2013

IPG KAMPUS PEREMPUAN MELAYU,

MELAKA
BUKU PANDUAN PELAKSANAAN
AMALAN EKOSISTEM KONDUSIF
SEKTOR AWAM (EKSA/5S)

DISEDIAKAN:
JAWATANKUASA
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
INSTITUT PENDIDIKAN GURU
KAMPUS PEREMPUAN MELAYU,
MELAKA

ISI KANDUNGAN
PERKARA

MUKA SURAT

Prakata Pengarah

Pengenalan

Rasional

Objektif Pelaksanaan Amalan EKSA/5S

Polisi Amalan EKSA/5S

Logo EKSA/5S

Slogan EKSA/5S

Faedah Pelaksanaan Amalan EKSA/5S

Konsep EKSA/5S

Langkah Pelaksanaan Amalan EKSA/5S

Jawatankuasa Induk Amalan EKSA/5S

16

Jawatankuasa Pelaksana Amalan EKSA/5S

17

Senarai Tugas Jawatankuasa

18

Standard Amalan EKSA/5S

20

Standard Kawalan Meja Kerja

21

Standard Kabinet

22

Standard Kawalan Fail

22

Standard Point dan Rubber Stamp

23

Standard Alat Bergerak / Guna Sama

24

Standard Kawalan Ruang Pejabat

24

Standard Kawalan Stor

25

Standard Bilik Mesyuarat dan Pantry

25

Penutup

26

Rujukan

27

Jawatankuasa EKSA |IPG KPM

PRAKATA PENGARAH

INSTITUT PENDIDIKAN GURU KAMPUS PEREMPUAN MELAYU, MELAKA

Salam Sejahtera / Salam 1Malaysia,

Pada kesempatan ini saya ingin merakamkan ucapan terima kasih dan tahniah di atas
usaha dan inisiatif Jawatankuasa Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) atau sebelum
ini dikenali sebagai Amalan 5S (Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal) membina
buku panduan sebagai rujukan untuk warga IPG Kampus Perempuan Melayu, Melaka.
EKSA merupakan suatu usaha untuk memantapkan pengurusan pejabat, mewujudkan
persekitaran yang ceria dan sihat serta dapat mengurangkan pembaziran melalui
kaedah penyenggaraan pejabat yang lebih baik.
EKSA berupaya membantu memperkukuhkan Sistem Kualiti Jabatan berasaskan
Standard MS ISO 9000 khususnya bagi memenuhi keperluan klausa Pengurusan Sumber
berkaitan Persekitaran Kerja untuk mempamerkan imej korporat jabatan secara
keseluruhannya.
Saya amat berharap komitmen dan penglibatan daripada semua warga IPG Kampus
Perempuan Melayu untuk menjayakan pelaksanaan amalan EKSA demi meningkatkan
kualiti serta produktiviti jabatan dan unit masing-masing.

SITI NORKIAH BINTI IDRIS

Pengarah
Insititut Pendidikan Guru
Kampus Perempuan Melayu, Melaka

Jawatankuasa EKSA |IPG KPM

AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA/5S)

I P G K AMP US P E REM P U AN M EL AY U, M E LA KA

1.

PENGENALAN
Seiring dengan langkah-langkah transformasi perkhidmatan awam bagi
meningkatkan tahap penyampaian perkhidmatan, terdapat usaha-usaha
untuk memantapkan pengurusan pejabat melalui pengenalan amalan
EKSA/5S. Amalan EKSA/5S merupakan satu kaedah pengurusan yang dipelopori
oleh pihak industri di Jepun bagi mewujudkan persekitaran tempat kerja yang
selesa, kemas dan selamat.
Amalan EKSA/5S merujuk kepada pengurusan persekitaran tempat kerja yang
lebih seragam dan sistematik. Amalan EKSA/5S dapat membantu warga
Jabatan/Agensi bekerja dalam persekitaran tempat kerja yang kondusif dan
selesa. Amalan EKSA/5S ini merupakan satu kaedah bagi melaksanakan aktiviti
ke arah mewujudkan persekitaran kerja yang kemas, bersih dan tersusun. Jika
amalan EKSA/5S dilaksanakan ianya akan meningkatkan tahap pengurusan
dan penyelenggaraan pejabat ke arah yang lebih baik di samping dapat
mengurangkan

pembaziran.

