoh 14 hari Ketua Jabatan beritahu kepada Lembaga Tatatertib berkenaan yang tiada surat rayuan daripada pegawai berkenaan. 11. Menyediakan draf surat Ketua Jabatan mengenai rayuan pegawai
Pengetua / Penolong kanan
12. Menyemak draf dan buat pindaan jika perlu dan diluluskan. Membuat pembetulan sewajarnya ( jika ada ) 13. Mengemukakan untuk mendapatkan tandatangan Pengetua / Penolong kanan 14. Tandatangan untuk kelulusan dan menghantar kepada Lembaga Tatatertib berkenaan 15. Terima surat pemberitahuan keputusan rayuan tindakan tatatertib daripada Lembaga Tatatertib berkenaan.
16. Serahkan surat pemberitahu keputusan rayuan tindakan tatatertib kepada pegawai / anggota sokongan berkenaan. 17. Serahkan salina surat keputusan tindakan tatatertib kepada Pembantu Tadbir ( Perkhidmatan ) untuk tindakan menyediakan Laporan Perubahan (Kew.8) 18. Kemaskini Buku Daftar kes tindakan tatatertib
Halaman [ 10.2.1.11 (2/5) ]
10.2.1.11 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PENYELENGGARAAN KES TINDAKAN TATATERTIB
Terima surat keputusan rayuan daripada mahkamah
Sedia draf perakuan Ketua Jabatan mengenai tindakan Tatatertib
Kemukakan draf perakuan kepada Pengetua / Penolong Kanan
Pengetua/Penolong Kanan semak draf laporan
Buat pembetulan jika ada
Kemukakan perakuan kepada Pengetua/Penolong Kanan untuk ditandatangani
Hantar perakuan kepada Bahagian Perjawatan dan Perkhidmatan atau Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran
Terima surat keputusan tindakan tatatertib daripada Lembaga Tatatertib
Serah surat keputusan tindakan tatatertib daripada Lembaga Tatatertib
Serah surat keputusan tindakan tatatertib kepada Pegawai/Anggota Sokongan - Rayuan dalam tempoh 14 hari
Halaman [
10.2.1.11 (3/5)
Jika tiada rayuan setelah tamat tempoh 14 hari beritahu kepada Lembaga Tatatertib
Sediakan draf surat Ketua Jabatan mengenai rayuan pegawai
Kemukakan draf kepada Pengetua/Penolong Kanan untuk tandatangani
Terima surat keputusan tindakan tatatertib daripada Lembaga Tatatertib
Serah surat keputusan tindakan kepada Pembantu Tadbir (Perkhidmatan) untuk proses Laporan Perubahan (Kew.8)
Kemaskini Buku Daftar kes tindakan tatatertib tindakan fail - Sediakan surat rayuan dalam tempoh 14 hari
Halaman [ 10.2.1.11 (4/5) ]
10.2.1.11 (3)
1.
Halaman [
10.2.1.11 (5/5)
10.2.1.12 (1)
PENGURUSAN PENYELENGGARAAN KES-KES JENAYAH (PROSES TAHAN KERJA)
PROSES KERJA Menerima arahan daripada Pengetua / Penolong Kanan untuk menyediakan laporan perakuan tahan kerja Menyediakan draf laporan / perakuan tahan kerja Mendapatkan salinan Kenyataan Perkhidmatan daripada Jabatan Pelajaran Negeri Mengemukakan draf kepada Pengetua / Penolong Kanan Menyemak / meminda / meluluskan draf
2. 3.
6.
Membuat pembetulan sewajarnya ( jika ada pindaan )
7.
Mengemukakan kepada Pengetua / Penolong Kanan untuk tandatangan Menandatangani perakuan
Pengetua / Penolong Kanan Ketua Pembantu Tadbir
8.
9.
Menghantar laporan ke : * Bahagian Perjawatan dan Perkhidmatan Kementerian Pelajaran ( bagi kes kumpulan sokongan ) atau * Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran ( bagi kes PPS )
10.
Membekalkan dokumen tambahan sekiranya ada quiry daripada Lembaga Tatatertib berkenaan. Menerima surat perintah tahan kerja Menyerah surat perintah tahan kerja kepada pegawai / anggota sokongan berkenaan Menyerahkan salinan surat perintah tahan kerja kepada Pembantu Tadbir ( Perkhidmatan dan Gaji ) untuk sediakan Laporan Perubahan ( Kew.8 ) Mengemaskinikan Buku Daftar kes tindakan tatatertib dan tindakan fail.
11. 12.
13.
14.
Halaman [ 10.2.1.12 (1/3) ]
10.2.1.12 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN TAHAN KERJA
Terima arahan menyediakan Laporan / Perakuan Tahan Kerja
Sedia Draf Laporan / Perakuan
Dapatkan salinan Kenyataan Perkhidmatan daripada Jabatan Pelajaran Negeri Kemukakan draf kepada Pengetua / Penolong Kanan
Pengetua / Penolong Kanan semak / pinda / luluskan draf
Pindaan sewajarnya ( jika ada )
Kemukakan kepada Pengetua / Penolong Kanan untuk tandatangan
Hantar laporan kepada : - Bahagian Perjawatan dan Perkhidmatan, Kementerian Pelajaran / Suruhanjaya Perkhidmatan pelajaran
Terima Surat Perintah Tahan Kerja
Serah Surat Perintah Tahan Kerja kepada pegawai / anggota sokongan berkenaan Serah salinan Surat Perintah Tahan Kerja kepada Pembantu Tadbir ( Perkhidmatan dan Gaji ) untuk sediakan Laporan perubahan ( Kew.8 ) Kemaskini Buku Daftar kes tindakan tatatertib dan tindakan fail
Halaman [
10.2.1.12 (2/3)
10.2.1.12 (3)

