Penganjuran Seminar dan

Pameran
NURUL SYAHIRAH BINTI ABDULLAH
SITI KHADIJAH BT. MAD ZIN
WAN NAIMAH FADHILAH BINTI WAN CHIK

PENGURUSAN SEMINAR
Seminar membantu penganjur menyelesaikan masalah
menerusi pelbagai aktiviti perbahasan dan perdebatan.

Membantu menanganinya menerusi hasil penyelidikan

yang mantap dan meyakinkan pihak pengurusan.

Jenis penganjuran seminar bergantung kepada tujuan,

khalayak dan tempat seminar dianjurkan.

Rumusan seminar penting membolehkan pegawai

sesuatu organisasi membuat keputusan dan mengambil
tindakan dengan lebih tepat dan berkesan.

DEFINISI SEMINAR
Sebagai perjumpaan untuk menyelidiki dan membahaskan
sesuatu masalah di bawah pimpinan orang yang mahir dan
pakar dalam hal berkenaan.

Tujuan Seminar

Mendapatkan
pandangan pakar
Pertemuan mereka yang
mahir dalam sesuatu
bidang
Peserta seminar
berpeluang mendapatkan
pandangan pakar dalam
bidang masing-masing.

Mencapai garis
tindakan yang
dipersetujui ramai
Penglibatan peserta yang
datang dengan pelbagai
pengalaman diperkukuhkan
ldengan dapatan kajian
melahirkan satu garis
tindakan yang mantap

Menentukan peranan
pihak tertentu
Hasil perbincangan
bebentuk pandangan ,
cadangan memudahkan
penganjur menambil
tindakan.

JENIS-JENIS SEMINAR
Seminar
Antarabangs
a
- Merupakan
majlis
pertemuan
peringkat
antarabangsa
dan perwakilan
datang dari
dalam dan luar
negeri

Seminar
Kebangsaan
- Merupakan
pertemuan
untuk
membincangka
n masalah
negara.
- Peserta terdiri
daripada
pegawaipegawai
kerajaan dan
swasta
daripada
pelbagai
organisasi

Seminar
Organisasi
- Majlis
pertemuan
yang diadakan
pada peringkat
organisasi
terdiri
daripada
pegawai
organisasi
tertentu
sahaja
- Seminar
berkisar
tentang
bagaimana
hendak
menambah

Perancangan Seminar
1. Pelantikan jawatankuasa
-. Pihak penganjur melantik
jawatankuasa pengelola terdiri
daripada pengarah seminar hingga
jawatankuasa kerja.
-. Antara jawatan yang perlu :
- Penaung, penasihat, pengarah seminar,
setiausaha, bendahari, jawatankuasa
kerja dan urus setia seminar.

2. Mesyuarat penyelarasan
- Berperanan menyelesaikan masalah menerusi perbincangan yang
akhir membuat keputusan dan melaksanakannya secara bersama.
- Sembilan perkara yang perlu diputuskan segera dalam mesyuarat
penyelarasan ialah:
Tema
seminar
Pembiayaa
n

Kertas
kerja

Tajuk
seminar

Objektif
seminar

9
perkar
a
pentin
g

Penyertaa
n seminar

Rasional

Implikas
i

Tarikh,
masa
dan
tempat

3. Kertas Kerja
Format kertas cadangan perlu mengandungi
maklumat berikut :
Tajuk seminar

Tujuan seminar

Butiran penganjuran
seperti tarikah,
masa,tempat

Asas pertimbangan

Tujuan kertas ini untuk

memohon pertimbangan

Butir-butir seminar

Objektif seminar

Pembentangan kertas
kerja

Latar belakang seminar

dengan menyatakan
senarai nama
jawatankuasa penganjur

Jadual program

Implikasi kewangan

4. Implikasi keselamatan
-Nyatakan sama ada
seminar yang diadakan
mempunyai implikasi
terhadap keselamatan dan
dasar-dasar negara.

5. Syor dan rumusan

seminar
Senaraikan semua syor,
cadangan dan rumusan
seminar yang telah dicapai
secara bersama pada akhir
seminar.

6. Laporan pelaksanaan
seminar
Hendaklah dikemukakan
kepada pegawai atasan
dalam tempoh dua minggu
selepas program.

7. Kebenaran penganjuran
Untuk mendapatkan
kelulusan bagi tujuan
penganjuran seminar.

8. Prosedur mendapatkan
tajaan
Perlu melengkapkan kertas
cadangan penganjuran
seminar untuk mendapat
bantuan kewangan kepada
beberapa syarikat.

9. Peranan pengerusi sesi dan

pelapor
- Pada hari seminar, pengerusi
yang dilantik bertugas
sebagai Pengerusi Sidang
Utama, Pengerusi Sidang
Utama, Pengerusi Sidang
Serentak dan sebagainya.

