MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA PEMANDU ICT JPA BIL.

4 TAHUN 2008 _____________________________________________________________________ Tarikh Masa Tempat : : 22 Disember 2008 (Isnin) : 9.30 pagi

Bilik Mesyuarat Eksekutif, Aras 13, Blok C1 , Kompleks C, Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan Putrajaya. ______________________________________________________________________ HADIR : 1. Timb. Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam (Operasi) Y.Bhg. Dato Dr. Ismail bin Alias Pengarah Bahagian Pengurusan Maklumat Encik Kamarudin bin Tahir Pengarah Bahagian Perkhidmatan (Diwakili Oleh: Encik Sohime bin Ahmad) TPBK(K)C 4. Pengarah Bahagian Pembangunan Organisasi (Diwakili Oleh: Encik Abdul Rahman bin Mohamad) TPB(O)M 5. Pengarah INTAN (Diwakili Oleh: Dr. Azizah binti Abd Manan) TPI(ICT)INTAN 6. Pengarah Bahagian Pembangunan Modal Insan (Diwakili Oleh: Puan Norihan Bt Mohamed Naim) KPP(I)P Ahli Ahli Ahli Pengerusi

2.

Ahli

3.

Ahli

7.

Pengarah Bahagian Khidmat Pengurusan Encik Amir bin Hj. Abd. Hamid Pengarah Bahagian Saraan (Diwakili Oleh: Encik Lim Eng Hock) TPB(S)K

Ahli

8.

Ahli

9.

Pengarah Bahagian Pasca Perkhidmatan (Diwakili Oleh: Encik Kamarulzaman bin Mat Zain) KPP(P)ICT3

Ahli

10 .

Pengarah Bahagian Perancangan, Penyelidikan dan Korporat (Diwakili Oleh: Encik Mohamed Musaddik bin Abdul Majid) TPBK(PP)D

Ahli

11 .

Pengarah Bahagian Pengurusan Psikologi (Diwakili Oleh: Puan Ruziati binti Mior Ahamad Ariffin) TPBPs

Ahli

12.

Ketua Unit Audit Dalam Puan Holesoh binti Saibon

Ahli

13.

Timb. Pengarah Bahagian Pengurusan Maklumat Tuan Haji Sabri bin Omar

Setiausaha

TURUT HADIR:

1 Dr. Mazlan bin Harun . 2 Encik Shukri bin Hamat . 3 Encik Khairulazli bin Othman . 4 Tuan Haji Mohd Sahar bin Md Noor . 5 Tuan Haji Abdul Hamid bin Ahmad . 6 Tuan Haji Sarpin bin Nawawi . 7 Encik Ab. Razak bin Safii . 8 Encik Mohd Hazli bin Ahmad@Adnan . 9 Dr. Muhamad Sade bin Mohamed Amin . 1 Puan Khalidah binti Othman 0 . 1 Encik Hasim bin Zainal Abidin 1 . 1 Puan Marina binti Said 2 . 1 Cik Rosnani binti Saion 3 .
3

Ketua Pengurusan Teknologi INTAN TP(M)T

TPB(U)S

KPP(M)SK

KPP(M)TU

KPP(M)SP

KPP(M)PP

KPP(M)PL

KPP(M)PB

KPP(M)SQ

KPP(M)TP

KPP(M)TS

KPP(M)TR

URUS SETIA : 1 Encik Hussin bin Abu Bakar . 2 Puan Sarimah binti Abu . 3 Puan Rohani binti Abdul Majid . 4 Puan Zulfa bt Mohamed Hamim @ Abdul Hamid . 5 Encik Nik Yusmadi bin Nik Yusoff . 6 Encik Mohd Razali bin Azri . PPTM(M)SS7 PPTM(M)SS6 PP(M)SS8 PP(M)SS7 PP(M)SS1 KPP(M)SS

1.

PERUTUSAN PENGERUSI 1.1 Y.Bhg. Dato Pengerusi memulakan mesyuarat dengan bacaan Ummul Kitab dan ucapan syukur kepada Ilahi serta terima kasih atas kehadiran semua pegawai di Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT) JPA Bil. 4/2008 yang merupakan mesyuarat yang keempat dan terakhir bagi tahun 2008 seperti yang telah dirancang. 1.2 Y.Bhg. Dato Pengerusi memaklumkan ahli mesyuarat berhubung dengan Laporan Biro Pengaduan Awam bagi tahun 2008 (1 Januari 2008 31 Oktober 2008) yang menyatakan sebanyak 1,999 aduan bagi kes sebenar telah diterima pada tahun ini dan jumlah tersebut meningkat
4

sebanyak 211 kes berbanding 1,788 kes sepanjang tahun 2007. Laporan tersebut turut menyatakan bahawa JPA berada di kedudukan ke-18 agensi kerajaan yang menerima aduan tertinggi iaitu sebanyak 28 sekiranya JPA sentiasa mempertingkatkan sistem aduan. Y.Bhg Dato Pengerusi berpendapat aduan yang diterima boleh dikurangkan penyampaian perkhidmatan awam seperti HRMIS, eSILA, POWER, dan EPSA dengan lebih berkesan. 1.3 Y.Bhg. Dato Pengerusi memperingatkan ahli mesyuarat terutama BPM, INTAN dan BP yang dipertanggungjawab untuk menguruskan perolehan ICT JPA, perlu memastikan pembayaran untuk perolehan tahun ini dapat disempurnakan sebelum akhir tahun. Y.Bhg. Dato Pengerusi memaklumkan prestasi belanja pembangunan 2008 yang dikawal oleh BPM telah mencapai 74.31% dari jumlah peruntukan sebanyak RM25,364,000.00 dan berharap pembayaran terhadap perolehan yang dibuat diselesaikan pada tahun ini juga untuk mengelakkan dikenakan AP58(a) di mana pembayaran akan menggunakan peruntukan 2009. Perkara ini perlu dielakkan supaya tidak menjejaskan perancangan perolehan bagi 2009. Sehubungan itu, Y.Bhg. Dato Pengerusi meminta agar BPM, INTAN dan BP dapat membuat perancangan perolehan peralatan ICT tahun 2009 dengan lebih teliti agar perolehan dapat dibuat lebih awal dan mengelakkan masalah pembayaran pada akhir tahun. Tindakan: BPM, INTAN & BP 1.4 Y.Bhg. Dato Pengerusi turut memaklumkan pada 6 November 2008, Majlis Forum Pengguna HRMIS Bil. 3/2008 telah diadakan dan telah memberi banyak maklumat untuk JPA memperkemaskan pelan pelaksanaan HRMIS bagi tahun 2009. Isu-isu seperti peralatan dan

