KE ARAH MEWUJUDKAN PERSEKITARAN YANG BERKUALITI

Oleh: Ahmad Tarmizi Mohammad SIRIM Berhad

Jom berkenalan!!!
Nama: Nama Glamor: Jawatan/Pengalaman kerja di SIRIM: Perkara unik mengenai diri:

Menjelaskan kepentingan 5S

Mejelaskan konsep 5S

OBJEKTIF KURSUS Mengenalpasti kaedah untuk melaksanakan 5S secara berkesan Menyenaraikan cara memelihara 5S melalui senarai semak.

APA ITU 5S?

5S sebagai satu permulaan hidup yang sihat, keselesaan dan produktif kepada setiap orang di tempat kerja. Sebagai asas kepada peningkatan produktiviti. Sistem untuk mengurangkan pembaziran Mengoptimakan produktiviti dengan mengekalkan tempat kerja secara teratur dan sistematik.

Housekeeping?

Bukan sahaja pembersihan

Ke Arah Organisasi Bertaraf Dunia TQM ICC

SBMS 5S

5S DAN ISO 9001:2008

6.4: Work environment The organization shall determine and manage the work environment needed to achieve conformity to product requirements

APA ITU 5S?

Japan

English

Malay

Seiri
Seiton Seiso Seiketsu Shitsuke

Sorting Out
Systematic Arrangement Shine Standardization Sustain

Sisih / Pengelolaan
Susun / Kemas Suci / Kebersihan Standardisasi Setia / Disiplin

KATA KUNCI 5S
A place for everything, and everything in its place
Semua barang berada di tempatnya

Tempat untuk semua barang

5S

SEJARAH 5S
Tahun
1950 Awal 1980

Sejarah
5S bermula ketika Perang Dunia Ke-2 di Jepun 5S diperkenalkan oleh Takashi Osada Syarikat Jepun dikerah menggunakan sumber yang terhad untuk menghasilkan produk yang berkualiti tanpa sebarang pembaziran. Kazuo Tsuchiya memperkenalkan 5S kepada syarikat di luar Jepun seperti dibawah:
Malaysia Thailand Korea China India

1986

Singapore

Columbia

Bulgaria

Poland

Hungary

Russia

Sri Lanka

Uruguay

Brazil

Costa Rica

Mexico

MENGAPA PERLU 5S?

Persekitaran yang bersih

Kualiti

Imej Syarikat
Produktiviti Keselamatan

FAEDAH MELAKSANAKAN 5S
Mengurangkan kitaran masa Mengurangkan kemalangan Mengurangkan masa mencari Mengurangkan kitaran latihan

Meningkatkan keuntungan Meningkatkan kepuasan pelanggan Meningkatkan prestasi pasukan Meningkatkan moral pekerja Meningkatkan produktiviti

KEPENTINGAN TEMPAT KERJA DALAM KEHIDUPAN INDIVIDU

35-40% Di Tempat Kerja 25-30% Tidur

1-10% Makan 15-25% Bersama Keluarga

KEPUTUSAN HASIL DARIPADA 5S

Saya menguruskan organisasi dengan baik Persekitaran Fizikal & psikologi lebih baik

Aktiviti berjalan lancar

Pembaziran dapat dielakkan

PENGKELASAN TEMPAT KERJA

3rd class workplace:

With people throwing rubbish around but nobody to clean up

2nd class workplace:

With people throwing rubbish around and another group is
cleaning up

1st class workplace

Without anybody throwing any rubbish around,
and yet everybody is cleaning up

5S menyumbang kepada elemen PQCDSMI

Syarikat yang melaksanakan 5S dengan jayanya selalunya akan mendapat:

High in Productivity Consistent in Quality Cost-effective Accurate in Delivery Safe for people to work in High in Morale High Image

5S?

FORMULA PRODUKTIVITI
Produk Perkhidmatan

atau

OUTPUT INPUT

kos
=
KADAR PRODUKTIVITI

Penggunaan sumber yang cekap

Pekerja modal tanah bahan-bahan tenaga maklumat

KONSEP
Produktiviti Jualan Kos

Kualiti =

Produktiviti =

output input (kos)

Untung = Jualan - kos

PRODUKTIVITI
1 sikap pemikiran (an attitude of mind) yang sentiasa mencari dan melihat kepada penambahbaikan yang berterusan ke atas apa yang sedia ada. Ini berdasarkan kepada kepercayaan bahawa seseorang itu boleh melakukan sesuatu perkara hari ini adalah lebih baik dari semalam dan esok adalah lebih baik dari hari ini.

