KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

FAIL MEJA

PENOLONG PEGAWAI PERUBATAN

GRED U29
JABATAN KECEMASAN DAN TRAUMA
HOSPITAL LAHAD DATU

DISEDIAKAN OLEH:
NAMA: MUHAMAD TARMIZI BIN TALIB
JAWATAN: PEN. PEG. PERUBATAN U29
TARIKH DISEDIAKAN: 11 NOVEMBER 2013

DISEMAK OLEH:
NAMA: DR MOHD ZAKI FADZIL BIN SENEK
JAWATAN: PAKAR PERUBATAN KECEMASAN UD54
TARIKH DISEMAK: 11 NOVEMBER 2013

DILULUSKAN OLEH:
NAMA: DR TAN HEE TING
JAWATAN: DR TAN HEE TING
TARIKH DILULUSKAN:

TARIKH KEMASKINI:
PERTAMA: 11.11.2013
KEDUA: 12.11.2013
KETIGA: 14.11.2013

NOVEMBER 2013

KANDUNGAN
PERKARA

MUKA SURAT

1.

Objektif, Visi & Misi Kementerian

2.

Carta Organisasi Kementerian

3.

Objektif, Visi & Misi Bahagian

4.

Carta Organisasi Bahagian

5.

Carta Organisasi Unit dan Kedudukan Pegawai

6.

Senarai Tugas, Kuasa & Hubungan Pegawai Dengan PegawaiPegawai Lain

7.

Peraturan-Peraturan Pentadbiran

8.

Proses Kerja & Carta Aliran Kerja

9.

Senarai Semak (Checklist)

10. Senarai Undang-undang dan Peraturan Yang Diperlukan

11. Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai
12. Senarai Borang-Borang Berkaitan Dengan Tugas Pegawai
13. Norma Kerja
14. Senarai Tugas Harian

OBJEKTIF,
VISI DAN MISI
KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

OBJEKTIF KEMENTERIAN

(NOTA : Seperti di dalam MPK)

VISI KEMENTERIAN
(NOTA : Seperti di dalam MPK)

CARTA
ORGANISASI
MISI KEMENTERIAN
(NOTA : Seperti di dalam MPK)

KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

OBJEKTIF KKM

VISI KKM

CARTA ORGANISASI

KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

(NOTA : Seperti di dalam MPK)

OBJEKTIF, VISI DAN MISI

(BAHAGIAN / UNIT)

OBJEKTIF BAHAGIAN/ UNIT

VISI BAHAGIAN/ UNIT

MISI BAHAGIAN/ UNIT

CARTA ORGANISASI
(BAHAGIAN / UNIT)

CARTA ORGANISASI BAHAGIAN / UNIT

CARTA ORGANISASI (BAHAGIAN / UNIT)

CARTA ORGANISASI UNIT DAN

KEDUDUKAN PEGAWAI

CARTA ORGANISASI UNIT DAN KEDUDUKAN

PEGAWAI
(Sediakan Carta Organisasi Bahagian yang menunjukkan jawatan-jawatan &
lorekkan jawatan pegawai/ staf berkenaan)

SENARAI TUGAS/KUASA DAN HUBUNGAN

PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN

SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN

PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN
JAWATAN:
BAHAGIAN:
UNIT:
TUGAS PEGAWAI
ATASAN YANG
ADA HUBUNGAN

TUGAS DAN
TANGGUNGJAWAB

KUASA
YANG
DIBERI

TUGAS PEGAWAIPEGAWAI LAIN YANG

ADA HUBUNGAN

SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN

PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN
(CONTOH)
JAWATAN:

PENOLONG PEGAWAI TADBIR (K) 1

BAHAGIAN:

PENTADBIRAN & KEWANGAN

UNIT:

KEWANGAN

TUGAS PEGAWAI
ATASAN YANG
ADA HUBUNGAN
1. Timbalan
Setiausaha
Bahagian
(Kewangan)
Menandatangani
surat penggilan
mesyuarat , laporan

TUGAS DAN
TANGGUNGJAWAB

1.

Mengurus jawapan
kepada pertanyaan Audit

2.

Mengurus mesyuarat
Jawatankuasa
Pengurusan Kewangan
dan Akaun (JPKA)

KUASA
YANG
DIBERI
Tiada

TUGAS PEGAWAIPEGAWAI LAIN YANG

ADA HUBUNGAN
1. Penolong Pegawai
Tadbir (K) 2
Mendapatkan maklumat
berhubung dengan JPKA
Kelulusan Perakuan -1
(baucer bayaran)

audit dan suratsurat lain yang

berkaitan.