rangkaian perlu dilihat dan dipertingkatkan. Y.Bhg. Dato Pengerusi meminta agar JPA dapat mewujudkan pakar dalaman secepat mungkin
5

supaya penggantungan kepada pihak MMSCB dapat dikurangkan. Sudah sampai masanya JPA mengambil alih sepenuhnya HRMIS daripada pihak luar dengan menyediakan kepakaran dan ilmu yang cukup kepada pegawai-pegawai ICT daripada semua bahagian melalui programprogram latihan yang berkesan bagi memastikan mereka tidak Tindakan: BPM 1.5 Selain itu, Y.Bhg. Dato Pengerusi memaklumkan kerajaan telah mula melaksanakan projek eKL pada awal tahun 2008 di mana pelbagai kemudahan telah disediakan seperti pembayaran bil, pertanyaan, perkhidmatan SMS dan sebagainya. Y.Bhg. Dato Pengerusi berharap agar semua kemudahan yang telah disediakan dalam eKL seperti bayaran cukai taksiran, bayaran bil pembetungan, bayaran zakat, aduan dan sebagainya dapat dimaklumkan kepada semua warga JPA untuk menggunakannya. Tindakan: Semua Bahagian 1.6 Y.Bhg. Dato Pengerusi memaklumkan bahawa mulai tahun hadapan, mesyuarat pengurusan JPA akan menggunakan perisian MyMeeting untuk urusan-urusan mesyuarat. Untuk tujuan itu, pihak BPM dengan kerjasama daripada MAMPU akan memberikan latihan kepada urus setia mesyuarat pengurusan JPA sebelum dipanjangkan ke mesyuaratmesyuarat lain di JPA. Tindakan: BPM 2. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT ketinggalan dengan ilmu dan teknologi terkini dalam dunia ICT.

2.1

Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT) JPA Bil.

3/2008 bertarikh 11 September 2008 telah disahkan tanpa sebarang pindaan.

3. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT

3.1

Sistem Pengurusan Aset (SPA) 3.1.1 Mesyuarat mengambil maklum bahawa:

a)

surat permohonan rasmi untuk mendapatkan Sistem Pengurusan Aset (SPA)

telah dihantar kepada Kementerian Kewangan pada 21 Oktober 2008; dan b) Sektor Perolehan BKP sedang dalam proses membeli sistem ini dengan

anggaran kos sebanyak RM38,000.00 termasuk lesen pengguna dan perisian daripada syarikat Kanntronics Sdn.Bhd. dan dijangka dapat digunakan pada awal tahun 2009. Makluman

3.1.2 Mesyuarat telah berbincang dan bersetuju supaya BPM dengan kerjasama BKP sentiasa mendapatkan maklumat terkini daripada Kementerian Kewangan berkenaan kelulusan pembelian Sistem Pengurusan Aset (SPA) tersebut. Tindakan: BPM & BKP 3.2 Pelaksanaan Human Resource Management Information System (HRMIS) 3.2.1 Maklumat Anggota Pentadbiran

3.2.1.1

Mesyuarat

mengambil

maklum

bahawa

satu

mesyuarat antara BPM JPA, Bahagian Kabinet JPM, Kementerian Kesihatan Malaysia (KKM) dan Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia telah diadakan pada 5 Disember 2008. Mesyuarat memutuskan bahawa satu keputusan dasar perlu diperoleh terlebih dahulu sebelum maklumat Anggota Pentadbiran boleh diselenggarakan dalam HRMIS. Pihak BPM JPA akan mengadakan perbincangan lanjut dengan Bahagian Kabinet JPM berkenaan perkara ini. Makluman 3.2.1.2 Mesyuarat telah berbincang dan bersetuju diadakan dengan segera. Tindakan: BPM agar

perbincangan lanjut dengan Bahagian Kabinet JPM

3.2.2 Penyelarasan Migrasi SISPEN-HRMIS 3.2.2.1 Mesyuarat mengambil maklum bahawa JPA telah memberhentikan melalui HRMIS. Makluman 3.2.3 Penambahbaikan Direktori Kerajaan 3.2.3.1 Mesyuarat pembentangan penambahbaikan Mesyuarat mengambil Goverment JPA maklum Directory akan bahawa pelaksanaan (GD) di dibuat pada peralihan data SISPEN dan pengemaskinian maklumat hendaklah terus dibuat

cadangan

Pengurusan

pertengahan bulan Januari 2009. Makluman 3.2.4 Perubahan Skop dan Strategi Pelaksanaan HRMIS Sektor Awam 2008-2010 3.2.4.1 Mesyuarat mengambil maklum bahawa status terkini Perubahan Skop dan Strategi Pelaksanaan HRMIS Sektor Awam 2008-2010 adalah seperti berikut:

a) Pelaksanaan Modul (T1);

Status Terkini Pelaksanaan Modul Teras 1 (T1)

Pencapaian/Outcome Struktur perjawatan dan sandangan telah selesai sepenuhnya bagi 724 agensi. Status perjawatan dan pengisian sehingga 5 Disember 2008 iaitu sebanyak 1,175 laporan telah dikeluarkan untuk kegunaan Parlimen, Jabatan Perangkaan, Badan Pencegah Rasuah dan syarikat-syarikat swasta.

