PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA PT TRAKTOR NUSANTARA

Aryanugra Ramadhika
Binus University, Jakarta, Indonesia, 11840

Galih Matra Ringgandani

Binus University, Jakarta, Indonesia, 11840

Muhammad Ri ky A!dul K"har

Binus University, Jakarta, Indonesia, 11840

Abstract RESEARCH OBJECTIVES are analyzing business processes and strategic planning of information systems and appropriate technologies to support the vision, mission and business processes in PT. Traktor Nusantara. METHODS used by the authors in analyzing the system through several stages, such as field research by way of a survey of existing information systems, data collection, searching the internet, as well as methods of analysis and planning, including S !T analysis "Strength, eakness, !ppurtunities , Threats#, $usiness Process %nalysis and Strategic planning methods & 'T. $ased on the survey of the current system, the performance of the business of PT. Traknor Nusantara less run optimally in the absence of the ()* system to the customer, so that existing relationship can not support the course of operational activities as well. THE RESULT OF this research is a system that is already in the company re+uires an S' and 'T strategy planning, to achieve the competitive goals. CONCLUSION of this research is the application of S' and 'T strategy and ()*, the company expects to achieve the ob,ectives and results are maximized, and can also survive in the competitive business market today and in the future. Key words: 'ncrease, Strategy, 'nformation Systems, and 'nformation Technology

Abstrak TU#UAN PENELITIAN ini adalah menganalisis proses isnis perusahaan dan mem uat peren!anaan strategi sistem dan teknologi in"ormasi yang sesuai untuk mendukung visi misi dan proses isnis pada #$% $raktor &usantara% METODE PENELITIAN yang digunakan oleh penulis dalam menganalisis sistem dilakukan melalui e erapa tahapan, antara lain penelitian lapangan dengan !ara survey terhadap sistem in"ormasi yang sudah ada, pengumpulan data, searching internet, dan 'uga metode analisis dan

peran!anaan yang meliputi (nalisis )*+$ , Strength, eakness, !ppurtunities, Threats-, (nalisis #roses Bisnis dan metode peren!anaan )trategi )I.$I% Berdasarkan survey atas sistem yang sedang er'alan, kiner'a proses isnis #$% $raktor &usantara kurang er'alan se!ara maksimal karena tidak adanya sistem /01 kepada customer, sehingga hu ungan yang ada tidak dapat mendukung 'alannya kegiatan kepada customer dengan aik% $ASIL %ANG DICAPAI dari penelitian ini adalah sistem yang sudah ada di dalam perusahaan memerlukan suatu peren!anaan strategi )I dan $I, untuk men!apai tu'uan yang kompetiti"% SIMPULAN dari penulisan ini adalah dengan diterapkannya strategi )I dan $I serta /01, diharapkan perusahaan dapat men!apai tu'uan dan hasil yang maksimal, dan 'uga dapat ertahan pada persaingan pasar isnis saat ini dan di masa yang akan datang% Kata Kun!i : #eren!anaan, )trategi, )istem In"ormasi, dan $eknologi In"ormasi

PENDA$ULUAN
2atar Belakang
Kondisi perekonomian di Indonesia terus menun'ukan perkem angan ke arah yang le ih aik% 1em aiknya kondisi perekonomian di Indonesia dapat dilihat dari mata uang rupiah yang sta il dan kiner'a sektor keuangan yang terus mem aik% Kondisi ini dapat mem erikan kemudahan pada perusahaan dalam memperoleh pasokan arang, melakukan pen'ualan arang atau 'asa dan 'uga dalam melakukan ekspor dan impor arang% )alah satu perusahaan yang menerapkan strategi isnis menggunakan )istem In"ormasi dan $eknologi In"ormasi untuk men'alankan dan mengem angkan proses isnis adalah #$% $raktor &usantara% #erusahaan ini ergerak di idang pen'ualan alat3alat erat ,capital goods-, untuk keperluan industri, pertanian, konstruksi dan masih anyak lagi% #$% $raktor &usantara erdiri se'ak tahun 1454% 6ingga saat ini #$% $raktor &usantara masih tetap dikenal dan semakin erkem ang% Kesuksesan terse ut diraih oleh #$% $raktor &usantara, karena #$% $raktor &usantara memiliki udaya organisasi yang aik, sum er daya manusia ,)71- yang erkualitas, ker'a sama tim yang aik dan 'uga #$% $raktor &usantara selalu melakukan peru ahan serta per aikan strategi3strategi yang diterapkan dalam perusahaan% )ehingga strategi3strategi terse ut sesuai dengan target sasaran perusahaan% 7engan pangsa pasar yang ter atas dan 'umlah pesaing yang semakin meningkat, #$% $raktor &usantara harus mampu ersaing dengan perusahaan3perusahaan lainnya dan 'uga harus memiliki strategi3 strategi yang dapat mema'ukan perusahaan% +leh karena itu, pada kesempatan ini kami se agai tim penyusun akan meren!anakan arsitektur strategi sistem in"ormasi dan teknologi in"ormasi pada agian marketing di #$ $raktor &usantara dengan metode -nterprise %rchitecture%

