SURAT PEKELILING KEMAJUAN

PENTADBIRAN AWAM (bil. 2

tahun 1991)
PANDUAN PENGURUSAN
MESYUARAT DAN URUSAN
JAWATANKUASA KERAJAAN

TUJUAN

Membantu pihak pengurusan dan

urusetia jawatankuasa-jawatankuasa
Kerajaan menjalankan tanggungjawab
yang ditugaskan dengan lebih cekap
dan berkesan.
Mengatasi kelemahan dalam
pengurusan mesyuarat
Menentukan tindakan susulan(follow-up
dan follow through) yang berkesan

3 TANGGUNGJAWAB
URUSETIA MESYUARAT

Tindakan pra mesyuarat

Tindakan semasa mesyuarat
Tindakan selepas mesyuarat

TINDAKAN PRA /SEBELUM

MESYUARAT
Menentukan agenda,tarikh,masa dan tempat
mesyuarat bersama pengerusi j/k
Membuat tempahan bilik mesyuarat
-nama j/k
-nama pengerusi mesyuarat
-nama s/u mesyuarat
-tarikh,masa mula dan masa dijangka tamat
-bilangan anggota yang akan menghadiri mesyuarat
-peralatan yang diperlukan didalam bilik mesyuarat
-jenis minuman ringan yang diperlukan

TINDAKAN PRA /SEBELUM

MESYUARAT
Menentukan kertas kerja
kementarian/jabatan/agensi disediakan- untuk
perbincangan
-diserahkan kepada urusetia sekurang-kurangnya 15
hari sebelum mesyuarat
-bilangan salinan yang diperlukan
-ringkasan eksekutif disediakan jika kertas kerja
melebihi 15 m/surat
-menentukan ahli-ahli mesyuarat menerima dokumen
sekurang-kurangnya 10 hari sebelum mesyuarat

Menghantar surat jemputan mesyuarat

-surat jemputan hendaklah mengandungi
maklumat:
-nama j/k
-tarikh dan tempat mesyuarat
-masa mula dan masa dijangka tamat
-agenda mesyuarat
-nama pengerusi
-jenis pakaian

Memastikan persediaan kemudahankemudahan bilik mesyuarat

-bilik bersih dan kemas
-tempat duduk yang mencukupi
-alat pembesar suara
-ohp
-tempahan minuman
Menentukan kehadiran
-ahli-ahli yang akan menghadiri mesyuarat
-senarai kehadiran disediakan 2 hari sebelum
mesyuarat

Perbincangan pra-mesyuarat dengan

pengerusi
-maklumbalas-maklumbalas
-tindakan-tindakan yang perlu(2 hari
sebelum mesyuarat)
Memberitahu ahli-ahli mesyuarat
tentang etiket mesyuarat
-cara memberi penghormatan
-menepati masa
-memaklumkan pengerusi/s.u jika
meninggalkan mesyuarat

TINDAKAN SEMASA
MESYUARAT

Catatan minit mesyuarat

1. senarai kehadiran
2. perkara penting yang
dibincangkan
3. keputusan mesyuarat dibuat
4. tindakan susulan

TINDAKAN SELEPAS
MESYUARAT

Penyediaan minit- tidak lewat 3 hari

lepas mesyuarat
Setelah diluluskan oleh Pengerusi
perlu edar kepada ahli tak lewat 1
minggu lepas tarikh mesyuarat
Format minit mesyuarat ikut piawai

Sambungan..

Susunan nama ahli-ahli mesyuarat

Catatan perbincangan
Pengesahan maklumbalas
pelaksanaan keputusan mesyuarat
Laporan maklumbalas oleh urusetia
Menentukan format maklumbalas
dari kementerian/jabatan
Penyediaan laporan maklumbalas
oleh kementerian/jabatan
bertanggungjawab

PENUTUP
terima kasih daun keladi- nanti
jumpa lagi