1.

SEJARAH KEWUJUDAN 5S

1.1.

Amalan 5S telah wujud sekitar 60 tahun yang lalu.

Diasaskan oleh M.

Nakatshugawa, konsep ini diasaskan bersempena dengan nilai-nila yang telah diamalkan oleh suri rumah di Negara Jepun. Melihat kepada keadaan rumah di negara Jepun, kebanyakkan daripada rumah di sana adalah bersaiz kecil di mana ruang tamu akan dijadikan tempat berjumpa dengan rakan taulan pada siang hari, manakala pada sebelah malam, ruang tamu itu akan menjadi tempat tidur. Atas alasan ruang yang sempit, maka suri rumah di Negara Jepun perlu megamalkan dua konsep iaitu sisih barangan jika tidak perlu dan susun semula barangan tersebut selepas digunakan. Konsep ini telah diguna secara

meluas pada tahun 1955 oleh Persatuan Keselamatan dan Kesihatan Industri Jepun (JISHA) bagi mempromosikan kempen keselamatan bagi industri-industeri di Negara tersebut.

1.2.

Sebelum 5S diwujudkan, konsep 2S iaitu SISIH (Seiri) dan SUSUN (seiton) amat popular di Negara Jepun. Ketika itu, tumpuan hanya diberikan terhadap Tetapi apabila timbul keperluan

jaminan keselamatan di tempat kerja sahaja.

terhadap peningkatan produktiviti dan kualiti, pada tahun 1970an, konsep 2S tersebut telah mengalami evolusi dimana ia telah menjadi konsep 5S. Unsur

SAPU (seiso), SERAGAM(Seiketsu) dan Displin (Shitsuke) telah ditambah menjadi konsep tersebut kini dikenali sebagai 5S.

1.3.

Konsep 5S ini telah digunapakai di seluruh Jepun bagi membantu Jepun bangkit dari kemelesetan ekonomi selepas kalah pada Perang Dunia Kedua.

Kemampuan dan keupayaan Jepun untuk bangkit menjadi kuasa ekonomi dunia adalah bukti keberkesanan amalan 5S di dalam industri.

2.

POLISI AMALAN 5S

Polisi merupakan satu kenyataan bagi menunjukkan komitmen oleh pihak pengurusan mahupun warga kerja. Dalam melaksanakan amalan 5S, satu polisi perlu diwujudkan

Contoh Polisi 5S Pejabat Pelajaran Daerah Segamat

PEJABAT PELAJARAN DAERAH SEGAMAT POLISI 5S

Pejabat Peajaran Daerah Segamat beriltizam mengamalkan 5S secara efektif dan kami yakin bahawa y y 5 S adalah asas kepada budaya kerja berkualiti 5 S akan menghasilkan persekitaran kerja yang lebih selesa dan teratur supaya kerja akan menjadi lebih produktif, cekap, selamat dan menjimatkan kos y 5 S akan menghasilkan pekerja yang berdisplin tinggi dan berkualiti

Justeru itu, kami komited menjadikan 5 S budaya kerja kami

T/T Ketua Unit P/O

3.

RASIONAL AMALAN 5S Budaya kerja yang cemerlang dan berkualiti adalah penting dalam memastikan PPD

Segamat terus menjadi sebuah pejabat kerajaan yang berdaya saing. Amalan 5S penting kerana ia dapat membantu PPD Segamat meningkatkan imej dan mejadi lebih efisen. Adalah menjadi tanggungjawab semua warga kerja PPD Segamat mengamalkan 5S seterusnya menjadikan sebagai budaya kerja. Konsep amalan 5S adalah mudah difahami oleh semua orang kerana * * * Terminologi yang digunapakai adalah mudah Konsepnya adalah logik dan bersifat semulajadi terhadap perilaku manusia Ia boleh digunapakai oleh semua jenis organisasi baik Jabatan Kerajaan ataupun Industri

4.

KONSEP 5S

4.1.

Kumpulan 5S adalah terdiri diantara 5-10 orang yang bekerja di suatu tempat, masa, mempunyai jenis kerja, keluaran atau perkhidmatan yang sama.

4.2. Tugas kumpulan 5S, diantaranya :

mewujudkan tempat kerja yang sentias kemas, bersih dan menyenangkan sepanjang masa

y y

memastikan tempat kerja tidak berhabuk mesin atau peralatan komputer sentiasa kemas, bersih, rapi susunannya dan diselenggara secara khusus

sentiasa berusaha ke arah meningkatkan suasana tempat kerja menjadi lebih selesa dan menyenangkan

melaksanakan kerja dengan berpandu dan berlandaskan pendekatan KAIZEN ( Peningkatan secara berterusan )

5.

