You are on page 1of 29

本試閱檔為五南所有。如欲購買此書,請至五南網站 www.wunan.com.

tw
或來電(02)2705-5066
檔案學導論
修 訂 版

薛 理 桂 編 著
英國羅福堡大學圖書館與資訊研究所博士
國立 政 治大 學 圖書 資 訊學 研 究所 所 長

印行

本試閱檔為五南所有。如欲購買此書,請至五南網站 www.wunan.com.tw
或來電(02)2705-5066

001

距民國八十七年十月《檔案學導論》一書初版至今已屆六年,在過去六年
中,無論是國內或國際檔案學界的發展都有很大的變革,為使初版書中的內容
能與時俱進,將初版中若干章節予以調整,並將內容予以更新,希能符合檔案
學的最新發展趨勢。

修訂版在章節與內容更動部分,以初版的內容而言,有更動的部分如下:
第二章「檔案與檔案館發展歷史與典藏現況」予以刪除;第三章「文書管理與
檔案管理」也予以刪除,但其中原有第三節併入修訂版第一章第三節中;第七
章「檔案編排與描述」在修訂版中分為第八章「檔案編排」與第九章「檔案描
述」兩章;第八章「檔案自動化」在修訂版中為第十章,並易名為「檔案自動
化與數位化」以涵蓋這些年來國內檔案數位化的發展近況;第十章「檔案參考
服務」在內容方面予以大幅更動;其餘初版第十一章至十四章的內容在修訂版
中未有更動。

此外,修訂版中新增三章,包括:第二章「公共檔案館的源起與檔案館的
分類」;第三章「各國檔案法比較」;第四章「各國檔案管理體制比較」。其
中第三與四章係筆者於民國九十二年國科會計畫之部分內容。

在過去六年中,國內檔案界歷經「檔案法」通過立法,並公布施行,檔案
中央主管機關──檔案管理局設立,使得國內擁有檔案管理的專法與中央專責
主管機關,對於國內檔案事業的發展可謂影響深遠。令人遺憾的是對於國內檔
案事業推動不遺餘力的杜陵教授已遠離人世,尤其「檔案法」通過及中華檔案
暨資訊微縮管理學會的成立都係杜教授長年的積極推動。哲人已遠,但其典範

本試閱檔為五南所有。如欲購買此書,請至五南網站 www.wunan.com.tw
或來電(02)2705-5066
Introduction to Archival Studies
檔案學導論 002

已長留人世。

修訂版能夠誕生,首先需感謝政大圖書資訊與檔案學研究所檔案組的研究
生,其中林嘉玫,由於她的細心與耐心,為本書付出的心力最多。其次,檔案
組研究生如:張凱迪、陳慧娉、蔡宜娟、劉純芬、葉俊宏等人也都為本書修訂
提供資料,謹致謝忱。

薛理桂
民國九十三年七月一日
於國立政治大學圖書資訊與檔案學研究所

本試閱檔為五南所有。如欲購買此書,請至五南網站 www.wunan.com.tw
或來電(02)2705-5066

001

第1章 緒論………………………………………………… 1
第一節 檔案與手稿定義/ 1

第二節 檔案特質/ 4

第三節 檔案管理與文書管理之關連性/ 5

第四節 檔案館管理與圖書館管理之區別/ 8

第2章 公共檔案館的源起與檔案館的分類……………… 15
第一節 公共檔案館的源起/ 15

第二節 檔案館的功能與任務/ 18

第三節 檔案館的分類/ 21

第3章 各國檔案法比較…………………………………… 39
第一節 我國的檔案法/ 39

第二節 美國的檔案法/ 40

第三節 英國的檔案法/ 41

第四節 法國的檔案法/ 42

第五節 澳洲的檔案法/ 44

本試閱檔為五南所有。如欲購買此書,請至五南網站 www.wunan.com.tw
或來電(02)2705-5066
Introduction to Archival Studies
檔案學導論 002