1. Perintah Am (Tatatertib dan Kelakuan) Pindaan 1993
Halaman [
10.2.1.12(3/3)
10.2.1.13 (1) JAWATAN

PENGURUSAN PROSES GANTUNG KERJA PROSES KERJA

1. Menerima surat daripada Mahkamah mengenai keputusan perbincangan iaitu pegawai disabitkan kesalahan tetapi mengemukakan rayuan. (Jika pegawai dibebaskan sediakan perakuan kepada Lembaga Tatatertib supaya tarikh balik Perintah Tahan Kerja dan mengarahkan pegawai kembali bertugas semula). 2. Menyediakan draf perakuan Ketua Jabatan mengenai gantung kerja pegawai / anggota sokongan berkenaan. Mengemukakan draf kepada Pengetua / Penolong Kanan. Menyemak draf, membuat pindaan jika perlu dan meluluskan
5. 6.
Membuat pembetulan jika ada pindaan. Mengemukakan untuk dapat tandatangan Pengetua / Penolong Kanan. Menandatangani perakuan.
7.
8.
Menghantar laporan ke : * Bahagian Penjawatan dan Perkhidmatan, Kementerian Pendidikan dalam kumpulan sokongan atau. * Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran bagi kes PPPS melalui Pejabat Pelajaran Daerah dan Bahagian Sekolah serta salinan kepada Jabatan Pelajaran Negeri. Membekalkan dokumen / maklumat tambahan sekiranya mendapat quiry daripada Lembaga Tatatertib berkenaan.
9.
10. Menerima Surat Perintah Gantung Kerja daripada Lembaga Tatatertib berkenaan. (Setelah pegawai / anggota dibicarakan dan disabitkan kesalahan tetapi rayuan belum diputuskan oleh Mahkamah, maka Perintah Gantung Kerja dikeluarkan). 11. Menyerahkan salinan Surat Perintah Gantung Kerja kepada Pembantu Tadbir (Perkhidmatan dan Gaji) untuk tindakan menyediakan Laporan Perubahan (Kew. 8). 12. Mengemaskinikan Buku Daftar kes tindakan tatatertib dan tindakan fail.
Halaman [
10.2.1.13(1/3)
10.2.1.13 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PROSES GANTUNG KERJA
Terima surat daripada mahkamah.
Sedia draft perakuan gantung kerja.
Kemukakan draft kepada Pengetua / Penolong Kanan
Kemukakan kepada Pengetua / Penolong Kanan untuk ditandatangani.
Hantar laporan kepada Bahagian Perjawatan dan Perkhidmatan / Setiausaha Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran. Terima surat Perintah Gantung Kerja daripada Lembaga Tatatertib. - Setelah pegawai / anggota sokongan dibicarakan. Serahkan salinan Surat Perintah Gantung Kerja kepada Pembantu Tadbir (Perkhidmatan). Sediakan Laporan Perubahan (Kew. 8).
Kemaskinikan Buku Daftar tindakan tatatertib.
Halaman [
10.2.1.13(2/3)
10.2.1.13 (3) BORANG ATAU DOKUMEN YANG DIGUNAKAN
1.
Halaman [
10.2.1.13(3/3)
10.2.1.14 (1)
PENGURUSAN PENYELENGGARAAN KES TINDAKAN TATATERTIB BAGI KES-KES PERINTAH TAHANAN DAN SEBAGAINYA PROSES KERJA
1. Menerima arahan daripada Pengetua / Penolong Kanan untuk menyediakan laporan kes perintah tahanan pegawai / anggota sokongan setelah menerima surat daripada Kementerian Dalam Negeri. Menyediakan draf lapor salahlaku pegawai / anggota sebagai berikut : * Butir-butir peribadi pegawai ( Nama, No. K/P, gelaran jawatan dan gred serta tempat bertugas sekarang ). * Latar belakang kes : - Butir-butir mengenai pelanggaran yang dilakukan (kesalahan, tangkapan dan perintah yang berkenaan sebagaimana surat daripada Kementerian Dalam Negeri). 3. Mengemukakan draf perakuan kepada Pengetua / Penolong Kanan. Menyemak draf, membuat pindaan jika perlu dan meluluskan. Membuat pembetulan sewajarnya sebagaimana pindaan (jika ada). Mengemukakan laporan untuk mendapatkan tandatangan Pengetua / Penolong Kanan. Menghantar perakuan kepada : * Bahagian Perjawatan dan Perkhidmatan, Kementerian Pelajaran bagi kes pegawai / anggota dalam kumpulan sokongan. Atau * Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran bagi kes Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Siswazah melalui Pejabat Pelajaran Daerah dan Bahagian Sekolah, Kementerian Pelajaran Malaysia serta salinan kepada Jabatan Pelajaran Negeri.
JAWATAN
2.
4.
5.
6.
7.
Halaman [
10.2.1.14(1/5)
JAWATAN
Ketua Pembantu Tadbir 8.
PROSES KERJA
Membekalkan dokumen / maklumat tambahan sekiranya mendapat quiry daripada Lembaga Tatatertib berkenaan. Menerima surat pemberitahuan keputusan tindakan tatatertib daripada Lembaga Tatatertib berkenaan. Pegawai boleh mengemukakan rayuan dalam tempoh 14 hari daripada tarikh penerimaan surat. Walau bagaimanapun jika kes dikendalikan oleh Suruhanjaya Perkhidmatan Awam pegawai tiada peluang merayu. (Jika tiada rayuan daripada pegawai berkenaan setelah tamat tempoh 14 hari, Ketua Jabatan beritahu kepada Lembaga Tatatertib berkenaan yang tiada rayuan daripada pegawai berkenaan). 10. Menyediakan draf surat Ketua Jabatan mengenai rayuan pegawai. 11. Mengemukakan draf surat daripada Pengetua / Penolong Kanan.
9.
12. Menyemak draf dan membuat pindaan jika perlu dan meluluskan. 13. Membuat pembetulan sewajarnya (jika ada). 14. Mengemukakan untuk mendapatkan tandatangan Pengetua / Penolong Kanan.
Pengetua / Penolong Kanan Ketua / Pembantu Tadbir
15. Tandatangan surat.
16. Menghantar kepada Lembaga Tatatertib berkenaan. 17. Menerima surat pemberitahuan keputusan rayuan tindakan tatatertib daripada Lembaga Tatatertib berkenaan. 18. Menyerahkan surat pemberitahuan keputusan tindakan tatatertib kepada pegawai / anggota sokongan berkenaan. 19. Menyerahkan salinan surat keputusan tindakan tatatertib kepada Pembantu Tadbir (Perkhidmatan) untuk tindakan menyediakan Laporan Perubahan (Kew.8). 20. Mengemaskinikan Buku Daftar kes tindakan tatatertib.
Halaman [
10.2.1.14(2/5)
10.2.1.14 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PENYELENGGARAAN KES TINDAKAN TATATERTIB BAGI KES-KES PERINTAH TAHANAN DAN SEBAGAINYA
Terima arahan Pengetua / Penolong Kanan kes Perintah Tahanan daripada Kementerian Dalam Negeri.
Draf laporan salahlaku - Butir-butir peribadi - Latarbelakang kes Hantar draf kepada Pengetua / Penolong Kanan.
Buat pembetulan / pindaan jika ada.
Hantar laporan Pengetua / Penolong Kanan tandatangan.
Hantar laporan ke : a) Bahagian Perjawatan dan Perkhidmatan, Kementerian Pelajaran. atau b) Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran. Terima Surat Tindakan Tatatertib daripada Lembaga Tatatertib.
Serah Surat Tindakan Tatatertib kepada pegawai / anggota sokongan.
Halaman [
10.2.1.14(3/5)
Pegawai / anggota sokongan buat rayuan. Jika tiada rayuan Ketua Jabatan beritahu Lembaga Tatatertib.
Hantar draf kepada Pengetua / Penolong Kanan.
Pengetua / Penolong Kanan semak draf.
Buat pindaan jika ada.
Dapatkan tandatangan Pengetua / Penolong Kanan.
Hantar kepada Lembaga Tatatertib.
Terima surat keputusan rayuan tindakan tatatertib daripada Lembaga Tatatertib.
Serah surat Tindakan Tatatertib kepada pegawai / anggota sokongan.
Serah salinan surat tindakan tatatertib kepada Pembantu Tadbir Perkhidmatan untuk sediakan Laporan Perubahan (Kew. 8).
Kemaskini Buku Daftar kes tindakan tatatertib.
Halaman [
10.2.1.14(4/5)
10.2.1.14 (3)
BORANG YANG ATAU DOKUMEN DIGUNAKAN
1.
Halaman [
10.2.1.14(5/5)
10.2.1.15 (1)
PENGURUSAN PENYELENGGARAAN KES TIDAK HADIR BERTUGAS
JAWATAN
Ketua Pembantu Tadbir 1. 2.
PROSES KERJA
Menerima arahan dari Pengetua. Menghantar surat akuan kembali bertugas secara Akuan Terima Berdaftar ke alamat terakhir. Menerima Kad Akuan Terima yang telah ditandatangani oleh pegawai / anggota sokongan. Menghantar surat arahan kembali bertugas yang baru jika pegawai / anggota tidak kembali bertugas setelah tamat tempoh 7 hari yang diberikan (dari tarikh penerimaan surat). Menyediakan draf laporan Ketua Jabatan bagi tujuan untuk mengambil tindakan tatatertib yang mengandungi butir-butir pegawai, latar belakang, kes serta ulasan dan syor Ketua Jabatan tanpa mengira sama ada pegawai kembali bertugas atau tidak. Mendapatkan Kenyataan Perkhidmatan daripada Jabatan Pelajaran Negeri. Mengemukakan draf laporan kepada Pengetua / Penolong Kanan. Menyemak draf laporan membuat pindaan jika perlu dan meluluskan. Membuat pembetulan sewajarnya sebagaimana pindaan jika perlu.
3.
4.
5.
6.
7.
Pengetua / Penolong Kanan
8.
9.
Ketua Pembantu Tadbir Pengetua / Penolong Kanan Ketua Pembantu Tadbir
10. Mengemukakan untuk dapatkan tandatangan Pengetua / Penolong Kanan. 11. Tandatangan laporan.
12. Menghantar ke Bahagian Sekolah, Kementerian Pelajaran melalui Pejabat Pelajaran Daerah dan salinan ke Jabatan Pelajaran Negeri. (Tindakan selanjutnya seperti proses kerja tindakan tatatertib biasa / surcaj).
Halaman [
10.2.1.15(1/3)
10.2.1.15 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PENYELENGGARAAN KES TIDAK HADIR BERTUGAS
Terima laporan daripada Pengetua / Penolong Kanan.
Hantar surat arahan kembali bertugas secara Akuan Terima Berdaftar kepada pegawai.
Menerima Kad Akuan Terima ditandatangani oleh pegawai.
Hantar lagi surat arahan kembali bertugas jika setelah tamat tempoh 7 hari.
Draf laporan Ketua Jabatan dengan tujuan mengambil tindakan tatatertib.
Dapatkan Kenyataan Perkhidmatan daripada Jabatan Pelajaran Negeri.
Kemukakan draf kepada Pengetua / Penolong Kanan.
Setelah diluluskan dapatkan tandatangan, laporan Pengetua / Penolong Kanan.
Hantar ke Bahagian Sekolah, Kementerian Pelajaran Malaysia, melalui Pejabat Pelajaran Daerah dan salinan ke Jabatan Pelajaran Negeri. Tindakan selanjutnya seperti proses kerja tindakan tatatertib biasa / surcaj.
Halaman [
10.2.1.15(2/3)
10.2.1.15 (3)
1. 2. 3. 4.
Akta Pendidikan 1996 (Akta 550) Perintah-perintah Am dan Arahan Pentadbiran Kad Perakam Waktu Pegawai Perintah Am (Tatatertib dan Kelakuan) Pindaan 1993
Halaman [
10.2.1.15(3/3)
10.2.1.16 (1)
PENGURUSAN PENYELENGGARAAN KES TINDAKAN TATATERTIB TIDAK HADIR BERTUGAS DAN TIDAK DAPAT DIKESAN PROSES KERJA
1. Menerima laporan daripada Pengetua / Penolong Kanan mengenai ketidakhadiran bertugas pegawai / anggota sokongan. Menghantar surat arahan kembali bertugas secara Akuan Terima Berdaftar ke alamat terakhir sebagaimana yang diberikan oleh pegawai / anggota sokongan. Menerima surat yang dikembalikan tidak terserah oleh pihak pos. Menghantar surat arahan kembali bertugas yang baru sekali lagi. Menerima surat yang dikembalikan tidak terserah oleh pihak pos. Menghantar surat arahan kembali bertugas yang baru sekali lagi. Menerima surat yang dikembalikan tidak terserah oleh pihak pos. (Jika surat tidak dikembalikan, tetapi pegawai tidak melaporkan diri untuk bertugas, kes diselenggarakan mengikut proses kerja, kes tidak hadir bertugas biasa). Menyediakan draf laporan Ketua Jabatan bagi tujuan untuk mengambil tindakan tatatertib yang mengandungi butir-butir pegawai, latar belakang kes serta ulasan dan syor Ketua Jabatan, supaya ketidakhadiran yang tidak dapat dikesan diberitahu dalam Warta Kerajaan. Mendapatkan Kenyataan Perkhidmatan daripada Jabatan Pelajaran Negeri.
JAWATAN
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10. Mengemukakan draf laporan kepada Pengetua / Penolong Kanan. Pengetua / Penolong Kanan 11. Menyemak draf, membuat pindaan (jika perlu) dan meluluskan. 12. Membuat pembetulan (jika ada). 13. Mengemukakan untuk tindakan Pengetua / Penolong Kanan. 14. Tandatangan laporan.
Halaman [
10.2.1.16(1/4)
10.2.1.16 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PENYELENGGARAAN KES TINDAKAN TATATERTIB TIDAK HADIR BERTUGAS DAN TIDAK DAPAT DIKESAN
Terima laporan daripada Pengetua, pegawai tidak hadir bertugas.
Hantar surat kepada pegawai kembali bertugas secara akuan.
Menerima surat dikembalikan oleh pihak pos - tidak dapat diserah.
Hantar surat arahan kembali bertugas yang baru.
Sediakan draf laporan Ketua Jabatan tujuan mengambil tindakan.
Dapatkan Kenyataan Perkhidmatan daripada Jabatan Pelajaran Negeri.
Kemukakan draf kepada Pengetua / Penolong Kanan.
Halaman [
10.2.1.16(2/4)
Buat pindaan jika perlu.
Serah kepada Pengetua / Penolong Kanan untuk tandatangan.
Hantar perakuan kepada : a) Bahagian Perjawatan dan Perkhidmatan atau b) Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran Terima surat Warta Kerajaan.
Serah satu salinan Warta Kerajaan kepada Pembantu Tadbir Perkhidmatan. - Untuk sediakan Laporan Perubahan (Kew. 8). Maklumkan kepada Lembaga Tatatertib sama ada pegawai lapor diri atau tidak.
Tidak lapor diri dalam tempoh 7 hari dari tarikh warta dianggap buang kerja.
Kemaskini Buku Daftar kes tindakan tatatertib.
Halaman [
10.2.1.16(3/4)
10.2.1.16 (3) BORANG YANG ATAU DOKUMEN DIGUNAKAN
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Akta Pendidikan 1996 (Akta 550) Perintah-perintah Am dan Arahan Pentadbiran Kad Perakam Waktu Pegawai Perintah Am (Tatatertib dan Kelakuan) Pindaan 1993 Laporan Perubahan (Kew. 8) Buku Daftar Kes Tata Tertib
Halaman [
10.2.1.16(4/4)
10.2.1.17 (1)
PENGURUSAN PENYELENGGARAAN KES RAYUAN TATATERTIB / SURCAJ
JAWATAN
Ketua Pembantu Tadbir 1. 2.
PROSES KERJA
Menerima surat rayuan daripada pegawai. Menyediakan draf ulasan Ketua Jabatan mengenai asasasas rayuan pegawai sama ada asas-asas yang diberikan oleh diterima atau tidak. Jika asas-asas tidak munasabah, buktikan mengenainya. Mengemukakan draf ulasan kepada Pengetua / Penolong Kanan. Menyemak draf, membuat pindaan (jika ada) dan meluluskan. Membuat pembetulan sewajarnya (jika ada). Mengemukakan untuk mendapatkan tandatangan Pengetua / Penolong Kanan. Tandatangan surat. Menghantar ke Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran melalui Pejabat Pelajaran Daerah dan Bahagian Sekolah, Kementerian Pelajaran serta salinan ke Jabatan Pelajaran Negeri. Terima surat pemberitahuan keputusan rayuan tindakan tatatertib.
3.
4.
5. 6.
Pengetua / Penolong Kanan / Ketua Pemantu Tadbir
7. 8.
Pengetua / Penolong Kanan
9.
10. Serahkan surat pemberitahuan keputusan tindakan tatatertib kepada pegawai / anggota sokongan berkenaan. 11. Serahkan salinan surat keputusan tindakan tatatertib kepada Pembantu Tadbir (Perkhidmatan) untuk tindakan menyediakan Laporan Perubahan (Kew. 8). Ketua Pembantu Tadbir 12. Kemaskinikan Buku Daftar kes tindakan tatatertib dan tindakan fail.
Halaman [
10.2.1.17(1/3)
10.2.1.17 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PENYELENGGARAAN KES RAYUAN TATATERTIB SURCAJ
Terima surat rayuan.
Draf ulasan Ketua Jabatan rayuan pegawai.
Hantar kepada Pengetua / Penolong Kanan.
Buat pindaan.
Serah kepada Pengetua / Penolong Kanan untuk tandatangan.
Hantar ke Bahagian Sekolah, Kementerian Pelajaran Malaysia.
Serah surat tindakan tatatertib kepada pegawai.
Serah salinan surat tindakan tatatertib kepada Pembantu Tadbir Perkhidmatan. Tindakan : Laporan Perubahan Kew. 8. Kemaskini Buku Daftar kes tindakan tatatertib.
Halaman [
10.2.1.17(2/3)
10.2.1.17 (3) BORANG YANG ATAU DOKUMEN DIGUNAKAN
1. 2. 3. 4. 5.
Akta Pendidikan 1996 (Akta 550) Perintah-perintah Am dan Arahan Pentadbiran Perintah Am (Tatatertib dan Kelakuan) Pindaan 1993 Laporan Perubahan (Kew. 8) Buku Daftar Kes Tindakan Tata Tertib
Halaman [
10.2.1.17(3/3)
10.2.1.18 10.2.1.18.1 (1)
CUTI PENGURUSAN CUTI REHAT
JAWATAN
Pembantu Tadbir 1. 2.
PROSES KERJA
Menerima 2 salinan borang permohonan Cuti Rehat. Menyemak borang permohonan dan pastikan tempoh cuti yang dipohon sama dengan catatan hari bercuti. Memastikan juga pegawai masih mempunyai baki Cuti Rehat. Menyemak permohonan cuti pegawai dan memberi perakuan dengan menurunkan tandatangan. Menerima kelulusan cuti kemaskinikan rekod cuti pegawai dengan mencatatkan tempoh cuti yang diambil dan menolak baki cuti yang ada. Menyediakan kenyataan cuti pegawai untuk dikemukakan ke Jabatan Pelajaran Negeri tiap-tiap akhir bulan / akhir tahun mengikut arahan Jabatan Pelajaran Negeri masingmasing. Failkan satu salinan borang kelulusan dan serahkan satu lagi kepada pegawai untuk makluman. Mencatatkan di Papan Kenyataan Cuti. Menyediakan senarai kakitangan yang masih mempunyai baki Cuti Rehat di akhir tahun. Meminta kakitangan menandatangani pilihan jumlah Cuti Rehat yang ingin dibawa ke hadapan dan yang ingin dikumpulkan ke award Gantian Cuti Rehat.
Pengetua
3.
Pembantu Tadbir
4.
5.
6.
7. 8.
9.
10. Menyediakan 3 salinan borang membawa ke hadapan cuti rehat pegawai mengikut Pekeliling Perkhidmatan Bil. 11. Menyediakan 3 salinan kenyataan cuti pegawai. Pengetua 12. Menandatangani borang membawa ke hadapan Cuti Rehat pegawai. 13. Mengemukakan 2 salinan borang membawa ke hadapan Cuti Rehat dan 2 salinan Kenyataan Cuti pegawai ke Jabatan Pelajaran Negeri. 14. Rekod dan failkan.
Pembantu Tadbir
Halaman [ 10.2.1.18.1(1/4) ]
10.2.1.18.1 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN CUTI REHAT
Terima Borang Permohonan Cuti Rehat.
Semak Borang Cuti. Minta lengkapkan borang Minta Kelulusan Pengetua.
Lengkap?
Terima kelulusan cuti dan kemaskini rekod cuti.
Maklumkan kepada pegawai.
Sediakan senarai kakitangan yang masih mempunyai baki cuti rehat di akhir tahun. Minta pegawai buat pilihan.
Sediakan Kenyataan Cuti.
Halaman [ 10.2.1.18.1(2/4)
Minta lengkapkan borang
Dapatkan tandatangan Pengetua pada borang membawa ke hadapan Cuti Rehat. Kemukakan ke Jabatan Pelajaran Negeri.
Lulus
Rekodkan dan failkan keputusan yang diterima.
Halaman [ 10.2.1.18.1(3/4)
10.2.1.18.1 (3)
1. 2. 3. 4.
Borang Cuti Rehat Borang Membawa Cuti Ke Hadapan Borang Cuti mengikut Pekeliling Perkhidmatan Bil Kenyataan Cuti
Halaman [ 10.2.1.18.1(4/4)
10.2.1.18.2 (1)
PENGURUSAN CUTI REHAT KHAS
JAWATAN
Pembantu Tadbir 1.
PROSES KERJA
Menerima dua salinan borang permohonan Cuti Rehat Khas daripada guru. Menyemak borang permohonan dan memastikan tempoh / bilangan hari cuti yang dipohon layak dan sesuai dengan baki Cuti Rehat Khas yang dipunyai oleh guru berkenaan. Menyemak permohonan cuti guru dan membuat perakuan dengan menurunkan tandatangan. Menerima kelulusan cuti, kemaskini rekod cuti Rehat khas guru dengan mencatatkan tempoh cuti yang diambil dan menolak baki cuti yang ada. Menyediakan kenyataan cuti pegawai untuk dikemukakan ke Jabatan Pelajaran Negeri setap akhir tahun mengikut arahan Jabatan Pelajaran Negeri masing- masing. Failkan satu salinan borang kelulusan dan serahkan satu salinan lagi kepada guru untuk makluman. Mencatatkan di Papan Kenyataan Cuti. Menyediakan senarai yang masih mempunyai baki Cuti Rehat Khas di akhir tahun. Meminta guru menandatangani baki cuti Rehat khas yang ingin dikumpulkan ke Award Gantian Cuti Rehat.
2.
Pengetua
3.
Pembantu Tadbir
4.
5.
6.
7. 8.
9.
10. Menyediakan 3 salinan kenyataan Cuti Rehat Khas Guru.
Pengetua
11. Menandatangani kenyataan Cuti Rehat Khas Guru yang hendak dikumpulkan ke Award Gantian Cuti Rehat. 12. Mengemukakan 2 salinan kenyataan Cuti Rehat Khas Guru untuk Award Gantian Cuti Rehat ke Jabatan Pelajaran Negeri. 13. Merekod dan memfailkan surat kelulusan.
Pembantu Tadbir
Halaman [ 10.2.1.18.2(1/4)
10.2.1.18.2 (2) CARTA ALIR PENGURUSAN CUTI REHAT KHAS (CRK)
Terima Borang Permohonan Cuti Rehat Khas. (CRK)
Semak borang permohonan. Minta lengkapkan borang Lengkap?
Minta bincang dengan pengetua
Minta kelulusan pengetua
Lulus?
Terima kelulusan cuti dan kemaskini rekod cuti.
Maklum kepada guru.
Sediakan kenyataan CRK guru pada akhir tahun.
Failkan satu salinan borang kelulusan dan serah kepada guru salinan yang lain.
Halaman [ 10.2.1.18.2 (2/4)
Catatkan di papan kenyataan cuti.
Sediakan senarai guru yang masih mempunyai baki CRK.
Dapatkan tandatangan guru bagi baki CRK untuk Award Gantian Cuti Rehat. Sediakan 3 salinan kenyataan CRK guru.
Dapatkan tandatangan pengetua bagi CRK untuk Award Gantian Cuti Rehat. Kemukakan ke JPN.
Lulus?
Ya
Rekod dan failkan kelulusan yang diterima.
Halaman [ 10.2.1.18.2(3/4)
10.2.1.18.2 (3) BORANG YANG ATAU DOKUMEN DIGUNAKAN
1. 2. 3.
Borang Cuti Rehat Khas Borang Membawa Cuti untuk Award Gantian Cuti Rehat Kenyataan Cuti
Halaman [ 10.2.1.18.2 (4/4) ]
10.2.1.18.3 (1)
PENGURUSAN CUTI TANPA GAJI
JAWATAN
PROSES KERJA
Menerima 5 borang permohonan Cuti Tanpa Gaji. Menyemak permohonan cuti dan pastikan jumlah cuti yang dipohon tidak melebihi kelayakan dan memenuhi syarat yang telah ditetapkan. Menyerahkan borang kepada Pengetua berserta surat lampiran. Menyemak tujuan permohonan cuti berkenaan dan berikan perakuan sama ada disokong atau tidak. Tandatangan dan kembalikan semula kepada Pembantu Tadbir. Menghantar surat lampiran berserta 4 borang permohonan ke Jabatan Pelajaran Negeri. Failkan 1 salinan borang permohonan. Menerima kelulusan cuti, serahkan kepada Pembantu Tadbir untuk tindakan. Menyediakan Laporan Perubahan (Kew.8) sebanyak 9 salinan. Hantar 8 salinan Laporan Perubahan berserta sesalinan surat kelulusan cuti pegawai ke Jabatan Pelajaran Negeri.
3.
Pengetua
4.
5.
Pembantu Tadbir
6.
7. Pengetua 8.
Pembantu Tadbir
9.
10. Memaklumkan keputusan cuti kepada pegawai. 11. Merekod ke dalam Kenyataan Cuti. Pengetua Pembantu Tadbir 12. Menerima kelulusan Laporan Perubahan. 13. Tindakan Payroll.
Halaman [ 10.2.1.18.3(1/4)
10.2.1.18.3 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN CUTI TANPA GAJI
Terima Borang Permohonan Cuti Tanpa Gaji.
Lengkapkan borang
Semak dan permohonan.
proses
borang
Lengkap?
Lengkapkan borang
Hantar borang permohonan ke Jabatan Pelajaran Negeri.
Lulus?
Terima kelulusan cuti dan sediakan Kew. 8.
Maklum kelulusan kepada pegawai dan rekodkan.
Halaman [ 10.2.1.18.3(2/4) ]
Hantar Kew. 8 ke Jabatan Pelajaran Negeri.
Lengkapkan borang
Kemukakan ke Jabatan Pelajaran Negeri.
Lulus?
Tindakan Payroll.
Halaman [ 10.2.1.18.3(1/4)
10.2.1.18.3 (3)
1. 2. 3. 4.
Borang Cuti Tanpa Gaji Borang Kenyataan Cuti Borang Laporan Perubahan Kew. 8 Kew. 320 (SG 20)
Halaman [ 10.2.1.18.3(4/4)
10.2.1.18.4 (1)
PENGURUSAN CUTI SEPARUH GAJI
JAWATAN
PROSES KERJA
Menerima 5 borang permohonan Cuti Separuh Gaji. Menyemak permohonan cuti dan pastikan jumlah cuti yang dipohon tidak melebihi kelayakan dan memenuhi syarat yang telah ditetapkan. Menyerahkan borang kepada Pengetua beserta surat lampiran. Menyemak tujuan permohonan cuti berkenaan dan berikan perakuan sama ada disokong atau tidak. Tandatangan dan kembalikan semula kepada Pembantu Tadbir. Menghantar surat lampiran berserta 4 borang permohonan dan Surat Akuan Doktor ke Jabatan Pelajaran Negeri. Failkan 1 salinan borang permohonan. Menerima kelulusan cuti dan serahkan kepada Pembantu Tadbir untuk tindakan. Menyediakan Laporan Perubahan (Kew. 8) sebanyak 9 salinan. Hantar 8 salinan Laporan Perubahan berserta sesalinan surat kelulusan cuti pegawai ke Jabatan Pelajaran Negeri.
3.
Pengetua
4.
5.
Pembantu Tadbir
6.
7. Pengetua 8.
Pembantu Tadbir
9.
10. Maklumkan keputusan cuti kepada pegawai. 11. Merekod ke dalam Kenyataan Cuti. Pengetua Pembantu Tadbir 12. Menerima kelulusan Laporan Perubahan. 13. Tindakan Payroll.
Halaman [ 10.2.1.18.4(1/4) ]
10.2.1.18.4 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN CUTI SEPARUH GAJI
Terima borang permohonan Cuti Separuh Gaji berserta Surat Pengesahan Doktor. Semak dan permohonan. proses borang
Lengkapkan borang
Lengkap?
Lengkapkan borang
Hantar borang permohonan ke Jabatan Pelajaran Negeri berserta surat pengesahan doktor.
Lulus?
Terima kelulusan cuti dan sediakan Kew. 8.
Maklum kelulusan kepada pegawai dan rekodkan.
Halaman [ 10.2.1.18.4(2/4)
Hantar Kew. 8 ke Jabatan Pelajaran Negeri.
Lengkapkan Kew 8
Kemukakan ke Jabatan Pelajaran Negeri.
Lulus?
Terima kelulusan Kew 8.
Tindakan Payroll.
Halaman [ 10.2.1.18.4(3/4) ]
10.2.1.18.4 (3)
1. 2. 3. 4.
Borang Cuti Separuh Gaji Borang Kenyataan Cuti Borang Laporan Perubahan Kew. 8 Kew. 320 (SG 20)
Halaman [ 10.2.1.18.4(4/4) ]
10.2.1.18.5 (1)
PENGURUSAN CUTI SAKIT
JAWATAN
Pengetua Pembantu Tadbir 1. 2.
PROSES KERJA
Menerima sijil Cuti Sakit dan sahkan. Menyemak sijil Cuti Sakit dan pastikan : Rujuk Surat Pekeliling Bil.2 Tahun 2006. a. Maksima Cuti Sakit Swasta tidak boleh melebihi 15 hari dalam setahun. Jumlah keseluruhan Cuti Sakit yang diterima oleh pegawai tidak melebihi 90 hari. Jika melebihi 90 hari kelulusan dari Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran perlulah diperolehi.
b.
3.
Menyediakan Kenyataan Cuti Pegawai dan kemukakan ke Jabatan Pelajaran Negeri berserta Sijil Sakit Asal Pegawai. Menyimpan sesalinan Sijil Sakit dan Kenyataan Cuti ke dalam fail. Menerima surat kelulusan Cuti Sakit dari Jabatan Pelajaran Negeri / Kementerian. Merekod dan fail kelulusan tersebut. Permohonan dan Surat Akuan Doktor.
4.
Pengetua
5.
Pembantu Tadbir
6.
Halaman [ 10.2.1.18.5(1/3)
10.2.1.18.5 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN CUTI SAKIT
Terima Sijil Cuti Sakit yang telah disahkan.
Semak Sijil Cuti Sakit. Lengkapkan Sijil Sakit Lengkap?
Rekod dan sediakan Kenyataan Cuti.
Lengkapkan
Hantar borang permohonan ke Jabatan Pelajaran Negeri.
Lulus?
Terima kelulusan Cuti Sakit dari Jabatan Pelajaran Negeri / Kementerian. Rekodkan kelulusan.
Halaman [ 10.2.1.18.5(2/3)
10.2.1.18.5 (3)
1. 2.
Borang Kenyataan Cuti Sakit Perintah Am (Bab Cuti)
Halaman [ 10.2.1.18.5(3/3)
10.2.1.18.6(1)
PENGURUSAN CUTI SAKIT TAMBAHAN
PROSES KERJA Menerima Sijil Cuti Sakit Tambahan pegawai Menyemak dan pastikan pegawai telah diberi: a. Jumlah Cuti Sakit Bergaji Penuh selama 180 hari b. Menyediakan Kenyataan Cuti Pegawai c. Mengemukakan permohonan Cuti Sakit Tambahan ke Jabatan Pelajaran Negeri untuk kelulusan Kementerian beserta Sijil Sakit Asal Pegawai. Minta juga Jabatan Pelajaran Negeri mengambil tindakan menubuhkan Lembaga Perubatan bagi memeriksa pegawai. Bagi pegawai yang telah diperiksa oleh Lembaga Perubatan serta juga laporan Lembaga tersebut
3. 4. 5.
Menerima Kelulusan Memfail dan merekodkan kelulusan yang diterima Menyediakan Kew 8 :a. 6 salinan ke Jabatan Pelajaran Negeri b. 1 salinan fail
6. 7.
Menerima kelulusan dari Jabatan Pelajaran Negeri Menyediakan Payroll
Halaman [
10.2.1.18.6 (1/3
10.2.1.18.6(2)
CARTA ALIR PENGURUSAN CUTI SAKIT TAMBAHAN
Terima Sijil Cuti Sakit yang telah disahkan Semak Sijil Cuti Sakit
Lengkapkan Sijil Sakit Tidak Ya
Lengkap?
Rekod dan sediakan Kenyataan Cuti Mohon tubuhkan Lembaga Perubatan Hantar permohonan ke Jabatan Pelajaran negeri Lengkapkan Tidak Ya Terima kelulusan Cuti Sakit dari Kementerian Rekodkan kelulusan dan sediakan Kew.8 Hantar Kew.8 beserta salinan surat Kelulusan ke Jabatan Pelajaran Negeri Tidak Lulus?
Lengkapkan Kew. 8
Lulus? Ya Terima Kelulusan Kew.8
Sediakan Payroll
Halaman [ 10.2.1.08.6 (2/3 ]
10.2.1.18.6(3)

