Access1

Giáo trình Access 1 – Trung tâm Tin học ĐH. Sư phạm Kỹ thuật TP.
HCM
Baøi 1. TỔNG QUAN VỀ ACCESS 2007

1.1. KHÁI NIỆM HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU QUAN HỆ
- Cơ sở dữ liệu (Database): Là một tập hợp các dữ liệu có liên quan với nhau chứa
thông tin về một tổ chức nào đó (như một trường đại học, một ngân hàng, một công ty,
một nhà máy, ...), được lưu trữ trên các thiết bị nhớ như đĩa từ, băng từ …) để đáp ứng
nhu cầu khai thác thông tin của nhiều người sử dụng với nhiều mục đích khác nhau.
- Mô hình CSDL quan hệ: Theo mô hình này, dữ liệu bên ngoài được đưa vào
máy tính thể hiện trong các bảng. Mỗi bảng gồm nhiều cột và nhiều dòng. Mỗi cột có
một tên duy nhất mô tả về một thuộc tính của thực thể mà ta đang quản lý gọi là
trường hoặc vùng (field). Mỗi dòng mô tả thông tin chi tiết về các thuộc tính của một
đối tượng cụ thể trong quản lý gọi là một bản ghi hay một bộ (Record).
- Hệ Quản Trị CSDL quan hệ: là phần mềm dùng để tạo lập CSDL theo mô hình
CSDL quan hệ và thao tác trên CSDL đó.
1.2. GIỚI THIỆU ACCESS 2007
1.2.1. XUẤT XỨ
Access 2007 là một phần mềm hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational Database
Management System : RDBMS) chạy trên môi trường Windows 2000 trở lên thuộc bộ
Office 2007 do hãng phần mềm MicroSoft sản xuất.
Đây là một phần mềm chuyên dùng trong quản lý, là hệ thống các chương trình hỗ trợ
các tác vụ quản lý, khai thác dữ liệu lưu trữ trên máy tính theo mô hình cơ sở dữ liệu
quan hệ thực thể kết hợp.
Hình 1.1: Giới thiệu Microsoft Access 2007.

1.2.2. BẮT ĐẦU LÀM VIỆC VỚI ACCESS 2007
1.2.2.1 Khởi động Access 2007
Cách 1 : Gọi từ menu Start, chọn Programs, Microsoft Office, rồi chọn MicroSoft
U U
Office Access 2007.
Trang 1
Giáo trình Access 1 – Trung tâm Tin học ĐH. Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM
Hình 1.2 : Khởi động MS Access từ menu Start.

Cách 2 : Nếu đã có sẵn một Shortcut trên màn hình Desktop cho Access 2007, double
U U
Click vào Shortcut này.
Hình 1.3 : Biểu tượng MS Access trên desktop.

Cách 3: Gọi menu Start, chọn Run rồi gõ vào tên đầy đủ của tập tin thực thi
U U
ACCESS.EXE
Hình 1.4 : Khởi động MS Access từ hộp thoại Run.

Sau khi khởi động ta có màn hình giao diện làm việc giữa người sử dụng với Access
2007 như sau:
Trang 2
Hình 1.5 :Màn hình làm việc đầu tiên giữa người sử dụng với Access 2007 .
1.2.2.2 Làm việc với trang Getting Started
Trong trang mở màn bắt đầu làm việc với Access 2007 nó phục vụ cho người dùng ba
mục đích sau:
Từ màn hình giao diện ban đầu này người dùng có thể làm việc với Office
Online Website của hãng Microsoft về những vấn đề liên quan đến phần mềm
Microsoft Access 2007 nếu máy bạn có kết nối với Internet.
Ta có thể Click chuột vào

một trong những liên kết sau
đây để đọc các thủ thuật hữu
ích từ Office Online Website
của hãng Microsoft.
Hình 1.5.1 :Màn hình Office Online Website của Microsoft Access 2007 .
Trang 3
Từ màn hình giao diện ban đầu này người dùng có thể mở nhanh một file cở sở
dữ liệu của Access mà ta sử dụng gần đây hoặc các file cơ sở dữ liệu đã tồn tại
trên đĩa.
Ta có thể Click chuột vào

một tên file cần mở hoặc
Click chuột vào “More” để
mở các file đã tồn tại khác.
Hình 1.5.2 :Màn hình để chọn mở một file cơ sở dữ liệu của Access 2007.
Từ màn hình giao diện ban đầu này người dùng cũng có thể Click chuột vào
mục Blank Database để tạo một file cơ sở dữ liệu mới của Access.
Hình 1.5.3 :Mục để Click vào tạo ra một file cơ sở dữ liệu mới trong Access.
1.2.2.3 Giới thiệu về các khuôn mẫu (Templates) trong Access 2007
Các template là các cơ sở dữ liệu đã tạo sẵn. Các template nhằm mục đích giúp
người dùng tiết kiệm công sức để tạo các cở sở dữ liệu của mình và cho phép ta có
thể đi thẳng đến giai đoạn tinh chỉnh và nhập dữ liệu thông qua bốn chủ đề chính.
Hình 1.5.4 :Mục để Click vào tạo ra một file cơ sở dữ liệu mới theo chủ đề.
- Business: Chủ đề quản lý trong thương mại

- Personal: Chủ đề quản lý về nhân sự
- Sample: Một số mẫu ví dụ minh họa
- Education: Chủ đề quản lý trong giáo dục
a) TẠO TẬP TIN CSDL MỚI

• Trong màn hình Getting Started Click chuột vào nút Blank Database
Trang 4
Hình 1.6 : Màn hình khi Click chọn Blank Database

• Trong hộp thoại File Name gõ vào tên file cần tạo (kể cả đường dẫn nếu cần
thiết hoặc Click vào biểu tượng folder bên phải để chọn folder chứa file
CSDL mới). Mặc định khi một file Access 2007 mới được tạo lập nó sẽ tự
động có tên là DatabaseX.accdb được lưu trữ trong My Documents trên
máy của bạn. Tất cả các đối tượng cơ sở dữ liệu trong Access sẽ được chứa
đựng trên một file duy nhất có phần mở rộng là accdb thay cho phần mở
rộng mdb mà các phiên bản Access trước đó sử dụng. (Chú ý: Access 2007
có thể mở và làm việc với một file có phần mở rộng là mdb của các phiên
bản Access trước 2007).
Trang 5
Hình 1.7 : Hộp thoại dùng xác định tên và vị trí lưu tập tin CSDL mới.
• Click chuột vào nút OK để tạo lập.
b) MỞ TẬP TIN CSDL ĐÃ CÓ
Hình 1.8 : Chọn mở file CSDL đã có ở mục Open Recent Database
Trang 6
Từ màn hình Getting Started ta có thể mở một tập tin cơ sở dữ liệu Access đã
được tạo trước đó. Trong khung liệt kê danh sách các tập tin đã được thao tác gần
đây (recently files) để lựa chọn mở nhanh lại, hoặc Click vào More Files.... để mở
hộp thoại Open, lựa chọn các tập tin khác để mở. Sau khi lựa chọn tập tin cần mở,
Click nút Open.
Hình 1.9 : Hộp thoại Open để chọn tập tin cần mở .
Trang 7
Hình 1.10 : Màn hình làm việc khi một File cơ sở dữ liệu của Access đang mở .
Chú ý: Trong màn hình 1.10 ta thấy có một thông báo lạ là:
Hình 1.11 : Dòng cảnh báo của Access khi mở một file CSDL đã có sẵn
Nếu giữ dòng cảnh báo này thì Access sẽ không cho ta sử dụng những thao tác can
thiệp thay đổi dữ liệu trong file CSDL này. Việc này ta sẽ thấy rõ khi chạy các Action
Query để thay đổi dữ liệu trong Table. Để ta có toàn quyền can thiệp vào dữ liệu của
file đang mở, từ hình 1.10 ta Click chuột vào nút Options sau đó chọn Enable this
content và Click chuột vào nút OK.
Trang 8
Hình 1.12 : Hộp thoại xuất hiện khi Click chuột vào nút Options
Trang 9
1.2.3. MÀN HÌNH LÀM VIỆC CỦA ACCESS 2007

Sau khi khởi động Access, cửa sổ chính Access xuất hiện như sau:
Hình 1.13: Màn hình làm việc của Microsoft Access 2007.
Trong màn hình của một file cơ sở dữ liệu ta có giao diện bao gồm các thành phần
chính như sau:
Trang 10
• Nút Office nằm ở góc trên trái của màn hình dùng để kích hoạt
Menu chính.
Hình 1.13.1: Menu chính xuất hiện khi Click chuột vào nút Office
• Thanh công cụ Quick Access: Xuất hiện ở trên cùng màn hình chứa các nút
công cụ chính để làm việc với File cơ sở dữ liệu của Access.
Hình 1.13.2: Thanh công cụ Quick Access

• Thanh công cụ Ribbon: Xuất hiện ở phía trên màn hình gom nhóm các lệnh của
Access lại với nhau. Thanh ribbon này cho phép ta thực hiện các tác vụ khác
nhau lên file cơ sở dữ liệu.
Hình 1.13.3: Thanh Ribbon
Trang 11
• Khung định hướng: Nằm dọc bên trái màn hình cho phép ta thu gọn hoặc
khai triển để quan sát và làm việc với các đối tượng chứa trong file cơ sở dữ
liệu đang làm việc.
Click chuột vào

đây để thu gọn
hoặc khai triển
Hình 1.13.4a. Khung định hướng Hình 1.13.4b.Khung định hướng khi được khai triển
khi đang thu gọn
Khi Click chuột vào nút trên thanh định hướng ta có các lựa chọn như sau:
Trang 12
Các mục chọn của Navigate To Category

• Custom: Các đối tượng bên trong khung
hiển thị theo sự lựa chọn của người sử
dụng.
• Object Type: Các đối tượng trong khung
sắp xếp theo kiểu đối tượng.
• Tables and Related Views: Các đối tượng
bên trong khung sắp xếp theo mối quan hệ
của các đối tượng khác với từng Table.
• Created Date: Các đối tượng bên trong
khung sắp xếp theo ngày giờ tạo lập.
• Modified Date: Các đối tượng bên trong
khung sắp xếp theo ngày giờ cập nhật.
Các mục chọn của Filter by Group
• Tables: Trong khung chỉ hiển thị tên các
Table.
• Queries:Trong khung chỉ hiển thị tên các
Hình 1.13.4c:Các chọn lựa Query.
khi Click chuột vào nút xổ
xuống trong khung định
• Forms:Trong khung chỉ hiển thị tên các
hường. Form.
• Reports:Trong khung chỉ hiển thị tên các
tên report.
• Macros: Trong khung chỉ hiển thị tên các
macro.
• Modules: Trong khung chỉ hiển thị tên các
module.
• All Access Objects:Trong khung hiển thị
toàn bộ các đối tượng.
1.3. KHÁI NIỆM VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS

1.3.1. TẬP TIN CƠ SỞ DỮ LIỆU
Microsoft Access 2007 làm việc với tập tin CSDL (Database) có phần mở rộng là
accdb. Cơ sở dữ liệu là tập hợp các thông tin liên quan đến một chủ đề quản lý nào đó.
1.3.2. CÁC THÀNH PHẦN CHÍNH TRONG TẬP TIN CSDL
TABLES : (Bảng dữ liệu) là thành phần cơ bản quan trọng nhất của CSDL; Nó
được thiết kế dưới dạng bảng dùng để lưu trữ thông tin chi tiết về các thực thể
mà chương trình quản lý của ta quan tâm tới. Thông tin của mỗi loại thực thể
được lưu trữ bên trong một Table. Tùy theo mỗi chương trình quản lý của ta có
liên quan đến bao nhiêu loại thực thể mà ta có bấy nhiêu Table để chứa thông
Trang 13
tin tương ứng. Nó ghi các tất cả các biến động phát sinh thông tin về các thực
thể trong quá trình làm việc.
Hình 1.14: Cơ sở dữ liệu BANHANG.Accdb chứa Table T_HosoNV.

QUERIES : (Bảng truy vấn) Là công cụ dùng để truy vấn dữ liệu và thực hiện
các thao tác trên dữ liệu của Table. Nó còn được sử dụng để làm nguồn dữ liệu
cung cấp cho Form và Report có tính định dạng cao hơn Table.
Hình 1.15: Query Q_Chamcong.
Trang 14
FORMS : (Biểu mẫu) Là công cụ dùng để thiết kế màn hình nhập liệu, theo
dõi dữ liệu hoặc thiết kế màn hình giao diện giao tiếp giữa chương trình quản lý
với người sử dụng thông qua các màn hình điều khiển hoạt động của chương
trình ứng dụng.
Hình 1.16.1: Form F_HosoNV dùng để theo dõi và cập nhật dữ liệu cho Table
T_hosoNV.
Hình 1.16.2: Form F_TienichHD dùng để điều khiển hoạt động quản lý hóa đơn
Trang 15
REPORTS : (Báo biểu) Là kết xuất sau cùng của quá trình xử lý dữ liệu từ
Table hoặc là dữ liệu kết quả của Query để tạo ra các bảng thống kê báo cáo
hoặc các nhãn biểu có thể xem trên màn hình hoặc in ra máy in. Báo cáo trong
report có nhiều hình thức trình bày phong phú, đẹp mắt, không những gồm chữ,
số mà có thể có hình ảnh, đồ thị, ...
Hình 1.17.1: Report R_Chamcong in bảng chấm công hàng tháng cho nhân viên
Hình 1.17.2: Report R_theNV in bảng thẻ của từng nhân viên căn cứ vào dữ liệu chứa
trong Table T_hosoNV
Trang 16
MACROS : (Tập lệnh) Là công cụ để tạo ra các tập lệnh (Actions) nhằm tự
động hoá các thao tác thường ngày thay vì phải lặp lại một cách nhàm chán, tốn
thời gian. Khi chạy một macro, Access thực hiện tự động hàng loạt các thao tác
đã được ghi lại trong macro. Công cụ của Access giúp tạo các hành động đơn
giản khi xây dựng ứng dụng mà không cần dùng ngôn ngữ lập trình.
Hình 1.18 : Một macro gồm 3 thao tác.

MODULES : Một dạng tự động hoá cao cấp và chuyên sâu hơn macro. Đó là
những hàm và thủ tục riêng của người dùng được soạn thảo bằng ngôn ngữ
Visual Basic (VBA : Visual Basic for Application), dành cho các lập trình viên
quản lý. Ý nghĩa chung khi sử dụng tập lệnh hoặc bộ mã lệnh là để liên kết các
thành phần khác nhau trong tập tin cơ sở dữ liệu Access lại với nhau, nhằm tự
động hoá các thao tác cần thiết khi có tác động của người sử dụng.
Trang 17
Hình 1.19 : Màn hình hiển thị các thủ tục và hàm trong bộ mã lệnh.
1.3.3. CÁC THAO TÁC TRÊN FILE CSDL
a) TẠO MỚI TẬP TIN CSDL
- Click chuột nút Office chọn New
- Hoặc bấm vào nút New trên thanh Quick Access
- Hoặc bấm Ctrl+N
b) MỞ TẬP TIN CSDL ĐÃ CÓ

- Click chuột nút Office chọn Open
- Hoặc bấm vào nút Open trên thanh Quick Access
- Hoặc bấm Ctrl+O
Xuất hiện hộp thoại Open để ta chọn tên file CSDL cần mở
c) ĐÓNG TẬP TIN CSDL

- Click chuột nút Offce chọn Close Database
- Hoặc bấm vào nút Close trên cửa sổ Database
- Hoặc bấm Ctrl+C
d) Lưu file CSDL hiện hành với phiên bản Access trước phiên bản 2007
- Click chuột nút Office chọn Save as
Chọn phiên bản

Access để lưu
Hình 1.20 : Mục Save as của Menu File khi được kích hoạt
Trang 18
e) IMPORT CÁC THÀNH PHẦN TRONG TẬP TIN CSDL

- Mở tập tin CSDL đích (CSDL cần nhận dữ liệu). Thí dụ: BANHANG.ACCDB
- Triển khai khung Navigation Pane (nếu khung này chưa được khai triển)
Click vào đây để khai triển khung định

hướng Navigation Pane
Hình 1.21 : Màn hình để khai triển khung Navigation Pane.

- Click phải chuột vào ngăn chứa đối tượng cần Import
Trang 19
Hình 1.22 : Short Menu xuất hiện khi Click phải chuột vào ngăn đối tượng
- Chọn mục Import / Access Database
- Chọn tập tin CSDL nguồn trong hộp thoại Import rồi bấm vào nút Import. Thí
dụ chọn BANHANG2008.MDB
Hình 1.23 : Hộp thoại Import Objects dùng để chọn các Object trong CSDL nguồn..
Trang 20
- Chọn thành phần cần Import (Tables, queries,…)

- Chọn đối tượng trong thành phần cần Import (có thể chọn hết bằng cách bấm
vào nút Select All). Sau đó bấm vào nút OK.
1.4. CHUẨN BỊ MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC BAN ĐẦU
Thực hiện phần này để nhập số liệu kiểu ngày theo dạng dd/mm/yy (ngày/tháng/năm)
theo kiểu Việt Nam, và định dạng kiểu biểu diễn của kiểu dữ liệu số.
Chọn Start- Control Panel và chọn mục Regional and Language Options
(Windows XP).
Hình 1.24 : Cửa sổ Control Panel.

- Trong cửa sổ Regional and Language Options, Click chọn nút Customize..
Trang 21
Hình 1.25: Cửa sổ Regional and Language Options

- Trong cửa sổ Customize Regional Options ta có thể chọn:
1.4.1. DẠNG THỨC HIỂN THỊ
SỐ
Chọn thẻ Numbers- Xem và hiệu chỉnh
các mục sau:
Decimal symbol: Ký hiệu phân cách
phần nguyên và phần thập phân.
No. of digits after decimal: Số ký số ở
phần thập phân.
Digit grouping symbol: Ký hiệu phân
cách phần ngàn, triệu,..
List separator: dấu phân cách dùng
phân cách các đối số trong hàm Access
(dùng trong cả Excel, Word,..)
Measurement system: Chọn đơn vị đo
lường US (inch) hoặc Metric
(centimeter).
Hình 1.26: Thẻ Number dùng xác lập dạng thức hiển thị số
Trang 22
1.4.2. DẠNG THỨC HIỂN THỊ NGÀY
Chọn thẻ Date – Xem và hiệu chỉnh

các mục sau:
Calendar: Điều chỉnh lịch (mặc định
1930-2029).
Short date Format: Định dạng ngày,
có thể chọn dd/MM/yy (day: ngày;
Month:tháng; year:Năm).
Date separator: Dấu phân cách các
thông số ngày.
Long date Format: Định ngày dạng
đầy đủ.
Sau cùng Click nút OK để xác nhận
việc định dạng.
Hình 1.27: Thẻ Date dùng xác lập dạng thức hiển thị ngày
Trang 23
Baøi 2. TABLE – BẢNG DỮ LIỆU

2.1. CẤU TRÚC CƠ BẢN CỦA MỘT TABLE
Header Row
Field Name (Dòng tiêu đề)
(tên cột)
Record
(mẩu tin)
Hình 2.1: Cấu trúc của Table T_KHACHHANG.

• Mỗi cột dữ liệu mô tả một thuộc tính của thực thể mà ta quản lý gọi là
trường (Field). Tập hợp các cột dữ liệu (fields) tạo nên cấu trúc của Table.
• Mỗi dòng chứa thông tin chi tiết về các thuộc tính của một thực thể xác
định gọi là Record; Tập hợp các mẩu tin (Records) tạo nên nội dung của
Table.
2.2. TẠO TABLE
Có hai cách để tạo ra một Table mới là:
• Datasheet view: Với cách này ta có thể nhập dữ liệu vào bảng sau đó khai
báo lại tiêu đề các tên cột tương ứng.
• Design View: Cho phép ta xây dựng cấu trúc của Table trước sau đó mới
nhập nội dung của Table đây chính là cách chuyên nghiệp nhất để xây dựng
một Table.
2.2.1. TẠO TABLE BẰNG PHƯƠNG PHÁP DATASHEET VIEW
• Từ màn hình chính chọn phiếu Create sau đó Click chuột vào mục Table
Trang 24
Hình 2.2 : Màn hình xuất hiện khi Chọn phiếu Create và Click chuột vào mục
Table
• Trong cột Add New Field lần lượt nhập nội dung của từng thuộc tính của
mẩu tin đầu tiên rồi nhấn Enter hoặc phím Tab để chuyển đến trường kế
tiếp. Access sẽ tự động thêm tiếp một cột Add New Field mới. Cột vừa mới
nhập thông tin sẽ tự động đổi tên thành Field1,…
Trang 25
Bắt đầu nhập thông Nhập vào nội dung

tin thuộc tính đầu của trường kế tiếp
tiên của Table ở đây
Hình 2.3 : Màn hình tạo Table bằng phương pháp Datasheet view
• Sau khi nhập xong mẩu tin đầu tiên ta có thể Click chuột vào dòng tiếp theo
để tiếp tục nhập nội dung của mẩu tin thứ 2, 3,..
Trang 26
Hình 2.4 : Màn hình minh họa việc nhập tiếp tục mẩu tin kế tiếp
• Bước tiếp theo nên chỉnh sửa lại tiêu đề của các cột dữ liệu để phù hợp với
nội dung nó chứa bằng cách Click kép chuột vào tiêu đề cột hoặc Click phải
vào cột chọn mục Rename Column sau đó gõ lại tên cột phù hợp.
Trang 27
Hình 2.5 : Màn hình minh họa cách đổi tên cột.
• Click chuột vào nút Save (Ctrl+S) để lưu lại Table.
Hình 2.6 : Màn hình minh họa khi lưu Table
Trang 28
• Gõ vào tên Table tương ứng trong hộp thoại Save as (tên mặc nhiên là
Table1) rồi nhấn Ok. (Nên đặt tên Table theo nguyên tắc bắt đầu là chữ
T_tên gợi ý. ví dụ T_HosoNV)
Chú ý: Hạn chế của cách tạo Table bằng phương pháp Datasheet View là
Access sẽ không biết rõ ràng kiểu thông tin nào mà ta có ý định lưu trữ bên
trong mỗi trường của bảng; Nên phương pháp này ít khi được những người
chuyên nghiệp sử dụng.
2.2.2. TẠO TABLE BẰNG PHƯƠNG PHÁP DESIGN VIEW
a) TẠO CẤU TRÚC TABLE (CÁC CỘT CỦA BẢNG)
• Từ màn hình Create Click chuột vào mục Table Design
Hình 2.7 : Màn hinh khi Click chuột vào phiếu Create và chọn Table Design
• Trong màn hình thiết kế ta khai báo các mục sau:
Trang 29
Hình 2.8 : Màn hình thiết kế Table (Design view).