第六節 日本的檔案法/ 47

第七節 新加坡的檔案法/ 47

第八節 中國大陸的檔案法/ 48

第九節 各國檔案法比較/ 49

第十節 我國檔案法修訂之建議/ 59

第4章 各國檔案管理體制比較…………………………… 61
第一節 各國檔案管理體制簡介/ 61

第二節 各國檔案管理體制比較/ 80

第三節 建議/ 85

第5章 檔案館館藏發展…………………………………… 87
第一節 檔案鑑定與館藏發展之關係/ 87

第二節 檔案館館藏發展政策之制訂/ 88

第三節 檔案採訪途徑/ 97

第四節 檔案採訪之實施/ 102

第6章 檔案鑑定理論…………………………………… 107


第一節 檔案鑑定之定義與重要性/ 107

第二節 英國檔案鑑定理論/ 110

第三節 美國檔案鑑定理論/ 112

本試閱檔為五南所有。如欲購買此書,請至五南網站 www.wunan.com.tw
或來電(02)2705-5066


第四節 加拿大檔案鑑定理論/ 119
003
第五節 德國檔案鑑定理論/ 120

第六節 挪威檔案鑑定理論/ 123

第七節 波蘭檔案鑑定理論/ 124

第八節 結語/ 125

第7章 檔案鑑定方法…………………………………… 127


第一節 各國檔案鑑定方法/ 127

第二節 檔案鑑定過程/ 143

第三節 檔案抽樣/ 149

第四節 重新鑑定與註銷/ 152

第五節 合作鑑定/ 155

第8章 檔案編排………………………………………… 157


第一節 檔案處理原則/ 157

第二節 檔案控制層級/ 160

第三節 英國的檔案控制層級/ 162

第四節 全宗理論/ 165

第五節 檔案整理/ 171

本試閱檔為五南所有。如欲購買此書,請至五南網站 www.wunan.com.tw
或來電(02)2705-5066
Introduction to Archival Studies
檔案學導論 004

第9章 檔案描述…………………………………………… 175


第一節 檔案描述層級/ 175

第二節 國際檔案理事會(ICA)檔案描述規則(ISAD(G))/ 181

第三節 美國檔案描述規則(APPM)/ 183

第四節 英國檔案描述規則(MAD)/ 193

第五節 加拿大檔案描述規則(RAD)/ 201

第六節 澳洲檔案描述規則(CRS)/ 218

第七節 中國大陸檔案描述規則/ 225

第八節 我國檔案描述規則制訂/ 232

第九節 ISAD(G)在中文檔案描述之應用/ 233

第 10 章 檔案自動化與數位化發展 ……………………… 243


第一節 歐美檔案自動化發展/ 243

第二節 美國檔案機讀編目格式之發展與實施/ 244

第三節 中文檔案機讀編目格式/ 263

第四節 美國檔案 Metadata 發展/ 271

第五節 數位化發展/ 278

第 11 章 檔案管理人員專業倫理 ………………………… 289


第一節 專業倫理與專業倫理守則/ 289

本試閱檔為五南所有。如欲購買此書,請至五南網站 www.wunan.com.tw
或來電(02)2705-5066


第二節 國際檔案理事會(ICA)的倫理守則/ 291
005
第三節 美國檔案管理人員的專業倫理/ 292

第四節 檔案管理人員專業倫理的實施/ 298

第 12 章 檔案參考服務 ………………………………… 301


第一節 檔案參考服務的意涵與範圍/ 301

第二節 檔案參考服務與圖書館參考服務之比較/ 303

第三節 檔案參考服務之實施/ 305

第四節 美國檔案館實施參考服務之經驗/ 311

第五節 我國檔案館參考服務實施芻議/ 315

第六節 檔案參考服務之前瞻/ 316

第 13 章 使用者教育與公共關係 ……………………… 319


第一節 使用者教育/ 319

第二節 公共關係/ 326

第 14 章 檔案展覽 ……………………………………… 329


第一節 檔案展覽的種類/ 329

第二節 檔案展覽之規劃與實施/ 331

第三節 檔案展覽品的維護/ 342

第四節 檔案展覽的行政考量/ 344

本試閱檔為五南所有。如欲購買此書,請至五南網站 www.wunan.com.tw
或來電(02)2705-5066
Introduction to Archival Studies
檔案學導論 006

第 15 章 檔案保護及安全管理 ………………………… 347


第一節 導致檔案損壞的因素/ 347

第二節 檔案保護的適當環境/ 351

第三節 檔案保護計畫擬定與實施/ 354

第四節 檔案的安全管理/ 360

第 16 章 檔案維護 ……………………………………… 365


第一節 檔案材料的本質/ 365

第二節 檔案維護原則/ 371

第三節 檔案維護方法/ 373

第四節 檔案維護處理評估/ 376

附錄一:我國檔案法……………………………………… 379

附錄二:中央研究院近代史研究所「民國資料捐贈契約稿本」
…………………………………………………… 385

參考書目…………………………………………………… 389

中英文索引………………………………………………… 405

本試閱檔為五南所有。如欲購買此書,請至五南網站 www.wunan.com.tw
或來電(02)2705-5066


007

圖 2.1: 檔案館功能/ 19

圖 2.2: 檔案館任務直線式圖/ 20

圖 2.3: 檔案館任務循環圖/ 20

圖 4.1: 檔案管理局組織圖/ 64

圖 4.2: 美國檔案暨文件署組織架構圖/ 65

圖 4.3: 英國公共文書局組織架構圖/ 68

圖 4.4: 法國檔案司組織架構圖/ 69

圖 4.5: 澳洲國家檔案館組織架構圖/ 71

圖 4.6: 日本公文書館館組織架構圖/ 72

圖 4.7: 新加坡國家檔案館組織架構圖/ 76

圖 4.8: 中國大陸檔案機構組織架構圖/ 79

圖 5.1: 文件策略模式的基本步驟/ 90

圖 6.1: 原始價值與從屬價值之關連圖/ 118

圖 8.1: PRO 外交部檔案編排層級範例/ 164

圖 9.1: RAD 層級結構圖(SCAA, 1997)/ 206

圖 9.2: CRS 架構圖/ 220

圖 9.3: CRS 基本層級架構/ 220

本試閱檔為五南所有。如欲購買此書,請至五南網站 www.wunan.com.tw
或來電(02)2705-5066
Introduction to Archival Studies
檔案學導論 008