1. 2. 3. 4. Borang Kenyataan Cuti Borang Permohonan Cuti Sakit Tambahan Borang Laporan Perubahan Kew. 8 Borang 302 (SG 20)
Halaman [ 10.2.1.08.6 (3/3)
10.2.1.18.7(1) PENGURUSAN CUTI BERSALIN
PROSES KERJA Menerima Sijil Cuti Bersalin dan tandatangan pengesahan Menyemak Sijil Cuti Bersalin jika klinik swasta ianya tidak perlu ditandatangani timbal oleh Doktor Kerajaan. tempoh yang diberi tidak melebihi 60 hari mulai tarikh pegawai bersalin Bagi anak keenam dan ke atas dalam perkhidmatan perlu sediakan Laporan Perubahan (Kew . 8) 3. 4. Merekodkan tempoh cuti ke dalam Kenyataan Cuti Menghantar Sijil Cuti bersama 6 salinan Kew.8 dan Kenyataan Cuti ke Jabatan Pelajaran Negeri. Menerima kelulusan Kew. 8 Cuti Bersalin Tindakan payroll / bayaran berasingan
5. 6.
Halaman [ 10.2.1.18.7 (1/3) ]
10.2.1.18.7(2)
CARTA ALIR PENGURUSAN CUTI BERSALIN
Terima Sijil Bersalin Minta pihak hospital lengkapkan/ betulkan Sijil Bersalin
Semak Sijil Bersalin
Tidak Ya
Lengkap ?
Hantar ke Jabatan Pelajaran Negeri Terima Kelulusan Cuti Bersalin Sediakan Laporan Perubahan (Kew. 8) bagi anak ke-6 dan ke atas dalam perkhidmatan 7 salinan Hantar Kew. 8 ke Jabatan Pelajaran Negeri 6 salinan Failkan 1 salinan Tidak Lulus ? Ya Terima Kelulusan Kew. 8 Tindakan Payroll / bayaran berasingan
Dilengkapkan Kew. 8
Halaman [
10.2.1.18.7 (2/3)
10.2.1.18.7(3)

1. 2. 3. Laporan Perubahan (Kew. 8) Kew. 320 ( SG 20 ) Borang Kenyataan Cuti
Halaman [ 10.2.1.18.7 (3/3) ]
10.2.1.18.8 (1) PENGURUSAN CUTI SAKIT TIBI, KUSTA / BARAH SERTA SAKIT SETARAF
JAWATAN Pengetua 1. PROSES KERJA Menerima Sijil Sakit pegawai dan pastikan jenis penyakit yang dihadapinya. Jika pegawai mengidap penyakit Tibi atau Kusta atau Barah dapatkan juga surat perakuan dari Pegawai Perubatan mengenai penyakit tersebut. Merekodkan Sijil Cuti Sakit tersebut ke dalam Kenyataan Cuti pegawai Menyediakan surat ke Jabatan Pelajaran Negeri untuk mendapatkan kelulusan Cuti sakit Bergaji Penuh mengikut jenis penyakit yang dihidapi oleh pegawai. Surat tersebut hendaklah disertakan dengan surat Pegawai Perubatan, Kenyataan Cuti dan Sijil Sakit Pegawai. 3. Menerima kelulusan Cuti Sakit dari Jabatan Pelajaran Negeri. Merekod dan memfail kelulusan cuti. Jika pegawai masih tidak sihat dan memohon untuk mendapatkan kelulusan Cuti Sakit selepas menghabiskan Cuti Sakit Bergaji Penuh tersebut. 4. Memohon kelulusan Cuti Tambahan / Cuti Rehat yang pegawai masih layak, dari Jabatan Pelajaran Negeri dengan disertakan Kenyataan Cuti dan Sijil Cuti Sakit pegawai. Merekod dan failkan kelulusan tersebut selepas di terima 5. Bagi pegawai yang masih tidak sihat selepas menghabiskan cuti di atas, pohon kelulusan Cuti Separuh Gaji dari Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran melalui Jabatan Pelajaran Negeri. Permohonan tersebut hendaklah disertakan dengan Kenyataaan Cuti pegawai, sesalinan surat perakuan doktor dan salinan Sijil Sakit. Merekod kelulusan cuti tersebut dan sediakan 7 salinan Laporan Perubahan ( Kew.8 ) hantar 6 salinan Laporan Perubahan tersebut beserta salinan surat kelulusan Cuti Separuh Gaji. 1 salinan failkan
Pembantu Tadbir
2.
6.
Halaman [
10.2.1.18.8 (1/5)
JAWATAN
Pengetua Pembantu Tadbir Pengetua 7. 8. 9.
PROSES KERJA
Menerima kelulusan Laporan Perubahan ( Kew. 8 ) Tindakan Payroll Memohon kepada Pengarah Hospital untuk ditubuhkan Lembaga Perubatan jika pegawai masih tidak sihat.
Pembantu Tadbir
10. Mengemukakan Laporan Lembaga Perubatan beserta Kenyataan Cuti pegawai kepada Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran melalui Jabatan Pelajaran Negeri untuk mendapatkan kelulusan tambahan sebarang jenis cuti bagi pegawai bergantung kepada keputusan Laporan Lembaga Perubatan. 11. Menerima kelulusan 12. Mengambil tindakan berdasarkan keputusan yang di terima.
Halaman [ 10.2.1.18.8 (2/5) ]
10.2.1.18.8(2) CARTA ALIR PENGURUSAN CUTI SAKIT TIBI, KUSTA / BARAH SERTA SAKIT SETARAF
Terima permohonan Cuti Sakit Tambahan dari pegawai yang telah diberi semula bergaji penuh Minta pihak Hospital lengkapkan atau betulkan Sijil Sakit berkenaan Semak Sijil Sakit
Tidak Lengkap ? Ya Hantar ke Jabatan Pelajaran Negeri Terima kelulusan Cuti Sakit Tambahan/ Cuti Sakit Separuh Gaji Sediakan 7 salinan Laporan Perubahan Kew. 8 Bagi pegawai yang mendapat Kelulusan Cuti Sakit Separuh Gaji 1 salinan fail
Lengkapkan Kew. 8 Tidak
Lulus ? Ya Terima kelulusan Kew.8 Tindakan Payroll / bayaran berasingan Failkan dan rekodkan
Halaman [
10.2.1.18.8 (3/5)
A Sekiranya tambahan cuti diperlukan pohon ke Pengarah Perubatan melalui Jabatan Pelajaran Negeri untuk menubuhkan Lembaga Perubatan Tidak Ya Pohon ke Jabatan untuk urusan persaraan atas sebab kesihatan Pohon kelulusan cuti kepada Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran melalui Jabatan Pelajaran Negeri Terima Jawapan Ada harapan sembuh ?
Ambil tindakan mengikut arahan surat jawapan
Maklumkan kepada pegawai
Halaman [ 10.2.1.18.8 (4/5) ]
10.2.1.18.8(3)

