BIDANG PENGURUSAN PANITIA

Berdasar
Pekeliling
Ikhtisas
4/1986

Terdapat PEGAWAI AWAM termasuk

PENGURUS PENDIDIKAN belum mendapat
pendedahan mengenai pengendalian
MESYUARAT YANG BERKUALITI.

Terdapat PENGERUSI MESYUARAT yang

GAGAL mengendalikan MESYUARAT
secara berkesan.
Keadaan semasa amat memerlukan
pelaksanaan MESYUARAT yang
BERKUALITI dengan memberi penekanan
terhadap tatacara yang lebih praktikal.
3

 Memberi pendedahan tentang beberapa

fenomena mesyuarat.

Membicarakan pelaksanaan
MESYUARAT YANG BERKUALITI dari
segi tatacara dan kos efektif.
Mempertingkatkan KUALITI Pengurusan
Mesyuarat melalui PKPA.

Perbincangan formal di antara dua pihak atau lebih

untuk mencapai objektif bersama melalui proses
komunikasi. Mesyuarat adalah berbeza diantara satu
dengan yang lain mengikut keahlian, organisasi dan
objektifnya

Mesyuarat diadakan untuk membincangkan &

menyelesaikan masalah, membuat keputusan
disamping untuk merancang sesuatu kegiatan.
Spesifikasinya ialah:
1. Penyampaian dan pertukaran maklumat
2. Kerjasama, penyelarasan dan komunikasi
3. Penyelesaian konflik
4. Halacara dan perancangan masa depan
5. Memperbaiki prestasi kerja semasa
6. Latihan dan pembangunan

Pemahaman, Penerimaan dan Amalan

Mesyuarat.

Pemikiran, Sikap, Persepsi, dan Reaksi

terhadap Amalan Mesyuarat.

Gelagat Ahli-Ahli Mesyuarat dan Implikasi

terhadap organisasi.
Kebijaksanaan Pengerusi

 Mesyuarat merupakan komunikasi lisan

yang paling popular dan paling baik untuk
melaksanakan sesuatu kerja supaya
menjadi lebih mudah.
Pengurusan Mesyuarat sebenarnya
memerlukan gabungan TEORI dan
PRAKTIKAL.

 Fenomena Mesyuarat dapat dilihat daripada beberapa

sudut.

Perancangan PENGERUSI dan URUSETIA

PERSEDIAAN URUSETIA
Kewibawaan Pengerusi
Kesediaan Untuk Bermesyuarat
Gelagat dan Tabiat Ahli-Ahli Mesyuarat.

 Pengerusi menetapkan tarikh mesyuarat

mengikut kelapangan dirinya sendiri.
Ada kalanya tarikh mesyuarat dijadualkan
secara ad hoc, dan urusetia tidak
mempunyai banyak masa untuk membuat
persiapan, tidak efisien.

Ada kalanya, urusetia mempunyai kefahaman

mengenai selok-belok mesyuarat, tetapi
pengerusi (Ketua Jabatan) mengenepikan
tatacara mesyuarat yang sepatutnya.
10

 Urusetia megedarkan minit mesyuarat

pada hari mesyuarat berkenaan
berlangsung.
Banyak terdapat kesilapan minit :
format, ejaan dan fakta.
Tempat mesyuarat : tidak teratur,
peralatan yang tidak berfungsi, dan
suasana yang tidak selesa.

11

 Memonopoli keseluruhan perjalanan

mesyuarat, dan mengenepikan perasaan
ahli-ahli mesyuarat.
Tidak mengikut agenda dan mengabaikan
peruntukan masa.

Gagal mengawal perjalanan mesyuarat kerana

melayani selera sendiri, berbicara hal-hal yang
tidak relevan dengan agenda yang diatur, dan
tiada kejelasan keputusan.
12

Pengerusi tidak begitu bersedia untuk

bermesyuarat, tetapi terikat dengan
penjadualan atau didesak oleh isu-isu semasa
yang memerlukan tindakan segera.

