1.

UVOD

Microsoft Access je manji sustav za upravljanje bazom podatka. Operacije koje se mogu izvesti u MS Accessu su: Kreiranje nove baze podatka, kako kreirati novu tablicu, dizajnirati je i redizajnirati, unositi podatke i druge operacije s tablicama. Rad s upitima kako dizajnirati upit i druge operacije s upitima Rad s obrascima kako dizajnirati obrazac Kreiranje izvjetaja kako kreirati novi i redizajnirati postojei izvjetaj Ispisivanje tablica, upita, obrazaca, izvjetaja Cilj ovog rada jest odgovoriti na pitanja to je zapravo Ms access, kako se njime posluiti i gdje ga moemo primjeniti,te koje su prednosti koje njegovo koritenje donosi.

1. OSNOVNI POJMOVI U MS ACCESS-u

Microsoft Access ( Database Management System DBMS ) je manji sustav za upravljanje bazom podataka, a sastoji se od: Tables tablice koje slue za organiziranje podataka Queries upiti koji omoguuju brzo pronalaenje i odabiranje podataka Forms - obrasci koji slue za unos i auriranje podataka Reports- izvjetaji, omoguuju brzu pripremu izvjetaja, grafikona ili naljepnica Macros slui za kreiranje, dizajniranje i pokretanje makroa Modules slui za kreiranje, dizajniranje i pokretanje modula Pomou naredbi Import i Link podaci se mogu dijeliti s drugim Windows programima.

2. BAZA PODATAKA
Baza podataka je organizirani skup podataka smjetenih na nekom nosiocu koji se lako mogu dohvaati, obraivati i ispisivati pomou programskih alata. Tipovi organizacije baze podataka su: Hijerarhijski u kojima su podaci meusbno povezani strogim hijerarhijskim vezama Mreni u kojima su veze meu podacima u obliku mree Relacijski u kojima su podaci organizirani u tablice, a polja u tablicama su u meusobnim relacijama ime je omogueno povezivanje podataka u tablicama Objektni u kojima su podaci u obliku objekata koji se upotrebljavaju za rukovanje injenicama i uzorcima Najee koritene profesionalne baze podataka namijenjene za vei broj korisnika su ORACLE, Microsoft SQL Server, INFORMIX, Paradox i dr.

Baze podataka su vrlo korisne te se danas svakodnevno koriste u poslovanju jer je uz raunalo obavljanje odreenih zadataka bre, isplativije i nudi vie sigurnosti u tonost rezultata.
_____________________________
Mesari, J., Zeki-Suac, M., Duki, B.: PC u uredskom poslovanju, Ekonomski fakultet u Osijeku, Osijek, 2001. Mesari, J., Zeki-Suac, M., Duki, B.: PC u uredskom poslovanju, Ekonomski fakultet u Osijeku, Osijek, 2001.

3. KOMPONENTE MS ACCESS BAZE PODATAKA

Baza podataka kreira se pomou: Tables - tablica Queries - upita Forms - obrazaca Reports - izvjetaja Macros - makroa Modules - modula

3.1. Tablice (Tables)

Tablice su osnovna, a ujedno i najvanija kompnenta MS Accessa jer se u njima nalaze svi podaci sadrani u bazi podataka. To je skup podataka o odreenoj temi kao to su na primjer narudbe ili kupci. Za bolju organizaciju i preglednost podataka poeljno je imati vie tablica, a koristei odvojene tablice za pojedine teme znai da podatke spremamo samo jedanput i tako baza postaje uinkovitija i smanjuje se mogunost pojave greke pri unosu podataka. Sama tablica organizirana je u polja (eng. columns) i redove (eng.rows).

Tablica se kreira odabirom Tables u glavnom izborniku, nakon ega je potrebno dvostrukim klikom odabrati Create table in Desigen view. U prvi stupac tablice upisuju se nazivi polja, a u drugi tip podataka koji se eli phraniti u to polje, na primjer tekst, broj ili datum. Za nazive upisujemo text, a za broj ili datum upisujemo number.

Slika 1. Nakon toga zatvaramo prozor u kojem je napravljena tablica, kliknemo Yes i upisujemo naziv tablice. Takoer je potrebno definirati i primarni klju. Primarni klju ili identifikator je polje koje e jedinstveno odreivati svaki slog u tablici. Za primarni klju izabire se polje koje e biti adekvatan identifikator, na primjer ifra, Rb., itd. Opciju e nam program sam ponuditi te je potrebno samo kliknuti na Yes.

Stvorenu tablicu potrebno je samo otvoriti i unijeti podatke kao to je prikazano dolje navedenim primjerom.

Slika 2.

3.2. Queries (Upit)

4

Upit je komponenta baze podataka koja se koristi kada je potrebno nai i analizirati odreene podatke iz jedne ili vie tablica. Upiti se mogu koristiti kao podloga za izvjetaje ili forme. Slue da bi uz pomo Accessa prikazali podatke iz tablice koji zadovoljavaju odreeni uvijet.

