Baza podataka je alat za prikupljanje i organizaciju podataka.

Baze podataka mogu pohraniti podatke o osobama, proizvodima,narudžbama i bilo

čemu drugom. Mnoge baze podataka počinju kao popisi u pretraživanja ili izvlačenja podskupova podataka za pregled. Kada se pojave ti
problemi dobro je prenijeti podatke u bazu podataka koja je stvorena pomoći sistema za upravljanje bazama podataka (DBMS) kao što je a

U Accessu možete raditi sljedeće:

- dodavati nove podatke u bazu podataka kao npr. nove stavke u inventar. – Uređivati postojeće podatke u bazi podataka npr. promjeniti
trenutačnu lokaciju artikla. – Izbrisati podatke npr. ako je artikl rasprodan ili odbačen. – organizirati i pregledavati na različite načine.
– dijeliti podatke s drugim korisnicima putem izvješća, poruke, e-pošte i Internetom.

TABLICE – baze podataka izgledom podsjeća na proračunsku tablicu po tome što su podaci pohranjeni u retke i stupce. Zbog toga je obično
dosta lako uvesti proračunsku tablicu u tablicu baze podataka. Glavna razlika između pohranjivanja podataka u proračunsku tablicu i
pohranjivanja u bazu podataka jeste u načinu organizacije podataka. Svaki se redak tablice naziva zapisom, svaki zapis se sastoji od jednog ili
više polja. U zapise se pohranjuju pojedini podaci. Polja odgovaraju stupcima tablice.

OBRASCI – omogućuju stvaranje korisničkog sučelja u kojem možete unositi i uređivati podatke. Obrasci često sadrže naredbene gumbe i ostale
kontrole kojima se obavljaju različiti zadaci. Primjer obrasca je kada klijent može imati gumb kojim se otvara obrazac narudžbe na kojem možete
unijeti novu narudžbu za tog klijenta.

IZVJEŠĆA koristite da biste oblikovali, saželi i prezentirali podatke. Izvješće obično odgovara na određeno pitanje kao što je koliko smo novca
primili od svakog kupca ove godine? Ili u kojim gradovima se nalaze naši klijenti. Izvješće se može koristiti u bilo kojem trenutku i ono će uvijek
održavati aktuelne podatke u bazi podataka. Izvješće se obično oblikuje za ispis, ali mogu se pregledavati i na zaslonu, izvesti u drugi program ili
se poslati kao privitak u e-poruci.

UPITI – u upitima se izvršavaju brojne različite funkcije u bazi podataka. Njihova je najčešće funkcija dohvatanje određenih podataka iz tablice.
Podaci koje želite pregledati obično su raspoređeni u nekoliko različitih tablica, a upiti vam omogućuju njihov pregled u jednoj podatkovnoj
tablici. Postoje dvije osnovne vrste upita: upiti odabira i akcijski upiti.

MAKRONAREDBE u programu Access nalik su pojednostavljenom programskom jeziku kojem se možete koristiti za dodavanje funkcija u bazi
podataka, tako npr. možete priložiti makronaredbu naredbom gumba na obrascu tako da se makronaredba pokrene svaki put kad neko klikne na
gumb. Makronaredbe sadrže postupke kojima se obavljaju zadaci kao što je otvaranje izvješća, pokretanje upita ili zatvaranje baze podataka.