1. 2. 3. Borang Cuti Borang-Borang Kenyataan Cuti Laporan Perubahan Kew. 8
Halaman [
10.2.1.18.8 (5/5)
10.2.1.18.9(1)
JAWATAN Pengetua Pembantu Tadbir
PENGURUSAN CUTI TANPA REKOD

PROSES KERJA 1. 2. Menerima 5 salinan borang permohonan cuti Menyemak permohonan cuti dan memastikan cuti yang dipohon memenuhi syarat seperti yang ditetapkan di dalam Perintah Am Bab C dan Pekeliling-Pekeliling Menyemak permohonan pegawai dan memberi perakuan serta tandatangan Menghantar surat lampiran beserta 4 salinan borang permohonan cuti pegawai dan salinan surat dari persatuan/ pertubuhan ke Jabatan Pelajaran Negeri. Failkan 1 salinan surat tersebut Menerima kelulusan dari Jabatan Merekod ke dalam Kenyataan Cuti, memaklumkan kepada pegawai dan failkan.
Pengetua
3.
Pembantu Tadbir
4.
5. Pengetua Pembantu Tadbir 6. 7.
Halaman [ 10.2.1.18.9 (1/3) ]
10.2.1.18.9 (2) CARTA ALIR PENGURUSAN CUTI TANPA REKOD
Terima borang permohonan cuti
Semak dan proses borang permohonan Hantar permohonan ke Jabatan Pelajaran Negeri
Lengkapkan borang/dokumen tambahan Tidak
Lulus ? Ya Terima kelulusan cuti Maklumkan kepada pegawai dan failkan
Halaman [
10.2.1.18.9 (2/3)
10.2.1.18.9(3)

1. 2. Borang Cuti Borang Kenyataan Cuti
Halaman [ 10.2.1.18.9 (3/3) ]
10.2.1.18.10(1) PENGURUSAN CUTI HAJI
PROSES KERJA Menerima borang permohonan cuti Menyemak sama ada layak atau tidak pegawai berkenaan diberi Cuti Haji. Menghantar permohonan ke Jabatan Pelajaran Negeri serta surat pengesahan penerbangan dari Lembaga Urusan Tabung Haji. Menerima kelulusan cuti. Merekodkan di dalam Kenyataan Cuti pegawai dan memaklumkan kepada pegawai berkenaan. Menyediakan 7 salinan Kew. 8 beserta kelulusan cuti. Menghantar 6 salinan Kew. 8 ke Jabatan Pelajaran Negeri untuk kelulusan. 1 salinan failkan.
3.
4. 5.
6. 7.
8. 9.
Menerima kelulusan Kew. 8 Tindakan Payroll
Halaman [ 10.2.1.18.10 (1/3)
10.2.1.18.10(2) CARTA ALIR PENGURUSAN CUTI HAJI
Terima 5 salinan borang permohonan dan pengesahan penerbangan dari LUTH Semak dan proses borang permohonan Hantar 4 salinan borang ke Jabatan Pelajaran Negeri beserta surat Pengesahan penerbangan Tidak Lulus ? Ya Terima kelulusan cuti Sediakan Kew.8-7 salinan Rekod kelulusan ke dalam Kenyataan Cuti Maklumkan kepada pegawai Hantar Kew. 8 ke Jabatan Pelajaran Negeri - 6 salinan 1 salinan fail Tidak Ya Terima kelulusan Kew. 8 Lulus ?
Minta lengkapkan borang/dokumen tambahan
Minta dilengkapkan Kew. 8
Tindakan Payroll
Halaman [ 10.2.1.18.10 (2/3) ]
10.2.1.18.10(3)

1. 2. 3. 4. 5. Borang Cuti Borang Kenyataan Cuti Borang Laporan Perubahan ( Kew. 8 ) Kew. 320 ( SG 20 ) Buku Rekod
Halaman [
10.2.1.18.10 (3/3) ]
10.2.1.18.11(1)
JAWATAN Pembantu Tadbir
PENGURUSAN CUTI MENJAGA ANAK

PROSES KERJA 1. Menerima 5 borang permohonan cuti. a. Menyemak dan pastikan cuti yang dipohon adalah pada hari yang ke 60 selepas pegawai bersalin, dan tempoh cuti yang dipohon tidak melebihi 90 hari Memastikan juga pegawai masih layak menggunakan kemudahan cuti ini.
b.
2.
Menyediakan surat lampiran dan kemukakan kepada Pengetua Memberi perakuan dan tandatangan Menghantar 4 salinan borang ke Jabatan Pelajaran Negeri beserta kenyataan cuti Menerima kelulusan dari Jabatan Pelajaran Negeri Menyediakan 7 salinan Kew. 8 a. b. c. Merekodkan ke dalam Kenyataan Cuti Memaklumkan kepada Pengetua Menghantar 6 salinan ke Jabatan Pelajaran Negeri beserta surat kelulusan 1 salinan Kew. 8 difailkan
3. 4.
5. 6.
d. Pengetua Pembantu Tadbir 7. 8. 9.
Menerima kelulusan Kew. 8 Fail dan merekodkan Tindakan Payroll
Halaman [ 10.2.1.18.11 (1/3) ]
10.2.1.18.11(2)
CARTA ALIR PENGURUSAN CUTI MENJAGA ANAK
Terima 5 borang permohonan cuti
Semak dan proses permohonan
Hantar permohonan ke Jabatan Pelajaran Negeri Minta lengkapkan borang tambahan Tidak Lulus ? Ya Terima kelulusan cuti pegawai yang akan bersara maklum kepadapegawai rekodkan di dalam Kenyataan cuti Sediakan Kew. 8 7 salinan Hantarkan Kew. 8 ke Jabatan Pelajaran Negeri 6 salinan Failkan 1 salinan Terima kelulusan Kew.8
Tindakan Payaroll
Halaman [
10.2.1.18.11 (2/3) ]
10.2.1.18.11(3)

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Borang Cuti Borang Kenyataan Cuti Borang Laporan Perubahan ( Kew. 8 ) Kew. 320 ( SG 20 ) Buku Rekod Perintah - Perintah Am dan Arahan Pentadbiran Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 14 Tahun 2007
Halaman [ 10.2.1.18.11 (3/3) ]
10.2.1.18.12(1)
JAWATAN Pengetua Pembantu Tadbir
PENGURUSAN CUTI IKUT PASANGAN

PROSES KERJA 1. 2. Menerima 5 salinan Borang Permohonan Lampiran B Menyemak dan mempastikan bilangan cuti yang diambil terhad kepada 3 tahun sahaja atau selama tempoh berkhidmat / kursus pasangan pegawai mengikut mana yang lebih pendek. Menyemak untuk mempastikan pegawai telah berkhidmat tidak kurang 6 bulan Menyemak dokumen sokongan berikut disertakan :a b Salinan Surat Nikah 5 salinan surat arahan pertukaran/surat kelulusan rasmi cuti belajar pasangan pegawai yang dikeluarkan oleh majikannya. Jika pasangan pegawai berkhidmat diluar negeri salinan surat pendaftaran syarikat hendaklah disertakan.
3.
4.
Pengetua
5.
Menyemak permohonan pegawai dan pastikan pegawai telah menghabiskan sukatan pelajarannya. Pastikan juga pemergian pegawai kelas tidak akan menjejaskan pelajaran murid. Memberi perakuan sama ada menyokong atau tidak permohonan tersebut.
Pembantu Tadbir
6.
Menyediakan surat sokongan dan mengemukakan borang permohonan cuti pegawai beserta dokumendokumen sokong ke Jabatan Pelajaran Negeri untuk dikemukakan ke Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran untuk kelulusan. Menerima salinan surat kelulusan cuti dari Kementerian Pelajaran Memaklumkan keputusan tersebut kepada pegawai. Menyediakan 7 salinan Kew. 8
Pengetua
7.
Pembantu Tadbir
8. 9.
10. Merekod dan failkan kelulusan cuti dan 1 salinan Kew.8 11. Menghantar 6 salinan Kew. 8 ke Jabatan Pelajaran Negeri 12. Tindakan payroll
Halaman [
10.2.1.18.12 (1/3)
10.2.1.18.12(2) CARTA ALIR PENGURUSAN CUTI IKUT PASANGAN
Semak borang permohonan cuti dari pegawai bersama dokumen sokongan Minta pemohon dapatkan dokumen sokongan Tidak Ya Sediakan 3 salinan Kenyataan Cuti pegawai yang bertaip dan kemaskini Dapatkan tandatangan pengetua Hantar Permohonan ke Jabatan Pelajaran Negeri untuk kelulusan Kementerian 4 salinan Borang Cuti salinan Dokumen Sokongan 4 salinan Kenyataan Cuti Lengkap ? Semak dokumen dan dapatkan fail
Lengkap ?
Lengkapkan borang Tidak
Ya Terima kelulusan cuti mengikut Pasangan Minta lengkapkan Kew. 8 Sediakan Laporan Perubahan Kew. 8 hantar ke Jabatan Pelajaran Negeri 6 salinan dan 1 untuk fail Tidak Ya Terima kelulusan Kew. 8
Lengkap ?
Tindakan Payroll / bayaran berasingan
Halaman [ 10.2.1.18.12 (2/3) ]
10.2.1.18.12(3)

1. 2. 3. Borang Cuti Tanpa Gaji Ikut Pasangan Laporan Perubahan Kew. 8 Kew. 320 ( SG 20 )
Halaman [
10.2.1.18.12 (3/3)
10.2.1.18.13(1)
JAWATAN Pengetua
PENGURUSAN CUTI ISTERI BERSALIN

PROSES KERJA 1. Menerima borang permohonan Cuti Tanpa Rekod Isteri Bersalin dari pegawai Menyemak dan Mempastikan permohonan pegawai disertakan dengan salinan surat doktor yang mengesahkan isteri bersalin Mempastikan pegawai masih mempunyai kelayakan untuk diberi kemudahan cuti ini. Tempoh cuti adalah mulai daripada tarikh isteri bersalin. ( 7 hari)
Pembantu Tadbir
2.
3. 4.
Memberi perakuan dan tandatangan Memaklumkan kelulusan cuti kepada pegawai dan failkan
Halaman [ 10.2.1.18.13 (1/3) ]
10.2.1.18.13(2)
CARTA ALIR PENGURUSAN CUTI ISTERI BERSALIN
Terima Sijil Bersalin / Surat Pengesahan Berikan 2 salinan borang Cuti Tanpa Rekod Semak dan proses borang permohonan
Minta lengkapkan borang tambahan Tidak
Hantar permohonan kepada Pengetua untuk kelulusan
Lulus ? Ya
Terima kelulusan cuti serah satu salinan kepada pegawai rekodkan dan failkan 1 salinan
Halaman [
10.2.1.18.13 (2/3)
10.2.1.18.13(3)

1. 2. 3. 4. Borang Permohonan Borang Kenyataan Cuti Buku Rekod Cuti Buku Rekod Perkhidmatan
Halaman [
10.2.1.18.13 (3/3)
10.2.1.19(1)
PENGURUSAN PERTUKARAN KE LUAR / DALAM NEGERI
JAWATAN Pengetua 1.
PROSES KERJA Menerima surat pekeliling pertukaran ke luar dan dalam negeri. pastikan tarikh akhir permohonan Menyediakan borang permohonan dan pastikan jumlah mencukupi Memaklumkan surat pekeliling pertukaran kepada kakitangan Mengedar borang pemohonan pertukaran kepada kakitangan Menerima dan memproses borang permohonan dan Memastikan dokumen sokongan disertakan Menghantar permohonan pertukaran kakitangan ke Jabatan Pelajaran Negeri Menerima kelulusan pertukaran kakitangan pastikan tarikh pertukaran Memaklumkan kelulusan pertukaran kepada pegawai yang berkenaan Menyediakan laporan Perubahan ( Kew. 8 ) dan Sijil Gaji Akhir ( SGA )
Pembantu Tadbir Rendah Pembantu Am Rendah
2.
3.
4.
Pembantu Tadbir
5.
6.
Pengetua
7.
Pembantu Am Rendah Pembantu Tadbir
8.
9.
10. Menghantar Kew. 8 dan Sijil Gaji Akhir ke Jabatan Pelajaran Negeri Pengetua Pembantu Tadbir 11. Menerima kelulusan Kew. 8 12. Tindakan Payroll Memastikan bulan di mana pembayaran gaji terakhir dibuat.
Halaman [
10.2.1.19 (1/3)
10.2.1.19(2)
CARTA ALIR PENGURUSAN KERJA PERTUKARAN KE LUAR / DALAM NEGERI
Terima surat pekeliling pertukaran Sediakan borang pertukaran Pastikan jumlah mencukupi Memaklumkan surat pekeliling Pertukaran kepada kakitangan Mengedarkan borang pertukaran Semak dan proses borang permohonan dan dokumen tambahan Hantar borang permohonan pertukaran ke Jabatan Pelajaran Negeri Tidak Lengkap ? Ya Terima kelulusan pertukaran Memaklumkan kepada pegawai Berkenaan mengenai pertukarannya Sediakan Laporan Perubahan ( Kew. 8 ) dan Sijil Gaji Akhir (SGA ) Hantar Kew. 8 dan SGA ke Jabatan Pelajaran Negeri
Dapatkan dokumen tambahan / pembetulan borang
Minta lengkapkan Kew. 8 dan Sijil Gaji Akhir
Tidak Ya
Lulus ?
Terima kelulusan Kew. 8
Tindakan Payroll
Halaman [
10.2.1.19 (2/3)
10.2.1.19(3)

1. 2. 3. 4. 5. Borang Pertukaran Ke Luar Negeri Borang Pertukaran Dalam Negeri Laporan Perubahan ( Kew. 8 ) Sijil Gaji Akhir ( SGA ) Kew. 101 Kew. 320 ( SG 20 )
Halaman [
10.2.1.19 (3/3)
10.2.1.20(1)
PENGURUSAN PERLEPASAN DALAM JAWATAN / PERLEPASAN JAWATAN DENGAN IZIN

PROSES KERJA 1. 2. Menerima surat pelepasan jawatan dari kakitangan Menyemak surat tawaran jawatan baru dan pastikan tarikh perlepasan jawatan Menghantar permohonan perlepasan jawatan ke Jabatan Pelajaran Negeri untuk tindakan selanjutnya ke Kementerian Pelajaran / Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran Menerima surat kelulusan perlepasan Jawatan Menyediakan laporan perubahan ( Kew. 8 ) 7 salinan Menghantar Kew. 8 perlepasan jawatan ke Jabatan Pelajaran Negeri 6 salinan failkan 1 salinan Menerima kelulusan Kew. 8 Tindakan Payroll
JAWATAN Pengetua
Pembantu Tadbir 3.
4. 5.
6.
7. 8.
Halaman [ 10.2.1.20 (1/3)
10.2.1.20(2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PERLEPASAN DALAM JAWATAN / PELEPASAN JAWATAN DENGAN IZIN
Terima surat pelepasan jawatan
Semak surat tawaran jawatan baru
Lengkapkan permohonan Tidak
Hantar pemohonan pelepasan Jawatan Ke Jabatan Pelajaran Negeri / Kementerian Pelajaran
Lengkap ? Ya Terima kelulusan pelepasan
Sediakan Laporan Perubahan (Kew.8 ) - 7 salinan Hantar Kew.8 ke Jabatan Pelajaran Negeri 6 salinan Failkan 1 salinan Terima kelulusan Kew.8
Tindakan Payroll
Halaman [
10.2.1.20 (2/3)
10.2.1.20(3)

