Penceramah

Zasran Abdullah

Takrif Surat Rasmi Asmah Haji Omar (1983) mentakrifkan surat rasmi sebagai surat yang ditulis dalam urusan-urusan rasmi, yakni dalam urusan-urusan yang berhubung dengan urusan pejabat, misalnya pejabat-pejabat kerajaan, badan berkanun, syarikat-syarkat perniagaan, dan tempat-tempat pengajian, serta juga dalam urusan pekerjaan, urusan persek lahan dan sebagainya!

"akrif #urat $asmi $!%! #hurter (19&') mentakrifkan surat rasmi sebagai ( )*!message that attempts t influen+e its re+ipient t take s me a+ti n r attitude desired by the sender,! - leh dig l ng sebagai segala yang bertulis atau ber+etak untuk dihantar kepada penerima yang tidak terbatas sifat dan sai.nya!

Surat Rasmi Tidak Peribadian

mem h n maklumat dari firma, institusi, dll!/ mem h n bantuan atau kerjasama dari firma/ mendapatkan kebenaran daripada pihak berkuasa/ mem h n pekerjaan atau menjadi ahli kelab/ menja0ab panggilan temu duga/ menerima atau men lak ta0aran kerja/ memesan barangan/ bertanya tentang barangan yang dipesan/ membuat aduan/ membuat tempahan/ mengesahkan atau membatalkan tempahan!

Surat Rasmi Peribadian

1engu+apkan tahniah atau tak.iah, mem h n maaf, memberikan alasan kepada ka0an yang sakit, saudara mara, kenalan/
-

jemputan (s sial)/ ja0apan kepada jemputan/ u+apan terima kasih!

#urat rasmi b leh dibahagi kepada ( (a) #urat 2ekeliling (b) #urat Arahan (+) #urat 2engumuman

(d) #urat 2erm h nan antara 3abatan4#yarikat 2ertubuhan

Tujuan Surat Tiga tujuan utama : memberitahu, mengarahkan dan mempengaruhi 1. 2. 3. 4. . ". #. $. Memastikan tindakan diambil. Mengesahkan persetujuan, pelantikan. Memujuk atau menjual produk, perkhidmatan. Memberikan maklumat, menjawab pertanyaan. Menjusti!ikasikan tindakan. Memberikan penjelasan. Melaporkan kemajuan Mempromosikan organisasi

URUSAN SURAT-MENYURAT KERAJAAN

SURAT : alat perhubungan berbentuk dokumen digunakan untuk menyampaikan maklumat antara satu jabatan dengan jabatan yang lain atau orang ramai JENIS SURAT: POSKAD menyampaikan maklumat yang paling ringkas. %ontoh : & permohonan sedang ditimbangkan & 'ad (ertukaran )lamat SURAT RASMI & menggunakan sampul rasmi & mempunyai tata*ara penulisan yang seragam MINIT/MEMO & untuk komunikasi di dalam jabatan

Ganti Nama Diri Dalam Surat Rasmi

i! ii! iii! 5anti nama diri pertama, 5anti nama diri kedua, 5anti nama diri ketiga!

Ganti nama diri pertama: beta, saya, patik dan kaula (tunggal), kami (jamak eksklusif) dan kita (jamak inklusif)! Ganti nama diri kedua: (nama gelaran) tuan, puan di samping gelaran akademik seperti Profesor, Doktor, gelaran anugerah seperti Datuk, Tan Sri, Datuk Patinggi, Datuk Amar dan lain-lain! Ganti nama diri ketiga: beliau, dia (kurang halus) dan mereka (jamak)!

Bahasa Dalam Surat Rasmi

-ahasa berperanan menyampaikan maklumat , permintaan, keputusan, arahan dan lain-lain! 6isampaikan dengan persis, langsung dan jelas supaya tiap-tiap surat itu akan terang maksudnya dan tidak mengelirukan sesiapa yang memba+anya! -ahasa harus dapat menyampaikan maklumat, permintaan dan sebagainya dengan +ara yang paling sederhana! "idak disaluti bunga bahasa tanpa makna sebenarnya!

