FORMAT PENULISAN MINIT MESYUARAT

Pengenalan
1. Minit adalah satu rekod yang bertulis mengenai perkara-perkara yang dibincangkan dalam
sesuatu mesyuarat.
2. Jika tiada catatan, segala perbincangan tidak akan ada tindakan susulan.
Komponen Minit Mesyuarat
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Aluan Pengerusi
Pengesahan Minit Mesyuarat dan Pindaan
Perkara-Perkara Berbangkit
Pembentangan Kertas Kerja atau Mengemukakan Laporan
Hal-Hal Lain
Penangguhan

Format Minit
1.
2.
3.
4.

Format minit disusun mengikut agenda mesyuarat.

Catatan nama ahli mesyuarat disusun mengikut kekananan ahli yang hadir.
Minit mesyuarat direkodkan secara tepat, jelas dan padat.
Catatan setiap perkara yang dibincangkan hendaklah menunjukkan sama ada Tindakan atau
Makluman sahaja.
5. Nama penyedia minit, penyemak dan Pengerusi atau mana-mana pegawai yang diberi kuasa
untuk mengesahkan dicatat.
6. Tarikh minit disediakan.
Pengesahan Maklumbalas/Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat

1. Pihak yang telah diberi tanggungjawab melaksanakan sesuatu keputusan mesyuarat

hendaklah memberi maklumbalas kepada urusetia mesyuarat.
2. Urusetia hendaklah membuat ringkasan dan penganalisaan terhadap maklumbalas yang
diterima.
3. Catatan nama ahli mesyuarat disusun mengikut kekananan ahli yang hadir.
4. Minit mesyuarat direkodkan secara tepat, jelas dan padat.
5. Catatan setiap perkara yang dibincangkan hendaklah menunjukkan sama ada Tindakan atau
Makluman sahaja.

Disediakan oleh
Bahagian Pentadbiran & Kewangan
Pejabat Canselori
15 Julai 2013

G:\Mesy. JPU\JPU Khas\Pendaftar\format penulisan minit mesyuarat.doc

SULIT
BIL. 1/2013

MINIT
MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN UNIVERSITI
BIL. 1/2013 (KALI KE-118)

TARIKH: 7 JANUARI 2013

Tarikh : 7 Januari 2013

Masa : 2.00 Petang
Tempat : Bilik Mesyuarat Eksekutif, Pejabat Canselori,
Kampus Kota
KEHADIRAN

Bil

Nama

Jawatan

1. 1.

YBhg. Prof. Datuk Dr. Raduan bin Che Rose

Naib Canselor/Pengerusi

2. 2.

YBhg. Prof. Dr. Roselina binti Ahmad Saufi

Timbalan Naib Canselor (A&A)

3. 3.

YBhg. Prof. Madya Abdul Aziz bin Ab Latif

Timbalan Naib Canselor (HEPA)

4. 4.

YBhg. Prof. Dr. Mohamad Kamal bin Harun

Penolong Naib Canselor (PIK)

5. 5.

YBhg. Prof. Dr. Razli bin Che Razak

Pendaftar

6. 6.

YBrs. En. Mohd Yusri bin Awang

Pemangku Bendahari

7. 7.

YBrs. En. Azman bin Hashim

Ketua Pustakawan

8. 8.

YBhg. Prof. Datuk Abdul Halim bin Sidek

Penasihat Undang-Undang

9. 9.

YBhg. Prof. Dr. Hj Ibrahim bin Che Omar

Pengarah Kampus Jeli

TURUT HADIR

Bil

Nama

Jawatan

1.

YBhg. Prof. Dr. Nik Maheran binti Nik Muhammad

Pengarah Pusat Hal Ehwal Korporat

2.

YBrs. Tn. Haji Mohd Nor bin Jaafar

Pengarah, Pusat Pembangunan Infra & Perkhidmatan

SULIT
BIL. 1/2013

MINIT
MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN UNIVERSITI
BIL. 1/2013 (KALI KE-118)

TARIKH: 7 JANUARI 2013

URUSETIA

Bil

Nama

Jawatan

1.

En. Mohd Akhmal bin Abu Bakar

Penolong Pendaftar Kanan, Bahagian Pembangunan

Organisasi, Pejabat Pendaftar

2.

En. Mohd Norhafizan bin Muhammad

Penolong Pendaftar, Bahagian

Pembangunan Organisasi, Pejabat Pendaftar /
Pencatat

2.