APA YANG KITA DAPAT?

Kualiti Kos Keselamatan Masa Moral Penghantaran Pembaziran

Keuntungan

KAIZEN
INCREMENTAL BUT CONTINUOUS PROGRESS

7 JENIS PEMBAZIRAN (7 MUDA)

Lebihan proses yang tidak bernilai Jarak / Masa Pengangkutan (transportation) (over processing) Inventori berlebihan / tidak berguna (excess / useless invetory) Pergerakan yang tidak bernilai (useless work motion)

Masa menunggu (waiting time)

Pengeluaran berlebihan (over production)

7 Muda (Waste)

Barang cacat / rosak (Defect product)

PEMBAZIRAN ADALAH PELUANG UNTUK MELAKSANAKAN 5S

PEMBAZIRAN
Pengeluaran berlebihan

PENERANGAN
Mengeluarkan barangan melebihi permintaan. Menggunakan ruangan yang besar untuk menyimpan Perlukan masa yang lama untuk mencari sesuatu daripada simpanan. Menunggu output daripada proses sebelumnya tanpa membuat sebarang aktiviti yang menambah nilai. Jarak jauh di antara proses Tempat penyimpanan barang jauh daripada tempat kerja Melakukan proses yang tidak menambah nilai kepada produk / servis Masih menggunakan kaedah lama sedangkan kaedah baru telah diperkenalkan. Membeli & menyimpan stok barangan lebih daripada sepatutnya. Pergerakkan yang tidak menambah nilai kepada produk seperti membuat kerja yang sama 2 kali, mencari data yang hilang. Disebabkan oleh barangan berlainan model / warna tercampur di meja kerja Disebabkan oleh tidak mengikut aturan kerja yang betul

Masa menunggu yang lama Jarak / masa pengangkutan Lebihan proses yang tidak bernilai Lebihan inventori berlebihan Pergerakan yang tidak bernilai Barang cacat / rosak

7 JENIS PEMBAZIRAN (7 MUDA)

Sila berikan contoh dalam masa 5 minit

1. Lebihan pengeluaran: ________________________________

2. Lambat (masa menunggu): ____________________________ 3. Pengangkutan yang tidak bermanfaat: ___________________ 4. Terlebih Proses: _____________________________________ 5. Lebihan Inventori: ___________________________________

6. Pergerakan yang tidak perlu: ___________________________

7. Produk cacat:_______________________________________

5S mampu dilaksanakan oleh semua

Tidak kira saiz; kecil, sederhana dan besar. Boleh dipraktik oleh sebarang industri, pembuatan , perkhidmatan, institusi pendidikan, jabatan kerajaan dan sebagainya.

Konsep mudah difahami, tidak menggunakan

terminalogi yang susah. Semua orang menyukai kebersihan, keselesaan, dan tempat kerja yang teratur dan tersusun.

Definasi Seiri
Seiri Seiton

Shitsuke

Seiketsu

Seiso

"Mengasing dan membuang bendabenda yang tidak diperlukan dari tempat kerja"

Seiri

SEIRI (ORGANIZE)

Diperkenalkan oleh Prof Yuji Aida -The art of throwing away Membuang sikap suka menyimpan barang yang tidak perlu Kegagalan melaksanakan SEIRI mengakibatkan kesukaran untuk melaksankan S yang seterusnya Kaedah untuk mendapatkan ruang kerja yang luas

KATEGORI BENDA

Selalu digunakan

Kadang-kadang
digunakan Jarang digunakan

Benda yang tidak

digunakan langsung Benda yang berlebihan

Benda rosak

Melaksanakan SEIRI di tempat kerja

Yang mana ???