3.

2. Ketua Penolong
Setiausaha (K) 1

4.

..

5.

..

6.

..

7.

..

8.

..

9.

..

Semua perkara
berhubung dengan
tugas-tugas yang
berkaitan.
3. Penolong
Setiausaha (K) 1
Kelulusan
Perakuan ke-2
(baucer bayaran).
Perkara-perkara
yang berhubung
dengan tugas yang
berkaitan.

Menyedia dan
mengemukakan laporan
JPKA ke Perbendaharaan

2. Ketua Pembantu Tadbir

(KPT) 1
Urusan tempahan bilik
mesyurat, makan minum
dan senarai kehadiran
mesyuarat.
3. Pembantu Am Pejabat
Membantu membuat
salinan surat dan
mengedarkan surat.

10. Menjalankan tugas-tugas

lain yang diarahkan oleh
pegawai atasan dari
masa ke semasa.

PERATURAN-PERATURAN
PENTADBIRAN

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

AKTIVITI: ____________________________________________________
1.
2.
3.
4.

AKTIVITI: ____________________________________________________
1.

2.
3.
4.

AKTIVITI: ________________________________________________
1.
2.
3.
4.

(Berdasarkan tugas-tugas yang disenaraikan dalam ruangan Tugas & Tanggungjawab)

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
(CONTOH)

AKTIVITI 2: MENGURUS MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN

KEWANGAN DAN AKAUN (JPKA)
1.

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) perlu diadakan

empat kali setahun iaitu pada setiap suku tahun (Januari Mac, April Jun, Julai

2.

September, Oktober Disember).

Format laporan hendaklah mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10 Tahun 2008 dan
surat Kementerian Kewangan KK/BKP 10(S)/379/10 Jld. 5 (11) bertarikh 29 Disember

3.

2009.
Mesyuarat JPKA peringkat Kementerian hendaklah dipengerusikan oleh Pegawai
Pengawal atau Pengerusi Ganti yang telah diberi kuasa secara bertulis.

4.

Laporan JPKA peringkat Kementerian perlu dikemukakan ke Kementerian Kewangan

5.

pada atau sebelum 15 haribulan setiap suku tahun.

Pembentangan laporan kewangan hendaklah merangkumi

6.

Pengurusan Perkaunan dan Pengurusan Perolehan.

Maklum balas dan laporan perlu dikemukakan sekurangnya 14 hari sebelum mesyuarat

7.

diadakan.
Notis mesyuarat hendaklah dikemukakan kepada ahli-ahli mesyuarat selewatnya 7 hari

8.

sebelum mesyuarat bermula.

Minit meyuarat hendaklah disediakan selewatnya 3 hari selepas mesyuarat.

9.

Minit mesyuarat hendaklah diedarkan kepada ahli mesyuarat selewatnya 7 hari selepas
mesyuarat

PROSES KERJA
&
CARTA ALIRAN KERJA

Pengurusan

Bajet,

PROSES KERJA
AKTIVITI: __________________________________________________
BIL.

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG
MELULUSKAN
/DIRUJUK

SEKSYEN UNDANGUNDANG /PERATURAN

PROSES KERJA
(CONTOH)
AKTIVITI 2: MENGURUS MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN
KEWANGAN & AKAUN (JPKA)
BIL.

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG
MELULUSKAN
/DIRUJUK

SEKSYEN UNDANGUNDANG
/PERATURAN

Sediakan perancangan tarikhtarikh mesyuarat untuk setahun.

Pekeliling
Perbendaharaan Bil. 10
Tahun 2008

Sediakan surat untuk

memaklumkan tarikh mesyuarat
kepada Jabatan /Agensi /
Bahagian / Cawangan / Unit.

Ketua Penolong
Setiausaha /
Penolong
Setiausaha

Dapatkan tandatangan TSUB.

Edarkan surat kepada

Jabatan /Agensi / Bahagian /
Cawangan / Unit yang
berkaitan.

Surat Kementerian
Kewangan bertarikh 29
Disember 2009.
Pekeliling Kemajuan
Pentadbiran Awam Bil.
2 Tahun 1991.
(Seksyen / Para )

BIL.