Komitmen

dan

penglibatan

warga

Jabatan/Agensi dalam pelaksanaan amalan EKSA/5S merupakan asas kepada

peningkatan kualiti dan produktiviti Jabatan/Agensi. Amalan EKSA/5S akan
membentuk disiplin diri yang baik, semangat kerja berpasukan di samping
mewujudkan rasa selesa terhadap persekitaran tempat kerja.
2.

RASIONAL
Amalan EKSA/5S bermatlamat mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti
secara sistematik dan praktikal. Pelaksanaan amalan EKSA/5S yang berkesan
dapat meningkatkan kualiti perkhidmatan, menjimatkan kos dan memudahkan
proses

kerja.

Selain memberi

keutamaan kepada

aspek kebersihan,

kekemasan dan keselamatan di tempat kerja, amalan EKSA/5S berupaya

memperkukuhkan lagi Sistem Pengurusan Kualiti Jabatan/Agensi berasaskan
Standard MS ISO 9000, khususnya dalam memenuhi keperluan klausa
Pengurusan Sumber berkaitan Persekitaran Kerja. Pelaksanaan amalan EKSA/5S
yang cekap, berkesan dan konsisten akan memberi nilai tambah kepada imej
korporat Jabatan/Agensi secara keseluruhan.
Jawatankuasa EKSA |IPG KPM

3.

OBJEKTIF PELAKSANAAN AMALAN EKSA/5S

a.

Mewujudkan tempat kerja yang bersih, kemas dan sistematik untuk

keselesaan warga IPG Kampus Perempuan Melayu, Melaka.

b.

Meningkatkan kerjasama antara warga IPG Kampus Perempuan

Melayu, Melaka dalam melaksanakan tugasan harian.

c.

Mewujudkan disiplin yang tinggi dan berhemah dalam kalangan

warga IPG Kampus Perempuan Melayu, Melaka.

d.

Memastikan keselamatan di tempat kerja untuk setiap warga IPG

Kampus Perempuan Melayu, Melaka.

e.

Meningkatkan mutu perkhidmatan kerja melalui penerapan budaya

kaizen

4.

POLISI AMALAN EKSA/5S

Memastikan amalan EKSA/5S dilaksanakan secara berterusan melalui budaya
kerja

berpasukan dan berdisiplin dengan mengutamakan kebersihan,

kekemasan, keselesaan dan keselamatan di tempat kerja.

5.

LOGO EKSA/5S (CONTOH)

6.

SLOGAN EKSA/5S
Amalan EKSA/5S Pemangkin Perkhidmatan Berkualiti

Jawatankuasa EKSA |IPG KPM

7.

FAEDAH PELAKSANAAN AMALAN EKSA/5S

Antara faedah pelaksanaan amalan persekitaran berkualiti amalan EKSA/5S
adalah seperti berikut:
a.

Peningkatan Produktiviti

Pelaksanaan a m a l a n EKSA/5S membantu meningkatkan produktiviti di

mana dokumen/ bahan dapat dikesan dengan mudah dan cepat. Apabila
masa untuk mengesan dokumen/ bahan dapat dikurangkan, bilangan
dokumen/ bahan yang diproses dapat dipertingkatkan. Hasilnya lebih
banyak tugasan dan urusan dapat dilakukan dalam masa yang sama.
b.

Peningkatan Tahap Pengurusan Penyelenggaraan

Dalam pelaksanaan amalan EKSA/5S, semua peralatan/ mesin perlu

diselenggara dengan baik, diletakkan di tempat yang ditetapkan dan
sentiasa memastikan ia bersih daripada habuk dan kekotoran. Justeru itu,
kos penyelenggaraan dan kerosakan dapat dikurangkan. Peralatan/ mesin
yang diselenggara dan disusun dengan baik mampu meningkatkan tahap
keselamatan pekerja.
c.

Peningkatan Perkhidmatan Kepada Pelanggan

Pelaksanaan amalan EKSA/5S memastikan urusan di tempat kerja dapat

dilaksanakan dengan lebih terurus, mudah, pantas dan selamat. Pelanggan
akan merasa puas hati apabila diberi layanan yang mesra, cepat dan
dapat serta menyelesaikan urusan dengan lancar. Perkhidmatan yang
disampaikan kepada pelanggan luar khasnya melalui kaunter juga akan
disampaikan dengan lebih cekap dan berkesan. Setiap pelanggan yang
datang

berurusan akan merasa gembira dengan perkhidmatan yang

diterima.