Barang yang tak perlu

Taburan
Barang yang tiada nilai dan mudah untuk dilupuskan

Tindakan yang perlu

Buang segera

Barang yang ada nilai untuk dijual

Barang yang tiada nilai tapi mahal untuk di lupuskan

Cari pembeli yang beri harga yang terbaik Cari jalan yang termurah dan selamat untuk dilupuskan Mesti ditempatkan dekat tempat kerja Boleh letak jauh sedikit
Mesti simpan di stor berasingan dan di tanda pengenalan yang jelas

SEIRI
Barang yang perlu
untuk SEITON

Barang yang selalu guna Barang yang jarang-jarang guna Barang yang tak guna tapi perlu disimpan

Perlaksanaan SEIRI
Kenalpasti benda yang perlu dan benda yang tidak perlu

Akan digunakan => simpan dalam stor

Asingkan benda yang tidak diperlukan dari kawasan bekerja

Tidak digunakan => buang

Keluarkan benda yang perlu tetapi berlebihan dokumen, peralatan, mesin dll

DI MANA BOLEH DIJUMPAI BENDA YANG TIDAK PERLU?

Rak dan Almari Laci meja Atas meja Bawah meja Tempat laluan Penjuru dinding Bawah tangga Di atas lantai Papan Buletin Persekitaran pejabat

Sebelum Seiri

Selepas Seiri

SEIRI Yang Berkesan

PERMULAAN Lancarkan hari pembersihan secara menyeluruh Pastikan kesan yang besar pada hari tersebut KAWALAN Lakukan SEIRI sekurang-kurang setahun sekali secara beramai-ramai Lakukan SEIRI sekurang-kurangnya seminggu sekali secara individu Elakkan pemesanan yang berlebihan Jalankan Kempen 1 is best Gunakan teknik Akafuda

TEKNIK AKAFUDA
Teknik How to visualize Tag merah digunakan untuk barang yang tidak pasti digunakan Cabut tag merah sekiranya digunakan Tetapkan tempoh untuk benda tersebut dialihkan Alihkan sekiranya tag merah melampaui tempoh tersebut Tentukan samada dibuang, jual atau hantar ke tempat lain

RED TAG FORM (AKAFUDA FORM)

Definasi Seiton
Seiri Seiton Shitsuke Seiketsu Seiso

Susun barang-barang yang diperlukan dengan teratur supaya mudah diambil apabila diperlukan

SEITON (SUSUN)
Susun barang-barang yang diperlukan dengan teratur supaya mudah diambil apabila diperlukan

MATLAMAT Mewujudkan tempat kerja yang kemas Menghasilkan tempat kerja yang cekap Meningkatkan produktiviti melalui pengurangan masa mencari barang
3 ELEMEN SEMASA MENYUSUN 1. Apa barang yang hendak di letak? (What?) 2. Dimana barang hendak diletakkan? (Where?) 3. Berapa kuantiti yang perlu diletak? (How Many?)

SEITON (SUSUN)

Melaksanakan SEITON di tempat kerja

Taburan
Barang yang selalu digunakan

Tindakan yang perlu

Mesti diletak dekat dengan tempat kerja

SEITON

Barang yang perlu

Barang yang kadang-kadang digunakan

Boleh diletak jauh sedikit

SEIRI

Barang yang tidak digunakan tetapi perlu disimpan

Mesti disimpan berasingan dengan pengenalan yang jelas

7 Prinsip SEITON

Kaedah first-in-first-out (FIFO) untuk penyimpanan barang. Letakkan semua barang pada tempat yang ditentukan. Semua barang pada tempatnya dan mesti ditanda dengan label yang sistematik. Letak barang supaya nampak untuk mengurangkan masa mencari. Letak barang supaya mudah dicapai dan dikendalikan. Pisahkan peralatan yang khusus dengan peralatan yang biasa. Letakkan peralatan yang selalu digunakan dekat dengan penggunanya.

Bagaimana Seiton

CONTOH AKTIVITI SEITON

Semua barang di tempat yang ditetapkan Penyimpanan dan pengeluaran 30 saat Standard simpan fail Penandaan tempat dan zon First in, First out (FIFO Concept) Papan notis yang kemas Notis yang senang dibaca Meja yang tersusun rapi Penyusunan yang lurus dan bergaris tepat

KEADAAN SEMASA
Item Nama Masalah 1. Tidak tahu nama benda tersebut 1. Tidak pasti dimana ia disimpan 2. Tempat simpanan jauh 3. Tempat simpanan berselerak Selepas Susun (Seiton) 1. Letakkan label pada rak barang

Di Mana

1. Letakkan masterlist lokasi barangan. 2. Ubah kedudukan tempat penyimpanan supaya lebih dekat. 3. Kemas tempat penyimpanan.