PROSES KERJA

Sebelum Mesyuarat
5
Tentukan agenda, tarikh, masa
dan tempat mesyuarat.
6
Tempah bilik mesyuarat dan
makan/minum.
7
Sedia dan edarkan surat
jemputan mesyuarat kepada
agensi berkaitan untuk
mendapatkan maklum balas
mesyuarat dan laporan JPKA
mengikut suku tahun yang
berkaitan.
8
Kemukakan maklum balas dan
laporan JPKA ke Cawangan
Kewangan sekurang-kurangnya
14 hari sebelum mesyuarat
diadakan.
9
Terima dan semak maklum
balas serta laporan.
10
Sediakan maklum balas
mengikut format yang
ditetapkan :- Laporan Perbelanjaan
Pembangunan
- Laporan Perbelajaan
Mengurus
- Laporan Pengurusan
Perolehan
- Laporan Pengurusan
Aset Alih/ Asset Hidup
- Laporan Pengurusan
Stor
11
Kemukakan maklum balas dan
laporan untuk semakan KPSU
(K) 1.
12
Susun dan serah kepada
Pembantu Am untuk dibuat

PEGAWAI YANG
MELULUSKAN
/DIRUJUK

SEKSYEN UNDANGUNDANG
/PERATURAN

BIL.

PROSES KERJA
salinan.

13
Sediakan format kehadiran
untuk ahli mesyuarat.
14
Pastikan Pengerusi Mesyuarat
atau Pengerusi Ganti dapat
hadir.
15
Tempah makan/minum.
Semasa Mesyuarat
16
Dapatkan tandatangan
kehadiran ahli mesyuarat.
17
Catatkan minit mesyuarat.

Selepas Mesyuarat
18
Sediakan draf minit mesyuarat.
19
Kemukakan kepada KPSU
untuk semakan.
20
Dapatkan pengesahan
Pengerusi Mesyuarat.

PEGAWAI YANG
MELULUSKAN
/DIRUJUK

SEKSYEN UNDANGUNDANG
/PERATURAN

CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI: __________________________________________________
(Lorekkan/ tandakan proses kerja yang melibatkan tugas sendiri)

Mula

Tamat

CARTA ALIRAN KERJA

(CONTOH)
AKTIVITI 2: MENGURUS MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN
KEWANGAN & AKAUN (JPKA)
Mula

Sediakan perancangan tarikh-tarikh

mesyuarat untuk setahun
Sediakan surat untuk memaklumkan tarikh
mesyuarat kepada Jabatan/ Agensi/
Bahagian/ Cawangan/ Unit
Dapatkan tandatangan TSUB
Edarkan surat kepada
Jabata/Agensi/Bahagian/Cawangan/Unit
yang berkaitan

.........................

................................

................................

Tamat

SENARAI SEMAK (CHECKLIST)

SENARAI SEMAK (CHECKLIST)

AKTIVITI: ________________________________________________

BIL.
1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

TINDAKAN

TANDA ( )

CATATAN

8.

9.

10.

11.

SENARAI SEMAK (CHECKLIST)

(CONTOH)
AKTIVITI 2: MENGURUS MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN
KEWANGAN & AKAUN (JPKA)
BIL.

TINDAKAN

1.

Sediakan perancangan tarikh-tarikh

mesyuarat untuk setahun.

2.

Sediakan surat untuk memaklumkan

tarikh mesyuarat kepada Jabatan/ Agensi/
Bahagian/ Cawangan/ Unit

3.

Dapatkan tandatangan TSUB

4.

Edarkan surat kepada Jabatan/ Agensi/

Bahagian/ Cawangan/ Unit yang
berkaitan:
a)

Jabatan Pertanian

b)

Jabatan Perikanan

TANDA ( )

CATATAN

c)

Jabatan Veterinar

d)

Cawangan Pentadbiran

5.

..

6.

..

1.
2.

SENARAI UNDANG-UNDANG
DAN
PERATURAN

SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN

AKTIVITI 1:
1.
2.
3.
4.
AKTIVITI 2:
1.
2.
3.
4.
AKTIVITI 3:
1.
2.
3.

4.