Identi"ikasi masalah
1% 1asih ter'adi perangkapan tugas didalam struktur organisasi dan proses isnis yang er'alan pada perusahaan saat ini mengaki atkan kurang e"ekti"nya tugas ker'a dari agian3 agian yang saling erhu ungan% 8% $idak ter'adinya penye aran pengetahuan yang aik diantara karyawan didalam perusahaan, sehingga perusahaan mem utuhkan .nowledge *anagement System yang dapat mem antu karyawan dalam mengkomunikasikan pengetahuan% 9% Belum ada sistem /01 maka, kurang maksimalnya hu ungan antara pelanggan dengan

perusahaan

$u'uan #enelitian
1% 1enganalisis kegiatan isnis dan strategi isnis yang digunakan perusahaan dengan tu'uan mengindenti"ikasi kele ihan dan kekurangannya% 8% Untuk menganalisis ke utuhan sistem dan teknologi in"ormasi yang di utuhkan perusahaan agar dapat mempermudah dalam pem erian in"ormasi% 9% 1elakukan penyusunan rekomendasi ren!ana strategis, arsitektur isnis, arsitektur )I.$I serta ren!ana implementasi agi perusahaan yang disesuaikan dengan kondisi nyata dan karakteristik khusus perusahaan%

2andasan $eori
#engertian #eren!anaan 1enurut 0o ins and /oulter ,800:, p1;0-, #eren!anaan adalah suatu proses yang meli atkan penentuan sasaran atau tu'uan organisasi, menyusun strategi menyeluruh untuk men!apai sasaran yang ditetapkan, termasuk alokasi sum er daya yang diperlukan, 'adwal ker'a serta tindakan3tindakan lain yang diperlukan untuk men!apai tu'uan% #engertian )trategi 1enurut *ard and #eppard ,800:, p;4-, )trategi adalah kumpulan tindakan yang terga ung yang ditun'ukan untuk menngkatkan kekuatan 'angka pan'ang dari perusahaan yang terkait dengan para pesaingnya% #engertian )istem 1enurut +<Brien ,800:, 88-, )istem adalah sekelompok komponen yang saling erhu ungan, eker'a ersama untuk men!apai tu'uan ersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses trans"ormasi yang teratur% #engertian In"ormasi 1enurut +<Brien ,800::85-, In"ormasi adalah data yang telah diu ah men'adi erarti dan erguna khususnya agi pengguna akhir #engertian )istem In"ormasi 1enurut +<Brien ,800;, :-, )istem In"ormasi merupakan kom inasi teratur apa pun dari orang3 orang, hardware, software, 'aringan komunikasi, dan sum er daya data yang mengumpulkan, mengu ah, dan menye arkan in"ormasi dalam se uah organisasi% #engertian $eknologi In"ormasi 1enurut *illiams dan )awyer ,8011, p4-, $eknologi In"ormasi adalah istilah umum yang menggam arkan setiap teknologi yang mem antu, menghasilkan, memanipulasi, menyimpan dan menye arkan in"ormasi%

M&t"d& P&n&litian
1% 1etode #engumpulan 7ata

)tudi pustaka 7alam metode kepustakaan, penulis men!ari, mengumpulkan, mem a!a dari re"erensi, literatur, atau uku3 uku yang erhu ungan dengan pem ahasan dari topik%

)urvei langsung . #enelitian lapangan 1etode ini dilakukan dengan !ara meneliti langsung ke perusahaan yang ersangkutan dengan melakukan wawan!ara kepada president director, agian 1I).I$, agian product and service, agian marketing untuk memperoleh in"ormasi yang relevan dari sistem yang er'alan pada perusahaan terse ut%