Cari

1. Sukar hendak dicari kerana terlalu banyak benda 2. Tiada label 3. Sukar hendak dikesan sekiranya barangan tersebut hilang / dialihkan dari tempatnya

1. Letak barangan mengikut keperluan sahaja. 2. Letak label & masterlist. 3. Lukis outline barangan yang disimpan.

KRITERIA TEMPOH PENGGUNAAN

KEKERAPAN
Jarang Tidak digunakan > 1 tahun Kekerapan penggunaan 6 12 bulan Kekerapan penggunaan 2-6 bulan Digunakan sebulan sekali

KAEDAH PENYIMPANAN
Buang Disimpan jauh

Sederhana

Disimpan di kawasan berpusat

Selalu

Digunakan setiap minggu Digunakan setiap hari Digunakan setiap jam

Letak berdekatan

Perlu SEITON

Perlu SEITON

Perlu SEITON

SEITON
Last In First Out (LIFO)

First In First Out (FIFO)

Random Access

SEITON
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Dikesan dalam masa 30 saat Label untuk menentukan lokasi

penyimpanan Mengenalpasti melalui warna

10 11

12

10 11 12

SEITON
Penunjuk ketinggian maksima Menyusun barang menegak
dan disudut yang betul.

Ketinggian Maksima2m

Sebelum 5S tidak selamat Tiada kawalan ketinggian

SEITON

COLD

HOT

COLD

HOT

Saluran digantung pada cangkuk Pengenalan menggunakan warna Permukaan lantai menjadi kemas

Selepas SEITON

Selepas SEITON

Definasi Seiso
Seiri Seiton

Shitsuke

Seiketsu

Seiso

Bersihkan tempat kerja anda dengan rapi sehingga tiada habuk

PERKARA PENTING TENTANG SEISO

Pembersihan adalah Pemeriksaan (Cleaning is Inspection)
Sikap Memiliki (Sense of Belonging)

SEISO

CONTOH AKTIVITI SEISO

Amalan 5-10 minit SEISO setiap hari Lakukan sebelum dan selepas kerja Pembersihan bersama pemeriksaan. Ulang sweep-wipe-polish-check-fix Laksanakan hari pembersihan setahun/ dua kali setahun Jalankan kempen bersih berkilat

JENIS-JENIS SEISO
MAKRO

Mengemas kawasan kerja secara bersama

INDIVIDU

Mengemas tempat kerja individu setiap hari

MIKRO

Menyelesaikan punca kekotoran

MENCARI PUNCA KEKOTORAN

Kajian terhadap jenis kekotoran

Pastikan keutamaan

Kajian secara mendalam mengenai punca kekotoran

Pelan Tindakan

Perlu SEISO

Perlu SEISO

47 Aktiviti SEISO

Aktiviti SEISO

Aktiviti SEISO

Selepas Seiso

Selepas SEISO

Selepas SEISO

Mana ada sampahhhh!!!!

Definasi Seiketsu
Seiri Seiton

Shitsuke

Seiketsu

Seiso

Sentiasa memelihara standard penjagaan

kebersihan dan pengelolaan tempat kerja

SEIKETSU (STANDARDISASI)
Sentiasa memelihara standard penjagaan kebersihan dan
pengelolaan tempat kerja

MATLAMAT Pengurusan Standard untuk mengekalkan 5S Menekankan pengurusan visual (visual management)

PENGURUSAN VISUAL
Mudah diletak semula

Mudah diambil

Pengurusan Visual

Mudah dilihat

Mudah dicari

MATLAMAT PENGURUSAN VISUAL

Memudahkan untuk mematuhi undang-undang Memudahkan untuk mengambil dan menyimpan benda Mengesan masalah/ kerosakan secara visual Menjimatkan masa untuk mengesan masalah Menjadikan kawasan kerja lebih kemas Mengurangkan masa mencari barang Mengurangkan masa pemeriksaan