圖 12.1:參考服務流程/ 308

圖 14.1:基座附有樹脂玻璃罩展示/ 339

圖 14.2:長桌型展示櫃/ 340

圖 14.3:直立型內附燈光展示櫃/ 340

圖 14.4:展示板與不同的模組/ 341

圖 15.1:檔案館藏維護優先性的設定/ 359

圖 16.1:紙張的基本組成/ 366

本試閱檔為五南所有。如欲購買此書,請至五南網站 www.wunan.com.tw
或來電(02)2705-5066


009

表 1.1: 檔案與手稿之區別/ 4

表 1.2: 圖書館與檔案館核心功能比較/ 9

表 1.3: 圖書館與檔案館資料之比較/ 10

表 2.1: 澳洲檔案館類型/ 24

表 2.2: 六種檔案館分類/ 34

表 3.1: 各國檔案法對「檔案」一詞定義之比較/ 50

表 3.2: 各國檔案法中對於檔案主管機關隸屬與層級之比較/ 52

表 3.3: 各國檔案法對於檔案專業人員要求之比較/ 52

表 3.4: 各國檔案移轉規定之比較/ 53

表 3.5: 各國檔案移轉年限之比較/ 54

表 3.6: 各國檔案捐贈規定之比較/ 55

表 3.7: 機密檔案或不公開檔案處理/ 56

表 3.8: 各國檔案銷毀處理之比較/ 56

表 3.9: 各國檔案編印出版之比較/ 57

表 3.10:各國檔案申請使用資格之比較/ 58

表 3.11:各國檔案的開放年限之比較/ 58

表 3.12:各國罰則規定(對檔案的使用者)之比較/ 58

本試閱檔為五南所有。如欲購買此書,請至五南網站 www.wunan.com.tw
或來電(02)2705-5066
Introduction to Archival Studies
檔案學導論 010

表 4.1: 各國檔案主管機關名稱與隸屬層級比較/ 80

表 4.2: 各國檔案典藏管理單位之設置比較/ 81

表 4.3: 各國地方政府設置檔案管理機關比較/ 83

表 4.4: 各國檔案機關比較歸納整理/ 84

表 7.1: 我國檔案管理局檔案鑑定報告/ 128

表 7.2: 澳洲維多利亞公共檔案局檔案鑑定查核表/ 146

表 8.1: 英國檔案控制層級/ 164

表 9.1: 系列描述表格/ 179

表 9.2: 檔案描述層次(以中研院近史所為例)/ 180

表 9.3: 檔案手稿與圖書資料異同表/ 185

表 9.4: APPM 的制訂背景/ 187

表 9.5: MAD 與 ISAD(G)及 APPM 的比較/ 195

表 9.6: 登記號實例/ 223

表 9.7: 各層級描述內涵/ 224

表 9.8: 新舊版著錄規則著錄項目對照表/ 231

表 10.1:MARC AMC 欄位名稱/ 254

表 10.2:中文檔案機讀編目格式輸入表/ 263

表 11.1:國際檔案理事會(ICA)專業倫理守則內容/ 291

表 12.1:電話詢問記錄表/ 310

表 13.1:檔案工作與使用者教育採行方式/ 324

本試閱檔為五南所有。如欲購買此書,請至五南網站 www.wunan.com.tw
或來電(02)2705-5066



表 13.2:North Fork 大學「檔案與特藏部」促進公共關係計畫/ 328
011
表 15.1:太陽光照射使各種纖維機械強度降低 50%/ 349

表 15.2:各國國家檔案館對溫、濕度的規定/ 352

表 15.3:館藏保護調查表/ 356

表 16.1:紙張發明前世界各國採用的記錄檔案媒體/ 365

表 16.2:紙張酸鹼值與耐折強度的關係/ 368

表 16.3:酸鹼值與石蕊試劑顏色/ 375

本試閱檔為五南所有。如欲購買此書,請至五南網站 www.wunan.com.tw
或來電(02)2705-5066



第1章 緒

001
第一節 檔案與手稿定義

一、檔案定義
「檔」字的原意是器物上的橫木或邊框;而「案」字是指用以憑靠或
進食的小桌(三民書局新辭典編纂委員會,1991)。我國明代以前對檔案
的稱呼與文書是不加區分,有典、冊、策、簡牘、文書、簿書、案卷、文
案、案牘等不同的稱謂。在我國,「檔案」一詞始見於清代,康熙十九年
(西元 1680 年),《起居注》中記載,康熙帝在批閱秋審眾犯冊時問:
「馬哈喇之父與叔皆沒于陣,本人亦有功牌,其罪如何?」大學士奏曰:
「部中無檔案,故控告時部議不准。」(吳體乾,1993,頁 42-45)。
《辭海》對「檔案」詞目的解釋,是引自《柳邊紀略》,該書係由楊
賓所著,成書於康熙四十六年(西元 1707 年),對「檔案」一詞的解釋為:

邊外文字,多書於木片,往來傳遞曰牌子;存儲年久者曰檔案,曰
檔子。以積累多,貫皮條掛壁若檔也。今之文字已書於紙者亦沿稱檔
子、牌子,以此(臺灣中華書局辭海編輯委員會,1980,頁 2436)。

由此定義,可知滿清入關之前,以木片記事,將木片累積起來,成為
檔案。在 1930 年代,故宮博物院文獻館整理清代檔案時,發現二十餘枚的
「滿文木牌」,是崇德元年(西元 1636 年)的文件,與秦漢的木牘相似,
長的有一尺餘,短的只有數寸,寬約一寸,一頭有孔,四、五片為一組,
貫以麻繩。可知清入關前係使用木牌記事,持續到入關後才廢止(周雪恒,
1994,頁 277)。
《圖書館學與資訊科學大辭典》對「檔案」的定義為:

本試閱檔為五南所有。如欲購買此書,請至五南網站 www.wunan.com.tw
或來電(02)2705-5066
Introduction to Archival Studies
檔案學導論 002

所謂檔案,乃指政府機關、人民團體、公司行號及個人,因處理公
眾事務,而產生之文字記錄或實物,經過種種科學管理程序,予以整
理、分類、立案、編目等手續,使成為有組織有系統,既便保管,又利
查檢之資料,妥存於合法之管理機構中,用供執行政務之稽憑,為史料
採擇與學術研究之主要對象之一(林金枝,1995,頁 2340)。

「檔案」的英文是“archives”,係源自於希臘文“archeion”,本意是指「隸
屬於某單位」(that which belongs to an office),最初是應用在政府的文書
(Bahmer, 1968, p.515)。除了指檔案之外,“archives”是一個多義詞,也可
用於「檔案館」或「檔案機構」。
英文版的《圖書館與資訊科學百科全書》(Encyclopedia of Library and
Information Science)對“Archives”所下的定義是:

任何公私機構所保存的記錄由於其所具有的價值。最初是應用在政
府的文書(公共檔案)。但該詞的用法隨著歷史與國家的差異而有不同
的用法。在美國,檔案一詞已擴展到私立與政府機構。較罕用的情形是
將檔案也應用在家庭與個人,通常稱為「私人文件」(private papers)
或「個人文件」(personal papers),或是稱為「歷史手稿」。檔案一詞
也用於表示: 一個機構或行政單位負責檔案資料的辨識、鑑定、登
錄、保存、編排、描述與提供參考服務,以及同意將短暫性價值的文書
銷毀; 一個建築物或是建築物的一部分,典藏檔案資料,並提供檔案
管理人員與使用者有關空間與設備(Bahmer, 1968, p.515)。

美國檔案人員學會(Society of American Archivists,簡稱 SAA)出版的


辭典 A Glossary for Archivists, Manuscript Curators, and Records Managers 對“ar-
chives”一詞所下的定義:

由某人或某機構在處理業務所產生或接收的文件並加以彙集、保
存,由於其所具有的持續性價值。傳統上,該詞較狹義的用法是指某一

本試閱檔為五南所有。如欲購買此書,請至五南網站 www.wunan.com.tw
或來電(02)2705-5066


組織或機構所保存的非現行文書,由於其所具有的持續性價值(Bellardo 章

& Bellardo, 1992, p.3)。 緒


綜合以上的中、英文有關「檔案」一詞的定義,可知「檔案」狹義的 003
用法是指:

政府單位在處理公務的過程中所產生的文書,在歷經一段時間後,
這些文書已不再使用,經鑑定其具有長期保存價值後,予以保存,以供
使用。

在上述的定義中,狹義的檔案具有三項要件:

產生單位:主要是政府單位。
時效:非現行文書(non-current records),指在業務處理時已不再使用。
價值:經鑑定的過程,發現具備長期保存價值的檔案。
廣義的用法,並不限定於政府單位,如私人機構、家庭或個人所產生
的文書也可稱為檔案。

二、手稿定義
手稿(manuscripts)與檔案常合併使用,由於兩者的性質十分類似,都
是原始資料,且檔案館所典藏的檔案中常會包括名人的手稿。國外甚至成
立收藏手稿資料的私人典藏館。因而有必要將手稿的定義予以界定。茲列
舉兩種有關手稿的定義如下:
《圖書館學情報學詞典》對「手稿」的定義是:

著者親自寫成的底稿或打字稿,通常未被印刷,是一種內容真實、
參考性強的零次文獻。它包括學位論文、書信、樂譜、電報、講演稿等
(周文駿,1991,頁 393)。

本試閱檔為五南所有。如欲購買此書,請至五南網站 www.wunan.com.tw
或來電(02)2705-5066
Introduction to Archival Studies
檔案學導論 004

Harrod’s Librarians’ Glossary 對「手稿」(manuscript)的定義是:

以手寫的任何形式的文件,如手寫或打字的音樂與文學創作,尚未
複製成多份複本(Prytherch, 1990, p.392)。

由以上的定義,可知手稿具有原創性,由著者親自產生的文件,尚未
大量印製成多份的複本,因而其內容具有參考價值。

三、檔案與手稿的區別
檔案與手稿兩者都是檔案館中的蒐藏,但兩者仍有些區別,需予以釐
清,從其來源、產生方式、時效性與典藏人員來區分,見表 1.1。

表 1.1 檔案與手稿之區別(Hunter, 1997, p.2)


項目 檔案 手稿
來源 政府單位或機構 個人、家庭、家族
產生方式 處理業務所產生 個人創作或記錄某些事項
時效性 大都已失去時效性屬於非現行文書 不一定,需視內容而定
典藏人員 檔案管理人員(archivist) 手稿管理員(manuscript curator)

第二節 檔案特質
檔案的特質歸納為五點,即:唯一性、真實性、公平性、自然性、關
連性,分述如下:

一、唯一性(uniqueness)
檔案大都具備唯一性的特質。檔案管理的前身是文書管理(records man-
agement),在文書管理的階段,大約有 95%的文書將被銷毀,只餘留下約
5%的文書具備持續性價值,進而成為檔案。因而,所遺留下的檔案大都具
備唯一性的特質(Gertz & Stout, 1989, p.6;Bradsher, 1989, p.7)。

本試閱檔為五南所有。如欲購買此書,請至五南網站 www.wunan.com.tw
或來電(02)2705-5066



二、真實性(authenticity)


H. Jenkinson 認為,檔案具有真實性有三個理由: 檔案是經由可信任
與可靠的產生; 檔案是經由妥適的維護以供進一步的活動,並提供資訊; 005
檔案的維護因其具有保存的價值(Durant, 1994, p.335)。

三、公平性(impartiality)
檔案係政府單位處理公務的結果,大都屬於真實性的資料,除非少數
有造假的情況。因而,在法律的證據與歷史的研究,檔案具有「第一手證
據」(first-hand evidence)的價值。可依據檔案解釋事實的真實情況(Du-
ranti, 1994, p.334)。

四、自然性(naturalness)
檔案的產生係由於政府單位公務人員處理公務的需要,並非特意要產
生的文書。如前所述,檔案的產生是處理公務所產生的副產品,是自然的
產物,而非刻意所造成的產品。因而,檔案的產生是自然的彙集、漸進的
與連續性的成果(Duranti, 1994, p.335)。

五、關連性(interrelationship)
公務人員在處理公務的過程中,並非單只處理本身的業務,常會與其
他單位有關連的情況,可能在一件檔案中與數個單位有密切關係。除了本
機構內與其他單位有關連,還可能與機構外的其他單位有關連。因而,檔
案具有關連性的特質(Duranti, 1994, p.335)。

第三節 檔案管理與文書管理之關連性
由文書的生命週期理論,可知文書是檔案的上游,檔案是文書的最後
歸宿。文書與檔案兩者的關係密不可分,也因此檔案管理需推展至其上游
的文書管理。文書管理與檔案管理之間的關係,分述於下:

本試閱檔為五南所有。如欲購買此書,請至五南網站 www.wunan.com.tw
或來電(02)2705-5066
Introduction to Archival Studies
檔案學導論 006

一、文書管理的各個階段都與檔案管理有密切的關係
文書管理依文書的生命週期(life - cycle of records)分為現行文書(active
records)、半 現 行 文 書(semi-active records)與 非 現 行 文 書(inactive re-
cords)三個階段,三個階段都與檔案管理有密切關係,分述如下:

現行文書階段與檔案管理
以現行文書階段而言,各種文書都在此階段產生,如在此階段即已
開始妥善規劃,將可為日後的檔案管理節省許多人力、時間與經費。例
如,減少產生不必要的文書,可減少日後處理所需的時間與人力。某些
具有價值的文書,在產生時即已知道日後需長期保存的文書,必須採用
較佳材質的儲存媒體,如:中性耐存放的紙張及較穩定性的墨水,以防
日後墨跡褪色。產生後的文書,在此階段如能採用較適當的排序方法加
以整理,以形成有系統的案卷與文件系列,對於檔案管理階段可節省事
後處理所需耗費的人力。如有不必要保留的文書,在此階段可以銷毀,
以免增加日後處理的數量與人力。