Searching 'nternet 1en!ari in"ormasi mengenai perkem angan isnis dan )I.$I saat ini, serta in"ormasi yang terdapat pada website #$% $raktor &usantara yaitu www%traknus%!o%id

8% 1etode (nalisis menggunakan metode -nterprise %rchitecture% 7alam metodologi -nterprise %rchitecture terdapat 4 "ase dalam menganalisis, namun yang digunakan dalam penulisan ini yaitu "ase 8 dan 9, yaitu: =( /ramework and Tool Selection dan 0ocumetation of the =(% >ase II: =( >ramework and $ool )ele!tion 2angkah :: #ilih kerangka ker'a dokumentasi =(% 2angkah ;: Identi"ikasi 1ines of $usiness&(rosscuts =( dan urutan dokumentasi perusahaan% 2angkah 5: 1engidenti"ikasi komponen =( yang akan didokumentasikan se!ara luas dalam kerangka ker'a% 2angkah 8: #ilih metode dokumentasi yang tepat untuk keramgka ker'a se!ara luas% 2angkah 4: #ilih perangkat lunak aplikasi.alat untuk mendukung dokumentasi otomatis =(% >ase III: 7o!umentation o" the =( 2angkah 11: =valuasi isnis yang ada dan dokumentasi teknologi untuk digunakan dalam =(% 2angkah 19: 1engem angkan e erapa isnis yang datang.skenario operasi teknologi% 2angkah 14: Identi"ikasi asumsi peren!anaan masa depan untuk setiap skenario masa depan% 2angkah 1:: 1enggunakan skenario dan program lainnya.saran dari karyawan untuk mendorong dokumentasi komponen =( masa depan di semua idang kerangka% 1enyimpan arte"ak dalam repositori =( online% 2angkah 1;: 1engem angkan ren!ana pengelolaan =( untuk peru ahan urutan yang diren!anakan di =(%

$a'il dan (aha'an

1atriks )*+$
1atriks )*+$ merupakan alat untuk menyusun "aktor3"aktor strategis perusahaan% )esuai dengan analisis )*+$ pada su a diatas, maka matriks )*+$ pada 6otel Karang )etra

dapat dilihat pada ta le di awah ini:

STRENGT$S 1% 1emiliki produk dari perusahaan yang sudah memiliki standarisasi kualitas dan garansi resmi 8% 1emiliki loyalitas dan kualitas karyawan yang memenuhi standard 9% 1emiliki we site yang mem erikan in"ormasi tentang produk dan komunikasi dengan pelanggan

)EAKNESS 1% Karyawan senior yang kurang memahami teknologi in"ormasi yang semakin erkem ang 8% Kurang e"ekti"nya penye aran in"ormasi 9% +perasional e?!ellen!e di internal proses masih prioritas utama

Int&rnal

Ek't&rnal

OPPORTUNITIES 1% #ermintaan produk yang terus meningkat terhadap produk yang ditawarkan 8% #erkem angan teknologi in"ormasi yang dapat mem antu perusahaan dalam mengem angkan isnis 9% (ustomer 0elation ,!omplaint3intima!y- elum ditangani se!ara sistematis dan terintegrasi%

SO - 1en'aga kualitas dan meningkatkan 'asa serta pelayanan dalam isnis konsultasi dan servi!e produk - 7ata3data (ustomer tersimpan dengan aik - 7i uat layanan email pada we site untuk mem erikan layanan kepada pelanggan

)O - #enggunaan teknologi in"ormasi untuk menghu ungkan in"ormasi ke setiap agian - #elatihan karyawan di idang teknologi in"ormasi di tingkatkan - 1en'adikan internal proses dan eksternal proses se agai prioritas utama

- 1empunyai agian yang 4% )(# system masih melakukan remapping memerlukan anyak pro!ess untuk )(# remapping pro!ess sehingga system isnis proses men'adi le ih e"isien dan analisa data men'adi dasar peren!anaan T$REATS ST )T 1% )istem otomatisasi yang diran!ang dengan aik tetap ergantung kepada orang yang men'alankan sistem% 8% Keadaan ekonomi dari dalam negeri maupun luar negeri yang tidak menentu% 9% @irus yang menye a kan rusaknya data - 1em erikan harga yang kompetiti" agar dapat ersaing dengan pasar - 1enggunakan antivirus agar data3data tidak rusak

- 1em erikan loyalitas kepada pelanggan dengan 'asa dan servi!e ter aik - $erdapat agian yang mengatasi proses internal dan eksteral