Jawatankuasa EKSA |IPG KPM

d.

Suasana Tempat Kerja

Pelaksanaan amalan EKSA/5S akan dapat mewujudkan suasana persekitaran

tempat kerja yang bersih, kemas, ceria dan selamat. Amalan EKSA/5S
mengharuskan organisasi

menyusun dokumen dan peralatan dengan

kemas dan tersusun. Selain itu, ruang tempat kerja dapat digunakan secara
optimum dan memperlihatkan imej korporat. Ini dapat meningkatkan imej
organisasi di mata pelanggan.

e.

Penjimatan Kos

Pelaksanaan

amalan

EKSA/5S

menitikberatkan

kaedah

penyusunan

barangan mengikut kriteria tertentu. Bagi barangan yang mempunyai

tarikh luput, ia disusun mengikut kaedah Masuk Dahulu, Keluar Dahulu.
Kaedah ini akan memudahkan pekerja mengenalpasti dan menggunakan
barang yang mempunyai tarikh luput yang lebih awal bagi mengelakkan
pembaziran akibat pelupusan barangan yang tamat tempoh.
f.

Peningkatan Kreativiti dan Inovasi

Aktiviti menyusun barangan/ bahan yang digunakan di pejabat akan

menggalakkan kreativiti dan inovasi dalam kalangan pekerja.

Cara

menyusun secara kemas, teratur dan mudah diambil dengan cepat apabila
diperlukan

akan

menggalakkan

pekerja

berfikir

secara

kreatif

bagi

menghasilkan idea menyusun dan menyimpan secara inovatif.

g.

Peningkatan Tahap Keselamatan

Pelaksanaan amalan EKSA/5S akan meningkatkan tahap keselamatan

persekitaran

pejabat

dokumen/bahan

dan

keselamatan

ditempatnya

dengan

dokumen/bahan. Penyusunan
teratur

dan

berlabel

dapat

mengelakkan berlakunya kemalangan di tempat kerja.

Jawatankuasa EKSA |IPG KPM

h.

Peningkatan Semangat Kerja Sepasukan

Pelaksanaan amalan EKSA/5S akan mewujudkan semangat

bekerjasama

sepasukan dalam kalangan pekerja. Pelaksanaan ini hanya akan berjaya

dengan penglibatan semua warga organisasi dalam melaksanakan setiap
aktiviti secara berterusan. Ia akan mewujudkan satu budaya kerja sepasukan
yang mantap dalam organisasi
8.

KONSEP EKSA/5S
Amalan

EKSA/5S

merujuk

kepada

singkatan

perkataan

EKOSISTEM

KONDUSIF SEKTOR AWAM yang mengandungi pengamalan Sisih, Susun,

Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal. Melalui amalan ini, tempat kerja
menjadi lebih teratur, tersusun dan selesa sepanjang masa. Ini akan
menjadikan pekerja lebih produktif dan cekap dalam menyumbang
kepada kecemerlangan organisasi.

Jawatankuasa EKSA |IPG KPM

Aktiviti bagi kitaran amalan EKSA/5S iaitu Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan
Sentiasa Amal seperti dalam Rajah 1

Rajah 1 : Carta Kitaran EKSA/5S

a.

SISIH /SEIRI

Mengasingkan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja dan

membuangkannya.
i.

Sisih ialah tindakan mengasingkan barang/dokumen yang perlu

daripada sekumpulan barang/dokumen yang tidak diperlukan di
tempat kerja.

ii.

Di bawah amalan sisih, barang/dokumen perlu diasingkan kepada

dua kategori seperti berikut :

barang / dokumen yang tidak diperlukan; dan

barang /dokumen yang diperlukan.

Jawatankuasa EKSA |IPG KPM

iii.

Barang / dokumen yang diasingkan mengikut dua kategori di atas

boleh dikenal pasti dengan pelbagai cara seperti label, kad
pengasingan atau cara lain yang sesuai. Contoh kad pengasingan
seperti Rajah 2.

Rajah 2 : Contoh Warna Kad Pelupusan

iv.

Barang/dokumen yang telah dikenalpasti perlu diuruskan dengan baik

seperti menyediakan ruang untuk tujuan pelupusan / penyimpanan
seterusnya.

Barang/dokumen

yang

tidak

diperlukan

hendaklah

diuruskan mengikut peraturan sedia ada seperti Rajah 3.

