Professional Documents
Culture Documents
Panduan Pelupusan Buku Teks SPBT
Panduan Pelupusan Buku Teks SPBT
i.i
t
4"
,ir.d::
tt
Cetakan Pertama
Diterbitkan oleh:
Bahagian Buliu Teks, Kementerian Pendidikan Malaysia
Isfl
MUKA
PERKARA
1.
2.
3.
4.
SURAT
fawatankuasa fadual Pelupusan Rekod Bahagian Buku Teks, Kementerian Pendidikan Malaysia
iv
vl
vii
Skop Jadual
Kuasa fadual
1.
5.
6.
7.
Format jadual
9.
10.
lL,
12.
13.
Definisi/ Tafsiran
Z-J
2. Buku Modul
LAMPIRAN
Lampiran 1
- Contoh Borang
Awam
10
Lampiran 1 (a)
- Penerangan Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Awam - Arkib
2/08
lL-rz
Lampiran 2
- Contoh Borang
13
Lampiran 2 (a)
- Penerangan Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam - Arkib
12/08
14
Lampiran 3
- Tatacara Pelupusan Buku Teks Oleh Sekolah Di Bawah Jabatan Pelajaran Negeri
Seluruh
Negara
15
Lampiran 4
- Proses Kerja Bagi Pengurusan Pelupusan Buku Teks Oleh Sekolah Di Bawah fabatan Pelajaran Seluruh
Negara
16
Lampiran 5
- Gambarajah Pelupusan Rekod
Teks
17
Lampiran 6
- Kaedah Mengukur Terbitan Dalam Ukuran Meter
Panjang
18
Pengarah
Bahagian Buku Teks
SETIAUSAHA
Pn. Hajah Zainap
binti Ibrahim
AHII IAWATANKUASA
Tuan Haji Paridin bin fais
Tuan Haji Che Noh bin Muda
Hajah Khalidah binti Othman
Tuan Haji Salehhudin bin Yusof
En. Krishnan a/l Ponnusamy
En. Harizan bin Hamzah
Tuan Haji Ahmad Sabri bin Ibrahim
En. Sabari bin Sukor
En. Abdul Razakbin Mohamad Yusof
En. Kamarudin bin Ismail
Pn. Mas Ayu binti Dahlan
Cik Husziatini binti Husin
Pn. Noraida
binti Ahmad
PENASIHAT
YBhg. Hajah Daresah binti Hj. Ismail
Ketua Pengarah
PENGERUSI
Pn. Azimah
Pengarah
SETIAUSAHA
En. faafar Sidek bin Abdul Rahman
Ketua Seksyen
Seksyen Pelupusan Rekod
AHLI IAWATANKUASA
Pn. Azizah binti Sapuan
Pn. Wan
binti Othman
rcta
Ailu=Afiuam
ementerian Pendidikan Malaysia (KPM) ingin menzahirkan ucapan terima kasih atas kerjasama
yang diwujudkan dengan Arkib Negara Malaysia (ANM) untuk menghasilkan dokumen penting
dalam pelupusan rekod awam (buku teksJ iaitu Persetujuan Bersama |adual Pelupusan Rekod
Fungsian antara KPM dan ANM. Sesungguhnya usaha ini amat membantu dalam pengurusan
KPM melalui Bahagian Buku Teks telah diberikan tanggungjawab untuk melaksanakan
pemberian bantuan buku teks di bawah program Skim Pinjaman Buku Teks ISPBT) yang telah pun
bermula sejak tahun L975. Setiap tahun akan terdapat buku teks yang akan dilupuskan sama ada
disebabkanjangkahaya! kerosakan dan pertukaran sukatan pelajaran fkurikulum). Adalah dianggarkan
lebih daripada 100,000 naskhah buku teks akan dilupuskan setiap tahun. Dengan jumlah naskhah
pelupusan yang besar ini, maka KPM akan sentiasa memastikan pematuhan kepada jadual pelupusan
rekod bagi rekod awam di bawah kawalan dan jagaannya dan mengemukakan jadual tersebut kepada
Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia untuk kelulusan. KPM komited dan sedar bahawa kecekapan
jentera pentadbiran di sesebuah organisasi itu dapat diukur daripada keupayaan sesebuah organisasi
menguruskan maklumat dan rekod dengan efisien dan cekap.
