MEMO PERHUBUNGAN

PEJABAT KETUA PENGARAH

INSTITUT LATIHAN KEHAKIMAN DAN PERUNDANGAN (ILKAP)
JABATAN PERDANA MENTERI
Fail Kami:

TAJUK

ILKAP/01/PUP/38 Jld. 2 (60)

Tarikh:

Januari 2010

ARAHAN PENTADBIRAN Bil. 1 Tahun 2010

- Pengesahan

Pegawai Atasan Bagi Tiap-Tiap Catatan Merah/

Tidak Mengetik Kad Perakam Waktu (Punch Card)/Cuti/Cuti
Sakit
DARIPADA

Pendaftar

KEPADA

Semua Pegawai/Kakitangan
ILKAP

Salinan:
- YBrs. Puan Ketua
Pengarah

Tuan/Puan,
Dengan segala hormatnya saya merujuk kepada perkara tersebut di atas.
2.
Merujuk kepada peruntukan 2.4, Lampiran A kepada surat Unit Pemodenan
Tadbiran Malaysia (MAMPU) bil UPTM 101/147/1-15 (13) Kulit 2 bertarikh 4
Disember 1981 bertajuk Panduan Sistem Penggunaan Kad Perakam Waktu
(Punch Card) di Pejabat-pejabat Kerajaan yang berbunyi seperti berikut:

Jika seseorang pegawai/kakitangan masuk pejabat atau keluar

dengan tidak mengikut waktu biasa dan mendapat catatan merah,
ia haruslah menuliskan sebab-sebabnya dengan ringkas
dalam
ruangan yang tersedia pada kad itu.
Pengesahan pegawai
atasannya perlu didapati bagi tiap-tiap catatan merah. Pegawai
itu akan menurunkan tandatangan ringkas jika penerangan yang
diberi dapat diterima.
Jika penerangan itu tidak diterima,
pegawai/kakitangan itu dianggap telah melakukan kesalahan
melanggar peraturan kerja

3.
Dari peruntukan itu adalah jelas bahawa pengesahan pegawai atasan perlu
didapatkan bagi tiap-tiap catatan merah yang terdapat dalam kad perakam waktu.
Pegawai atasan berkenaan akan menurunkan tandatangan ringkas jika
penerangan yang diberi munasabah dan dapat diterima.
Jika sebaliknya,
pegawai/kakitangan itu dianggap melakukan kesalahan dan melanggar peraturan
kerja.
4.
Walau bagaimanapun, hasil semakan yang dibuat mendapati masih
terdapat beberapa pegawai/kakitangan yang tidak mengemukakan kepada
pegawai atasan mereka apabila terdapat catatan merah atau tidak mengetip kad
perakam waktu.
Bagi pegawai atasan pula tidak seharusnya menurunkan
tandatangan ringkas tanpa alasan yang munasabah dari pegawai/kakitangan yang
berkenaan.
5.
Sehubungan dengan itu, adalah diingatkan kepada semua Ketua
Program/Bahagian/Unit supaya mengambil perhatian yang serius dalam perkara
ini.
Untuk makluman tuan/puan, Bahagian Pengurusan perlu menyediakan
laporan kehadiran pegawai/kakitangan secara mingguan dan bulanan untuk
dihantar ke Pentadbiran Am, Jabatan Perdana Menteri. Bagi melancarkan lagi
urusan penyediaan laporan tersebut, laporan kedatangan mingguan akan dihantar
kepada setiap pegawai/kakitangan (sekiranya penjelasan lanjut diperlukan) pada
setiap hari Isnin minggu berikutnya. Tuan/puan diminta mengembalikan laporan
tersebut selewat-lewatnya pada jam 10.00 pagi, hari Selasa setiap minggu
kepada Unit Pentadbiran, Bahagian Pengurusan untuk tindakan selanjutnya.
Manakala bagi kakitangan sambilan, jika berlaku kejadian seperti di atas tanpa
alasan yang munasabah, pembayaran gaji dan emolumen tidak akan diambil
kira pada hari-hari yang berkenaan.
6.
Perhatian dan kerjasama tuan/puan dalam hal ini amatlah diharapkan dan
dihargai.
Sekian, harap maklum.

(HASLINDA BINTI ALIAS)