APLIKASI KUALITI DI STOR;

5S & KMK
KURSUS PENGURUSAN PERUBATAN YANG
EFEKTIF DAN BERSISTEMATIK
7 NOVEMBER 2012

Pengurusan Stor : Latarbelakang,Definisi,

Objektif & Fungsi Stor
5S : Definasi, Objektif , Impak & Aplikasi
Taklimat Kerja Berkumpulan
KMK/ KIK

Pn. Fauziah Binti Ahmad

Pegawai Farmasi U54
Hospital Pulau Pinang

Latarbelakang
o Aspek pengurusan kewangan yang sangat
penting
o Stor- wang kerajaan yang tersimpan di
dalam bentuk barang-barang modal
kerajaan yang terikat
o Terdapat lebih 2,500 stor di jabatanjabatan kerajaan


1.

Menerima barang-barang yang dipesan dengan

mengesah dan memperakukan serahan barangbarang oleh pembekal

2.

Menyimpan barang-barang mengikut lokasi-lokasi

yang ditetapkan dengan menggunakan ruang stor
secara optima

3.

Menjaga dan menyelenggara barang-barang

semasa dalam simpanan supaya sentiasa dalam
keadaan baik dan boleh digunakan.

4.

Mengatur pengeluaran barang-barang seperti yang

dipohon oleh pelanggan.

1. Memastikan stok barang-barang sentiasa

kedapatan ( readily available)

2. Menyimpan barang cara terbaik dengan

memberi perlindungan, penjagaan,

penyelengaraan sewajarnya semasa dalam
simpanan.

5.

6.

Menyelenggara rekod-rekod bagi setiap transaksi

keluar masuk barang-barang secara teratur dan
kemaskini.
Mengemukakan kuantiti penokokan stok kepada
bahagian perolehan bagi menambah stok barangbarang ke paras yang ditetapkan.

LATARBELAKANG
Pada tahun 2008-2009 BPF,KKM , satu kajian
bertajuk
Error At Selected MOH Hospital.
Amalan 5S dikenalpasti dapat mengurangkan
risiko kesilapan dalam proses pendispensan ubat.
BPF, KKM menetapkan amalan 5S diamalkandi
semua fasiliti farmasi KKM.

APLIKASI TEKNIK
Ringkasan bagi perkataan Jepun iaitu Seiri
(Sisih), Seiton (Susun ), Seiso (Sapu), Seiketsu
(Seragam) dan Shitsuke ( Sentiasa Amal).
Merupakan amalan yang dapat mewujudkan
tempat kerja yang lebih produktif dan
memastikan peralatan sentiasa bersih,
berfungsi dan tiada masalah.

AMALAN 5S
Seiri

Seiton

Shitsuke
Seiketsu

Seiso

CIRI-CIRI KAEDAH KAIZEN

Memupuk budaya KAIZEN ( penambahbaikan
berterusan dalam semua aspek kerja seperti

kerja berpasukan, berinovasi,

komunikasi yang telus bagi menghasilkan

pekerja yang berdisiplin dan bermotivasi tinggi.

Meningkatkan kualiti kerja supaya menjadi lebih
kos efektif dan menjimatkan masa.
Mewujudkan persekitaran tempat kerja yang
selamat, selesa dan ceria.
Memenuhi keperluan dan kepuasan pelanggan
secara berterusan

Berdikit tapi
meningkat
berterusan

Berorientasikan
orang
Pelaburan kecil
tapi

Berorientasikan
proses

Usaha
kumpulan
berusaha

Pengetahuan
konvensional

Pendidikan
dan

Meningkatkan
moral

Susunan lebih teratur

Mempermudahkan/mempercepatkan pencarian
dokumen/stok ( kurang masa menunggu
pelanggan)
Memastikan stok sentiasa ada pada paras stok
yang optima
Mengurangkan pembaziran stok ( pemantaun
ubat bertarikh luput)
Tempat kerja lebih selamat dan mendorong
kepada peningkatan produktiviti

Persekitaran tempat kerja lebih kondusif.