KAEDAH PENGURUSAN VISUAL

Kajian Perkara yang perlu di visual

Kenalpasti kaedah pengurusan visual

Lakukan trial

Tindakan peningkatan

KAEDAH PENGURUSAN VISUAL

Warna pengenalan

Penutup lutsinar

Tanda Pengenalan

Visual

Gambarajah

Label

5S STANDARDIZATION
Coding system Color coding Direction marking Labeling - limit label, responsibility label, thermal label, belt-size label, voltage label, oil label, color code pipe Zone marking Warning colors Wire management Transparency Warning color

Tempat disediakan Barang diletak mengikut label yang disediakan

SEIKETSU

A1
A1

A2
A2

A3
A3

A4
A4

A5
A5

A6
A6

A7
A7

B1
B1

B2
B2

B3
B3

B4
B4

B5
B5

B6
B6

B7
B7

C1

C2

C3

C4

C5

C6

C7

C1

C2

C3

C4

C5

C6

C7

SEIKETSU

Lutsinar / tiada penutup Penanda aras stok

B10-100

B12-100

B10-150

B12-150

SEIKETSU

Visual Management

SEIKETSU

SEIKETSU

SEIKETSU

Padanan label Penunjuk warna

Visual Management

Definasi Shitsuke
Seiri Seiton

Shitsuke

Seiketsu

Seiso

Sentiasa mematuhi peraturan penjagaan kebersihan

SHITSUKE (DISPLIN) Sentiasa mematuhi peraturan penjagaan kebersihan

MATLAMAT Melatih pekerja agar dapat menjaga kebersihan Menjadikan Komunikasi dan maklumbalas sebagai agen perubahan

AKTIVITI SHITSUKE
Perlancaran 5S Kempen dan Latihan kesedaran 5S Jadual pembersihan Agihkan zon tangungjawab Berikan Tuan Punya mesin atau peralatan Bangunkan tatacara pembersihan (jika perlu) Bangunkan manual 5S Rekodkan gambar sebelum dan selepas Jalankan skim cadangan untuk 5S Pertandingan antara zon

Faktor Kejayaan 5S
1 2 3 Komitmen dan sokongan yang berterusan dari pengurusan atasan 5S bermula dengan pendidikan dan latihan Tiada pemerhati dalam pelaksanaan 5S, semuanya terlibat Ulangai putaran roda 5S untuk mencapai standard yang lebih tinggi

6 Langkah Plan Pelaksanaan 5S

Langkah 1: Persediaan
Langkah 2: Pengumuman rasmi dari CEO

Langkah 3: Pembersihan besar-besaran oleh semua

Langkah 4: Seiri Permulaan Langkah 5: Seiri, Seiton and Seiso harian Langkah 6: Audits 5S berkala

Kumpulan Mengikut Kawasan

Material Storage

Machining 1

Machining 2

Painting

Sales
Machining 3 Administration

Assembly and Packing

5S TOOL BOX
Promotion Tools
5S Newsletters What is Seiton?
Seiton is arranging necessary items in good order so they can easily be selected for use
5S DAY Here is a need for Here is a need for Here is a need for

Implementation Tools
5S Days (once a month)

Evaluation Tools
5S Guidance Stickers

SEIRI

SEITON

SEISO

5S Posters
Seiri Shitsuke Seiketsu Seiso Seiton

5S Study Tours

CEOs Inspection Tours

5S Banners

Photographing for Improvement

5S Checklists

We all Practice 5S
5S Badges SUPER 5S Inter-Department Competition Congratulations!
Here is an Excellent Example of

5S

Department A Department B Department C Department D

5S Practice

Here is a need for

Here is a need for

Here is a need for

Here is a need for

SEIRI
Here is a need for

SEITON
Here is a need for

SEITON
Here is a need for

SEISO
Here is a need for

SEIRI
Here is a need for

SEITON
Here is a need for

SEITON
Here is a need for

SEISO
Here is a need for

SEIRI
Here is a need for

SEITON
Here is a need for

SEITON
Here is a need for

SEISO
Here is a need for

SEIRI
Here is a need for

SEITON
Here is a need for

SEITON
Here is a need for

SEISO
Here is a need for

SEIRI

SEITON

SEITON

SEISO

Here is an Excellent Example of

5S

Here is an Excellent Example of

Practice

5S

Here is an Excellent Example of

Practice

5S

Practice

Here is an Excellent Example of

5S

Here is an Excellent Example of

Practice

5S

Here is an Excellent Example of

Practice

5S

Practice

Here is an Excellent Example of

5S

Here is an Excellent Example of

Practice

5S

Here is an Excellent Example of

Practice

5S

Practice

TAG MERAH
Tag merah digunakan untuk barang tidak pasti Cabut tag merah sekiranya digunakan Tetapkan tempoh untuk benda tersebut dialihkan Alihkan sekiranya tag merah melampaui tempoh tersebut Tentukan samada dibuang, dijual atau

dihantar ke tempat lain

RED TAG FORM (AKAFUDA FORM)