半現行文書階段與檔案管理
在半現行文書階段,與現行文書階段大致相同。不同之處是在此階
段已不再產生文書,只負責保存與使用之責。但是此階段也是與檔案管
理有密切關係,檔案管理的鑑定工作可在此階段即已開始,由檔案管理
人員與文書管理人員彼此配合,灌輸檔案鑑定的觀念,如何辨別檔案的
價值,以協助文書管理人員建立文書保存期限表。如此一來,負責保管
文書的人員在此階段即可有系統的鑑定文書,將有價值的文書保存一定
的期限,並予以適當的保存。此外,檔案的維護也應提早在此階段,提
供保管的文書妥適的儲存環境,避免文書受損,以免日後檔案館接收到
的文書已被蟲蛀、受潮而長霉菌、破損而無法閱讀等情況發生。兩者如
能充份合作,將是兩蒙其利。

本試閱檔為五南所有。如欲購買此書,請至五南網站 www.wunan.com.tw
或來電(02)2705-5066


非現行文書階段與檔案管理 緒

非現行文書階段與檔案管理的關係是直接的關係。由保管非現行文
書的文書中心,在文書經一段保管期限後,即需移轉到檔案館。因而, 007
兩者的關係可謂是直接的關係。在此階段,有關文書的鑑定、維護工作
與半現行文書階段大致相同,如能先行鑑定文書,並加以妥善維護,對
日後移轉到檔案館有很大的助益。

二、文書管理人員與檔案管理人員兩者關係密切
大多數公務或私人機構都需同時處理文書管理與檔案管理。例如:國
家級、州(省)級政府。有關文書管理與檔案管理的業務較為專業與獨立,
通常成立專門的機構,由專人負責管理。然而,文書管理與檔案管理人員
兩者需建立密切關係,經常聯絡,商討有關的事項,如:文書的鑑定、編
排、保存、移轉等問題。
K D. Paul(1989, p.39-40)認為檔案管理人員在文書管理擔任重要的角
色:

檔案管理人員擔任檔案與文書管理的觸媒劑
例如,在文書產生時,檔案管理人員可提供檔案的視野,由理論到
實務的觀點,將有助於文書管理人員對文書有一整體的認識,對於選擇
適當的媒體以保存有價值的資訊、分析與選擇資訊系統,以及索引的設
計都有助益。檔案管理人員可透過舉辦研討會、展覽、出版品等項目,
以協助文書管理人員對檔案的認識。

檔案管理人員與文書管理人員合作發展各種標準與作業程序
檔案管理人員可與文書管理人員彼此合作,共同發展文書管理所需
的各種標準與作業程序。例如:文書選擇與鑑定的標準、文書保管期限
表的擬訂、文書立卷的方法、文書的處置等有關的標準與作業程序。如
此一來,對於下游的檔案作業可節省很多人力與經費,由於所採用的方

本試閱檔為五南所有。如欲購買此書,請至五南網站 www.wunan.com.tw
或來電(02)2705-5066
Introduction to Archival Studies
檔案學導論 008

法都符合檔案管理人員的期望。

檔案管理人員需經常提醒文書管理人員
檔案管理人員需經常提醒文書管理人員,其所負的職責,如何產生
與維護適當的文件,以便於辨識、選擇與保存這些文件。

檔案管理人員需指出完善的文書管理的優點,並促使其實施
這是最後的一點,也是十分重要。由檔案管理人員指出那種方式是
完善的文書管理的方法,並促使文書管理人員去執行。如果未能執行,
再好的管理方法都是枉然。

三、檔案管理人員需具備文書管理基礎
如前所述,檔案是文書的最後歸宿。因而,檔案管理人員需具備文書
管理的基礎,才能確實了解文書的產生、維護與使用、處置等各個階段的
歷程,有助於對文書已成為檔案之後做最佳的處置。

第四節 檔案館管理與圖書館管理之區別

一、檔案館與圖書館相同之處
檔案館與圖書館兩者具有共通的性質,可歸納為三項:

基本功能相同
兩者都有蒐集、整理、儲存、提供資訊的基本功能(吳寶康、丁永
奎,1988,頁 333)。

工作性質相同
兩者都具有一個共同的性質,即:服務性。以資訊的角度看,兩者
都屬於廣泛的資訊服務的一環,最終目的都是提供民眾資訊的服務(吳
寶康、丁永奎,1988,頁 333)。

本試閱檔為五南所有。如欲購買此書,請至五南網站 www.wunan.com.tw
或來電(02)2705-5066


工作程序大致相同 緒

兩者在工作程序大致相同:
009
蒐集文獻:兩者都具有蒐集文獻的功能,只是文獻的類型不同而已。圖書館
以蒐集圖書資料為主;檔案館蒐集檔案、手稿等資料。
整理文獻:兩者都需將蒐集來的圖書、檔案等資料加以有系統的整理。
保存文獻:兩者都需將整理好的資料予以妥善保存。
提供使用:兩者都需將已整理的文獻提供使用。

