ISU DAN PENEMUAN

AUDIT DI DALAM
PENGURUSAN ASET &
STOR
MOHD ARIFFIN ABD AZIZ
UNIT AUDIT DALAM
KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI
 RINGKASAN SENARAI SEMAK
PENGURUSAN KEWANGAN (ASET &
STOR)
 Pengurusan Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan
(JKPAK)
BIL. KRITERIA SEMAKAN STATUS PEMATUHAN
i. JKPAK ditubuhkan

ii. Bermesyuarat sekurang-kurangnya tiga bulan sekali

iii. Agenda mesyuarat yang ditetapkan telah dibincangkan
iv. Hasil mesyuarat dilaporkan kepada Jawatankuasa Pengurusan
Kewangan dan Akaun (JPKA)

v. Tindakan susulan diambil terhadap keputusan mesyuarat yang

lepas

PEGAWAI ASET DAN STOR

BIL. KRITERIA SEMAKAN STATUS PEMATUHAN

i. Pegawai Aset dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal

ii. Setiap PTJ mempunyai Pegawai Aset

iii. Pegawai Stor diberi tanggungjawab untuk menguruskan stor

iv. Pegawai Penerima dilantik secara bertulis

 PENDAFTARAN
BIL. KRITERIA STATUS PEMATUHAN
i. KEW.PA-2 Dan KEW.PA-4 diselenggarakan dengan lengkap

ii. KEW.PA-3 Dan KEW.PA-5 diselenggarakan dengan lengkap

iii. KEW.PA-2 Dan KEW.PA-4 dikemas kini
iv. KEW.PA-3 Dan KEW.PA-5 dikemas kini.
v. Kad Kawalan Stok [KEW.PS-3] dan Kad Petak [KEW.PS-4]
diselenggarakan dengan lengkap
vi. Kad Kawalan Stok [KEW.PS-3] dan Kad Petak [KEW.PS-4] dikemas
kini
PELABELAN ASET
BIL. KRITERIA SEMAKAN STATUS PEMATUHAN
i. Aset diberi tanda pengenalan Hak Kerajaan Malaysia.
ii. Semua Aset ditandakan dengan nombor siri pendaftaran.

PENGGUNAAN ASET DAN BARANG-BARANG STOR

BIL. KRITERIA SEMAKAN STATUS PEMATUHAN
i. Aset yang dibeli digunakan.
ii. Kerosakan aset dilaporkan dengan menggunakan borang
aduan kerosakan aset (KEW.PA-9) dan tindakan susulan diambil.

iii. Pengeluaran barang-barang stor adalah teratur.

PENYIMPANAN
BIL. KRITERIA SEMAKAN STATUS PEMATUHAN
i. Aset dan barang-barang stor disimpan di tempat yang selamat
dan sesuai serta sentiasa di bawah kawalan pegawai
bertanggungjawab.
ii. Aset dan barang-barang stor yang sangat menarik atau berharga
disimpan di tempat yang berasingan / mempunyai kawalan
keselamatan yang lebih ketat.
PEMERIKSAAN ASET DAN STOR
BIL. KRITERIA SEMAKAN STATUS PEMATUHAN
A. PEMERIKSAAN ASET

i. Sekurang-kurangnya dua pegawai pemeriksa dilantik secara

bertulis oleh Pegawai Pengawal.

ii. Pemeriksaan dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali setahun.

iii. Pegawai Pemeriksa menyediakan Laporan Pemeriksaan Harta

Modal (KEW.PA-10) dan Laporan Pemeriksaan Inventori
(KEW.PA-11) yang lengkap dan mengemukakannya kepada
Ketua Jabatan / Ketua Bahagian

B. PENGIRAAN STOK

iv. Pengiraan stok dilaksanakan di Stor Pusat, Stor Utama dan Stor
Unit secara terus menerus sepanjang tahun

v. Pelarasan stok dilaksanakan apabila terdapat perbezaan

disebabkan oleh silap pengiraan dengan menggunakan
Penyata Pelarasan Stok (KEW.PS-17)
 SAMBUNGAN.....