Field Name (tên cột):
o Phải bắt đầu bằng ký tự chữ (A-Z, a-z) hoặc số.
o Trong tên vùng có thể có khoảng trắng, nhưng không chứa các dấu
nháy, dấu chấm câu, dấu [].
o Chiều dài tối đa 64 ký tự.
o Thường đặt tên ngắn gọn, gợi ý, không có khoảng trắng, dấu tiếng
việt.
Data Type : Chọn kiểu dữ liệu (xem mục 2.3).
Description : Ghi chú hay diễn giải ý nghĩa của một Field (không bắt buộc)
Filed Properties : Các thuộc tính chi tiết của một kiểu dữ liệu
b) KHÓA CỦA TABLE
• Khóa chính (Primary key):
Trang 30
- Khóa chính của Table có thể là một hay kết hợp của nhiều cột (field)
để Access nhận diện duy nhất mỗi Record trong Table và nó còn dùng
để liên kết dữ liệu giữa các Table.
- Hệ quả : Giá trị trên cột làm khóa chính không được để trống và
không được trùng nhau. Nó khẳng định được tính duy nhất của thực
thể trong tập thực thể.
Đặt khóa chính cho Table :
- Chọn cột cần đặt khóa chính (nếu chọn nhiều ta phải kết hợp với
phím Shift hoặc Ctrl)
- Click chuột vào nút Primary Key
• Khóa ngoại (Foreign key):

- Khóa ngoại là một hoặc nhiều trường trong một Table, Nó không phải
là khóa chính của Table này nhưng lại là khóa chinh của Table khác.
- Hệ quả: Giá trị chứa trên cột làm khóa ngoại phải tồn tại trong cột mà
nó làm khóa chính của Table kia. Nó khẳng định được tính tồn tại của
thực thể.
c) LƯU TRỮ CẤU TRÚC CHO TABLE

- Chọn lệnh File / Save hoặc Click vào nút Save
Hình 2.9 : Hộp thoại Save As dùng đặt tên cho Table.
- Đặt tên cho Table ở ô Table Name rồi bấm OK
d) NHẬP LIỆU CHO TABLE
• Từ màn hình thiết kế Table (Design view), Click vào nút View
• Nhập nội dung của các mẩu tin vào Table (chú ý trường khóa chính không
được nhập trùng hoặc để rỗng).
Trang 31
2.3. DATA TYPE và FIELD PROPERTIES

2.3.1. KIỂU DỮ LIỆU CỦA FIELD
STT Kiểu dữ liệu Ý nghĩa
1 Text Kiểu chuỗi. Chứa ký tự bất kỳ, chiều dài tối đa 255 ký tự.
2 Memo Kiểu ghi nhớ. Văn bản ghi ký tự bất kỳ, tối đa 65535 ký tự.
3 Number Kiểu số. Chứa trị số
4 Date/Time Kiểu ngày. Chứa trị là ngày/ giơ.
5 Currency Kiểu số định đạng tiền tệ.
6 AutoNumber Kiểu số tự động tăng. Không nhập hoặc sửa đổi được.
7 Yes/No Kiểu luận lý. Gồm hai giá trị đúng(True), hay sai(False).
8 OLE Object Kiểu đối tượng kết nhúng (hình ảnh, tài liệu Word,
Equation,...).
9 Hyperlink Kiểu chuỗi. Là một liên kết siêu văn bản: địa chỉ một trang
Web.
10 Attachments Kiểu dữ liệu cho phép đính kèm file bất kỳ làm giá trị của
thuộc tính (được bổ sung vào Access 2007)
10 Lookup Tạo các cột để chọn giá trị gán sẵn hoặc lấy từ Table/Query
Wizard khác.
2.3.2. CÁC THUỘC TÍNH CỦA FIELD

a) CÁC THUỘC TÍNH FILED CÓ KIỂU TEXT
1 Field size Chiều dài tối đa cho phép nhập liệu. Nếu là văn bản có dấu
tiếng Việt , các ký tự là 2 byte.
2 Format Khuôn dạng chung dữ liệu.
3 Input mask Quy định cho từng ký tự nhập (mặt nạ nhập dữ liệu).
4 Caption Chuỗi tiêu đề cột, dùng chế độ mở bảng nhập dữ liệu.
5 Default value Giá trị mặc định ban đầu khi nhập mẩu tin mới.
6 Validation rule Quy tắc kiểm chứng dữ liệu nhập.
7 Validation Thông báo lỗi khi dữ liệu nhập vi phạm quy tắckiểm chứng.
Text
8 Required Yêu cầu bắt buộc nhập dữ liệu trên cột hoặc có thể để trống.
Giá trị Yes/No. Nếu chọn Yes, bắt buộc phải nhập dữ liệu.
9 Allow zero Chọn Yes, nếu chấp nhận chuỗi rỗng.
length
10 Indexed Chọn một trong các giá trị sau:
No: không có thứ tự.
Yes Duplicate OK: Có thứ tự và cho phép trùng dữ liệu trên
cột ở các mẩu tin trong bảng.
Yes No Duplicate: Có thứ tự và không cho phép trùng dữ liệu
Trang 32
trên cột ở các mẩu tin trong bảng (thường ở field tham gia
vào khoá).
Có thể tạo khuôn dạng cho Text hoặc memo sử dụng các ký hiệu trong bảng sau :
Ký hiệu Mô tả
@ Ký tự (có thể là khoảng trắng), bắt buộc nhập.
& Ký tự, không bắt buộc nhập.
< Chuyển các ký tự sang chữ thường (lowercase).
> Chuyển các ký tự sang chữ in (uppercase).
Khuôn dạng Text và Memo do người sử dụng tạo có thể có 2 vùng. Mỗi vùng định
dạng cho đoạn dữ liệu khác nhau trong field.
Vùng Mô tả
Thứ 1 Định dạng các fields với dạng văn bản.
Thứ 2 Định dạng các fields với các chuỗi rỗng( zero-length strings) và giá trị
Null .
Ví dụ : Định dạng @;"None" trong thuộc tính Format. Khi chiều dài chuỗi khác 0,
ký hiệu @ sẽ hiện nội dung chuỗi ; và "None" sẽ hiện khi chuỗi có chiều dài =0
hoặc giá trị Null trong vùng.
Một số Ví dụ trong bảng :
Định dạng Dữ liệu Hiển thị

@@@-@@-@@@@ 465043799 465-04-3799
@@@@@@@@@ 465-04-3799 465-04-3799
465043799 465043799
> love LOVE
LOVE LOVE
Love LOVE
< love love
LOVE love
Love love
@;"Unknown" Null value Unknown
Zero-length string Unknown
Chuỗi xác định Hiện nội dung chuỗi nhập.
b) CÁC THUỘC TÍNH CỦA FIELD CÓ KIỂU NUMBER
Trang 33
1 Field size Chọn Byte, Integer, LongInteger, Single, Double.

2 Format Khuôn dạng chung dữ liệu : General, Currency, Standard,
Fixed, Percent, Scientific.
3 Decimal place Số ký số ở phần lẻ. Chọn Auto, hoặc quy định từ 0 đến 15 số lẻ.
4 Caption Chuỗi tiêu đề cột, dùng chế độ mở bảng nhập dữ liệu.
5 Default value Giá trị số mặc định ban đầu khi nhập mẩu tin mới.
Chi tiết Filed size:
Kiểu chọn Mô tả Số ký số lẻ Vùng nhớ
Byte Giá trị số nguyên từ 0 đến 255. Không 1 byte
Decimal Giá trị số thực từ -1028 -1 đến 1028 -1. 28 12 bytes
Integer Giá trị số nguyên từ –32,768 đến Không 2 bytes
32,767.
Long Integer (Mặc định) Giá trị số từ – Không 4 bytes
2,147,483,648 đến 2,147,483,647.
Single Giá trị số thực từ –3.402823E38 đến 7 4 bytes
–1.401298E–45 cho số âm và từ
1.401298E–45 đến 3.402823E38 cho
số dương.
Double Giá trị số thực từ – 15 8 bytes
1.79769313486231E308 đến –
4.94065645841247E–324 cho số âm
và từ 1.79769313486231E308 đến
4.94065645841247E–324 cho số
dương.
Chi tiết Format :
Định dạng Mô tả
General (Default) Đúng số được nhập vào.
Number
Currency Có phân cách phần ngàn, số lẻ (separator) chèn thêm $
Euro Giống như định dạng Currency, tuy nhiên chèn thêm dấu € thay cho
dấu $
Fixed Có phân cách phần ngàn và có làm tròn, phụ thuộc vào vị trí số lẻ
trong Decimal places
Standard Có phân cách phần ngàn, số lẻ
Percent Dữ liệu nhập được nhân với 100 và định dạng thêm ký tự %
Scientific Dạng số khoa học
Định dạng khác (Custom Formats)
Người sử dụng có thể tạo khuôn dạng số có 4 phần, phân cách bằng dấu “;”
Phần Description
Trang 34
Thứ 1 Định dạng cho số dương (positive numbers).

Thứ 2 Định dạng cho số âm (negative numbers).
Thứ 3 Định dạng cho số 0 (zero values).
Thứ 4 Định dạng cho giá trị Null .
Ví dụ một dạng định dạng cho Currency :
$#,##0.00[Green];($#,##0.00)[Red];"Zero";"Null"
Có thể tạo khuôn dạng định dạng số có sử dụng các ký hiệu sau :
Ký hiệu Mô tả
. (period) Phân cách phần thập phân. Theo quy định hệ thống(Regional Settings
in Windows Control Panel).
, (comma) Dấu phân cách hàng ngàn (Thousand separator).
0 Một ký số . Hiển thị ký số hay 0.
# Một ký số . Hiển thị ký số hay không có gì.
$ Hiện ký hiệu "$".
% Phần trăm (Percentage). Giá trị được nhân với 100 và sau có ký hiệu
%.
E– or e– Ký hiệu số khoa học, dạng 0.00E–00 hoăc 0.00E00.
E+ or e+ Ký hiệu số khoa học, dạng 0.00E+00.
Ví dụ :
0;(0);;"Null" Hiển thị giá trị dương bình thường; hiện giá trị âm trong cặp ngoặc
đơn (); hiện từ "Null" nếu giá trị là Null.
+0.0;–0.0;0.0 Hiện dấu + với giá trị dương; dấu – với giá trị âm; hiện 0.0 nếu là 0.
c) CÁC THUỘC TÍNH CỦA FIELD CÓ KIỂU DATE/TIME
1 Format Gồm các giá trị trong bảng chi tiết . Dạng khác nên tự nhập vào
như dd/mm/yy.
2 Input mask Quy định cho từng ký tự nhập (mặt nạ nhập dữ liệu).
Chi tiết Format :
General Date(Default) Ngày giờ đầy đủ. Ví dụ: 4/3/08, 05:34:00 PM
Long Date Thứ, ngày, tháng, năm (theo Regional Settings Properties trong
Windows Control Panel). Ví dụ: Saturday, April 3, 2008.
Medium Date Ngày, tháng, năm. Ví dụ: 3-Apr-08.
Short Date Ngày, tháng, năm. Ví dụ: 4/3/08.
Long Time Giờ:Phút:giây AM/PM. Ví dụ: 5:34:23 PM.
Medium Time Giờ:phút AM/PM. Ví dụ: 5:34 PM.
Short Time Giờ:phút. Ví dụ: 17:34.
Định dạng khác (Custom Formats)
Trang 35
Có thể tạo khuôn dạng định dạng ngày.giờ sử dụng các ký hiệu sau :
Ký hiệu Mô tả
: (colon) Dấu cách Giờ:Phút:Giây (theo Regional Settings Properties trong Windows
Control Panel).
/ Dấu phân cách ngày (Date separator).
c Ngày chuẩn theo Standard General Date.
d Ngày trong tháng, 1 hoặc 2 số tùy theo cần thiết (1-31).
dd Ngày trong tháng, luôn 2 số (01- 31).
ddd Tên tắt của ngày trong tuần (Sun - Sat).
dddd Tên đầy đủ của ngày trong tuần (Sunday - Saturday).
ddddd Ngày theo chuẩn Standard Short Date.
dddddd Ngày theo chuẩn Standard Long Date.
w Ngày trong tuần (1 đến 7).
ww Tuần trong năm (1 đến 53).
m Tháng trong năm, 1 hoặc 2 số tùy theo cần thiết (1-12).
mm Tháng trong năm, luôn 2 số (01- 12).
mmm Tên tắt của tháng trong năm (Jan – Dec).
mmmm Tên đầy đủ của tháng trong năm (January - December).
q Quý trong năm (1 đến 4).
y Ngày trong năm (1 đến 366).
yy Năm 2 số sau (01 đến 99).
yyyy Năm đầy đủ (0100 đến 9999).
h Giờ có 1 hoặc 2 số khi cần (0 - 23).
hh Giờ có 2 số (00 - 23).
n Phút có 1 hoặc 2 số khi cần (0 - 59).
nn Phút có 2 số (00 - 59).
s Giây có 1 hoặc 2 số khi cần (0 - 59).
Ss Giây (00 - 59).
ttttt Giờ theo chuẩn Standard Long Time.
AM/PM; Giờ theo cách chia thành 12 giờ, AM:sáng ; PM:chiều.
am/pm;
A/P; a/p;
AMPM
Ví dụ về custom date/time Formats:
Định dạng Hiển thị
ddd", "mmm d", "yyyy Mon, Jun 2, 1997

mmmm dd", "yyyy June 02, 1997
"This is week number "ww This is week number 22
"Today is "dddd Today is Tuesday
Trang 36
d) MẶT NẠ NHẬP LIỆU (INPUT MASK)

Mặt nạ định dạng dữ liệu, dùng để bắt buộc người sử dụng nhập dữ liệu vào bảng
phải tuân theo đúng định dạng đó. Nó được tạo từ sự kết hợp của các ký hiệu dưới
đây phụ thuộc vào yêu cầu định dạng dữ liệu khi nhập.
Ký tự Mô tả
0 Ký số 0 --> 9, bắt buộc nhập, không nhập dấu [+] hoặc [–].
9 Ký số 0 --> 9, và khoảng trắng (space), không bắt buộc nhập, không nhập
dấu [+] hoặc [–].
# Ký số 0 --> 9, và khoảng trắng (space), không bắt buộc nhập, cho nhập
dấu [+] hoặc [–].
L Ký tự A --> Z, bắt buộc nhập.
? Ký tự A --> Z, không bắt buộc nhập.
A Ký tự và ký số , bắt buộc nhập.
a Ký tự và ký số , không bắt buộc nhập.
& Bất kỳ một ký tự nào hoặc khoảng trắng, bắt buộc nhập.
C Bất kỳ một ký tự nào hoặc khoảng trắng, không bắt buộc nhập.
. , : ; Các dấu phân cách: số lẻ, phần ngàn, ngày giờ (theo Regional Settings
-/ Properties trong Windows Control Panel).
< Chuyển đổi các dữ liệu chuỗi ký tự in sang chữ thường.
> Chuyển đổi các dữ liệu chuỗi ký tự thường sang in.
2.4. CÁC PHÉP TOÁN CƠ BẢN - HẰNG - BIẾN TRONG

ACCESS
2.4.1. CÁC PHÉP TOÁN CƠ BẢN
a) TOÁN TỬ SỐ HỌC
Toán tử Phép toán Cú pháp Công dụng
Cộng 2 số a và b. Có thể dùng nối 2 chuỗi
+ Cộng a+b
ký tự
Trừ 2 số a và b. Có thể dùng để biểu diễn
- Trừ a-b
số âm
* Nhân a*b Nhân 2 số a và b
/ Chia a/b Chia 2 số a và b có số lẻ thập phân
Chia
\ a\b Chia 2 số nguyên và lấy phần nguyên
nguyên
^ Lũy thừa a^b a lũy thừa b. Ví dụ : 3^2 = 9
Phần dư
Mod a mod b a chia b lấy phần dư. Ví dụ: 8 mod 3 = 2
phép chia
b) TOÁN TỬ SO SÁNH
Kết quả trả về là True hoặc False. Các toán hạng phải cùng kiểu.
Trang 37
Toán tử Phép toán Cú pháp

= So sánh bằng Toán hạng 1 = Toán hạng 2
> So sánh lớn hơn Toán hạng 1 > Toán hạng 2
< So sánh nhỏ hơn Toán hạng 1 < Toán hạng 2
>= So sánh lớn hơn hay bằng Toán hạng 1 >= Toán hạng 2
<= So sánh nhỏ hơn hay bằng Toán hạng 1<= Toán hạng 2
<> So sánh khác nhau Toán hạng 1 <> Toán hạng 2
c) TOÁN TỬ CHUỖI
Toán tử Phép toán Cú pháp
& Ghép chuỗi Chuỗi 1 & Chuỗi 2
Nếu toán hạng không phải là chuỗi sẽ tự động biến
thành chuỗi và kết quả nhận được là một chuỗi
Nếu cả 2 toán hạng là Null thì kết quả trả về là Null
Like So sánh Biểu thức LIKE khuôn mẫu
chuỗi Có thể dùng các ký tự đại diện
d) TOÁN TỬ LOGIC
Toán tử Phép toán và cú pháp
And Phép Hội. Biểu thức 1 AND Biểu thức 2
Eqv Phép tương đương
Biểu thức 1 EQV Biểu thức 2
Not Phép phủ định
Or Phép tuyển. Biểu thức 1 OR Biểu thức 2
Xor Phép tuyển loại trừ. Biểu thức 1 XOR Biểu thức 2
Imp Phép bao hàm (Implication)
e) TOÁN TỬ KHÁC
Toán tử Ý nghĩa
! Toán tử danh hiệu. Theo sau là tên đề mục do người dùng định
nghĩa (Form, report, control, field).
Ví dụ: Forms!DonDatHang!SOHD
. (dot) Toán tử danh hiệu. Theo sau là tên một thuộc tính.
Ví dụ: Forms!CapNhatHangHoa!MaHH.Visible
[] Dấu bao tên các đề mục
Between…And… Xác định giá trị một biểu thức nằm trong một khoảng nào đó.
Ví dụ: Lọc các mẩu tin có LCB nằm trong khoảng từ 290 đến
310 thì ghi như sau: between 290 and 310
In Xác định giá trị một biểu thức có bằng một trong các giá trị
được chỉ định hay không.
Ví dụ: Xem giá trị của cột HTTT có bằng một trong các giá trị
TM, TP, NO ta ghi In(“TM”,”TP”,”NO”)
Is Dùng với từ khóa Null để xác định biểu thức có Null hay
Trang 38
không
*, ? Ký tự đại diện thường dùng với Like
2.4.2. BIỂU THỨC (EXPRESSION)
a) KHÁI QUÁT
Là thành phần cơ bản của nhiều phép toán, dùng để chỉ định tiêu chuẩn cho
Query, Filter và Macro.
Ví dụ: dùng biểu thức để tạo cột tính toán trong Query:
Trigia=[Soluong]*[Dongia]
b) THÀNH PHẦN CỦA BIỂU THỨC
Là sự kết hợp của các toán tử và toán hạng (danh hiệu, hàm, hằng,
literal,…)
Phần tử Ví dụ Ý nghĩa
Toán tử Các toán tử đã nói ở phần trên Chỉ định một phép toán
Dùng cho một Field,
Danh hiệu Forms!CapNhatHangHoa!MaHH.Visible
điều khiển hay tính chất
Trả về trị dựa trên kết
Hàm Date, Sum,…
quả tính toán của hàm
Biểu diễn 1 giá trị như
Literal “TM”, 100, #23/06/2006#
đã viết
Biểu diễn một trị không
Hằng True, False, Null, Yes, No
đổi
2.5. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý

2.5.1. KHI TẠO CẤU TRÚC CHO TABLE
a) CHƯA LƯU CẤU TRÚC TABLE
Khi ta chưa lưu cấu trúc cho Table mà đóng nó lại hoặc chuyển sang nhập liệu.
Xuất hiện hộp thoại:
Hình 2.10 : Hộp thoại yêu cầu lưu Table.

b) CHƯA ĐẶT KHÓA CHÍNH CHO TABLE
Trang 39
Khi tạo xong cấu trúc khi chưa đặt khóa chính cho Table mà lưu lại hoặc
chuyển sang nhập liệu. Máy hỏi:
Hình 2.11 : Hộp thoại hỏi có tạo khóa chính cho Table.
Chọn:
- Yes : Access sẽ tạo cột để làm khóa chính có tên là ID, có kiểu dữ liệu là
AutoNumber.
- No : Không đặt khóa chính cho Table
- Cancel : Hủy bỏ thao tác vừa làm, trở về màn hình thiết kế để đặt khóa
chính.
c) TẠO COMBO BOX BẰNG WIZARD
- Thí dụ tạo Combo Box cho cột HTTT (Hình thức thanh toán) của Table
T_HOADON có ba giá trị TM (tiền mặt), TP (tín phiếu), NO (nợ):
Click vào mũi tên ở cột Data Type tại dòng chứa tên cột cần tạo Combo
Box và chọn Lookup Wizard:
Trang 40
Hình 2.12 : Chọn Lookup Wizard để tạo Combo Box.