-ahasa dalam surat rasmi perlu menimbulkan suasana yang rasmi! 1enurut Asmah Hj! Omar (1991) ungkapanungkapan khusus yang membentuk laras bahasa surat rasmi memang mempunyai makna tersendiri dan berfungsi sebagai pemberi isyarat bagi makna keseluruhan surat rasmi itu! -eliau menamakan ungkapan-ungkapan ini sebagai penanda wacana, iaitu penanda kandungan surat rasmi dalam k nteksnya!

#ekarang terdapat kata baru yang neutral dan tidak peribadian, yakni penama.

Contoh ungkapan : Penama yang tersebut di atas perlu menjalani pemerikan perubatan sebelum dilantik ke jawatan tetap.

1!

Penanda Ru ukan

2enanda rujukan dalam surat rasmi la.imnya berupa ungkapan yang merujuk kembali pada sesuatu yang sudah berlaku atau sudah disebut atau yang menyentuh hal yang 0ujud dalam k nteks lain! Penanda merujuk kepada berhubung dengan sehubungan dengan berkait dengan berkenaan dengan mengikut menurut

7 nt h 8ngkapan
#aya merujuk kepada surat tuan * 9.inkan saya merujuk kepada surat tuan * #aya merujuk kepada perbin+angan kita kelmarin * -erhubung dengan perm h nan yang tersebut di atas * #ehubungan dengan aduan yang dikemukakan * -erkait dengan lap ran yang dibuat * -erkenaan dengan perkara yang tersebut di atas * 1engikut fasal 1&: 2erlembagaan 2ersekutuan * 1enurut perkara 1!:!1

:!

Penanda Pen!ertaan
2enanda penyertaan dalam surat rasmi memberikan isyarat baha0a surat rasmi itu disertakan dengan sesuatu yang lain! Penanda Bersama-sama ini Dengan ini

Contoh "ngkapan -ersama-sama ini disertakan salinan surat berketerangan sendiri * 6engan ini dilampirkan salinan sijil * 6engan ini dikemukakan ;ang 2 s bern mb r *

3!

Penanda #akluman

2enanda makluman dalam surat rasmi berupa ungkapan yang menunjukkan adanya makluman yang dibuat! Penanda maklum memaklumkan dimaklumkan Contoh "ngkapan $ #ila maklum baha0a * #eperti yang sedia tuan maklum baha0a !! 6engan h rmatnya kami memaklumkan baha0a *

%&

Penanda Sebab$musabab

2enanda sebab-musabab dalam surat rasmi berupa ungkapan yang menimbulkan perkaitan antara peristi0a yang menunjukkan baha0a sesuatu peristi0a itu menyebabkan peristi0a yang lain! Penanda $ Oleh sebab 6isebabkan 6engan memandangkan Contoh ungkapan Oleh sebab kami akan berpindah, kami mengesy rkan para pelanggan * 6isebabkan keadaan demikian, di+adangkan supaya semua pihak mengambil langkah berjaga-jaga! 6engan memandangkan baha0a masanya sudah singkat, el klah tindakan segera diambil bagi *!

'&

Penanda Perintah

2enanda perintah dalam surat rasmi berupa ungkapan yang memberikan arahan kepada pemba+a4penerima surat! 2erintah ini dibahagikan kepada perintah kasar dan perintah halus! Penanda diarahkan ) diingatkan dikehendaki harap berharap ) diharapkan mengharapkan harapan ) dinasihatkan menasihatkan dip h n mem h n)

) ) ) ) ) halus ) ) )

kasar

Contoh ungkapan - "uan diarahkan untuk mengemukakan penyata * - "uan diingatkan supaya membaharui permit! - "uan dikehendaki hadir pada hari 9snin! - Harap maklum baha0a mesyuarat tersebut ditunda ke tarikh yang akan diberitahu kelak! - <ami berharap agar pihak tuan sudi menerima pelantikan tersebut!

- 6iharapkan kerjasama yang seumpama akan dapat diberikan pada masa yang akan datang! - #aya berharap agar pihak tuan dapat memberikan sumbangan untuk menjayakan bengkel ini! - 1emanglah menjadi harapan kami baha0a pihak tuan dapat memberikan sumbangan bagi menjayakan bengkel ini! - 2uan dinasihatkan supaya datang ke pejabat ini dengan segera! - <ami menasihatkan puan supaya datang ke pejabat ini dengan segera!