Kerja menjadi lebih lancar
Menghasilkan kerja yang berkualiti.
Memastikan kerja dapat disempurnakan
tepat pada masanya.
Mengurangkan aduan
Mengeratkan kerjasama di kalangan anggota
Meningkatkan moasi dan moral anggota

Kenalpasti dan asingkan barang yang tidak

perlu ( contoh Red Tag Stratergy )
Barang yang perlu dilupus/ buang mesti ikut
Arahan Perbendaharaan / Surat Pekeliling
yang berkaitan

15

CARA AMALAN SISIH DI TEMPAT KERJA

Yang
Mana
???
Item
Tak Diperlukan

SISIH

Stratifikasi

Tindakan

Item yang tiada

nilai dan senang
dibuang

Buang dengan segera

Item ada nilai dan

boleh dijual

Cari pembeli yang

menawarkan harga tinggi

Item tiada nilai tapi

kos
pelupusan tinggi

Cari cara merendahkan kos

dan selamat

YANG MANA
???

Stratifikasi

Tindakan

Item tiada nilai &

senang di buang

Buang dengan segera

Item ada nilai &

boleh dijual;

Cari penbeli yg menawarkan

harga tinggi

Item tiada nilai tapi

kos pelupusan tinggi

Cari cara pembuangan yg

Lebih murah dan selamat

Item selalu digunakan

Disusun dekat pengguna

Item
diperlukan

Item kadangkala digunakan

Di simpan lebih jauh

Untuk Susun

Item tidak digunakan tetapi

Perlu disimpan

Di simpan berasingan
tetapi berlabel

Item tidak
diperlukan

Sisih

Pengkoden warna (colour coding ) untuk ubat

Rak
-Memberi tanda pengenalan pada rak
-Pelan lokasi
-Senarai Induk (Master Indeks)
Fail
-Pamerkan senarai induk
-Nama dan saiz tulisan yang seragam. Susun
kiri ke kanan
-Pengesanan fail yang mudah

BAGAIMANA SUSUN DI TEMPAT KERJA ANDA?

Papan Kenyataan
Suis/Kepala Plag
Cap / Cop Getah ( Rubber Stamp)
Peti Kunci
Borang-borang
Sudut 5S
Tanda / garis Ruang Letak
Keselamatan ( Peti Ubat Kecemasan, Alat
pemadam api, Pelan kecemasan, pendawaian
peralatan elektrik)

Pengasingan

SUSUN

Bahan selalu
digunakan

Bahan diperlukan

SEITON

SUPER

AMALKAN
5S KUALITI
TERJAMIN

AUDIT DATE :
IMPROVEMENT
DATE :
AUDITOR :

1 2 3 4 5 6 7 8 9 101112

Seiri wastes
No horizontal piling
Nothing on floor

Tindakan
diperlukan

Mesti diletakkan dekat di

kawasan kerja yang utama

Bahan kadang kala

digunakan

Boleh ditempatkan jauh

sedikit

Bahan tidak digunakan

langsung tetapi mesti
disimpan

Mesti disimpan dalam setor

dengan pengenalan yang
jelas

SUPER

10

11

SEITON

SEITON

SUPER

Max. height indication

Placing items straight
and at right angles

12

Maximum piling height

Retrieval within 30 seconds

Labeling reserved seats
Color identification

10 11

12

10 11 12

2m

Before 5S - unsafe
No height control

SEISO

SUPER

Mengabungkan amalan pembersihan dan

pemeriksaan/pemantauan
Melantik pemilik zon (ownership)
Memastikan setiap individu bertangunggjawab ke
atas kebersihan & keadaan baik peralatan yang
diguna.
Amalan harian 5-10 minit / gotong royong 2 kali
setahun

Prevent it from getting dirty

Use of transparent plastic dust cover

5S

Mewujudkan jadual tugas harian/ mingguan /

bulanan
Memperuntukkan masa untuk 5S
Mengadakan pertandingan antara unit
Melakukan audit/pemeriksaan berkala
Mewujudkan etika, peraturan, piawaian
Meyeragamkan amalan baik
Pendaarasaan ( mencontohi amalan zon lain)

Melatih anggota supaya disiplin dan

mematuhi peraturan/piawaian yang
ditetapkan
Mewujudkan kawalan visual melalui 5S
supaya sesiapa sahaja boleh mengenalpasti
keadaan tidak normal secara spontan.
Melatih dan berkongsi pengetahuan secara
berterusan

PENUBUHAN
JAWATANKUASA

PELANCARAN

KERAIAN

Aktiviti
PENILAIAN
SEMULA

LATIHAN

PROMOSI

AUDIT
PENGHARGAAN

Mesyuarat Jawatankuasa
Induk Pertama
Penubuhan
Jawatankuasa dan Zon
Penyediaan Fail
Jawatankuasa dan Zon
Lantikan AJK 5S