二、檔案館與圖書館管理相異之處
除了以上共通的性質之外,檔案館與圖書館兩者各有其特有的功能,
K. D. Roe 將兩者的功能列表如下,見表 1.2。

表 1.2 圖書館與檔案館核心功能比較(Roe, 1990, p.150-151)


圖書館功能 檔案館功能
自文件保管者移轉到檔案館,
辨 識 使 用 者 需 要 的 資 料,訂
蒐集館藏 蒐集館藏 並建立初步的實體與內容的控
購、接收與付款。
制。
提供件(item)層次的控制, 編 排、提 供 內 容 與 實 體 的 描
編目館藏 以 產 生 目 錄 記 錄,並 提 供 查 描述館藏 述,並發展查檢工具,可能包
檢。 括目錄記錄。
辨識與查檢館藏,為使用者提
查檢館藏 為使用者查檢相關的項目。 檢索館藏
供有用的資訊。
辦理借、還書與資料的預約、 必須提供環境的穩定性或保護
流通館藏 保存館藏
館際互借。 資料的實際情況。
依據檔案的生命流程(如:鑑
維護脆弱或實體受損的資料, 定的決定、採訪的來源、維護
管理館藏 管理館藏
彙集流通與使用統計。 的處理、檔案的使用等)維護
與處理檔案。

本試閱檔為五南所有。如欲購買此書,請至五南網站 www.wunan.com.tw
或來電(02)2705-5066
Introduction to Archival Studies
檔案學導論 010

表 1.2 (續)
圖書館功能 檔案館功能
評 估 資 料,以 決 定 文 件 的 價
鑑定潛
值,並進而決定是否長期保存
在館藏
或予以銷毀。

G. S. Hunter(1997)依據圖書館與檔案館所典藏的資料,比較兩者的差
別,見表 1.3。

表 1.3 圖書館與檔案館資料之比較(Hunter, 1997, p.7)


項目 圖書館 檔案館
.已出版 .未出版
.個別的項目 .相關的項目成為一個全宗
性質
.具有獨立的意義 .與其他項目間具有相關意義
.可在各處取得 .唯一性
產生者 由不同的個人或機構所產生 由母體機構或機構所產生
產生的方法 個別、獨立的行動 有機的,經由業務所產生
.經由選擇 .經由鑑定
收到的方法
.決定可撤銷 .決定不可撤銷(銷毀是永久性)
依據來源與原始順序(與結構及功
編排 事先決定主題、分類
能有關連)
描述的層次 個別項目 全宗或文件系列
.依據出版的項目(如:題名頁、
目次、索引) .必須由檔案管理人員負責
描述的媒體
.卡片目錄、線上公用目錄 .指南與館藏目錄、線上系統
(OPAC)
.開架式 .閉架式
查檢
.以件(item)為單位流通 .不以件為單位流通

由表 1.2 與表 1.3 可知檔案館與圖書館兩者各有其不同的功能,因而兩


者在管理的層面上有許多差異。筆者將兩者的差異歸納為十項,分述如下:

本試閱檔為五南所有。如欲購買此書,請至五南網站 www.wunan.com.tw
或來電(02)2705-5066



一、館藏取得方式


.圖書館:以採購、贈送、交換為主,國家圖書館另有依呈繳法規定
取得。 011
.檔案館:檔案以移轉為主,大多數手稿的取得係透過贈送的方式。
此外,檔案也有透過捐贈與購買的方式取得,主要以私人文書或手
稿為主(Burke, 1976, p.35-37)。

二、決定館藏蒐藏的方式
.圖書館:以圖書選擇為主,根據讀者的需求為主。
.檔案館:以鑑定(appraisal)為主,判斷文件的實質內容,以決定是
否具有長久保存的價值,或予以銷毀。

三、館藏的特性
.圖書館:以圖書資料為主,圖書的出版數量龐大,大都有許多複本。
圖書的出版資訊較為完整,可透過題名頁與版權頁取得題名、作者、
編者、出版地、出版者、出版年等資訊。
.檔案館:以檔案資料為主,檔案大都係唯一的,未有複本。大多數
的檔案與手稿都缺乏正式的出版資訊,未有明確的題名、作者、產
生者、產生年代、地點等資訊(Burke, 1976, p.42-43; Fox, 1990a, p.
21)。

四、館藏處理
.圖書館:以機讀編目格式(MARC)或都柏林核心集(Dublin Core)
處理,提供件(item)層次的控制,以供讀者查檢館藏。
.檔案館:以文件系列(series)為處理的基本單元,尊重檔案的來源
與原 始順序,提供 卡片目錄、書 本式目錄或 以檔案機讀編 目格式
(MARC Format for Archives and Manuscripts Control,簡 稱 MARC
AMC)或 EAD(Encoded Archival Description)處理,提供讀者透過
電腦檢索館藏。