=!

Penanda #atlamat
Penanda $ untuk tujuan untuk pengetahuan untuk makluman untuk pertimbangan

2enanda matlamat dalam surat rasmi berupa ungkapan yang menunjukkan adanya matlamat atau tujuan yang hendak di+apai!

Conoh ungkapan 8ntuk tujuan itu, kami ingin mendapatkan keterangan lanjut daripada pihak tuan! 8ntuk pengetahuan tuan, perkara ini akan kami kemukakan dalam mesyuarat bulan depan! 8ntuk makluman tuan, saya telah mengemukakan perm h nan tuan kepada pihak <ementerian dalam >egeri! 8ntuk pertimbangan tuan, saya sertakan d kumend kumen yang berkaitan!

?!

Penanda Perwakilan

2enanda per0akilan dalam surat rasmi berupa ungkapan yang menunjukkan baha0a penulis surat diberikan kuasa atau tempat untuk bertindak sebagai 0akil! Penanda $ -agi pihak

Contoh ungkapan kasih * -agi pihak 3a0atankuasa penganjur, saya mengu+apkan terima kasih * #aya, bagi pihak rakan-rakan seja0at dan diri saya sendiri, mengu+apkan setinggi-tinggi terima

(&

Penanda Pendapat
Pendapat $ Pada pendapat Pada fikiran Pada hemat Pada Pandangan

8ngkapan yang menunjukkan baha0a penulis surat akan memberikan pendiriannya tentang sesuatu!

Contoh ungkapan 2ada pendapat kami, perkara tersebut sepatutnya diselesaikan di peringkat pejabat saya! 2ada fikiran saya, tuan 0ajar melap rkan kejadian itu kepada pihak p lis! 2ada hemat saya, perm h nan mereka 0ajar diberikan pertimbangan! 2ada pandangan kami, lap ran ini perlu dihantar kepada pihak <ementerian 2ertanian!

9!

2enanda <esinambungan

2enanda kesinambungan dalam surat rasmi berupa ungkapan yang menandakan kesinambungan maklumat! Penanda Sebagai lanjutan Berikutan daripada

Contoh ungkapan #ebagai lanjutan daripada surat kami yang terdahulu, kami ingin * -erikutan daripada perbin+angan kita temp h hari, saya ingin mengesahkan baha0a saya akan menghantar pasukan kami ke pertandingan tersebut!

)*& Penanda Sikap

2enanda sikap dalam surat rasmi berupa ungkapan yang menggambarkan perasaan! 2erasaan ini terbahagi pada sikap p sitif dan sikap negatif! Penanda #uka+itanya "erima kasih 1enghargai "idak keberatan "idak berhalangan -ersetuju 6uka+itanya 6ikesali <eberatan -erhalangan "idak bersetuju

7 nt h ungkapan
6engan suka+itanya saya memaklumkan baha0a pasukan pejabat saya akan turut serta! "erima kasih diu+apkan kerana bantuan yang pihak tuan hulurkan! <ami amat menghargai sumbangan yang tuan berikan itu! 2ihak kami tidak keberatan untuk tuan melantik pega0ai kami menjadi hakim pertandingan tersebut! 2ihak kami bersetuju pega0ai kami dilantik menjadi hakim pertandingan tersebut! 6engan duka+itanya dimaklumkan baha0a pasukan pejabat saya tidak dapat hadir! #egala kesulitan yang tuan alami semasa bertugas di sini sangatlah dikesali! #aya keberatan menerima pela0an tuan 2ihak kami berhalangan untuk membenarkan @n+ik * mengambil +uti! <ami tidak bersetuju untuk menanggung k s perjalanannya!

11!

2enanda Antisipasi

2enanda antisipasi dalam surat rasmi berupa ungkapan yang menunjukkan adanya hubungan penghargaan yang diberikan terdahulu pada akhir surat kepada pihak penerima surat! Penanda 6ahului 6idahului

Contoh ungkapan <erjasama yang tuan berikan itu, saya dahului dengan u+apan terima kasih! <erjasama yang tuan berikan itu didahului dengan u+apan terima kasih!