Langkah 5: Seiri, Seiton and Seiso Harian

Seiri: Buang barangan yang tidak diperlukan atau tidak digunakan. Gunakan kawasan dengan lebih ekonomi (space is money). Seiton: Penambahbaikan tempat dan kaedah penyimpanan barangan supaya masa mencari dan memulangkan barangan dapat dikurangkan (time is money). Seiso: Jadual pembersihan harian yang berterusan untuk mewujudkan kawasan tempat kerja yang sihat dan selesa.

Menggalakan pekerja untuk mencadangkan penambahbaikan tempat kerja yang kreatif.

Memelihara dan Meningkatkan Tahap Seiketsu Apabila mengulangi aktiviti Seiri-Seiton-Seiso dengan betul, tempat kerja akan menjadi bersih dan teratur. Inilah yang dipanggil Seiketsu. Untuk memelihara dan meningkatkan tahap pengamalan 5S, pendekatan berikut adalah effektif:
(1) Audit 5S oleh pengurusan atasan (2) Pertandingan 5S antara jabatan

How to Seiketsu

(3) Pertandingan 5S antara syarikat

Beberapa Cadangan Praktis Shitsuke yang baik

Berilah senyuman. Menjadi pendengar yang baik.

Berorientasikan Kaizen.
Mempamerkan semangat berpasukan. Menjaga nama baik / reputasi syarikat. Menepati masa. Sentiasa menjaga kebersihan dan kekemasan tempat kerja. Memantau peraturan keselamatan.

How to Shitsuke
JANUARY

Merkod penambahbaikan
STEP 1 STEP 2

Rekod Penambahbaikan 5S
WORKPLACE

SPARE PARTS STORAGE

LOCATION NO.

88

STEP 1

DATE

01/04/95

STEP 2

DATE

10/04/95

STEP 3

DATE

STEP 4

DATE

COMMENTS

COMMENTS

COMMENTS

COMMENTS

Very messy. Needs Seiri, Seiton and Seiso

RATING

Much improved, but... needs further study

RATING RATING RATING

LAPORAN PENAMBAHBAIKAN 5S
Masalah Cadangan Tindakan
Garisan laluan di cat semula supaya lebih jelas

Tindakan Yang Dijalankan & Perubahan

Garisan laluan tidak jelas Semua fail dan kertas mestilah di tempatkan di tempat sepatutnya. Sedialan rak fail dan kertas. Kemaskan tempat ini. Fail dan kertas tidak diletakkan di tempat yang sepatutnya

APAKAH 5S SUSAH UNTUK DILAKSANAKAN?

Nampak senang : Memahami teorinya adalah mudah Bukan perkara baru Biasa dilakukan setiap hari Susah dilaksanakan : Disebabkan ianya nampak senang, kita fikir tidak perlu buat sekarang Susah untuk dilaksanakan dengan secara sistematik perancangan, perlaksanaan, laporan, tindakan susulan dan pemantauan

APAKAH 5S SUSAH UNTUK DILAKSANAKAN

Susah untuk berubah - biasanya akan balik seperti asal :
o

sikap kita sendiri tidak mahu berubah harapkan orang lain buat untuk kita tiada pemimpin, pasukan tiada rasa semangat kepunyaan - kawasan, mesin Tidak nampak kesan perlaksanaan yang dibuat - tiada gambar, laporan

o o

tiada insentif ?

PEMELIHARAAN 5S
Aktiviti 5S akan merosot tanpa program yang

berkesan dan berterusan

Jawatankuasa 5S perlu ditubuhkan untuk memantau

perlaksanaan program 5S
Audit 5S perlu dilaksanakan secara berterusan

Pertandingan 5S perlu diperkenalkan kepada pekerja

untuk menggalakkan kesinambungan 5S.

mizi@sirim.my

03-55445039