MS Access-Baze MS Access-Baze podataka u uredskom podataka u uredskom poslovanju poslovanju

MICROSOFT ACCESS
MS Access je program za upravljanje bazom podataka (Database Management System-DBMS) Baza podataka je organizirani skup podataka,smjetenih na nekom nosiocu,koji se lako mogu dohvaati,obraivati i ispisivati pomou programskih alata
2

IZGLED POETNOG PROZORA MS Accessa

NAMJENA MS Accessa:
unos i auriranje podataka pomou obrazaca (FORMS) brzo pronalaenje i odabiranje podataka-pomou upita (QUERIES) organiziranje podataka-pomou dizajniranja tablice,obrazaca,upita brza priprema izvjetaja,grafikona ili naljepnicapomou izvjetaja (REPORTS) dijeljenje podataka s drugim Windows programima pomou naredbi Import i Link izrada telefonskih imenika poslovnih partnera nadzor nad ulazom i izlazom robe skladita

CILJEVI ORGANIZACIJE BAZE PODATAKA:

nezavisnost podataka neredundantnost podataka fleksibilnost BP integritet podataka potpunost podataka BP u Accessu moe se sastojati od 6 VRSTA OBJEKATA BP,koji korisniku omoguuju izvoenje svih poslovanja rukovanja podacima i objetima.To su: TABLICE,MASKE ili OBRASCI,UPITI,IZVJETAJI,MAKRONAREDBE I MODULI. TABLICA (table) objekt je BP u kojemu se pohranjuju podaci MASKA ili OBRAZAC (form) ekranski je formular za unos,izmjenu i prikaz podataka pohranjenih u jednom zapisu tablice UPIT(query) zahtjev je koji korisnik postavlja programu da bi se izvela neka operacija s podacima IZVJETAJ (report) je dokument dobiven ispisom pdataka iz tablica

MAKRONAREDBE (macros) su naredbe kojima se automatizira izvoenje niza radnji to ih korisnik inae odreenim slijedom runo obavlja putem tipkovnice ili miem koritenjem naredbi iz izbornika MODUL (modul) program je kojeg korisnik pie programskim jezikom Access Basic

KREIRANJE BP U MS ACCESSU
Otvaranje nove BP Kreiranje tablice -odrediti tip podataka od ponuenih vrsta podataka -za dizajniranje tablice mogue je postaviti dodatna svojstva (Properties) svakog polja,tj. formatirati polje.Ta svojstva su npr. duina polja, format zapisa brojeva u polju,format datuma,indeksiranje itd. -uglavnom je potrebno odrediti koje e polje biti PRIMARNI KLJU ili IDENTIFIKATOR (polje koje e jedinstveno odreivati svaki slog u tablici,a ponavljajue i null-vrijednosti nisu dozvoljene) Unos podataka u tablice Pohranjivanje BP Zatvaranje BP

Osnovne operacije na postojeoj BP

Otvaranje postojee BP Promjena dizajna tablice Indeksiranje u Accessu: Postavljanjem svojstva indeksirano polje program prilikom rada sa slogovima baze umjesto pamenja vrijednosti tog polja uzima samo poziciju (indeks) svake vrijednosti u orginalnoj tablici.Time se ubzava rad,budui da je manje memorije potrebno za pamenje indeksa nego za pamenje vrijednosti u poljima
9

 VEZE (relationships) izmeu tablica: Skoro u svakoj relacijskoj BP potrebno je koristiti vie tablica.Pri tome je logino te tablice preko nekog polja povezati i definirati kakva e ta veza biti, npr. Ako postoji neka tablica Popis partnera s njihovim iframa i druga tablica u kojoj e se voditi Izlazni rauni za te partnere,tada se moe postaviti veza preko polja ifra koja nee dozvoliti da u tablici Izlazni rauni bude ifra koja ne postoji u tablici Popis partnera
TIPOVI VEZE:

1:M najea ,

1:1,

M:M
10

Tablica 1: Popis partnera

Tablica 2: Izlazni rauni

ifra naziv mjesto adresa iroraun

broj izlaznog rauna ifra partnera iznos rauna datum

VEZA (relationship)
11

KREIRANJE VEZA

12

Rad s obrascima (forms)

unos podataka je laki putem obrasca nego dosadanjim obiljeavanjem tablice i aktiviranjem tipke Open obrasce moemo kreirati pomou arobnjaka Form Wizard ili runo pomou opcije Design View

13

KREIRANJE OBRASCA POMOU AROBNJAKA

14

Rad s upitima (query)

upitima se odabiru informacije iz baze podataka prema odreenim kriterijima upitom nastaju rezultati koji prikazuju samo eljene podatke iz originalne tablice originalni podaci uvijek ostaju u prvobitnim tablicama upite kreiramo takoer pomou arobnjaka Query Wizard ili runo pomou opcije Design View
15

RUNO KREIRANJE UPITA

16

RAD S IZVJETAJIMA (reports) izvjetaji se koriste za razliite prikaze i grupiranje podataka moe se temeljiti na jednoj ili vie tablica ili upita,no ee se temelji na upitima izvjetaji se ispisuju na papir i slue za analizu podataka izvjetaje takoer moemo kreirati pomou Report Wizard ili runo pomou Design View-a
17

RUNO KREIRANJE IZVJETAJA

18

 Samo znaenje BP: osobni alat za pretraivanje i analizu podataka u bolnicama,knjinicama,tvrtkama,uredima itd. konceptualni okvir organizacije kompanije i njezina poslovanja (reprezentacija stanja tvrtke) Revolucija koju su donijele BP: informacije kao sredinji resurs-izgradnja aplikacija s osloncem na BP uklanjanje preteka podataka-unoenjem svih podataka u bazu spreava se proturjeje prihvat izvornih podataka-novi podaci ili promjene u postojeima,ulaze u bazu neposredno nakon pribavljanja 19

ZAKLJUAK

 Uloge BP: prua podrku poslovanju tvrtke (prati narudbe,stanje robe,adrese kupaca,uplate i isplate,fakture,otpremu robe i milijun drugih svakodnevnih poslovnih i inih informacija koje ine ivani sustav organizacije predstavlja model zdravoga stanja i dobrog funkcioniranja organizacije,koji opet prua potporu u analizi poslovanja i donoenju poslovnih odluka,a to su glavne funkcije rukovoenja organizacijom

20

LITERATURA:
S.Krsmanovi,Suvremena administracija,Impresum,Beograd 1991 J. Mesari,M. Zeki-Suac,B. Duki,PC u uredskom poslovanju,Sveuilite u Osijeku,Ekonomski fakultet,Osijek,2001,str.167-203 V. Sria,J. Muller,Put k elektronikom poslovanju,Sinergija nakladnitvo d.o.o.,Zagreb,2001 I.Strugar,.Panian,Primjena raunala u poslovnoj praksi,Sinergija nakladnitvo d.o.o.,Zagreb,2000 Z.Trupevi,Informatika 3-praktikum baze podataka u Accessu,kolska knjiga,Zagreb,1999

http://www.ic.ims.hr/office/access2003/kazalo-ac , 20.01.2007.
21