$a le 1 1atriks )*+$ #$ $raktor &usantara $a el 8 =>() >(K$+0 =K)$=0&(2 #=2U(&A $eknologi #ermintaan produk yang terus meningkat #erkem angan in"ormasi yang teknologi dapat 0,80 9 0,; 0,1: 8 0,9 meningkat yang yang terus mem uat aik atas )$0($=AI B+B+$ B+B+$ 0($I&A B 0($I&A K+1=&$(0

produk semakin

spesi"ikasi $idak hanya dalam produk yang erkem ang, isnis 'uga akan erkem ang 'ika teknologi semakin meningkat )e uah aplikasi untuk 9 0,9 men'awa men'awa semua keluhkan

mem antu perusahaan dalam aspek isnis /omplaint dari elum ditangani sistematis )(# system memerlukan isnis men'adi e"isien $otal #eluang (&/(1(& )istem otomatis diran!ang masih kepada orang yang yang (ustomer

se!ara 0,10 masih anyak 0,1:

)e uah 9 0,4: data isnis 0,;0 1,;: 6anya 0,80 9 0,; dapat yang

system

yang

remapping pro!ess sehingga

digunakan untuk mem a!kup

e erapa orang yang men'alankan aru dan sistem elum

ergantung

men'alankan system Keadaan ekonomi dari dalam maupun luar negri yang tidak menentu @irus yang menye a kan 0,0: 0,40 1,00 9 0,1: 1,80 8,8: $a el 9 I>() 0,1: 9 0,4:

seutuhnya se!ara otomatis &aik turunnya nilai tukar mata uang sehingga harga produk tidak menentu 0usaknya data diaki atkan er agai media virus yang dari

anyaknya data yang rusak $otal (n!aman $+$(2 =>()

>(K$+0 I&$=0&(2 K=KU($(&

)$0($=AI

B+B+$ B+B+$ 0($I&A B 0($I&A K+1=&$(0

#roduk3produk 1empunyai produk dari kualitas perusahaan 0,1: 4 0,; perusahaan idangnya setiap produknya Karyawan yang 1emiliki loyalitas dan kualitas karyawan 0,1: 9 0,4: untuk yang

dari sudah serta

kompeten dan terkenal di menyediakan garansi dari dilatih

terkenal dengan kualitas dan garansi resmi%

mem erikan

kontri usi serta pelayanan yang aik 1emiliki we site yang untuk untuk

1emiliki

we site

yang

digunakan 0,8 9 0,; digunakan konsultasi produk% 0,: 1,;:

men'elaskan produk

menampilkan produk dan

$otal Kekuatan K=2=1(6(& Karyawan senior kurang teknologi in"ormasi Kurang e"ekti"nya yang

memahami 0,1:

0,9

Kurangnya

penga'aran

terhadap karyawan senior #erse aran in"ormasi erdasarkan

penye aran in"ormasi +peration e?!ellen!e

0,80

0,;

hanya masih

wa!ana yang elum dapat di terima oleh agian lain #roses yang lain masih di nomor duakan

men'adi prioritas utama $otal Kelemahan $+$(2 I>()

0,1: 0,4: 1,00

0,4: 1,9: 8,4:

7ari analisis yang telah kami lakukan, maka diperoleh total nilai dari eksternal factor analysis summary ,=>()- dan internal factor analysis summary ,I>()- yang akan digunakan dalam pem uatan diagram analisis )*+$% Berikut langkah3langkah dalam menyusun diagram analisis

)*+$ pada #$ $raktor &usantara : #erhitungan =>() C $itik D , =ksternal #erhitungan I>() $itik B , Internal C C C C C C C

#eluang: 1,;: (n!aman : 1,80 #eluang 3 (n!aman 1,;: E 1,80 0,4: Kekuatan : 1,;: Kelemahan : 1,9: Kekuatan 3 Kelemahan 1,;: E 1,9: 0,90

#eluang 1endukung )trategi (gresi"

0,45

? : ,0,90: 0,4: 0,30

Kelemahann

Kekuatan

(n!aman
Aam ar 1 7iagram )*+$ 7engan posisi perusahaan yang terdapat pada kuadran I erarti #$% $raktor &usantara dapat menggunakan strategi )+ ,Strength2!ppurtunities- yang maksudnya adalah perusahaan dapat menggunakan semua kekuatan untuk men'awa peluang yang ada seperti perusahaan dapat meman"aatkan keunggulan se agai agen tunggal dan mempunyai produk yang erkualitas untuk menarik !alon3!alon konsumen lama dan aru dikarenakan terus meningkatnya pem angunan industrial di Indonesia%