Aktiviti

DAN BIG CLEANING

Amalan 5S : Sisih, Susun, Sapu,

Seragam & Sentiasa Amal

Aktiviti

Majlis Perasmian
dan Pelancaran 5S

Anggota Jabatan
Farmasi

Keharmonian &
Kerja Berpasukan

Warna kuning & biru : Warna

lambang Negeri Pulau Pinang

MAJLIS PERASMIAN DAN PELANCARAN 5S

Zon Eucalptus
Lokasi : Farmasi ACC
& Ortopedik
KETUA ZON :

KETUA ZON :

CHONG SOOK YEE

INTAN MASYITAH RUMLI

PENGHULU DIS : CHONG

SOOK YEE

PENGHULU FARMASI
ORTOPEDIK :
IDSALLIANA IDRIS

PENGHULU BILIK MESYUARAT :

CHEANG LAI FONG

PENGHULU FARMASI ACC :

NOORAINI MOHD. EUSOFF

LAWATAN PERUNDINGAN MPC

Pertama
11 Jan 2012

Kedua

Ketiga

Keempat

PENGUMUMAN DAN PENYAMPAIAN HADIAN KEPADA PEMENANG ZON

Kelima

2 Mac 2012 28 Mac 2012 4 April 2012 13 April 2012

2011

OKTOBER
21

Rak Borang - borang

SEBELUM

SELEPAS

Rak Fail Perolehan

SEBELUM

SELEPAS

KEMUDAHKESANAN

PENAMBAHBAIKAN I
Kursus Pemantapan Pengurusan Stor Farmasi 4 Mei 2010

PENAMBAHBAIKAN 2
44

PENGURUSAN INVENTORI

PENGURUSAN INVENTORI

PENGURUSAN INVENTORI

79

ZON MERAK [Stor Perubatan HKL : Penerimaan & Stor]

PENGHANTARAN TEPAT & CEPAT

PRODUKTIVITI
SELEPAS..

Kursus Pemantapan Pengurusan Stor Farmasi 4 Mei 2010

49

ZON DAHLIA [Farmasi Pesakit Luar HKL: Koridor]

Kursus Pemantapan Pengurusan Stor Farmasi 4 Mei 2010

ZON MAWAR

50

[Farmasi Pesakit Luar HKL : Bilik Pegawai Farmasi U48]

KEMUDAHKESANAN

MORAL YANG TINGGI

PENAMBAHBAIKAN I
Kursus Pemantapan Pengurusan Stor Farmasi 4 Mei 2010

PENAMBAHBAIKAN 2
51

PENAMBAHBAIKAN
PENAMBAHBAIKAN
I
PENAMBAHBAIKAN
2
3
Kursus Pemantapan Pengurusan Stor Farmasi 4 Mei 2010

52

ZON MUTIARA

[Farmasi Bekalan Wad HKL : Bilik Pegawai Farmasi]

ZON MUTIARA

[Farmasi Bekalan Wad HKL: Bilik Pegawai Farmasi]

SELEPAS
Kursus Pemantapan Pengurusan Stor Farmasi 4 Mei 2010

ZON MUTIARA

53

[Farmasi Bekalan Wad HKL : Ruang Kerja]

Kursus Pemantapan Pengurusan Stor Farmasi 4 Mei 2010

ZON MUTIARA

54

[Farmasi Bekalan Wad HKL : Ruang kerja]

SELEPAS
Kursus Pemantapan Pengurusan Stor Farmasi 4 Mei 2010

55

Kursus Pemantapan Pengurusan Stor Farmasi 4 Mei 2010

56

ZON MUTIARA

[Farmasi Wad HKL: Kubikel Pegawai]

ZON MUTIARA

SELEPAS
Kursus Pemantapan Pengurusan Stor Farmasi 4 Mei 2010

57

[Farmasi Bekalan Wad HKL : Stor 2]

SELEPAS
Kursus Pemantapan Pengurusan Stor Farmasi 4 Mei 2010

ZON INTAN

58

[Farmasi O&G HKL : Peti Sejuk di Ruang Kerja]

SELEPAS
Kursus Pemantapan Pengurusan Stor Farmasi 4 Mei 2010

59

Kursus Pemantapan Pengurusan Stor Farmasi 4 Mei 2010

60

PENYIMPANAN 2-8C

ZON DELIMA

[Farmasi Ortopedik HKL: Sub Stor]