(Nota: Senaraikan semula Undang-undang dan Peraturan yang dinyatakan di ruangan

Seksyen Undang-undang dan Peraturan dalam Proses Kerja)

SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN

(CONTOH)
AKTIVITI 1: MENGURUS JAWAPAN KEPADA PERTANYAAN AUDIT
1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10 Tahun 2008
2.
3.
4.
AKTIVITI

2:

MENGURUS MESYUARAT JAWATANKUASA

KEWANGAN DAN AKAUN (JPKA)

PENGURUSAN

1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10 Tahun 2008

2. KK/BKP 10(S)/379/10 Jld. 5 (11) bertarikh 29 Disember 2009.
3. ..
4. ..

AKTIVITI

3:

MENYEDIA DAN MENGEMUKAKAN

PERBENDAHARAAN

LAPORAN

JPKA

KE

1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10 Tahun 2008

2. KK/BKP 10(S)/379/10 Jld. 5 (11) bertarikh 29 Disember 2009.
3. .
4. .

SENARAI
JAWATANKUASA YANG
DIANGGOTAI

SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

JAWATAN: _______________________________

BIL
1.
2.
3.
4.
5.
6.

NAMA JAWATANKUASA JAWATAN

KEKERAPAN MESYUARAT

SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

(CONTOH)
JAWATAN: PENOLONG PEGAWAI TADBIR (K) 1

BIL

NAMA JAWATANKUASA

JAWATAN

KEKERAPAN MESYUARAT

1.

Jawatankuasa Pembuka Tender

Ahli

4 kali setahun

2.

Jawatankuasa Kecil Audit Amalan 5S

Ahli

3 kali setahun

3.

Jawatankuasa Penyelaras & Pemeriksa

Fail Meja/ MPK

Ahli

3 kali setahun

4.

Jawatankuasa Pertandingan KIK

Ahli

2 kali setahun

5.

..

6.

..

SENARAI BORANG BORANG YANG DIGUNAKAN

SENARAI BORANG- BORANG YANG DIGUNAKAN

AKTIVITI 1: ________________________________________________________
Nama Borang

Kod Borang

1.
2.
3.
AKTIVITI 2: ________________________________________________________
Nama Borang

Kod Borang

1.
2.
3.
AKTIVITI 3: _________________________________________________________
Nama Borang
1.
2.

Kod Borang

3.

(Nota: Borang yang digunakan biasanya dinyatakan dalam Proses Kerja. Nyatakan TIADA
jika tidak berkenaan)

SENARAI BORANG- BORANG YANG DIGUNAKAN

(CONTOH)
AKTIVITI 1: MELULUSKAN PERMOHONAN PENGELUARAN BARANGAN STOR
Nama Borang
1. Borang pengeluaran barang stor

Kod Borang
KEW.PS-11

2.
3.
4.
AKTIVITI 2: (Berdasarkan tugas-tugas yang disenaraikan dalam ruangan Tugas &
Tanggungjawab)
Nama Borang

Kod Borang

1. ..
2. ..
3. ..
AKTIVITI 3: ( Berdasarkan tugas-tugas yang disenaraikan dalam ruangan Tugas &
Tanggungjawab)

Nama Borang
1. ..
2. ..
3. ..

NORMA KERJA

Kod Borang

NORMA KERJA
JAWATAN: ____________________________________________

BIL.

1.
2.
3.
4.
5.

JENIS KERJA

NORMA KERJA
(MASA/KUANTITI)

NORMA KERJA
(CONTOH)
JAWATAN: PENOLONG PEGAWAI TADBIR (K) 1
BIL.

JENIS KERJA

NORMA KERJA
(MASA/KUANTITI)

1.

Mengurus jawapan kepada pertanyaan Audit

2.

Mengurus Mesyuarat Jawatankuasa

Kewangan dan Akaun (JPKA)

3.

Menyedia dan mengemukakan laporan JPKA ke

Perbendaharaan

4.

Menyediakan surat rasmi

1 jam/ surat

5.

Menyediakan minit mesyuarat

4 jam/ minit

6.

..

..

7.

..

..

8.

..

..

Pengurusan

1 bulan / jawapan
1 - 2 minggu /
mesyuarat
1 minggu / laporan

SENARAI TUGAS HARIAN

SENARAI TUGAS HARIAN

NAMA

JAWATAN

TARIKH

BIL.
1.
2.
3.

TUGAS SAYA HARI INI

(kemaskini setiap hari)

CATITAN

(Senarai ini perlu diletakkan di atas meja anda setiap hari)

SENARAI TUGAS HARIAN

(CONTOH)

NAMA

SHAKIRAH BT SAAD

JAWATAN

PENOLONG PEGAWAI TADBIR (K) 1

TARIKH

2 JUN 2013

BIL.

TUGAS SAYA HARI INI

1.

Menyediakan surat jemputan Mesyuarat JKPA Bil. 2/2013

2.

Menyediakan format maklum balas Mesyuarat JKPA Bil.

1/2013

3.

Menyediakan senarai jemputan mesyuarat

CATITAN