Vježba br.

13

Univerzitet u Zenici

RAČUNARSKI ALATI U
INŽENJERSTVU

Asistent: Dženana Tomašević

Mašinski fakultet, kabinet br. 4106
e-mail: dzenana.tomasevic@mf.unze.ba
Uvod

• Razlika između formi i izvještaja

• Kreiranje izvještaja čarobnjakom

• Layout pogled

• Pregled i printanje izvještaja

• Design pogled
Razlika između formi i izvještaja

• Kao i forme, izvještaji daju lagani pristup informacijama koje su

pohranjene u bazi. Ipak postoje određene razlike:
— Forme se koriste za unos, pregled i editovanje informacija, dok se izvještaji
koriste samo za pregled.
— Forme se obično prikazuju i pregledaju na ekranu, dok izvještaji mogu biti
pregledani na ekranu, ali se obično printaju.
— Forme se obično koriste za detaljan pregled pohranjenih podataka od strane
osoba koje rade sa bazom podataka, dok se izvještaji koriste za sumiranje
podataka i za osobe koje i ne rade sa bazom, ali koriste te podatke za neke
druge stvari (donošenje raznih odluka na osnovu dobijenih izvještaja).

• Npr. baza podataka neke kompanije može da sadrži detaljne podatke o

hiljadama narudžbi. Ako želimo da uređujemo te narudžbe ili
dopisujemo nove, onda koristimo formu, a ako želimo sumirati sve njih,
radi prikaza stepena rasta kompanije, onda generišemo izvještaj.
Kreiranje izvještaja čarobnjakom
• Access izvještaj možemo podijeliti na dva dijela:
— Prvi dio čine informacije izvučene iz jedne ili više tabela, i
— Drugi dio čini sve ostalo (naslov, zaglavlje, podnožje, logo, ...).

• Izvještaj najednostavnije možemo kreirati pomoću komande Report na

tabu Create, ali to nije ništa više od uljepšane tabele i ne sumira i grupiše
podatke u nekom određenom smislu.

• Zbog gore navedenog bolje je koristiti Report Wizard - čarobnjak za

kreiranje izvještaja.

• Čarobnjak kreira izvještaj na osnovu naših odgovora na pitanja koja nam

postavlja.
Izbor „izvora” podataka
• Izvještaj se može kreirati na osnovu tabele ili upita.

• Nakon što smo pokrenuli čarobnjak, biramo polja koja mogu biti iz više
od jedne tabele ili upita.

• U okviru Table/Queries biramo odgovarajuću tabelu ili upit.

• U okviru Available fields biramo polja koja želimo prikazati u izvještaju i

pomoću strelica ih jednostavno prebacujemo iz jednog okvira u drugi.
Kako želite da prikažete podatke?
• Ako se izvještaj kreira na osnovu podataka iz više tabela (na osnovu
upita), čarobnjak može grupisati podatke u vašem izvještaju na osnovu
relacija (veza) koje postoje između tih tabela.

• Vi možete izabrati da li će podaci biti:

ili

GRUPISANI NE GRUPISANI

• Izaberite opciju Show me more information za dodatana objašnjenja.

Grupisanje podataka (opet!?)
• Grupisanje je moguće izvršiti po jednom ili više kriterija.

• Strelicom „prebacite” u desni okvir polja po kojima želite grupisati

podatke, vodeći računa o njihovom redoslijedu.

• Kada izaberemo jedan ili više nivoa grupisanja, čarobnjak ubacuje

zaglavlje na vrhu svake grupe podataka.
Sortiranje podataka

• Podaci u izvještaju se mogu sortirati.

• Sortiranje se može izvršiti na osnovu maksimalno četiri polja.

Sumiranje podataka

• Ako imamo i neke numeričke podatke, onda pomoću Summary Options

možemo dati instrukcije Access-u da kreira podnožje grupe i tu izvrši
osnovne aritmetičke operacije (zbir, srednja vrijednost, min, max).