10. Panduan untuk pengerusi

sidang utama/serentak/pleno
-ucapan alu-aluan dan terima
kasih
-memperkenalkan diri,
pelapor
-menyebut nama sesi
-memperkenalkan
pembentang

11. Prosedur semasa

mempengerusikan
pembentangan

12. Tatacara semasa sesi

soal jawab

13. Hebahan menerusi

internet

PENGURUSAN PAMERAN
Definisi pameran :
- Pameran ialah satu kegiatan mempersembahkan
karya seni secara terhormat untuk dikomunikasikan
sehingga dapat apresiasi oleh masyarakat luas.

Tujuan Pameran
Perkenalkan barangan dan perkhidmatan
baharu
Menyampaikan hasil penemuan baharu
menerusi R&D masing masing.
Menggalakkan percambahan idea dan saling
bertukar tukar fikiran untuk penambahbaikan.
Membolehkan institusi melihat secara dekat
cita rasa, kehendak dan trend pengguna yang
terkini sebelum usaha penguatkuasaan &
pemasaran dijalankan.

Jenis jenis pameran

1.Pameran tetap
-. Memaparkan karya koleksi secara tetap
oleh beberapa orang @ institusi.
-. Ada ruang pameran yang luas dan dinina
secara tetap dalam bangunan.
-. Kadang kala pameran mempunyai tema
-. Jangka masa agak lama ( dlm 1 @ 2 tahun).
-. Bahan pameran tidak mudah rosak, bersaiz
besar, berat & tahap keselamatan tinggi.

2. Pameran bermusim
- Bersifat sementara
- Diadakan berdasarkan peristiwa tertentu
yang berlaku dalam organisasi berkenaan.
- Tidak ada tempat yang khusus
- Jangka masa bergantung kepada objektif
dan matlamat pameran tersebut.
- Pameran diadakan juga kerana ada
tuntutan sesuatu kursus. Cth: Pameran
Literasi Bahasa

3. Pameran bergerak
- Bersifat sementara
- Diadakan sempena peristiwa tertentu yang
berlaku dalam kawasan terhad.
- Tidak ada tempat yang khusus
- Jangka masa pameran terhad &
bergantung kepada kehendak penganjur.
- Dikendalikan unit yang dilengkapi dengan
kenderaan dan peralatan sokongan.
- Cth: pameran dadah oleh Agensi Dadah
Kebangsaan.

PROSES
MENGENDALIKAN
PAMERAN
Persedi
aan
pamera
n

Promos
i

Aktiviti
promos
i

Tema
dan
slogan
pamera
n

Jangka
masa
pamera
n

Pemilih
an
tempat

1. Persediaan Pameran
Perancangan awal
- Buat perbincangan, penubuhan
jawatankuasa pengelola,
mesyuarat pelarasan
- Penubuhan jawatankuasa
pengelola diadakan dengan restu
pihak pengurusan tertinggi
- setiausaha perlu berbincang
dengan pengarah projek untuk
menganjurkan mesyuarat kali
pertama.

Penubuhan jawatankuasa
- Keperluan JK bergantung kepada
keperluan penganjuran
pameran.
- Setiap JK kerja perlu lantik
seorang ketua.
- Ketua JK perlu adakan
mesyuarat penyelarasan secara
berkala.
- Pembahagian tugas dibuat
secara seimbang.

PERSEDIAAN
PAMERAN

 Tanggungjawab
setiausaha
- Tugas : menyiapkan
kertas kerja penganjuran
yg lengkap.
Mesyuarat penyelarasan
- Pengarah projek adakan
mesyuarat penyelarasan
secara berkala untuk
dapatkan maklum balas
perkara yang berbangkit.

Tindakan susulan
- Buat proses tindakan
susulan kepada
beberapa pihak
tertentu. Cth: jemputan
khas, media, syarikat
- Buat perkara yg sama
kepada bakal peserta
dan para jemputan
dengan memberikan
jumlah anggaran
kehadiran.

 Penajaan
- Perlu cari seberapa
banyak penaja dan
sposor utama dalam
bentuk tunai,
barangan &
perkhidmatan.
- Penaja mengharapkan
faedah timbal balik
sebelum persetujuan
diberikan.

Pelan tindakan alternatif

- JK persiapan perlu bergerak
awal dengan memikirkan
lokasi & kaedah penyusunan
bahan pameran supaya
menarik dan bersistematik.
- Elak buat kerja saat akhir.
- Keluarkan pelan kedudukan
yg telah dputuskan untuk
rujukan jawatankuasa lain
jika perlu.
- Fikirkan tempat pameran
lain jika berlaku masalah.

PROMOSI

MAKSUD :
Proses memberitahu @
menghebahkan kepada orang ramai
mengenai sesuatu produk @
perkhidmatan yang ada serta
menyatakan kebaikan, kelebihan atau
manfaat yang boleh didapati daripada
produk atau perkhidmatan tersebut.

Aktiviti promosi
1.Penggunaan maskot, logo dan slogan
-. Dapat menarik minat kanak kanak (maskot)
2. Brosur dan risalah
-. Mudah disediakan.
-. Kos tidak tinggi
-. Brosur untuk VIP, kertas berwarna & bermutu tinggi
-. Maklumat perlu ditulis dengan ayat yang pendek, jelas dan ringkas
-. Letakkan brosur pada tempat strategik dan jadi tumpuan orang
ramai.