Sayi sekali lagi mengambil kesempatan di sini untukmengucapkan tahniah dan syabas kepada
semua pihak yang terlibat dalam persetujuan bersama ini. Adalah diharapkan persetujuan bersama ini
akan dijadikan sebagai garis panduan di semua peringkat dalam KPM terutamanya di sekolah-sekolah
bagi memastikan pengurusan rekod yang cekap dan sistematik.
Sekian.
Kaffie Afiu-Afimam
KETUA PENGARAH
ARKIB NEGARA MALAYSIA
aklumat yang direkodkan adalah teras kepada pelaksanaan fungsi sesebuah pejabat
awam. Kecekapan jentera pentadbiran di sesebuah organisasi itu dapat diukur daripada
keupayaan sesebuah organisasi menguruskan maklumat dan rekod dengan efisien dan
cekap. Namun begitu, masih terdapat pejabat awam yang tidak menguruskan rekod mereka
dengan baik terutamanya rekod yang tidak aktif bagi tujuan pemusnahan atau pemindahan ke
Arkib Negara Malaysia.
Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629] memberi tanggungjawab kepada Jabatan Arkib
Negara Malaysia bagi menyediakan garis panduan dan khidmat nasihat kepakaran dalam
bidang pengurusan rekod kepada pejabat awam. Seksyen 27 (1) Akta tersebut pula memberi
tanggungjawab kepada Ketua Pentadbir pejabat awam untuk menyediakan jadual pelupusan
rekod bagi rekod awam di bawah kawalan dan jagaannya dan mengemukakan iadual tersebut
kepada Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia untuk kelulusan. Jadual Pelupusan Rekod ialah
jadual yang menetapkan tempoh simpanan siri-siri rekod di sesebuah pejabat awam sebelum
dilupuskan bagi tujuan pemusnahan atau pemindahan ke Arkib Negara Malaysia.
]adual Pelupusan Rekod Buku Teks ini telah disediakan dengan kerjasama fabatan Arkib
Negara Malaysia akan diguna pakai bukan sahaja oleh Bahagian Buku Teks, Kementerian
Pendidikan Malaysia bahkan oleh sekolah-sekolah seluruh Malaysia.
Sekian.
Ketua Penga
t.
dengan segera manakala rekod yang bernilai kekal akan dipindahkan ke ANM untuk
simpanan kekal. Tindakan ini akan meningkatkan kecekapan pengurusan dan pentadbiran
.,
TUJUAN IADUAL
(0
Bagi menetapkan tempoh simpanan rekod buku teks dan mewujudkan keseragaman
dalam pelupusan buku teks di sekolah.
(iiJ Sebagai alat untuk membolehkan pelupusan rekod dilaksanakan dengan lebih teratur
dan cekap serta rekod bernilai kekal dapat dipelihara dengan selamat manakala rekod
tidak bernilai dapat dimusnahkan segera.
3.
SKOP JADUAL
Penggunaan jadual ini meliputi rekod buku teks yang terdapat di sekolah-sekolah seluruh
Malaysia.
KUASA JADUAL
fadual ini disediakan oleh fawatankuasa IPR Bahagian Buku Teks, Kementerian Pendidikan
Malaysia dengan kerjasama daripada Jabatan Arkib Negara Malaysia dan diluluskan oleh
Ketua Pengarah Arkib Negara di bawah Seksyen 27, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629].
Sekolah perlu mematuhi penggunaan borang-borang pelupusan seperti diwartakan dalam
P.U, (A) 377 Peraturan-peraturan Arkib Negara [Penetapan Borang-borang Bagi Pelupusan
Rekod Awam 2008J bertarikh 13 Oktober 2008. Bahagian Buku Teks, Kementerian
Pendidikan Malaysia boleh mengambil tindakan untuk memusnahkan atau memindahkan
rekod ke ANM dengan cara memohon dan mendapat kelulusan terlebih dahulu daripada
Ketua Pengarah Arkib Negara,
5.
dan kelulusan oleh Ketua Pengarah Arkib Negara dan dikuatkuasakan penggunaannya
mulai tarikh yang sama bagi Bahagian Buku Teks, Kementerian Pendidikan Malaysia dan
di sekolah-sekolah seluruh Malaysia.