Pn. Sharifah Noor Lella bt Ahmad

Pembantu Tadbir (P/O), Bahagian Pembangunan

Organisasi, Pejabat Pendaftar

MINIT
MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN UNIVERSITI
BIL. 1/2013 (KALI KE-118)

SULIT
BIL. 1/2013
BIL.
1.

PERKARA/ISU

TANGGUNGJAWAB

TARIKH: 7 JANUARI 2013

STATUS TINDAKAN

ALUAN PENGERUSI
Mesyuarat dimulakan dengan bacaan Ummu Kitab Al-Fatihah dan ucapan
terima kasih oleh YBhg. Datuk Pengerusi kepada semua ahli yang hadir.
YBhg. Datuk Pengerusi seterusnya menarik perhatian ahli kepada perkara
berikut:
1.1 Kehadiran Ahli Baru
YBhg. Datuk Pengerusi mengalu-alukan kehadiran ahli baru
iaitu Tn. Hj. Mohd Nor bin Jaafar, Pengarah PPIP yang baru

Semua pihak

Mesyuarat mengambil maklum.

1.2 Format Minit Mesyuarat

YBhg. Datuk Pengerusi meminta agar urus setia menyediakan
minit mesyuarat menggunakan format baru dengan
berpandukan format minit mesyuarat Kabinet.

Urusetia

Format minit mesyuarat yang baru akan

digunakan bermula minit mesyuarat JPU Bil.
1/2013.

Pegawai Pengurusan
Universiti &

Setiap portfolio akan membentangkan agenda

masing-masing pada mesyuarat akan datang.

1.3 Laporan dan Pembentangan Bagi Setiap Portfolio

YBhg. Datuk Pengerusi meminta urus setia memasukkan dalam
agenda mesyuarat agar setiap portfolio mempunyai agenda
masing-masing untuk dibentangkan dalam mesyuarat akan
datang.

Urus setia

MINIT
MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN UNIVERSITI
BIL. 1/2013 (KALI KE-118)

SULIT
BIL. 1/2013
BIL.

PERKARA/ISU

TANGGUNGJAWAB

TARIKH: 7 JANUARI 2013

STATUS TINDAKAN

1.4 Keberadaan Pegawai Pengurusan Di Kampus Kota

YBhg. Datuk Pengerusi meminta supaya Pegawai Pengurusan
Tertinggi Universiti perlu berada di Kampus Kota sekurangkurangnya sekali seminggu pada hari yang ditetapkan termasuk
Pengarah Kampus Jeli dan Pengarah PPIP.
YBhg. Datuk Pengerusi meminta agar Pendaftar menempatkan
Pembantu Tabdir (P/O) di Kampus Kota bagi mewakili
Pengarah Kampus Jeli dan Pengarah JPIP.

Pegawai Pengurusan
Tertinggi Universiti

Pendaftar

Mesyuarat mengambil maklum.

Tindakan telah diambil oleh Pejabat Pendaftar.

1.5 Keputusan Universiti

YBhg. Datuk Pengerusi memaklumkan bahawa setiap
perbincangan di dalam mesyuarat JPU adalah sulit dan tidak
boleh dihebahkan sebelum keputusan atau minit mesyuarat
diedarkan.

Semua pihak &

Urusetia

Ahli mesyuarat mengambil maklum mengenai

perkara ini.
Dalam hal yang sama, Pendaftar juga dalam
mesyuarat
Pejabat
Pendaftar
telah
mengingatkan urusetia Mesyuarat Utama
Universiti iaitu BPO supaya memastikan semua
dokumen dan fail-fail mesyuarat utama
Universiti diselenggara dan disimpan dengan
baik.

SULIT
BIL. 1/2013

MINIT
MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN UNIVERSITI
BIL. 1/2013 (KALI KE-118)

BIL.

PERKARA/ISU

2.

PENGESAHAN
MINIT
MESYUARAT
JAWATANKUASA
PENGURUSAN UNIVERSITI BIL.13/2012 (KALI KE-117)
Mesyuarat bersetuju mengesahkan Minit Mesyuarat
Jawatankuasa Pengurusan Universiti Bil.13/2012 (kali ke-117)
yang diadakan pada 7 Januari 2013 disahkan dengan
beberapa pindaan;
i) Minit 1.5(i), Muka Surat 4
semua pensyarah yang tidak memegang jawatan di pejabat
perlu memenuhi minimum 12 jam beban pengajaran
seminggu dipinda kepada semua pensyarah yang tidak
memegang jawatan di fakulti atau universiti perlu memenuhi
minimum 12 jam beban pengajaran seminggu.
ii) Minit 1.5 (ii), Muka Surat 4
pensyarah yang memegang jawatan di pejabat perlu
memenuhi sekurang-kurangnya 6 jam beban pengajaran
seminggu dipinda kepada pensyarah yang memegang
jawatan di fakulti atau universiti perlu memenuhi sekurangkurangnya 6 jam beban pengajaran seminggu.