Rajah 3 : Aktiviti SISIH

Jawatankuasa EKSA |IPG KPM

10

b.

SUSUN/ SEITON

Menyusun barang-barang yang diperlukan dengan teratur supaya mudah

dibangunkan.
i.

Susun

ialah

tindakan

menyusun

dan

melabelkan

barang/

dokumen yang diperlukan (kecuali barang/ dokumen terperingkat).

Dengan amalan susun, barang/ dokumen akan nampak kemas
dan

teratur,

proses

pencarian

akan

dipermudahkan

dan

penggunaan ruang tempat kerja akan dapat dioptimumkan.

ii.

Dibawah

amalan

susun,

barang/

dokumen

yang

sama

dikelompokkan mengikut jenis atau kategori dan mengikut keperluan

seperti berikut :

Barang/

dokumen

yang

sering

digunakan

hendaklah

disimpan dekat dengan ruang kerja dan cepat dicapai.

Sebagai contoh, buku panduan telefon dan kertas catatan
diletakkan berhampiran dengan telefon;

Dari segi pengurusan ruang meja, alat tulis dan barang

peribadi perlu disusun dengan kemas;

Bagi

meja

yang

mempunyai

tiga

laci,

laci

pertama

dikhaskan untuk alat tulis dan laci kedua untuk dokumen rasmi
manakala laci ketiga untuk barang peribadi;

Barang/ dokumen yang jarang digunakan seperti fail yang

kurang aktif dan stok simpanan peralatan perlu disimpan di
tempat yang dikhaskan dan boleh dicapai dengan cepat
apabila diperlukan; dan

Barang/ dokumen yang tidak digunakan semasa urusan

harian tetapi perlu dirujuk harus disimpan di tempat yang
dikhususkan. Sebagai contoh fail yang telah ditutup, salinan
perjanjian, salinan kontrak dan sebagainya.

Jawatankuasa EKSA |IPG KPM

11

Penyusunan barang/ dokumen boleh dilaksanakan seperti pada Rajah 4.

Rajah 4 : Aktiviti SUSUN

Petua untuk amalan susun ialah seperti dalam Rajah 5.

Rajah 5 : Petua / Tips / Amalan Baik untuk SUSUN

Jawatankuasa EKSA |IPG KPM

12

c.

SAPU / SEISO

Mencuci tempat kerja dengan rapi supaya tiada habuk, kotoran di

lantai, mesin dan peralatan.
i.

Sapu ialah tindakan bagi memastikan ruang tempat kerja atau

peralatan bersih daripada habuk/debu yang boleh menjejaskan
fungsi peralatan, kualiti produk dan kesihatan pelanggan

serta

pekerja.
ii.

Amalan sapu melibatkan aktiviti-aktiviti seperti berikut :

Kenal pasti ruang dan peralatan yang perlu dibersihkan

termasuk ruang atau bahagian yang tersorok seperti belakang
almari ataupun di atas rak yang tinggi;

Kenal pasti pihak atau individu yanag bertanggungjawab

untuk membersihkan ruang dan peralatan tersebut;

Laksanakan aktiviti bersih secara berkala; dan

Sediakan senarai semak untuk sapu dan letakkan di tempat

yang sesuai

iii.

Tindakan Sapu boleh dilaksanakan seperti di Rajah 6.

Rajah 6 : Aktiviti SAPU

Jawatankuasa EKSA |IPG KPM

13

d.

SERAGAM / SEIKETSU

Memelihara taraf penjagaan kebersihan dan penyusunan tempat kerja yang

tinggi pada setiap masa.

i.

Seragam ialah aktiviti penting di samping aktiviti Sisih, Susun dan Sapu.
Amalan Seragam melibatkan aktiviti seperti menyusun barang/
dokumen, memberi nombor rujukan dokumen, memfail, melabel dan
sebagainya. Ini

akan memudahkan proses mengesan barang/

dokumen apabila diperlukan.

ii.

Keseragaman

dalam

persekitaran

tempat

kerja

mambantu

melancarkan pelaksanaan tugas dengan cekap dan berkesan. Salah

satu kaedah amalan seragam ialah penggunaan skema warna untuk
memudahkan carian barang/ dokumen di samping menceriakan
ruangan tempat kerja.
iii.

Tindakan seragam melibatkan aktiviti-aktiviti seperti dalam Rajah 7.

