MINIT MESYUARAT PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (JKPAK) KALI PERTAMA TAHUN 2013 SJK(T)HICOM Tarikh : 10 JANUARI 2013

Masa : 2.00 tengahari Tempat : Pusat Sumber AHLI YANG HADIR 1. Pn. M.VASUGEE(Guru Besar) 2. Pn. M.Nalini (PK1 ) 3. Pn.S.Mala(PK HEM) 4. En. M.Ramadass 5.Cik.S.Sutha 5. Pn.R.Chitra 6.Pn.Chitra Subhashini

TIDAK HADIR Tiada

1. UCAPAN PENGERUSI Pengerusi memberi salam dan mengalu-alukan kehadiran semua Ahli Jawatankuasa JKPAK ke Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK) Kali Ke-1 Bil. 1/2013.

2. MEMBENTANGKAN MENGESAHKAN MINIT MESYUARAT YANG LALU Minit mesyuarat disahkan oleh Pn.R.Chitran dan disokong sebulat suara.

3. PELAPORAN ASET 3.1 Aset Semasa Unit Aset dalam proses mengenal pasti dan melengkapkan senarai aset alih kerajaan yang tidak mempunyai punca maklumat untuk tindakan pendokumentasian dan tindakan pelupusan sekiranya perlu. Tindakan : Pegawai Aset 3.2 Pendaftaran Aset KEW-PA2 & KEW-PA3 telah lengkap diisi dengan maklumat harga mengikut nilaian semasa. Makluman 3.3 KEW.PA-4 dan 5 Tindakan menyelaraskan jenis aset dan mencetak semula KEW.PA-4 dan 5 sedang dilakukan. Ruang yang masih belum mempunyai KEW.PA-4 dan 5 telah dikenal pasti dan dalam tindakan. Unit Aset perlu menyelesaikan perkara ini segera. Tindakan : Pegawai Aset 3.4 Aset Sumbangan Surat Akuan Penyumbang bagi aset sumbangan perlu dilengkapkan semasa penerimaan aset sumbangan berkenaan. Bagi penerimaan sumbangan koleksi, mohon Ketua Bahagian Pengurusan Dan Pembangunan Koleksi membuat pindaan yang sesuai bagi Surat Akaun Penyumbang dan emailkan Surat Akaun Penyumbang berkenaan kepada pemantau untuk diguna pakai. Tindakan : Penerima Aset 3.5 Pengurusan Stor Unit Aset & Senggara perlu melengkapkan maklumat perolehan semua stok bekalan pejabat yang terdapat di Pejabat. Mohon diselesaikan perkara ini. Tindakan : Pegawai Stor Semua penerimaan aset ini telah didaftar ke dalam KEW PA 2 dan KEW PA 3. Tindakan susulan Unit Aset ialah mengemaskini rekod KEW PA 7 di Bahagian/Unit yang menerima aset berkenaan.

4.3 Selenggara Aset Unit Aset akan mengambil tindakan penyelenggaraan berdasarkan borang aduan kerosakan yang diterima. Sehingga kini, Unit Aset tiada menerima aduan kerosakan dari kakitangan.4.4 Kehilangan Dan Hapus Kira Tiada kehilangan terkini aset alih dilaporkan. 5. LAPORAN HASIL PEMERIKSAAN ASET ALIH KERAJAAN Tiada 6. LAPORAN TINDAKAN PELUPUSAN Satu mesyuarat Lembaga Pengarah akan diadakan bagi memutuskan Kuasa Melulus bagi tindakan pelupusan dan hapus kira jabatan. Makluman 7. LAPORAN TINDAKAN SURCAJ / TATATERTIB Tiada. Makluman 8. MASALAH-MASALAH BERKAITAN DENGAN PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN Semua masalah aset alih dan stok bekalan pejabat telah dibincangkan dan dalam proses tindakan. Makluman 9. HAL-HAL LAIN 9.1 KEW-PA2 & KEW-PA3 JK akan mengambil semula KEW-PA2 dan KEW-PA3 dari semua unit. Mohon kerjasama pemantau untuk mengumpulkan KEW-PA2 & KEW-PA3 dan diserahkan kepada Unit Aset Dan Senggara pada atau sebelum 26 Nov 2012. Tindakan : Semua Pegawai Pemeriksa 9.3 Carta Alir Kerosakan Aset Alih Kerajaan Borang Kerosakan akan dihantar pada Ketua Jabatan untuk mendapat pengesahan dan akan diserahkan untuk tindakan susulan. Makluman

9.4 Pergerakan Aset Alih Kerajaan Setiap pergerakan aset alih kerajaan di bilik-bilik khas perlu direkodkan kepada Unit Aset untuk tujuan pemantauan. Makluman : Semua Pegawai/Pemantau 9.5 Kehilangan Dan Hapus kira Tiada laporan Makluman 9.6 Agihan Stok Bekalan Pejabat Mesyuarat bersetuju agar agihan stok bekalan pejabat dilakukan 2 kali seminggu iaitu pada setiap hari Selasa dan Khamis.Makluman 9.7 Penyimpanan Daftar / Rekod Aset Semua dokumen KEW PA 1 hingga KEW PA 5 perlu disimpan dalam fail kulit keras dan disimpan dalam kabinet berkunci di Unit Aset. Unit Aset akan menyimpan daftar asal dan salinan dokumen perlu di simpan di lokasi penempatan. Setiap bahagian dan unit yang terlibat dengan penerimaan aset perlu mendaftar dan menyelenggarakan maklumat aset tersebut bagi memudahkan pemeriksaan aset dilakukan. Tindakan : Pegawai Stor 9.8 Penempatan Aset Semua aset perlu berada di lokasi yang telah dinyatakan di dalam daftar aset agar pemantauan dapat dilakukan dengan lebih berkesan. Sebarang pergerakan perlu dilaporkan kepada Unit Aset Sekolah. Makluman 9.9 Pelabelan Aset Unit Aset perlu membuat semakan label kepada semua aset jabatan dan mengambil tindakan melabel kepada aset yang masih belum dilabel. Ini bertujuan untuk memudahkan proses mengenal pasti kewujudan dan penempatan aset. Tindakan : Unit Aset 9.10 Taklimat Tatacara Pengurusan Aset Kerajaan Semua pegawai dan kakitangan yang bertanggungjawab terhadap pengurusan aset perlu diberikan penerangan secara khusus berkaitan Pekeliling Perbendaharaan Bil 5 Tahun 2007 agar tidak timbul kekeliruan semasa menjalankan tugas. Ini secara tidak langsung dapat memperbaiki kelemahan semasa menguruskan aset jabatan. Unit Aset dipohon untuk mendapatkan kelulusan taklimat ini daripada Guru Besar. Tindakan : Unit Aset

PENUTUP Pengerusi mengucapkan terima kasih kepada semua yang hadir dan mesyuarat ditangguhkan pada jam 4.00 ptg.

Minit disediakan oleh, . (R.CHITRA) Setiausaha Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK) Disahkan oleh, (PN.M.VASUGEE) Guru Besar SJK(T)HICOM.