3. Kain banting
-. Guna kata yang
ringkas,
-. Warna menarik
-. Guna gambar
foto @ animasi
yang sesuai
-. Tidak terlalu
padat

4. Kad undangan
- Kaedah tertua
dan paling
berkesan.
- Jimatkan kos
- Penyebaran
menyeluruh

5. Papan kenyataan
atau bulletin board.
- Lokasi perlu berada
di tempat yang
senang dilihat
orang rami.
- Boleh memaparkan
maskot, logo dan
slogan, dan poster
yang ada maklumat
pameran.

6. Media elektronik
- Televisyen dan radio adalah
media paling berkesan.
- Berkesan kerana
mempunyai liputan yang
luas dan cepat.
7. Media cetak
- Boleh guna akhbar dan
majalah
- Akhbar jadi pilihan kerana
murah dan boleh diulang
baca beberapa kali selagi
tidak rosak.

TEMA DAN SLOGAN

PAMERAN

DEFINISI
TEMA: Idea atau persoalan pokok yang
menjadi gagasan pemikiran yang
menjadi dasar kepada penganjuran
acara/majlis. Mempunyai idea yg biasa
diungkap dalam satu atau dua
perkataan sahaja.
SLOGAN: cogan kata/ kata kata
motivasi yang disediakan untuk capai
sasaran penganjuran.

 Tujuan dan dan slogan

- Panduan dan rujukan kepada penganjur semasa
merancang aktiviti.
- Semua aktiviti menjurus kepada makna tersirat di
sebalik tema atau slogan pameran yang telah
dipersetujui.
Mencipta tema
-Gabungan kata yang dipilih perlulah pendek, jelas dan
mudah difahami.
- Kemukakan beberapa cadangan tema kepada ahli
jawatankuasa untk pertimbagngan.

 Penggunaan secara maksimum

-peggunaan secara maksimum slogan dalam
semua aktiviti seperti dalam ucapan perasmian,
barangan cenderamata, buku program, konsep
persembahan pameran dan keseluruhannya.

JANGKA MASA
PAMERAN

1.Jangka masa dan perancangan aktiviti

-. Perlu merancangang aktiviti yang boleh
dijalankan sepanjang pameran.
2. Jangka masa dan sasaran khalayak
- Adakala Penganjur terpaksa melanjutkan
tempoh penganjuran sesuatu pameran
kerana belum mencapai matlamat dan
sasaran khalayak yang ditetapkan.

PEMILIHAN TEMPAT
PAMERAN

1.Kondusif
2.Mesra pengguna
3.Aspek pencahayaan yang baik
4.Tempat yang strategik
5.Kapasiti bahan pameran yang cukup dengan ruang
pameran
6.Peruntukan kewangan yang mencukupi
7.Susunan bahan yang baik:
-. Pengkhususan
-. Menarik dan bersistematik
-. Mudah dilihat oleh orang rami
-. Maklumat pameran

1.Pengkhususan
-. Boleh digunakan sistem kiosk.
2. Menarik dan bersistematik
-. Menempatkan bahan pameran bersaiz
kecil di atas meja atau rak pameran.
-. Bahan pameran bersaiz besar
menggunakan stand dan diletakkan di
atas ruang lantai pameran.

3. Mudah
- Susunan bahan membuatkan pengunjung membaca
dan melihat maklumat yang disediakan.
4. Maklumat pameran
- Boleh disediakan dalam bentuk bercetak atau pegawai
khidmat pelanggan.
- Maklumat bercetak disediakan dalam bentuk yang
ringkas.
- Sediakan pegawai khidmat pelanggan untuk
menerangkan segala pertanyaan daripada pengunjung.

8. Kriteria pemilihan bahan pameran

- Bahan baharu dan terkini
- Terbaik
- Bermutu tinggi
- Mudah dan tahan lama
- Menepati tema

9. Keselamatan
- Bahan pameran perlu dijaga dengan baik
supaya tahan lama
10. Persekitaran
- Penghawa dingin/kipas perlu dipasang untuk
kekalkan suhu dan kelembapan seimbang
- Cahaya semula jadi/cahaya lampu mestilah
berada dalam keadaan baik

13. Perasmiam
- Protokal perasmian
o penting untuk mengendalikan sesuatu majlis terutama majlis formal
dan rasmi.
- Jenis jenis perasmian
o Majlis pembukaan rasmi dan majlis penutupan rasmi
- Walk in launch
o Kaedah ini masih baharu. Hanya VVIP sahaja berucap dan melakukan
gimik perasmian.
- Gimik perasmian
o Cara ini dilakukan oleh VVIP dengan cara menarik tirai, potong reben
dan sebagainya.

14. Penerangan pameran

- Maklumat bertulis
- Pegawai pameran
- Tayangan filem pendek
15. Aktiviti sokongan
- Demonstrasi
- Uji pandu
- Edaran risalah dan brosur
- Tayangan video

16. Daya tarikan

- Cabutan bertuah
- Pengunjung bertuah
- Pemberian cenderamata
- Penganjuran kuiz
- Peraduan
- Aktiviti kanak kanak