C.

PERBEZAAN ANTARA MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA

Walaupun Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM) merupakan dua buah dokumen yang berbeza namun ia saling berkaitan, lengkap-melengkapi dan bantu-membantu antara satu sama lain. usteru, jika MPK tiada, maka FM tidak memberi erti sepenuhnya kerana satu-satu prosedur tidak dapat dilihat se!ara menyeluruh merangkumi semua perkara. "ambahan pula, jika FM tiada, maka MPK tidak memberi apa-apa erti dan tidak dapat menunjukkan se!ara terperin!i apa yang perlu dilakukan oleh indi#idu yang memegang sesuatu ja$atan dalam sesebuah jabatan% pejabat, (&'"M, ()*)). "erdapat beberapa perbezaan antara MPK dan FM yang boleh diutarakan. diba$ah menunjukkan perbezaan ringkas antara MPK dan FM, (+!ribd, ()*)). Manual Proses Kerja Fail Meja ,okumen rujukan peringkat jabatan% pejabat - ,okumen rujukan peringkat indi#idu% ja$atan Makro -erasaskan .ungsi dan tugas jabatan% pejabat +atu MPK untuk satu jabatan% pejabat Mengandungi maklumat menyeluruh mengenai pejabat semua akti#iti dalam Mikro -erasaskan tugas dan tanggungja$ab adual

indi#idu% ja$atan +atu FM untuk satu indi#idu% ja$atan Mengandungi maklumat dan panduan untuk satu-satu ja$atan

jabatan% mengendalikan tugas yang ditetapkan bagi

-erpandukan jadual di atas, perbezaan kedua-dua dokumen rujukan ini akan dijelaskan dengan lebih terperin!i lagi dalam tinta kata yang seterusnya. Perbezaan pertama ialah MPK merupakan dokumen rujukan bagi semua pega$ai atau sta. di peringkat jabatan% pejabat. MPK ini berasaskan kepada .ungsi dan bidang tugas jabatan% pejabat seperti sejarah penubuhan, rasional penubuhan, objekti. dan dasar jabatan% pejabat, .ungsi, prosedur kerja, dan pega$ai atau sta. yang dipertanggungja$abkan untuk melaksanakan prosedur tersebut. /a merupakan dokumen rujukan dalam membentuk struktur dan .ungsi atau objekti. jabatan% pejabat dan membolehkannya ber.ungsi dengan !ekap dan berkesan serta berkualiti. FM pula merupakan dokumen rujukan rasmi bagi indi#idu% ja$atan. /a mengandungi senarai tugas dan tanggungja$ab seseorang indi#idu dalam sesuatu ja$atan. /a berperanan untuk meningkatkan ke!ekapan dan keberkesanan setiap indi#idu dalam sesuatu jabatan% pejabat. MPK dan FM ialah dokumen rujukan pada peringkat yang berbeza. 0amun begitu, setiap jabatan% pejabat perlu ada kedua-duanya. +etiap satu MPK adalah untuk satu jabatan% pejabat sahaja, manakala FM adalah bagi satu indi#idu% ja$atan. 'anya satu MPK bagi satu jabatan, sementara .okus