Unit Organisasi Aktiviti Organisasi Jawatan Sebenar Sandangan

b) Pelaksanaan Modul (T2);

Status Terkini Pelaksanaan Modul Teras 2 (T2)

Pencapaian/Outcome Pengurusan Rekod Peribadi 94% data peribadi (13 elemen) daripada Jabatan Pendaftaran Negara telah dikemas kini. Profil Perkhidmatan 71% maklumat gaji bagi tujuan penggunaan eGL telah dikemas kini. Perisytiharan Harta 20% agensi (143) telah menggunakan modul melibatkan 5,577 pemilik kompetensi. Data Perjawatan Sebanyak 392 daripada 1,390 waran 2007-2008 melibatkan 47,760 perjawatan telah selesai dikemas kini oleh agensi melalui aplikasi.

Pengurusan Rekod Peribadi Profil Perkhidmatan Perisytiharan Harta Data Perjawatan

10

c) Pelaksanaan Modul (K3);

Status Terkini Pelaksanaan Modul Kritikal 3 (K3) Modul Pembangunan Organisasi Modul Perolehan Sumber Manusia Modul Penamatan Perkhidmatan Pencapaian/Outcome Modul Pembangunan Organisasi Semua kementerian dan SUK telah menggunakan modul ini. Modul Perolehan Sumber Manusia Latihan pengguna telah diberi kepada semua kementerian. Modul Penamatan Perkhidmatan 9 kementerian (Kementerian Kewangan, Kementerian Pelajaran Malaysia, Kementerian Kesihatan Malaysia, Kementerian Sumber Asli dan Alam Sekitar, Kementerian Pertahanan, Kementerian Kerja Raya, Kementerian Perumahan, Kementerian Pelancongan dan Kementerian Luar Negeri) dan JPA telah menggunakan modul ini.

d) Penambahbaikan Aplikasi;
11

Status Terkini
PENAMBAHBAIKAN Perubahan Dasar dan Proses (Pekeliling sehingga 19 Nov. 2008) Fungsi tambahan atas permintaan agensi dan pemilik proses Log Meja Bantuan (sehingga 31 Okt 2008) 920 920

Pencapaian/ Outcome Penambahbaikan dilakukan secara berterusan bagi memastikan sistem sentiasa relevan dengan keperluan semasa.

KUANTITI IMPAK

49 24

13 Dalam Kajian

27

27

e) Taklimat/Latihan/Lawatan/Pemantauan/Khidmat Nasihat; dan

Status Terkini 120 sesi taklimat pengenalan/ pelaksanaan HRMIS 25 sesi latihan penyediaan data asas 133 sesi latihan pengguna modul/submodul melibatkan 3,491 peserta 8 sesi lawatan diketuai oleh Y.Bhg. Dato TKPPA(O) 34 sesi naziran pelaksanaan di Agensi Perintis, Kementerian dan PSUK 44 sesi khidmat nasihat pelaksanaan Pencapaian/Out come 109,764 pengguna telah menggunakan 14 modul / submodul HRMIS

12

f) status Kewangan sehingga 11 Disember 2008.

Kos Asal Projek (RM) 75,000,0 00 2008 19,329,000* 12,858,198.25 ( 66.52 % ) Kos Projek Thn Selepas Pindaan Peruntukan (RM) Perbelanjaan (RM)

Makluman 3.2.5 Hasil Survey Tahap Perubahan Minda Dalam Pelaksanaan Aplikasi HRMIS 3.2.5.1 Mesyuarat mengambil maklum bahawa:
a)

pemurnian kriteria soal selidik HRMIS telah siap pada 5 Disember 2008; dan

b)

perancangan soal selidik HRMIS adalah seperti berikut:

pemurnian kriteria soal selidik HRMIS 5 Disember 2008; mengedar 2008; dan soal selidik kepada

Kementerian dan SUK 15 Disember

penerimaan semula soal selidik 15 Januari 2009. Makluman

13

3.2.5.2

Mesyuarat bersetuju meminta BPM menerangkan dapatan daripada soal selidik ini di mesyuarat akan datang. Tindakan: BPM

3.3

Pelaksanaan Pengkomputeran di Bahagian-bahagian JPA 3.3.1 Bahagian Pengurusan Maklumat (BPM) 3.3.1.1 Mesyuarat mengambil maklum akan pembentangan Kertas 1 : Status Perolehan Peralatan dan Perisian ICT 2008 (BPM) yang meliputi perkara-perkara berikut:
a)

perolehan ICT BPM 2008 melibatkan perkaraperkara berikut: HRMIS

-

Business Continuity Facility Penambahbaikan Sistem Aplikasi berdasarkan perubahan

Kelancaran Pengoperasian Sistem;

-

HRMIS

polisi dan dasar Pengurusan Sumber Manusia; dan

-

Aktiviti peluasan aplikasi HRMIS dengan Pekeliling

selaras

Perkhidmatan Bil. 12/2005. BTM

14

Perolehan Infrastruktur ICT; Perolehan Server;

Alatan Sokongan ICT dan Bukan Perisian dan Khidmat Runding; Keselamatan Infrastruktur ICT Pembangunan Multimedia; Makmal Pembaikan Peralatan Naik taraf Pusat Data JPA; OSS Latihan, Pembangunan

ICT termasuk Aksesori;

-

termasuk Rangkaian;
-

ICT/Bilik Latihan;
-

Sistem Aplikasi serta penggunaan Office Automation versi OSS (Linux Platform); dan
-

Peralatan Rangkaian dan

Keselamatan Cyberjaya. b) sehingga 22 Disember 2008, status

perbelanjaan bajet pembangunan BPM ialah:

Peruntukan (RM)

Perbelanjaan (termasuk tanggungan) 5,215,616.07 (86.42 %) 13,632,700.00 (70.53%) 18,848,316.07 (74.31%)

BTM

6,035,000.00

HRMIS

19,329,000.00

JUMLAH

25,364,000.00

Makluman

15

3.3.1.2

Mesyuarat bersetuju supaya BPM memaklumkan kemajuan perolehan ICT ini di mesyuarat datang. Tindakan: BPM akan