PRINSIP 5S Program ini adalah berasaskan kepada prinsip-prinsip berikut :y Pekerja adalah diiktiraf kerana mereka adalah aset yang sangat berharga y Mereka diberi motivasi dan galakan ke arah memberi sumbangan kepada kejayaan pejabat y y y Penyertaan dan sokongan sepenuhnya daripada segenap pihak Semangat kerjasama dan kerja berpasukan Sentiasa menggalakkan pekerja ke arah kreaviti dan inovasi dalam melaksanakan tugas y Berbangga dengan kejayaan yang diperolehi semasa program ini.

6.

FAEDAH 5S

Pada hari ini, banyak organisasi telah mengamalkan 5S sebagai pemangkin terhadap peningkatan kualiti kerja. Sepertimana pernah disebutkan oleh seorang Ketua Eksekutif

sebuah syarikat yang memenangi Konvensyen 5S peringkat Kebangsaan 2006 Kami tidak pernah melihat apa-apa pendekatan yang sangat MUDAH tetapi amat BERKESAN dan boleh dilaksanakan dengan KOS yang rendah melainkan AMALAN 5S

Antara kesan yang ketara dalam amalan 5S : y y y y y y y y y y mewujudkan suasana kerja yang selesa dan selamat mengamalkan konsep KAIZEN ( peringkat secara berterusan ) membina semangat kerjasama serta berpasukan membentuk tabiat kerja yang baik mewujudkan pengurusan yang cekap dan berdaya saing meningkatkan produktiviti meningkatkan prestasi tenaga kerja meningkatkan kualiti barangan dan perkhidmatan penjimatan kos (membantu inisiatif Ops Trim X) meningkatkan moral pekerja

7.

STRATEGI PENGURUSAN Bagi membantu pengurusan dalam pelaksanaan 5S, beberapa strategi boleh

digunapakai y setiap warga kerja perlu diberi pendedahan serta kemahiran dalam pelaksanaan sistem 5S y mewujudkan satu sistem 5S yang menyeluruh dan berkesan yang boleh dihayati dan diamalkan di setiap peringkat warga kerja y mewujudkan penguatkuasaan bagi memastikan kejayaan amalan 5S secara menyeluruh y pelancaran rasmi program 5S dan pelaksanaan kursus kesedaran 5S, kursus untuk warga kerja, lawatan sambil belajar, pameran dan papan notis, penampalan poster, bunting 5S dan fliers y membentuk pasukan yang mempunyai budaya kerja yang seragam dan mempunyai pengetahuan serta mengamalkan prinsip-prinsip 5S yang boleh dilihat dan diukur keberkesanan dan kecekapannya.

DEFINISI 5S

LOGO 5S PPD Segamat

SEIRI / SORT / SISIH Penyisihan barang-barang yang perlu dan tidak perlu. Barangbarang yang tidak perlu dibuang mengikut kategori pembuangan iaitu terus buang, recycle atau buang melalui saluran-saluran tertentu ( seperti pelupusan fail, dokumen kewangan, kimia dll ) SEITON / SET IN ORDER / SUSUN Menyusun & menyimpan barang-barang dengan kemas, mudah diambil dan mudah disimpan semula ditempatnya setelah diambil

SEISO / SHINE / SAPU Membersihkan dan mencuci kawasan tempat kerja dengan rapi supaya tiada habuk, kotoran serta barang-barang asing yang tidak perlu

SEIKETSU / STANDARDISE /SERAGAM Memelihara kebersihan & penyusunan barang sepanjang masa di tempat kerja bagi memudahkan amalan Seiri, Seiton dengan berkesan SHITSUKE / SUSTAIN / SENTIASA AMAL Berdisplin & melatih warga pekerja mematuhi peraturan penjagaan kebersihan yang baik & mengamalkan setiap masa. contoh Audit Berkala Sebagai dan Seiso

Lampiran B Contoh Amalan 5S 5S ELEMENTS GUIDELINE 1. 1.1 Table On table a. Not more than 3 files on the table during office hour. b. 1 IN/ OUT/ KIV Tray c. 1 table kalender d. After work, keep documents, things and belongings in their place. e. No dust on the table. Under table a. 1 dustbin (cubicle only) b. Not more than 1 pair of shoes or slipper Under glass table a. Telephone s extension allowed keep under glass. b. Not more than 5 cards/photos and neatly arranged.

1.2

1.3

2. a. c. b. d. e.

Drawer. Top- Daily used things (paper/ note/ memo) Bottom- Personal Top- Stationery office equipment. Middle- Non belongings (spoon, mug) No food allowed in the drawer No dust/ insect inside.

3. a. b. c. d. e.

Cabinet Do not plase thing on the top of the cabinet Grouping items accordingly and with label. Arrange and clean cabinet regularly No food allowed in the cabinet No dust

4. a. b. c. d.