TARIKH: 7 JANUARI 2013

TANGGUNGJAWAB

STATUS TINDAKAN

Urus Setia

Pindaan minit Mesyuarat JPU Bil. 13/2012 telah

dibuat.

SULIT
BIL. 1/2013
BIL.
3.

MINIT
MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN UNIVERSITI
BIL. 1/2013 (KALI KE-118)
PERKARA/ISU

TARIKH: 7 JANUARI 2013

TANGGUNGJAWAB

STATUS TINDAKAN

Pendaftar

Perbincangan lanjut akan dibuat dengan pihak

Babson pada 3 -11 Februari 2013 semasa
lawatan kerja YBhg. Datuk Naib Canselor,
YBhg. Timb. Naib Canselor (A&A) dan YBhg.
Prof Pendaftar ke United Kingdom.

PERKARA-PERKARA BERBANGKIT
3.1 Minit 1.3, Muka Surat 4 Kepakaran dari Babson
College, Amerika Syarikat melalui keahlian GCEE
dalam memantapkan silibus keusahawanan Universiti.
YBhg. Datuk Pengerusi meminta agar Pendaftar teruskan
untuk dapatkan kepakaran dari Babson College bagi
memantapkan lagi silibus keusahawanan Universiti.

3.2 Minit 1.8, Muka Surat 5 Susunan Tempat Duduk Dalam

Bilik Kuliah
YBhg. Datuk Pengerusi meminta agar semua meja dan
kerusi jenis kayu ditukar kepada jenis besi (kalis air). Ini
adalah untuk mengelakkan meja dan kerusi mengalami
kerosakan apabila berlaku banjir.

Pengarah JPIP

Menyusul tindakan selanjutnya.

3.3 Minit 1.9, Muka Surat 6 - Aktiviti Pembangunan Pelajar

YBhg. Datuk Pengerusi meminta untuk diadakan sesi
perjumpaan dengan semua staf akademik yang terlibat dalam
kelab dan persatuan yang ditubuhkan.

Timbalan Naib
Canselor (HEPA)

Mesyuarat HEP telah menetapkan polisi

penubuhan kelab dan persatuan pelajar mesti
melantik sekurang-kurangnya seorang staf
akademik sebagai penasihat.

SULIT
BIL. 1/2013

MINIT
MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN UNIVERSITI
BIL. 1/2013 (KALI KE-118)

BIL.

PERKARA/ISU

TANGGUNGJAWAB

4.

LAPORAN PRESTASI PERBELANJAAN MENGURUS BAGI TEMPOH 1

JANUARI 2012 SEHINGGA 30 OKTOBER 2012

Mesyuarat mengambil maklum berkenaan Prestasi Perbelanjaan

TARIKH: 7 JANUARI 2013

STATUS TINDAKAN

Mesyuarat mengambil maklum.

Mengurus Universiti bagi tempoh 01 Januari 2012 sehingga 31

Disember 2012 yang berjumlah RM91,839,415 iaitu 100.26%
berbanding jumlah peruntukan mengurus yang diluluskan bagi
tahun 2012 dan pecahannya mengikut setiap Pusat Tanggungjawab
(PTj).
5.

KERTAS KERJA UNTUK PERBINCANGAN & KELULUSAN

5.1 Kertas Kerja JPU 1/2013 - Cadangan Penganjuran
Kursus Induksi Khusus Kepada Staf Pengurusan
Tertinggi Universiti Malaysia Kelantan
Mesyuarat mengambil maklum dan meluluskan
Cadangan Penganjuran Kursus Induksi Khusus Kepada
Staf Pengurusan Tertinggi Universiti Malaysia Kelantan.
YBhg. Datuk Pengerusi juga meminta agar dijemput
jemputan dari luar seperti Ketua Pengarah KPT, KSU
KPT atau ahli Lembaga Pengarah Universiti. Mesyuarat
juga bersetuju untuk mengubah perancangan aturcara
dan tajuk ceramah untuk kursus kepada tajuk yang lebih
mencabar dan lebih kepada tema keusahawanan.