SELEPAS
Kursus Pemantapan Pengurusan Stor Farmasi 4 Mei 2010

ZON NILAM

[Farmasi Neurosains HKL : Bilik Pre-Packing & Stor]

ZON AKED

62

[Farmasi Pediatrik HKL: Kaunter & Tempat Simpanan Ubat]

SELEPAS
Kursus Pemantapan Pengurusan Stor Farmasi 4 Mei 2010

63

Kursus Pemantapan Pengurusan Stor Farmasi 4 Mei 2010

SELEPAS
64

PENYIMPANAN TABLET/KAPSUL

KOMPONEN 5S

SUSUN ATUR YANG

SISTEMATIK

KOMPONEN 5S

STOK YANG
TERANCANG

SUSUN ATUR
YANG SERAGAM

REKOD STOK YANG

MUDAH DICARI

KOMPONEN 5S

PENCAHAYAAN & HAD

KETINGGIAN

PELABELAN

STOR SURGIKAL

SELAMAT DI
TEMPAT KERJA

PENGHANTARAN
YANG TEPAT & CEPAT

SELAMAT DI
TEMPAT KERJA

PENYIMPANAN IV DRIPS

PENYIMPANAN PUKAL

Penglibatan semua kakaitangan

Penglibatan /komitmen pihak pengurusan atasan
Ketua Jabatan komited sistem 5S
Mendapat sokongan dari semua lapisan pekerja
Kempen untuk ketahanan sistem 5S
Menyediakan insentif dan galakan untuk
kumpulan 5S yang berjaya
Program 5S harus menjadi galakan untuk
pelaksanaan program yang lain
Mempunyaoi peruntukan kewangan yang
mencukupi

1.

Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009 - Tatacara

Pengurusan Stor; Kementerian Kewangan Malaysia

2. Garispanduan Pengurusan Stor Farmasi Di Hospital

& Klinik Kesihatan; Bahagian Farmasi KKM; 2010
3. Garispanduan Amalan 5S Di Fasiliti Farmasi KKM ;
Edisi 1; Bahagian Amalan & Perkembangan Farmasi,
Bahagian Farmasi KKM ; 2010

78

A.

Mewujudkan kumpulan masing

B.

Mengenalpasti ruang / kawasan

untuk penambahbaikan di tempat
kerja

C.

Mengaplikasikan kaedah 5S dalam

penambahbaikan stor anda

K
I
K

UMPULAN

NOVATIF

&

Pengenalan
Konsep KIK
Pelaksanaan KIK
Proses KIK

REATIF

Dulu dikenali sebagai Kumpulan Meningkat Mutu

Kerja (KMK ) / Quality Control Circle (QCC)
Bermula sekitar 1980-an, Dasar Pandang Ke Timur

Perubahan persekitaran, kehendak pelanggan dan

stakeholders yang semakin meningkat perlu
penambahbaikan

Budaya Kerja Cemerlang - tahun1989

Secara menyeluruh, merentasi semua peringkat

anggota & bahagian, usaha-usaha inovasi dan
kreativiti

Menggalakan penubuhan kumpulan KMK - menyelesai

masalah di tempat kerja masing-masing (setempat)

Kerajaan mengkaji semula peranan dan kaedah yang

digunakan KMK tidak relevan

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA

Bilangan 7 Tahun 1991)

Selaras dengan peringkat antarabangsa Innovative

and Creative Circle (ICC)
Pekeling Panduan Mengenai Kumpulan Inovatif dan
Kreatif (KIK) 1 November 2009

PERBEZAAN KIK DAN KMK

Inovasi ialah kaedah mencari jalan untuk

menghasilkan produk atau perkhidmatan
yang lebih baik sama ada melalui
pengubahsuaian atau penambahbaikan
( MODIFY )
Kreativiti ialah kebolehan atau keupayaan
untuk mencipta, mewujud dan
menghasilkan sesuatu yang baru atau
dalam bentuk baru melalui kemahiran
imaginasi. ( CREATE )

Ahli (4-10 orang) tempat kerja yang sama

atau bersilang fungsi
KIK bermesyuarat secara tetap
Pasukan ini mengenal pasti, memilih,
menganalisa dan seterusnya
mencetuskan idea yang kreatif dan inovatif
mengenai sesuatu isu atau perkara
berkaitan dengan kerja atau organisasi