3.3.2 Bahagian Pasca Perkhidmatan (BP) 3.3.2.1 Mesyuarat mengambil maklum akan pembentangan Kertas 2 : Status Perolehan Peralatan dan Perisian ICT 2008 (BP) yang meliputi perkara-perkara berikut:

a)

perolehan ICT BP 2008 melibatkan perkaraperkara berikut: Perolehan Infrastruktur ICT (RM1,800,000); Perolehan Server (RM1,000,000); dan Kemudahan (RM1,000,000). Pemulihan Bencana

b)

sehingga

19

Disember

2008,

status

perbelanjaan bajet pembangunan BP ialah: Peruntukan : Perbelanjaan: Prestasi: c) RM4,750,000.00 RM3,778,383.70 79.5%

penjimatan sebanyak RM971,616.00 tidak dapat dibelanjakan disebabkan harga tawaran

16

tender yang lebih rendah daripada anggaran asal dan dicadangkan dibawa ke tahun 2010. Makluman 3.3.2.2 Mesyuarat bersetuju supaya BP memaklumkan kemajuan perolehan ICT ini di mesyuarat datang. Tindakan: BP 3.3.3 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) 3.3.3.1 Mesyuarat mengambil maklum akan pembentangan Kertas 7 : Status Perolehan Peralatan dan Perisian ICT 2008 (INTAN) yang meliputi perkara-perkara berikut:
a)

akan

perolehan

ICT

INTAN

2008

melibatkan

perkara-perkara berikut:

pembangunan Sistem ISAC Secara Teragih; e-Pembelajaran Sektor Awam (EPSA); perolehan 120 Komputer untuk Makmal-makmal di INTAN Bukit Kiara; perolehan Perkakasan dan Perisian Makmal Bahasa; perolehan Workstation untuk Bilik Kuliah di INTAN Bukit Kiara dan INTENGAH; penyelenggaraan Videowall; penyelenggaraan Audio Video ; penyelenggaraan Sidang Video ; naik taraf Lesen Kamus Dewan Eja Pro; pembaharuan Lesen Veritas (System Backup EPSA); penyelenggaraan Sistem e-mel;
17

penyelenggaraan Server Aplikasi ; pembaharuan Lesen Anti-Virus; penyelenggaraan Anti-Virus; perolehan Perisian SPSS; DRC; Peningkatan Bandwidth INTAN*NET; Perolehan Alat Ganti Peralatan ICT; Perolehan Alat Ganti Rangkaian; dan Pembelian Alat Ganti Bulb Projektor. status perolehan peralatan dan perisian ICT 2008 adalah seperti berikut:
Perolehan ICT 2008 RM449,964 RM1,265,640 RM4,399,501 RM6,115,105

b)

Bil. 1. 2. 3.

Perkara Perolehan Bajet Pembangunan Perolehan Wang Amanah Perolehan Bajet Mengurus Jumlah:

Makluman

3.3.3.2

Mesyuarat bersetuju supaya INTAN memaklumkan kemajuan perolehan ICT ini di mesyuarat datang. Tindakan: INTAN akan

3.4

Pelan Strategik Teknologi Maklumat (PSTM) JPA

18

3.4.1 Mesyuarat mengambil maklum bahawa:

a)

PSTM JPA 2009-2013 yang dibangunkan akan mengambil kira Pelan Strategik JPA 2008-2010 dan slogan JPA Peneraju Perkhidmatan Awam. Justeru itu PSTM JPA ini akan menjadi dokumen blueprint strategik bagi perancangan dan pelaksanaan projek-projek ICT JPA yang diterajui oleh INTAN, Bahagian Pengurusan Maklumat (BPM) dan Bahagian Pasca Perkhidmatan (BP). PSTM ini akan diselaraskan dengan PSTM Sektor Awam, MAMPU bagi memastikan semua inisiatif ICT yang dirancang adalah sejajar dengan hala tuju ICT sektor awam;

b)

pembangunan PSTM JPA telah bermula pada bulan Ogos 2008 dan dijangka siap pada akhir Disember 2008. Status pembangunan PSTM JPA masih di fasa I dan II iaitu Business Analysis dan ICT Analysis sebelum beralih ke fasa III dan IV iaitu Gap Analysis and ICT Opportunity dan Building ICT Strategy and Implementation Plan; dan

c)

aktiviti yang telah dilaksanakan dalam fasa I dan fasa II adalah seperti berikut:

taklimat ISP di INTAN Kiara pada 13 Ogos 2008 untuk memberi kefahaman mengenai metodologi pembangunan PSTM kepada ahli pasukan; dan

Bengkel Business and ICT Analysis telah diadakan di Tiara Beach Resort, Port Dickson pada 23-24 Oktober 2008 bagi mengenal pasti objektif dan strategi korporat JPA dan juga menilai, menganalisis serta mendokumenkan persekitaran

19

perkhidmatan dan ICT JPA. Bengkel ini dihadiri oleh wakilwakil bahagian. Makluman 3.4.2 Mesyuarat bersetuju meminta BPM menyegerakan penyediaan PSTM JPA ini. Tindakan: BPM 3.5 Permohonan Perolehan ICT Bagi Perpindahan Ke Cyberjaya 3.5.1 Mesyuarat mengambil maklum bahawa: a) kelulusan daripada Kementerian Kewangan bagi menggunakan lebihan peruntukan bajet pembangunan telah diperoleh;
b)

lebihan Peruntukan Bajet Pembangunan bagi tahun 2006 dan 2007 sebanyak RM3,425,500.00 telah dipindahkan bagi tujuan perolehan perkakasan server, perisian dan lain-lain infrastruktur ICT bagi Data Center JPA yang baru di Cyberjaya pada 29 September 2008;

c) tender bagi perolehan ICT ke Cyberjaya telah ditawarkan kepada syarikat Service Soft Sdn. Bhd. dengan kos sebanyak RM2,300,000.00; dan d) pembekalan akan dimulakan pada awal Disember 2008, manakala pemasangan akan dibuat apabila lokasi di Cyberjaya siap pada bulan Februari 2009. Makluman