Pendaftar

Cadangan supaya menjemput YBhg. Prof,

Datuk Rujhan, Ketua Pengarah JPT.

Menyusul tindakan selanjutnya.

SULIT
BIL. 1/2013
BIL.

MINIT
MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN UNIVERSITI
BIL. 1/2013 (KALI KE-118)
PERKARA/ISU

TANGGUNGJAWAB

TARIKH: 7 JANUARI 2013

STATUS TINDAKAN

5.2 Kertas Kerja JPU 2/2013 - Cadangan Pengubahsuaian dan

Menaiktaraf Ruang Perpustakaan UMK Kampus Kota Dalam
Menangani Masalah Banjir dan Meningkatkan Keselesaan
Pengguna

Mesyuarat mengambil maklum dan YBhg. Datuk

Pengerusi meminta agar kertas kerja ini disatukan dengan
kertas kerja dari pihak Timbalan Naib Canselor (HEPA)
untuk perbincangan lanjut.

Ketua Pustakawan

Mesyuarat mengambil maklum.

Penasihat UndangUndang

Dalam tindakan.

Ketua Pustakawan

Mesyuarat mengambil maklum.

5.3 Kertas Kerja JPU 3/2013 - Cadangan Deraf Peraturan

Universiti Malaysia Kelantan (Lalu Lintas Jalan) 2012
Diambil maklum dan dipersetujui supaya kertas kerja
berkenaan dibawa untuk kelulusan Mesyuarat Lembaga
Pengarah Universiti (LPU) akan datang.
6.

KERTAS KERJA UNTUK MAKLUMAN

6.1 Laporan Banjir di Perpustakaan Universiti Malaysia
Kelantan di Kampus Kota
YBhg. Datuk Pengerusi merakam dan mengucapkan
perhargaan terima kasih kepada semua staf perpustakaan yang
telah bertungkus lumus menjaga harta Universiti terutama bukubuku dan sebagainya.

MINIT
MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN UNIVERSITI
BIL. 1/2013 (KALI KE-118)

SULIT
BIL. 1/2013
BIL.
7.

PERKARA/ISU

TANGGUNGJAWAB

TARIKH: 7 JANUARI 2013

STATUS TINDAKAN

HAL-HAL LAIN
7.1

Surat dari KPT Urusan Penyediaan dan

Pembentangan Laporan Tahunan dan Penyata
Kewangan (LTPK) Tahun 2012.
YBhg. Datuk Pengerusi memaklumkan dan
mengingatkan ahli mesyuarat mengenai perkara ini dan
iainya perlu disediakan dengan merujuk kepada jadual
kerja yang telah disediakan oleh KPT.

Pegawai Pengurusan
Tertinggi Universiti

Menyusul tindakan selanjutnya.

Pengarah PHKS
(PHEK)

Menyusul tindakan selanjutnya.

7.2 Pembentukan (Wujudkan potong) Kumpulan Untuk

Penyediaan Kalendar dan Diari
YBhg. Datuk Pengerusi meminta agar Pengarah PHKS
(PHEK) membentuk (mewujudkan-potong) kumpulan
yang terdiri daripada para pensyarah UMK untuk
membuat penyediaan kalendar dan diari. Ini adalah
untuk memastikan tiada kesilapan yang berlaku selepas
percetakan dan edaran dibuat.
8.

PENANGGUHAN MESYUARAT
Mesyuarat ditangguhkan pada jam 5.05 petang dengan bacaan Surah
Al-Asr.

10

MINIT
MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN UNIVERSITI
BIL. 1/2013 (KALI KE-118)

SULIT
BIL. 1/2013

TARIKH: 7 JANUARI 2013

Disediakan oleh :

Disemak oleh:

...................................... ...........................
MOHD NORHAFIZAN BIN MUHAMMAD
PENOLONG PENDAFTAR
BAHAGIAN PEMBANGUNAN ORGANISASI
(PENYEDIA MINIT)
TARIKH :

......................................................
MOHD AKHMAL BIN ABU BAKAR
PENOLONG PENDAFTAR KANAN
BAHAGIAN PEMBANGUNAN ORGANISASI
TARIKH:

Disahkan oleh:

...........................................................
PROF. DR. RAZLI BIN CHE RAZAK
PENDAFTAR
(SETIAUSAHA)
TARIKH:

11