1:! 2enanda 2enamat

2enanda penamat dalam surat rasmi berupa ungkapan yang memberikan isyarat akan berakhirnya sesuatu surat rasmi! Penanda Penamat #ekian

Contoh ungkapan #ekian! "erima kasih! #ekian untuk makluman tuan!

Penggunaan "ngkapan dalam Surat

Salah Adalah saya diarah untuk menarik perhatian tuan * Adalah saya diarah merujuk kepada surat surat tuan * Adalah dengan segala h rmatnya saya memaklumkan baha0a * Adalah dimaklumkan baha0a * Adalah dengan h rmatnya dimaklumkan baha0a * Adalah dengan ini dimaklumkan baha0a
Betul #aya diarahkan untuk mem h n perhatian tuan * #aya diarahkan untuk merujuk perkara ini kepada tuan * 6engan segala h rmatnya saya memaklumkan baha0a * 6imaklumkan baha0a * 6engan h rmatnya dimaklumkan baha0a * 6engan ini dimaklumkan baha0a *

Salah Adalah dengan duka+ita dimaklumkan baha0a * Adalah saya diarah merujuk pada surat tuan * 1erujuk kepada perkara tersebut suka+ita adalah dimaklumkan baha0a 2er+akapan telef n saya dengan pega0ai tuan (nama) tentang perkara tersebut adalah dirujuk! #aya merujuk pada surat dan bil * dan menasihatkan baha0a ,,, Adalah saya ingin memaklumkan baha0a *

Betul 6engan duka+itanya dimaklumkan baha0a * #aya diarahkan untuk merujuk kepada surat tuan * 6engan suka+itanya dimaklumkan baha0a * #aya merujuk kepada per+akapan telef n saya dengan pega0ai tuan (nama) tentang perkara tersebut ! #aya merujuk kepada surat tuan bil * dan menasihatkan baha0a * #aya ingin memaklumkan baha0a *

Salah 2erhatian tuan ditarik kepada * 3abatan ini tidak dapat menyediakan bas kerajaan untuk kegunaan pasukan tuan! @n+ik A akan ditugas mengendali +eramah ini sebaik saja pihak tuan sedia mengadakannya!

Betul 2erhatian tuan dip h n terhadap * 2ihak jabatan ini tidak dapat menyediakan bas kerajaan untuk kegunaan pasukan tuan! @n+ik A akan ditugaskan untuk mengendalikan +eramah ini sebaik saja pihak tuan sedia mengadakannya! 6engan h rmatnya saya mengemukakan surat berketerangan kendiri * "uan diperlukan hadir dalam perbin+angan ini!

6engan h rmatnya saya majukan yang menerangkan maksudnya sendiri * "uan adalah dikehendaki hadir perbin+angan ini!

#alah "uan adalah dinasihatkan supaya datang ke pejabat ini * 1emandang kepada keadaan yang demikian * Atas kerjasama tuan menjayakan kursus tersebut, kami mengu+apkan terima kasih! %anjutan kepada surat saya bil *

-etul "uan dinasihatkan supaya datang ke pejabat ini * 6engan memandangkan keadaan yang demikian * <erjasama tuan menjayakan kursus tersebut amat kami hargai! "erima kasih! #ebagai lanjutan daripada surat saya bil *

esimpulan
2enggunaan laras bahasa yang khusus dalam surat rasmi memper+epat sese rang untuk menulis surat dan memahami isi surat yang diterimanya! Bang jelas sekali ialah keupayaan sese rang menulis surat rasmi dengan berkesan bergantung pada kekuatan penguasaan bahasa dan kejelasan fikirannya! #urat rasmi yang kabur, berjela-jela dan struktur yang tidak menentu berpun+a daripada kelemahan penguasaan bahasa dan kelemahan +ara berfikir sese rang yang menulis surat! 8ntuk mengelakkan masalah yang demikian, amatlah penting bagi penulis surat mempertajam penguasaan bahasanya ke peringkat yang sebaik mungkin!