• Bước 1: Những giá trị trong Combo Box được lấy từ đâu? (Chọn nguồn dữ
liệu cho Combo Box). How do you want your lookup column to get its
values). Tự gõ vào hay lấy từ Tables / Queries.
Trang 41
Hình 2.13 : Bước 1 của Wizard.

Chọn : I will type in the values that I want. (Tôi sẽ gõ giá trị mà tôi muốn)
• Bước 2 : Gõ các giá trị cho Combo box mỗi giá trị một dòng.
Hình 2.14 : Bước 2 của Wizard. Hộp thoại cho phép nhập các giá trị cho Combo
Box..
• Bước 3 : Đặt tên nhãn cho Combo Box đây cũng chính là tên cột của Table.
Trang 42
What label would you like for your lookup column.
Hình 2.15 : Bước 3 của Wizard. Đặt tên nhãn cho Combo Box.
Bấm nút Finish để kết thúc.
Lưu ý: Nếu mở Table ở chế độ Design view, chọn thẻ Lookup ta có
Hình 2.16 : Thẻ Lookup của cột HTTT sau khi tạo bằng Wizard..
d) KHAI BÁO CỘT KIỂU YES/NO
Trang 43
- Ở thẻ General thuộc tính Format ta có thể chọn một trong ba giá trị sau:
True/False, Yes/No, On/Off.
Hình 2.17 : Thẻ General của cột có kiểu Yes/No.

- Còn ở thẻ Lookup ta chọn Text Box ở mục Display Control
Hình 2.18 : Thẻ Lookup của cột có kiểu Yes/No.

Lưu ý:
- Ta có thể khai báo như hình dưới nếu muốn Yes là Nam (màu đỏ) và No là
Nữ (màu xanh dương).
Trang 44
Hình 2.19 : Định dạng lại cho cột PHAINAM.

- Các màu có thể chọn: Black, White, Yellow, Cyan, Red, Blue, Magenta,
Green.
2.5.2. KHI NHẬP LIỆU CHO TABLE
a) CHỌN FONT
Cách 1: Sử dụng mục Font trên thanh công cụ định dạng. Cách chọn này chỉ
có tác dụng cho Table đang nhập liệu.
Chọn Font chữ cho Table
Hình 2.20 : Thanh công cụ định dạng.

Cách 2:
• Kích hoạt Menu chính của Access 2007, chọn mục Access Options
sau đó chọn mục DataSheet.
Trang 45
Hình 2.21 :Màn hình định dạng font chữ mặc định cho Table
• Chọn Font chữ, kích cỡ, màu sắc,..để làm font chữ mặc định của
Table sau đó Click chuột vào nút OK
• Cách này có tác dụng cho những Table được tạo sau thời điểm khai
báo.
b) NHẬP LIỆU CHO FIELD KIỂU YES/NO
Nhập -1 tương ứng với Yes và 0 tương ứng với No.
c) NHẬP LIỆU CHO FIELD KIỂU OLE
Click chuột phải vào ô cần nhập liệu rồi chọn Insert Object
Create New (tạo mới đối tượng): chọn Object Type (Microsoft Word
Picture, Paintbrush Picture,…)
Trang 46
Hình 2.22 : Chèn đối tượng được tạo mới.

Create from File: Chèn đối tượng từ File sẵn có trên đĩa. Gõ ổ đĩa, đường
dẫn, tên File (nếu không nhớ rõ thì bấm vào nút Browse).
Hình 2.23 : Chèn đối tượng từ File có sẵn trên đĩa.
2.6. MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC TABLE

2.6.1. CÁC MỐI QUAN HỆ
a) QUAN HỆ ONE TO ONE (1-1)
Mỗi mẩu tin trong Table này quan hệ với một mẩu tin trong Table kia
hay nói cách khác 2 Table sử dụng khóa chính của mình để liên kết với
khóa chính của Table kia.
Thí dụ: Quan hệ giữa Table T_HOSONV (danh sách nhân viên) với
T_CHAMCONG06 (chấm công tháng 06 cho nhân viên) là quan hệ 1-1.
Trang 47
Hình 2.24 : Các mẩu tin trong 2 Table T_HOSONV và T_CHAMCONG06.

b) QUAN HỆ ONE TO MANY (1-N)
Mỗi mẩu tin trong Table này quan hệ với nhiều mẩu tin trong Table kia
hay nói cách khác Table này sử dụng khoá chính để liên kết với trường
khóa ngoại của Table kia.
Thí dụ: Quan hệ giữa Table T_HOADON (danh sách các hóa đơn) và
T_CTHOADON (các chi tiết của hóa đơn) là quan hệ một nhiều.
Hình 2.25 : Các mẩu tin trong 2 Table T_HOADON và T_CTHOADON.

2.6.2. TẠO QUAN HỆ GIỮA CÁC TABLE
- Từ Menu chính chọn Database Tools Click chuột vào nút Relationships
Hình 2.26 : Hộp thoại để chọn mục Relationships
- Click chuột vào Show Table
Trang 48
Hình 2.27 : Hộp thoại Show Table

- Đưa các Table cần thiết lập quan hệ vào cửa sổ Ralationships
Hình 2.28 : Cửa sổ Relationships chứa các Table cần thiết lập quan hệ.
- Drag tên field quan hệ đưa từ Table chính sang Table quan hệ. Xuất hiện
hộp thoại Edit Relationships (Thí dụ drag SoHD từ T_Hoadon sang
T_CTHOADON)
Trang 49
Hình 2.29 : Hộp thoại Edit Relationships

Enforce Referential Integrity: Ép buộc tính toàn vẹn tham chiếu dữ liệu
(nghĩa là trên cột quan hệ không được điền giá trị vào Table quan hệ khi giá trị đó
chưa có ở Table chính.
Cascade Update Related Fields: Tự động thay đổi giá trị trên cột quan hệ ở
Table quan hệ khi giá trị này bị thay đổi ở Table chính.
Cascade Delete Related Records: Tự động xóa mẩu tin trong Table quan hệ
khi mẩu tin tương ứng trên Table chính bị xóa.
Hình 2.30 : Cửa sổ Relationships sau khi đã thiết lập quan hệ

Lưu ý:
- Hai mục Cascade Update… và Cascade Delete… chỉ cho phép chọn khi
mục đầu tiên Enforce… được chọn.
- Nếu khi thiết lập quan hệ có đánh dấu kiểm tra tính toàn vẹn tham chiếu dữ
liệu thì khi bị vi phạm sẽ có báo lỗi sau:
Trang 50
Hình 2.31 : Báo lỗi khi nhập giá trị ở cột quan hệ không có trong Table chính.
Trang 51
Baøi 3. THAO TÁC TRÊN BẢNG DỮ LIỆU
3.1. HIỆU ĐÍNH MỘT TABLE

Một Table có thể được hiệu đính cho 3 mục đích: thiết kế lại cấu trúc cơ sở dữ
liệu, hoặc sửa đổi nội dung các mẩu tin, hoặc thay đổi cách trình bày.
3.1.1. THIẾT KẾ LẠI CẤU TRÚC CSDL
Chọn Table cần thiết kế trong ngăn Table, Click phải chuột vào tên Table và chọn
Design View
Hình 3.1: Menu xuất hiện khi Click phảic huột vào tên Table
xuất hiện hộp thoại cấu trúc. Các thao tác có thể là:
a) SỬA ĐỔI THUỘC TÍNH CỦA FIELD
Chọn field và tiến hành sửa đổi các thuộc tính bên dưới.
Lưu ý: Nếu giảm độ rộng của field, khi lưu lại Access sẽ cảnh báo về việc dữ liệu
trong field có thể bị cắt mất phần đuôi, nếu field đang là "related field" với một
Table khác, Access không cho sửa đổi.
b) XÓA FIELD
Chọn field và Click chuột phải xuất hiện thực đơn tắt (shortcut menu), chọn Delete
Rows . Xuất hiện hộp thông báo, chọn Yes để xoá.
Trang 52
Hình 3.2: Thông báo xoá field.

c) THÊM FIELD MỚI
Chọn dòng tại vị trí muốn chèn vào, chọn mục Insert Rows, một dòng trắng được
chèn vào, nhập nôi dung field mới, Click nút Save để lưu lại.
d) THAY ĐỔI TÊN FIELD
Thay vì chọn chế độ Design View, ta có thể mở Table ở chế độ Open (Datasheet
view), xong di chuyển chuột vào đỉnh cột và Click phải chuột để làm xuất hiện
thực đơn tắt, chọn Rename Column để nhập lại tên field mới.
Hình 3.3: Thực đơn tắt đổi tên field
Trang 53
3.1.2. SỬA ĐỔI NỘI DUNG CÁC MẪU TIN

Click phải chuột vào tên Table chọn mục Open, sẽ mở phần nhập dữ liệu. Các thao
tác có thể là:
a) SỬA ĐỔI RECORD
Chọn Record và tiến hành sửa đổi. Lưu ý: có thể sửa dữ liệu trên field làm khoá,
nhưng dữ liệu không trùng với các mẩu tin khác trên field này. Nếu không sẽ báo
lỗi.
Hình 3.4: Thông báo lỗi nhập trùng dữ liệu vùng khoá.
b) XÓA RECORD
Click ngoài lề trái (nút Record selector) để chọn nhiều Record liền nhau muốn xóa
Click chuột vào Nút Records->Delete->Delete Record (hoặc ấn phím Del).
Hình 3.5: Menu xuất hiện khi Click chuột vào nút Records
Ta cũng có thể xóa bằng cách Click phải chuột vào các mẩu tin đang được chọn và
chọn Delete Record.
Trang 54
Hình 3.6: Menu xuất hiện khi Click phải chuột vào các Record đang được chọn
Sau đó chọn Yes để xóa.
Hình 3.7: Hộp thoại xuất hiện khi xác nhận trước khi xóa mẩu tin.
Ta có thể chọn tất cả các mẩu tin trong bảng bằng tổ hợp phím Ctrl+A .
Lưu ý: Nếu xoá các mẩu tin trong bảng có liên kết (relationship) với các bảng
khác, có thể không xoá được.
c) THÊM RECORD MỚI
Record mới được thêm ngay dưới Record cuối cùng. Sau khi nhập xong, access sẽ
tự sắp theo thứ tự trên vùng khoá. Nếu Table có nhiều Record, nên sử dụng thanh
Navigation Buttons xuất hiện cuối Table đang mở.
Next record
Last record
Previous record
First record
Blank (new) record

Type a record number to
move to
Hình 3.8: Thanh Navigation Buttons.
Trang 55
3.1.3. THAY ĐỔI CÁCH TRÌNH BÀY

a) THAY ĐỔI CÁCH HIỂN THỊ DATASHEET
Khi một Table đang mở ở chế độ DataSheet View ta có thể sử dụng chức năng của
thanh công cụ định dạng để thay đổi cách hiển thị của Table.
Hình 3.9: Thanh định dạng

• Chọn font chữ và kích thước font chữ trong mục font và font size
• Định dạng Font chữ đậm, nghiêng, gạch dưới

• Canh lề dữ liệu hiển thị trong Table theo lề trái, giữa, phải.
• Định dạnh màu chữ hiển thị
• Định dạng màu nền cho các dòng mẩu tin lẻ

• Định dạng màu nền cho các dòng mẩu tin chẵn
• Định dạng đường kẽ bảng

Kẽ đường ngang và dọc
Chỉ kẽ đường ngang
Chỉ kẽ đường đứng
Bảng không có đường kẽ phân cách.
Hình 3.10 Menu xuất hiện khi Click chuột vào mục Gridlines
b) THAY ĐỔI ĐỘ RỘNG CỘT
• Click phải chuột vào tiêu đề cột dữ liệu xuất hiện hộp thoại :
Trang 56
Hình 3.11 Menu xuất hiện khi Click chuột vào tiêu đề cột
• Chọn Column Width
Hình 3.12 Hộp thoại Column Width

• Nhập độ rộng cột (đơn vị inch/cm), Click OK. Có thể chọn Best Fit để có
độ rộng vừa nhất cho các cột hoặc chỉnh độ rộng bằng cách di chuyển chuột
đến ngay đường phân cách tiêu đề cột (mũi tên 2 đầu), kéo và chỉnh độ
rộng cột phù hợp. Nếu Double Click ngay đường phân cách (phải), có tác
dụng như "Best Fit".
c) CHE HOẶC HIỆN CỘT
Chọn các cột cần giấu sau đó Click phải chuột vào thanh tiêu đề. Trong Menu xổ
xuống khi Click phải chuột vào tiêu đề cột ta chọn Hide Columns. Muốn bỏ ẩn thì
chọn mục Unhide Columns muốn che thì bỏ chọn, muốn hiện thì chọn, Click nút
Close để kết thúc.
Trang 57
Hình 3.13 : Hộp thoại Unhide Column

d) DI CHUYỂN CỘT
Muốn di chuyển cột đến vị trí thích hợp khi hiển thị bảng dữ liệu (thứ tự logic),
Click chọn cột (Click tiêu đề cột), nhấn giữ nút trái chuột cho đến khi có khung
hình đính theo đuôi chuột, giữ và rê cột đến vị trí thích hợp.
e) HIỆN NỘI DUNG BẢNG CON LIÊN KẾT (SUB DATASHEET)
Chức năng này cho phép hiển thị các bảng dữ liệu có quan hệ với nhau. Từ bảng
dữ liệu cha, có thể xem chi tiết bảng con liên kết với bảng cha bằng cách Click
chuột vào dấu cộng (+) nằm đầu mẩu tin.
Ví dụ: Quan hệ bảng T_Hoadon - T_CThoadon
Trang 58
Hình 3.14: Hiện bảng dữ liệu có bảng con lồng bên trong.
Muốn giấu dữ liệu của bảng con trong bảng cha ta chỉ cần Click chuột vào dấu
trừ (-) nằm đầu mẩu tin.
3.1.4. TẠO CHỈ MỤC CHO BẢNG DỮ LIỆU
Thực hiện khi muốn các cột được sắp theo một thứ tự nào đó trong bảng, để tiện
việc tìm kiếm dữ liệu trên các cột được nhanh hơn. Các bước thực hiện:
Mở bảng ở chế độ design.
Click chuột vào mục Indexes trên thanh trình đơn
Hình 3.15 : Nút Indexes trên thanh trình đơn

Xuất hiện hộp thoại:
Hình 3.16 : Hộp thoại Indexes để tạo chỉ mục cho bảng
Trong đó các cột
Index Name: Tên chỉ mục do người sử dụng định nghĩa phải duy nhất.
Field Name: Tên các cột muốn sắp thứ tự.
Index Properties: gồm có
Primary Key: Cột sẽ làm khoá chính. Trong một bảng chỉ có duy nhất một
chỉ mục làm khoá chính.
Unique: Dữ liệu sắp xếp cột là duy nhất (Yes/No).
Trang 59
Ignore Nulls: Có chấp nhận dữ liệu rỗng trên cột không (Yes/No).
3.2. THAO TÁC DỮ LIỆU TRONG TABLE
3.2.1. TÌM VÀ THAY THÊ
a) TÌM KIẾM
Mở bảng chứa dữ liệu cần tìm ở chế độ DataSheet
Đặt con trỏ chèn ở cột cần tìm kiếm.
Click chuột vào nút Find trên thanh trình đơn (Ctrl+F).
Xuất hiện hộp thoại Find and Replace
Chọn thẻ Find, gõ từ cần tìm vào ô Find What
Thí dụ: tìm những nhân viên có họ lót là “Nguyễn …”
Hình 3.17 : Hộp thoại Find and Replace, thẻ Find

Mục Match có thể chọn một trong ba giá trị:
• Any Part of Field: giá trị cần tìm là một phần bất kỳ của Field.
• Whole Field: giá trị cần tìm là toàn bộ Field.
• Start of Field: giá trị cần tìm là phần đầu của Field.
Mục Search có thể chọn một trong ba giá trị:
• Up: Tìm từ vị trí con trỏ trở về đầu.

• Down: Tìm từ vị trí con trỏ trở về cuối.
• All: Tìm từ đầu đến cuối cột.
Match Case: Tìm có phân biệt chữ hoa chữ thường.
Trang 60
Search Fields as Formatted: tìm giống như định dạng.

Bấm vào nút Find Next để tiến hành tìm. Tìm có lại bấm Find Next để tìm
tiếp. Khi một mẩu tin thỏa mãn nội dung tìm thì nội dung đó trong bảng sẽ
được bôi đen.
Tìm kiếm gần đúng
Sử dụng các ký tự đại diện (wildcard) khi nhập giá trị cần tìm.
Ký tự Ý nghĩa Ví dụ
? Đại diện một ký tự Hù? --> Hù,Hùn,Hùm,..
* Đại diện các chuỗi ký tự La* --> La, Lan, Lang, Lam,..
# Đại diện một ký số 12### --> từ 12000 --> 12999
[] Đại diện các ký tự nằm trong La[nm] --> Lan, Lam

[]
- Đại diện các ký tự nằm trong [K-N]a --> Ka, La, Ma, Na
một khoảng [ ]
! Phủ định [!K-N]a --> không là Ka, La, Ma, Na
b) TÌM VÀ THAY THẾ

Từ hộp thoại Find and Replace ta Click chuột chon phiếu Replace
Hình 3.18 : Hộp thoại Find and Replace, thẻ Replace
Các mục chọn tương tự như hộp thoại tìm kiếm chỉ khác ở chỗ ta phải gõ từ
cần thay thế ở ô Replace With.
Bấm vào nút Find Next để bắt đầu tìm.
Trang 61
Sau khi tìm thấy:

• Bấm vào nút Replace nếu muốn thay thế từ vừa tìm thấy.
• Bấm vào nút Find Next nếu không muốn thay thế từ vừa tìm thấy.
Nếu muốn tự động muốn thay thế hết thì ta bấm vào nút Replace All.
3.2.2. SẮP XẾP DỮ LIỆU BẢNG
a) MỤC ĐÍCH
Thực hiện sắp xếp dữ liệu trên một cột hoặc nhiều cột theo cùng thứ tự tăng
(Ascending) hoặc giảm (Descending).
b) THAO TÁC
Chọn các cột muốn sắp xếp theo thứ tự ưu tiên từ trái sang phải.
Click chuột vào nút để sắp xếp dữ liệu tăng dần
Click chuột vào nút để sắp xếp dữ liệu giảm dần
Click chuột vào nút để huỷ bỏ việc sắp xếp
Thí dụ: Trong Table T_HOSONV hãy sắp xếp tăng dần theo TEN, nếu trùng
TEN thì tăng dần theo HOLOT.
Hình 3.19: Dạng ban đầu của Table cột TEN nằm sau cột HOLOT.
Trang 62
Hình 3.20 : Đưa cột TEN nằm trước cột HOLOT.
Hình 3.21 : Chọn 2 cột cần sắp xếp thứ tự ưu tiên từ trái sang phải.
Hình 3.22 : Table T_HOSONV sau khi sắp xếp.
Trang 63
3.2.3. LỌC DỮ LIỆU TRONG BẢNG

Mở bảng ở chế độ Datasheet view. Sử dụng các nút công cụ Filter trên thanh trình
đơn để chọn chức năng lọc dữ liêu tương ứng..
Hình 3.23 :Các mục chức năng Filter trên thanh trình đơn.
a) LỌC DỮ LIỆU NHANH BẰNG CÁCH SỬ DỤNG NÚT FILTER
Ta có thể thực hiện việc lọc đơn giản bằng cách chọn cột chứa giá trị cần lọc
sau đó Click chuột vào nút Filter
và bỏ check các giá trị không muốn hiển thị.