• Ova opcija je dostupna samo ako smo prethodno izvršili grupisanje

podataka po nekom polju.
Prikaz podataka
• Access vam nudi tri opcije prikaza vaših podataka:
— Stepped – labele polja na vrhu svake stranice i podaci ispod njih,
— Block – slično kao Stepped, samo su podaci grupisani u blokove,
— Outline.

• Ako imate izvještaj sa puno polja izaberite orijentaciju Landscape.

Davanje imena izvještaju

• Posljednje što treba da uradimo jeste da izvještaju damo ime.

• Kod imena se treba držati konvencije, a to je da uvijek ispred imena

pišemo prefiks rpt.
• Ime treba da bude što određenije, tj. da što bolje opisuje ono što se
nalazi u izvještaju.
Različiti pogledi na izvještaj

• Čarobnjak je jako dobar za početak kreiranja izvještaja, ali često želimo

da dobiveno modifikujemo, kako bi dobili izvještaj koji će još bolje da
prikaže željene rezultate.
• Kao i u formama, u izvještajima je također moguće dodavati labele,
tekstualne okvire, slike i druge kontrole. Sve te kontrole je moguće
formatirati, koristeći komande na ribonu ili podešavanjem u Property
Sheet-u.
• Podešavanje izvještaja je moguće raditi u Layout ili u Design pogledu,
zavisno od kompleksnosti samih podešavanja.
• Pored ovih pogleda postoje još Report View (konačni izgled
izvještaja na ekranu) i Print Preview (izgled izvještaja nakon
printanja na printeru).
Modifikovanje izvještaja u Layout pogledu

• Podešavanja u Layout pogledu su samo ona osnovna, ali je dobro to što

imamo i live pregled, jer odmah vidimo kako se i sami podaci ponašaju.
• Access otvara četiri kontekstualna taba u ribonu (Design, Arrange,
Format i Page Setup).

• Komande u kontekstualnim tabovima su slične onima kod formi.

• Obično problemi koji su vezani za ovakav način kreiranja izvještaja su:
— Višak teksta
— Pozicioniranje
— Neželjeno formatiranje teksta
Uređivanje zaglavlja grupa
• Nekada je poželjno isključiti detaljne podatke, tj. sadržaj grupa, da bi se
mogli fokusirati na uređivanje zaglavlja grupa (Desing – Grouping&Totals
– Hide details).

• Ako želimo izbrisati neko polje jednostavno selektujemo željeno polje

(klikom u isto) i pritisnemo tipku Delete na tastaturi.
• Možemo primjetiti da se polje koje izbrišemo u jednom zaglavlju briše i u
svim ostalim. Ova mogućnost je jako dobra po pitanju uštede vremena.
Modifikovanje kontrola

• Promjenu veličine kontrole vršimo tako što istu selektujemo, dovedemo

kursor na njen kraj dok ne postane dvostrana strelica i onda kontrolu
razvlačimo ili skupljamo do željene veličine.
• Slično je i sa pomjeranjem kontrole, samo što se kursor dovodi negdje
unutar kontrole, dok ne postane četverostrana strelica.
• Ovdje se također sve promjene prenose i na ostala zaglavlja.
Pregled i printanje izvještaja

• Print Preview u Access-u je sličan kao i kod drugih Office programa.

• Prilikom pregleda Access izvještaja treba paziti na to da ne dolazi do
prelamanja grupa, tj. da su na jednoj stranici nazivi kolona a na drugoj
podaci, tako da nemamo dobar pregled ispisanih podataka.
• Rješenje je da sve grupe postavimo na zasebnu stranicu bez prelamanja
(Design – Group & Sort).
Modifikovanje izvještaja u Design pogledu