6.
siri rekod.
Berlaku perubahan perundangan dan polisi Bahagian Buku Teks, Kementerian Pendidikan
Malaysia yang memerlukan pindaan kepada tamat tindakan dan tindakan pelupusan.
Bahagian Buku Teks, Kementerian Pendidikan Malaysia boleh memberi maklumat bagi
penambahan siri rekod dalam fPR Buku Teks ini. Sebarang pindaan hanya boleh dilakukan
oleh Ketua Pengarah Arkib Negara sahaja.
7.
DEFINISI/ TAFSIRAN
7.1
.
7.2
PeiabatAwam
Pejabat Awam bererti sesuatu pejabat Kerajaan Persekutuan atau kerajaan manamana Negeri atau sesuatu pejabat mana-mana kerajaan tempatan, pihak berkuasa
berkanun atau perusahaan Kerajaan - Seksyen 2, Akta Arkib Negara 2003 [Akta
62e1.
Rekod
7.3
:
Bahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan fakta atau
peristiwa atau selainnya merakamkan maklumat dan termasuklah kertas, dokumen,
daftac bahan bercetah buku, peta, pelan, lukisan, gambar foto, mikrofilem, filem
sinematograf, rakaman bunyi, rekod yang dihasilkan secara elektronik tanpa
mengira bentuk atau ciri-ciri fizikal atau apa-apa salinannya - Seksyen 2, Akta Arkib
Negara 2003 fAkta 6291.
7.4
RekodAwam
Rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-mana pejabat
awam bagi perjalanan hal ehwalnya atau oleh mana-mana perkhidmat awam atau
pekerja pejabat awam dalam perjalanan tugas rasminya dan termasuk rekod
mana-mana perusahaan Kerajaan dan juga termasuk segala rekod yang, pada
permulaan kuat kuasa Akta ini, adalah dalam jagaan atau di bawah kawalan Arkib
Negara Malaysia yang ditubuhkan dibawah Akta Arkib Negara \966 - Seksyen 2,
r Akta Arkib Negara2003 [Akta 629].
7.5
Rekod Urusan Am
7.6
7.7
lain.
Rekod Terperingkat
Rekod awam yang dikelaskan sebagai rahsia rasmi mengikut pengertian Akta Rahsia
7.8
Rekod
TidakAktif
Rekod yang telah tamat tindakan atau tiada tindakan lanjut dan tidak dirujuk dalam
masa 5 tahun. Rekod ini perlu dipindahkan ke tempat simpanan rekod tidak aktif
bagi jangka waktu yang tertentu sebelum ia dimusnahkan atau dipindahkan.
7.9
Pelupusan Rekod
Cara menguruskan pengasingan rekod dengan tujuan pemusnahan, pemindahan
atau selainnya (penangguhan pemindahan) - Seksyen 2, Akta Arkib Negara 2003
[Akta 629].
7.lO Pemusnahan
Rekod
7.LL
Pemindahan Rekod
Perbuatan memindahkan rekod awam kepada jagaan dan kawalan Arkib Negara
Seksyen 28, Akta Arkib Negara2003 lAkta 6291.
8.
FORMAT JADUAL
Arkib 1/08
FORMAT
JADUAL PELUPUSAN REKOD
Tajuk Siri
Bil.
8.1
Perihal Rekod
TamatTindakan
Tindakan Pelupusan
Bil.
Bilangan nombor seturut siri rekod.
Taiuk Siri
Unit-unit fail yang diwujudkan dan disusun mengikut sistem fail atau berkaitan
dengan sesuatu perkara, fungsi, hasil daripada aktiviti yang sama, mempunyai
rupa bentukyang serupa atau kerana perhubungan dalam pewujudan penerimaan
dan penggunaannya.
PerihalRekod
Keterangan ringkas mengenai kandungan, tujuan dan skop siri-siri rekod yang
dikenal pasti dan dicatatkan dalam fPR.