Upit se kreira odabirom polja Queryes, nakon ega je potrebno kliknuti na Create query in Desigen view. Slijedei koraci su objanjeni te korisik moe bez problema napraviti upit prema uputama.

Slika 3..

3.3. Obrasci (Forms)

Obrazac je komponenta baze ija je funkcija interakcija s korisnikom. Obrasce koristimo kada elimo podatke iz jedne ili vie tablica ili izvjetaja predoiti na jednostavniji i grafiki ugodniji nain.Da bismo napravili obrazac potrebno je u glavnom izborniku odabrati polje Forms koje se nalaze s lijeve strane zatim klikuti na polje Create form by using wizard, odnosno uz pomo arobnjaka otvoriti novi prozor sa ponuenim poljima. Nakon toga potrebno je kliknuti na dvostuke strelice kako bi se prebacila sva polja. Zatim je potrebno kliknuti na Next, odabrati nain na koji elite prikazati obrazac i ponovno Next. Naziv forme odabiremo sami,a za zavretak je potrebno kliknuti na Finish nakon ega e se prikazati gotov obrazac.

Slika 4.

Primjer gotovog obrasca:

Slika 5.

3.4. Izvjetaji (Reports)

Izvjetaji se u Accessu koriste za razliite prikaze i grupiranja podataka, prvenstveno za ispis na pisau. Kao i obrazac moe se temeljiti na jednoj ili vie tablica ili upita. U osnovi se ne razlikuje mnogo od obrasca, jedino to je u izvjetaju mogue samo gledati podatke, ali zbog toga se slike mogu lake dodavati, raunati prosjek i sl. No ee se temelji na upitima, budui da oni sadre one podatke iz tablica koji su nam u odreenom trenutku potrebni.
6

Izrada izvjetaja: U glavnom izbrniku potrebno je kliknuti na Reports i Create report by using wizard nakon ega je potrebno slijediti daljnje korake. Ukoliko nam se izvjetaj iz nekog razloga ne svia i elimo ga redizajnirati postupak je slijedei: 1. U prozoru Database obiljeimo izvjetaj i zatim aktiviramo tipku Design. 2. Na alatnoj traci odabiremo naredbu Toolbox. 3. U prozoru za dizajniranje nalaze se etiri dijela odvojena sivim horizontalnim trakama, njihovo znaenje je: Report Header zaglavlje cijelog izvjetaja koji obino sadri naslov izvjetaja Page Header zaglavlje stranice koje sadri nazive polja prikazana na stranici Detail sadri podatke prikazane u izvjetaju Page Footer podnoje stranice koje najee sadri datum i broj stranice

Mogue izmjene su: izmjene na postojeim kontrolama u izvjetaju izmjene dodavanjem novih kontrola koritenjem Toolbox alata Nakon izmjene u dizajnu potrebno je pohraniti izvjetaj naredbom File/Save iz glavnog izbornika.

Primjer izvjetaja:

Slika 6.

3.5. Macros

Macro je definiran skup jedne ili vie akcija kojim se automatski izvravaju neke operacije, na primjer otvaranje nekog obrasca, zatvaranje nekog prozora ili ispis izvjetaja.

3.6. Modules

Modul je skup naredbi pisanih u Visual Basic programskom jeziku koji izvravaju neke operacije s bazom podataka.

10

4. ZAKLJUAK
Vanost baza podataka nalazi se u tome to uvelike olakavaju organiziranje podataka potrebnih za svakodnevno poslovanje. Baze podataka omoguuju preglednost i dostupnost podataka koji se nalaze na jednom mjestu to poslovanje ini jednostavnijim i kvalitetnijim. Koristei MS Access u poslovanju poduzea mogu u svakom trenutku imati uvid u podatke vezane za obavljanje svakodnevnih zadataka organizirajui ih i ostavljajui ih dostupnima, te su ih poduzea u stanju vrlo lako ispraviti ili nadopuniti. Velika prednost je i jednostavnost kreiranja novih izvjetaja, obrazaca, upita i slino. Smatramo da poduzea koja koriste MS Access u poslovanju imaju odreenu prednost, a kako je vrijeme novac, MS Access moe poslovanje samo uiniti lakim i profitabilnijim to je i cilj svakog poduzea.

LITERATURA:
11

1. Mesari, J., Zeki-Suac, M., Duki, B.: PC u uredskom poslovanju, Ekonomski fakultet u Osijeku, Osijek, 2001. 2. http://www.tutorijali.net/access/tablica - 6.travanj2008. http://www.tutorijali.net/access/tablica - 6.travanj2008. http://www.tutorijali.net/access/upiti - 6.travanj2008. http://www.tutorijali.net/access/forme - 6.travanj2008.
http://www.ic.ims.hr/office/access2003/access8.html - 6.travanj2008.

12