Chair. Chair in good condition ( no tear, broken) Keep in proper place after used. Do not put over coat/ suit coat on the chair. Must either hang it inside the locker or keep inside the bottom drawer Do not keep thins on chair except cushion.

5. a. b. c. d. e.

Cubicle Shelve Manuals/ Files with standard filing label. Not more than 3 decorations on the shelf (example vase, small aquarium, small clocks Books placed neatly by using book holder Do not put any other items except listed above Clean, no dust

6. a. b. c.

Name tag/ name plate For cubicles and room background in black, writing in gold colour For cubicles name tag to be placed on top of the partition board and clearly seen. For rooms name tag to be stamped on the door 6 ft from the floor.

Senarai Jawatankuasa Induk 5S Pejabat Pelajaran Daerah Segamat 2009

Penasihat

En. Yasiran bin Maskom Pegawai Pelajaran Daerah Segamat En. Jais bin Saadon Timbalan Pegawai Pelajaran Daerah Segamat En. Hamzah bin Ahmad PPPD Menengah Tn. Hj. Sazali bin Ahmad PPPD Sains Matematik Tn. Hj. Anuar bin Hashim PPPD HEM En. Muhamad Adzam Shah bin Mardi Pembantu Khas Koakademik Pn. Hashimah bt Ayub Pegawai Eksekutif ( EO )

Pengerusi

Timbalan Pengerusi

Naib Pengerusi 1

Naib Pengerusi 2

Penyelaras

Penolong Penyelaras

Jawatankuasa

Unit Latihan

En. Sallehuden bin Zulkifli PPPD Teknik Vokasional En. Hazni bin Osman Pegawai Khas Menengah En. Azmi bin Sukiman PPPD Sains Kemasyarakatan

Unit Promosi

Unit Audit

Senarai Jawatankuasa Kerja 5S Pejabat Pelajaran Daerah Segamat 2009

Penyelaras

En. Muhamad Adzam Shah bin Mardi Pembantu Khas Koakademik Pn. Hashimah bt Ayub Pegawai Eksekutif ( EO ) Pn. Masita bt Abdul Rahman

Penolong Penyelaras

Setiausaha

Jawatankuasa Kerja

Zon 1 ( Bilik Mesyuarat dan Seminar ) -

Fasilitator : Tn. Hj. Sazali bin Ahmad Ketua Kumpulan : Pn. Fadzilah Ashikin bt Abd Rahman Fasilitator : Tn. Hj. Anuar bin Hashim Ketua Kumpulan : Pn. Hashimah bt Ayub Fasilitator : En. Azis bin Asnaban Ketua Kumpulan : Cik Aida bt Saleh Fasilitator : En. Othman bin Mon Ketua Kumpulan : Pn. Muliati bt Ismail Fasilitator : En. Zulkiflee bt Esa Ketua Kumpulan : En. Amir Rashid bin Hj. Arshad Fasilitator : En. Fauzi bin Abu Sarin Ketua Kumpulan : En. Muhamad bin Sarip Fasilitator : Tn. Hj. Hamzah bin Majid Ketua Kumpulan : Tn. Hj. Ahmad Firdaus b. Said Fasilitator : En. Jasmani bt Saimain Ketua Kumpulan : Pn. Nurul Huda bt Sabaruddin Fasilitator : En. Mohd Narawi bin Mohamed Ali Ketua Kumpulan : Cik. Rozita bt Rosdi Fasilitator : En. R. Manogaran Ketua Kumpulan : Pn. Norhaslinda bt Mohamad Fasilitator : En. Jaafar bin Mat Ketua Kumpulan : En. Zainal bin Abu Bakar

Zon 2 ( Unit Pentadbiran )

Zon 3 ( Unit Kewangan )

Zon 4 ( Bilik Fail )

Zon 5 ( Bilik Cetak )

Zon 6 ( Stor Alatan 1 dan 2 )

Zon 7 ( Surau / Tandas )

Zon 8 ( Caf dan Pantries )

Zon 9 ( Lobi Tingkat Atas )

Zon 10 ( Lobi Tingkat Bawah / Papan Kenyataan ) Zon 11 ( Laman PPD )

Senarai Ahli Kumpulan

Zon 1 : Bilik Mesyuarat dan Bilik Seminar

Bil 1. 2. 3.