Sim*ulan dan Saran

Sim*ulan
Berdasarkan hasil analisis strategi, operasi serta teknologi in"ormasi yang telah dilakukan pada #$ $raktor &usantara, maka dapat diam il simpulan se agai erikut: Berdasarkan hasil analisis diagram )*+$, perusahaan dapat menerapkan strategi seperti melakukan perluasan pangsa pasar, meningkatkan kegiatan promosi, meningkatkan kualitas )71, meningkatkan pelayanan purna 'ual kepada pelanggan, dan menghilangkan duplikasi ker'a% 1enerapkan /01 , (ustomer )elationship *anagement - untuk mengetahui permintaan dan perilaku konsumen didalam pasar sehingga perusahaan dapat mengam il keputusan untuk peningkatan pemasaran dan pelayanan% 7iharapkan dengan penggunan /01, hu ungan perusahaan akan semakin aik sehingga mendapatkan loyalitas dari pelanggan%

Saran
Berikut ini adalah saran yang dapat di erikan kepada #$ $raktor &usantara, agar proses isnis yang sudah ada dan yang kami usulkan dapat er'alan dengan aik se agai erikut: 1elakukan pem enahan didalam struktur organisasi dan proses isnis, sehingga agian 1I).I$ tidak lagi mengurusi proses surat pesanan dan laporan pen'ualan serta tidak erada di awah pengawasan finance director, agian collective tidak lagi mengeluarkan surat da"tar arang alokasi untuk proses persediaan%

REFERENSI
Baran, 0oger J%, Aalka, 0o ert J%, )trunk, 7aniel #% ,8008-% Principles of (ustomer )elationship *anagement% &ew Dork: $homson )outh3*estern % Bernard, )!ott (% ,800:-% %n 'ntroduction to -nterprise %rchitecture% ,8nd =dition-% Bloomington: (uthor6ouse% Brown, /arol @%, 7ehayes, 7aniel *%, 6o""er, Je""rey (%, 1artin, =% *ainright%, #erkins, *illiam /%,8011-% *anaging 'nformation Technology% ,5th =dition-% United )tates o" (meri!a: #earson =du!ation In!% +<Brien% James (% ,800;-% 'ntroduction to 'nformation Systems% ,80th =dition-% &ew Dork: 1!Araw36ill% 0ainer Jr, 0% Kelly%, $ur an, ="raim% ,8004-% 'nformation Systems 3 -nabling and Transforming $usiness% ,8nd =dition-% John *iley F )ons ,(sia- #re 2td% )tair, 0alph%, 0eynolds, Aeorge% ,800;-% Principles of 'nformation Systems% ,5th =dition-% $homson 2earning% *ard, John%, Joe, #eppard% ,8008-% Strategic Planning for 'nformation System% ,9rd =dition-% United Kingdom: John *iley F )ons% In!% *heelen, $homas 2%, 6unger% J% 7avid% ,8008-% Strategic *anagement and $usiness Policy % ,11st =dition-% United )tates o" (meri!a: #earson #renti!e 6all% *illiams, Brian K%, )awyer , )ta!ey /% ,8011- 4sing 'nformation Technology : % Practical 'ntroduction to (omputers 5 (ommunications% ,5th =dition-% &ew Dork: 1!Araw36ill%

RI)A%AT PENULIS

(ryanugra 0amadhika lahir di Jakarta, tanggal 18 1aret 1441% #enulis menamatkan pendidikan )1 di School of 'nformation System Binus University dalam idang Ilmu Komputer pada peminatan Strategy 'nformation System pada tahun 8019% Aalih 1atra 0inggandani lahir di Jakarta, tanggal 14 (pril 1441% #enulis menamatkan pendidikan )1 di School of 'nformation System Binus University dalam idang Ilmu Komputer pada peminatan Strategy 'nformation System pada tahun 8019% 1uhammad 0iGky ( dul Kohar lahir di Jakarta, tanggal 80 7esem er 1440% #enulis menamatkan pendidikan )1 di School of 'nformation System Binus University dalam idang Ilmu Komputer pada peminatan Strategy 'nformation System pada tahun 8019%