1. 2. 3. 4. Laporan Perubahan ( Kew.8 ) Kew. 320 ( SG 20 ) Surat Permohonan Pegawai Borang Lampiran A
Halaman [ 10.2.1.20 (3/3)
10.2.1.21(1) JAWATAN
Pengetua
PENGURUSAN PERLETAKAN JAWATAN PROSES KERJA

1. 2. Menerima surat perletakan jawatan dari kakitangan Menyemak tempoh notis perletakan jawatan pegawai berkenaan dan pastikan lihat surat tawaran lantikan notis yang diberi mencukupi jika tidak mencukupi bayaran sebulan gaji mestilah disertakan Memaklumkan kepada Jabatan Pelajaran Negeri Menerima kelulusan perletakan jawatan dari Kementerian Pelajaran / SPP / JPA Menyediakan Laporan Perubahan ( Kew.8 ) 7 salinan Menerima kelulusan Kew. 8 Tindakan payroll serta merta dan pastikan bulan di mana tindakan payroll diambil.
Pembantu Tadbir
3. Pengetua 4.
Pembantu Tadbir
5.
Pengetua
6. 7.
Pembantu Tadbir
Halaman [
10.2.1.21 (1/3)
10.2.1.21(2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PERLETAKAN JAWATAN
Terima surat peletakan jawatan Semak tempoh notis peletakan jawatan
Dapatkan penjelasan dan penuhi syarat peletakan jawatan
Tidak Ya
Lengkap ?
Hantar surat peletakan jawatan ke Jabatan Pelajaran Negeri/ Kementerian Pelajaran / JPA Terima kelulusan peletakan jawatan Sediakan Laporan Perubahan ( Kew.8 ) - 7 salinan
Minta dilengkapkan Kew. 8 Tidak lengkap Ya
Hantar Kew.8 ke Jabatan Pelajaran Negeri 6 salinan Failkan 1 salinan Lengkap?
Tindakan Payroll
Halaman [
10.2.1.21 (2/3)
10.2.1.21(3) BORANG ATAU DOKUMEN DIGUNAKAN

1. 2. 3. Laporan Perubahan ( Kew.8 ) Kew. 320 ( SG 20 ) Surat Permohonan Perletakan Jawatan Pegawai
Halaman [
10.2.1.21 (3/3)
10.2.2 10.2.2.1(1)
JAWATAN Pengetua
PENGURUSAN PEMBANGUNAN PENGURUSAN LATIHAN DAN KURSUS

PROSES KERJA 1. Menerima surat pekeliling mengenai kursus-kursus yang dianjurkan oleh KPM, JPN, BTPN atau PPD dari semasa ke semasa Mengedarkan surat pekeliling untuk makluman / tindakan semua pegawai berkenaan Mengisi borang pemohonan dan menyediakan salinan sijil yang diperlukan Menyemak borang permohonan yang dilengkapkan Menandatangan borang permohonan jika berkaitan Mengesahkan salinan-salinan sijil Mengesahkan permohonan Menyediakan surat lampiran
2.
Pegawai/ Guru berkenaan
3.
4. 5. Pengetua 6. 7. Pembantu Tadbir Pengetua Pembantu Tadbir Pembantu Am Rendah 8.
9.
Menandatangan surat lampiran
10. Mengurus dan merekod pengiriman
11. Menghantar/ mengepos borang 12. Memfailkan salinan
Halaman [
10.2.2.1 (1/3)
10.2.2.1(2)
CARTA ALIR PENGURUSAN LATIHAN DAN KURSUS
Terima surat pekeliling mengenai kursus
Edar untuk makluman/ tindakan guru/ kakitangan berkenaan
Isi borang permohonan/ tandatangan borang
Sedia salinan sijil yang berkaitan
Sah salinan sijil
Tandatangan / pengesahan borang permohonan
Sedia surat lampiran
Tandatangan surat lampiran
Urus pengiriman
Rekod pengiriman
Hantar / pos / failkan
Halaman [
10.2.2.1 (2/3)
10.2.2.1(3)

1. Perintah - Perintah Am Dan Arahan Pentadbiran
Halaman [
10.2.2.1 (3/3)
10.2.2.2(1)
JAWATAN Pengetua
PENGURUSAN LATIHAN DALAMAN ( IN HOUSE )

PROSES KERJA 1. 2. Menubuhkan Jawatankuasa LDP Menentukan : keperluan kursus takwim penceramah kos/anggaran perbelanjaan dokumentasi Melantik AJK Pelaksana : Penyediaan kertas kerja Buku Atur Cara Jemputan penceramah Pengerusi Majlis Dokumentasi Siaraya Jamuan Sumber kewangan Menyediakan garis panduan Menentukan tugas setiap jawatankuasa Mengadakan mesyuarat Melaksanakan program Menyemak untuk memastikan kursus berjalan mengikut takwim Membuat penilaian
3.
Penolong Kanan
4. 5.
6. 7. 8.
9. S/U LDP
10. Membuat laporan dan dokumentasi 11. Memfailkan
Halaman [
10.2.2.2 (1/3)
10.2.2.2(2)
CARTA ALIR PENGURUSAN LATIHAN DALAMAN (LDP)
Tubuh J/K
Tentukan keperluan kursus / takwim
Lantik AJK
Sedia garis panduan
Tentukan tugas
Adakan mesyuarat
Laksana program
Pastikan kursus berjalan
Buat penilaian
Buat laporan dan dokumentasi
Failkan
Halaman [
10.2.2.2 (2/3)
10.2.2.2(3)

1. Perintah -Perintah Am dan Arahan Pentadbiran
Halaman [
10.2.2.2 (3/3)
10.3 PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN
Halaman [
10.3
PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN
10.3.1(1) PENGURUSAN TERIMAAN DAN PUNGUTAN JAWATAN

Pengetua 1.
PROSES KERJA
Menerima arahan melaksanakan tugas pengurusan terimaan dan pungutan (AP. 69) Mempengerusikan mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun dengan memastikan semua perkara asas yang perlu untuk proses terimaan dan pungutan disediakan, iaitu a) Buku Resit b) Buku Tunai c) Buku Daftar Kutipan Harian Menerima arahan melaksanakan tugas pengurusan terimaan dan pungutan daripada pengetua Menyediakan dokumen-dokumen yang diperlukan Menerima arahan melaksanakan tugas pengurusan terimaan dan pungutan daripada pengetua Membuat pungutan wang daripada murid dan mengeluarkan resit pada masa urusan di buat serta merta Merekod butiran pungutan dalam buku Jadual Kedatangan Menyerahkan wang pungutan dan resit bersama borang penyerahan kutipan kepada PT (Kew) serta merta Menerima dan menyemak wang pungutan daripada a. Guru b. Pengusaha Kantin c. Orang Awam 10. Mengeluarkan resit terimaan serta merta 11. Membuat semakan dan memastikan jumlah terimaan akur dengan resit 12. Menyerahkan wang terimaan kepada Pengetua
2.
PT (Kew)
3.
4. Guru 5.
6.
7. 8.
PT (Kew)
9.
Pengetua
13. Menerima dan mengesahkan wang terimaan 14. Menyemak untuk wang terimaan dibankkan dan menyemak slip bank berdasarkan pekeliling yang sedang berkuatkuasa
PT (Kew)
15. Merekodkan dalam Buku Tunai
Halaman [
10.3.1.(1/3)
10.3.1(2) CARTA ALIR PENGURUSAN TERIMAAN DAN PUNGATAN
Terima arahan
Mesyuarat JPKA
Sedia dokumen
Guru terima arahan
Buat pungutan dan keluar resit
Merekod
Serah wang resit dan borang kutipan
Terima dan semak pungutan
Keluar resit terusan
Simpan wang di bank
Rekod dalam buku tunai
Halaman [
10.3.1 (2/3)
10.3.1 (3)

1. 2. 3. 4. 5. Borang AP69 Borang AP66 Borang AP60 Borang AP70, AP71, AP72, AP73, AP75 Borang LO
Halaman [
10.3.1 (3/3)
10.3.2 (1)
PENGURUSAN PEROLEHAN
PROSES KERJA Menerima arahan melaksanakan tugas urusan perolehan. Mengadakan perbincangan mengikut perolehan yang diperlukan Memohon dengan melengkapkan nota minta Menyemak keperluan mengikut baki stok Membuat cadangan perolehan Menyemak untuk memastikan peruntukan mencukupi Meluluskan nota pinta Memastikan mendapat kelulusan sekiranya perolehan melebihi had yang ditetapkan. (Pekeliling Perbendaharaan Bi.5/2007) Mengisi borang pesanan tempatan (LO)
Guru/ PT Pegawai Aset
3. 4. 5.
Pengetua
6. 7. 8.
PT (Kew) Pengetua Guru/PT
9.
10. Menyemak dan menandatangan pesanan tempatan (LO) 11. Membuat perolehan daripada pembekal (pembelian terus atau sebut harga) 12. Menerima dan memastikan barangan yang diterima bersamaan dengan pesanan yang dibuat. 13. Merekodkan dalam Buku Stok dan Inventori
Pegawai Aset PT Kew
14. Menyemak dan mengesahkan perolehan direkodkan
15. Merekod ke dalam Buku daftar Bil dan membuat proses pembayaran
Halaman [
10.3.2.(1/3)
10.3.2 (2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PEROLEHAN
Terima arahan
Kenal pasti keperluan
Cadangan perolehan
Semak peruntukan Ubah suai Tidak Ada ? Ya Isi nota minta
Lulus nota minta
Isi borang pesanan tempatan (LO)
Perolehan secara terus / sebut harga
Terima perolehan
Merekod perolehan Rekod dalam Buku Daftar Bil dan proses pembayaran
Halaman [
10.3.2 (2/3)
10.3.2(3) BORANG ATAU DOKUMEN YANG DIGUNAKAN

1. 2. 3. 4. 5. Arahan Perbendaharaan Akta Acara Kewangan 1957 (Disemak 1972) Akta Pendidikan 1996 (Akta 550) Peraturan Pendidikan (Akuan dan Audit) 2002 Surat Pekeliling Kewangan Bil 4/88
Halaman [
10.3.2.(3/3)
10.3.3(1) PENGURUSAN PEMBAYARAN JAWATAN

Pengetua PT (Kew) 1. 2.
PROSES KERJA
Menerima arahan melaksanakan tugas urusan pembayaran Menyemak semua dokumen-dokumen pembayaran mencukupi a. Nota Minta b. Pesan Tempatan c. Invois d. Penilaian prestasi pembekal Menyediakan baucer pembayaran Menyemak dan menandatangani baucer pembayaran Menyediakan cek bayaran Merekodkan butiran bayaran dalam Buku Tunai Menandatangani cek bayaran Mengecop telah dibayar pada semua dokumen Menfailkan semua dokumen pembayaran
3. Pengetua PT (Kew) 4. 5. 6. Pengetua PT (Kew) 7. 8. 9.
10. Menghantar cek kepada pembekal bersama baucer bayaran 11. Menerima resit akaun terima bayaran 12. Menfailkan semua dokumen berkaitan
Halaman [
10.3.3.(1/3)
10.3.3(2) CARTA ALIR PENGURUSAN PEMBAYARAN
Terima arahan
Pastikan peruntukan mencukupi
Semak dokumen
Membuat pembayaran
Sedia baucar
Lulus baucar
Sedia cek dan rekod dalam Buku Tunai
Tandatangan cek
Cop telah dibayar pada dokumen
Failkan dokumen
Pos cek
Terima resit akaun bayaran
Failkan dokumen
Halaman [
10.3.3.(2/3)
10.3.3(3)

1. 2. 3. 4. 5. Nota Minta Borang Pesanan Tempatan Invois Vaucer Pembayaran Buku Tunai
Halaman [
10.3.3.(3/3)
10.3.4(1) PENGURUSAN PENYEDIAAN ANGGARAN BELANJA MENGURUS ( ABM ) JAWATAN

Pengetua 1.
PROSES KERJA
Menerima arahan melaksanakan tugas urusan Panjar Wang Runcit Lantik AJK Kewangan sekolah Menyediakan anggaran pendapatan tahun berkenaan berasaskan bilangan murid pada 1Oktober termasuk baki tahun lepas Memaklumkan kepada GPK dan GKMP : - anggaran pendapatan dan minta menyediakan anggaran perbelanjaan mengikut bidang masing-masing Menyediakan anggaran belanjawan bersama guru panitia Terima, semak dan luluskan anggaran perbelanjaan bersama dengan AJK Kewangan sekolah Failkan sesalinan ABM
2. PT 3.
Pengetua
4.
GKMP Pengetua
5. 6.
PT
7.
Halaman [
10.3.4.(1/3)
10.3.4(2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PENYEDIAAN ANGGARAN BELANJA MENGURUS ( ABM )
Terima arahan
Lantikan AJK Kewangan sekolah
Sediakan ABM
Maklumkan kepada GPK/GKMP bagi menyediakan anggaran perbelanjaan
GKMP dan guru panitia membuat anggaran perbelanjaan
Meluluskan anggaran perbelanjaan
Failkan
Halaman [
10.3.4.(2/3)
10.3.4(3)
BORANG ATAU DOKUMEN YANG DI GUNAKAN

1. 2. 3. 4. Borang ABM Pekeliling Perbendaharaan Buku Tata Cara Pengurusan Kewangan dan Perakuan Sekolah Akta Prosedur Kewangan 1957
Halaman [
10.3.4.(3/3)
10.3.5(1) JAWATAN
Pengetua
PENGURUSAN PANJAR WANG RUNCIT ( PWR ) PROSES KERJA

1. Menerima arahan melaksanakan tugas urusan Panjar Wang Runcit Sediakan kertas kerja bagi menentukan keperluan dan pastikan yang diminta bersesuaian dengan keperluan perkhidmatan / pembayaran. Hantar kertas kerja kepada Pengetua untuk semakan dan sahkan Mengeluarkan sejumlah wang yang diluluskan Rekod jumlah wang yang diterima dalam buku tunai PWR Sediakan baucer kecil bagi setiap perbelanjaan Mengesahkan setiap perbelanjaan Buat rekupmen bila didapati PWR berkurangan pada bila-bila masa Sediakan imbangan PWR
PT
2.
3.
4. 5. 6. Pengetua PT 7. 8.
9.
Halaman [
10.3.5.(1/3)
10.3.5(2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PANJAR WANG RUNCIT ( PWR )
Terima arahan
Sedikan kertas kerja keperluan PWR
Semakan dan pengesahan
Keluarkan sejumlah wang PWR yang diluluskan
Rekodkan dalam buku tunai PWR
Sediakan baucer kecil bagi setiap perbelanjaan
Buat Rekupmen bila PWR berkurangan
Sediakan imbangan
Halaman [
10.3.5.(2/3)
10.3.5(3)

1. 2. 3. 4. 5. Buku Arahan Perbendaharaan (A.P) Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakuanan Sekolah Akta Acara Kewangan 1957 (Disemak 1972) Modul Latihan Baucer Pembayaran
Halaman [
10.3.5.(3/3)
10.3.6(1) JAWATAN
Pengetua PT
PENGURUSAN PEMBAYARAN UTILITI PROSES KERJA

1. 2. 3. 4. Menerima arahan melaksanakan tugas urusan utiliti Menerima bil-bil utiliti Mengecop tarikh terima bil-bil utiliti Menyediakan baucer bayaran dan cek berpalang Mengesahkan baucer bayaran dan menandatangani cek pembayaran Membuat pembayaran di agensi berkenaan Merekod pembayaran dalam Daftar bil Merekod pembayaran bayaran dalam Buku Tunai
Pengetua
5.
PT
6. 7. 8.
Halaman [
10.3.6.(1/3)
10.3.6(2) CARTA ALIR PENGURUSAN PEMBAYARAN UTILITI
Menerima arahan
Menerima bil-bil utiliti
Mengecop tarikh terimaan bil-bil utiliti
Menyediakan baucer bayaran dan cek berpalang
Mengesahkan baucer bayaran dan menandatangani cek pembayaran
Membuat pembayaran di agensi berkenaan
Merekod pembayaran dalam Daftar Bil
Merekod pembayaran bayaran dalam Buku Tunai Kerajaan
Halaman [
10.3.6.(2/3)