Rajah 7 : Tindakan SERAGAM

Jawatankuasa EKSA |IPG KPM

14

e.

SENTIASA AMAL / SHITSUKE

Melatih para pekerja mematuhi peraturan-peraturan penjagaan kebersihan

yang baik dengan sendirinya.
i.

Amalan Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal hanya akan
berkesan sekiranya semua tindakan yang ditetapkan diamalkan
secara berterusan. Dengan itu, setiap warga organisasi

perlu

mematuhi peraturan, standard dan nilai kerja yang telah ditetapkan

bagi semua tindakan Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal.
Ini

memerlukan

disiplin

dan

penghayatan

oleh

semua

warga

organisasi dalam membudayakan amalan-amalan tersebut dalam

tugas harian.
ii.

Organisasi hendaklah menggunakan kemudahan dan sumber sedia

ada yang tidak memerlukan kos yang tinggi. Tingkatkan kreativiti
masing-masing bagi memastikan kejayaan pelaksanaan Amalan
EKSA/5S berjaya.

9.

LANGKAH PELAKSANAAN AMALAN EKSA/5S

Pelaksanaan amalan EKSA/5S di organisasi melibatkan perancangan yang
rapi, pemantauan, penambahbaikan dan sentiasa amal yang berterusan.
Kejayaan amalan ini bergantung kepada penglibatan pihak Pengurusan
Atasan sebagai pendorong serta kerjasama dan komitmen semua warga
organisasi.
Pelaksanaan Amalan EKSA/5S perlu melalui peringkat-peringkat seperti berikut :
i.

Peringkat Pertama
Peringkat ini memerlukan organisasi melakukan aktiviti-aktiviti seperti
berikut :

Menubuh Jawatankuasa Pelaksana EKSA/5S

Menyediakan Pelan Tindakan Amalan EKSA/5S

Menyenarai peranan dan fungsi jawatankuasa

Mendapatkan sepenuhnya Komitmen Pengurusan terhadap

pelaksanaan EKSA/5S.

Menyediakan latihan untuk fasilitator dan warga organisasi.

Mengadakan lawatan ke agensi yang telah mendapatkan

pensijilan untuk tujuan pendedahan (sekiranya perlu).

Jawatankuasa EKSA |IPG KPM

15

ii.

Peringkat Kedua
Peringkat ini memerlukan organisasi melakukan aktiviti-aktiviti seperti
berikut :

Mempromosikan Amalan EKSA/5S melalui poster, banting dan

sebagainya.

Menghebahkan carta pelaksanaan Amalan EKSA/5S, peta

kawasan dan senarai tugas serta tanggungjawab.

iii.

Menerangkan objektif amalan EKSA/5S kepada pegawai dan

kakitangan.

Merasmikan amalan EKSA/5S dan melantik jawatankuasa.

Peringkat Ketiga
Peringkat ini memerlukan organisasi melakukan aktiviti-aktiviti seperti
berikut :

Mewujudkan kumpulan amalan EKSA/5S mengikut zon masingmasing.

Melaksanakan gotong-royong.

Mengenalpasti barang/ dokumen yang tidak sesuai untuk

digunakan lagi.

Menyediakan jadual pembuangan dan pembersihan.

Memastikan barang/ dokumen yang telah disisih, sapu

kemudiannya disusun dengan kemas dan teratur.

Melabelkan barang/ dokumen mengikut nombor atau warna

yang bersesuaian.

Menetapkan susunan barang/ dokumen yang bersesuaian

mengikut cara yang menampakkan kekemasan dan
keseragaman.

iv.

Peringkat Keempat
Peringkat ini memerlukan organisasi melakukan aktiviti-aktiviti seperti
berikut :

Menubuhkan pasukan audit dalaman.

Menyediakan pelan tindakan audit dalaman.

Mewujudkan kriteria pengauditan dalaman.

Merancang dan melaksanakan aktiviti penambahbaikan.

Jawatankuasa EKSA |IPG KPM

16

v.

Peringkat Kelima

Memberi pengiktirafan Amalan EKSA/5S secara berkala kepada zon

terbaik.

Mengekalkan pensijilan daripada MPC

Jawatankuasa EKSA |IPG KPM

17

10.