Tamat Tindakan
Penetapan yang menjelaskan rekod telah tamat tindakan atau tiada tindakan
TindakanPelupusan
Merujuk kepada tindakan yang akan diambil oleh pejabat awam sama ada untuk
memusnahkan atau memindahkan rekod ke Arkib Negara berdasarkan tempoh
pengekalan yang dinyatakan dalam fPR.
9.
9.1
Rekod Buku Teks yang dinyatakan dalam JPR hendaklah dibuat pemusnahan
berdasarkan Tindakan Pelupusan yang telah dinyatakan dalam jadual tersebut.
9.2
Bahagian Buku Teks dan sekolah-sekolah hendaklah mengenal pasti siri rekod,
rekod telah tamat tindakan dan telah mematuhi tempoh simpanan yang dinyatakan
dalam
JPR.
9.3
9.4
Bagi rekod-rekod yang telah diputuskan musnah, Bahagian Buku Teks dan sekolahsekolah dikehendaki mengisi borang seperti berikut:
9,5
Kemukakan satu [1J salinan Borang Permohonan Bagi pemusnahan Rekod Awam
ke ANM.
9.6
9.7
9.8
fizikal.
9.9
10.
Setelah rekod dimusnahkan secara fizikal, pengesahan bahawa rekod tersebut telah
dimusnahkan hendaklah dimaklumkan kepada ANM dalam tempoh satu (1J bulan
daripada tarikh pemusnahan dengan menggunakan borang berikut:
LL. KAEDAH
17.7
PEMUSNAHAN REKODAWAM
Rekod hendaklah dimusnahkan sama ada secara jualan melalui sebut harga, dibakar
LL.2
Keselamatan.
L2.
PERTANYAAN
Sebarang pertanyaan dan penjelasan lanjut boleh diaiukan kepada:
Bahagian Buku Teks
Buku Teks
Skim Pinjaman
Buku Teks
(sPBT)
Buku usang/
rosak
selepas tamat
tindakan dan
tempoh simpanan
satu (1) tahun di
sekolah dipatuhi
Malaysia:
Sekolah
Rendah
Sekolah
Menengah
.
.
.
.
.
.
Pendidikan Khas
Buku AktivitiTahap
t hingga 6
Peralihan
Tahun
Tingkatan t hingga
Buku SijilTinggi
Perubahan
Rekod
sukatan
dimusnahkan
selepas tamat
(STAM)
tindakan dan
tempoh simpanan
Agama Malaysia
Rekod
dimusnahkan
sekolah dipatuhi
Ditarik
pen9gunaan
Rekod
dimusnahkan
selepas tamat
tindakan dan
tempoh simpanan
tiga (3) bulan di
sekolah dipatuhi
Habis
Rekod
pen99unaan
dimusnahkan
selepas tamat
tindakan dan
tempoh simpanan
satu (1) tahun di
sekolah dipatuhi
Buku Modul
Teknik dan
Vokasional
Malaysia:
Sekolah
Buku usang/
rosak
Rekod dimusnahkan
selepas tamat
tindakan dan
tempoh simpanan
satu (1) tahun di
sekolah dipatuhi
Tingkatan 4 dan 5
Perubahan
sukatan
Rekod dimusnahkan
selepas tamat
tindakan dan
tempoh simpanan
enam (6) bulan di
sekolah dipatuhi
Ditarik
penggunaan
Rekod dimusnahkan
selepas tamat
tindakan dan
tempoh simpanan
tiga (3) bulan di
sekolah dipatuhi
Buku Panduan
Guru
Rekod mengandungi:
.
.
Panduan pengajaran
dan pembelajaran
.
.
9uru
Contohjawapan untuk
soalan dalam buku
aktiviti
Rekod dimusnahkan
selepas tamat
tindakan dan
tempoh simpanan
satu (1) tahun di
sekolah dipatuhi
mengendalikan aktiviti
atau eksperimen dengan
lebih berkesan
Cadangan aktiviti
tambahan kepada guru
untuk dilaksanakan
dalam kelas
Bahan rujukan untuk
Buku usang/
rosak
Perubahan
sukatan
Rekod dimusnahkan
selepas tamat
tindakan dan
tempoh simpanan
enam (6) bulan di
sekolah dipatuhi
Lampiran 1
CONTOH
Arkib 2/08
BORANG PERMOHONAN BAGI PEMUSNAHAN REKOD AWAM
BUTIR-BUTIR JABATAN
(1
) Kementerian/Jabatan/Agensi:
(2) Bahagian/Cawangan/Unit:
Bahagian Pengurusan
Negara
Tarikh Terima:
Bil.