Urusetia tidak dapat membuat persediaan

mesyuarat yang teratur kerana kesuntukan
masa, tetapi perlu patuh keapada arahan
Pengerusi (Ketua Jabatan).
Ahli-Ahli Mesyuarat kurang bersedia kerana
kurang sesuai dari segi tarikh, masa dan
agenda.
13

 Ahli Mesyuarat tidak membuat persediaan

untuk bermesyuarat, merungut terhadap
notis mesyuarat yang amat singkat, dan
dibuat secara ad hoc.
Ahli Mesyuarat menganggap mesyuarat yang
dihadirinya sebagai membuang masa kerana
kelemahan tatacara mesyuarat .
Ahli Mesyuarat tidak membaca minit yang
diedarkan sebelum mesyuarat, dan tidak
membawanya semasa menghadiri mesyuarat.
14

 Ahli Mesyuarat tidak fokus kepada isu,

masalah atau persoalan.

Ahli Mesyuarat kurang memberi perhatian

terhadap perjalanan mesyuarat :
mengelamun, bercakap-cakap, dsbnya.
Ahli Mesyuarat mempunyai agenda
persendirian yang berjadual dan mereka
tidak dapat memberi tumpuan
terhadap mesyuarat yang berlangsung.
15

 Tujuan Mesyuarat Tidak Jelas

Agenda Mesyuarat Terlalu Banyak
Minit Mesyuarat Diedarkan Semasa
Mesyuarat
Adakalanya Bilik Mesyuarat Tidak Kondusif
Peralatan : Tidak Berfungsi
Suasana Mesyuarat adakalanya agak panas
dan menjadi tempat melepaskan geram.
Perjalanan Mesyuarat Tidak Terkawal dari
segi masa dan emosi.
Perjalanan Masa Terlalu Lama.
Tiada Keputusan dan Tiada Tindakan
Susulan.
17

Sebagai pengacara, penggerak, pemandu dan

pengadil mesyuarat. Komitmen pengerusi untuk;

Merancang dan mempengerusikan mesyuarat

Menggalakkan perbincangan dan penyertaan

Menentukan bagaimana, bila bermula dan berakhir

mesyuarat
Menghormati pendapat dan pandangan ahli-ahli
Menentukan susunan agenda dipatuhi
Menjaga disiplin mesyuarat
Mengawal perjalanan masa

PERANCANGAN

Kenapa perlu diadakan mesyuarat

Apakah isu yang hendak dibincangkan. Hadkan isu.
Tentukan keutamaan isu

Apakah objektif mesyuarat. Apakah keputusan yang

hendak dicapai.

Siapa yang perlu hadir

Pilih tempat, tarikh dan waktu yang sesuai
Tentukan cara mana mesyuarat dijalankan dan
bagaimana keputusan akan dibuat.

SEMASA MESYUARAT
1. Awal Mesyuarat
Datang awal untuk menyesuaikan dengan suasana dan ahliahli mesyuarat
Mulakan mesyuarat tepat pada masa yang ditetapkan
Wujudkan suasana yang sesuai dengan mesyuarat dengan
ucapan aluan dan memperkenalkan ahli sekiranya perlu
Maklumkan mengenai tujuan, objektif dan tempoh
mesyuarat
Maklumkan mengenai prosedur mesyuarat
Meluluskan minit mesyuarat lepas sekiranya ada
Menjelaskan perkara pentadbiran pada awal mesyuarat

SEMASA MESYUARAT
2. Perbincangan
Mulakan perbincangan
mengemukakan soalan mengenai isu
menjemput pandangan mengenai isu
menjemput penjelasan/taklimat dari ahli berkenaan
Beri peluang yang sama kepada ahli yang ingin bercakap
Galakkan penyertaan dari semua ahli
Daptkan penjelasan berkenaan perkara tidak jelas
Menahan, menghalang perbincangan tidak berkaitan
Mengawal perjalanan waktu dan pembahagian masa
Mengawal masalah ahli mesyuarat - ahli pendian, banyak
cakap, bersikap negatif
Kekalkan suasana harmonis/elak selisih faham
Buat kesimpulan dari masa ke semasa apa yang dibincangkan

SEMASA MESYUARAT
3. Penutup

Ulas kembali perkara utama yang telah

dibincangkan
Maklumkan keputusan yang dibuat samada
ditolak, diterima, diberi perhatian atau ditunda
Maklumkan tindakan susulan yang perlu diambil
Tetapkan tarikh, masa dan tempat mesyuarat
akan datang sekiranya perlu
Tamatkan mesyuarat tepat pada masa yang telah
dirancangkan