Ví dụ: Lọc ra những nhân viên đã lập gia đình (cột DalapGD có giá trị là Yes)
Hình 3.24: Hộp thoại để bỏ chọn các giá trị không muốn hiển thị
b) FILTER BY SELECTION (LỌC THEO CHỌN)
Chọn dữ liệu cần lọc (ví dụ chọn nội dung là “An”).
Click chuột chọn mục Selection
Trang 64
Hình 3.25 :Các mục Filter khi lựa chọn tên “An” và Click chuột vào nút
Selection
- Chọn Equals “An” nếu muốn lọc ra những nhân viên có tên là “An”.
- Chọn Does Not Equal “An” nếu muốn lọc ra những nhân viên có tên
khác với tên “An”.
- Chọn Contains “An” nếu muốn lọc ra những nhân viên có tên có chứa
chữ là “An”. Ví dụ như tên “Trang” cũng xem như thỏa mãn điều kiện
lọc.
- Chọn Does Not Contain “An” nếu muốn lọc ra những nhân viên có tên
không chứa chữ “An”.
c) LỌC THEO MẪU (FILTER BY FORM)

Click chuột chọn Advanced Filter options / chọn mục Filter By Form
Hình 3.26 :Các mục Filter Click chuột vào nút Advanced Filter options Selection
Xuất hiện biểu mẫu chỉ có hai dòng: 1 dòng chứa tên field, 1 dòng chứa
điều kiện lọc.
Đưa điều kiện lọc vào, sau đó chọn lệnh Filter / Apply Filter- Sort hoặc
bấm vào nút Apply Filter
Thí dụ: Lọc những nhân viên nữ và có lương căn bản nhỏ hơn hoặc bằng 310.
Trang 65
Hình 3.27 : Mở biểu mẫu để đặt điều kiện.
Hình 3.28 :Đặt điều kiện lọc.
Hình3.29 :Kết quả sau khi lọc.

Nếu câu hỏi là lọc những nhân viên nữ hoặc lương căn bản nhỏ hơn hoặc bằng
310 ta làm như sau:
Hình 3.30 :Điều kiện lọc ở thẻ Look for.
Hình 3.31 :Điều kiện lọc ở thẻ Or.
Trang 66
Hình3.32 :Kết quả sau khi lọc.

Lưu ý:
Chỉ cho phép lọc dữ liệu với phép so sánh bằng (=) và phép toán logic And,
Or.
Muốn trở lại ban đầu, Click biểu tượng
d) LỌC THEO CÁCH KHÁC (ADVANCED FILTER)

Click chuột chọn Advanced Filter options / Advanced Filter – Sort
Hình 3.33 :Menu để lựa chọn Advanced Filter /Sort

Xuất hiện cửa sổ Filter để đặt điều kiện lọc
Trang 67
Đưa các cột cần đặt điều kiện lọc xuống dòng Field bằng một trong ba cách
sau:
• Cách 1: Double Click vào tên field (cách này đưa tên field vào cột trống
sau cùng).
• Cách 2: Drag chuột đưa tên field xuống dòng field (cách này dùng đưa
tên field vào giữa những field khác đã có).
• Cách 3: Chọn tên Field trực tiếp trên dòng Field.
Đưa điều kiện lọc vào dòng Criteria. Nếu điều kiện thỏa mãn đồng thời
cùng một lúc thì đặt trên cùng một dòng Criteria, ngược lại, nếu chỉ cần thỏa
1 trong các điều kiện thì các điều kiện đặt trên 2 dòng: Criteria và Or.
Chọn lệnh Filter / Apply Filter-Sort hoặc bấm vào nút Apply Filter để
tiến hành lọc.
Thí dụ: Lọc ra những nhân viên nữ và có năm sinh lớn hơn hoặc bằng năm
1960.
Hình 3.34 : Đặt điều kiện lọc.
Hình 3.35: Kết quả sau khi lọc.
Trang 68
Nếu yêu cầu lọc ra những nhân viên nữ hoặc có năm sinh lớn hơn hoặc bằng
năm 1960 thì ta đặt điều kiện như sau:
Hình 3.36 : Đặt điều kiện lọc trên 2 dòng Criteria và Or.
Hình 3.37 : Kết quả sau khi lọc.

Lưu ý:
Trước khi đưa điều kiện lọc vào trong hai hình thức lọc Filter by Form và
Advanced Filter/Sort ta phải Click chuột vào nút Advanced Filter options
Trang 69
Chọn mục Clear all filters để xóa điều kiện của lần lọc trước đó trên lưới đặt
điều kiện nếu có.
Hình 3.38 : Menu để chọn xoá điều kiện lọc trước đó.
Trong lệnh này ta có thể sắp xếp dữ liệu theo các cột nào đó bằng cách đưa
tên cột cần sắp xếp theo thứ thư ưu tiên từ trái sang phải. Ứng với mỗi cột ở
dòng Sort ta có thể chọn : Ascending (tăng dần), Descending (giảm dần) hoặc
Not Sorted (không sắp xếp).
Thí dụ: Trong Table T_HOSONV sắp xếp nhân viên tăng dần theo TEN và
giảm dần theo HOLOT.
Hình 3.39 : Chọn điều kiện sắp xếp.
Trang 70
Hình 3.40: Kết quả sau khi sắp xếp.

Nhận xét:
Với cách lọc này, Access đưa ra bảng lọc dữ liệu dạng như QBE (Query By
Example) trong Query.
Chúng ta có thể kết hợp các điều kiện phức tạp, các hàm tính toán, và các
phép toán logic And, Or.
Có thể sử dụng các phép toán so sánh hay các ký tự đại diện :
Phép toán Ký hiệu Tên gọi

So sánh > lớn hơn
< nhỏ hơn
>= lớn bằng
<= nhỏ bằng
= bằng
<> khác
Between ... And trong một đoạn
In trong một danh sách
Trang 71
Is Null giá trị Null

Is not Null không là Null
Like tựa như
Logic Not phủ định
And và
Or hoặc
Tính toán ^ lũy thừa
* nhân
/ chia
\ chia lấy nguyên
Mod chia lấy dư
+ cộng
- trừ
& cộng chuỗi, số
3.3. IN ẤN TABLE
Ví dụ:
In danh sách các nhân viên đã lập gia đình và có ngày sinh từ 01/01/1960 đến
01/01/1970, ra màn hình hoặc giấy in.
Dùng Advanced Filter/Sort... bảng lọc dữ liệu như sau :
Hình 3.41 :Bảng lọc dữ liệu

Kết quả:
Trang 72
Hình 3.42: Kết quả lọc dữ liệu

Để in danh sách này, vào Office Menu chọn mục Print Preview .
Hình 3.42: Office Menu để chọn Print Preview
Kết quả in ra màn hình dưới đây:
Trang 73
Hình 3.43: Màn hình in bằng Print Preview.

Click biểu tượng Print để in ra giấy in. Click Close để đóng cửa sổ Preview trở về
Table.
Trang 74
Baøi 4. QUERY – BẢNG TRUY VẤN

4.1. CHỨC NĂNG VÀ CÁC CÁCH TẠO LẬP QUERY
Query là công cụ để tạo các mẫu vấn tin dữ liệu từ Table. Trong Access 2007 ta
có ba cách để tạo ra một Query.
• Query Wizard: cho ta một cách nhanh chóng để tạo ra một Query đơn
giản. Tuy nhiên với cách này cho ta rất ít lựa chọn và kiểm soát.
• Query Design: Với cách này Access cung cấp cho ta một lưới QBE
(Query by Example) để tạo lập Query một cách trực quan sinh động.
• Chế độ xem SQL: Với cách này cho ta cách tạo lập Query một cách mạnh
mẽ và chuyên nghiệp. Người dùng tạo ra Query bằng chính ngôn ngữ truy
vấn dữ liệu SQL (Structured Query Language). Do đó cách này chỉ sử
dụng cho những người lập trình chuyên nghiệp am hiểu về ngôn ngữ SQL.
4.2. CÁC LOẠI QUERY
4.2.1. SELECT QUERY
Chọn lựa hoặc rút trích số liệu trên một số cột của một hoặc nhiều Table thỏa
một điều kiện nào đó.
Tạo các cột tính toán.
Tóm lược và kết nhóm số liệu.
4.2.2. ACTION QUERY
a) MAKE TABLE QUERY
Tạo một Table mới từ những Table đã có.
b) UPDATE QUERY
Dùng để cập nhật, sửa đổi số liệu trên Table.
c) APPEND QUERY
Thêm các mẩu tin từ một Table này vào cuối một Table khác.
d) DELETE QUERY
Xóa các mẩu tin của Table thỏa một điều kiện nào đó.
4.2.3. CROSSTAB QUERY
Tạo các báo cáo có tính thống kê, thể hiện các dòng dữ liệu lưu trữ trong Table
thành các cột khi thể hiện ra ngoài.
Trang 75
Hình 4.1 : Tạo Crosstab Query lấy từ Table T_DIEMSV
4.3. CÁC HÀM THƯỜNG SỬ DỤNG

4.3.1. CÁC HÀM SỐ HỌC
a) HÀM ROUND
Cú pháp: ROUND(Expression [,numdecimalplaces])
Trong đó: Expression là biểu thức số cần làm tròn. Numdecimalplaces là số số
lẻ sau khi làm tròn.
Công dụng: Trả về con số đã được làm tròn có số số lẻ được xác định bởi
numdecimalplaces
Ví dụ: round(123.4567) = 123, round(123.4567,1) = 123.5, round(123.4567,2)
= 123.46
b) HÀM FIX và INT
Cú pháp: Int(number); Fix(number)
Trong đó: number là một con số.
Công dụng: Trả về phần nguyên của con số xác định bởi number.
Ví dụ: FIX(8.4) =INT(8.4) = 8; FIX(-8,4)=-9, INT(-8.4)=-8
Lưu ý: Đối với số âm FIX làm tròn xuống, INT làm tròn lên. Nếu Number là
Null thì hàm trả về trị Null.
c) HÀM ABS
Cú pháp: Abs(number)
Trong đó: number là một con số.
Công dụng: Trả về trị tuyệt đối của một con số.
Ví dụ: Abs(-1) = Abs(1) = 1
Lưu ý: Nếu tham số number là Null thì hàm trả về trị Null. Nếu tham số
number là một biến chưa khởi tạo thì trả về số 0.
d) HÀM SUM
Cú pháp: Sum(expr)
Trong đó: expr là biểu thức chuỗi xác định cột chứa dữ liệu số mà ta muốn
cộng.
Công dụng: Trả về tổng của một tập hợp các giá trị trong cột xác định trên
Query.
Ví dụ: Sum([SOLUONG]*[DONGIA])
e) HÀM AVG
Cú pháp: Avg(expr)
Trang 76
Trong đó: expr là biểu thức chuỗi xác định cột chứa dữ liệu số mà ta muốn tính
trung bình.
Công dụng: Trả về trung bình cộng của một tập hợp các giá trị trong cột xác
định trên Query.
Ví dụ: Avg([SOLUONG]*[DONGIA])
f) HÀM COUNT
Cú pháp: Count(expr)
Trong đó: expr là biểu thức chuỗi xác định cột chứa dữ liệu không rỗng mà ta
muốn đếm.
Công dụng: Đếm số Record trả về của một Query.
Ví dụ: Count([MANV]
4.3.2. CÁC HÀM VỀ CHUỖI
a) HÀM LEN
Cú pháp: Len(String | Varname)
Trong đó: String là một chuỗi ký tự. Varname là tên biến kiểu chuỗi.
Công dụng: Hàm trả về chiều dài xác định bởi chuỗi hoặc chiều dài của giá trị
biến chuỗi.
Ví dụ: Len(“Tin hoc”)=7
b) HÀM LEFT
Cú pháp: Left(string, length)
Trong đó: String là chuỗi ký tự mà ta cần lấy những ký tự bên trái của nó.
Công dụng: Trả về length ký tự bên trái của chuỗi string.
Ví dụ: left(“Tin hoc”,3)=”Tin”
c) HÀM RIGHT
Cú pháp: Right(string, length)
Trong đó: String là chuỗi ký tự mà ta cần lấy những ký tự bên phải của nó.
Công dụng: trả về length ký tự bên phải của chuỗi string.
Ví dụ: right(“Tin hoc”,3)=”hoc”
d) HÀM MID
Cú pháp: Mid(string, start[, length])
Trong đó: String là chuỗi mà ta cần lấy các ký tự trả về. Start là số nguyên xác
định vị trí ký tự đầu tiên cần lấy. Length con số xác định số ký tự của chuỗi cần
lấy.
Công dụng: Trả về chuỗi con của chuỗi string.
Ví dụ: right(“Toi di hoc”,4,2)=”di”
e) HÀM INSTR
Cú pháp: InStr([start, ]string1, string2[, compare])
Trong đó: Start là vị trí bắt đầu tìm. String1 chuỗi mẹ. String 2 chuỗi con.
Công dụng: trả về vị trí tìm thấy đầu tiên của chuỗi con trong chuỗi mẹ.
Tham số compare có thể là:
Constant Value Description

vbUseCompareOption -1 So sánh theo câu lệnh Option Compare statement.
vbBinaryCompare 0 So sánh theo kiểu nhị phân.
Trang 77
vbTextCompare 1 So sánh theo kiểu văn bản (kiểu text).

Chỉ có ở Microsoft Access. So sánh theo thông tin
vbDatabaseCompare 2
trong Database.
Những giá trị trả về
Nếu InStr trả về

string1 is zero-length 0
string1 is Null Null
string2 is zero-length start
string2 is Null Null
string2 is not found 0
string2 is found within string1 Vị trí tìm thấy chuỗi 2 trong chuỗi 1
start > string2 0
Ví dụ: Instr(”toi di hoc”,”di”)=5
f) HÀM LCASE
Cú pháp: LCase(string)
Trong đó: String là chuỗi ký tự.
Công dụng: Chuyển các ký tự trong chuỗi thành chuỗi với các ký tự thường.
Ví dụ: Lcase(“TRUNG TAM TIN HOC”)=”trung tam tin hoc”
g) HÀM UCASE
Cú pháp: UCase(string)
Công dụng: Chuyển các ký tự trong chuỗi thành chuỗi với các ký tự hoa.
Ví dụ: Ucase(“trung tam tin hoc”)=”TRUNG TAM TIN HOC”
h) HÀM LTRIM, RTRIM, TRIM
Cú pháp: LTrim(string), RTrim(string), Trim(string)
Công dụng: Cắt bỏ các ký tự trắng ở đầu chuỗi (Ltrim), ở cuối chuỗi (Rtrim),
và cả đầu và cuối (Trim).
Ví dụ:
LTrim(“ Tin hoc ”)=”Tin hoc ”
RTrim(“ Tin hoc ”)=” Tin hoc”
Trim(“ Tin hoc ”)=”Tin hoc”
i) HÀM SPACE
Cú pháp: Space(number)
Trang 78
Trong đó: number là số ký tự trắng cần trả về.

Công dụng: trả về một chuỗi các ký tự trắng.
Ví dụ : “Tin” & space(1) & “Hoc”=”Tin Hoc”
4.3.3. CÁC HÀM VỀ NGÀY THÁNG NĂM

a) HÀM DATE
Cú pháp: Date()
Công dụng: Trả về ngày tháng năm hiện tại (theo đồng hồ trong máy).
Ví dụ : Date() = 28/07/2008
b) HÀM TIME
Cú pháp: Time()
Công dụng: Trả về giờ hiện tại (theo đồng hồ trong máy).
Ví dụ : Time() = 11:31:54 AM
c) HÀM NOW
Cú pháp: Now()
Công dụng: Trả về ngày và giờ hiện tại (theo đồng hồ trong máy).
Ví dụ : now() = 28/07/2008 11:15:47 AM
d) HÀM DAY
Cú pháp: Day(date)
Trong đó: date là biểu thức có kiểu ngày
Công dụng: Trả về một con số từ 1 đến 31 cho biết ngày trong tháng.
Ví dụ: Day(#22/06/2006#) = 22
e) HÀM MONTH
Cú pháp: Month(date)
Công dụng: trả về một con số từ 1 đến 12 cho biết tháng trong năm.
Ví dụ: month(#22/06/2006#) = 6
f) HÀM YEAR
Cú pháp: Year(date)
Công dụng: trả về một con số đại diện cho năm.
Ví dụ: year(#22/06/2006#) = 2006
g) HÀM WEEKDAY
Cú pháp: Weekday(date)
Trong đó: date là biểu thức có kiểu ngày.
Trang 79
Công dụng: Trả về một con số đại diện cho ngày của tuần.
Hàm Weekday trả về một trong các giá trị sau:
Constant Value Description

vbSunday 1 Sunday
vbMonday 2 Monday
vbTuesday 3 Tuesday
vbWednesday 4 Wednesday
vbThursday 5 Thursday
vbFriday 6 Friday
vbSaturday 7 Saturday
Ví dụ: Weekday(#22/06/2006#) = 5
4.3.4. HÀM ĐỊNH DẠNG
HÀM FORMAT
Cú pháp: Format(expression[, Format])
Trong đó: expression là biểu thức cần định dạng. Format là
Format Sử dụng
Numbers Sử dụng ký hiệu định dạng số có sẵn hoặc tự định nghĩa
Dates and times Sử dụng ký hiệu định dạng ngày giờ có sẵn hoặc tự định nghĩa
Date and time serial Sử dụng ký hiệu định dạng ngày giờ hoặc số có sẵn
numbers
Strings Sử dụng định dạng chuỗi do tự mình định nghĩa.
Ký hiệu Phạm vi
D 1-30
Dd 1-30
Ww 1-51
Mmm Hiển thị tên tháng viết tắt bằng tiếng Anh
Y 1-355
Yyyy 100-9666
Ví dụ:
Giả sử ta có các biến sau:
Trang 80
Dim MyTime, MyDate, MyStr
MyTime = #17:04:23#
MyDate = #January 27, 1993#
' Trả về giờ hệ thống theo định dạng long time.
MyStr = Format(Time, "Long Time")
' Trả về ngày hệ thống theo định dạng long date.
MyStr = Format(Date, "Long Date")
MyStr = Format(MyTime, "h:m:s") ' Trả về "17:4:23".
MyStr = Format(MyTime, "hh:mm:ss AMPM") ' Trả về "05:04:23 PM".
MyStr = Format(MyDate, "dddd, mmm d yyyy") ' Trả về "Wednesday,
' Jan 27 1993".
' Nếu không có tham số Format thì hàm sẽ trả về một chuỗi.
MyStr = Format(23) ' Trả về "23".
' Định dạng do người dùng định nghĩa.
MyStr = Format(5459.4, "##,##0.00") ' Trả về "5,459.40".
MyStr = Format(334.9, "###0.00") ' Trả về "334.90".
MyStr = Format(5, "0.00%") ' Trả về "500.00%".
MyStr = Format("HELLO", "<") ' Trả về "hello".
MyStr = Format("This is it", ">") ' Trả về "THIS IS IT".
4.3.5. HÀM ĐIỀU KIỆN

HÀM IIF
Cú pháp: IIf(expr, truepart, falsepart)
Trong đó: expr là biểu thức logic có giá trị đúng hoặc sai. Truepart là giá trị
mà hàm trả về khi expr là đúng. Falsepart là giá trị mà hàm trả về khi expr là
sai.
Ví dụ: IIf([loaivt]=”N”,”Nhập”,”Xuất”) . Hàm trả về “Nhập” nếu loaivt=”N”
và ngược lại sẽ trả về “Xuất”
Trang 81
4.4. TẠO QUERY BẰNG PHƯƠNG PHÁP DESIGN VIEW

4.4.1. TẠO SELECT QUERY
a) CÁC BƯỚC TẠO
Từ màn hình giao diện chính Chọn phiếu Create-> Trong ngăn Other Click
chuột vào mục Query Design.
Hình 4.1 : Màn hình của phiếu Create

Một cửa sổ thiết kế QBE xuất hiện cùng với hộp thoại Show Table
Hình 4.2 : Màn hình thiết kế Query cùng với hộp thoại Show Table.
Xuất hiện hộp thoại Show Table để ta chọn Table hoặc Query làm nguồn cho
Query đang tạo.
Chọn các Table để lấy dữ liệu tạo Query, rồi nhấn Add (hoặc chỉ cần nhắp kép
chuột vào tên Table cần chọn)
Click chuột vào nút Close để đóng cửa sổ Show Table
Chọn các cột cần có trong Query đưa xuống dòng Field (cách chọn giống như là
cách chọn trong lúc sử dụng phương pháp Advanced Filter/ Sort).
Sử dụng các thành phần trong vùng lưới (lưới QBE: Query By Example):
Trang 82
• Sort: chọn Ascending (tăng dần) hoặc Descending (giảm dần) để sắp
xếp.
• Show: ⌧ hiện hoặc ẩn cột.
• Criteria kết hợp với Or: dùng đặt điều kiện lọc dữ liệu.
Ví dụ: Tạo select Query bao gồm các cột SOHD, MAKH, TENKH, NGAY, LOAIVT,
HTTT lấy từ 2 Table T_KHACHHANG và T_HOADON. Chỉ lọc những hóa đơn của
khách hàng có mã là “PV” hoặc “BT”.
Hình 4.5 : Màn hình thiết kế Query theo ví dụ.

b) XEM TRƯỚC KẾT QUẢ HOẶC THỰC HIỆN QUERY
• Xem trước: Click chuột vào nút View trên thanh công cụ.
Hình 4.6 : Nút View và nút Run trên thanh công cụ.
• Thực hiện: Click chuột vào nút Run trên thanh công cụ
Trang 83
Hình 4.7 : Kết quả chạy Query trên.

c) TẠO CỘT TÍNH TOÁN TRONG QUERY
- Cú pháp:
<Tên cột tính toán>:<Biểu thức>
Tên cột tính toán là từ do ta tự đặt nhưng không được trùng với tên cột của
Table hoặc Query nguồn.
- Thí dụ:
HOTEN:[HOLOT] & “ “ & [TEN]
TRIGIA:[SOLUONG]*[DONGIA]
HTTOAN:IIF([HTTT]=”TM”,”Tiền mặt”,IIF([HTTT]=”TP”,”Tín
phiếu”,”Nợ”))
TENPHONG:IIF(LEFT([MANV],2)=”TH”,”Tin
học”,IIF(LEFT([MANV],2)=”KT”,”Kỹ thuật”,”Hành chánh”))
PHAI:IIF([PHAINAM]=-1,”Nam”,”Nữ”)
THANG:MONTH([NGAY])
NAM:YEAR([NGAY])
- Ghi chú:
Nếu tên trong biểu thức của cột tính toán có trong từ 2 Table nguồn trở lên thì
ta phải đặt tên Table nằm trước tên Field cách nhau bởi dấu chấm.
Thí dụ như Query đang tạo có 2 Table nguồn T_CTHOADON và
T_SANPHAM và trong cả 2 Table này đều có cột DONGIA. Vậy thì cột tính
toán TRIGIA được viết lại nhu sau:
TRIGIA:[SOLUONG]*[T_CTHOADON].[DONGIA] (vì trong trường hợp này
ta muốn lấy cột DONGIA trong Table T_CTHOADON).
d) KHAI BÁO THUỘC TÍNH CỦA MỘT CỘT TRONG QUERY
Click chuột phải vào tên cột cần khai báo thuộc tính trên lưới QBE và chọn lệnh
Properties. Xuất hiện bảng thuộc tính và ta khai báo những thuộc tính mà ta
cần.
Thí dụ: cột NGAY trong Query được thiết kế ở hình 4.5 ta muốn hiển thị dạng
Medium Date.
Trang 84
Hình 4.8 : Khai báo thuộc tính cho cột NGAY trong Query.
Hình 4.9: Chọn thuộc tính Format cho cột NGAY.

