Professional Documents
Culture Documents
2016 CONTOH Pengurusan Mesyuarat PDF
2016 CONTOH Pengurusan Mesyuarat PDF
Berdasar
Pekeliling
Ikhtisas
4/1986
Membicarakan pelaksanaan
MESYUARAT YANG BERKUALITI dari
segi tatacara dan kos efektif.
Mempertingkatkan KUALITI Pengurusan
Mesyuarat melalui PKPA.
PERSEDIAAN URUSETIA
Kewibawaan Pengerusi
Kesediaan Untuk Bermesyuarat
Gelagat dan Tabiat Ahli-Ahli Mesyuarat.
11
PERANCANGAN
SEMASA MESYUARAT
1. Awal Mesyuarat
Datang awal untuk menyesuaikan dengan suasana dan ahliahli mesyuarat
Mulakan mesyuarat tepat pada masa yang ditetapkan
Wujudkan suasana yang sesuai dengan mesyuarat dengan
ucapan aluan dan memperkenalkan ahli sekiranya perlu
Maklumkan mengenai tujuan, objektif dan tempoh
mesyuarat
Maklumkan mengenai prosedur mesyuarat
Meluluskan minit mesyuarat lepas sekiranya ada
Menjelaskan perkara pentadbiran pada awal mesyuarat
SEMASA MESYUARAT
2. Perbincangan
Mulakan perbincangan
mengemukakan soalan mengenai isu
menjemput pandangan mengenai isu
menjemput penjelasan/taklimat dari ahli berkenaan
Beri peluang yang sama kepada ahli yang ingin bercakap
Galakkan penyertaan dari semua ahli
Daptkan penjelasan berkenaan perkara tidak jelas
Menahan, menghalang perbincangan tidak berkaitan
Mengawal perjalanan waktu dan pembahagian masa
Mengawal masalah ahli mesyuarat - ahli pendian, banyak
cakap, bersikap negatif
Kekalkan suasana harmonis/elak selisih faham
Buat kesimpulan dari masa ke semasa apa yang dibincangkan
SEMASA MESYUARAT
3. Penutup
SEBELUM MESYUARAT
Menghantar notis
mesyuarat serta semua
dokumen yang berkenaan dalam jangkamasa yang
mencukupi
SEMASA MESYUARAT
SELEPAS MESYUARAT
mungkin
KESILAPAN MESYUARAT
TIDAK TEPATI MASA
MINTA MAAF SEBAB LEWAT
TAK BERSEDIA
RENDAH DIRI
EGO/TONJOL DIRI
DOMINASI MESYUARAT
SUKA CERITA KECEMERLANGAN SILAM
PANDANG REMEH IDEA AHLI
MEMALUKAN AHLI YANG BERI PANDANGAN
KESILAPAN
MESYUARATsamb..
Tercabar dengan idea bernas
Keluar dari tajuk mesyuarat
Agenda tiada keutamaan
Meyalahkan orang lain
Keputusan yang tidak mahu di ubah
Anggap perubahan sebagai beban
Suasana tegang dan tidaak selesa
Tidak konseptual
Emosi pengerusi tak stabil
KESILAPAN
MESYUARATsamb..
Banyak perkara tertangguh bawa ke hadapan
Ganguan mas amesyuarat
Gangguan momentum
Rahsia tapi bincang terbuka
Dipendek kerana r n r
Penampilan tak senonoh
Etika di cabuli
Terlalu ramai ahli
Ahli penting tak hadir tanpa pengganti
KESILAPAN
MESYUARATsamb..
Bilik telus
Bilik berbau
Peemriksaan keselamatan tak di buat
Tiada bilik rehat
3 Agenda
BENTUK AGENDA
Rangka Tajuk sahaja; paling lazim.
Lengkap Tujuan setiap agenda dan rangka
TINDAKAN PRAMESYUARAT
Bil.
Butiran
2.
3.
4.
Menempah minuman.
5.
Menyediakan fail.
TINDAKAN PRAMESYUARAT
Bil.
Butiran
8. Memberitahu pihak yang akan menyediakan
TINDAKAN PRAMESYUARAT
Bil.
Butiran
13. Menyediakan surat jemputan yang mengandungi
maklumat asas seperti nama jawatankuasa, tarikh
dan tempat mesyuarat, masa mula dan masa
dijangka tamat, agenda mesyuarat, nama pengerusi,
jenis pakaian.
TINDAKAN PRAMESYUARAT
Bil.
Butiran
17. Menentukan tempat duduk yang mencukupi
disediakan dan jika perlu.*
18. Menyediakan dan menyusun tanda nama ahli-ahli
mesyuarat yang akan hadir mengikut kekananan. *
19. Memastikan alat pembesar suara disediakan dan
berfungsi. *
20. Memastikan alat-alat tulis disediakan di atas meja,
jika perlu. *
TINDAKAN PRAMESYUARAT
Bil.
Butiran
23. Berhubung dengan ahli-ahli mesyuarat untuk
menentukan senarai ahli-ahli yang akan hadir.
24. Menyediakan senarai ahli yang akan hadir dua hari
sebelum mesyuarat diadakan.
25. Meneliti maklum balas dan mengenal pasti tindakan
bagi menyelesaikan masalah-masalah yang timbul,
dua hari sebelum mesyuarat.
26. Menerangkan kepada ahli mesyuarat tentang cara
memberi penghormatan (address) kepada pengerusi
dalam mesyuarat, jika pengerusi baharu.
27. Mengingatkan ahli mesyuarat agar memberitahu
pengerusi atau setiausaha sekiranya berhajat
meninggalkan mesyuarat.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
2.
3.
4.
5.
6.
5 Minit
TINDAKAN SUSULAN
JAWATANKUASA INDUK KEUTUHAN
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA 4/200X
Bil.
Para
Perkara
TINDAKAN SUSULAN
MINIT MESYUARAT JK. KURIKULUM NEGERI 2/200X
Agenda
Perkara
Tindakan
Pemuafakatan maktab
dengan PPG dan PPD amat
baik. Semua program/projek
KPKM, Teaching School,
Pensiangan-Salinatan, dll.
tidak menghadapi masalah.
CABARAN PENGERUSI
MESYUARAT
BIJAKSANA MENGENAI TATACARA
MESYUARAT
BERKEPERIBADIAN : TENANG, PERAMAH,
JELAS dan BERPENGETAHUAN
BERWIBAWA
54
MESYUARAT BERKESAN
BERPAKAIAN KEMAS
BERSOPAN-SANTUN
MENYUMBANGKAN IDEA
TIDAK MENYAKITI HATI ORANG
LAIN
55
MESYUARAT BERJAYA
NYATAKAN TUJUAN dan HASIL
MESYUARAT
EDARAN AGENDA
PENGERUSI PERLU MENGAWAL
AGENDA MESYUARAT
KEPUTUSAN
56
Terima Kasih