1. 2. 3. Akta Pendidikan 1996 (Akta 550) Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakuanan Sekolah Akta Kewangan 1957 (Disemak 1972)
Halaman [
10.3.6.(3/3)
10.3.7(1) PENGURUSAN PENYEDIAAN GAJI BERKOMPUTER
JAWATAN Pengetua 1.
PROSES KERJA Menerima arahan melaksanakan tugas urusan PCG Membuat pembayaran gaji akhir melalui payroll / baucer berasingan Menerima sijil gaji akhir dan laporan perubahan yang telah diluluskan Sediakan dokumen untuk pembayaran gaji dan hantar kepada Jabatan Akauntan Negara Membuat pengesahan dan menandatangani semua dokumen Membuat pengasingan kepada 3 iaitu : i- set 1 & set 2 hantar kepada Jabatan Akauntan Negara ii- set 3 difailkan Menerima dan memfailkan slip gaji dan lain-lain dokumen daripada Jabatan Akauntan Negara
Pembantu Tadbir
2.
3.
4.
Pengetua
5.
Pembantu Tadbir
6.
7.
Halaman [
10.3.7 (1/3)
10.3.7(2) CARTA ALIR PENGURUSAN PENYEDIAAN GAJI BERKOMPUTER
Menerima arahan Membuat pembayaran gaji melalui payroll / baucer berasingan Menerima gaji akhir dan laporan perubahan yang telah diluluskan Menyediakan dokumen untuk pembayaran gaji dan hantar ke Jabatan Akauntan Negara Mengesah dan menandatangani dokumen Membuat pengasingan dan hantar ke Jabatan Akauntan Negara serta dail Menerima dan memfailkan slip gaji
Halaman [
10.3.7(2/3)

1. Perintah - Perintah Am dan Arahan Pentadbiran
Halaman [
10.3.7(3/3)
10.3.8(1) PENGURUSAN BUKU TUNAI
JAWATAN Pengetua 1.
PROSES KERJA Menerima arahan melaksanakan tugas urusan menyelenggara BukuTunai Menyediakan buku tunai akaun sekolah (Akaun Kerajaan, Akaun SUWA dan Akaun Asrama) Merekod baki awal di bahagian terimaan bagi semua butiran di bahagian ruangan yang berkaitan Mencatat butiran aktiviti penerimaan mengikut susunan segala penerimaan wang tunai / cek yang dibankkan sebaik sahaja urusan penerimaan berlaku dan keluarkan resit rasmi Mencatat butiran terimaan bayaran mengikut susunan pada tarikh dan setiap urus niaga hingga akhir tahun Menutup akaun di setiap akhir bulan Menerima penyata bank dan membuat penyesuaian bank dan tandatangan Buku Tunai Menyemak dan tandatangan di Buku Tunai
Pembantu Tadbir
2.
3.
4.
5.
6. 7.
Pengetua
8.
Halaman [
10.3.8 (1/3)
10.3.8(2) CARTA ALIR KERJA PENGURUSAN BUKU TUNAI
Menerima arahan Menyediakan Buku Tunai Akaun Sekolah Merekod baki awal di bahagian terimaan Mencatat butiran aktiviti penerimaan mengikut susunan Mencatat butiran terimaan bayaran mengikut susunan tarikh
Menutup akaun di setiap bulan
Menerima penyata bank dan membuat penyesuaian bank dan tandatangan Buku Tunai
Menyemak penyata bank dan membuat penyesuaian
Halaman [
10.3.8 (2/3)

1. 2. Perintah - Perintah Am dan Arahan Pentadbiran Buku Tunai
Halaman [
10.3.8 (3/3)
10.3.9(1) PENGURUSAN PEMBERIAN BANTUAN PERKAPITA (PCG)
JAWATAN Pembantu Tadbir (Kewangan) 1.
PROSES KERJA Mengemukakan tuntutan bantuan mata pelajaran melalui borang yang ditetapkan kepada Pusat Tanggungjawab selewat-lewatnya 30hb November berdasarkan enrolmen murid pada 1hb Oktober tahun sebelumnya Menyemak dan mengesahkan permohonan PCG Menghantar permohonan PCG sekolah yang telah disatukan kepada pusat pembayaran (Kementerian Pelajaran Malaysia) bagi urusan pembayaran Pembayaran dilakukan dengan mengkreditkan terus ke Akaun Wang Kerajaan bagi setiap sekolah Semak Akaun Wang Kerajaan melalui surat siaran atau melalui penyata bank Mencatatkan jumlah wang yang diterima ke dalam Buku Tunai Kumpulan Wang Kerajaan mengikut kumpulan PCG yang telah ditetapkan Membuat pengesahan penerimaan dengan menandatangani resit
Pengetua Pembantu Tadbir (Kewangan)
2. 3.
4.
5.
6.
Pengetua
7.
Halaman [ 10.3.9 (1/3)
10.3.9(2) CARTA ALIR PENGURUSAN PEMBERIAN BANTUAN PERKAPITA (PCG)
Semak dari Buku Kedatangan Pelajar enrolmen pada 1hb Oktober Sediakan Borang Tuntutan dengan menggunakan Borang SM dan Borang AS (A) dan Borang SKPM Semak dan sahkan jumlah tuntutan Semak dan betulkan Tidak Ya Hantarkan ke Unit Kewangan / JPN Unit Semakan Semak Aliran Kerja Asrama melalui Penyata Bank atau Surat Siaran JPN Lulus ?
Halaman [
10.3.9 (2/3)

1. 2. 3. 4. Buku Daftar Kedatangan Murid pada 1 Oktober Borang SM Penyata Bank Pekeliling Kewangan Bil.5 Tahun 2002 (Pemberian Perkapita Sekolah)
Halaman [
10.3.9 (3/3)
10.3.10(1) PENGURUSAN PENYEDIAAN PENYATA AKAUN TAHUNAN SEKOLAH

JAWATAN Pengetua 1. PROSES KERJA Memastikan semua dokumen berikut telah lengkap dan ditutup. a) Buku Tunai Kerajaan / SUWA / Asrama b) Daftar Kutipan Harian c) Daftar Bil d) Buku Tunai Panjar Wang Runcit e) Slip Bank dan Penyata Bank f) Fail Baucer Pembantu Tadbir (Kewangan) 2. Memastikan telah disemak Penyata Audit tahun lepas untuk mendapatkan baki awal tahun semasa Memastikan telah dikemaskini rekod PATSKOM berkomputer pada setiap bulan sehingga 31hb Disember. Memastikan telah mendapatkan penyata - penyata berikut :a) Penyata penerimaan dan pembayaran b) Penyata imbangan c) Penyata pendapatan dan perbelanjaan d) Nota-nota wang terkumpul e) Penyata penyesuaian bank f) Perakuan Pengetua Memastikan telah disediakan Penyata sebanyak 4 salinan :a) 1 salinan asal-Audit Sekolah b) 1 salinan kedua- JPN (Unit Kewangan) c) 1 salinan ketiga- PPD (Unit Kewangan) d) 1 salinan keempat- salinan sekolah Memastikan telah diterima Laporan Audit daripada Pejabat Audit Sekolah, Kementerian Pelajaran Malaysia Memastikan tindakan segera telah diambil sekiranya ada kuiri audit Memastikan telah difailkan Laporan Audit di dalam fail berkenaan
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Halaman [
10.3.10 (1/3)
10.3.10(2) CARTA ALIR PENGURUSAN PENYEDIAAN PENYATA AKAUN TAHUNAN SEKOLAH
Minta lengkapkan dokumen yang tidak lengkap
Memastikan semua rekod dikemaskini : - Baucer / Bil -Buku Tunai - Stok -Buku Resit / - Bank Slip Penyata kutipan Memastikan Penyata Penyesuaian Bank Bulan Disember telah dibuat Tidak Buat ? Ya
Memastikan telah mendapatkan Penyata Audit tahun lepas bagi pelarasan
Memastikan telah dimasukkan data-data PATSKOM akaun berakhir pada 31hb Disember -Penyata Penerimaan / Pembayaran -Penyata Pendapatan /Perbelanjaan -Nota-nota kepada penyata Kumpulan Wang Terkumpul -Penyata Imbangan -Surat Perakuan Pengetua
Minta lengkapkan dokumen yang tidak lengkap
Memastikan telah mendapatkan pengesahan perakuan Pengetua Tidak Diperakukan? Ya Memastikan telah dihantar kepada Jabatan Audit Sekolah - 1 salinan Jabatan Pelajaran Negeri - 1 salinan ke Pejabat Pelajaran Daerah - 1 salinan fail Memastikan pemeriksaan oleh pihak Jabatan Audit Memastikan telah diterima Penyata Audit yang sebenar untuk tahun berkenaan Masukkan ke dalam fail
Halaman [ 10.3.10 (2/3)

1. 2. 3. 4. Penyata Audit tahun sebelumnya Penyata penyesuaian bank Rekod dan dokumen dikemaskini Lembaran Imbangan dan kertas kerja disediakan dengan lengkap
Halaman [
10.3.10 (3/3)
10.3.11(1)
PENGURUSAN PINJAMAN KOMPUTER
JAWATAN Pembantu Tadbir (Kewangan) 1.
PROSES KERJA Menyemak untuk memastikan pemohon telah disahkan dalam jawatan dan layak memohon Mengarahkan pengedaran borang kepada pemohon Menyemak borang permohonan berserta dengan dokumen berikut :a) 1 salinan slip gaji pemohon. b) 1 salinan asal sebut harga komputer. c) 1 salinan Kad Pengenalan pemohon. Menyemak untuk memastikan telah diterakan cop Pengetua dan disediakan surat lampiran untuk dihantar ke JPN (Unit Pentadbiran Am) Menurunkan tandatangan pengesahan Pengetua Menyemak untuk memastikan telah dihantar borang permohonan berserta dengan dokumen-dokumen sokongan di atas ke JPN (Unit Pentadbiran Am) Menyemak dan memastikan setelah permohonan diluluskan dan cek diperolehi oleh pemohon, JPN akan mengeluarkan surat arahan potongan gaji Menyediakan borang SG20 untuk pemotongan gaji pinjaman pembelian komputer. Menyediakan lejar individu pinjaman komputer bagi pengawai berkenaan sehingga selesai pinjaman dibayar 3 bulan sebelum tamat bayaran balik pinjaman, hantar laporan lejar ke JPN untuk mendapatkan surat arahan memberhentikan potongan gaji bagi pinjaman komputer.
2. 3.
4.
Pengetua
5. 6.
Bahagian Kewangan JPN
7.
Pembantu Tadbir (Kewangan)
8.
9.
Halaman [ 10.3.11 (1/3) ]
10.3.11(2) CARTA ALIR PENGURUSAN PINJAMAN KOMPUTER
Minta peminjam menyemak semula
Tidak Ya
Menyemak untuk memastikan pemohon telah disahkan dalam jawatan. Mengarahkan borang diberikan kepada pemohon. Memastikan telah disemak borang yang telah diisi bersama dokumen sokongan yang dikehendaki Betul? Memastikan telah disediakan surat lampiran dan pengesahan bahawa pegawai telah disahkan dalam jawatan. Pengetua menurunkan tandatangan Memastikan telah dihantar borangborang pemohon beserta dokumendokumen sokongan kepada JPN (Unit Pentadbiran Am) Memastikan telah dimasukkan 1 salinan ke dalam fail sekolah Memastikan setelah permohonan diluluskan dan cek diterima sediakan borang SG20 untuk pemotongan gaji pinjaman komputer Memastikan telah disediakan Lejar Individu bagi Pinjaman Komputer Kemaskini data pinjaman dan potongan gaji sehingga selesai pinjaman. 3 bulan sebelum tamat bayaran balik, hantar laporan Lejar ke JPN untuk mendapatkan surat arahan memberhentikan potongan gaji.
Halaman [
10.3.11 (2/3)
10.3.11(3)

1. 2. 3. 4. 5. 6. Slip gaji terakhir Borang pinjaman komputer Borang perjanjian jual beli Surat akuan majikan Invois Salinan kad pengenalan
Halaman [ 10.3.11 (3/3) ]
10.3.12(1)
PENGURUSAN PINJAMAN KENDERAAN
JAWATAN Pengetua
PROSES KERJA 1. Menyemak untuk memastikan pemohon telah disahkan dalam jawatan dan layak memohon 2. Menyemak semua borang dan dokumen sokongan telah ditandatangani
Pengetua dan Pembantu Tadbir (Kewangan) Pembantu Tadbir (Kewangan)
3. Menghantar borang yang telah lengkap ke JPN (Unit Kewangan) berserta dengan dokumen berikut :a. 1 salinan sebut harga kenderaan b. 1 salinan slip gaji 4. 5. Memotong gaji peminjam Merekod ke dalam lejar pinjaman : a. Sebut harga Kenderaan. b. Salinan fotostat Insuran Cover-Note. c. Salinan fotostat resit. d. Salinan geran kenderaan yang telah dicop HAK MILIK KERAJAAN DITUNTUT Menyediakan Lejar Individu Pinjaman Kenderaan peminjam. Mengemaskini data pemohon dan potongan gaji sehingga selesai. Menghantar laporan lejer setiap hujung tahun ke JPN (Unit Pentadbiran Am). Mendapatkan salinan fotostat geran kenderaan dan insuran cover-note setiap kali cukai jalan kenderaan diperbaharui sehingga selesai bayaran balik pinjaman
6.
7.
8.
9.
Halaman [
10.3.12 (1/3)
10.3.12(2) CARTA ALIR PENGURUSAN PINJAMAN KENDERAAN
Berikan borang kepada pemohon. Minta Peminjam Menyemak semula Diisi dan disemak yang bersama dengan dokumen sokongan yang dikehendaki
Tidak Betul ? Ya Memastikan telah disediakan surat lampiran dan pengesahan bahawa pegawai telah disahkan jawatan. Pengetua menandatangani Memastikan telah dihantar borang-borang permohon berserta dokumen sokongan kepada JPN (Unit Pentadbiran Am) Memastikan telah dimasukkan ke dalam fail 1 salinan Memastikan telah menerima arahan potongan gaji sediakan borang SG20 Mendapatkan dokumen berikut :Salinan geran, insuran cover-note, resit bayaran, invois dari pembekal Memastikan telah disediakan lejar individu dan kemaskini lejar sehingga potongan gaji. Memastikan dihantar laporan lejar individu pada setiap hujung tahun dan dapatkan salinan geran dan insuran cover-note bagi pengesahan cukai jalan telah diperbaharui. Memastikan telah dihantar laporan lejar 3 bulan sebelum tamat bayaran balik pinjaman ke JPN (Unit Pentadbiran Am) untuk mendapatkan surat arahan memberhentikan potongan pinjaman kenderaan
Halaman [ 10.3.12 (2/3) ]