20

3.5.2 Mesyuarat telah berbincang dan bersetuju supaya BPM membuat penyeliaan yang rapi semasa proses pembekalan dijalankan di Cyberjaya bagi mengelakkan perkara-perkara yang tidak diingini berlaku. Tindakan: BPM 3.6 Status Portal JPA 3.6.1 Mesyuarat mengambil maklum bahawa Portal JPA dalam proses penambahbaikan versi Bahasa Inggeris. Satu Mesyuarat Kerja Penambahbaikan Portal JPA telah diadakan di Corus Paradise, Port Dickson yang dihadiri oleh Jawatankuasa Kandungan Portal JPA pada 18 - 19 Disember 2008. Makluman 3.6.2 Mesyuarat telah berbincang dan bersetuju supaya

penambahbaikan portal yang dilakukan tidak hanya mementingkan kecantikan portal sahaja tetapi isi kandungan yang terdapat di dalam portal turut dititikberatkan untuk memberi manfaat kepada semua pelanggan JPA. Selain itu, ciri-ciri kandungan portal juga mestilah mengambil kira keperluan orang kurang upaya untuk mengaksesnya. Kriteria ini penting dalam penilaian portal-portal setiap agensi oleh MAMPU dan MDEC. Tindakan: BPM & BPP 3.7 Pelaksanaan Perisian Sumber Terbuka Open Office 3.7.1 Mesyuarat mengambil maklum bahawa:

21

a)

soal selidik penggunaan perisian Open Office secara atas talian kepada warga

BPM telah dilaksanakan pada 30 Oktober sehingga 17 November 2008. Seramai 66 orang responden daripada 100 orang telah mengisi soal selidik mengikut pecahan seperti di bawah:

Kumpulan Jawatan : JUSA -1(1.52%), P&P - 31(46.97%), Sokongan I 32 (48.48%), Sokongan II 2 ( 3.03%); dan Skim Perkhidmatan : Sistem Maklumat (F) 60 (90.91%), Tadbir dan Diplomatik (M) 4 (6.06%), Pentadbiran dan Pembangunan (N) 2 (3.03% ) dan Lain-lain 0 (0.0%).

b) soal selidik ini bertujuan:

mengenal pasti pengguna OpenOffice.org dan bilangannya; mengkaji keberkesanan penggunaan OpenOffice.org dari segi kekuatan dan kelemahannya; dan mengkaji adakah OpenOffice.org setanding dengan produk Microsoft Office.

c) objektif penggunaan OpenOffice.org adalah seperti berikut:

mengurangkan kos pembelian lesen; mengurangkan penggantungan kepada produk Microsoft Office; memperluaskan penggunaan OpenOffice.org selaras

dengan galakan kerajaan dalam penggunaan perisian sumber terbuka; dan

menambahkan pengetahuan ICT warga BPM.

d)

kesimpulan yang didapati daripada soal selidik adalah:

22

seramai 28 (42.42%) daripada responden berpengalaman dan berkemahiran untuk menggunakan OpenOffice.org sepenuhnya;

59 (89.39%) responden telah menyatakan tiada masalah jika pelaksanaan OpenOffice.org ini dijalankan; 32 (48.48%) responden yakin dengan kebolehpercayaan dan ciri-ciri keselamatan pada OpenOffice.org; 47 (71.21%) responden menyatakan Perisian

OpenOffice.org mudah dipelajari kerana mempunyai logik dan struktur yang hampir sama dengan perisian komersial yang lain;

walau bagaimanapun, 30 (45.45%)responden bersetuju Perisian OpenOffice.org masih tidak dapat menandingi kemudahan yang ada pada perisian Microsoft; dan

seramai 40 (60.61%) bersetuju kejayaan pelaksanaan ini memerlukan sokongan/galakan daripada pengurusan BPM manakala 44 (66.67%) responden bersetuju menggunakan OpenOffice.org sepenuhnya jika arahan bertulis mengenainya dikeluarkan oleh pengurusan BPM. Makluman

3.7.2 Mesyuarat telah berbincang dan bersetuju supaya:

23

a)

BPM membuat kajian dengan lebih terperinci dahulu dengan agensi lain untuk memastikan

dan membuat perbandingan pemakaian OpenOffice.org tersebut kebolehpercayaan produk ini digunakan di JPA; dan
b)

memanjangkan pemakaian OpenOffice.org kepada

bahagian lain. Tindakan: BPM 3.8 Cadangan Pembangunan Semula Sistem IT Skill Assessment And Certification (ISAC)

3.8.1 Mesyuarat mengambil maklum bahawa: a) pihak INTAN sedang dalam proses peringkat akhir

penyediaan dokumen sebut harga dan urusan panggilan syarikat untuk sebut harga dijangka dapat diadakan dalam bulan Disember 2008; dan

b)

pihak INTAN akan menawarkan penilaian ISAC di

peringkat lanjutan (Advanced Level) setelah ISAC Teragih dilaksanakan pada tahun 2009.

3.8.2 Mesyuarat telah berbincang dan bersetuju supaya:

a)

INTAN menyegerakan pembangunan semula ISAC yang dijangka siap pada Jun 2009; dan

24

b)

mengambil Pekerja Khidmat Singkat (PKS) jika perlu dalam proses pembangunan sistem tersebut memandangkan masalah kekurangan kakitangan. Tindakan: INTAN

3.9

Peranan JPA dalam pelaksanaan eKL 3.9.1 Mesyuarat mengambil maklum bahawa:
a)

penyelarasan antara semua bahagian di JPA telah

diadakan pada 1 Disember 2008; dan

b)

satu taklimat Cadangan Pelaksanaan Gerbang SMS Kerajaan (mySMS) daripada pihak MAMPU dan Syarikat DAPAT Vista Sdn. Bhd. telah diberikan kepada semua bahagian JPA pada 16 Disember 2008. Makluman

3.9.2 Mesyuarat mengambil maklum akan pembentangan Kertas 5: Peranan JPA dalam eKL dan Promosi eKL di JPA meliputi perkaraperkara berikut: a) tujuan taklimat ini adalah untuk mendapatkan kelulusan JPICT JPA bagi melaksanakan perkhidmatan MySMS yang merupakan salah satu projek eKL di JPA; b) Jawatankuasa Pemandu eKL Bil. 3/2007 yang bersidang pada 17 Ogos 2007 telah bersetuju dengan kertas Cadangan Meningkatkan Perkhidmatan Penyampaian Agensi Kerajaan Di Kawasan Lembah Klang Menerusi Saluran SMS dengan mewujudkan Satu
25