SEBELUM MESYUARAT

Menghantar notis
mesyuarat serta semua
dokumen yang berkenaan dalam jangkamasa yang
mencukupi

Pastikan agenda mesyuarat serta dokumen untuk edaran

semasa mesyuarat

Menentukan persiapan bilik dan alat-alat mesyuarat

Jelaskan agenda, isu, kertas kerja untuk perbincangan
kepada pengerusi sebelum mesyuarat

Siapkan checklist isu-isu penting mesyuarat untuk

panduan pengerusi

Datang awal untuk pastikan semua persiapan

mesyuarat teratur

SEMASA MESYUARAT

Mencatatkan kehadiran ahli-ahli

Lain-lain tugas pentadbiran dan house-keeping

Membuat catatan untuk penyediaan mesyuarat

Membantu pengerusi semasa mesyuarat
Memberi penjelasan yang diperlukan kepada
mesyuarat

SELEPAS MESYUARAT

Menyediakan deraf minit mesyuarat untuk kelulusan

Pengerusi

Mengedarkan minit mesyuarat kepada ahli-ahli secepat

mungkin

Mengambil tindakan susulan mengenai perkara yang

dikehendaki

Menyimpan rekod dan dokumen mesyuarat

Berhati-hati menerima jemputan sekiranya anda tidak

jelas sumbangan yang dikehendaki

Sediakan diri lebih awal sekiranya anda perlu hadir

Hadir ke bilik mesyuarat seawal yang boleh

Tentukan timing sumbangan anda

Rancang strategi mesyuarat lebih awal berdasarkan

sumbangan anda dan orang lain
Nilai suasana mesyuarat dan agenda yang tersorok
(hidden agenda) ahli lain
Jangan biarkan masalah personaliti mengganggu
keberkesanan mesyuarat

KESILAPAN MESYUARAT
TIDAK TEPATI MASA
MINTA MAAF SEBAB LEWAT
TAK BERSEDIA
RENDAH DIRI
EGO/TONJOL DIRI
DOMINASI MESYUARAT
SUKA CERITA KECEMERLANGAN SILAM
PANDANG REMEH IDEA AHLI
MEMALUKAN AHLI YANG BERI PANDANGAN

PENUGASAN YANG DIBERI TANPA AMBIL KIRA LIMITASI

BUAT KEPUTUSAN TANPA BERBINCANG
ISTILAH /PERKATAAN LUCAH
GAGAL KAWAL PERBINCANGAN

KESILAPAN
MESYUARATsamb..
Tercabar dengan idea bernas
Keluar dari tajuk mesyuarat
Agenda tiada keutamaan
Meyalahkan orang lain
Keputusan yang tidak mahu di ubah
Anggap perubahan sebagai beban
Suasana tegang dan tidaak selesa
Tidak konseptual
Emosi pengerusi tak stabil

Gelaran yang tidak dihargai

Tiada nama atas meja
Ahli mesyuarat sesat
Ahli kurang keazaman

KESILAPAN
MESYUARATsamb..
Banyak perkara tertangguh bawa ke hadapan
Ganguan mas amesyuarat
Gangguan momentum
Rahsia tapi bincang terbuka
Dipendek kerana r n r
Penampilan tak senonoh
Etika di cabuli
Terlalu ramai ahli
Ahli penting tak hadir tanpa pengganti

Tiada kemudahan tandas

Bilik mesyurat sempit
Banyak pergerakan dalam bilik mesyuarat
Skrin tak sesuai

KESILAPAN
MESYUARATsamb..
Bilik telus
Bilik berbau
Peemriksaan keselamatan tak di buat
Tiada bilik rehat

3 Agenda

Maksud: kertas yang menyenaraikan

perkara yang akan dibincangkan dalam

mesyuarat.
Panduan 1: pengerusi berbincang dengan

setiausaha tentang isi kandungan agenda.

Panduan 2: Tidak perlu dijadikan agenda

jika perkara itu boleh diputuskan oleh pihak

pengurusan; dapat dilaksanakan secara
bersurat atau melalui telefon.