JAWATANKUASA INDUK DAN PELAKSANA AMALAN EKSA/5S

CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA INDUK AMALAN EKSA/5S

PENASIHAT
(PENGARAH

PENGERUSI
(Yeow Kek Ong)

S/U & FASILITATOR

(Hashim B. Khalil)

PENYELARAS
(S. Rudzitha Zainal Abidin)

JKK AUDIT

Catherine Cheah Ming Ming

JKK LATIHAN

JKK PROMOSI

Norsiah Bt Bahari

Noor Sham Bt Sabtu

Jawatankuasa EKSA |IPG KPM

18

JAWATANKUASA PELAKSANA AMALAN EKSA/5S JABATAN DAN UNIT:

ZON

KETUA

AHLI (+Swasta)

Asrama

Pen Pengurus

Penyelia

Aras bawah-PEK

Staf perkhidmatan,
pentadbiran, kewangan,
teknikal
cetak,ULDP&UPK .

Aras 1 & 3 - KJA JHEP

Staf JHEP, JTP, Khidmat

sokongan

Anjung Makmur

KJA KS

Staf JKS

Anjung Budiman

KJA PK

Staf JPK

Anjung Jauhari

KJA PraSek

Staf Pra sek

Aras 2 -KJA JIP

Staf JIP, JPJK, JPM, JB

Aras 1- KJA PIPK

Staf PIPK & UPA

Aras 0 - KUPP

Staf UPP & UAP

Anjung Ehsan

KJA SN

Staf SN & MT

Dewan & Kafeteria

KPT

Staf Khidmat Sokongan

Anjung Ilmu & garaj

KUPS

Staf PS & Pemandu

Kompleks PGL

KUKOKU

Staf Koku

Muzium

Naib Pengerusi Muzium

AJK Muzium

BISA

KJA JAPIM

Staf JAPIM

STOR

PT N17

Staf Stor

Anjung Hikmah

PENYELARAS
(S. Rudzitha Bt. Zainal
Abidin)

Anjung Cendekia

Jawatankuasa EKSA |IPG KPM

19

11.

SENARAI TUGAS JAWATANKUASA

i.

Senarai Tugas Jawatankuasa Induk EKSA/5S

Menentukan hala tuju pelaksanaan amalan EKSA/5S

Meluluskan pelan pelaksanaan dan belanjawan

Meluluskan panduan pelaksanaan amalan EKSA/5S

Mengenalpasti ahli jawatankuasa dan fasilitator EKSA/5S

Menetapkan sistem pengiktirafan

Memantau dan menilai kemajuan pelaksanaan

Memastikan audit dilaksanakan secara berkala

Memantau kemajuan pelaksanaan dengan menggubal standard

yang sesuai dengan matlamat amalan EKSA/5S

ii.

Memastikan pencapaian objektif amalan EKSA/5S

Senarai Tugas Jawatankuasa Pelaksana EKSA/5S

Menyelaras pelaksanaan amalan EKSA/5S

Menyedia dan mengedar minit kepada semua

Menyediakan pelan pelaksanaan

Menyediakan belanjawan

Membantu fasilitator dalam pelaksanaan amalan EKSA/5S

Memastikan perjalanan amalan EKSA/5S seperti yang dirancang

Mendapat sokongan dan pengiktirafan daripada pihak atasan

Memastikan semua zon mematuhi peraturan dan panduan yang

disediakan

Membantu menbekalkan keperluan pelaksanaan amalan EKSA/5S

Menyediakan laporan pelaksanaan amalan EKSA/5S secara berkala

iii.

Senarai Tugas Jawatankuasa Promosi

Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi EKSA/5S untuk

tempoh 6 - 12 bulan

Memastikan pelaksanaan pelan promosi ke arah membina kesedaran

amalan EKSA/5S kepada semua warga

Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan

Merancang dan memperuntukkan bajet bagi memastikan aktiviti

promosi dapat dilaksanakan sebagaimana yang dirancang

Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran

EKSA/5S dalam kalangan warga kepada Jawatankuasa Induk

Jawatankuasa EKSA |IPG KPM

20

iv.

Senarai Tugas Jawatankuasa Latihan

Menyediakan pelan latihan bagi memupuk pemahaman mengenai

konsep dan amalan EKSA/5S kepada semua warga

Mengenalpasti latihan yang diperlukan dari semasa ke semasa bagi

mengukuh aktiviti amalan EKSA/5S serta amalan peningkatan kualiti
yang lain

Memastikan setiap warga diberi peluang untuk menghadiri latihan

Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran

EKSA/5S dalam kalangan warga kepada Jawatankuasa Induk.

v.