Gerbang

SMS

yang

memberikan

perkhidmatan yang berkesan, mudah dan tidak membebankan orang ramai untuk seluruh agensi kerajaan;
c)

antara konsep MySMS yang diperkenalkan adalah seperti:

memudahkan agensi menyediakan gerbang SMS untuk kegunaan semua agensi seluruh negara; memudahkan orang ramai satu nombor untuk kesemua agensi; penyeragaman format SMS yang perlu dihantar format yang sama untuk semua agensi; memudahkan kempen promosi satu kempen untuk semua; kerahsiaan maklumat penghantar data sentiasa di bawah kawalan Kerajaan; dan memudahkan pemantauan dilakukan secara on-line.

d) ciri-ciri perkhidmatan MySMS adalah seperti di bawah iaitu:

menggunakan satu nombor capaian iaitu 15888; melantik Service Provider (SP) untuk membangun dan menguruskan Gerbang SMS (Dapat Vista Sdn. Bhd); pasukan SMS Kerajaan untuk memantau pelaksanaan SMS; Kerajaan tidak menerima bahagian dari caj yang dikenakan; dan

Maklumat TERPERINGKAT perlu dikendalikan khusus (Aspek Keselamatan & Perundangan).

26

secara

e) terdapat empat (4) aplikasi di dalam perkhidmatan MySMS iaitu:

SMS Maklumat atas permintaan (IOD); SMS Dokumen atas permintaan (DOD); SMS Hebahan (B); dan SMS Aduan (A).

f) dalam melaksanakan MySMS, JPA berperanan untuk:

menyediakan kandungan perkhidmatan SMS; menyediakan dan membangunkan integrasi ke SP MySMS; menyediakan khidmat sokongan untuk menjawab

pertanyaan perkhidmatan SMS; melaksanakan pemantauan pelaksanaan SMS; dan melaksanakan aktiviti promosi perkhidmatan SMS.

g) antara tindakan yang perlu dilakukan oleh agensi adalah:

agensi perlu mengenal pasti perkhidmatan SMS; mengesahkan Laporan Perancangan Pelaksanaan menyediakan dan membangunkan integrasi ke Gerbang; perlu menubuhkan tadbir urus perkhidmatan SMS menyediakan khidmat sokongan untuk menjawab melaksanakan pemantauan pelaksanaan SMS agensi; melaksanakan aktiviti promosi perkhidmatan SMS agensi; dan
27

SMS (Keperluan teknikal & Project Timeline);

agensi (Jawatankuasa Pemandu ICT Agensi); pertanyaan perkhidmatan SMS agensi;

menyediakan peruntukan untuk setup,

integrasi,

penyelenggaraan, promosi dan kos hebahan (2009 dan seterusnya). h) agensi perlu menyediakan kos pelaksanaan tertentu seperti berikut:

Kos Integrasi - mewujudkan integrasi di antara agensi

ke Gerbang SMS Kerajaan bagi membolehkan agensi memulakan perkhidmatan SMS;

BIL PERKARA 1. Kos aplikasi - Penyediaan SRS - Latihan - Integrasi - Portal

AMAUN RM 500 Hingga RM10,000

Kos Setup dan Penyelenggaraan - membangunkan

aplikasi / kandungan perkhidmatan SMS yang akan ditawarkan oleh agensi kepada orang ramai;
BIL 1. 2. 3. Kos aplikasi Customisation Application Kos Perkakasan & Perisian Jumlah Kos Set Up: Penyelenggaraan PERKARA AMAUN RM10,000 RM55,000 RM35,000 RM100,000 RM15,000

4.

Kos Hebahan - untuk hebahan kepada penerima

PERKARA AMAUN

seperti penghantaran notifikasi tamat cukai jalan;

Bil.

28

1.

Kos setiap SMS yang dihantar keluar

10 sen

Kos

Promosi

mengadakan

promosi

secara

berterusan terhadap perkhidmatan yang ditawarkan oleh agensi;

Bil. 1. Pelancaran PERKARA AMAUN RM30,000

- Majlis pelancaran 2. Promosi berterusan melalui saluran: -

RM30,000

Media cetak Media elektronik Internet Banner & Bunting dan lain-lain JUMLAH: RM60,000

29

i) anggaran kos yang terlibat dalam pelaksanaan ini adalah seperti berikut:
Mobile Jenis Aplikasi Originator (MO)/Mobile Terminator (MT) IOD, DOD, Aduan Hebahan MO MT TELCO (Digi, Celcom, Maxis) SP Pengguna Kerajaan Kos

RM0.15 RM0.10

RM0.10 Jumlah:

RM0.15 RM0.20 RM0.35

MO MT MO MT

RM0.05 -

RM0.05 Jumlah: Jumlah:

Hebahan Khas

RM0.10 RM0.10 TELCO memberikan perkhidmatan secara PERCUMA melalui perakuan wakil kerajaan

j)

cadangan daripada setiap bahagian yang akan melaksanakan MySMS adalah seperti di Lampiran A. Makluman

3.9.3 Mesyuarat telah berbincang dan bersetuju supaya cadangan maklumat oleh setiap bahagian yang akan disalurkan di dalam perkhidmatan MySMS ini perlu dikemukakan kepada pihak pengurusan tertinggi untuk mendapat kelulusan kerana ia melibatkan kos yang perlu dibayar sama ada oleh pengguna atau pun JPA sendiri.

30

Tindakan: BPM 3.10 Keselamatan Sistem HRMIS 3.10.1 Mesyuarat mengambil maklum bahawa Surat Arahan Siasatan bertarikh 10 September 2008 telah dikeluarkan oleh BPM untuk menyiasat punca pencerobohan. Siasatan telah dijalankan oleh JPACERT dan didapati punca pencerobohan adalah disebabkan oleh kecuaian salah seorang kakitangan pembekal semasa mengemas kini web HRMIS. Walau bagaimanapun, syarikat pembekal telah mengambil tindakan ke atas kejadian tersebut. Pihak MAMPU turut mengambil maklum tentang isu ini dan laporan telah dihantar dan dikemas kini oleh GCERT MAMPU. Makluman 3.11 Minit Mesyuarat JPICT 3.11.1 Mesyuarat mengambil maklum bahawa Ringkasan Minit

Mesyuarat JPICT Bil. 3/2008 telah diedarkan melalui e-mel pada 24 September 2008. Makluman

31

4.