BENTUK AGENDA
Rangka Tajuk sahaja; paling lazim.
Lengkap Tujuan setiap agenda dan rangka

ketetapan yang perlu diputuskan dicatatkan.

Salinan Pengerusi Lengkap dan ada

ruangan kosong di bahagian tepi kertas

agenda untuk catatannya.
Salinan Setiausaha Sama dengan yang

dimiliki oleh pengerusi atau lebih lengkap demi

memudahkannya mencatat minit mesyuarat.

 Pendapat yang mengatakan agenda boleh

dipinda atau ditambah sebelum mesyuarat

adalah karut. Perlakuan ini menyusahkan
orang yang serius melakukan persediaan
sebelum mesyuarat.

(Tatacara dan Pengendalian Mesyuarat)

Penting diikuti demi kelancaran mesyuarat.

Contoh yang disediakan berasaskan PKPA
2/1991, standard kualiti yang pernah
diamalkan dan pengalaman personal.

Dapat disusun semula berdasarkan

tanggungjawab individu dalam urus setia.

Perlu disesuaikan dengan keperluan sebenar

dan perkembangan semasa.

TINDAKAN PRAMESYUARAT
Bil.

Butiran

Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat

1.
mesyuarat bersama pengerusi.

2.

Merancang peruntukan masa setiap agenda.

3.

Menempah bilik mesyuarat.

4.

Menempah minuman.

5.

Menyediakan fail.

Mencetak bahan (sekurang-kurangnya agenda

6.
dan minit) dan memasukkannya ke dalam fail.
7.

Menyediakan kemudahan peralatan seperti LCD.

TINDAKAN PRAMESYUARAT
Bil.
Butiran
8. Memberitahu pihak yang akan menyediakan

kertas kerja (jika ada).

9. Menentukan kertas kerja diterima dalam tempoh
1 hari sebelum mesyuarat.
10. Menyediakan salinan kertas kerja.
11. Menyediakan ringkasan eksekutif jika kertas kerja

melebih 15 muka surat (tidak termasuk lampiran).

12. Menyusun agenda mesyuarat: perutusan
pengerusi, mengesahkan minit mesyuarat yang
lalu, perkara berbangkit, pembentangan kertas
kerja, hal-hal lain, dan penutup.

TINDAKAN PRAMESYUARAT
Bil.
Butiran
13. Menyediakan surat jemputan yang mengandungi
maklumat asas seperti nama jawatankuasa, tarikh
dan tempat mesyuarat, masa mula dan masa
dijangka tamat, agenda mesyuarat, nama pengerusi,
jenis pakaian.

14. Menyatakan sama ada ahli-ahli yang dijemput

dibenarkan menghantar wakil. Sekiranya dibenarkan,
jawatan wakil hendaklah dinyatakan.
15. Menghantar surat jemputan mesyuarat dan dokumen
berkaitan sekurang-kurangnya 10 hari sebelum
mesyuarat.
16. Menentukan bilik mesyuarat dalam keadaan bersih
dan kemas.*
*Sejam sebelum mesyuarat.

TINDAKAN PRAMESYUARAT
Bil.
Butiran
17. Menentukan tempat duduk yang mencukupi
disediakan dan jika perlu.*
18. Menyediakan dan menyusun tanda nama ahli-ahli
mesyuarat yang akan hadir mengikut kekananan. *
19. Memastikan alat pembesar suara disediakan dan
berfungsi. *
20. Memastikan alat-alat tulis disediakan di atas meja,
jika perlu. *

21. Memastikan overhead projector dan peralatannya

disediakan, jika perlu. *
22. Memastikan semula tempahan minuman ringan telah
dibuat. *
*Sejam sebelum mesyuarat.

TINDAKAN PRAMESYUARAT
Bil.
Butiran
23. Berhubung dengan ahli-ahli mesyuarat untuk
menentukan senarai ahli-ahli yang akan hadir.
24. Menyediakan senarai ahli yang akan hadir dua hari
sebelum mesyuarat diadakan.
25. Meneliti maklum balas dan mengenal pasti tindakan
bagi menyelesaikan masalah-masalah yang timbul,
dua hari sebelum mesyuarat.
26. Menerangkan kepada ahli mesyuarat tentang cara
memberi penghormatan (address) kepada pengerusi
dalam mesyuarat, jika pengerusi baharu.
27. Mengingatkan ahli mesyuarat agar memberitahu
pengerusi atau setiausaha sekiranya berhajat
meninggalkan mesyuarat.