4.4.2. TẠO SELECT QUERY CÓ GOM NHÓM THỐNG KÊ
Các bước tạo giống như tạo một Select Query như trên
Click chuột vào nút Totals trên thanh Toolbar để chèn thêm dòng Total vào lưới
thiết kế.
Trang 85
Hình 4.10:Nút Totals trên thanh Toolbar.

Ý nghĩa của các hàm tính toán tại dòng Total:
• Group By: Chọn cho các cột cần kết nhóm dữ liệu để thống kê.
• Sum: Tính tổng cho các cột dữ liệu số.
• Avg: Tính trung bình cho các cột dữ liệu số
• Min: Lấy giá trị nhỏ nhất
• Max: Lấy giá trị lớn nhất.
• Count: Đếm tổng số mẩu tin trên một cột khi gom nhóm
• First: Lấy giá trị đầu tiên của nhóm.
• Last: Lấy giá trị sau cùng của nhóm
• Expression: Biểu thức tính toán từ các cột dữ liệu.
• Where: Điều kiện lọc dữ liệu cho Query.
Thí dụ: Tạo Query để thống kê số lượng nhập, xuất lớn nhất và nhỏ nhất của từng
khách hàng:
Hình 4.11 : Yêu cầu chạy Query cho kết quả như trên
Trang 86
Hình 4.11 : Màn hình thiết kế Query gom nhóm theo yêu cầu trên.
Chú ý:
- Khi chạy Query, tên cột mà ta chọn trong dòng Total là một tên hàm thì tên cột
sẽ được thành lập theo nguyên tắc <tên hàm> Of <tên cột>. Như ví dụ trên khi
chọn hàm Max và hàm Min cho cột số lượng khi chạy Query ta có 2 cột là
MaxOfSoluong và MinOfSoluong.
- Muốn tên cột theo ý muốn khác với nguyên lý trên thì trên dòng Field ta có thể
định nghĩa tên cột theo cú pháp: <tên cột>:<tên field>.
Ví dụ:
Hình 4.12 :Ví dụ định nghĩa tên cột.
Trang 87
Hình 4.13 :Kết quả khi chạy Query.
4.5. SỬ DỤNG THAM SỐ TRONG QUERY

4.5.1. Ý NGHĨA CỦA VIỆC SỬ DỤNG THAM SỐ
Tham số trong Query dùng để thực hiện các Query theo một điều kiện động nào đó.
Điều kiện động là một giá trị do người sử dụng nhập vào khi thực hiện Query.
4.5.2. CÁC BƯỚC TẠO THAM SỐ
a) KHAI BÁO ĐỊNH NGHĨA THAM SỐ
- Click chuột vào nút Parameters trên Toolbar
Hình 4.14 :Nút Parameters trên Toolbar.
Hình 4.15 :Hộp thoại Query Parameters
Trang 88
- Ghi tên tham số ở cột Parameter và chọn kiểu dữ liệu ở cột Data Type (chọn
kiểu phù hợp với kiểu của cột trong bảng mà ta cần đưa tham số vào).
b) SỬ DỤNG
Tên của tham số được ghi vào dòng điều kiện (Criteria) trong lưới QBE và tại
cột dữ liệu mà ta cần so sánh hoặc tên tham số cũng có thể sử dụng để làm biểu
thức khi thành lập cột mới trên dòng Field,…
Ví dụ 1: Sử dụng các Table T_Hoadon và T_CTHOADON để theo dõi các hóa đơn
được lập trong khoảng thời gian từ một tháng đến một tháng nào đó được mà người
dùng nhập từ bàn phím:
• Trong Parameters định nghĩa 2 biến như hình 4.15
• Trong lưới QBE thiết lập như sau:
Hình 4.16 :Cách sử dụng tham số trong Query
Hình 4.17: Màn hình nhập liệu khi chạy Query
Trang 89
4.6. TẠO CÁC LOẠI QUERY KHÁC

4.6.1. CROSSTAB QUERY
Crosstab Query là hình thức thống kê dữ liệu trong các Table theo nguyên tắc lấy giá
trị của các mẩu tin trên một cột nào đó gom nhóm lại để thành lập ra các cột mới để
thống kê số liệu theo từng nhóm hàng ngang và cột dọc.
Thí dụ: Từ Table T_Nhanvien tạo Query để thống kê số nhân viên nam, nữ theo từng
phòng ban như sau:
Hình 4.18: Mẫu CrossTab Query để thống kê số nhân viên nam nữ theo phòng ban
Hình 4.19: Màn hình thiết kế Crosstab Query.

Các bước tạo:
- Từ màn hình thiết kế Query lưới QBE ta Click chuột vào nút Crosstab trên
Toolbar.
-
Hình 4.20 : Bấm vào nút Crosstab
- Trên lưới QBE xuất hiện thêm hai dòng mới là Total và Crosstab
Dòng Total có các giá trị như ta đã phân tích trên.
Dòng Crosstab chứa ba giá trị để chọn lựa mang ý nghĩa như sau:
• Row Heading: Chọn cho cột mà ta muốn giá trị của cột đó hiển thị theo
dòng (có thể chọn nhiều cột làm Row Heading). Cột nào trên dòng Total
ta chọn Group By, trên dòng Crosstab ta chọn Row Heading thì Access
sẽ vào cột đó, xem có bao nhiêu giá trị trùng nhau sẽ gom thành bấy
nhiêu dòng và lấy giá trị trùng nhau đó làm tiêu đề đầu dòng
• Column Heading: Chọn cho cột nào muốn lấy giá trị của các mẩu tin
trên cột đó gom lại thành từng nhóm mỗi giá trị của nhóm tạo thành tiêu
đề một cột mới để thống kê số liệu. Đây là chỉ tiêu gom nhóm theo cột
(chỉ cho phép một cột làm Column Heading). Cột nào ta chọn Group By,
Column Heading thì Access sẽ vào cột đó xem có bao nhiêu giá trị trùng
nhau sẽ gom thành bấy nhiêu cột và lấy giá trị trùng nhau đó làm tiêu đề
đầu cột. Do đó, muốn chọn cột làm Column Heading, ta xem những tiêu
Trang 90
đề đầu cột là giá trị của cột nào trong Table nguồn thì cột đó sẽ được
chọn làm Column Heading.
• Value: giá trị tính toán giao nhau giữa dòng và cột (chỉ cho phép một cột
làm value) Thí dụ: Ở cột Manv, dòng Total ta chọn Count, dòng
Crosstab ta chọn Value thì Access sẽ vào Table nguồn xem những dòng
dữ liệu nào có giá trị giống nhau ở những cột được chọn làm Row
Heading và Column Heading thì nó sẽ Count trên cột Manv ở những
dòng đó.
Lưu ý :
• Một Crosstab Query phải có ít nhất một cột trong dòng Crosstab ta chọn giá trị
Row Heading, duy nhất một cột chọn Colunm Heading và duy nhất một cột
được chọn làm Value.
• Nếu cột nào mà trên dòng Crosstab ta chọn giá trị là Colunm Heading thì trên
dòng Total của nó ta phải chọn giá trị là Group by. Nếu cột nào mà trên dòng
Crosstab ta chọn già trị là Value thì trên dòng Total của nó ta phải chọn giá trí
khác Group by.
4.6.2. MAKE TABLE QUERY

Make Table Query là loại Query có chức năng tạo ra Table mới. Table mới này có
cấu trúc và nội dung được chọn lọc từ các Table khác.
a) VÍ DỤ
Sử dụng Table T_HOSONV, T_CHAMCONG để tạo Make Table Query tên
Q_BACKUP1 có chức năng tạo ra Table tên T_THEODOINHANVIEN bao gồm
các cột sau: MANV, HOVATEN, PHAI (ghi rõ Nam/Nữ), LCB, NGAYCONG,
NGAYPHEP, TENPHONG. Table này chỉ chứa những mẩu tin thỏa 2 điều kiện có
LCB>=300 và NGAYCONG>=20.
b) CÁC BƯỚC TẠO
- Từ lưới QBE ta chọn và xây dựng các cột giống như Select Query.
- Từ màn hình thiết kế Query lưới QBE ta Click chuột vào nút Make Table trên
Toolbar.
-
Hình 4.21 : Click vào nút Make Table
- Hộp thoại đặt tên Table mới xuất hiện
Trang 91
Hình 4.22 : Hộp thoại dùng đặt tên cho Table cần tạo.
Nhập tên Table cần tạo vào ô Table Name và chọn một trong hai mục sau:
• Current Database: Table mới được tạo sẽ đưa vào Database hiện hành.
• Another Database: Table mới được tạo sẽ đưa vào Database khác. Tên
Database đó được chỉ rõ trong ô File Name (có thể Click vào nút Browse
để chọn tên Database cần đưa Table mới vào).
Lưu Query vừa tạo với tên Q_BACKUP1:
Hình 4.23 : Đặt tên cho Query là Q_BACKUP1.

Để xem trước dữ liệu của Table mới khi được tạo lập ta Click chuột vào nút
View.
Thực hiện chạy Query để tạo Table mới ta Click chuột vào nút Run.
Trang 92
Hình 4.24: Thông báo số mẩu tin sẽ được tạo trong Table mới.
Lưu ý: Trường hợp Table T_THEODOINHANVIEN đã được tạo rồi sẽ xuất hiện
thông báo
Hình 4.25 : Thông báo Table T_THEODOINHANVIEN đang có sẽ bị xóa trước khi
tạo Tbale mới.
Hình 4.26 : Table T_THEODOINHANVIEN đã được tạo ra trong ngăn Query.
Trang 93
Hình 4.27 : Nội dung của Table mới T_THEODOINHANVIEN.
4.6.3. UPDATE QUERY

Update Query là loại Query có chức năng cập nhật lại giá trị của các trường trong
Table theo một công thức nào đó.
a) VÍ DỤ
Sử dụng Table T_THEODOINHANVIEN tạo Query tên Q_UpdateThuong để cập
nhật dữ liệu cho cột THUONG theo công thức Thuong=LCB*150 nếu PHAI là
Nam và Thuong=LCB*120 nếu PHAI là Nữ. Chỉ cập nhật cho những nhân viên có
ngày công lớn hơn 24.

Từ màn hình Create bấm vào Query Design.
Chọn Table cần cập nhật là T_THEODOINHANVIEN.
Từ màn hình thiết kế Query lưới QBE ta Click chuột vào nút Update trên
Toolbar.
-
Hình 4.28 : Click vào nút Update
Khai báo trên lưới:
Trang 94
Hình 4.29 : Màn hình thiết kế Query Q_UpdateThuong
Thực hiện Query, xuất hiện thông báo có 23 mẩu tin được cập nhật:
Hình 4.30 : Thông báo số mẩu tin sẽ được cập nhật.
Hình 4.31 : Nội dung Table T_THEODOINHANVIEN đã được cập nhật.
4.6.4. APPEND QUERY
Trang 95
Append Query là loại Query có chức năng lấy dữ liệu từ Table này để nhập nối
thêm làm dữ liệu của Table kia.
a) VÍ DỤ
Sử dụng Table T_HOSONV để tạo Append Query tên Q_AppendNhanVien có
chức năng lấy tất cả dữ liệu của các mẩu tin Nữ từ Table T_HOSONV để nhập
thêm cho Table T_NHANVIEN. (Table T_NHANVIEN có cấu trúc giống Table
T_HOSONV nhưng chỉ có những mẩu tin Nam)
Chọn Table nguồn cho Query (chọn Table T-HOSONV).
Từ màn hình thiết kế Query lưới QBE ta Click chuột vào nút Append trên
Toolbar.
-
Hình 4.32 : Bấm vào nút Append
Hình 4.33 : Hộp thoại Append dùng chọn Table đích.

Khai báo các thành phần trên vùng lưới:
• Ở dòng Field: chọn những cột cần thêm dữ liệu ở Table nguồn.
• Ở dòng Append To: chọn những cột tương ứng cần thêm dữ liệu ở Table
đích.
• Đặt điều kiện lọc dữ liệu ở dòng Criteria để lọc các mẩu tin được đưa từ
Table nguồn sang Table đích.
Trang 96
Hình 4.34 :Màn hình thiết kế Query Q_AppendNhanVien.

Lưu Query với tên Q_AppendNhanVien:
Hình 4.35 :Đặt tên cho Query là Q_AppendNhanVien.

Thực hiện Query, xuất hiện thông báo:
Hình 4.36 : Hộp thoại thông báo có 12 mẩu tin được thêm vào Table T_NHANVIEN.
4.6.5. DELETE QUERY

Là loại Query có chức năng xóa các mẩu tin trong Table thõa mãn một điều kiện
nào đó.
a) VÍ DỤ
Tạo Delete Query có tên Q_XoaDaLapGiaDinh để xóa tất cả các nhân viên đã lập
gia đình trong Table T_HOSONV.
Chọn Table cần xóa dữ liệu để tạo Query (chọn Table T-HOSONV).
Từ màn hình thiết kế Query lưới QBE ta Click chuột vào nút Delete trên
Toolbar.
Trang 97
-
Hình 4.37 : Bấm vào nút Delete
Đặt điều kiện xóa trên lưới của màn hình thiết kế Query.
• Chọn tên Field cần đặt điều kiện xóa ở dòng Field, ở dòng Delete sẽ xuất
hiện chữ Where và đặt điều kiện xóa ở dòng Criteria.
• Nếu muốn xóa hết ta chọn * ở dòng Field, lúc đó ở dòng Delete xuất
hiện chữ From.
Hình 4.38 : Màn hình thiết kế Delete Query Q_XoaDaLapGiaDinh.

Thực hiện Query, xuất hiện thông báo:
Hình 4.39 : Hộp thoại thông báo có 12 mẩu tin sẽ bị xóa.
Trang 98
Baøi 5. FORM – BIỂU MẪU

5.1. CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA FORM
- Thiết kế màn hình giao diện làm khuôn mẫu để quan sát, sửa đổi, nhập, xóa dữ
liệu cho Table.
Hình 5.1 : Màn hình Form giao diện với dữ liệu của Table
- Làm màn hình giao diện để điều khiển chương trình ứng dụng.
Hình 5.2 : Màn hình Form hộp thoại giao diện điều khiển ứng dụng
Trang 99
5.2. CÁC THÀNH PHẦN CHÍNH TRONG MÀN HÌNH THIẾT KẾ

FORM
Hình 5.3 : Màn hình thiết kế Form

5.2.1. FORM HEADER
Các điều khiển (Control) nằm trong thành phần này sẽ xuất hiện ở đầu Form. (Điều
khiển là tất cả các thành phần được đưa vào màn hình thiết kế Form).
5.2.2. DETAIL
Thể hiện thông tin chi tiết dữ liệu của Form.
5.2.3. FORM FOOTER
Các điều khiển (Control) nằm trong thành phần này sẽ xuất hiện ở cuối Form.
5.2.4. CÁC CÔNG CỤ HỖ TRỢ TRONG MÀN HÌNH THIẾT KẾ FORM
Hình 5.4 : Thanh công cụ hỗ trợ thiết kế Form

• Ngăn công cụ View: Giúp cho ta lựa chọn cách hiện thị Form
Trang 100
Form View: Dùng để chuyển Form về chế độ xem dữ liệu
Datasheet View: Dùng để chuyển Form về chế độ xem dữ

liệu ở chế độ bảng
PivotTable View: Dùng để chuyển Form về màn hình Pivot
dữ liệu trên Form
PivotChart View: Dùng để chuyển Form về màn hình vẽ đồ
thị dữ liệu
Layout View: Dùng để chuyển Form về chế độ Layout. Trong
chế độ này giống như chế độ Form View nhưng cho phép bạn
có thể chỉnh sửa vị trí, kích thước của các control trên Form
để phù hợp với nội dung của nó.
Form View: Dùng để chuyển Form về chế độ thiết kế
Hình 5.4.1 : Thanh menu xuất hiện khi khai triển nút View
• Ngăn công cụ Font: Dùng để định dạng Font chữ hiển thị trên màn hình Form
Hình 5.4.2 : Thanh công cụ định dạng xuất hiện khi khai triển nút Font
• Ngăn công cụ Gridlines: Sử dụng để kẽ bảng cho Form
Trang 101
Hình 5.4.3 : Thanh công cụ định dạng xuất hiện khi khai triển nút Gridlines
• Ngăn công cụ Controls: Chứa các loại điều khiển có thể sử dụng để đặt lên
Form.
Hình 5.4.4 : Hộp công cụ Controls
• Ngăn công cụ Tools: Chứa hai nút chính Add Existing Fields dùng để làm xuất
hiện các Field có thể nhúng vào Form và Property Sheet dùng để làm xuất hiện
bảng thuộc tính của các đối tượng đang chọn trên Form.
Hình 5.4.5 : Hộp công cụ Tools
5.3. CÁC DẠNG FORM

5.3.1. DẠNG COLUMNAR (DẠNG CỘT)
Dữ liệu được thể hiện trên từng cột và tại một thời điểm chỉ hiển thị nội dung của một
mẩu tin.
Trang 102
Hình 5.5 : Form dạng Columnar

5.3.2. DẠNG TABULAR (DẠNG DANH SÁCH)
Dữ liệu được thể hiện trên nhiều dòng và trên nhiều cột. Được sử dụng khi độ rộng các
cột không vượt quá chiều rộng màn hình và muốn xem một lúc nhiều dòng dữ liệu.
Hình 5.6 : Form dạng Tabular

5.3.3. DẠNG DATASHEET (DẠNG DỮ LIỆU)
Dữ liệu thể hiện giống Form dạng danh sách nhưng màn hình giống màn hình Table ở
chế độ Datasheet View. Có đặc điểm là không cho phép hiển thị các điều khiển ở
Form Header và Form Footer.
Trang 103
Hình 5.7 : Form dạng Datasheet.
5.3.4. DẠNG JUSTIFIED (DẠNG HÀNG)

Dữ liệu thể hiện trên nhiều cột, nhưng tại một thời điểm chỉ hiển thị nội dung của một
dòng dữ liệu. Được sử dụng cho trường hợp tra cứu hoặc hiển thị thông tin trên màn
hình cùng một lúc với các Form khác.
Hình 5.8 : Form dạng Justified.
5.3.5. DẠNG MAIN-SUB (DẠNG CHÍNH PHỤ)

Là sự kết hợp giữa 2 Form dạng Single (ở một thời điểm chỉ hiển thị một dòng dữ liệu)
và Continuous (ở một thời điểm hiển thị nhiều dòng dữ liệu) để thể hiện mối quan hệ
một-nhiều giữa 2 Table. Giữa hai bảng phải có ít nhất một cột liên kết chung để dữ
liệu được liên kết đúng.
Trang 104
Hình 5.9 : Form dạng Main-Sub.

5.4. TẠO FORM
5.4.1. TẠO BẰNG WIZARD
Thí dụ: Tạo Form F_KHACHHANG dạng Columnar lấy dữ liệu từ Table
T_KHACHHANG.
a) KHỞI ĐỘNG FORM WIZARD
- Trong Menu Create của Menu chính Click chuột vào nút More Forms trong
ngăn Forms sau đó chọn Form Wizard.
Hình 5.10 : Cách chọn mục Form Wizard.

b) CÁC BƯỚC CỦA WIZARD
- Bước 1: Which fields do you want on your Form? Chọn các cột cần có trong
Form. Access cho phép chọn nhiều cột từ nhiều Table hoặc Query khác nhau.
• Chọn Table hoặc Query từ Combo box Tables/Queries (chọn Table
T_KHACHHANG).
Trang 105
• Chọn tên cột trong khung Available Fields chuyển qua khung Selected
Fields (chọn hết các cột của Table nguồn).
Hình 5.11 : Chọn cột cho Form.

- Bước 2: What layout would you like for your Form? Chọn dạng cho Form
(chọn dạng Columnar)
Hình 5.12 : Chọn dạng cho Form.