本試閱檔為五南所有。如欲購買此書,請至五南網站 www.wunan.com.tw
或來電(02)2705-5066
Introduction to Archival Studies
檔案學導論 012

五、館藏流通
.圖書館:大都屬開架式,大部分的館藏可提供借閱,除了少數善本
書、手稿之外。使用時大都未有限制。
.檔案館:大都屬閉架式,使用時需先行登記。有些檔案因涉及機密
或個人隱私,使用時有限制。檔案大都限制於館內閱覽,不可借出
館外(Burke, 1976, p.45-46;張樹三,1990,頁 133;Maher, 1990, p.
356)。

六、館藏汰舊
.圖書館:圖書館所典藏的圖書資料將會因為:複本、贈書、過時的
圖 書、舊 版 圖 書、破 損 圖 書 等 情 況 予 以 淘 汰(吳 明 德、薛 理 桂,
1995,頁 150-152)。淘汰書可改送其他圖書館或賣給舊書商。
.檔案館:檔案館所典藏的檔案大都需長期保存,由於在文件進館前
已經過鑑定的過程,已評鑑其具有長期保存的價值,且由於檔案大
都具有唯一性,因而未能予以汰舊。但有一種情況是重新鑑定(re-
appraising),在歷經若干年後,重新鑑定典藏檔案的價值,如發現
已不具長久保存的價值時,予以撤架,改送其他檔案館或予以銷毀。

七、參考服務
.圖書館:通常有參考服務的櫃臺,中、大型圖書館設有參考部門,
由專人提供參考諮詢服務。
.檔案館:較少有參考部門的設置,無專人負責參考服務,但具規模
的檔案館亦提供有參考服務的功能。

八、館藏保存
.圖書館:大部分進步的圖書館有提供空調的環境,但大都只限於開
放時間,閉館後大都將空調關閉。
.檔案館:由於檔案的材質較為脆弱,必須提供二十四小時的恆溫、
恆濕儲存環境。

本試閱檔為五南所有。如欲購買此書,請至五南網站 www.wunan.com.tw
或來電(02)2705-5066



九、館藏查檢


.圖書館:大都透過線上公用目錄(OPAC)查檢已建檔的目錄,或可
透過網際網路(internet)查檢圖書館的目錄。 013
.檔案館:如未進行自動化的檔案館,大都透過卡片目錄或書本式目
錄查檢館藏。如已進行自動化的檔案館,可透過電腦查檢館藏。

十、館藏交流
.圖書館:透過館際之間協議,進行館際互借或影印等活動。
.檔案館:由於館藏的唯一性,較為珍貴,無法進行館際之間的互借
或影印。但也有例外,如民國 92 年 1 月 24 至 4 月 30 日所籌辦的「福
爾摩沙:十七世紀的台灣、荷蘭與東亞」展覽,向荷蘭國家檔案館
借展許多珍貴的原件,此係檔案國際間交流的一例。

本試閱檔為五南所有。如欲購買此書,請至五南網站 www.wunan.com.tw
或來電(02)2705-5066
國家圖書館出版品預行編目資料

檔案學導論/薛理桂 編著.
--初版.--臺北市:五南,2004 [民93]
面; 公分
參考書目:面
I S B N 978-957-11-3721-6(平裝)
1.檔案學 2.檔案管理
028.9 93015338

1AA1

檔案學導論(修訂版)
編 著 者 ─ 薛理桂(432.1)
發 行 人 ─ 楊榮川
總 編 輯 ─ 龐君豪
主 編 ─ 黃惠娟
責任編輯 ─ 陳姿穎 簡志維
出 版 者 ─ 五南圖書出版股份有限公司
地  址:106台北市大安區和平東路二段339號4樓
電 話:(02)2705-5066 傳 真:(02)2706-6100
網  址:http://www.wunan.com.tw
電子郵件:wunan@wunan.com.tw
劃撥帳號:01068953 
戶 名:五南圖書出版股份有限公司
台中市駐區辦公室/台中市中區中山路6號
電 話:(04)2223-0891 傳 真:(04)2223-3549
高雄市駐區辦公室/高雄市新興區中山一路290號
電 話:(07)2358-702  傳 真:(07)2350-236
法律顧問 元貞聯合法律事務所 張澤平律師
出版日期 2 0 0 4 年 1 0 月 初 版 一 刷
     2 0 0 8 年 1 2 月 一 版 二 刷
定  價 新 臺 幣 4 3 0 元

本試閱檔為五南所有。如欲購買此書,請至五南網站
※版權所有.欲利用本書全部或部分內容,必須徵求本公司同意※ www.wunan.com.tw
或來電(02)2705-5066