TINDAKAN SEMASA MESYUARAT

Bil.
Butiran
1. Mengedarkan buku kehadiran.

2.

Menyimpan buku kehadiran.

3.

Mencatat minit mesyuarat.

4.

Mengedarkan bahan-bahan yang baharu diterima.

5.

Memastikan minuman diterima pada masanya.

6.

Mengedarkan minuman kepada pengerusi dan ahli

terpilih, jika perlu.
Melaksanakan tugas khas yang diarahkan oleh
pengerusi semasa mesyuarat seperti mengambil
sesuatu di pejabat.

7.

TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT

Bil.
Butiran
1. Memastikan peralatan dan sisa minuman
dikemaskan.

2.

Menentukan bilik mesyuarat kemas selepas

mesyuarat.

3.

Mendraf minit, sehari selepas mesyuarat.

4.

Menaip draf minit.

5.

Menyemak draf minit kali pertama, dua hari selepas

mesyuarat.

6.

Menyemak draf minit kali kedua, dua hari selepas

mesyuarat.

TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT

Bil.
Butiran
7. Meyemak draf minit bersama pengerusi untuk
mendapat persetujuan tidak lewat daripada tiga hari
selepas tarikh mesyuarat.
8. Mencetak minit yang sudah dipersetujui oleh
pengerusi.
9.

Menyediakan kertas lampiran untuk edaran minit.

10. Mengedarkan minit yang telah diluluskan dalam

tempoh seminggu selepas tarikh mesyuarat.

11. Menyediakan kertas lampiran untuk edaran borang

tindakan susulan dengan menyatakan tempoh yang
diberi untuk menyempurnakan borang itu ialah dua
minggu.

TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT

Bil.
Butiran
12. Mengedarkan borang tindakan susulan kepada
mereka yang berkaitan sahaja sehari selepas minit
mesyuarat diedarkan.
13. Mengutip semula borang tindakan susulan.

14. Merumus tindakan susulan (menganalisis dan

membuat ringkasan).

15. Menyemak tindakan susulan.

16. Membincangkan tindakan susulan dengan pengerusi.

17. Mengedarkan rumusan tindakan susulan kepada

semua ahli mesyuarat.

5 Minit

10 fakta berasaskan PKPA 2/1991,

standard kualiti yang pernah
diamalkan dan pengalaman
personal perlu dijadikan panduan.

Format PKPA 2/1991 Format minit

mesyuarat yang diperakukan oleh Kerajaan
Malaysia terdapat dalam Lampiran A
Pekeliling Pentadbiran Awam Bilangan 2
Tahun 1991 (PKPA 2/1991).
Sediakan Secepat Mungkin Draf minit
untuk kelulusan pengerusi hendaklah
dikemukakan kepada pengerusi untuk
mendapat persetujuan tidak lewat daripada
tiga hari selepas tarikh mesyuarat
diadakan.

Pengedaran Minit Minit mesyuarat yang

telah disemak oleh Pengerusi hendaklah
diedarkan kepada ahli-ahli mesyuarat tidak
lewat daripada satu minggu selepas mesyuarat
diadakan itu. Edarkan minit sekali lagi sejurus
sebelum mesyuarat berikutnya bermula*.
Minit Padat Minit direkodkan secara padat,
tepat dan jelas. Catatan setiap perkara yang
dibincangkan hendaklah diikuti dengan nota
yang menunjukkan sama ada tindakan lanjut
diperlukan atau untuk makluman sahaja. PKPA
2/1991, Peraturan 5 (c) (iv).
* Ada kontroversi.

Tiada Kolum PKPA 2/1991 tidak

mencatatkan keperluan kolum untuk minit.
INTAN dan agensi kerajaan yang utama
mematuhi pekeliling itu.

Tindakan Perkataan "Tindakan"

dihitamtebalkan dan dikanankan.