utama FM adalah untuk indi#idu. 1leh yang demikian, setiap indi#idu dalam setiap jabatan% pejabat haruslah mempunyai FM yang tersendiri. Perbezaan yang seterusnya, MPK merupakan dokumen yang mengandungi maklumat menyeluruh mengenai semua akti#iti yang berasaskan .ungsi, dan bidang tugas jabatan% pejabat. ,engan maklumat ini, indi#idu dalam jabatan% pejabat dapat mengetahui hala tuju yang perlu diikuti dan dipatuhi semasa menjalankan tugas seharian. ,okumen ini juga menetapkan .ungsi jabatan% pejabat serta pembahagian akti#iti yang jelas antara bahagian dan unit. 'al ini membolehkan setiap indi#idu mengetahui parameter bidang kuasa masing-masing serta mengetahui tugas-tugas bahagian% unit indi#idu lain dalam pejabat% jabatan. MPK juga menunjukkan 2antaian Perintah untuk membantu Ketua abatan memberi arahan, menga$al kerja, memper!epatkan proses membuat keputusan. FM pula mengandungi maklumat atau panduan untuk mengendalikan tugas yang ditetapkan bagi satu-satu ja$atan berpandukan tugas, dan tanggungja$ab indi#idu. /ni merupakan panduan tentang kedudukan indi#idu dalam pejabat% jabatan (emoe, ()*)). FM dapat membantu meningkatkan ke!ekapan dan kesempurnaan perjalanan tugas melalui garis panduan yang lengkap dan terperin!i. ,okumen ini turut menyatakan senarai tugas kuasa dan hubungan kerja untuk membantu pega$ai mengurus tanggungja$ab mereka, mengetahui had kuasa serta menjelaskan hubungan kerja antara sta.. -iasanya, FM ini ditempatkan di atas meja para pega$ai. +elain itu, perbezaan yang lain adalah MPK mengandungi maklumat menyeluruh tentang akti#iti dalam jabatan yang digambarkan dalam bentuk !arta. +etiap jabatan% pejabat mempunyai !arta organisasi yang tersendiri sebagai panduan dan rangka kerja bagi semua akti#iti jabatan. MPK didokumentasikan se!ara sistematik iaitu dengan me$ujudkan beberapa unit atau seksyen atau bahagian untuk melaksanakan akti#iti (+!ribd, ()*)). 3ontohnya, -ahagian 4aji hanya beroperasi untuk urusan-urusan yang berkaitan dengan gaji sahaja manakal bahagian urusan surat menyurat hanya diuruskan oleh bahagian surat sahaja. FM pula mengandungi maklumat atau panduan dalam pengendalian tugas bagi sesuatu ja$atan. +etiap ja$atan dalam Perkhidmatan 5$am dinyatakan senarai tugas, tanggungja$ab dan bidang kuasa yang terperin!i supaya pega$ai dapat menjalankan tugas dengan !ekap dan berkesan. FM merupakan dokumen yang $ajib disediakan bagi satu ja$atan dan lebih mem.okuskan kepada tugas indi#idu. "ujuannya adalah untuk meningkatkan lagi tahap ke!ekapan penja$at a$am dalam menjalankan tugas masing-masing. 3ontohnya, setiap guru di sekolah menerima senarai tugas dan tanggungja$ab masing-masing. -erdasarkan senarai tugas dan

tanggungja$ab, guru dapat menjalankan tugas dan tanggungja$abnya dengan berkesan mengikut bidang kuasa dan ini mampu meningkatkan tahap ke!ekapan dan keberkesanan guru dalam organisasi sekolah. Manakala penyediaan MPK lebih khusus untuk penggunaan jabatan% pejabat sahaja. MPK disediakan khas untuk meningkatkan lagi ke!ekapan dan keupayaan jabatan tersebut se!ara menyeluruh. +etiap indi#idu bagi setiap jabatan% pejabat mempunyai dan menyediakan Fail Meja. Perbezaan yang terakhir pula ialah segala proses, peraturan, pega$ai yang bertanggungja$ab dan hubungan kerja bagi pega$ai dapat dikenalpasti dengan merujuk MPK. "etapi FM lebih ber.okus kepada panduan terperin!i mengenai tugas harian setiap indi#idu. ,engan adanya Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja diharapkan kedua-duanya dapat dijadikan rujukan utama pejabat dan jabatan untuk melaksanakan tugas dan tanggungja$ab dengan !ekap dan berkesan (&'"M, ()*)). ,i dalam Fail Meja disediakan panduan yang terperin!i tentang tugas harian setiap indi#idu. Manual Prosedur Kerja pula lebih menerangkan se!ara menyeluruh tentang segala proses peraturan pega$ai yang bertanggungja$ab dan hubungan kerja bagi pega$ai dalam jabatan.