Nama Tn. Hj. Sazali bin Ahmad Pn. Fadzilah Ashikin bt Abd. Rahman En. Ahmad Nurdin bin Mohd Amin

Catatan Fasilitator Ketua Kumpulan Ahli

Zon 2 : Unit Pentadbiran

Bil 1. 2. 3. 5. Tn. Hj. Anuar bin Hashim Pn. Hashimah bt Ayub Pn. Masillah bt Marjuni Cik Ismaayu bt Ismail

Nama

Catatan Fasilitator Ketua Kumpulan Ahli Ahli

Zon 3 : Unit Kewangan

Bil 1. 2. 3. 4. En. Azis bin Asnaban Cik Aida bt Salleh En. Hasbullah b. Abd Ghani Pn. Khairul Bariah bt Salleh

Nama

Catatan Fasilitator Ketua Kumpulan Ahli Ahli

Zon 4 : Bilik Fail

Bil 1. 2. 3. En. Othman bin Mon Pn. Muliati bt Ismail Pn. Nor Azreen bt Ishak

Nama

Catatan Fasilitator Ketua Kumpulan Ahli

Zon 5 : Bilik Cetak

Bil 1. 2. 3.

Nama En. Zulkiflee bin Esa En. Amir Rashid bin Hj. Arshad En. Mohamad bin Md. Din

Catatan Fasilitator Ketua Kumpulan Ahli

Zon 6 : Stor Alatan 1 dan 2

Bil 1. 2. 3. En. Fauzi bin Abu Sarin En. Muhamad bin Sarip En. Ismail bin Mohd Rafiee

Nama

Catatan Fasilitator Ketua Kumpulan Ahli

Zon 7 : Surau / Tandas

Bil 1. 2. 3. 4.

Nama Tn. Hj. Hamzah bin Majid Tn. Hj. Ahmad Firdaus bin Said Pn. Salbiah bt Warmen Pn. Rumayzah bt Mohd Kasmuri

Catatan Fasilitator Ketua Kumpulan Ahli Ahli

Zon 8 : Caf dan Pantries

Bil 1. 2. 3. 4.

Nama En. Jasmani bin Saimain Pn. Nurul Huda bt Sabaruddin Pn. Norwani bt Mat Yusof Pn. Mazanah bt Ahamad

Catatan Fasilitator Ketua Kumpulan Ahli Ahli

Zon 9 : Lobi Tingkat Atas

Bil 1. 2. 3.

Nama En. Mohd Narawi bin Mohamad Ali Cik Rozita bt Rosdi Pn. Masita bt Abd Rahman

Catatan Fasilitator Ketua Kumpulan Ahli

Zon 10 : Lobi Tingkat Bawah

Bil 1. 2. 3.

Nama En. R. Manogaran Pn. Norhaslinda bt Mohamed Cik. Pauziah bt Abd Rahman

Catatan Fasilitator Ketua Kumpulan Ahli

Zon 11 : Landskap

Bil 1. 2. 3. En. Jaafar bin Mat En. Zainal bin Abu Bakar En. Mohd Halmi bin Ismail

Nama

Catatan Fasilitator Ketua Kumpulan Ahli

Zon 12 : E-Kiosk

Bil 1. 2. 3. Tn. Hj. Ramlan bin Jahari Pn. Maheram bt Mat Ali En. Azlan bin Abd Wahab

Nama

Catatan Fasilitator Ketua Kumpulan Ahli

Zon 9 Zon 1

Zon 6 Zon 1

Zon 7 Zon 8 & 12

Zon 10

Zon 5

Zon 4

Zon 2

Zon 3

Aliran Kerja Program 5S Pejabat Pelajaran Daerah Segamat

Bil 1. 2.

Tarikh 10 November 2009 11 November 2009

Program Mesyuarat Penyelarasan Kali Pertama Mesyuarat Kecil / Perbincangan Aktiviti - Selaraskan Program - Bajet ( jika ada ) - Minit Curai / Minit Mesyuarat Perlaksanaan Program - Gotong Royong - Kemaskini - Tagging - Yellow Line - Dsb ( yang berkaitan ) - 5S ( Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal ) Majlis Pelancaran Program 5S Pejabat Pelajaran Daerah Segamat Majlis Disempurnakan Oleh : Datuk Dr. S. Subramaniam Menteri Sumber Manusia, Kementerian Sumber Manusia, Merangkap Ahli Parlimen Segamat

Tempat Bilik Mesyuarat PPD Segamat Bebas / Bergantung kepada kumpulan

3.

12 20 November 2009

Zon Kumpulan

4.

21 November 2009

Semua

5.

23 November 2009

Mesyuarat Penyelarasan kali kedua bersama ketua pasukan Penilaian / Pemantauan dan Penambah baik kawasan / zon Semua zon siap / Perlaksanaan Do 5S dilaksanakan Penerapan Amalan 5S / Kekal / Pemantauan Berkala

Bilik Mesyuarat

6.

20 25 November 2009

Zon Kumpulan

7. 8.

9 Disember 2009 10 Disember 2009 2010

Semua Semua

Contoh Tag 5S