Jangan Ada-adakan yang Tak Perlu

Tidak perlu nama dan tandatangan
setiausaha di akhir minit. Kenyataan
disemak oleh pengerusi, ruangan
tandatangan dan namanya juga tidak perlu.
Rasional: nama setiausaha sudah ada dalam
senarai; minit disahkan dalam mesyuarat bukan
oleh pengerusi. Tidak perlu dicatat "disemak oleh
pengerusi" kerana itu tugas rutinnya.

Penomboran Baik ikut sistem perpuluhan atau

gabungan perpuluhan, huruf kecil dalam
kurungan dan angka Roman kecil dalam
kurungan.

Ada Sistem Pengesanan Urus setia

bertanggungjawab mengesan pelaksanaan
keputusan mesyuarat dengan
menggunakan borang khas (Lampiran B).
PKPA 2/1991, Peraturan 5 (c) (vi).
Penutup Tidak perlu ditulis tajuk bagi
bahagian penutup.

 Dapat memendekkan masa perkara berbangkit.

Gunakan borang yang sesuai untuk mendapat
maklum balas.

Catatkan petikan minit dan hantar kepada

semua ahli dua minggu sebelum mesyuarat
yang berikutnya.

Dapatkan respons melalui telefon atau secara

bersemuka.

TINDAKAN SUSULAN
JAWATANKUASA INDUK KEUTUHAN
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA 4/200X
Bil.

Para

Perkara

3.20 Agihan Peruntukan RMT di Negeri

Sabah Tidak Mengikut Bilangan Murid
yang Diluluskan
Mesyuarat maklum, mengikut Surat
Pekeliling Kewangan 7/2002, bilangan
murid yang layak menerima RMT pada
tahun 2003 ialah 37,800 orang. Bilangan
ini sama dengan tahun 2000-2004.
Semakan audit mendapati pertambahan
murid yang layak sehingga tahun 2004
ialah 78, 291 orang. Bagi menentukan
RMT dapat dimanfaatkan kepada semua
murid yang layak. JPN telah
mengurangkan bilangan hari RMT dari
190 hari kepada 92 hari sahaja.
3.21 .

Tindakan Maklum Balas

JPN
Sabah

TINDAKAN SUSULAN
MINIT MESYUARAT JK. KURIKULUM NEGERI 2/200X
Agenda

Perkara

Tindakan

1.2.1 Kurikulum merupakan aspek utama

di sekolah. Pemberatan bagi kurikulum
ialah sebanyak 75% berbanding 25%
pengurusan kokurikulum dan bidangbidang lain.

Telah dimaklumkan kepada

staf akademik melalui memo
dalaman.

4.1.3 iii. Penguasaan 3M dalam kalangan

pelajar lemah. Oleh hal yang demikian,
semua pihak perlu turun padang untuk
menangani masalah ini bermula pada hari
pertama persekolahan.

Isu ini diberi perhatian

dalam Projek PensianganSalinatan dan Teaching
School.

5.2.3 Pemuafakatan antara pihak maktab,

PPG, PPD dan juga pihak jabatan
pendidikan negeri perlu diperkemas agar
aktiviti-aktiviti yang dirancang dapat
dilaksanakan dengan lebih berkesan.

Pemuafakatan maktab
dengan PPG dan PPD amat
baik. Semua program/projek
KPKM, Teaching School,
Pensiangan-Salinatan, dll.
tidak menghadapi masalah.

CABARAN PENGERUSI
MESYUARAT
BIJAKSANA MENGENAI TATACARA

MESYUARAT
BERKEPERIBADIAN : TENANG, PERAMAH,
JELAS dan BERPENGETAHUAN
BERWIBAWA

54

MESYUARAT BERKESAN
BERPAKAIAN KEMAS

BERSOPAN-SANTUN
MENYUMBANGKAN IDEA
TIDAK MENYAKITI HATI ORANG

LAIN

55

MESYUARAT BERJAYA
NYATAKAN TUJUAN dan HASIL
MESYUARAT

EDARAN AGENDA
PENGERUSI PERLU MENGAWAL
AGENDA MESYUARAT

TINDAKAN SUSULAN MENGIKUT

KEPUTUSAN

56

Terima Kasih