- Bước 3: What style would you like? Chọn cách trang trí cho Form
Trang 106
Hình 5.13 : Chọn cách trang trí cho Form.

- Bước 4: What title do you want for your Form? Đặt tên cho Form. Tên này
vừa là tên của Form trong ngăn Form vừa là tên trên dòng tiêu đề của Form ở
chế độ Form View. Bấm vào nút Finish để kết thúc. Có thể chọn một trong hai
cách hiển thị Form:
• Open the Form to view or enter inFormation: hiển thị Form ở chế độ
Form view để xem hoặc nhập thông tin.
• Modify the Form’s design: hiển thị Form ở chế độ Design view để sửa
đổi thiết kế của Form.
Hình 5.14 : Đặt tên và chọn cách hiển thị Form.
Trang 107
5.4.2. TỰ THIẾT KẾ FORM

CHỌN CÁCH TẠO FORM BẰNG PHƯƠNG PHÁP FORM DESIGN
Trong Menu Create của Menu chính Click chuột vào nút Form Design
Hình 5.15: Cách chọn mục Design Form trên Menu Create
Hình 5.16: Màn hình thiết kế Form xuất hiện khi Click chuột vào nút Form Design
Chú ý: Để làm xuất hiện hai khu vực Form Header và Form Footer ta Click phài chuột
vào màn hinh thiết kế và chọn Form Header/ Footer
Trang 108
Hình 5.17: Short Menu xuất hiện khi Click phải chuột vào màn hình thiết kế
CHỌN NGUỒN DỮ LIỆU (TABLE/QUERY) ĐỂ THIẾT KẾ FORM

- Vào hộp thoại Properties của Form bằng cách Click chuột vào ô vuông giao
giữa 2 thước kẽ trên màn hình thiết kế Form.
Hình 5.18 : Hộp thoại Property Sheet của màn hình thiết kế Form.
- Chọn phiếu Data sau đó chọn tên Table hoặc tên Query để sử dụng dữ liệu thiết
kế Form.
CÁC THAO TÁC KHI LÀM VIỆC VỚI CÁC CONTROL TRÊN FORM
- Tạo các Control trên Form bằng Wizard:
+ Mở ToolBox, kiểm tra để chắc rằng nút Control Wizard đã được bật.
Trang 109
+ Click chuột vào biểu tượng của điều khiển muốn tạo trên Toolbox sau đó drag
chuột trên màn hình thiết kế Form để xác định vị trí của nó trên Form.
+ Làm theo các bước của Wizard.
- Chọn các điều khiển:
+ Chọn 1 điều khiển: Click vào điều khiển. Bỏ chọn Click vào chỗ trống trên
Form.
+ Chọn nhiều điều khiển:
Cách 1: Bấm giữ phím Shift và Click vào các điều khiển cần chọn.
Cách 2: Click hay Drag trên thước dọc hoặc thước ngang để chọn (Khi ta
Click chuột trên thước thì tất cả các điều khiển nằm trên phương đường đi
của con trỏ chuột đều được chọn.
Cách 3: Drag chuột vẽ khung bao quanh các đối tượng được chọn.
- Di chuyển, thay đổi kích thước:
+ Di chuyển: chọn các điều khiển cần di chuyển rồi drag đến vị trí mới. Nếu
muốn di chuyển một điều khiển trong số những điều khiển đã chọn thì ta đưa
con trỏ chuột vào ô vuông màu đen nằm ở góc trên bên trái của đối tượng cần di
chuyển.
+ Thay đổi kích thước: Chọn các đối tượng cần thay đổi kích thước. Đưa con
trỏ chuột vào một trong tám ô vuông màu đen. Khi nào thấy con trỏ chuột biến
thành hình mũi tên hai đầu thì drag để thay đổi kích thước.
- Xóa, sao chép:
+ Xóa: Chọn các điều khiển cần xóa, rồi bấm phím Delete.
+ Sao chép: Chọn các điều khiển cần sao chép. Bấm Ctrl+C hoặc Click phải
chuột vào điều khiển đang chọn và chọn mục Copy. Chọn vị trí cần sao chép
tới. Bấm Ctrl+V hoặc Click phải chuột vào chỗ trống chọn mục Paste.
- Khai báo thuộc tính cho điều khiển:
+ Click chuột vào điều khiển đang chọn sau đó chọn mục Properties hoặc bấm
Alt+Enter hoặc bấm vào nút Property Sheet để mở bảng thuộc tính.
+ Chọn điều khiển cần thay đổi thuộc tính trên Form, rồi tiến hành thay đổi
thuộc tính cho điều khiển đó trên bảng thuộc tính.
Trang 110
Hình 5.19: Mở bảng thuộc tính để khai báo thuộc tính cho điều khiển Masp.
5.4.3. MÀN HÌNH THIẾT KẾ CỦA CÁC DẠNG FORM
a) MÀN HÌNH THIẾT KẾ FORM DẠNG COLUMNAR
Hình 5.20: Màn hình thiết kế Form dạng Columnar.
Trang 111
Nhận xét: Các Label và các TextBox đều nằm chung trong Detail. TextBox bên phải,
còn Label bên trái. Ta có thể thiết kế tiêu đề của Form nằm chung trong Detail cũng
được.
b) MÀN HÌNH THIẾT KẾ FORM DẠNG TABULAR
các Label
các TextBox
Hình 5.21 : Màn hình thiết kế Form dạng Tabular.

Nhận xét: Các Label cho ta dòng tiêu đề của Form được thiết kế nằm trong Form
Header. Các TextBox cho ta các dòng dữ liệu được thiết kế nằm trong Detail.
c) MÀN HÌNH THIẾT KẾ FORM DẠNG DATASHEET VÀ JUSTIFIED
Có cấu trúc tương tự Form dạng Tabular, chỉ khác nhau ở thuộc tính Default View
của Form.
Thí dụ: Vẫn lấy màn hình thiết kế Form dạng Tabular như trên. Mở bảng thuộc
tính của Form
Chọn Form
Chọn Form bằng cách Click chuột vào và mở bảng thuộc tính sau:
- Nếu trong thuộc tính Default ta chọn Datasheet thì Form sẽ có dạng Datasheet.
Hình 5.22 : Trong thuộc tính Default View chọn Datasheet.
Trang 112
Hình 5.23 : Form được hiển thị dạng Datasheet.

- Nếu trong thuộc tính Default ta chọn Single Form thì Form sẽ có dạng Justified.
Hình 5.24 : Form được hiển thị dạng Justified.

- Nếu trong thuộc tính Default ta chọn Continuous Forms thì Form sẽ có dạng
Tabular
Hình 5.25 : Form được hiển thị dạng Tabular.

Ghi chú: Thật ra, đối với Form dạng Datasheet ta chỉ cần tạo các TextBox chứa các
tên cột ở phần Detail của màn hình thiết kế là được.
Thí dụ như ta thiết kế Form như sau:
Trang 113
Hình 5.25 : Màn hình thiết kế Form dạng Datasheet chỉ cần các TextBox
Hình 5.26 : Form được hiển thị dạng Datasheet.

Nhận xét về cách dùng của TextBox và Label:
- Label: dùng hiển thị một dòng văn bản. Nội dung trong Label ở màn hình thiết
kế như thế nào thì ở màn hình Form View hiển thị ra như thế đó.
Thiết kế Hiển thị
- TextBox:
+ Hiển thị dữ liệu của một cột.
+ Hiển thị kết quả trả về của một hàm và biểu thức
Trang 114
5.4.4. TẠO MAIN-SUB FORM

Ví dụ: Tạo Main-Sub Form có dạng sau:
Hình 5.27 : Mẫu Main-Sub Form cần thiết kế.

Các bước tạo:
Bước 1: Tạo Main Form dạng Single Form. Cụ thể tạo Form tên F_Hoadon dạng
Columnar lấy dữ liệu nguồn từ Table T_HOADON.
Trang 115
Hình 5.28 : Tạo Main Form dạng Columnar.

Bước 2: Tạo Sub Form dạng Continuous Form. Cụ thể tạo Form tên F_CTHoadon
dạng Tabular lấy dữ liệu nguồn từ Table T_CTHOADON.
Hình 5.29 : Tạo Sub Form dạng Tabular.

Bước 3: Nhúng Sub Form vào Main Form:
Cách 1:
Trang 116
+ Mở Main Form F_Hoadon ở chế độ Design View.

+ Click chuột vào nút định hướng để nhìn thấy các tên Form trong ngăn Forms.
Hình 5.30 : Màn hình chuẩn bị để nhúng Sub Form vào Main Form.
+ Drag tên Sub Form từ cửa sổ Database thả vào cửa sổ Main Form (nhớ thả vào
phần Detail của màn hình thiết kế).
Trang 117
Hình 5.31 : Cửa sổ Main Form sau khi đã nhúng Sub Form vào.
Cách 2:
+ Click chuột vào biểu tượng Control SubForm/SubReport trên ToolBox
+ Di chuyển chuột vào khu vực Form Drag một hình chữ nhật xác định vị trí cần
đặt Form con.
Trang 118
Hình 5.32 : Cửa sổ chọn tên Form con cần nhúng vào main Form.
+ Chọn tên Form con trong hộp thoại xuất hiện sau đó Click chuột vào Finish (Vì các
buớc tiếp theo ta thường không thay đổi giá trí đã được chọn lựa mặc định.
Bước 4: Khai báo cột liên kết giữa Main và Sub Form.
+ Click phải chuột vào vùng nhúng Sub Form rồi chọn Properties để vào hộp thoại
SubForm/SubReport.
+ Chọn thẻ Data
Trang 119
Hình 5.33: Chọn thẻ Data trong bảng thuộc tính.

+ Chọn cột liên kết:
- Link Master Fields: tên cột liên kết ở Main Form (theo ví dụ là: Sohd).
- Link Child Fields: tên cột liên kết ở Sub Form (theo ví dụ là: Sohd).
Lưu ý:
- Thông thường 2 Table làm nguồn cho Main và Sub Form là quan hệ một nhiều
với nhau và khi tạo Table ta đã tạo liên kết giữa khóa chính của Table quan hệ
một với cột khóa ngoại của Table quan hệ nhiều. Nên ở bước bốn này Access
thường làm sẵn cho ta và do đó ta chỉ kiểm tra lại thôi.
- Cột liên kết giữa Main Form và Sub Form thường là cột làm khóa chính của
Table nguồn của Main Form.
- Một số trường hợp, người ta yêu cầu thiết kế Sub Form không chứa cột liên kết.
Trường hợp này ta phải tạo Query nguồn cho Sub Form có chứa cột liên kết thì
lúc đó Sub Form mới liên kết được với Main Form mặc dù Sub Form không có
chứa cột liên kết này.
5.5. MỘT SỐ THUỘC TÍNH CƠ BẢN
5.5.1. THUỘC TÍNH CỦA ĐIỀU KHIỂN
Name : Tên của điều khiển.
Control Source : Nguồn dữ liệu của điều khiển.
Trang 120
Caption : Nhãn của điều khiển.

Format : Định dạng dữ liệu khi hiển thị
Font : Chọn Font cho điều khiển.
Back Style : Kiểu nền của điều khiển.
Back Color : Màu nền của điều khiển.
Special Effects : Hiệu ứng nền (Raised, Sunken, Shadow,…)
Text Align : Canh lề dữ liệu trong điều khiển.
Decimal Places : Định số số lẻ hiển thị trong điều khiển.
Input Mask : Định khuôn mẫu nhập liệu.
Default Value : Trị mặc định của điều khiển.
Validation Rule : Quy tắc kiểm chính.
Validation Text : Thông báo khi quy tắc kiểm chính bị vi phạm.
Visible : Hiển thị hay không hiển thị điều khiển.
Display When : Tình huống hiển thị điều khiển
- Always: luôn hiển thị.
- Print Only: chỉ hiển thị khi in ra giấy.
- Screen Only: chỉ hiển thị trên màn hình.
Enabled : Cho phép hay không cho phép xâm nhập đối tượng để
hiệu chỉnh hay nhập mới.
Lock : Khóa điều khiển không cho phép hiệu chỉnh.
5.5.2. THUỘC TÍNH CỦA FORM

Allow Filters : Cho phép/không cho phép sử dụng lọc dữ liệu.
Allow Edits : Cho phép/không cho phép hiệu chỉnh dữ liệu.
Allow Deletions : Cho phép/không cho phép xóa dữ liệu.
Allow Additions : Cho phép/không cho phép thêm dữ liệu.
Autoresize : Tự động thay đổi kích thước để hiển thị đủ mẩu tin.
Autocenter : Tự động canh giữa khi mở Form.
Modal : Xác lập trị Yes thì không thể chuyển qua cửa sổ khác
khi Form chưa đóng.
Pop Up : Nếu chọn Yes thì Form nằm trên các cửa sổ và Form
khác.
Close : Có / không có nút Close.
Control Box : Hiện / không hiện Control Box
Caption : Nhãn của Form.
Default View : Chế độ hiển thị mặc định.
Data Entry : Cho phép nhập thêm dữ liệu mới.
Dividing Lines : Đường phân cách giữa các thành phần khi xem Form
ở chế độ Form View.
Min Max Buttons : Có / không các nút Min, Max.
Navigation Buttons : Hiện / che các nút di chuyển mẩu tin.
Picture : Xác lập ảnh nền cho Form.
Record Source : Nguồn dữ liệu của Form.
Record Selectors : Hiện hay không hiện con trỏ mẩu tin hiện hành.
Scroll bars : Hiện hay không hiện thanh trượt của Form (Neither,
Trang 121
Horizontal Only, Vertical Only, Both).

View Allowed : Xác định cho phép xem ở chế độ nào (Form,
Datasheet và Both)
5.6. SỬ DỤNG WIZARD ĐỂ TẠO CÁC ĐIỀU KHIỂN TRÊN FORM

5.6.1. LABEL
a) CHỨC NĂNG
Dùng hiển thị dòng văn bản.
- Click chuột vào nút Label trên Toolbox và kéo thành khung hình chữ nhật trên
Form.
- Gõ dòng văn bản vào Label.
- Định dạng.
5.6.2. TEXTBOX
a) CHỨC NĂNG
- Hiển thị dữ liệu của một field.
- Hiển thị kết quả trả về của hàm hoặc biểu thức.
b) CÁCH TẠO
Tương tự Label
5.6.3. NHÚNG FIELD VÀO FORM
+ Mở danh sách tên Field bằng cách Click vào nút Field List
.
+ Chọn các cột trên Field List Drag thả vào màn hình thiết kế Form.
Trang 122
Hình 5.34 : Drag tên cột từ Field List thả vào màn hình thiết kế Form.
5.6.4. COMBO BOX (HỘP DANH SÁCH THẢ XUỐNG)

a) CHỨC NĂNG
Dùng để hiển thị một danh sách các mục tùy chọn và người sử dụng chỉ cần chọn
một giá trị trong danh sách này, tránh sai sót khi nhập liệu. Ưu điểm khi nào chọn
mới mở hộp danh sách ra, tiết kiệm không gian làm việc.
b) VÍ DỤ
Tạo Combo Box LOAIVT trong Form F_HOADON dùng để chọn loại vật tư là N
(nhập) hay X (xuất).
Hình 5.35 : Yêu cầu tạo Combo Box trên Form.
Trang 123
c) CÁC BƯỚC TẠO

Click chuột vào nút Combo Box trên ToolBox rồi drag thành hình chữ nhật trên
màn hình thiết kế Form để xác định vị trí của Combo Box.
Combo Box
Hình 5.36 : Control Combo box trên hộp Controls.

Bước 1: Chỉ định nguồn dữ liệu (control source) cung cấp cho Combo Box
Hình 5.37 : Chọn Control Source là tự gõ vào.

Bước 2: Gõ vào các giá trị của Combo Box, mỗi giá trị là một dòng.
Hình 5.38 : Gõ các giá trị cho Combo Box.
Trang 124
Bước 3: Chọn cách sử dụng khi ta chọn một giá trị trong Combo Box. Ở đây ta
dùng giá trị này để nhập liệu cho cột LOAIVT trong Table nguồn của Form là
T_HOADON
Hình 5.39 : Giá trị mà ta chọn trong Combo Box sẽ được gán vào cột LOAIVT.
Bước 4: Đặt tên nhãn cho Combo Box.
Hình 5.40 : Đặt tên nhãn cho Combo Box là Loại vật tư.
5.6.5. LIST BOX (HỘP DANH SÁCH)

a) CHỨC NĂNG
Trang 125
Dùng để hiển thị một danh sách các mục tùy chọn và người sử dụng chỉ cần chọn
một giá trị trong danh sách này, tránh sai sót khi nhập liệu.
b) VÍ DỤ
Tạo List Box chứa tên các khách hàng trên Form F_HOADON dùng để khi chọn
một tên khách hàng sẽ nhập một MaKH vào Table T_HOADON.
Hình 5.41 : Yêu cầu tạo List Box trên Form.

Click chuột vào nút List Box trên ToolBox rồi drag thành hình chữ nhật để xác
định vị trí của hộp danh sách. List box
Hình 5.42 : Control List box trên hộp Controls.

Bước 1: Chỉ định nguồn dữ liệu (Control Source) cung cấp cho Combo Box. Cụ
thể chọn nguồn từ Table.
Trang 126
Hình 5.43 : Chọn nguồn dữ liệu cho List box từ Table.

Bước 2: Chọn tên Table nguồn cho List Box.
Hình 5.44 : Chọn tên Table là T_KHACHHANG.

Bước 3: Chọn các cột cần có trong List Box.
Trang 127
Hình 5.45 : Chọn tên cột cho List Box là MAKH và TENKH.
Bước 4: Chọn cột cần sắp xếp trong List Box.
Hình 5.46 : Chọn cột cần sắp xếp trong List Box là MAKH.
Bước 5: Che cột làm khóa chính là MAKH.
Trang 128
Hình 5.47 : Chọn Hide key column để che cột làm khóa chính.
Bước 6: Khi ta chọn một dòng trên List Box thì có 2 giá trị là MAKH và TENKH.
Do đó bước này yêu cầu ta chọn giá trị cần sử dụng khi chọn một dòng trên List
Box.
Hình 5.48 : Chọn cột cần lấy giá trị khi chọn 1 dòng trên List Box.
Bước 7: Giá trị mà ta chọn ở bước 5 được sử dụng làm gì. Ở đây ta chọn lưu vào
cột MAKH của Table T_HOADON.
Trang 129
Hình 5.49 : Chọn lưu MAKH được chọn trong List Box vào cột MAKH của Table
nguồn.
Bước 8: Đặt tên nhãn cho List Box
Hình 5.50 : Đặt tên nhãn cho List Box là Mã khách hàng.
5.6.6. COMMAND BUTTON (NÚT LỆNH)
a) CHỨC NĂNG
Dùng để thực hiện một hành động khi ta Click chuột vào nó.
b) VÍ DỤ
Tạo các nút lệnh trên Form F_Khachhang như mẫu sau
Trang 130
Hình 5.51 : Yêu cầu tạo Command button trên Form.

a) CÁC BƯỚC TẠO
Click chuột vào nút Command Button trên ToolBox rồi drag thành hình chữ nhật
để xác định vị trí của nút.
Command Button
Hình 5.52 : Control Command Button trên hộp Controls.