Senarai Tugas Jawatankuasa Audit

Menyediakan kriteria audit yang bersesuaian

Dapatkan input dan maklum balas daripada ketua jabatan/ ketua

unit dan fasilitator

Dapatkan kelulusan Jawatankuasa Induk EKSA/5S

Menentukan kekerapan aktiviti audit pada peringkat awal audit

dilaksanakan lebih kerap

Menyemak kriteria audit dari semasa ke semasa mengikut keperluan

Melaporkan status pelaksanaan aktiviti kepada Jawatankuasa Indu

vi.

Senarai Tugas Fasilitator

Menyelaras pelaksanaan amalan EKSA/5S

Menjadi pemudahcara perjalanan program

Mengadakan mesyuarat zon

Membantu mengurus aktiviti-aktiviti promosi

Menghebahkan maklumat terkini aktiviti pelaksanaan amalan EKSA/5S

Memberi latihan kepada ahli dalam zon

vii.

Senarai Tugas Seluruh Warga

Bekerjasama dalam kumpulan

Melaksanakan tugas yang diagihkan secara aktif

Bertanggungjawab untuk mengemas tempat kerja sepanjang masa

Mempunyai kesedaran mengenai persekitaran kerja

Memberi cadangan penambahbaikan

Mewujudkan hubungan harmoni dalam kalangan ahli

Jawatankuasa EKSA |IPG KPM

21

12.

STANDARD AMALAN EKSA/5S

1.

SUDUT EKSA/5S DI SETIAP SEKTOR

Jawatankuasa EKSA |IPG KPM

22

2.

STANDARD KAWALAN MEJA KERJA

Jawatankuasa EKSA |IPG KPM

23

3.

4.

STANDARD KABINET

STANDARD KAWALAN FAIL

Fail Putih, Fail Keras Dan Fail Dalam Keadaan Baring

Jawatankuasa EKSA |IPG KPM

24

5.

STANDARD POINT DAN RUBBER STAMP

Jawatankuasa EKSA |IPG KPM

25

6.

STANDARD ALAT BERGERAK / GUNA SAMA

7.

STANDARD KAWALAN RUANG PEJABAT

Jawatankuasa EKSA

|IPG KPM

24

8.

STANDARD KAWALAN STOR

9.

STANDARD BILIK MESYUARAT DAN PANTRY

Jawatankuasa EKSA

|IPG KPM

25

13.

PENUTUP
Warga IPG Kampus Perempuan Melayu, Melaka haruslah menjadikan
Amalan Persekitaran Berkualiti EKSA/5S sebagai usaha untuk mewujudkan
persekitaran

tempat

kerja

yang

bersih,

kemas

dan

selamat

serta

meningkatkan produktiviti kerja. Amalan EKSA/5S hendaklah diterapkan agar

menjadi sebahagian daripada budaya kerja

cemerlang

dan

terus

menyumbang kepada peningkatan kualiti penyampaian perkhidmatan dan

peningkatan imej IPG Kampus Perempuan Melayu, Melaka.

Jawatankuasa EKSA |IPG KPM

26

RUJUKAN:
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia. 2010. PANDUAN
AMALAN 5S SEKTOR AWAM. MAMPU, Putrajaya, Malaysia
Kementerian Pengajian Tinggi. Buku Panduan AMALAN 5S Persekitaran Kondusif
Pemacu Transformasi. Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia, Putrajaya, Malaysia.
Kementerian Pertahanan Malaysia.
BUKU PANDUAN AMALAN PERSEKITARAN
PROGRAM 5S MinDef. Jalan Padang Tembak, Kuala Lumpur.
Institut Aminuddin Baki. 2011. MANUAL AMALAN 5S INSTITUT AMINUDDIN BAKI.
Jabatan Penerbitan & Dokumentasi, Pusat Dokumentasi & Sumber Pendidikan, Institut
Aminuddin Baki, Kementerian Pelajaran Malaysia.
Universiti Malaysia Pahang. BUKU PANDUAN PROMOSI AMALAN 5S. Jawatankuasa
Promosi Amalan 5S, Pusat Pembangunan Korporat & Pengurusan Kualiti, Universiti
Malaysia Pahang.
Mahkamah Syariah Perak.
PANDUAN PELAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN
BERKUALITI 5SJKSPk. Perak Darul Ridzuan.

Jawatankuasa EKSA |IPG KPM

27