PEMBENTANGAN KERTAS KERJA 4.1 Kertas 3: Permohonan Perolehan Peralatan dan Perisian ICT 2009 (BPM) 4.1.1 Mesyuarat mengambil maklum akan pembentangan Kertas 3: Permohonan Perolehan Peralatan dan Perisian ICT 2009 (BPM) meliputi perkara-perkara berikut: a) memohon kelulusan Jawatankuasa Pemandu ICT JPA untuk melaksanakan Projek ICT di Bahagian Pengurusan Maklumat (BPM) di bawah RMKe-9 bagi tahun 2009; b) peruntukan RMKe-9 yang diluluskan ialah BTM RM23 juta dan HRMIS RM75 juta. Pecahan peruntukan mengikut tahun adalah seperti berikut:

Tahun BTM 2006 2007 2008 2009 2010 JUMLAH

Peruntukan (RM) HRMIS 9,000,000 14,599,700 19,879,000 17,800,710 13,720,590 75,000,000

3,500,000 5,930,000 5,785,000 4,940,000 2,845,000 23,000,000

c)

peruntukan 2009 adalah seperti di bawah: HRMIS RM17,800,710.00

32

BTM BPM d)

RM4,940,000.00 ----------------------RM22,740,710.00 -----------------------

fokus utama peruntukan 2009 merangkumi:

penyenggaraan aplikasi HRMIS; pelaksanaan aktiviti peluasan HRMIS; peningkatan peralatan ICT; pemantapan pelaksanaan integrasi HRMIS-Legasi dan peluasan EIS ke agensi; membina kepakaran pegawai dalam pembangunan dan pengujian aplikasi sistem; dan pemantapan sistem rangkaian dan keselamatan ICT. Perbelanjaan

e)

cadangan penyelarasan peruntukan bagi Pembangunan 2009:

Jumlah Peruntukan 2009 - Asal (RM) BTM HRMIS 4,940,000 17,800,710 Jumlah Anggaran Perbelanjaan (RM)

Jumlah Lebihan / Anggaran Pindah Peruntukan Peruntukan Selepas Pindah (RM) (RM) 8,440,000 14,300,710 3,500,000 (3,500,000) Nota: Pindah peruntukan ke BTM

8,393,376 8,695,000

JUMLAH

22,740,710

17,088,376

22,740,710

Makluman

33

4.1.2 Mesyuarat telah berbincang dan bersetuju untuk meluluskan Perolehan Peralatan dan Perisian ICT 2009 BPM dan meminta BPM melaksanakan perolehan tersebut dengan sebaiknya. Tindakan: BPM 4.1.3 Mesyuarat meluluskan permohonan Ketua Unit Audit Dalam (KUAD) untuk perolehan Perisian Audit Common Language (ACL) Versi 9 Desktop Edition dan kos pembelian tersebut dimasukkan dalam Bajet Pembangunan BPM 2009. Makluman 4.2 Kertas 4: Permohonan Perolehan Peralatan dan Perisian ICT 2009 (BP) 4.2.1 Mesyuarat mengambil maklum akan pembentangan Kertas 4: Permohonan Perolehan Peralatan dan Perisian ICT 2009 (BP) meliputi perkara-perkara berikut: a) cadangan Perolehan ICT 2009:
Bil. 1. 2. Nama Projek Pemantapan Aplikasi Sistem Power Perolehan Infrastruktur ICT Jumlah Kos (RM) 686,511 770,000 1,456,511

b)

pemantapan Aplikasi Sistem Power:

34

Bil. 1. 2. 3.

Item DB2 for 2 CPU Crystal Report 2008 SPSS Version 16 Optimizing network and application WinSQL Pro. Advanced Query Tool Version 8 Visustin Pro. Version 3 VB Friend for VB6 Ms Visual Studio 2008 Jumlah

Kuantiti 2 3 3

Kos Seunit (RM) 150,000 3,000 10,000

Jumlah Kos (RM) 300,000 9,000 30,000

Justifikasi

4. 5. 6.

2 Unlimited 60

100,000 35,000 700

200,000 Keperluan perisian baru bagi 35,000memudahkan aktiviti penambahbaikan dan pemantapan Sistem 42,000POWER

7.

Unlimited

30,000

30,000

8.

511

511

9.

40,000

40,000 686,511

c)

perolehan Infrastruktur ICT 2009; dan

Bil . 1. 2. 3. Item Notebook Laser Printer Peralatan Wireless Kuantiti 15 106 3 set Kos Seunit Jumlah Kos (RM) (RM) 7,000 2,500 20,000 Justifikasi

105,000Penggantian peralatan yang diperoleh pada 265,000tahun 2001 & 2002 Keperluan untuk bilik 60,000latihan ICT dan bilik mesyuarat BP menampung peningkatan bilangan pesara/ 340,000penerima pencen, penambahan transaksi, perisian sistem dan utiliti

4.

StoranSAN

1 tera

340,000

35

Jumlah

770,000

d)

keperluan Aliran Tunai Projek Pemantapan Sistem POWER, Bahagian Pasca Perkhidmatan Tahun 2009.

Tahun 2009

Unjuran Aliran Tunai RM1,456,511.00

Makluman 4.2.2 Mesyuarat telah berbincang dan bersetuju untuk meluluskan Perolehan Peralatan dan Perisian ICT 2009 BP dan meminta BP melaksanakan perancangan perolehan tersebut dengan lebih awal dan teliti supaya perbelanjaan tahun 2009 lebih terancang dan terurus dengan baik. Tindakan: BP 4.3 Kertas 8: Permohonan Perolehan Peralatan dan Perisian ICT 2009 (INTAN) 4.3.1 Mesyuarat mengambil maklum akan pembentangan Kertas 8: Permohonan Perolehan Peralatan dan Perisian ICT 2009 (INTAN) meliputi perkara-perkara berikut: a) status Permohonan ICT (Pembangunan);

Bil. 1.