• Ako potrebna modifikovanja ne možemo uraditi u Layout pogledu, onda

to radimo u pogledu Design, koji nam omogućuje dosta više kontrole i
opcija.
• Layout pogled je mnogo intuitivniji, jer radimo sa „živim” podacima, ali
ipak Design pogled nam, kao što je već pomenuto, daje puno više
mogućnosti.
• U ovom kursu ćemo se dotaknuti samo nekih opcija, dok treba
napomenuti da su mogućnosti Access-a jako velike i da je ovo samo
jedan mali dio tih mogućnosti.
Dijelovi radne površine u Design pogledu
• Radna površina je podijeljena u nekoliko dijelova:

Report Header - kontrole koje se ispisuju na početku izvještaja, na

zaglavlju prve stranice izvještaja.
Page Header - kontrole koje se ispisuju na početku svake stranice
izvještaja, izuzev na prvoj, gdje su odmah ispod zaglavlja izvještaja.
Group Header - kontrole koje se ispisuju na zaglavlju svake grupe,
ukoliko smo uradili neka grupisanja (u ovom slučaju Prezime).

Detail - kontrole koje ispisuju tražene podatke u izvještaju.

Group Footer - kontrole koje se ispisuju na podnožju svake grupe,

ukoliko smo uradili neka grupisanja (u ovom slučaju Prezime).
Page Footer - kontrole koje se ispisuju na podnožju svake stranice
izvještaja.
Report Footer - kontrole koje se ispisuju na kraju izvještaja, na podnožju
zadnje stranice izvještaja.
Podešavanje veličine dijelova izvještaja
• Promjena veličine na prethodnom slajdu pomenutih dijelova izvještaja
se može uraditi tako da dovedemo kursor na donju ivicu, dok ne postane
dvostruka strelica i onda jednostavno razvučemo do željene veličine.
• Ako želimo precizno podesiti veličinu, selektujemo željeni dio izvještaja
tako da njegova naslovna traka postane crna i u Property Sheet-u, u tabu
Format upišemo željenu visinu u okvir Height.

• Ako želimo da zatvorimo neki dio izvještaja, jednostavno možemo da

podesimo njegovu visinu na nula.
• Ako promijenimo opciju Back Color, promijenit ćemo boju pozadine
odabranog polja.
Podešavanje osobina kontrola
• Dodavanje naslova, datuma, logo-a i broja stranice je također jedna od
stvari koja je jako bitna za kreiranje izvještaja.
• Potrebne alatke se nalazena tabu Design i grupi komandi Header and
Footer.
• Kada dodajemo neku od ovih kontrola, one će automatski se pojaviti u
odgovarajućem dijelu izvještaja. Logo, naslov i datum u Report Header-u,
broj stranice u Page Footer-u itd..., ali se prenošenjem jednostavno
mogu prebaciti i u druge dijelove, npr. datum iz Report Header-a u Page
Footer i sl.
• Ubaćeni naslov često neće odgovarati onome što mi želimo da piše, ali
dvostrukim klikom na tu kontrolu otvara nam se mogućnost promjene
veličine, sadržaja, fonta, pozadinske boje ...
• Navedene promjene možemo primjeniti i na sva ostale kontrole u
izvještaju. Neke od promjena možemo raditi pomoću komandi u
kontekstualnom tabu Format, a sve u Property Sheet panelu.
Opcija Totals
• Vezano za ekonomski dio, jako bitno je izvršiti neka sumiranja. Npr., ako
imamo izvještaj plaćanja školarine, bilo bi dobro da se na kraju uradi
suma koliko je plaćeno, koliko još treba da se plati i sl.
• Ovo ćemo jednostavno uraditi tako da selektujemo kontrolu koja
predstavlja polje za koje želimo sumu i odemo u Desing tabu u grupu
Grouping & Totals – Totals – Sum.
• Nakon toga u izvještaju se pojavljuje kontrola SUM i mi je
smještamo tamo gdje želimo tu sumu
(da li na kraj svake grupe ili na kraj izvještaja).
• Obično je potrebno dobivenoj kontroli dodijeliti format
podatka koji će da se nalazi u njemu (npr. Currency, ako
se radi o novcu).
• Također, kontrola treba da se obilježi labelom, jer u suprotnom imamo
kontrolu bez dodatnog opisa.