(s)
Tajuk Siri
Tahun Diliputi
Tempoh
Unit
Meter
(6)
(7)
Pengekalan
Yang
Rekod
Panjang
Rekod
(e)
Ditentukan
Daripada
Kepada
(10)
Dalam Jadual
(8)
( 1 ) BukuTeks
2004
2006
tahun
500
10 m.p
(Pendidikan Khas)
2.
( 1 ) BukuTeks- (Peralihan)
2005
2006
tahun
450
9 m.p
3.
(2)BukuModul
2005
2007
6 bulan
300
6 m.p
4.
2006
2007
tahun
100
3 m.p
Jumlah
Unit Rekod:
Ukuran
350
Panjang
Rekod:
28 m.p
(1
1) Mengikut
Meter
Lampiran 1 (a)
PENERANGAN
i1)
Arkib 2/08
memohon.
(2)
(31
:
:
Bahagian Pengurusan
Contoh:
t4)
t5)
(6)
contoh:
(7)
yang disenaraikan.
t8l
i9)
unit Rekod: Merujuk kepada bilangan unit buku dalam setiap siri.
i.
ii.
(11)
Ruangan ini hendaklah diisi oleh pegawai yang bertanggungjawab membuat permohonan
pemusnahan rekod.
Catatan: Bagi tuiuan permohonan pelupusan berdasarkan fadual Pelupusan Rekod (lPR),
tempoh pengekalan yang berdasarkan kiraan tahun hendaklah mengambil kira genap 12
bulan dari tempoh rekod ditutup/ tamattindakan.
Lampiran 2
CONTOH
Arkib 12108
PENENTUSAHAN PEMUSNAHAN REKOD
AWAM
(1
) Kementerian/Jabatan/Agensi:
(2) Bahagian/Cawangan/Unit:
Bahagian pengurusan
3.'l
6/t
4127
t3g
l-l
oioat
u', E
dirincih
i-l
aimtu, semura
l-l
dipadamkan
l-l
oi;uar
ndata
(1
Tarikh:4.3.201 3
Ja
Lampiran 2 (a)
PENERANGAN
t1)
-Arkib 12/OB
(2)
t3)
[3.1)
No. Ruiukan: Merujuk kepada nombor rujukan surat kebenaran pemusnahan dari
Arkib Negara,
(4)
Perihal Rekod: Merujuk kepada keterangan dan penjelasan ringkas mengenai isi
kandungan, jenis dan bentuk rekod yang telah dimusnahkan.
(51
Meter Paniang Rekod Yang Dimusnahkan: Merujuk kepada ukuran meter panjang
(linear metre) rekod yang telah dimusnahkan (|abatan juga boleh menyatakan jumlah unit
rekod/ fail).
(6)
t7)
Kaedah Pemusnahan: Sila tandakan kaedah pemusnahan rekod dan nyatakan sekiranya
ada kaedah lain yang digunakan.
(Bl
i9)
[10] & [11) Pegawai Yang Menialankan Pemusnahan: Merujuk kepada pengesahan
pemusnahan oleh pegawai dan saksi yang melaksanakan pemusnahan rekod.
Lampiran 3
TATACARA PELUPUSAN BUKU TEKS OLEH SEKOLAH
DI BAWAH JABATAN PELAJARAN NEGERI SELURUH NEGARA
Lampiran 4
PROSES KERJA BAGI PENGURUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS OLEH SEKOLAH
mrucrnx
PROSES KERJA
*,
6)
&
SPBT
F)
rl
*,
lrt
leI
haribekerja.
lA
\,
IJ
(a
(.t
Arkib Negara.
f.l
YJ.
Lampiran 5
GAMBARAJAH PELUPUSAN REKOD AWAM BERDASARKAN
JADUAL PELUPUSAN REKOD BUKUTEKS
Lampiran 6
KAEDAH MENGUKURTERBITAN DALAM UKURAN METER PANJANG