Pasukan ini mengemukakan cadangancadangan kepada pihak pengurusan untuk

pertimbangan dan keputusan

TARIKH

KIK melaksanakan keputusan yang telah

dipersetujui

NAMA

KIK membuat pemantauan dan penilaian

pelaksanaan projek

Najwa
Noraini

KIK mengambil tindakan membuat

penyeragaman dan meluaskan pelaksanaan
projek

Goay
Wong

Meena
Hasbol
Shah

X
X

X
X

Falsafah KIK adalah seperti berikut:

Modal insan aset terpenting organisasi
Setiap pekerja tidak kira kedukan diberi peluang beri
sumbangan kepada organisasi
Satu mekanisme proses penyelesaian masalah /
penambahbaikan proses kerja / std sedia ada,
memperkenal sesuatu yang baru
Menerapkan konsep knowledge-based dan creativitydriven
Memberi tumpuan kepada idea, pembelajaran,
perkongsian ilmu dan penciptaan nilai

Untuk menambahbaik dan meningkatkan

kualiti dan produktiviti kerja khususnya
dalam sistem penyampaian perkhidmatan
kepada pelanggan

Memperbaiki atau memperkenalkan sistem,

proses dan cara kerja baru
Kecemerlangan organisasi
Memperbaiki hubungan pekerja dan
pengurusan
Memupuk kerjasama
Meningkatkan daya saing organisasi
Sistem penyampaian perkhidmatan
berkualiti, menepati kehendak pelanggan

Meningkatkan kemampuan menyelesai

masalah dan membuat keputusan
Semangat kerjasama, kerja berpasukan
Komitment terhadap kerja, dedikasi, etika
kerja positif, keyakian kebolehan dan
potensi diri, kepuasan bekerja
Bakat kepimpinan
Inovatif dan kreatif

Memupuk kerjasama antara agensi melalui

penyeragaman inovasi atau
penambahbaikan yang dihasilkan
Menjimatkan kos dan masa
Meningkatkan kualiti dan produktiviti
Meningkatkan kepuasan pelanggan dan
stakeholders
Meningkatkan imej Perkhidmatan Awam

MODEL PROSES MENYELESAIKAN MASALAH

1

KENALPASTI
MASALAH

PEMILIHAN

MENGANALISA
ANALISA
PUNCA
MASALAH
PUNCA

PENETAPAN SASARAN

CADANGAN
PENYELESAIAN

PENYERAGAMAN

MEMANTAU
KEPUTUSAN

1.
2.
3.
4.
5.

C
PENILAIAN

LAKSANA CADANGAN
PENYELESAIAN

Mengenal Pasti Projek

Pemilihan Projek
Analisis Projek
Penetapan Objektif / Sasaran Objektif
Cadangan Penyelesaian / Penambahbaikan

D
8

Aktiviti 6: Pelaksanaan
Uji cuba boleh dijalankan sehingga hasil
yang dikehendaki tercapai
Mengikut perancangan - Carta Gantt
Anggota-anggota organisasi perlu
dimaklumkan tentang ujicuba dan
tempoh dijalankan

Aktiviti 7: Penilaian
Penilaian ke atas pelaksanaan
cadangan-cadangan penyelesaian.
Penentuan sasaran projek tercapai
Pengumpulan data (Rajah Pareto) dalam
tempoh uji cuba
Buat perbandingan terima atau kaji
semula

Aktiviti 8: Pemantauan
Perlu pemantauan mengekalkan
pencapaian sasaran
Perlu tindakan pembetulan jika terdapat
jurang perbezaan
Laporan kejayaan pelaksanaan
Analisis penjimatan kos, masa,
pembaziran, kepuasan pelanggan dll

Aktiviti 9: Penyeragaman
Kemaskini MPK, FM, SOP, MS ISO dsb
Kemaskini piagam pelanggan KPI jika
berkaitan
Pihak pengurusan ambil tindakan
penyeragaman menyeluruh-jabatan,
daerah, negeri, kebangsaan ikut kesesuaian

Aktiviti 9: Penyeragaman
kitaran terakhir PDCA
Dilakukan setelah objektif dan sasaran
tercapai
Menyedia dan kemaskini Proses Kerja
dan Carta Aliran Kerja berkaitan

KITARAN PDCA

SEKIAN, TERIMA KASIH