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Slip gaji terakhir Borang pinjaman Borang perjanjian jual beli Surat akuan majikan Insuran - Cover note Invois Geran Salinan kad pengenalan
Halaman [
10.3.12 (3/3)
10.3.13(1)
PENGURUSAN PINJAMAN PERUMAHAN
JAWATAN Pembantu Tadbir (Kewangan) Pengetua dan Pembantu Tadbir (Kewangan) Pengetua
PROSES KERJA 1. Menyemak untuk memastikan borang telah diberikan betul mengikut jenis pinjaman yang hendak dipohon oleh peminjam.
2.
Menyemak untuk memastikan telah disemak semua borang dan dokumen sokongan dan terakan cop Pengetua
3.
Menyemak untuk memastikan telah disediakan surat iringan dan pengesahan bahawa pegawai telah layak memohon pinjaman perumahan. Pengetua menurunkan tandatangan. Menyemak untuk memastikan telah dihantar borang-borang dan dokumen sokongan bersama surat iringan ke Bahagian Pinjaman Perumahan Perbendaharaan Malaysia untuk tindakan selanjutnya.
4.
Halaman [ 10.3.13 (1/3)
10.3.13(2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PINJAMAN PERUMAHAN
Menyemak untuk memastikan telah memberi borang kepada pemohon mengikut jenis rumah yang dipohon Menyemak untuk memastikan telah disemak borang yang telah diisi bersama dengan dokumen sokongan yang dikehendaki Tidak Lengkap ? Menyemak untuk memastikan telah Ya disediakan surat lampiran dan pengesahan bahawa pegawai telah disahkan dalam jawatan dan beliau belum membuat pinjaman perumahan atau pinjaman kedua. Menurunkan tandatangan Pengetua Menyemak untuk memastikan telah dihantar borang-borang peminjam berserta dokumen-dokumen sokongan dan kiriman wang / cek bagi bayaran proses kepada Bahagian Pinjaman Perumahan Perbendaharaan Malaysia. Menyemak untuk memastikan telah dimasukkan 1 salinan ke dalam fail sekolah.
Peminjam menyemak semula
Halaman [
10.3.13 (2/3)
10.3.13(3)

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Slip gaji terakhir Jadual kelayakan pinjaman Borang pinjaman perumahan SPPP / SPPH Borang proses kerja dari pemaju perumahan Surat kebenaran Ketua Jabatan Salinan kad pengenalan Borang perjanjian
Halaman [ 10.3.13 (3/3) ]
10.3.14(1) PENGURUSAN PELBAGAI POTONGAN CUKAI BERJADUAL (PCB)

JAWATAN Pengetua dan Pembantu Tadbir (Kewangan) 1. PROSES KERJA Menyemak untuk memastikan telah menerima arahan potongan daripada pihak yang berkenaan a. b. c. d. e. f. 2. Cukai Pendapatan Pinjaman Perumahan Pinjaman Kerajaan Tabung Haji Insuran M.N.I. Pinjaman MARA
Menyemak untuk memastikan jenis potongan telah disemak - kodnya telah dipastikan Borang SG20 telah disediakan untuk tindakan payroll. Amaun potongan dimasukkan dengan 2 salinan surat arahan potongan Menyemak untuk memastikan telah dihantar ke Akauntan Negara
3.
4.
Halaman [
10.3.14 (1/3)
10.3.14(2) CARTA ALIR PENGURUSAN PELBAGAI POTONGAN CUKAI BERJADUAL (PCB)
Menyemak untuk memastikan telah menerima surat arahan potongan
Menyemak untuk jenis potongan untuk memastikan kod potongan
Menyemak untuk memastikan telah disediakan Borang SG 20 untuk tindakan gaji
Menyemak untuk memastikan telah dihantarkan ke Jabatan Akauntan Negara Cawangan Negeri
Halaman [
10.3.14 (2/3) ]
10.3.14(3)

1. 2. Senarai kelayakan potongan Borang Kew. 320
Halaman [
10.3.14 (3/3)
10.3.15(1) PENGURUSAN POTONGAN KWSP
JAWATAN JPN 1.
PROSES KERJA Menyemak untuk memastikan kelulusan Kew.8
Pengetua dan Pembantu Tadbir (Kewangan)
2. 3.
Menyemak untuk memastikan gaji bulanan telah disemak Menyemak untuk mamastikan telah disediakan SG 20 (borang perubahan gaji/ Baucer berasingan Menyemak untuk memastikan tahun pembayaran Menyemak untuk memastikan telah dirujuk Jadual Ketiga KWSP yang terkini
4. 5.
Halaman [ 10.3.15 (1/3) ]
10.3.15(2) CARTA ALIR PENGURUSAN POTONGAN KWSP
Menyemak untuk memastikan telah diterima Kew.8 dari Jabatan Pelajaran Negeri
Menyemak untuk memastikan telah disemak jumlah gaji
Menyemak untuk memastikan telah diambil Borang Perubahan Gaji / Baucer berasingan
Menyemak untuk memastikan telah disemak jadual KWSP terkini
Halaman [
10.3.15 (2/3)
10.3.15(3)

1. 2. Akta KWSP 1991 Borang Kew. 320
Halaman [
10.3.15 (3/3) ]
10.3.16(1) PENGURUSAN TUNTUTAN ELAUN LEBIH MASA
JAWATAN Pengetua 1.
PROSES KERJA Semak butir-butir tercatat pada borang tuntutan adalah betul dan meluluskannya Menyemak untuk memastikan terdapat surat sokongan daripada pegawai berkenaan dan menyemak Buku Log Kenderaan bagi Pemandu Menyemak untuk memastikan peruntukan mencukupi dalam Buku Vot
2.
3.
4.
Menyemak untuk memastikan telah disediakan baucer bayaran borang kelompok dan baucer berasingan
Pengetua
5.
Cop dan tandatangan baucer bayaran borang berkelompok dan baucer berasingan
Halaman [
10.3.16 (1/3)
10.3.16(2)
CARTA ALIR PENGURUSAN TUNTUTAN LEBIH MASA
Mengisi Geran tuntutan Menyemak untuk memastikan telah diberi borang tuntutan untuk dilengkapkan oleh pegawai berkenaan.
Minta pegawai lengkapkan semula
Tidak
Lengkap?
Ya Menyemak untuk memastikan butirbutir diperlukan terdapat dalam borang Menyemak baucer bayaran kelompok dan baucer berasingan.
Menandatangani baucer bayaran kelompok dan baucer barasingan Menyemak untuk memastikan telah dihantar borang tuntutan dan baucer berasingan bersama dengan surat sokongan ke Pejabat Pembayar Menyemak untuk memastikan telah dimasukkan satu salinan ke dalam fail sekolah
Halaman [
10.3.16 (2/3) ]
10.3.16(3)

1. 2. 3. Surat akuan kerja lebih masa Borang tuntutan Baucer bayaran
Halaman [
10.3.16 (3/3)
10.3.17(1)
JAWATAN Pengetua
PENGURUSAN SEBUT HARGA

PROSES KERJA 1. 2. 3. Membentuk Jawatankuasa Sebut Harga. Menyediakan borang permohonan sebut harga. Mengedar borang permohonan sebut harga.
PT (Kewangan) Pembantu Am Rendah PK (P) GPK HEM /SU Pengetua
4. 5. 6.
Menerima borang permohonan daripada pemohon. Mendaftarkan borang permohonan. Menandatangani surat panggilan mesyuarat Jawatankuasa Tender. Mempengerusikan mesyuarat pemilihan. Memilih petender.
7. Pengetua/PK(P) / PK (HEM) PK(P)/ PK(HEM) Pengetua Pembantu Am Rendah PK(P)/ PK (HEM) 8.
9.
Menyediakan surat tawaran kepada Petender yang berjaya.
10. Menandatangani surat tawaran kepada petender. 11. Menghantar surat tawaran kepada Petender.
12. Menyediakan surat perjanjian. 13. Memanggil Petender yang berjaya.
Pengetua / PK(P) / PK(HEM)/ Petender
14. Menandatangani surat perjanjian.
PT(Kewangan)
15. Menerima deposit daripada petender. 16. Mengeluarkan resit bayaran yang diterima. 17. Failkan
Halaman [
10.3.17 (1/3) ]
10.3.17(2) CARTA ALIR PENGURUSAN SEBUT HARGA
Bentuk Jawatankuasa Sebut Harga
Sedia borang sebut harga
Edar borang permohonan
Terima semula borang permohonan
Mesyuarat pemilihan
Terpilih ? Tidak Ya Hantar surat tawaran
Sedia surat tawaran
Difailkan
Panggil petender terpilih
Tandatangan surat perjanjian
Terima deposit
Halaman [
10.3.17 (2/3)
10.3.17(3)

1. 2. 3. Borang permohonan sebut harga Borang pemilihan sebut harga Borang perjanjian
Halaman [
10.3.17 (3/3) ]
10.4 PENGURUSAN PEMBANGUNAN DAN ASET
Halaman [
10.4.1 PEMBANGUNAN 10.4.1.1(1) PENGURUSAN PEMBANGUNAN
JAWATAN Pengetua 1. 2. Guru Pembangunan Pengetua 3. 4. 5.
PROSES KERJA Menerima arahan melaksanakan tugas urusan pembangunan Mengenalpasti jenis pembangunan yang hendak dipohon Membuat permohonan ke PPD / JPN Menerima peruntukan / kelulusan daripada JPN/PPD Menentukan perbelanjaan pembangunan mengikut prosedur a. Sekolah PTJ -mendapatkan Sebut Harga daripada sekurangkurangnya 5 syarikat. Memilih kontrak / pembekal b. Sekolah bukan PTJ - Memantau projek pembangunan 6. Menyemak untuk memastikan projek berjalan mengikut jadual dan spesifikasi yang ditetapkan Pemantauan projek pembangunan
Pengetua / Guru Pembangunan Pengetua
7.
8. 9.
Memberi arahan pembayaran setelah kerja-kerja disempurnakan Bagi sekolah PTJ a. Menyediakan dokumen-dokumen pembayaran b. Membuat pembayaran Bagi sekolah bukan PTJ : Melaporkan dan mengesahkan status kerja
PT (Kew)
10. Memfailkan semua dokumen pembayaran 11. Menghantar cek kepada pembekal bersama baucer bayaran 12. Menerima resit akaun terima bayaran 13. Memfailkan semua dokumen berkaitan
Halaman [
10.4.1 (1/3)
10.4.1.1(2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PEMBANGUNAN
Terima arahan
Kenal pasti projek pembangunan
Memohon kepada PPD / JPN Semak Semula Tidak Ya Terima peruntukan Lulus ?
Prosedur perbelanjaan
Pelaksanaan projek
Pemantauan
Prosedur pembayaran
Pelaporan
Terima resit akuan bayaran
Failkan dokumen
Halaman [
10.4.1 (2/3)
10.4.1.1(3)

1. 2. Borang Sebut Harga Borang Spesifikasi Kerja
Halaman [
10.4.1 (3/3)
10.4.1.2(1)
PENGURUSAN PENYELENGGARAAN
JAWATAN Pengetua Guru Pembangunan 1. 2. 3.
PROSES KERJA Menerima arahan melaksanakan tugas urusan pembangunan Mengenalpasti jenis penyelenggaraan yang hendak dibuat Membuat permohonan ke PPD / JPN (Bukan PTJ) dan PTJ permohonan untuk penyelenggaraan yang lebih besar. Bagi sekolah PTJ, penyelenggaraan kecil dilakukan oleh pihak sekolah. Menerima peruntukan / kelulusan daripada JPN/PPD Menentukan perbelanjaan penyelenggaraan mengikut prosedur a. Sekolah PTJ -mendapatkan Sebut Harga daripada sekurangkurangnya 5 syarikat. Memilih kontrak / pembekal b. Sekolah bukan PTJ - Memantau projek penyelenggaraan 6. Menyemak untuk memastikan projek berjalan mengikut jadual dan spesifikasi yang ditetapkan Pemantauan projek penyelenggaraan
Pengetua
4. 5.
Pengetua / Guru Pembangunan Pengetua
7.
8.
Memberi arahan pembayaran setelah kerja-kerja disempurnakan Bagi sekolah PTJ a. Menyediakan dokumen-dokumen pembayaran b. Membuat pembayaran Bagi sekolah bukan PTJ : Melaporkan dan mengesahkan status kerja
PT (Kew)
9.
10. Memfailkan semua dokumen pembayaran 11. Menghantar cek kepada pembekal bersama baucer bayaran 12. Menerima resit akuan terima bayaran 13. Memfailkan semua dokumen berkaitan
Halaman [
10.4.1.2 (1/3)
10.4.1.2(2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PENYELENGGARAAN
Terima arahan
Kenal pasti projek penyelenggaraan
Memohon kepada PPD / JPN Semak Semula Tidak Lulus ? Ya Terima peruntukan
Prosedur perbelanjaan
Pelaksanaan projek
Pemantauan
Prosedur pembayaran
Pelaporan
Terima resit akuan bayaran
Failkan dokumen
Halaman [ 10.4.1.2 (2/3) ]
10.4.1.2(3) BORANG ATAU DOKUMEN YANG DIGUNAKAN

1. 2. Borang Sebut Harga Borang Spesifikasi Kerja
Halaman [
10.4.1.2 (3/3)
10.4.1.3(1) PENGURUSAN BEKALAN KEMUDAHAN ASAS SEKOLAH
JAWATAN Pengetua 1.
PROSES KERJA Menubuhkan Jawatankuasa Pembangunan yang terdiri daripada Pengetua, PK(P), PK(HEM), PK (KK), Guru-guru Kanan, Ketua Pembantu Tadbir. Membuat anggaran / penentuan tentang jumlah murid sesi persekolahan tahun hadapan sebelum tamat Penggal 2. Mengadakan mesyuarat untuk menentukan keperluan fizikal asas mencukupi : a. b. c. d. e. f. g. h. Bilik Darjah Tandas Perabot Kelengkapan Bilik Khas Kantin Makmal Bengkel Pusat Sumber Sekolah.
2.
Jawatankuasa Pembangunan
3.
S/U Jawatan -kuasa Pembangunan Pengetua
4.
Melaporkan kedudukan keperluan fizikal kepada Pengetua.
5.
Melaporkan kekurangan ke Jabatan Pelajaran Negeri dan memohon keperluan tambahan. Mendapatkan maklum balas mengenai keperluan fizikal yang boleh dibekalkan. Melapor kepada PIBG tentang kekurangan fizikal dan memohon bantuan. Mengemukakan permohonan bantuan dalam mesyuarat JK PIBG untuk diluluskan. Mendapatkan maklum balas daripada PIBG dan mengambil tindakan sewajarnya.
6.
JPN / PIBG
7.
8.
9.
Halaman [ 10.4.1.3 (1/3) ]
10.4.1.3(2) CARTA ALIR PENGURUSAN BEKALAN KEMUDAHAN ASAS SEKOLAH
Menubuhkan Jawatankuasa Pembangunan Membuat anggaran bilangan murid dan jumlah kelas untuk tahun berikutnya. Mengenal pasti keperluan fizikal asas. Memohon kepada JPN/PIBG dan sumber lain.
Tidak
Mencukupi ?
Ya Untuk mendapatkan sumber kewangan atau sumbangan.
Merekod penerimaan bekalan baru.
Keperluan mencukupi.
Halaman [
10.4.1.3 (2/3)
10.4.1.3(3) BORANG ATAU DOKUMEN YANG DIGUNAKAN