BIL. KRITERIA SEMAKAN STATUS PEMATUHAN

C. PEMERIKSAAN STOK

vi. Pemeriksaan dilaksanakan di Stor Pusat dan Stor Utama sekali

setahun ke atas semua stok secara 100% mulai 1 Oktober tahun
semasa
vii.
Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor (KEW.PS-14) disediakan,
disemak dan disahkan oleh pegawai yang bertanggungjawab

D. VERIFIKASI STOR

viii. Pemverifikasi Stor dilantik oleh Ketua Setiausaha / Timbalan

Ketua Setiausaha (Kementerian) atau Ketua Pengarah /
Timbalan Ketua Pengarah (Jabatan)
ix.
Verifikasi stor dilaksanakan selepas pemeriksaan stok oleh
Pegawai Pemeriksa di Stor Pusat dan Stor Utama sekurang-
kurangnya setahun sekali sebelum berakhir pada 31 Disember
ISU DAN PENEMUAN AUDIT
Pengurusan Jawatankuasa Pengurusan Aset
Kerajaan (JKPAK)

 Agenda tetap di dalam Mesyuarat JKPAK tidak dibincangkan

 Mesyuarat tidak dijalankan mengikut tempoh masa yang

ditetapkan
PEGAWAI ASET & STOR

 Tiada lantikan terhadap Pegawai Aset dibuat secara bertulis.

 Senarai tugas bagi pegawai aset tidak dinyatakan di dalam Fail

Meja.
PENERIMAAN & PENDAFTARAN

 Aset yang diterima bukan pegawai yang bekelayakan (aset

teknikal)

 Aset yang diperolehi tidak dilabelkan no. pendaftaran dan “Hak

Kerajaan Malaysia’ dalam masa 2 minggu selepas perolehan
dibuat.
PENYIMPANAN DAFTAR

 KEW.PA 6 (Daftar Pergerakan Harta Modal/Inventori) tidak

dikemaskini.

 KEW.PA tidak diselenggara dengan lengkap dan kemaskini.

 Pemeriksaan Aset dan Inventori tidak dapat dipastikan kerana

Borang Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-10) dan
Borang Laporan Pemeriksaan Inventori (KEW.PA-11) tidak
dikemukakan kepada pihak Audit.
PENGUNAAN ASET

 Aset yang diperolehi tidak digunakan.

 Aset digunakan bagi kepentingan peribadi.

ASET TIDAK
DILABELKAN
 Kerosakan Aset tidak mengunakan KEW.PA 9

ASET YANG
TIDAK
DIGUNAKAN
PENYENGGARAAN

 Senarai aset yang memerlukan penyenggaraan tidak

disenaraikan di dalam KEW.PA 13
PELUPUSAN & HAPUS KIRA

 Barangan yang rosak dan tidak dapat digunakan masih belum

dibuat pelupusan

 Pelupusan tidak dilaksanakan sehingga habis tempoh kelulusan.

 Kelewatan bagi membuat laporan polis dan laporan KEW.PA 28
bagi kehilangan aset yang berlaku.

 Kehilangan Aset tidak dilaporkan kepada pihak yang

bertanggungjawab.
STOR

 Pengawai stor tidak dilantik secara bertulis/ pegawai stor yang

tidak sesuai.

 KEW.PS tidak diselenggara dengan lengkap & kemaskini.

 Pengeluaran stok tidak mengunakan KEW.PS 11

 Barangan yang sudah luput masih tersimpan di dalam stor

 Barangan lain disimpan bersama-sama barangan stor

 Barangan yang berharga / berbahaya tidak diletakan ditempat

yang sesuai
 Pemeriksaan Stok dan Verifikasi Stor, juga tidak dapat dipastikan
kerana Borang Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor (KEW.PS-14)
dan Borang Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor
(KEW.PS-15) tidak dikemukakan
 Keadaan stor yang tidak sesuai ( Tiada pengudaraan yang baik,
ciri-ciri keselamatan yang kurang memuaskan, lokasi yang
terdedah dengan risiko)

STOR BERISIKO
 PENGURUSAN ORGANISASI BAIK 21

 Pengurusan organisasi adalah baik sekiranya mempunyai kawalan

dalam yang berkesan

 Semua transaksi didokumenkan dengan teratur dan boleh

diperiksa pada bila-bila masa

 Semua transaksi direkodkan dengan betul dan kemaskini

 Semua transaksi disemak dan disahkan oleh pihak yang diberi

kuasa

 Terdapat pengasingan tugas dalam meluluskan, memproses,

merekod dan menyemak transaksi

 Penyeliaan yang berkesan diberi kepada tugas-tugas pegawai

bawahan
SEKIAN, TERIMA KASIH