Bước 1: Chọn hành động cho nút
- Trong khung Categories chọn tên nhóm hành động.
- Trong khung Actions chọn hành động cho nút.
Trang 131
Hình 5.53 : Chọn hành động cho nút.
Bước 2: Chọn hình hay dòng chữ trên nút (Picture hay Text)
Hình 5.54 : Chọn dòng chữ hay hình thể hiện trên nút.
Bước 3: Đặt tên cho nút
Trang 132
Hình 5.55 : Đặt tên cho nút (thuộc tính Name)
b) CÁC HÀNH ĐỘNG THÔNG DỤNG
Categories Actions
Record Navigation Find Next Tìm tiếp
Find Record Tìm mẩu tin
Go To First Record Di chuyển về mẩu tin đầu
Go To Last Record Di chuyển về mẩu tin cuối
Go To Next Record Di chuyển về mẩu tin sau
Go To Previous Record Di chuyển về mẩu tin trước
Record Operations Add New Record Thêm mẩu tin mới
Delete Record Xóa mẩu tin hiện hành
Print Record In mẩu tin hiện hành
Save Record Lưu mẩu tin hiện hành
Undo Record Phục hồi mẩu tin đang sửa
Form Operations Apply Form Filter Lọc dữ liệu cho Form
Close Form Đóng Form hiện hành
Edit Form Filter Hiệu chỉnh bộc lọc dữ liệu
Open Form Mở Form
Print a Form In Form
Print Current Form In Form hiện hành
Refresh Form Data Làm tươi dữ liệu cho Form
Report Operations Preview Report In Report ra màn hình.
Print Report In Report ra máy in
Send Report to File In Report thành File
Application Quit Application Thoát khỏi Access
Run Application Chạy một CTUD
Run MS Excel Chạy CTUD Excel
Trang 133
Run MS Word Chạy CTUD Word

Miscellaneous Print Table In Table
Run Macro Chạy Macro
Run Query Chạy Query
5.6.7. UNBOUND OBJECT FRAME
a) CHỨC NĂNG
Hiển thị một đối tượng được tạo ra từ một chương trình ứng dụng nào đó.
b) VÍ DỤ
Tạo một Unbound Object Frame hiển thị một Word Art được tạo ra từ
Microsoft Word Picture như sau:
Hình 5.56: Tạo Unbound Object Frame

- Kéo một Unbound Object Frame trên màn hình thiết kế Form.
- Bước 1: Xuất hiện hộp thoại và ta chọn Microsoft Word Picture
Hình 5.57: Hộp thoại dùng để chọn trình ứng dụng cần nhúng
- Bước 2: Xuất hiện cửa sổ Microsoft Word Picture và ta tạo Word Art trên đó.
Trang 134
Hình 5.58:Cửa sổ Microsoft Word Picture

- Bước 3: Đóng cửa sổ Microsoft Word (bấm vào nút Close Picture) trở về màn
hình thiết kế Form, ta được kết quả như trên.
- Định dạng cách hiển thị Word Art bằng cách bấm vào nút Properties
Hình 5.59: Bảng thuộc tính của Unbound Object Frame

- Ở thuộc tính Size Mode ta có thể chọn:
+ Clip: đối tượng sẽ bị cắt nếu nó lớn hơn khung.
+ Stretch: đối tượng tự động co giãn cho vừa với khung (bị biến dạng theo
khung).
+ Zoom: đối tượng tự động co giãn cho vừa với khung (không bị biến dạng theo
khung).
5.6.8. TAB CONTROL
Trang 135
a) CHỨC NĂNG
Tạo trên cùng một diện tích của Form nhiều trang thông tin
b) VÍ DỤ
Tạo Tab Control như sau:
Hình 5.60: Tạo Tab Control trên Form

- Click chuột vào biểu tượng Tab Control trên Tool Box sau đó kéo Tab Control
trên Form.
- Chọn Tab Control và định dạng Font chữ cho Tab Control
- Chọn từng trang và đặt tên cho các trang ở mục Caption ta có kết quả như trên.
Hình 5.61: Bảng thuộc tính của trang
Trang 136
Lưu ý: Nếu muốn thêm trang ta chọn Tab Control và Click phải chuột vào trang
cuối cùng và chọn Insert Page; Muốn xóa trang ta chọn Delete Page. Muốn đưa các
điều khiển vào trang ta chọn trang rồi đưa các điều khiển mà ta muốn đưa vào.
Hình 5.62: Short menu xuất hiện khi Click chuột vào tiêu đề trang
Trang 137
BÀI TẬP THỰC HNH ACCESS 1

BÀI TẬP DATABASE 1
1. Khởi động Access (Start->Programs->Microsoft Office->Microsoft Office Acsess
2007) Tạo một Blank Database có tên Banhang.accdb
2. Sử dụng chức năng Design View để tạo table hóa đơn có cấu trúc sau
T_HOADON
Field name Data type Field size Description
Msp Text 5 Ma san pham
Ngay Date/Time
Soluong Number Integer
Dongia Number Long Integer
Mkh Text 2 Ma khach hang
Ghichu Memo
Stt Autonumber So thu tu
loaivt Text 1
Httt Text 2 Hinh thuc thanh toan
Yêu cầu:
• Msp chỉ nhập được 3 ký tự đầu là in, 2 ký tự sau là số (Trong thuộc tính Input Mask
>LLL00)
• Trong Format của trường ngày chọn Short date
• Vùng số lượng yêu cầu dữ liệu nhập vào phải >0 nếu vi phạm sẽ thông báo lỗi (Trong
thuộc tính Validation Rule: >0, trong Validation Text: Ban phai nhap vao so luong
lon hon 0)
• Chọn Msp làm Primary key
3. Thêm vào cấu trúc Table các trường sau:
Field name Data type Field size Vị trí trường thêm vào
Sohd Text 4 Vào sau vùng số lượng
Dvt Text 1 Vào sau vùng số hóa đơn
Tenkh Text 25 Vào sau vùng ghi chú
4. Sửa lại tên các trường sau:

5. Msp thành Masp, Mkh thành Makh
6. Di chuyển trường Stt lên trên cùng
7. Hãy chọn lại trường Sohd làm Primary key
8. Xoá các trường Dvt, Tenkh, Ghichu, Stt
9. Trong thuộc tính Default Value của trường loaivt gõ vào X
10. Khai báo lại trường Httt có Data Type là Lookup Wizard để tạo Combobox cho
trường này với các giá trị là : TM, TP, NO.
11. Trong thuộc tính Caption của trường Makh gõ vào Mã khách hàng.
12. Xóa các trường Masp,Soluong,Dongia
13. Mở Table ở chế độ Datasheet View để nhập dữ liệu cho table T_Hoadon theo nội
dung sau (di chuyển các cột của Table theo thứ tự như sau để dễ nhập liệu) :
Trang 138
Sohd Mã khách hàng Ngay Loaivt Httt

0001 TT 1/1/91 N TM
0002 TB 3/4/91 X TM
0003 BT 3/4/91 X TM
0004 PV 3/4/91 X TP
0005 TT 3/3/91 X TM
0001 TT 3/4/91 X TM
0002 BT 1/4/91 N NO
0008 TT 3/3/91 N TM
14. Thay đổi độ rộng các cột sao cho vừa khít với dữ liệu trong bảng. Lưu lại dữ liệu vừa
nhập và đóng Table lại.
15. Mở lại table ở chế độ Datasheet View và cho biết trong table có bao nhiêu mẩu tin và
mẩu tin hiện hành là mẩu tin số mấy?.
16. Hãy chọn mẩu tin số 2 làm mẩu tin hiện hành.
17. Hãy chọn mẩu tin cuối cùng làm mẩu tin hiện hành.
18. Di chuyển mẩu tin hiện hành về mẩu đầu tiên.
19. Đóng cửa sổ Table lại.
20. Tạo table T_CTHOADON có cấu trúc như sau:
T_CTHOADON
SOHD Text 4 Ma san pham
MASP Text 5
SOLUONG Number Integer
DONGIA Number Long Integer
Chọn SoHD và Masp cùng làm khóa chính
21.Nhập dữ liệu cho table có nội dung sau:
T_CTHoadon
Sohd Masp Soluong Dongia
0001 COM46 23 500
0001 DIS12 20 23
0002 MOU11 10 12
0002 MOU12 12 12
0002 PRN11 2 70
0003 MOU12 12 12
0003 PRN11 3 66
0004 DIS12 12 20
0004 MON99 2 120
0004 PRN11 20 65
0005 COM46 2 500
0005 DIS12 10 4
0005 MON99 3 120
Trang 139
T_CTHoadon
Sohd Masp Soluong Dongia
0006 COM46 12 275
0006 MON99 2 120
0007 COM46 5 270
0007 FPP12 100 80
0008 COM46 4 120
0008 DIS12 5 200
0008 PRN11 30 65

1. Mở tập tin Banhang.accdb
2. Tạo Table T_KHACHHANG có cấu trúc sau (Makh làm khóa chính):
Makh Text 2 Ma khach hang
TenKh Text 25 Ten khach hang
Diachi Text 25 Dia chi
Phone Text 2 Dien thoai
WebSite Hyperlink Địa chỉ website
a. Vùng Makh qui định phải nhập 2 ký tự hoa
b. Chọn Makh làm Primary key
c. Nhập dữ liệu cho table có nội dung như sau:
T_Khachhang
Makh Tenkh Diachi Phone website
BT Công ty Bitis 1 Trần Hưng Đạo 9891554 Http://www.bitis.com.vn
LS Công ty Lam sơn 132 Lê Lợi 9236456 Http://www.Lamson.com
PV Công ty Phong Vũ 9 Lê Duẩn 9897455 Http://www.Phongvu.com
TB Công ty Thanh Bình 43 Lê Lơi 6546545 Http://www.Thanhbinh.Net
TT Công ty Thanh Thanh 177 Phạm Ngũ Lão 5454875 http://www.thanhthanh.com
3. Tạo Table T_SANPHAM có cấu trúc sau (chọn Masp làm Primary key):
Masp Text 5 Ma san pham
Tensp Text 25 Ten san pham
Dvt Text 1 Don vi tinh
Dongia Number
4. Nhập Nội dung cho table T_SANPHAM như sau:
Masp Tensp Dvt DongiaM
COM41 Computer 481-11 Cái 500
COM51 Computer Pentium 100 Cái 1000
DIS12 Ổ đĩa 1.2Mb Cái 20
DIS14 Ổ đĩa 1.44MB Cái 23
Trang 140
FPP12 Đĩa mềm 1.2Mb Hộp 1

GLA11 Kính lọc Cái 2
MON99 Monitor color 14 inch Cái 120
MOU11 Mouse Protec Con 12
MOU12 Mouse Genius Con 10
PRN11 Máy in LQ-1120 Cái 15
1. Trong Tập tin Banhang.accdb tạo table T_HOSONV có cấu trúc sau:
Manv Text 4 Ma nhan vien
Holot Text 18 Ho lot
Ten Text 10 Ten
DalapGD Yes/No Da lap gia dinh
Tdvh Text 2 Trinh do van hoa
Phainam Yes/No (Nam:Yes, Nữ :No)
Lcb Number Long integer Luong can ban
Ngaysinh Date/time Ngay sinh
Ngayvaolv Date/Time Ngay vao lam viec
Socon Number Byte So con
Hinh Ole Object (Lay hinh tu Clipart)
2. Chọn Manv làm Primary key
3. Nhập nội dung cho Table như sau:
T_Hosonv
Man DalapG Tdv Phaina Lc Ngayvaol Soco Hin
Holot Ten Ngaysinh
v D h m b v n h
HC01 Nguyễ An Yes DH No 290 1/1/1960 12/12/80 2
n thị
HC02 Đào Lý No DH No 256 2/2/1962 1/1/80 0
bạch
HC03 Nguyễ Thúy Yes TH No 256 12/12/195 3/2/1971 1
n thị 0
HC04 Phan Tran No DH No 290 1/1/1961 3/3/95 0
thị thu g
HC06 Trần Cúc No TH No 290 1/1/1961 4/3/85 0
thị thu
KT01 Nguyễ Phú Yes DH Yes 345 4/4/1968 1/1/90 2
n ngọc
KT02 Nguyễ Anh No TH Yes 256 30/4/75 15/1/95 0
n
phương
KT06 Nguyễ Vũ No DH Yes 310 2/2/1970 14/3/93 0
Trang 141
T_Hosonv
Man DalapG Tdv Phaina Lc Ngayvaol Soco Hin
Holot Ten Ngaysinh
v D h m b v n h
n
hoàng
KT09 Nguyễ Đông No DH Yes 345 27/5/1959 12/5/81 0
n hữu
TH01 Trịnh Tri No DH Yes 330 14/3/1960 1/1/80 0
thanh
TH02 Nguyễ Dung Yes DH No 310 12/3/1968 24/5/91 3
n xuân
TH03 Trần Sơn Yes DH Yes 345 1/1/1967 12/12/90 2
ngọc
TH04 Nguyễ Long Yes DH Yes 190 12/12/196 3/1/95 0
n 8
hoàng
TH05 Trần Bông Yes TH No 234 3/3/1954 4/4/74 1
thị
TH07 Lê thị Nga Yes TH No 256 14/3/1960 5/12/96 0
thúy
TH08 Trần Tuấn No DH Yes 345 9/9/1963 4/3/90 0
anh
TH09 Trần Bi No DH Yes 345 9/9/1963 4/3/90 0
anh
TH10 Trần Tran No DH No 290 10/10/197 12/12/93 0
thanh g 1
TH11 Phạm Nga No TH No 310 5/5/1968 8/5/96 0
thị thu
TH12 Lê thị Hoa No DH No 345 5/12/1968 1/10/89 0
thanh
TH13 Phùng Dung No DH No 312 12/10/196 10/10/96 0
khắc 6
TH14 Chu Tân Yes DH Yes 355 25/10/197 1/1/96 0
duy 0
TH15 Hồ Ngân Yes DH Yes 355 28/12/196 12/10/86 0
thanh 5
4. Làm ẩn các cột DalapGD,Tdvh,phai,ngaysinh sau đó cho các cột này xuất hiện trở lại
5. Làm đóng băng cột tên thử di chuyển thanh trượt ngang để quan sát dữ liệu trên table
sau đó huỷ bỏ chế độ đóng băng cột tên.
6. Định dạng table có nền màu xanh, đuờng kẽ dọc màu đỏ, bỏ đi đường kẽ ngang ngăn
cách giữa các mẩu tin trong table.
7. Sắp xếp thứ tự cột Manv theo thứ tự tăng dần, Sau đó theo thứ tự giảm dần.
8. Sắp xếp thứ tự cột tên tăng dần theo tên, nếu trùng tên thì xếp tăng dần theo họ lót
Trang 142
9. Dùng chức năng Filter để lọc các thông tin thõa mãn theo yêu cầu sau:
a. Hiển thị những mầu tin có phái là nữ
b. Hiển thị những mẩu tin có phái là nam
c. Hiển thị những mẩu tin có họ lót là Nguyễn
d. Hiển thị những mẩu tin có tên là Nga
e. Hiển thị những mẩu tin có tên là Long và Vũ
f. Hiển thị những mẩu tin có tên có ký tự đầu tiên là T
g. Hiển thị những mẩu tin có tên lót là Ngọc
h. Hiển thị những mẩu tin phái nữ và có Lcb nhỏ hơn hoặc bằng 310
i. Hiển thị những mẩu tin có ngày sinh nằm trong khoảng 01/01/50 đến 01/01/85
(dữ liệu khi hiển thị được sắp xếp theo tên nhân viên tăng dần, nếu cùng tên thì sắp
xếp theo ngày sinh giảm dần)
j. Hiển thị những mẩu tin có tháng sinh là tháng 3
k. Hiển thị những mẩu tin có năm sinh là 1910
l. Hiển thị những mẩu tin có 2 ký tự đầu tiên của Manv là TH
m. Hiển thị những mẩu tin không phải ở phòng Tin học
n. Hiển thị những mẩu tin có phái là nữ và năm sinh từ 1910 trở đi
10. Dùng chức năng Find để tìm kiếm những mẩu tin thoã mãn yêu câù sau:
a. Tìm những mẩu tin có phái là nam
b. Tìm những mẩu tin có họ là Trần
c. Tìm những mẩu tin có tên là Bi
d. Tìm những mẩu tin có tháng sinh là tháng 9
e. Tìm những mẩu tin có năm sinh là 1913
f. Tìm và thay thế những mẩu tin có Lcb là 290 và thay thế bằng 310

1. Mở tập tin Banhang.accdb
2. Tạo Table T_Chamcong08 có cấu trúc sau:
Manv Text 4 Ma nhan vien
Thang Number
Ngaycong Number Ngay cong
Ngayphep Number Ngay phep
Ngoaigio Number Ngoai gio
3. Nhâp nội dung của table như sau:
T_Chamcong08
Manv Thang Ngaycong Ngayphep Ngoaigio
HC01 1 25 1 2
HC01 2 26 1 1
HC02 1 23 0 3
HC02 2 29 0 1
HC03 1 29 0 0
Trang 143
T_Chamcong08
HC03 2 24 0 0
HC04 1 26 0 0
HC04 2 25 0 0
HC06 1 26 0 2
HC06 2 24 0 2
KT01 1 25 1 4
KT01 2 27 1 4
KT02 1 23 0 0
KT02 2 29 0 0
KT06 1 23 3 6
KT06 2 25 3 6
KT09 1 26 0 0
KT09 2 27 0 0
TH01 1 23 3 2
TH01 2 28 3 2
TH02 1 25 1 2
TH02 2 29 1 2
TH03 1 24 1 3
TH03 2 25 1 3
TH04 1 29 0 0
TH04 2 28 0 0
TH05 1 24 0 0
TH05 2 25 0 0
TH07 1 24 2 12
TH07 2 27 2 12
TH08 1 26 0 0
TH08 2 28 0 0
TH09 1 20 2 0
TH09 2 29 2 0
TH10 1 26 0 2
TH10 2 28 0 2
TH11 1 24 3 2
TH11 2 29 3 2
TH12 1 26 3 5
TH12 2 29 3 5
TH13 1 24 2 3
Trang 144
T_Chamcong08
TH13 2 25 2 3
TH14 1 26 2 3
TH14 2 28 2 3
TH15 1 24 3 2
TH15 2 29 3 2

1. Mở tập tin Banhang.mdb
2. Dùng chức năng RelationShips để tạo các liên kết giữa các tập tin sau:
3. Thử huỷ bỏ mối liên kết giữa 4 Table trên

4. Tạo lại mối liên kết giống như trên
5. Tạo liên kết giữa hai table như sau:

1. Mơ table T_hosoNV để khai triển theo dõi tình hình chấm công của nhân viên theo
dạng sau:
Trang 145
BÀI TẬP QUERY 1

2. Hãy sử dụng Table T_HOADON,T_CTHOADON để tạo Quyery Q_QLHOADON
như sau:
a. Loaivt là X thì ghi Xuất, Nếu N thì ghi Nhập
b. Nếu Httt là TP thì ghi là Tín phiếu, TM thì ghi là Tiền Mặt, NO thì ghi là Nợ
(Dùng hàm IIF để thành lập các cột Loaivattu và Htttoan)
Q_QLHOADON
Sohd Makh Masp Soluong Dongia trigia Loaivattu Htttoan
0001 TT COM46 23 500 11500 Nhập Tiền mặt
0001 TT DIS12 20 23 460 Nhập Tiền mặt
0002 TB MOU11 10 12 120 Xuất Tiền mặt
0002 TB MOU12 12 12 144 Xuất Tiền mặt
0002 TB PRN11 2 70 140 Xuất Tiền mặt
0003 BT MOU12 12 12 144 Xuất Tiền mặt
0003 BT PRN11 3 66 198 Xuất Tiền mặt
0004 PV DIS12 12 20 240 Xuất Tín phiếu
0004 PV MON99 2 120 240 Xuất Tín phiếu
0004 PV PRN11 20 65 1300 Xuất Tín phiếu
0005 TT COM46 2 500 1000 Xuất Tiền mặt
0005 TT DIS12 10 4 40 Xuất Tiền mặt
0005 TT MON99 3 120 360 Xuất Tiền mặt
0006 TT COM46 12 275 3300 Xuất Tiền mặt
0006 TT MON99 2 120 240 Xuất Tiền mặt
Trang 146
Q_QLHOADON
Sohd Makh Masp Soluong Dongia trigia Loaivattu Htttoan
0007 BT COM46 5 270 1350 Nhập Nợ
0007 BT FPP12 100 80 8000 Nhập Nợ
0008 TT COM46 4 120 480 Nhập Tín phiếu
0008 TT DIS12 5 200 1000 Nhập Tín phiếu
0008 TT PRN11 30 65 1950 Nhập Tín phiếu
BÀI TẬP QUERY 2

Hãy sử dụng Table T_HOADON,T_CTHOADON,T_SANPHAM,T_KHACHHANG để
tạo Query Q_TDOIBanHang như sau:
a. Cột Trị giá=Số lượng * Đơn giá
b. Cột tháng được thánh lập theo công thức: Thang:format([ngay],’mm’)
c. Trên cột tháng tạo 2 biến bộ nhớ có giá trị tháng theo dõi được nhập từ bàn phím
khi chạy Query “Nhập tháng muốn theo dõi từ: “
“Đến tháng: “
Hướng dẫn: Trên dòng Criteria của cột tháng đưa vào công thức sau để làm điều kiện lọc
dữ liệu: Between [Nhap vao thang muon theo doi tu: ] And [Den thang: ]
Q_TDOIBanhang
Makh Tenkh Masp Tensp Loaivt thang Soluong Dongia trigia
TT Công ty COM46 Computer 486-66 N 01 23 500 11500
Thanh Thanh
TT Công ty DIS12 Ổ đĩa 1.2Mb N 01 20 23 460
Thanh Thanh
TB Công ty MOU11 Mouse Protec X 03 10 12 120
Thanh Bình
TB Công ty MOU12 Mouse Genius X 03 12 12 144
Thanh Bình
TB Công ty PRN11 Máy in LQ-1170 X 03 2 70 140
Thanh Bình
BT Công ty Bitis MOU12 Mouse Genius X 02 12 12 144
BT Công ty Bitis PRN11 Máy in LQ-1170 X 02 3 66 198
PV Công ty DIS12 Ổ đĩa 1.2Mb X 04 12 20 240
Phong Vũ
PV Công ty MON99 Monitor color 14 X 04 2 120 240
Phong Vũ inch CTX
PV Công ty PRN11 Máy in LQ-1170 X 04 20 65 1300
Phong Vũ
TT Công ty COM46 Computer 486-66 X 05 2 500 1000
Thanh Thanh
TT Công ty DIS12 Ổ đĩa 1.2Mb X 05 10 4 40
Trang 147
Q_TDOIBanhang
Makh Tenkh Masp Tensp Loaivt thang Soluong Dongia trigia
Thanh Thanh
TT Công ty MON99 Monitor color 14 X 05 3 120 360
Thanh Thanh inch CTX
TT Công ty COM46 Computer 486-66 X 07 12 275 3300
Thanh Thanh
TT Công ty MON99 Monitor color 14 X 07 2 120 240
Thanh Thanh inch CTX
BT Công ty Bitis COM46 Computer 486-66 N 09 5 270 1350
BT Công ty Bitis FPP12 Đĩa mềm 1.2Mb N 09 100 80 8000
TT Công ty COM46 Computer 486-66 N 10 4 120 480
Thanh Thanh
TT Công ty DIS12 Ổ đĩa 1.2Mb N 10 5 200 1000
Thanh Thanh
TT Công ty PRN11 Máy in LQ-1170 N 10 30 65 1950
Thanh Thanh
BÀI TẬP QUERY 3
Hãy sử dụng Table T_HOADON,T_CTHOADON T_KHACHHANG để tạo Total Query
Q_TDOIKHHANG như sau:
Q_TDOIKHACHHANG
Loaivt Makh Tenkh MaxOfSoluong MinOfSoluong
X BT Công ty Bitis 12 3
X PV Công ty Phong Vũ 20 2
X TB Công ty Thanh Bình 12 2
X TT Công ty Thanh Thanh 12 2
Query Q_TKTHEONX có nội dung sau:

Q_TKTHEONX
Makh Tenkh LoaiVtu Tong so luong N/X
BT Công ty Bitis Nhập 105
BT Công ty Bitis Xuất 15
PV Công ty Phong Vũ Xuất 34
TB Công ty Thanh Bình Xuất 24
TT Công ty Thanh Thanh Nhập 82
TT Công ty Thanh Thanh Xuất 29
Query Q_TKTHEOSP có nội dung sau:

Q_TKTHEOSP
Masp Tensp Loaivt Trigia
Trang 148
Q_TKTHEOSP
Masp Tensp Loaivt Trigia
COM46 Computer 486-66 N 11500
DIS12 Ổ đĩa 1.2Mb N 460
MOU11 Mouse Protec X 120
MOU12 Mouse Genius X 144
PRN11 Máy in LQ-1170 X 140
MOU12 Mouse Genius X 144
DIS12 Ổ đĩa 1.2Mb X 240
MON99 Monitor color 14 inch CTX X 240
COM46 Computer 486-66 X 1000
DIS12 Ổ đĩa 1.2Mb X 40
COM46 Computer 486-66 X 3300
FPP12 Đĩa mềm 1.2Mb N 8000
DIS12 Ổ đĩa 1.2Mb N 1000
PRN11 Máy in LQ-1170 N 1950
BÀI TẬP QUERY 4

1. Hãy sử dụng table T_Chamcong08 để tạo một query Q_TKNCNP có nội dung sau:
Q_TKNCNP
phong Tong so ngay cong Tong so ngay phep
Hành chính 257 2
Kỹ thuật 205 8
Tin học 732 44
2. Hãy sử dụng Table T_HOADON, T_CTHOADON để tạo CrossTab Query

Q_BAOCAO DOANHSOBANTHEOTHANG với yêu cầu tổng hợp số lượng của
những loại sản phẩm đã bán như sau:
Q_Baocaodoanhsobantheothang
Loaivt Masp Tong so luong Thang 2 Thang 3 Thang 4 Thang 5 Thang 7
X COM46 14 2 12
Trang 149
Q_Baocaodoanhsobantheothang
Loaivt Masp Tong so luong Thang 2 Thang 3 Thang 4 Thang 5 Thang 7
X DIS12 22 12 10
X MON99 7 2 3 2
X MOU11 10 10
X MOU12 24 12 12
X PRN11 25 3 2 20
3. Từ CrossTab Query Q_BAOCAODOANHSOBANTHEOTHANG hãy tạo CrossTab

Query Q_BAOCAODOANHSONHAPTHEOTHANG bằng cách nhanh nhất (Sử
dụng phương pháp copy rồi sửa lại điều kiện lọc dữ liệu trên cột loaivt)
Q_Baocaodoanhsonhaptheothang
Loaivt Masp Tong so luong Thang 1 Thang 10 Thang 9
N COM46 32 23 4 5
N DIS12 25 20 5
N FPP12 100 100
N PRN11 30 30
BÀI TẬP QUERY 5

1. Hãy sử dụng Table Hosonv để tạo Crosstab query Q_TKTRINHDOVANHOA sau:
Gợi ý: Tên phòng được thành lập theo công thức: Tên
phòng:Iif(Left([manv],2)=’TH’,’Tin học’,Iif(Left([manv],2)=’HC’,’Hành chính’,’Kỹ
thuật’))
Q_Tktrinhdovanhoa
Tên phòng Tổng số nhân viên Đại học Trung học
Hanh chinh 5 3 2
Ky Thuat 4 3 1
Tin hoc 14 11 3
2. Hãy sử dụng Table T_Hosonv và T_chamcong08 để tạo Crosstab query
Q_THEODOICC có nội dung sau:
Q_TheodoiCC
Manv Holot Ten Thang 1 Thang 2
HC01 Nguyễn thị An 25 26
HC02 Đào bạch Lý 23 29
HC03 Nguyễn thị Thúy 29 24
HC04 Phan thị thu Trang 26 25
HC06 Trần thị thu Cúc 26 24
KT01 Nguyễn ngọc Phú 25 27
Trang 150
Q_TheodoiCC
Manv Holot Ten Thang 1 Thang 2
KT02 Nguyễn phương Anh 23 29
KT06 Nguyễn hoàng Vũ 23 25
KT09 Nguyễn hữu Đông 26 27
TH01 Trịnh thanh Tri 23 28
TH02 Nguyễn xuân Dung 25 29
TH03 Trần ngọc Sơn 24 25
TH04 Nguyễn hoàng Long 29 28
TH05 Trần thị Bông 24 25
TH07 Lê thị thúy Nga 24 27
TH08 Trần anh Tuấn 26 28
TH09 Trần anh Bi 20 29
TH10 Trần thanh Trang 26 28
TH11 Phạm thị thu Nga 24 29
TH12 Lê thị thanh Hoa 26 29
TH13 Phùng khắc Dung 24 25
TH14 Chu duy Tân 26 28
TH15 Hồ thanh Ngân 24 29
BÀI TẬP QUERY 6

1. Hãy sử dụng Table T_Hosonv, T_chamcong để tạo Make Table Query
Q_BACKUP1có chức năng tạo ra một Table mới mang tên
T_THEODOINHANVIEN bao gồm các trường: Manv, Họ và tên,Phai(ghi rõ nam
/nữ) ,Lcb, Ngày công,Ngày phép,TenPhong Table mới này chỉ chứa các mẩu tin thõa
mãn hai điều kiện có Lcb>=300 và Ngày công >=20 (trong đó tên phòng được thành
lập từ 2 ký tự đầu tiên của mã nhân viên)
2. Hãy sử dụng Table T_Hosonv để tạo Make Table Query Q_BACKUP2 có chức năng
tạo ra một Table mới mang tên T_NHANVIEN có các trường giống như Table
T_Hosonv nhưng chỉ gồm các mẩu tin là nam.
BÀI TẬP QUERY 7
1. Mở Table T_THEODOINHANVIEN ở chế độ Design View Tạo thêm một trường
mới mang tên Thưởng có kiểu dữ liệu là Number.
2. Sử dụng Table T_THEODOINHANVIEN để tạo Update Query có tên
Q_UpdateThuong để cập nhật dữ liệu cho cột thưởng theo công thức:
Thường=Lcb*150 nếu là phái nam hoặc Thường=Lcb*120 nếu là phái nữ ;Chỉ
thưởng cho những người có ngày công >24.
3. Tạo một Update Query mang tên Q_UpadteLCB để cập nhật lại LCB của các mẩu tin
trong Table T_HosoNV theo công thức LCB=LCB * hệ số. Trong đó giá trị hệ số cập
nhật được nhập từ bàn phím.
BÀI TẬP QUERY 8
Trang 151
1. Sử dụng Table T_Hosonv để tạo Append Query mang tên Q_AppendNhanvien có

chức năng lấy tất cả dữ liệu của các mẩu tin nữ từ Table T_Hosonv để nhập thêm cho
Table T_NHANVIEN.
BÀI TẬP QUERY 9
2. Tạo Delete Query có tên Q_XOADLGD để xóa tất cả các nhân viên đã lập gia đình
trong table T_Nhanvien.
3. Tạo Delete Query có tên Q_XOATH tất cả những nhân viên ở phòng tin học.
4. Tạo Delete Query có tên Q_XOANS tất cả những nhân viên sinh trước 1961.
BÀI TẬP FORM 1(COLUMNAR FORM)

2. Hãy sử dụng Table T_Khachhang để tạo Form F_Khachhang như sau:
BÀI TẬP FORM 2(TABULAR FORM)

1. Hãy sử dụng Table T_CTHoadon để tạo Form F_THEODOIHD như sau:
Trang 152
BÀI TẬP FORM 3

1. Hãy sử dụng Table Hoadon để tạo Form F_Hoadon như sau:
(HHTT là một ComboBox, Khách hàng là một ListBox)
2. Hãy sử dụng table T_CTHoadon để thiết kế Form ở dạng Tabular như sau:
Trang 153
Chú ý: Cột sản phẩm là một Combobox dùng để nhập dữ liệu cho cột mã sản phẩm của
table T_hoadon.
BÀI TẬP FORM 4 (MAINFORM/SUBFORM)
1. Nhúng Form F_Cthoadon vào form F_Hoadon để tạo dạng main form/Subform có nội
dung như sau::
Trang 154
2. Hãy sử dụng Table T_Sanpham để tạo Form F_Sanpham có nội dung sau:
3. Hãy sử dụng Table T_CTHoadon để làm SubForm và T_Sanpham làm MainForm để

tạo Form F_TDOIHDONTHEOSP theo mẩu sau:
Trang 155
BÀI TẬP FORM 5 (MAINFORM/SUBFORM)

5. Hãy sử dụng Table T_khachhang để tạo form F_Khachhang có nội dung sau:
6. Hãy sử dụng Table T_Hoadon để làm SubForm và T_khachhang làm MainForm để

tạo Form F_TDOIHDONTHEOKH theo mẩu sau:
Trang 156
7. Hãy sử dụng Table T_Hosonv và T_chamcong08 tạo Form F_Chamcongnv theo mẩu
sau:
Trang 157
BÀI TẬP FORM 6

1. Sử dụng Table T_hosonv để tạo Form F_Nhanvien để theo dõi nhân viên có nôi dung
như sau:
Trang 158
BÀI TẬP FORM 7

1. Thiết kế Form F_TienichNV có nội dung sau:
Hướng dẫn:
• Nút lệnh “Cập nhật nhân viên” để mở Form F_Nhanvien
• Nút lệnh “Chấm công” để mở Form F_Chamcongnv
• Nút lệnh “Cập nhật LCB” để chạy Query Q_UpdateLCB
• Hai nút lệnh còn lại dùng để đóng Form và thoát khỏi Access
2. Thiết kế Form F_TienichGT có nội dung sau:
Hướng dẫn:
• Nút lệnh “Soạn thảo văn bản ” để khởi động Microsoft Word
• Nút lệnh “Tạo bảng tính ” để khởi động Microsoft Excel
• Nút lệnh “Vẽ hình” để chạy file ứng dụng C:\Windows\system32\Mspaint.exe
• Nút lệnh “Sắp bài” để chạy file ứng dụng C:\Windows\system32\Sol.exe
• Nút lệnh “Máy tính” để chạy file ứng dụng C:\Windows\system32\Calc.exe
• Hai nút lệnh còn lại dùng để đóng Form và thoát khỏi Access
Trang 159
MỤC LỤC
Trang 160
Baøi 1. TỔNG QUAN VỀ ACCESS 2007 .................................................................... 1
1.2. Khái niệm hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ ..................................................................1
1.2. Giới thiệu Access 2007 ...................................................................................................1

1.2.1. Xuất xứ........................................................................................................................1
1.2.2. Khởi động và thoát khỏi Microsoft Access ................................................................1
1.2.3. Màn hình làm việc của Access..................................................................................10
1.3. Khái niệm về cơ sở dữ liệu Access ...............................................................................13

1.3.1. Tập tin cơ sở dữ liệu .................................................................................................13
1.3.2. Các thành phần trong tập tin csdl ..............................................................................13
1.3.3. Các thao tác trên file csdl ..........................................................................................18
1.4. Chuẩn bị môi trường làm viêc ban đầu .........................................................................21

1.4.1. Dạng thức hiển thị số ................................................................................................22
1.4.2. Dạng thức hiển thị ngày ............................................................................................23
Baøi 2. TABLE – BẢNG DỮ LIỆU ............................................................................24
2.1. Cấu trúc cơ bản của một Table .....................................................................................24
2.2. Tạo Table ......................................................................................................................24

2.2.1. Tạo Table bằng phương pháp DataSheet View ........................................................24
2.2.2. Tạo Table bằng phương pháp Design View .............................................................30
2.3. Data type và Field properties ........................................................................................32

2.3.1. Kiểu dữ liệu của field ................................................................................................32
2.3.2. Các thuộc tính của field ............................................................................................32
2.4. Các phép toán cơ bản - hằng - biến trong Access .........................................................37
2.4.1. Các phép toán cơ bản ................................................................................................37
2.4.2. Biểu thức (Expression) .............................................................................................39
2.5. Một số vấn đề cần lưu ý ................................................................................................39

2.5.1. Khi tạo cấu trúc cho Table ........................................................................................39
2.5.2. Khi nhập liệu cho Table ............................................................................................45
2.6. Mối quan hệ giữa các Table ..........................................................................................47

2.6.1. Các mối quan hệ........................................................................................................47
2.6.2. Tạo quan hệ giữa các Table ......................................................................................48
Baøi 3. THAO TÁC TRÊN BẢNG DỮ LIỆU ..............................................................52
3.1. Hiệu đính một Table .....................................................................................................52
Trang 161
3.1.1. Thiết kế lại cấu trúc CSDL .......................................................................................52

3.1.2. Sửa đổi nội dung các mẩu tin ....................................................................................54
3.1.3. Thay đổi cách trình bày.............................................................................................56
3.1.4. Tạo chỉ mục cho bảng dữ liệu ...................................................................................59
3.2. Thao tác dữ liệu trong Table .........................................................................................60

3.2.1. Tìm và thay thế .........................................................................................................60
3.2.2. Sắp xếp dữ liệu bảng .................................................................................................62
3.2.3. Lọc dữ liệu trong bảng ..............................................................................................64
3.3. In Ấn Table ...................................................................................................................72
Baøi 4. QUERY – BẢNG TRUY VẤN .......................................................................75
4.1. Chức năng và cách tạo lập Query .................................................................................75
4.2. Các loại Query ..............................................................................................................75

4.2.1. Select Query ..............................................................................................................78
4.2.2. Action Query .............................................................................................................78
4.2.3. Crosstab Query..........................................................................................................78
4.3. Các hàm thường sử dụng ..............................................................................................79

4.3.1. Các hàm số học .........................................................................................................76
4.3.2. Các hàm về chuỗi ......................................................................................................80
4.3.3. Các hàm về ngày tháng năm .....................................................................................79
4.3.4. Hàm định dạng ..........................................................................................................80
4.3.5. Hàm điều kiện ...........................................................................................................81
4.4. Tạo Query bằng phương pháp Design View ................................................................82

4.4.1. Tạo select Query .......................................................................................................82
4.4.2. Tạo select Query có gom nhóm thống kê .................................................................85
4.5. Sử dụng tham số trong Query .......................................................................................88

4.5.1. Ý nghĩa của việc sử dụng tham số ............................................................................88
4.5.2. Các bước tạo tham số ................................................................................................88
4.6. Tạo các loại Query khác ...............................................................................................90

4.6.1. Crosstab Query..........................................................................................................90
4.6.2. Make Table Query ....................................................................................................91
4.6.3. Update Query ............................................................................................................94
4.6.4. Append Query ...........................................................................................................95
4.6.5. Delete Query .............................................................................................................97
Baøi 5. FORM – BIỂU MẪU .....................................................................................99
Trang 162
5.1. Chức năng chính của Form ...........................................................................................99
5.2. Các thành phần trong màn hình thiết kế Form............................................................100

5.2.1. Form header ............................................................................................................100
5.2.2. Detail .......................................................................................................................100
5.2.3. Form footer .............................................................................................................100
5.2.4. Các công cụ hỗ trợ trong màn hình thiết kế Form ..................................................100
5.3. Các dạng Form ............................................................................................................102

5.3.1. Dạng columnar (dạng cột) ......................................................................................102
5.3.2. Dạng tabular (dạng danh sách) ...............................................................................103
5.3.3. Dạng datasheet (dạng dữ liệu) ................................................................................103
5.3.4. Dạng justified (dạng hàng)......................................................................................104
5.3.5. Dạng main-sub (dạng chính phụ)............................................................................104
5.4. Tạo Form.....................................................................................................................105

5.4.1. Tạo bằng Wizard .....................................................................................................105
5.4.2. Tự thiết kế Form .....................................................................................................108
5.4.3. Màn hình thiết kế của các dạng Form .....................................................................111
5.4.4. Tạo main-sub Form .................................................................................................115
5.5. Một số thuộc tính cơ bản.............................................................................................120

5.5.1. Thuộc tính của điều khiển .......................................................................................120
5.5.2. Thuộc tính của Form ...............................................................................................121
5.6. Sử dụng wizard để tạo các điều khiển trên Form........................................................122

5.6.1. Label .......................................................................................................................122
5.6.2. Textbox ...................................................................................................................122
5.6.3. Nhúng field vào Form .............................................................................................122
5.6.4. Combo box (hộp danh sách thả xuống) ..................................................................123
5.6.5. List box (hộp danh sách) .........................................................................................125
5.6.6. Command button (nút lệnh) ....................................................................................130
5.6.7. Unbound object frame.............................................................................................134
5.6.8. Tab control ..............................................................................................................135
BÀ TẬP THỰC HÀNH ACCESS 1 ............................................................................ 138
MỤC LỤC................................................................................................................ 161
Trang 163

Access1

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Access1

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Giáo trình Access 1 – Trung tâm Tin học ĐH. Sư phạm Kỹ thuật TP.

Baøi 1. TỔNG QUAN VỀ ACCESS 2007

Hình 1.1: Giới thiệu Microsoft Access 2007.

Office Access 2007.

Hình 1.2 : Khởi động MS Access từ menu Start.

Click vào Shortcut này.

Hình 1.3 : Biểu tượng MS Access trên desktop.

Hình 1.4 : Khởi động MS Access từ hộp thoại Run.

Ta có thể Click chuột vào

Ta có thể Click chuột vào

- Business: Chủ đề quản lý trong thương mại

a) TẠO TẬP TIN CSDL MỚI

Hình 1.6 : Màn hình khi Click chọn Blank Database

b) MỞ TẬP TIN CSDL ĐÃ CÓ

Hình 1.8 : Chọn mở file CSDL đã có ở mục Open Recent Database

Hình 1.9 : Hộp thoại Open để chọn tập tin cần mở .

1.2.3. MÀN HÌNH LÀM VIỆC CỦA ACCESS 2007

Hình 1.13.2: Thanh công cụ Quick Access

Hình 1.13.3: Thanh Ribbon

Click chuột vào

Các mục chọn của Navigate To Category

1.3. KHÁI NIỆM VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS

Hình 1.14: Cơ sở dữ liệu BANHANG.Accdb chứa Table T_HosoNV.

Hình 1.15: Query Q_Chamcong.

Hình 1.18 : Một macro gồm 3 thao tác.

b) MỞ TẬP TIN CSDL ĐÃ CÓ

c) ĐÓNG TẬP TIN CSDL

Chọn phiên bản

e) IMPORT CÁC THÀNH PHẦN TRONG TẬP TIN CSDL

Click vào đây để khai triển khung định

Hình 1.21 : Màn hình để khai triển khung Navigation Pane.

- Chọn thành phần cần Import (Tables, queries,…)

Hình 1.24 : Cửa sổ Control Panel.

Hình 1.25: Cửa sổ Regional and Language Options

1.4.2. DẠNG THỨC HIỂN THỊ NGÀY

Chọn thẻ Date – Xem và hiệu chỉnh

Baøi 2. TABLE – BẢNG DỮ LIỆU

Hình 2.1: Cấu trúc của Table T_KHACHHANG.

Bắt đầu nhập thông Nhập vào nội dung

Hình 2.6 : Màn hình minh họa khi lưu Table

Hình 2.8 : Màn hình thiết kế Table (Design view).

• Khóa ngoại (Foreign key):

c) LƯU TRỮ CẤU TRÚC CHO TABLE

2.3. DATA TYPE và FIELD PROPERTIES

2.3.2. CÁC THUỘC TÍNH CỦA FIELD

Định dạng Dữ liệu Hiển thị

b) CÁC THUỘC TÍNH CỦA FIELD CÓ KIỂU NUMBER

1 Field size Chọn Byte, Integer, LongInteger, Single, Double.

Thứ 1 Định dạng cho số dương (positive numbers).

ddd", "mmm d", "yyyy Mon, Jun 2, 1997

d) MẶT NẠ NHẬP LIỆU (INPUT MASK)

2.4. CÁC PHÉP TOÁN CƠ BẢN - HẰNG - BIẾN TRONG

Toán tử Phép toán Cú pháp

2.5. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý

Hình 2.10 : Hộp thoại yêu cầu lưu Table.

Hình 2.12 : Chọn Lookup Wizard để tạo Combo Box.

Hình 2.13 : Bước 1 của Wizard.

What label would you like for your lookup column.

Hình 2.17 : Thẻ General của cột có kiểu Yes/No.

Hình 2.18 : Thẻ Lookup của cột có kiểu Yes/No.

Hình 2.19 : Định dạng lại cho cột PHAINAM.

Chọn Font chữ cho Table

Hình 2.20 : Thanh công cụ định dạng.