Nama Projek

Kaedah Perolehan

Permohonan 2009 (RM)

Status Semasa

E-Pembelajaran Sektor Awam (EPSA)

36

a) Perolehan membangunkan bahan kursus

Tender

4,000,000

Laporan Penilaian Teknikal telah dihantar ke Pejabat Pendaftar, INTAN bagi tujuan mendapatkan kelulusan Jawatankuasa Tender INTAN sebelum mendapat kelulusan Lembaga Tender JPM Laporan Penilaian Teknikal telah dihantar ke Pejabat Pendaftar, INTAN bagi tujuan mendapatkan kelulusan Jawatankuasa Tender INTAN sebelum mendapat kelulusan Lembaga Tender JPM Sedang menyediakan spesifikasi tender

b) Perolehan Perkakasan dan Perisian Komputer

Tender

253,256

c) Perolehan Pembangunan dan Penambahbaika n sistem EPSA

Tender

1,300,000

Jumlah Permohonan Bajet Pembangunan:

RM5,553,256

b)

status Permohonan ICT (Wang Amanah); dan

Bil. 1.

Nama Projek Perolehan Workstation untuk Bilik Kuliah di INTAN Bukit Kiara dan INTENGAH

Kaedah Perolehan Tender

Permohonan 2009 (RM) 200,000

Status Semasa Projek ini telah diiklankan dan telah tutup pada 14 Oktober 2008. Proses perolehan dijangka selesai dalam tahun 2009

Jumlah Perolehan Wang Amanah:

RM 200,000

c)

status Permohonan ICT (Mengurus).

37

Bil. 1.

Nama Projek Sewaan PC dan Pencetak untuk Menggantikan 1000 PC dan 147 Pencetak yang akan tamat sewaan pada 30 April 2009 dan juga untuk keperluan tambahan jawatan di INTAN

Kaedah Perolehan Tender

Permohonan 2009 (RM)

Status Semasa

2,500,000 Dokumen tender (sewaan untuk 1 telah diserahkan tahun- akan di kepada Unit tender untuk 3 Perolehan INTAN tahun = RM 7.5 (27 Nov 2008) juta)

2.

Perolehan Server Untuk Pangkalan Data Sistem ILMU dan Perisian Perpustakaan INTAN Memperbaharui Lesen Anti-Virus untuk INTAN Peningkatan Tulang Belakang LAN INTAN

Tender

398,000

Sedang menyediakan dokumen tender

3.

Pembelian Terus

86,000

4.

Tender

2,000,000

5.

Perluasan Tender Keselamatan secara Centralised ke kampus wilayah (anti-virus) Jumlah Permohonan Bajet Mengurus:

300,000

Penilaian Teknikal telah selesai dilaksanakan pada bulan Oktober 2008. Tetapi atas arahan Pengurusan INTAN, projek dibatalkan. Akan dijalankan dalam Tahun 2009 sekiranya ada peruntukan Sedang menyediakan dokumen tender

RM5,284,000

38

4.3.2 Mesyuarat telah berbincang dan bersetuju untuk meluluskan Perolehan Peralatan dan Perisian ICT 2009 INTAN dan meminta INTAN merancang perolehan tahun 2009 tersebut dengan lebih teliti supaya semua peruntukan perbelanjaan dapat digunakan sepenuhnya pada tahun 2009. Tindakan: INTAN 4.4 Kertas 6: Status Pemasangan Talian EG*Net di Peringkat Agensi 4.4.1 Mesyuarat mengambil maklum akan pembentangan Kertas 6: Status Pemasangan Talian EG*Net di Peringkat Agensi meliputi perkara-perkara berikut:
a)

status pemasangan talian yang dibentangkan adalah seperti berikut; dan

Perkara

Bil. Agensi/ Tapak

Siap Talian 27 12 193 275 2328 630

Dalam Tindakan Agensi MAMPU 1 182 1 26 687 278 *GSB 1 2 415 24

Kementerian 27 SUK 13

Agensi 200 Kementerian Agensi SUK 485

Jumlah SPD 3114 Kementerian Jumlah SPD 1006 SUK

39

b)

antara

cabaran-cabaran

yang

dihadapi

semasa

pemasangan tersebut adalah seperti berikut:

kekurangan/ketiadaan cawangan;

pemantauan

Kementerian

/SUK ke atas infrastruktur di agensi dan pejabat

saiz talian EG*Net yang tidak menyokong keperluan HRMIS; integrasi talian EG*Net dengan rangkaian dalaman di agensi; dan implikasi penubuhan Unit HRMIS di agensi. Makluman

4.4.2 Mesyuarat

telah

berbincang

dan

bersetuju

supaya

BPM

menyediakan satu pelan tindakan atau kertas kerja yang menerangkan isu-isu dalaman yang dihadapi oleh setiap agensi dan dibentangkan di mesyuarat bersama semua KSU Kementerian supaya masalah yang dihadapi berkenaan talian EG*Net dapat diselesaikan dengan segera bagi memastikan HRMIS dapat dilaksanakan di seluruh Agensi Kementerian dan SUK dengan jayanya. Tindakan: BPM 5. HAL-HAL LAIN 5.1 Kalendar Perancangan Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT) Tahun 2009

40

5.1.1 Mesyuarat mengambil maklum bahawa perancangan mesyuarat JPICT tahun 2009 adalah seperti di bawah:

Mesyuarat JPICT Bil. 1/2009 19 Februari 2009 (Khamis) Mesyuarat JPICT Bil. 2/2009 21 Mei 2009 (Khamis) Mesyuarat JPICT Bil. 3/2009 27 Ogos 2009 (Khamis) Mesyuarat JPICT Bil. 4/2009 19 November 2009 (Khamis) Makluman

41

6.

PENUTUP Mesyuarat telah ditamatkan pada jam 12.50 tengah hari dengan ucapan terima kasih daripada Y.Bhg Dato Pengerusi kepada semua yang hadir. Mesyuarat JPICT Bil. 1/2009 seterusnya dijangka diadakan pada bulan Februari 2009.

Bahagian Pengurusan Maklumat, Jabatan Perkhidmatan Awam.

42