1. 2. 3. 4. 5. 6. PM/Menengah 1 PM/Menengah 2 Daftar Inventori Daftar Harta Modal Daftar Stok Bekalan Pejabat Daftar Pergerakan Harta Modal Dan Inventori
Halaman [ 10.4.1.3 (3/3) ]
10.4.1.4(1) PENGURUSAN PENYELENGGARAAN KEMUDAHAN DAN KELENGKAPAN
JAWATAN Pengetua/ PK(P)/ Guru Kanan/Ketua Pembantu Tadbir/ Pembantu Tadbir Ketua Pembantu Tadbir/Pembantu Tadbir Semua Pegawai di Pejabat Am Ketua Pembantu Tadbir/Pembantu Tadbir 1.
PROSES KERJA Merancang dan mengawasi stok dan alat-alat kelengkapan sekolah (dari segi penyimpan dan pengagihan.)
2.
Menyemak untuk memastikan semua dokumen -kad inventori dan Harta Daftar Modal adalah mencukupi.
3.
Menerima barangan.
4. 5.
Mengklasifikasikan barangan. Merekod ke dalam buku Daftar Stok Bekalan dan Kad Inventori atau Daftar Harta Modal. Melabel barangan dengan nombor siri yang betul. Merekod pengeluaran / pinjaman / pemulangan dalam buku Daftar Pergerakan Harta Modal Dan Inventori
6. Ketua Pembantu Tadbir/Pembantu Tadbir/Guru Kanan PK(P)/Ketua Pembantu Tadbir/ Pembantu Tadbir Ketua Pembantu Tadbir / Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir Rendah Pengetua Pembantu Tadbir Rendah 7.
8. 9.
Menerima laporan kerosakan dan membuat tindakan lanjut. Mempamerkan senarai inventori di bilik/lokasi berkaitan.
10. Menyemak untuk memastikan buku stok sentiasa kemaskini.
11. Menghantar buku stok untuk semakan dan pengesahan Pengetua. 12. Membuat penyemakan stok dua kali setahun. 13. Memfailkan semua dokumen.
Halaman [
10.4.1.4 (1/3)
10.4.1.4(2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PENYELENGGARAAN KEMUDAHAN DAN KELENGKAPAN
Semak untuk pastikan semua dokumen contohnya Kad Inventori dan Daftar Harta Modal mencukupi. Menerima barangan.
Mengklasifikasikan barangan. Merekodkan ke dalam Buku Daftar Bekalan Stok dan Kad Inventori / Daftar Harta Modal. Melabel barangan dengan nombor siri yang betul. Merekod pengeluaran / pinjaman / pemulangan dalam Buku Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori Menerima laporan kerosakan dan membuat tindakan lanjut. Mempamerkan senarai inventori. Lengkapkan Maklumat
Semak untuk pastikan Buku Stok kemas kini.
Tidak Ya
Kemaskini ?
Menghantar Buku Stok untuk semakan dan pengesahan Pengetua. Menyemak stok dua kali setahun.
Memfailkan dokumen.
Halaman [ 10.4.1.4 (2/3) ]
10.4.1.4(3)

1. 2. 3. 4. Daftar Inventori Daftar Harta Modal Daftar Stok Bekalan Pejabat Daftar Pergerakan Harta Modal Dan Inventori
Halaman [
10.4.1.4 (3/3)
10.4.1.5(1) PENGURUSAN KECERIAAN DAN PEMBANGUNAN FIZIKAL

JAWATAN Pengetua Pengetua / PK(P) Jawatankuasa 1. 2. 3. 4. Pengetua / KPT 5. 6. Jawatankuasa/ PAR/PRA/Pekerja Swasta/kontraktor Pengetua/ PK (P) / KPT 7. PROSES KERJA Menubuhkan Jawatankuasa Keceriaan dan Pembangunan Fizikal. Memanggil mesyuarat jawatankuasa. Merancang program keceriaan dan pembangunan fizikal. Melulus perbelanjaan. Membeli keperluan / memanggil kontraktor. Membuat sebut harga pembaikan / penyenggaraan bangunan. Menjalankan tugas yang ditetapkan.
8.
Menyelia kerja yang dilakukan.
Halaman [ 10.4.1.5 (1/3) ]
10.4.1.5(2)
CARTA ALIR PENGURUSAN KECERIAAN DAN PEMBANGUNAN FIZIKAL
Menubuhkan Jawatankuasa Keceriaan dan Pembangunan Fizikal Memanggil mesyuarat jawatankuasa. Merancang program keceriaan dan pembangunan fizikal Melulus perbelanjaan
Membeli keperluan / memanggil kontraktor
Membuat sebut harga
Menjalankan tugas yang ditetapkan
Menyelia kerja yang dilakukan
Halaman [
10.4.1.5 (2/3)
10.4.1.5(3)

1. Borang Sebut Harga
Halaman [ 10.4.1.5 (3/3) ]
10.4.2 10.4.2.1 (1)

JAWATAN Pengetua
ASET PENGURUSAN REKOD PENERIMAAN ASET

PROSES KERJA 1. 2. Menerima arahan melaksanakan tugas pengurusan rekod. Menyemak untuk memastikan semua dokumen merekod aset disediakan. Mengenal pasti jenis aset melalui invois / Sijil Akuan Penerimaan (SAP). Merekod butiran aset dalam dokumen yang berkenaan. Memfail dan menyimpan semua dokumen di tempat yang disediakan. Menyimpan semua barang di tempat yang disediakan. Menyemak stok aset berdasarkan kepada kategori barang a) Kategori yang diminati seberapa kerap yang mungkin b) Kategori yang kurang diminati dua kali setahun Menandatangani dokumen pengesahan stok.
Pegawai Aset
3.
4. 5.
6. 7. 8.
Pengetua
9.
Halaman [
10.4.2.1 (1/3)
10.4.2.1(2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PENERIMAAN ASET
Terima arahan
Sediakan dokumen
Kenal pasti jenis aset
Rekod dalam dokumen
Failkan dan simpan dokumen
Simpan aset
Semak stok
Tandatangan pengesahan
Halaman [ 10.4.2.1 (2/3)
10.4.2.1(3)

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Pekeliling Perbendaharaan Bil.2/1991 Arahan Penbendaharaan 177.1 b Tatacara Pengurusan Aset Daftar Harta Modal (Kew. 3/2 Bhg.A) Kew. 313 Kew. 314 Kew. 315 Pekeliling Penbendaharaan Bil. 8 Tahun 2004.
Halaman [
10.4.2.1 (3/3)
10.4.2.2(1)
PENGURUSAN REKOD KELUAR ASET
PROSES KERJA Menerima arahan melaksanakan tugas pengurusan rekod. Menyemak untuk memastikan semua dokumen merekod aset disediakan. Menerima permohonan mendapatkan aset Mengeluarkan aset dari tempat penyimpanan Merekod keluar aset dalam dokumen berkenaan Menyimpan dokumen di tempat yang disediakan
Pegawai Aset
3. 4. 5. 6.
Halaman [ 10.4.2.2 (1/3)
10.4.2.2(2)
CARTA ALIR PENGURUSAN KELUAR ASET
Terima arahan Terima permohonan
Keluarkan aset
Rekod dalam dokumen
Failkan dan simpan dokumen
Halaman [
10.4.2.2 (2/3)
10.4.2.2(3)

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Pekeliling Perbendaharaan Bil.2/1991 Arahan Penbendaharaan 177.1 b Tatacara Pengurusan Aset Daftar Harta Modal (Kew. 3/2 Bhg.A) Kew. 313 Kew. 314 Kew. 315 Pekeliling Penbendaharaan Bil. 8 Tahun 2004.
Halaman [ 10.4.2.2 (3/3) ]
10.4.2.3(1)
JAWATAN Pengetua
PENGURUSAN PROSES PELUPUSAN ASET

PROSES KERJA 1. 2. Menerima arahan melaksanakan tugas proses pelupusan. Menyemak untuk memastikan semua dokumen disediakan. Menyemak untuk memastikan aset yang hendak dilupus Menyemak untuk memastikan jenis pelupusan a) Kategori aset yang tidak diperlukan lagi b) Kategori aset yang tidak boleh digunakan lagi Melantik lembaga pemeriksa di peringkat sekolah a) 2 orang guru kanan b) Bebas dari urusan stok c) Mempunyai kebolehan / kepakaran jika berkaitan teknikal atau mesin
Pegawai Aset
3. 4.
Pengetua
5.
Lembaga Pemeriksa (Sekolah) Pegawai Aset Pengetua Pegawai Aset
6.
Memeriksa barang-barang yang hendak dilupus dan membuat syor
7.
Menyediakan borang pelupusan
8. 9.
Menerima keputusan pelupusan Membuat pelupusan dalam masa 3 bulan dari tarikh sijil kelulusan dikeluarkan Mengeluarkan dari stok
Halaman [
10.4.2.3 (1/3)
10.4.2.3(2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PROSES PELUPUSAN ASET
Terima arahan
Sedia dokumen
Kenal pasti jenis pelupusan
Pemeriksaan dan buat syor
Sediakan borang pelupusan
Terima kelulusan pelupusan
Buat pelupusan
Keluarkan dari stok
Halaman [ 10.4.2.3 (2/3) ]
10.4.2.3(3)

1. 2. 3. 4. 5. 6. Arahan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakuanan Kumpulan Wang sekolah Sek. 17 dan 18 Akta Prosedur Kewangan 1957 Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2/1989, 7/1995, 2/97 dan 3/2002. Pekeliling Penbendaharaan 3/1990.
Halaman [
10.4.2.3 (3/3)
10.4.2.4(1)
PENGURUSAN PROSES HAPUS KIRA ASET
JAWATAN Pengetua 1. 2. Pegawai Aset 3.
PROSES KERJA Menerima arahan melaksanakan tugas proses pelupusan Menyemak untuk memastikan semua dokumen disediakan Menyemak untuk memastikan aset yang hendak dihapus kira Menyemak untuk memastikan jenis hapus kira a) Kehilangan b) Hasil atau kutipan yang tidak boleh didapatkan lagi Menyediakan borang hapus kira Menyediakan laporan awal polis Menyediakan laporan polis terkini Membuat syor
4.
5. 6. 7. Lembaga Pemeriksa (Sekolah) Pengetua Pegawai Aset 8.
9.
Menerima keputusan hapus kira dari lembaga pemeriksa
10. Mengeluarkannya dari stok
Halaman [ 10.4.2.4 (1/3) ]
10.4.2.4(2)
CARTA ALIR PENGURUSAN PROSES HAPUS KIRA ASET
Terima arahan
Sedia dokumen
Kenal pasti jenis hapus kira
Sediakan borang hapus kira
Terima syor hapus kira
Terima kelulusan hapus kira
Buat hapus kira
Keluarkan dari stok
Halaman [
10.4.2.4 (2/3)
10.4.2.4(3)

1. 2. Arahan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakuanan Kumpulan Wang Sekolah (Edisi Keempat 2005). Surat Pekeliling Kewangan Kementerian Pendidikan Malaysia Bil 04/2003, Perwakilan Kuasa Untuk Meluluskan Permohanan Pelupusan Dan Hapus Perlantikan Keahlian Lembaga Pemeriksa Pelupusan Harta Benda Kerajaan. Surat Pekeliling Penbendaharaan Bil 2. Tahun 1997, Garis Panduan Pelupusan Aset dan Barang-barang Kerajaan Surat Pekeliling Penbendaharaan Bil 7. Tahun 1995, Garis Panduan Pelupusan Peralatan Komputer. Warta Kerajaan PU(B) 116 Akta Perwakilan Kuasa 1956 bertarikh 23 Mac, 1995. Surat Pekeliling Kewangan Bil. 04/2004.
3.
4.
5.
6.
7.
Halaman [ 10.4.2.4 (3/3) ]
Halaman [
Halaman [
Halaman [
Halaman [
Halaman [
Halaman [
Halaman [
Halaman [
Halaman [
Halaman [
Halaman [
Halaman [
Halaman [
Halaman [
Halaman [
Halaman [
Halaman [
Halaman [
Halaman [
Halaman [

MPK Sekolah

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

MPK Sekolah

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

PROSPEKTUS MANUAL PROSEDUR KERJA SEKOLAH MENENGAH MALAYSIA

DATO HAJI ZULKIFLY BIN MOHD WAZIR

Pengerusi T. Pengerusi Setiausaha Bersama

AHLI JAWATANKUASA PELAKSANA MANUAL PROSEDUR KERJA SEKOLAH MENENGAH MALAYSIA

JADUAL PERBATUAN PROGRAM

Jangka Masa (minggu)

SU SUWA T.T ULBS UPSR YDP

MANUAL PROSEDUR KERJA

MANUAL PROSEDUR KERJA SMK / SM

2. JAWATANKUASA MPK SEKOLAH

JAWATANKUASA MPK SMK__________________.

PENGERUSI NAIB PENGERUSI SETIAUSAHA PEN. SETIAUSAHA AJK

4. LATAR BELAKANG SEKOLAH

LATAR BELAKANG SMK___________________.

Sama dengan Visi Kementerian Pelajaran Malaysia

Sama dengan Misi Kementerian Pelajaran Malaysia

8. CARTA ORGANISASI SEKOLAH

CARTA ORGANISASI SMK/SM___________________.

KURIKULUM PENGURUSAN PENGAJARAN DAN PEMBELAJARAN PROSES KERJA

CARTA ALIR PENGURUSAN P&P

BORANG ATAU DOKUMEN YANG DIGUNAKAN

PENGURUSAN PANITIA MATA PELAJARAN PROSES KERJA

Penolong Kanan/ Setiausaha

Pengetua Setiausaha Pengetua Ketua Panitia

CARTA ALIR PELAJARAN

BORANG ATAU DOKUMEN YANG DIGUNAKAN

PENGURUSAN PENYEDIAAN JADUAL WAKTU PROSES KERJA

Penolong Kanan/ Guru Kanan/ MP/ Ketua Panitia

Penolong Kanan/ AJK Jadual Waktu

Pengetua AJK Jadual Waktu

Penolong Kanan (PK)

AJK Jadual Waktu

14. Menyimpan rekod.

CARTA ALIR PENGURUSAN PENYEDIAAN JADUAL WAKTU

BORANG ATAU DOKUMEN YANG DIGUNAKAN

9.1.4 9.1.4.1 (1)

PK / Penyelaras Pep. Dalaman

Guru Guru Mata Pelajaran

Pengetua/ PK, PK (Ptg) Guru Tingkatan

Guru Mata Pelajaran

Guru Kanan JK Penilaian dan Peperiksaan

CARTA ALIR PENGURUSAN PENILAIAN DAN PEPERIKSAAN DALAMAN

BORANG ATAU DOKUMEN YANG DIGUNAKAN

9.1.4.2 9.1.4.2.1 (1) JAWATAN

PENGURUSAN PENILAIAN/ PEPERIKSAAN AWAM PENGURUSAN PENDAFTARAN PEPERIKSAAN PROSES KERJA

Pengetua Setiausaha Peperiksaan

CARTA ALIR PENGURUSAN PEPERIKSAAN

BORANG ATAU DOKUMEN YANG DIGUNAKAN

9.1.4.2.2 (1) PENGURUSAN SEKOLAH JAWATAN

Guru mata pelajaran

Setiausaha Guru mata pelajaran Pengetua Guru Tingkatan

CARTA ALIR PENGURUSAN BERASASKAN SEKOLAH

BORANG ATAU DOKUMEN YANG DIGUNAKAN

9.1.4.2 9.1.4.2.3 (1) JAWATAN

PENGURUSAN PENILAIAN/ PEPERIKSAAN AWAM PENGURUSAN PENGELOLAAN PEPERIKSAAN PROSES KERJA

PK (P)/ Setiausaha Peperiksaan Pengetua

5. Pengetua/ PK 6. 7. Guru Tingkatan 8.

Mengurus kes rayuan semak semula kertas peperiksaan (jika ada)

CARTA ALIR PENGURUSAN PEPERIKSAAN

BORANG ATAU DOKUMEN YANG DIGUNAKAN

9.1.5 (1) JAWATAN

PENGURUSAN PENCERAPAN PROSES KERJA

Pengetua, PK, GKMP, KP